ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI

Transkrypt

1 POLITECHNIKA ŚLĄSKA Załącznik do Zarządzenia Nr 90/08/09 z dnia r. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

2 SPIS TREŚCI WSTĘP... 3 I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych... 4 I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych 5 I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych... 6 I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych. 8 II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych... 9 II.1. Zakładowy plan kont... 9 II.2. Wykaz ksiąg rachunkowych 29 III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów. 30 III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej 30 III.1.1. Zasady ewidencji kosztów pośrednich 33 III.1.2. Zasady ewidencji kosztów zaliczanych do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w tym cross-financingu i innych kosztów zaliczanych do cross-financingu III.1.3. Zasady ewidencji kosztów amortyzacji III.2. Zasady ewidencji przychodów 37 IV. System kontroli i ochrony danych 38 IV.1. System kontroli 38 IV.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych IV.3. Okres przechowywania dokumentów IV.4. Udostępnianie danych i dokumentów. 39 Strona 2

3 WSTĘP W związku z realizacją projektów z udziałem środków zagranicznych, tj. Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych, Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych środków pochodzenia zagranicznego wprowadza się zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. nr 76 z 2002 r., poz. 694, z późn. zm.) dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Projekty realizowane są w oparciu o następujące podstawowe akty prawne i dokumenty: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. nr 76 z 2002 r., poz. 694, z późn. zm.), Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 z 2005 r., poz. 2104, z późn. zm.), Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. nr 246 z 2006 r., poz.1796), Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. nr 223 z 2007 r., poz. 1655, z późn. zm.), Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia , Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych wprowadzonych na podstawie Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. nr 227, poz. 1658), Zarządzenia Rektora Politechniki Śląskiej dotyczące zasad rozliczania projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych. Projekty są finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programów Ramowych, Programów Operacyjnych lub innych środków pochodzenia zagranicznego oraz środków budżetu państwa. Za realizację danego projektu w Politechnice Śląskiej odpowiada Rektor lub kierownik projektu, na podstawie udzielonego przez Rektora pełnomocnictwa. Przedstawiona polityka (zasady) rachunkowości obowiązuje w okresie realizacji projektów, zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie, kontraktów i ewentualnych aneksów. Zmiany do niniejszego dokumentu wprowadzane będą w trybie Zarządzeń zmieniających. I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Strona 3

4 Księgi rachunkowe dla projektu prowadzone są w walucie polskiej, w złotych i groszach oraz z zachowaniem zasady podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, do których zalicza się: dowody obce w postaci Faktury VAT, Rachunku lub Noty księgowej, dowody własne w postaci Noty księgowej, Faktury wewnętrznej, rachunki kosztów podróży (delegacje), wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu, polecenia księgowania (PK), dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego, listy płac pracowników zatrudnionych na umowę o pracę i na podstawie umów cywilnoprawnych Dowody księgowe podlegają: 1) skompletowaniu według następujących grup: obrót gotówkowy według poszczególnych kas, obrót bezgotówkowy według poszczególnych dowodów obcych i własnych oraz wyciągi bankowe z dołączonymi do nich rachunkami kosztów podróży, polecenia księgowania (PK), dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego, listy wypłat pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, listy wypłat honorariów pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych. 2) oznaczeniu (ponumerowaniu) symbolami cyfrowymi ustalonymi wewnętrznie dla każdej z wymienionych grup oraz kolejnymi numerami porządkowymi, rzymskimi symbolami miesięcy i numerami pozycji księgowych. Ze względu na dużą ilość dokumentów księgowych przetwarzanych w danym miesiącu i w związku z tym uproszczeniem procedur nadaje się jeden numer księgowy w cyklu miesięcznym wszystkim dokumentom źródłowym w ramach projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, 3) zadekretowaniu, tj. oznaczeniu symbolami kont syntetycznych i analitycznych, na których mają zostać zaksięgowane. Ze względu na uproszczenie procedur przy dekrecie nie umieszcza się podpisu osoby odpowiedzialnej rzeczowo za naniesienie dekretu odpowiedzialność ta wynika z karty stanowiska pracy danej osoby. Dekretu Strona 4

