z dnia 31 sierpnia 2006 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego zmieniające zarządzenie w sprawie Uczelnianego Planu Kont.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 40/2006 z dnia 31 sierpnia 2006 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego zmieniające zarządzenie w sprawie Uczelnianego Planu Kont. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, tekst jednolity z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1 W Uczelnianym Planie Kont stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (ze zmianą w zarządzeniu nr 70 z dnia 2 grudnia 2004 r.) wprowadza się następujące zmiany: 1. W dziale VI " ZASADY WYCENY PASYWÓW I AKTYWÓW" dodaje się pkt IV w brzmieniu: "IV. WYCENA PRZYKŁADOWYCH OPERACJI WYRAŻONYCH W WALUTACH OBCYCH I USTALANIE RÓŻNIC KURSOWYCH Dowody księgowe opiewające na waluty obce powinny zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. 1. Ustalenie różnic kursowych na należnościach. Fakturę wystawioną w walucie obcej zagranicznemu kontrahentowi za sprzedane towary, materiały lub usługi przelicza się według kursu średniego NBP obowiązującego na dzień jej wystawienia, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym dokumencie został ustalony inny kurs. Różnice pomiędzy tak wycenionym przychodem a wpływem walut na konto bankowe złotówkowe według kursu kupna banku obsługującego stanowią odpowiednio dodatnie lub ujemne różnice kursowe. Odpowiednich przeliczeń i księgowań dokonuje Dział Księgowości Głównej i Kosztów, przy czym ze względów podatkowych różnice powstałe w wyniku zapłaty należności, zarówno ujemne jak i dodatnie zaliczane są do przychodów finansowych, odpowiednio je zmniejszając lub zwiększając. 2. Ustalenie różnic kursowych na zobowiązaniach. Zakup kosztów wyrażony w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego NBP obowiązującego na dzień wystawienia faktury, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym dokumencie został ustalony inny kurs. Rozchód waluty z konta bankowego złotówkowego według kursu sprzedaży banku obsługującego stanowiący zapłatę faktury w porównaniu z wyceną zakupu kosztów pozwala ustalić różnice kursowe dodatnie lub ujemne. Odpowiednich przeliczeń i księgowań dokonuje Dział Księgowości Głównej i Kosztów, przy czym ze względów podatkowych różnice powstałe w wyniku zapłaty zobowiązań, zarówno ujemne jak i dodatnie zaliczane są do kosztów finansowych, odpowiednio je zmniejszając lub zwiększając. 3. Ustalenie różnic kursowych na własnych środkach pieniężnych. W sytuacji, gdy zobowiązania wyrażone w walucie obcej regulowane są z własnego konta walutowego lub wypłacone z kasy walutowej powstają różnice kursowe na rozrachunkach, które ustala się jako różnicę między wartością zobowiązania z dnia powstania a wartością tych środków obliczoną przy zastosowaniu kursu pozyskania waluty (kursu historycznego), a mianowicie: wpływu należności na rachunek walutowy - według kursu kupna banku, z

2 którego usług UŚ korzysta, wpływu waluty pochodzącej z zakupu w banku - według kursu sprzedaży banku, z którego usług UŚ korzysta. Na rachunkach walutowych różnice kursowe nie występują. Rozchód środków pieniężnych w walucie obcej z własnych rachunków bankowych wyceniany jest po kursach waluty, którą nabyto najwcześniej - według metody FIFO. Ewidencja dodatkowa prowadzona jest w Dziale Finansowym. Tam też dokonywane są odpowiednie wyliczenia. Poniżej zamieszczony jest przykładowy wzór ewidencji dodatkowej: Wyszczególnienie Stan na pierwszy dzień miesiąca Przychody w miesiącu Rozchody w miesiącu Pozostało na następny okres RAZEM Przyszło waluta x kurs Wyszło wg FIFO PLN waluta x kurs Pozostało PLN waluta x kurs PLN 4. Zaliczka pobrana w walucie obcej. Zaliczka wypłacona z kasy na koszty zagranicznej podróży służbowej wyceniana jest według kursu sprzedaży banku, po którym zakupiono walutę. 