INSTYTUT ZOOTECHNIKI PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY

Transkrypt

1 INSTYTUT ZOOTECHNIKI PAŃSTWOWY INSTYTUT BADAWCZY NATIONAL RESEARCH INSTITUTE OF ANIMAL PRODUCTION D-ZP-01/26/11 Balice, r. Do wykonawców biorących udział w postępowaniu Instytut Zootechniki Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, ul. Sarego 2, Zamawiający w postępowaniu na Wykonanie usługi digitalizacji dokumentów dla potrzeb Instytutu Zootechniki Państwowego Instytutu Badawczego. informuje, iż w dniach 13 i 14 października br. za pośrednictwem poczty elektronicznej wpłynęły pytania od Wykonawców dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Poniżej przedstawiamy treść pytań wraz z odpowiedziami udzielonymi przez Zamawiającego: Pytania z : 1. Pytania dotyczące struktury dokumentu/definicja dokumentu Proszę o informację co stanowi jeden dokument. Czy jeden dokument to kilka kartek czy też jeden dokument to jedna kartka? Odp: Jeden dokument to jedna kartka A4. Jeśli jeden dokument to kilka kartek proszę o określenie średniej liczby kartek przypadającej na jeden dokument oraz sumy wszystkich kartek które mają podlegać skanowaniu. Odp: Jeden dokument to jedna kartka A4. Jeśli jeden dokument to kilka kartek proszę również o informację w jaki sposób te kartki w chwili obecnej są ze sobą połączone. Czy znajdują się one np. w koszulkach foliowych i tak są wpięte do segregatorów, czy też np. są ze sobą połączone za pomocą zszywki, przedziurkowane i bez koszulek wpięte do segregatorów czy też np. zszyte zszywką a dodatkowo umieszczone w koszulce i włożone do segregatora? Odp: Jeden dokument jest jedna kartką A4 ale te dokumenty n\mogą być spięte czasami zszywkami, ewentualnie są nierozerwaną wstęgą z drukarki igłowej. Czy jeśli dokument to kilka kartek połączonych ze sobą np. zszywką lub włożonych do koszulki, to czy po zeskanowaniu dokumenty powinny zostać zszyte i ponownie włożone do koszulek, a następnie do segregatorów? Odp: Dokumenty mogą być nie zszyte i nie w koszulkach natomiast muszą się znaleźć w tym samym miejscu segregatora. Adres do korespondencji: Adres siedziby: BALICE, ul. Krakowska KRAKÓW, ul. Sarego 2 tel Centrala tel fax tel , Sekretariat fax KRS NIP izooinfo@izoo.krakow.pl REGON

2 2. Skanowanie/Indeksacja dokumentów. Czy jeśli dokument składa się z więcej niż jednej kartki, to indeksacja w ramach dokumentu odbywa się wyłącznie z jednej kartki? Innymi słowy czy wszystkie indeksy znajdują się na jednej kartce dokumentu czy też indeksy znajdują się w różnych miejscach na różnych kartkach stanowiących jeden dokument. Odp: Wszelkie informacje dotyczące jednego zwierzęcia znajdują się na jednej kartce Proszę o podanie formatów skanowanych kartek. Odp: A4 Czy dokumenty są w dobrym stanie zachowania? Odp: Dokumenty są w różnym stanie zachowania. W przeważającej większości % są to wydruki z drukarki igłowej czasami na papierze w kolorze jasno czerwonym i żółtym. Są gromadzone od 2004 roku Czy pojedyncze kartki pozbawione są zszywek, spinaczy, elementów kleju, nie posiadają załączników? Odp: Kartki nie posiadają załączników ale sporadycznie mogą posiadać zszywki Czy istnieją jakieś standardowe druki/formularze na których hodowcy zawierali informację na temat zwierząt hodowlanych? -Jeśli takie druki istnieją prosimy o ich przedstawienie. -Czy jeśli takie druki istnieją to czy może zdarzać się że informacje o których mowa powyżej były podawane na kartkach nie będących standardowymi drukami/formularzami? Odp: Istnieje wiele rodzajów standardowych druków zawierających zestawy tych samych informacji ale w 2 różnych formach. Zamawiający umieszcza na stronie internetowej 2 przykładowe formularze Załącznik nr 1 do pytań i odpowiedzi. -Jeśli nie istnieje standardowy wzór druku/formularza to prosimy o wyspecyfikowanie wszystkich pól które mają podlegać indeksacji wraz z określeniem dla każdego pola średniej i maksymalnej liczby znaków. Odp: Istnieje wiele rodzajów standardowych druków zawierających zestawy tych samych informacji ale w 2 różnych formach. Zamawiający umieszcza na stronie internetowej 2 przykładowe formularze Załącznik nr 1 do pytań i odpowiedzi 3. Inne Czy jeśli czynność skanowania (bez indeksacji) zostanie wykonana w ciągu 1-2 tygodni (po tym czasie nastąpi zwrot dokumentów) od momentu odbioru dokumentów to czy wówczas można założyć odbiór dokumentów jednorazowo bez konieczności ich dzielenia na partie? Odp: Dokumenty cały czas są używane i nie mogą być wydane jednorazowo. Najlepiej jeżeli przekazywane by były segregatory dotyczące jednej rasy (około 14 segregatorów) lub paru mniej licznych ras (podoba ilość segregatorów). Czy można założyć przekazanie danych poprzez np. serwer FTP, płytę DVD, dysk twardy? Odp: Płyty DVD Jakie mają Państwo preferencje w tym zakresie? Odp: Płyty DVD 2 z 6

