BIURO OCHRONY RZĄDU. WYJAŚNIENIE I ZMIANA TREŚCI Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

1 , BIURO OCHRONY RZĄDU Tel. (+48 22) Tel. (+48 22) Tel. (+48 22) Fax (+48 22) ul. Podchorążych 38, Warszawa, Warszawa, dnia r.r. Do: Uczestnicy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego WYJAŚNIENIE I ZMIANA TREŚCI Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę energii elektrycznej do obiektów BOR na terenie Warszawy (sprawa nr 40/2014/ZP). W nawiązaniu do wniosku o wyjaśnienie treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) obowiązującej w przedmiotowym postępowaniu, działając w trybie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), zwanej dalej Ustawą wyjaśniam: Pytanie 1 - Wykaz punktów poboru Prosimy o wskazanie dla każdego punktu poboru grupy taryfowej oraz wolumenu w podziale na strefy. Powyższe dane umożliwią Wykonawcy sporządzenie dokładniejszej wyceny energii elektrycznej i złożenie korzystniejszej oferty. Wszystkie punkty poboru zaliczone są do taryfy C21. Pytanie 2 - Wykaz punktów poboru W sytuacji gdy postępowaniem objęte są punkty w grupie taryfowej B, prosimy również o informację czy układy dostosowane są do zasady TPA. Objęte postępowaniem przetargowym są punkty w grupie taryfowej C21.

2 Pytanie 3 - SIWZ pkt 4, Załącznik nr 4 do SIWZ, 7 ust. 1, 3 Wykonawca informuje, że rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej możliwe jest po dokonaniu zgłoszenia zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD. Zgodnie z terminami wskazanymi w IRiESD OSD, zgłoszenie należy dokonać na co najmniej 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia sprzedaży. Biorąc pod uwagę ww. termin oraz datę rozstrzygnięcia postępowania rozpoczęcie sprzedaży może nastąpić od r. Wobec powyższego prosimy o podanie planowanego terminu rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej oraz dodanie zapisu o treści: Rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej nastąpi od dnia..., jednak nie wcześniej niż po spełnieniu wszystkich warunków przyłączenia do sieci OSD, skutecznego rozwiązania obowiązującej umowy i pozytywnie przeprowadzonego procesu zmiany sprzedawcy przez OSD oraz o wykreślenie z Załącznika nr 4 do SIWZ z 7 ustępu 3 Zamawiający planuje rozpoczęcie zakupu energii w zakresie każdego punktu poboru od dnia podpisania umowy, lecz nie wcześniej niż z dniem skutecznego rozwiązania dotychczasowych umów sprzedaży energii elektrycznej z poprzednim Wykonawcą i dostosowaniem układów pomiarowo-rozliczeniowych do wybranej grupy taryfowej. Przewiduje się, że okres od terminu składania ofert do dnia podpisania umowy wyniesie ok. 1 miesiąca. Pytaniu 4 - SIWZ pkt 4 Z uwagi na fakt, że Wykonawca przedstawia wartość umowy w oparciu o szacowaną przez Zamawiającego ilość energii w przypadku, gdy Zamawiający zużyje większą niż szacowana ilość energii, powinien uiścić opłatę za faktycznie zużytą energię. Ponadto ustalenie dokładnego dnia, w którym szacowana ilość energii zostania faktycznie przekroczona jest fizycznie niemożliwe (Wykonawca otrzymuje informację o zużyciu energii od OSD po zakończeniu okresu rozliczeniowego). Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie zapisu o treści: W przypadku wykorzystania kwoty, o której mowa w umowie rozwiązanie umowy następuje z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego następującym po okresie, w którym oświadczenie o wypowiedzeniu dotarło do Wykonawcy. Zamawiający zobowiązany jest do uregulowania wszelkich należności za dostarczoną energię do dnia rozwiązania umowy.