5. Rachunek kosztów podróży zagranicznej - rozliczenie zaliczki pobranej w walucie obcej. Koszty zagranicznej podróży służbowej (diety, przejazdy, noclegi, inne np. bilety wstępu) wycenia się po kursie średnim NBP z dnia rozliczenia zaliczki w terminie do 14 dni od zakończenia podróży. Natomiast: w przypadku zwrotu do kasy walutowej uczelni niewykorzystanej zaliczki przez pracownika wyceny dokonuje się po kursie, po którym uprzednio wyceniono wypłaconą zaliczkę; w razie przekroczenia kwoty zaliczki zwrot pracownikowi waluty wycenia się według kursu sprzedaży banku, po którym zakupiono walutę; w sytuacji, gdy przekroczenie kwoty zaliczki wypłacone jest w walucie polskiej walutę zwracaną pracownikowi przelicza się na złote polskie według kursu sprzedaży obowiązującego w banku obsługującym w dniu wypłaty pracownikowi różnicy. Wyliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej obciążających pracodawcę dokonuje Dział Współpracy z Zagranicą, natomiast różnice wynikające z rozliczenia pobranych zaliczek wyceniane są przez pracowników Działu Finansowego. Stosownych księgowań dokonuje Dział Księgowości Głównej i Kosztów. 6. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów. Zobowiązania wobec kontrahenta zagranicznego UE wycenia się według kursu średniego NBP na dzień wystawienia faktury przez kontrahenta. Zapłatę zobowiązania wycenia się według kursu sprzedaży banku obsługującego. Różnice kursowe ujmuje się odpowiednio: (+) na przychodach finansowych, (-) na kosztach finansowych. Zobowiązanie w walutach obcych z tytułu importu towarów wycenia się według kursu banku. Powstałe różnice kursowe zwiększają lub zmniejszają odpowiednio przychody lub koszty finansowe.

3 7. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy. Wyrażone w walutach obcych składniki bilansu wycenia się na dzień bilansowy po obowiązującym w tym dniu średnim kursie ustalonym dla danej waluty przez NBP - zgodnie z art. 30 Ustawy o rachunkowości. Powstałe różnice kursowe dla odrębnie rozliczanych co do rodzaju walut odnosi się na przychody (dodatnie) lub koszty finansowe (ujemne). Dodatnie różnice kursowe powstają w przypadku wzrostu kursu wycenianych, ujętych w ewidencji aktywów lub spadku kursu dla wycenianych pasywów. Ujemne różnice kursowe powstają w sytuacji, gdy kurs wycenianych aktywów na dzień wyceny jest niższy od występującego uprzednio oraz wyższy dla wycenianych pasywów. Różnice kursowe odnoszące się do pozycji bilansowych, jako nie mające pokrycia w przychodzie lub rozchodzie środków pieniężnych (niezrealizowane), nie są kwalifikowane do dochodu dla celów podatkowych. W ciągu okresu sprawozdawczego różnice kursowe odnoszone są na bieżąco w przychody lub koszty finansowe za pośrednictwem konta "280 - Rozliczenie różnic kursowych". Do rozliczania różnic kursowych z wyceny bilansowej przyjmuje się następującą metodę: Pod datą 1 stycznia następnego roku obrotowego różnice kursowe z wyceny aktywów i pasywów podlegają wystornowaniu, co powoduje powrót do wartości pierwotnej poszczególnych pozycji bilansowych. Wybór tej metody podyktowany jest zaliczkowym sposobem rozliczania zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu PDOP i brakiem obowiązku sporządzania sprawozdań za poszczególne miesiące. W związku z tym wada tej metody polegająca na powstaniu w miesiącu styczniu fikcyjnych zysków i strat nie ma istotnego znaczenia w świetle jej zalet polegających na tym, że po zrealizowaniu określonych transakcji różnice kursowe wynikające z ksiąg są zgodne z różnicami ustalonymi dla celów podatkowych. 8. Przewalutowanie. W przypadku sprzedaży posiadanych walut (np. w banku, w kantorze, na rzecz osoby trzeciej) powstaje różnica kursowa zrealizowana (opłacona lub inaczej podatkowa) jako wynik dodatni lub ujemny pomiędzy kwotą otrzymaną od nabywcy walut a "historyczną" ich wartością. 9. Kompensata. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów wyrażonym w odpowiedzi z dnia 16 kwietnia 2004 roku na interpelację poselską, Minister Finansów podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko, że różnice kursowe powstają jedynie w przypadku płatności dokonywanych drogą faktycznych transferów pieniężnych za pośrednictwem banku. Zatem kompensacyjna forma realizacji zobowiązań nie powoduje powstania różnic kursowych.", 2. W dziale VII "ZASADY EWIDENCJI I ROZLICZANIA PRZYCHODÓW ORAZ KOSZTÓW" dodaje się pkt 4 w brzmieniu: "VII - 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI PROJEKTÓW FINANSOWANYCH LUB WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ Ustala się wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady kwalifikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz inne powiązania z kontem księgi głównej dla potrzeb prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej rozliczania środków unijnych realizowanych projektów od innych źródeł finansowych.