3 Pytania z Pytanie nr 1 Czy odbiór dokumentów przeznaczonych do digitalizacji może nastąpić jednorazowo? Odp 1: Nie Pytanie nr 2 W przypadku odbioru partiami: w ilu partiach, w jakich ilościach jednorazowo oraz w jakich odstępach czasu nastąpi przekazanie dokumentów do digitalizacji? Odp 2: Przekazywanie dokumentów w ilościach zgromadzonych w segregatorów w odstępach czasu umożliwiających zeskanowanie danej partii. Pytanie nr 3 Czy byłby możliwy jednorazowy bądź cykliczny odbiór dokumentów przy pomocy kuriera? Odp. 3: Jeżeli Państwo wezmą odpowiedzialność za ewentualne zagubienie dokumentów przez firmę trzecią to myślę, że można jej powierzyć transport. Pytanie nr 4 W jakich formatach występują materiały przeznaczone do digitalizacji? Odp. 4: A4 Pytanie nr 5 Jaką wartość procentową w stosunku do całości materiałów przeznaczonych do digitalizacji stanowią poszczególne formaty? Odp. 5: A4-100% Pytanie nr 6 Procesowi digitalizacji zostanie poddanych 50 tys. dokumentów. Ile stron przypada na jeden dokument? Odp. 6: Jeden dokument = 1 strona Pytanie nr 7 Czy materiały znajdujące się w segregatorach należy przed procesem skanowania poddać rozszyciu? Odp. 7:W niektórych przypadkach tak Pytanie nr 7 Jaki jest sposób zszycia poszczególnych dokumentów (bindowanie, zszywki, itp.)? Odp. 8: Zszywki Pytanie nr 9 Czy materiały te po procesie digitalizacji należy przywrócić do stanu pierwotnego? Odp. 9: Nie trzeba zszywać natomiast muszą się znajdować w tych samych miejscach segregatorów w tej samej kolejności. Pytanie nr 10 Czy dokumenty są zadrukowane jedno- czy obustronnie? Odp. 10: Jednostronnie Pytanie nr 11 Czy dokumenty są wypełnione odręcznie czy maszynowo? Odp. 11: Maszynowo Pytanie nr 12 Ile rodzajów dokumentów zostanie poddanych procesowi digitalizacji? Odp. 12: W zasadzie dokument jest jeden, posiada on informacje na temat tych samych danych, jednak przyjmuje on wiele różnych wersji. 3 z 6