5 nie zawierają również dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW), listy wypłat i dokumenty źródłowe (umowy, rachunki), w oparciu o które te listy powstają. Przyjęty System Finansowo - Księgowy (FK) tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie gospodarki materiałowej Gomat, płacowym Płace, honorariów Honoraria. Zbiory te, którym nadaje się co miesiąc odpowiedni numer ewidencji księgowej zawierają informację o zaksięgowaniu na odpowiednich kontach list wypłat i dokumentów RW, 4) umieszczeniu w segregatorach i przechowywaniu zgodnie z wymogami przepisów dotyczących funduszy strukturalnych. Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekt błędnych księgowań za pomocą dokumentu źródłowego lub PK w następujący sposób: zapisami dodatnimi (tzw. storno czarne) korygującymi błędne księgowania po odwrotnych stronach kont, zapisami ujemnymi (tzw. storno czerwone) korygującymi błędne księgowania po tych samych stronach kont, z równoczesnym wprowadzeniem prawidłowych dodatnich zapisów na właściwych kontach i po właściwych stronach. Koszty uznaje się za kwalifikowane lub niekwalifikowane w projekcie w oparciu o zawartą umowę o realizację projektu i szczegółowy budżet projektu. I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym dla projektu jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, tj. 31 grudnia każdego roku, który jest dniem bilansowym. Przyjmuje się, że dane finansowe z realizacji projektu niezbędne do sporządzenia sprawozdań finansowych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz w terminach określonych przez odrębne przepisy i wewnętrzne potrzeby Uczelni. I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w siedzibie Administracji Centralnej Kwesturze, w Gliwicach, przy ul. Konarskiego 18. I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Strona 5

6 Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w oparciu o: 1. System Finansowo Księgowy (FK) autorstwa mgr Ewy Matuszczak, który jest systemem autonomicznym, mogącym współpracować z innymi systemami zawierającymi informacje księgowe. Przewiduje on rejestrację danych źródłowych, przetwarzanie ich w cyklu miesięcznym, emisję tabulogramów użytkowych oraz archiwizację zbiorów systemu. Rejestracja danych źródłowych prowadzona jest na stanowiskach komputerowych pracujących w sieci i polega na księgowaniu operacji gospodarczych na kontach. System FK tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie płacowym PŁACE, gospodarki materiałowej GOMAT, honorariów HONORARIA i Kasie Zapomogowo-Pożyczkowej PKZP. 2. System Gospodarki Materiałowej GOMAT autorstwa Jadwigi Bartosz, przy zastosowaniu którego prowadzona jest ilościowo wartościowa ewidencja analityczna materiałów i wydawnictw według miejsc składowania oraz osób materialnie odpowiedzialnych, przy zastosowaniu ich wewnętrznego indeksu opracowanego na podstawie SWW. Rejestracja transakcji dokonywana jest na podstawie źródłowych dowodów obrotu magazynowego i w jej wyniku możliwy jest: 1) miesięczne zestawienie dokumentów obrotu materiałowego TB-25, 2) wydruk ilościowo-wartościowy na koniec miesiąca oraz na dzień wskazany przez użytkownika TB-26, 3) wydruk obrotów etapami (celem sprawdzenia) oraz na koniec miesiąca TB-24, w wersji: pełnej, obrazującej bilans otwarcia, przychody, rozchody i stany wszystkich materiałów i wydawnictw, skróconej, obrazującej w/w dane w odniesieniu do tych materiałów i wydawnictw, na których występowały obroty w miesiącu sprawozdawczym. System GOMAT jest sprzężony z systemem FK i tworzy dowody księgowe Polecenie księgowania (PK), obejmujące rozdzielnik materiałów według miejsc powstawania kosztów TB-28, rozdzielnik zużycia materiałów według zleceń TB- 30, rozdzielnik dla niskocennych składników TB-31, wykaz materiałów zalegających (dla wszystkich magazynów) TB-03 oraz wydruk skutków przeceny (dotyczy Działu Wydawnictw Naukowych) TB-39. System ponadto umożliwia wydruk stanów na żądany dzień i księgowe rozliczenie inwentaryzacji na Strona 6