4 1. Uniwersytet prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków dotyczących realizowanych projektów w układzie rodzajowym z podziałem analitycznym, umożliwiającym identyfikację dokumentacyjną środków unijnych, wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji projektów oraz wielkości kwot przekazywanych Uniwersytetowi w drodze refundacji. Podczas prowadzenia rachunkowości powinny być przestrzegane zasady: a. zgodności z umową o dofinansowanie, b. zgodności z przepisami krajowymi, c. zgodności z przepisami wspólnotowymi, d. zgodności z zasadą racjonalnego gospodarowania. 2. Załącznik nr 1 zawiera wykaz kont księgi głównej, na których ujmuje się zapisy w ujęciu syntetycznym. Poszczególne operacje na kontach syntetycznych grupuje się, prowadząc do każdego konta ewidencję szczegółową według zasad określonych w PLANIE KONT Z KOMENTARZEM HANDEL - PRODUKCJA - USŁUGI, autorstwa Jerzego Gierusza, wydanym przez ODDK Sp. z o.o. w Gdańsku. 3. Przyjmując za podstawę wykaz kont syntetycznych, o którym mowa w pkt 2 - wyodrębnia się stanowiska kosztów oddzielnie dla każdego projektu (odpowiednio na koncie 507) oraz odpowiadające im przychody (odpowiednio na koncie 716). 4. Ewidencję i rozliczanie kosztów prowadzi się według funkcji na kontach zespołu 5 i 6 (z uwzględnieniem ustaleń przyjętych w pkt 3) i równocześnie według rodzaju - na kontach zespołu 4. Przeniesienie kosztów za pośrednictwem konta 490 na odpowiednie konta rodzajowe kosztów następuje automatycznie zapisem zbiorczym po zakończeniu każdego miesiąca. 5. Przedmioty o okresie użytkowania dłuższym niż rok o wartości nie przekraczającej 3 500,00 zł wprowadza się do ewidencji bilansowej środków trwałych, natomiast odpisy amortyzacyjne ustala się i księguje w sposób uproszczony jednorazowo w pełnej ich wartości początkowej. Kontrolę i ewidencję tych przedmiotów prowadzi Dział Księgowości Majątkowej w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz miejsc ich użytkowania i osób za nie odpowiedzialnych. 6. Środki trwałe o wartości powyżej 3 500,00 zł i okresie użytkowania ponad 1 rok amortyzowane są metodą liniową, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia ich do eksploatacji, według stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. 7. Wartości niematerialne i prawne o wartości jednostkowej do 3 500,00 zł odpisuje się jednorazowo w pełnej ich wartości w koszty, natomiast o wartości wyższej są amortyzowane według zasad i stawek podatkowych. 8. W zakres dokumentacji wchodzą również dokumenty operacyjne, prawne, techniczne, księgowe oraz sprawozdawcze. 9. Dokumenty związane z poszczególnymi projektami i ich realizacją muszą być gromadzone i archiwizowane na ogólnych zasadach i przechowywane do r. 10. W celu kontroli i bieżącego monitorowania zaangażowania środków prowadzona jest ewidencja pozaksięgowa w PLN i walucie projektu przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych programu Office. 11. Dla każdego projektu sporządzany jest szczegółowy opis przyjętych zasad. Zasady te uwzględniają przed wszystkim: a. a) opis wydatków kwalifikowanych, jakie można zaliczyć do projektu (z uwzględnieniem warunków umowy oraz wymogów unijnych) - katalog wydatków, b. b) wyodrębnienie rachunków bankowych, c. c) wyodrębnienie kont kosztów, przychodów, d. d) prowadzenie ewidencji rozrachunków projektu wg poszczególnych wykonawców, e. e) zasady stosowania kursów walut i zasad wyceny,