4 Pytanie nr 13 Czy dokumenty mają charakter jednakowych raportów? Odp. 13: j.w. Pytanie nr 14 Czy udostępnią Państwo przykładowy raport / przykładowe raporty do wglądu? Odp.14: Zamawiający umieszcza na stronie internetowej 2 przykładowe formularze Załącznik nr 1 do pytań i odpowiedzi Pytanie nr 15 Czy wszystkie dokumenty zawierają pola tekstowe lub liczbowe o jednakowej treści, którą należy odczytać? Odp. 15: Tak Pytanie nr 16 Jaki jest stan zachowania dokumentów? Odp. 16: Różny. Dokumenty są kolekcjonowane od 2004 roku. Są to wydruki z drukarki igłowej (80 90%) czasami na kolorowym papierze (jasnoczerwony, żółty) Pytanie nr 17 Jakie nazewnictwo katalogów oraz plików jest wymagane dla plików uzyskanych po procesie skanowania? Odp. 17: Jest to do ustalenia z wykonawcą digitalizacji Pytanie nr 18 Jaką strukturę katalogów dla plików uzyskanych po procesie skanowania przewiduje Zamawiający? Odp. 18: Dowolna Pytanie nr 19 Czy dopuszczalny jest format.xml dla plików z odczytanymi danymi? Odp. 19: Nie Pytanie nr 20 W jakiej rozdzielczości i jakiej głębi koloru należy skanować dokumenty? Jaką zastosować kompresję? Odp. 20: 300 dpi kompresja dowolna Pytanie nr 21 Czy dane wyjściowe można dostarczyć na dyskach HDD? Odp. 21: Nie. Przekaz danych a płytach DVD Pytanie nr 22 Czy zaimportowanie danych do systemów Instytutu leży po stronie Wykonawcy? Odp. 22: Nie Pytanie nr 23 Jakie formaty plików obsługują systemy Instytutu? Odp. 23: System IZ PIB obsługuje bardzo wiele formatów jednak najkorzystniejszy do pobrania byłby format excel. Pytanie nr 24 Jakie warunki należy spełnić, aby import do systemu przebiegł bez zakłóceń? Odp. 24: Odpowiedź znajduje się w pytaniu nr. 22. Pytanie nr 25 Czy analiza wykonawcza ma zostać przeprowadzona przez Wykonawcę? W jakim terminie należy przeprowadzić / zostanie przeprowadzona niniejsza analiza? 4 z 6

5 Odp. 25: Tak, Wykonawca ma wykonać analizę w ramach niniejszego zamówienia. Pytanie nr 26 Czy przygotowanie reguł sprawdzających leży po stronie Wykonawcy? Dla jakiej ilości pól zostaną wprowadzone reguły sprawdzające? Czy sprawdzenie może nastąpić np. przy zastosowaniu walidatora do przykładowo plików.xml? Odp. 26: Przygotowanie reguł jest po stronie Wykonawcy. Możliwie wszystkie pola powinny zawierać reguły. Pytanie 27 uprzejmie proszę o wyjaśnienie treści siwz w punkcie VI.B.2. Wiedza i doświadczenie Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku Wykonawca dla spełnienia warunku powinien wykonać, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, jedną usługę w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, polegającą na co najmniej rocznej digitalizacji dokumentów. Co Państwo rozumieją, przez pojęcie: co najmniej rocznej digitalizacji dokumentów? Odp. 27: Zamawiający dokonuje zmiany treści pkt. VI,B,2. SIWZ, który otrzymuje brzmienie: 2. posiadania wiedzy i doświadczenia - Wykonawca dla spełnienia warunku powinien wykonać, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, minimum jedną usługę w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, polegającą na digitalizacji (tj. przeniesieniu danych z dokumentów papierowych do stworzonych w tym celu elektronicznych baz danych) co najmniej stron. Zamawiający dokonuje zmiany treści pkt. VII,5,b. SIWZ, który otrzymuje brzmienie: b) wykazu wykonanej a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanej minimum jednej usługi, w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, polegającej na digitalizacji (tj. przeniesieniu danych z dokumentów papierowych do stworzonych w tym celu elektronicznych baz danych) co najmniej stron (zgodnie z załącznikiem nr 6 do SIWZ). Zamawiający dokonuje zmiany treści załącznika nr 6 do SIWZ: Dotychczasowa treść: Na potwierdzenie warunku, o którym mowa w pkt. VI, B, 2) SIWZ poniżej przedkładam wykaz wykonanej a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanej minimum jednej usługi, w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, polegającej na co najmniej rocznej digitalizacji dokumentów. 5 z 6

6 Zostaje zmieniona i otrzymuje treść: Na potwierdzenie warunku, o którym mowa w pkt. VI, B, 2) SIWZ poniżej przedkładam wykaz wykonanej a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanej minimum jednej usługi, w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, polegającej na digitalizacji (tj. przeniesieniu danych z dokumentów papierowych do stworzonych w tym celu elektronicznych baz danych) co najmniej stron. Z-ca Dyrektora ds. Infrastruktury Naukowo Badawczej inż. Józef Śliwa 6 z 6