7 Zestawieniach zbiorczych spisów z natury, z równoczesną wyceną arkuszy spisowych oraz zawiera program obejmujący księgowe rozliczenie inwentaryzacji materiałów. Uzgadnianie stanów materiałów z osobami odpowiedzialnymi przeprowadza się na koniec każdego półrocza i na dzień inwentaryzacji. Nie obejmuje się obrotem magazynowym i ewidencją materiałów: nabytych w małych ilościach oraz przekazanych do bezpośredniego zużycia w projektach, w odniesieniu, do których stosowane jest limitowanie zużycia, o niskiej wartości i kwalifikujących się wyłącznie do służbowego wykorzystania (np. druków, katalogów, drobnych wydawnictw o charakterze instruktażowym). 3. System Ewidencji Środków Trwałych TRWAŁE, który obejmuje: 1) ilościowo-wartościową ewidencję analityczną środków trwałych oraz ich umorzeń według grup rodzajowych GUS i jednostek organizacyjnych, 2) naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych od następnego miesiąca od daty przyjęcia na stan do czasu zrównania umorzeń z wartością początkową, 3) ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie ich amortyzacji i umorzeń, z zachowaniem powyższych parametrów. System pozwala na sporządzanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych według poszczególnych grup klasyfikacji rodzajowej oraz rodzajów ich przychodu i rozchodu. Nie jest on powiązany z systemem FK, w związku z czym obrót rzeczowymi składnikami majątku trwałego księgowany jest na podstawie dowodów źródłowych odrębnie wartościowo w systemie FK i odrębnie ilościowo i wartościowo w systemie TRWAŁE. Miesięczne naliczenie umorzeń i amortyzacji oraz jej rozdzielnik wynika z tabulogramu PSTB-3, a wynikające z niego dane wprowadzane są do systemu FK na podstawie tabulogramu PSTB-06. Miesięczne przychody i rozchody środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według grup rodzajowych, numerów inwentarzowych oraz jednostek organizacyjnych prezentuje tabulogram PSTB-04. Jednostki prowadzą ewidencję w książkach inwentarzowych w formie elektronicznej lub papierowej. Nie obejmuje się ewidencją rzeczowych składników majątku, lecz odpisuje bezpośrednio w koszty równowartość: Strona 7

8 szklanych urządzeń laboratoryjnych oraz szkła laboratoryjnego, które ulegają szybkiemu zużyciu lub uszkodzeniu w warunkach intensywnego wykorzystania w realizacji projektu, przedmiotów, drobnych narzędzi i materiałów, w odniesieniu do których nie jest ekonomiczne i merytorycznie zasadne objęcie ich ewidencją środków trwałych, mebli wbudowanych we wnęki, zlewozmywaków, baterii, lamp oświetleniowych itp. umocowanych na stałe w ścianach i sufitach. Ze względu na bardzo rozbudowaną strukturę wewnętrzną Politechniki Śląskiej i uproszczenie procedur ewidencja środków trwałych jest wyodrębniona dla jednostki, w której realizowany jest projekt (według MPK 1 ), a nie dla projektu. Wartość ewidencyjna stanu księgozbiorów prowadzona jest w systemie FK według poszczególnych bibliotek, natomiast ich ewidencja ilościowo-wartościowa w księgach inwentarzowych księgozbioru w bibliotekach. 4) System PNIET, który obejmuje: ilościowo-wartościową ewidencję analityczną składników niskocennych według jednostek organizacyjnych (MPK). I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych Wycenę aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych przeprowadza się: 1) na dzień bilansowy według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty obowiązującego na ten dzień, 2) w ciągu roku obrotowego: a) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie PLN, operacje sprzedaży i kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Uczelnia, b) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie obcej (np. Euro) operacje gospodarcze polegające na: wypłacie zaliczki na wyjazd udokumentowanej zleceniem płatniczym, zapłacie zobowiązania kontrahentowi zagranicznemu za zakup towaru lub usługi na podstawie faktury, 1 według miejsca powstania kosztów Strona 8