5 f. f) ustalenie zasad ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji projektu, g. g) ustalenie zasad postępowania z podatkiem VAT, h. h) określenie zasad pokrycia kosztów obsługi rachunków bankowych, i. i) stosowanie numeracji dowodów księgowych, j. j) sposób realizacji obowiązków sprawozdawczych. 12. Wskazówki dotyczące opisu dokumentów księgowych określa załącznik nr 2. Wykaz kont księgi głównej (syntetycznych) Wykaz kont księgi głównej (syntetycznych). Załącznik nr 1 Numer zespołu, nazwa konta oraz ewidencja szczegółowa do kont syntetycznych układu podstawowego ZESPÓŁ 0 - AKTYWA TRWAŁE ŚRODKI TRWAŁE x - grupa środków trwałych x - zmiana stanu (+ / -) xx - rodzaj zmiany ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE xx - nazwa zadania inwestycyjnego xx - miejsce powstania x - źródło finansowania projektu ZESPÓŁ 1 - ŚRODKI PIENIĘŻNE I RACHUNKI BANKOWE ORAZ INNE KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE KASA xx - numer kasy INNE RACHUNKI BANKOWE xxx - nazwa rachunku = nazwa projektu ZESPÓŁ 2 - ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI, ODBIORCAMI x - należność, zobowiązanie x - tytuł rozrachunku xxxxx - kontrahent ROZRACHUNKI PUBLICZNO - PRAWNE x - należność, zobowiązanie xx - rodzaj podatku xxxxx - właściwy urząd skarbowy dla danego podatku ROZLICZENIE NALICZONEGO VAT xx - rodzaj zakupów x - VAT naliczony (sposób odliczenia) ROZLICZENIE NALEŻNEGO VAT xx - stawka podatku VAT x - rodzaj dokumentu x - rodzaj rachunku (BO, VAT należny) ZESPÓŁ 3 - MATERIAŁY I TOWARY ROZLICZENIE ZAKUPU DZIAŁALNOŚCI NIEOPODATKOWANEJ xx - zakupy (krajowe, z importu, ŚrT i WN i P) xxx - rodzaj zakupu ROZLICZENIE ZAKUPU DZIAŁALNOŚCI

6 OPODATKOWANEJ xx - zakupy (krajowe, z importu, ŚrT i WN i P) xxx - rodzaj zakupu xx - VAT należny MATERIAŁY NA SKŁADZIE xxx - numer magazynu ZESPÓŁ 4 - KOSZTY WEDŁUG RODZAJÓW I ICH ROZLICZENIE 400 AMORTYZACJA 411 ZUŻYCIE MATERIAŁÓW 416 APARATURA SPECJALNA 426 USŁUGI TRANSPORTOWE 427 USŁUGI REMONTOWE 428 POZOSTAŁE USŁUGI OBCE 431 WYNAGRODZENIA 440 ŚWIADCZENIA NA RZECZ PRACOWNIKÓW 450 REPREZENTACJA I REKLAMA 460 PODATKI I OPŁATY 463 PODRÓŻE SŁUŻBOWE 469 POZOSTAŁE KOSZTY 490 ROZLICZENIE KOSZTÓW ZESPÓŁ 5 - KOSZTY WEDŁUG TYPÓW DZIAŁALNOŚCI I ICH ROZLICZENIE FUNDUSZE STRUKTURALNE xxxx - rodzaj kosztu xx - wydziały xx - nazwa projektu xx - numer umowy projektu xx - rodzaj wydatku z podziałem na kwalifikowany i nie kwalifikowanych x - źródło finansowania projektu ZESPÓŁ 6 - PRODUKTY I ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW xxxx - rodzaj kosztów xxx - miejsce powstania x - rodzaj rozliczenia ZESPÓŁ 7 - PRZYCHODY I KOSZTY ZWIĄZANE Z