3 Zgodnie z zapisami 6 ust. 6 Załącznika nr 4 do SIWZ kontrolę nad wykorzystaniem środków będzie sprawował Zamawiający, który z odpowiednim wyprzedzeniem zawiadomi Wykonawcę o możliwości wyczerpania środków. Wykonawca poweźmie więc powyższą informację z wyprzedzeniem. Zamawiający dołoży staranności aby w tym okresie mieć podpisaną kolejną umowę na dostawę energii elektrycznej lub posiadać środki finansowe na okres przejściowy. W celu doprecyzowania zasad rozliczeń pomiędzy stronami Zamawiający zmienia zapisy ust. 2 7 Załącznika nr 4 do SIWZ na zapis następującej treści: Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony do dnia 31 maja 2017 r. lub do wyczerpania maksymalnego zobowiązania Zamawiającego, określonego w 6 ust. 4. Wygaśnięcie umowy nie zwalnia Zamawiającego z pokrycia kosztów na rzecz Wykonawcy z tytułu zużytej energii elektrycznej w okresie niezbędnym do rozpoczęcia obowiązywania umowy dostawy energii elektrycznej z nowym Wykonawcą. Zamawiający zmieni zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie. Pytanie 5 - Załącznik nr 1 do SIWZ, Załącznik nr 4 do SIWZ 5 ust 1, 2 Wykonawca informuje, że rozliczenia dokonywane są w oparciu o stawki netto. Do wyliczonej w oparciu o te stawki należności doliczany jest podatek VAT wg obowiązujących przepisów. Prosimy o zmianę zapisu do treści: 1. Strony ustalają dla obiektów Zamawiającego, wymienionych enumeratywnie w Załączniku nr 1 do niniejszej umowy cenę za energię elektryczną w zł/kwh, w okresie od... do... w wysokości netto: Cena jednostkowa (netto) wskazana w Formularzu Ofertowym (Załącznik nr I do SIWZ), wg której rozliczana będzie sprzedaż energii elektrycznej pozostanie niezmienna przez cały czas obowiązywania Umowy z wyjątkiem zmiany w powszechnie obowiązujących przepisach prawa dotyczących podatku akcyzowego, wprowadzenia zmiany innych opłat lub podatków mających bezpośredni wpływ na cenę energii elektrycznej W takich przypadkach cena za energię elektryczną dostarczane na podstawie Umowy ulega automatycznie korekcie o wartość wynikającą z powyższych zmian. Wykonawca poinformuje Zamawiającego na piśmie o korekcie ceny energii elektrycznej dostarczanej na podstawie Umowy, wskazując równocześnie zmiany przepisów prawnych stanowiące podstawę tej korekty. Nowa cena energii elektrycznej będzie obowiązująca dla Wykonawcy i Zamawiającego od chwili wejścia w życie wyżej wymienionych zmian przepisów prawnych stanowiących podstawę do ich korekty. Prosimy o dodanie w 5 zapisu:

4 Do wyliczonej należności Wykonawca doliczy należny podatek VAT według obowiązujących stawek. Prosimy również o dodanie w Formularzu cenowym kolumny, w których Wykonawca będzie miał możliwość wpisania ceny jednostkowej energii elektrycznej (netto) zł/kwh. Zamawiający nie jest płatnikiem podatku VAT. Rozlicza się ze wszystkimi podmiotami wg cen brutto. Jednocześnie Zamawiający uznaje, że zgodnie z obowiązującymi przepisami za właściwe naliczenie podatków odpowiedzialny jest Wykonawca i dlatego też Zamawiający stoi na stanowisku, że najwłaściwszą oraz rodzącą najmniej wątpliwości formą będzie określenie do niniejszej umowy ceny brutto za energię elektryczną w zł/kwh, w okresie jej obowiązywania. Pytanie 6 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 2 ust. 9 W zapisie istotnych postanowień umowy w 2 ust 9 Zamawiający wskazuje, iż w Załączniku nr 1 do umowy wskazane zostały moce umowne, jednakże w przedmiotowym załączniku takie dane nie zostały podane. Prosimy o uzupełnienie Załącznika nr 1 do umowy o ww. dane jak również o podanie innych danych, tj. dokładnego adresu, grupy taryfowej, nr PPE/ewidencyjnego. Zamawiający określił, że wskazanie poszczególnych punktów odbioru, mocy oraz pozostałych danych niezbędnych do ewidencji Zamawiającego w systemie rozliczeń zostanie przedstawione Wykonawcy w formie Załącznika nr 1 do umowy. Pytanie 7 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 3 ust. 5 i 6 Z uwagi na fakt, iż za zobowiązania określone w ust 5 i 6 odpowiada OSD, Wykonawca zwraca się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów lub o dookreślenie, że podmiotem odpowiedzialnym za powyższe jest OSD. Pytanie 8 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 5 ust. 4, 7 Wykonawca może dokonywać rozliczeń tylko na podstawie danych i w okresach udostępnionych przez OSD.