9 dokonaniu przedpłaty na wyjazd zagraniczny udokumentowanej zleceniem dewizowym, wpływie środków od kontrahenta zagranicznego, przelicza się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia przeprowadzenia operacji gospodarczej, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs, refundacji wydatków w walucie PLN lub obcej (np. Euro) według kursu kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Uczelnia. II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych II.1. Zakładowy plan kont Uczelnia posiada Zakładowy Plan Kont podlegający aktualizacji, który zawiera wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. W dalszej części niniejszego opracowania przedstawiono wybrane elementy Zakładowego Planu Kont Uczelni dotyczące wyłącznie wyodrębnionych kont dla prowadzenia rozliczeń projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej (Fundusze Strukturalne, Programy Ramowe) i innych środków pochodzenia zagranicznego. Dla projektów wyodrębniono konta syntetyczne, natomiast ewidencja analityczna prowadzona jest w oparciu o numer wewnętrzny (sygnaturę) projektu nadany w Politechnice Śląskiej, na który składa się: oznaczenie projektu (UE 2, PMW 3, FSB 4, FSD 5, FSP 6, FSINW 7 ), kolejny numer wewnętrzny projektu, numer jednostki realizującej projekt (MPK), oznaczenie roku, w którym rozpoczęto realizację projektu. Ze względu na uproszczenie procedur w Zakładowym Planie Kont nie wyodrębniono dla projektów kont w zespole 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe w części dotyczącej sporządzania odrębnego raportu kasowego, kont w zespole 2 2 projekt ze środków Unii Europejskiej i innych 3 Projekt międzynarodowy współfinansowany ze środków budżetu państwa 4 Projekt z funduszy strukturalnych badawczy 5 Projekt z funduszy strukturalnych dydaktyczny 6 Projekt z funduszy strukturalnych pozostały (nie zaliczony do badawczych i dydaktycznych) 7 Projekt z funduszy strukturalnych inwestycyjny Strona 9

10 Rozrachunki i Roszczenia oraz kont w zespole 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie. Wyodrębnione konta księgowe syntetyczne i analityczne przedstawiają się jak niżej: 4. konta bilansowe: Symbol kont syntetycznych Symbol kont analitycznych Nazwy kont Zespół 0 Aktywa trwałe 082 Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych (FSINW) 9xx 8 000xxx 9 Środki trwałe w budowie xxx 10 x 11 xx 12 xxx 13 Zakupy środków trwałych Zespół 1 Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe 134 Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych xxxxxxxxx Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego 145 Rachunki bankowe innych zagranicznych środków xxxxxxxxx pieniężnych w walucie krajowej Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego Zespół 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie 507 Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską (Tempus, CD, Sokrates, Leonardo da Vinci i inne) xxx 14 x 15 x 16 xx 17 xx 18 Ewidencja analityczna 509 Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) xxx x x xx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie Koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE 8 Kolejny numer realizowanej inwestycji 9 Określenie źródła finansowania: 701-wydatki niekwalifikowane, 702-dotacja budżetu państwa, 704-środki własne jednostki, 705-środki z Rezerwy Rektora, 707-środki z funduszy strukturalnych 10 Symbol jednostki realizującej inwestycję 11 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja inwestycji 12 Numer kolejny projektu według indeksu 13 Po stronie Wn konta ewidencja według źródeł finansowania-patrz przypis nr 9; Po stronie Ma konta według grup majątku rzeczowego: 017-budynki_grupa 1, 037-maszyny i urządzenia techniczne_grupa 3-6, 087-wyposażenie, aparatura, sprzęt laboratoryjny_grupa 8, 097-wartości niematerialne i prawne_grupa 0 14 Symbol jednostki realizującej projekt 15 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 16 Numer Programu Ramowego UE- koszty bezpośrednio finansowane przez UE, w przypadku cyfry 2- koszty bezpośrednie - wkład własny finansowany ze środków własnych jednostki, w przypadku innych środków cyfra 0 17 Numer projektu 18 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1 Strona 10

11 lub innych (PMW) wkład krajowy xxx x 0xx xx Koszty kwalifikowane projektu raportowane do KEmiejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507 xxx x 1xx xx Koszty kwalifikowane projektu nie raportowane do KE- miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB) xxx 19 x 20 0xx 21 xx 22 Koszty kwalifikowane projektu-finansowane z funduszy strukturalnych i budżetu państwa xxx x 1xx xx Koszty niekwalifikowane projektu- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej xxx x 2xx xx Koszty kwalifikowane projektu- wkład własny jednostki realizującej projekt- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej 516 Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD) xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP) xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie Koszty wydziałowe jednostek działalności podstawowej xxx x x xx xx Koszty koordynatora płatne z narzutów projektów UE ewidencja analityczna jak przy koncie 507 Zespół 7 Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem 707 Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507) xxx x x xx xx 23 Ewidencja analityczna 709 Przychody działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509) xxx x x xx 10 Ewidencja analityczna miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507) xxx x x xx xx 24 Ewidencja analityczna 19 Symbol jednostki realizującej projekt 20 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 21 Kolejny numer wewnętrzny projektu 22 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1 23 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca oznaczają symbole przychodów: 10 lub 40 w zależności od typu projektu, docelowo na miejscu przyjmuje się oznaczenie o symbolu Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca przyjmują oznaczenia: 10 lub 40 w zależności od typu projektu, docelowo na miejscu przyjmuje się oznaczenie o symbolu 40 - koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych Strona 11