7 ICH OSIĄGNIĘCIEM PRZYCHODY FUNDUSZY STRUKTURAKNYCH xx - stawka podatku VAT x - rodzaj dokumentu księgowego (faktura, dowód wpłaty, inny) xx - wydziały xx - nazwa projektu xx - numer projektu x - źródło finansowania projektu KOSZT WŁASNY FUNDUSZY STRUKTURALNYCH x - rodzaj kosztu xx - nazwa projektu PRZYCHODY FINANSOWE xx - rodzaj przychodu KOSZTY FINANSOWE xx - rodzaj kosztu x - stanowi, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu POZOSTAŁE PRZYCHODY OPERACYJNE xx - stawka podatku VAT x - rodzaj dokumentu księgowego xxxx - miejsce powstania xx - rodzaj przychodu ZESPÓŁ 8 - FUNDUSZE WŁASNE, FUNDUSZE SPECJALNE I WYNIK FINANSOWY PRZYCHODY PRZYSZŁYCH OKRESÓW (dot. Zakupu środków trwałych z obcych środków) xxxx - jednostki organizacyjne xx - pochodzenie środków ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE PRZYCHODÓW FUNDUSZY STRUKTURALNYCH xx - nazwa projektu xx - numer umowy projektu x - źródło finansowania projektu 1 Ewidencja dodatkowa pozwalająca zidentyfikować dany środek trwały jest prowadzona w Sekcji Finansowo-Księgowej Funduszy Strukturalnych i Międzynarodowych. 2 Wyszczególnienie zgodne z Uczelnianym Planem Kont. Zasady ewidencji operacji gospodarczych na wyszczególnionych wyżej kontach omówione są w rozdziale VIII Uczelnianego Planu Kont. Wskazówki dotyczące opisu dokumentów księgowych. Załącznik nr 2 1. W prawym górnym rogu dokumentu należy wpisać numer księgowy oraz numer kolejny dokumentu danego projektu. 2. Na odwrocie wszystkich dokumentów winien być opis (zgodny z wymogami poszczególnych projektów) zawierający m.in.: tytuł projektu, numer projektu,

8 numer umowy, w ramach której następuje finansowanie, numer kategorii i pozycji w budżecie projektu, kwotę wydatków kwalifikowanych, opis rzeczowy wskazujący na bezpośredni związek danego wydatku z realizacją projektu, podpis osoby zatwierdzającej wydatek pod względem merytorycznym i finansowym, podpis osoby zatwierdzającej wydatek pod względem rachunkowym, dekret księgowy, adnotację, że projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa, adnotację, że zakupu danego materiału, usługi dokonano zgodnie z art. ust. ustawy z dnia r - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., nr 19, poz. 177), w przypadku umów cywilnoprawnych na rachunku powinno znajdować się potwierdzenie wykonania prac objętych rachunkiem. 3. Do Deklaracji PIT należy dołączyć za każdy miesiąc zestawienie osób z wyliczonymi kwotami odprowadzonego podatku. 4. Do Deklaracji DRA należy dołączyć za każdy miesiąc zestawienie osób z wyliczonymi kwotami odprowadzonych składek. 5. Do listy płac w przypadku kwalifikowania częściowego czasu pracy należy dołączyć karty czasu pracy. 6. Do faktur dotyczących kwalifikowania czynszu i mediów własnych pomieszczeń należy przedstawić kalkulację. 7. Do faktur za rozmowy telefoniczne należy dołączyć specyfikację, z której wynika kwota wydatków kwalifikowanych wyliczona na podstawie bilingów. 8. Wydatki powinny być ponoszone z wyodrębnionego konta bankowego projektu. W uzasadnionych przypadkach korzystania z innego konta, należy do kopii dokumentów potwierdzających wydatki dołączyć wyciąg z rachunku projektu oraz stosowne wyjaśnienie.". Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od 1 stycznia 2006 r. 2 Ostatnia modyfikacja strony: 09/07/ :10:38 REKTOR Prof. dr hab. Janusz Janeczek