12 719 Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509) xxx x x xx xx 25 Ewidencja analityczna 731 Koszt własny projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy-(dla konta 511) xxx x xxx xx 26 Ewidencja analityczna 732 Przychody projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy-(dla konta 511) xxx x xxx 50 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512) xxx x xxx xx 27 Ewidencja analityczna 734 Przychody projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny dotyczący projektów badawczych (FSB) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 512) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512) xxx x 2xx xx 28 wkład własny finansowany ze środków własnych - koszty kwalifikowane projektu 780 Koszt własny dotyczący projektów dydaktycznych (FSD) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 516) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy 25 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 717, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 26 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 511, miejsca przyjmują oznaczenia: 50-koszty bezpośrednie, 60- narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 27 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 512, miejsca przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 28 Symbolika miejsc 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512, miejsca przyjmują się oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych Strona 12

13 koncie 516) xxx x 2xx xx 29 wkład własny finansowany ze środków własnych- (koszty kwalifikowane projektu) 781 Koszt własny dotyczący projektów pozostałych (FSP) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 517) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowanie ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 517) xxx x 2xx xx 30 wkład własny finansowany ze środków własnych- (koszty kwalifikowane projektu) 782 Koszt własny projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516) xxx x xxx xx 31 Ewidencja analityczna 783 Przychody projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517) xxx x xxx xx 32 Ewidencja analityczna 787 Przychody projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 786 Zespół 8 Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy 847 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące projektów finansowanych przez Unię Europejską 000 x xxx xx 33 Ewidencja analityczna 848 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące Funduszy Strukturalnych xxx x xxx xx 34 Ewidencja analityczna 29 Patrz: przypis Patrz: przypis Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 516, miejsca przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 32 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 517, miejsca przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 33 Symbolika miejsc 7-10 jak przy koncie 707, 709, 732, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty działalności badawczej (z konta 509), 40-rozliczenie środków na projekty pozostałej działalności podstawowej (z konta 507), 50-rozliczenie środków na projekty PMW (z konta 511) 34 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 734, 786, 787, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty dydaktyczne (FSD), 21-rozliczenie środków na projekty badawcze (FSB), 30-rozliczenie środków na projekty pozostałe (FSP), 40-rozliczenie środków na projekty inwestycyjne (FSINW) Strona 13

14 5. konta pozabilansowe: Symbol kont Symbol kont syntetycznych analitycznych Nazwy kont 199 Rachunki bankowe w walutach zagranicznych Ewidencja analityczna 891 Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych 700 x 35 xxx Składniki majątku rzeczowego 700 x xxx 01 Składniki majątku rzeczowego zaliczane do crossfinancingu -miejsca 7-10 jak wyżej 800 x xxx 01 Inne wydatki zaliczane do cross-financingu miejsca 7-10 jak wyżej 899 do kont pozabilansowych do konta do konta do konta 891-przyjęcie na stan ewidencyjny Uczelni do konta 891- inne wydatki zaliczane do cross-financingu W przypadku projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko, ze względu na różnorodność zadań realizowanych w ramach tych projektów, w celu prawidłowego ujęcia tych zadań w ewidencji księgowej dany projekt księguje się w dwóch zespołach. Część projektu dotycząca zadań związanych z obsługą i zarządzaniem projektem ewidencjonowana jest w zespole 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie, zespole 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie, zespole 7 Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem oraz zespole 8 Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy. Część projektu dotycząca zadań związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego zaliczanych do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza wartość określoną w przepisach ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. nr 54 z 2000 r., poz. 654 z późn. zm. - art.16d, ust.1) oraz budową, rozbudową lub modernizacją budynków i laboratoriów ewidencjonowana jest w zespole 0 Aktywa trwałe. 35 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 36 Kolejny numer wewnętrzny projektu 37 Księgowanie po stronie Wn po wystawieniu protokołu przyjęcia Strona 14

15 082 Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych (FSINW) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty nowych inwestycji budowlanych i modernizacji istniejących budynków oraz zakupu środków trwałych i koszty ulepszenia istniejących środków trwałych. 082 może wykazywać wyłącznie saldo Winien, które oznacza koszty inwestycji rozpoczętych. Środki trwałe w budowie rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni po zakończeniu inwestycji, na podstawie druku OT. Te środki trwałe nie są amortyzowane, lecz umarzane. Zakupione składniki majątku trwałego rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni na podstawie druku OT. Są one amortyzowane zgodnie z obowiązującymi przepisami począwszy od miesiąca następnego, po miesiącu przyjęcia ich do używania. Kwalifikowanie kosztów projektów do wydatków inwestycyjnych odbywa się na podstawie podpisanych umów o realizację projektów i ich szczegółowe budżety. Typowe zapisy na stronie Wn konta 082 Koszty robót budowlanych, zakupów środków trwałych związanych 1. z realizacją projektu Typowe zapisy na stronie Ma konta Wartość uzyskanych z inwestycji i przyjętych do użytkowania: środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych 201, Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych Na koncie tym ewidencjonuje się środki otrzymane od Instytucji Zarządzających, Wdrażających, Pośredniczących lub Koordynatorów projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych w ramach programu operacyjnego oraz wszystkie operacje związane z realizacją projektów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Wpływ środków na realizację projektu 848 Strona 15

16 Wpływ środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków 2. projektu z rachunku bieżącego Uczelni, refundacja wydatków niekwalifikowanych Naliczone przez bank odsetki (z reguły dodatnie odsetki nie stanowią 3. przychodu projektu, niemniej jednak mogą stanowić podstawę do obniżenia w ich wysokości przekazywanych transz środków) Typowe zapisy na stronie Ma konta Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków Zespół 4, Zapłata zobowiązań: krajowych zagranicznych Zapłata wynagrodzeń dla osób realizujących zadania w projekcie Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni, zwrot środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków 149 projektu z rachunku bieżącego Uczelni 6. Opłata za usługi bankowe, odsetki od zadłużenia 462, Rachunki bankowe innych zagranicznych środków pieniężnych w walucie krajowej Na koncie tym ewidencjonuje się w walucie krajowej równowartość walut obcych otrzymanych ze źródeł zagranicznych na realizację projektów. Ewidencja w otrzymanej walucie obcej prowadzona jest na koncie pozabilansowym 199. Dodatnie różnice kursowe ewidencjonuje się jako przychody finansowe, ujemne różnice kursowe ewidencjonuje się jako koszty finansowe. Typowe zapisy na stronie Wn konta Wpływ środków na realizację projektu, naliczone przez bank odsetki Zwrot niewykorzystanych przez pracowników dewiz Dodatnie różnice kursowe 750 Typowe zapisy na stronie Ma konta Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków, podjęcie dewiz na zapłatę zobowiązań Zapłata zobowiązań: krajowych zagranicznych Strona 16

17 4. Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni Opłata za usługi bankowe Ujemne różnice kursowe Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów realizowanych w ramach programów Tempus, Centrów Doskonałości, Sokrates, Leonardo da Vinci i inne, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności dydaktycznej. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych, realizowanych w ramach Programów Ramowych UE i innych. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Strona 17

18 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności badawczej. Na realizację tych projektów środki pochodzą z Ministerstwa właściwego do spraw nauki, czyli budżetu państwa. Wysokość przyznanych środków stanowi wkład budżetu państwa do danego projektu przyznanego ze środków Unii Europejskiej, w zależności od typu działań. Środki te podlegają rozliczeniu zgodnie z wytycznymi określonymi przez Ministerstwo a koszty projektów są wykazywane w sprawozdaniach i raportach do Komisji Europejskiej. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet Strona 18

19 projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym Strona 19

20 517 - Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów, których nie można zaliczyć do projektów dydaktycznych i badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Dla celów sprawozdawczych koszty te ujmuje się w działalności dydaktycznej. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 847 przychodów tej działalności w wysokości poniesionych kosztów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 847 Strona 20