5 Prosimy o zmianę zapisu do treści: 4. Należność Wykonawcy za zużytą energię elektryczną w okresach rozliczeniowych obliczana będzie jako iloczyn ilości sprzedanej energii elektrycznej ustalonej na podstawie danych pomiarowo-rozliczeniowych udostępnionych przez OSD i ceny jednostkowej energii elektrycznej określonej w Umowie. 7. Okres rozliczeniowy stosowany przez Wykonawcę przy rozliczeniach z Zamawiającym będzie zgodny z okresem udostępnionym Wykonawcy przez OSD. Zamawiający pozostawił w umowie możliwość rozliczeń za energię elektryczną uwzględniającą różne strefy czasowe dla danej taryfy. Nomenklatura w zaproponowanym zapisie ust. 7 jest tożsama z pierwotnym zapisem. Pytanie 9 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 5 ust 4, 7 Prosimy o zmianę zapisu do treści: Wykonawca wystawia faktury na koniec okresu rozliczeniowego, jednak nie później niż w terminie 10 dni roboczych od daty uzyskania od OSD danych o zużyciu energii elektrycznej. Zamawiający informuje, że dbając o prawidłową realizację budżetu oraz wydatkowanie środków finansowych przewidzianych na dany rok kalendarzowy (budżetowy) a przeznaczonych na zakup energii elektrycznej Zamawiający nie może doprowadzić do powstania sytuacji, w której przewidziane na ten cel środki finansowe w miesiącu grudniu nie zostaną wydatkowane a faktura będzie musiała być opłacona w styczniu ze środków finansowych przewidzianych na kolejny rok budżetowy. Powstała sytuacja spowoduje zmniejszenie środków na obsługę umowy o niewykorzystane w miesiącu grudniu. Takie niebezpieczeństwo może nieść zaproponowany zapis. Może on doprowadzić do sytuacji, w której faktura za zużytą energię dotrze do Zamawiającego 31 grudnia i nie będzie fizycznej możliwości dokonania przelewu środków na konto Wykonawcy. Mając na względzie również propozycję Wykonawcy oraz pozostawiając sobie niezbędny czas na opłacenie zobowiązania Zamawiający zmienił zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie. Zamawiający dodatkowo pragnie poinformować, że na dzień dzisiejszy realizuje zapis umowy gdy termin płatności faktury przypada na dzień 20 po miesiącu rozliczeniowym i termin ten nie rodzi żadnych kłopotów dla każdej ze stron.

6 Pytanie 10 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 6 ust. 2 Wykonawca nie ma wiedzy, kiedy faktury zostaną dostarczone do Zamawiającego a w sytuacji gdy faktury zostaną dostarczone z opóźnieniem, w celu dokonania prolongaty terminu płatności niezbędna jest informacja od Zamawiającego o dacie ich wpływu. Wobec powyższego proponowany zapis otrzymałby brzmienie : Należności wynikające z faktur płatne są w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę, przelewem na konto Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia faktury na co najmniej 7 dni przed określonym terminem płatności. W razie niezachowania tego terminu, termin płatności wskazany w fakturze VAT zostanie automatycznie przedłużony o czas opóźnienia. Fakt udokumentowania wpływu faktury w terminie krótszym niż 7 dni od terminu płatności ciąży na Zamawiającym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, należności realizowane są na podstawie prawidłowo wystawionych i doręczonych faktur. W przypadkach szczególnych np. omówionym w odpowiedzi na pytanie nr 9, Wykonawca może przesłać do Zamawiającego mailem lub faksem wystawionej, wyprzedzająco celem weryfikacji. W tym przypadku pozwoli to na skrócenie czasu niezbędnego do wykonania przelewu od momentu wpłynięcia faktury. Pytanie 11 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 6 ust. 7 Zgodnie z obecnie obowiązującymi zasadami w obrocie gospodarczym za dzień zapłaty uznaje się dzień, w którym środki pieniężne wpłyną na rachunek bankowy podmiotu, któremu należna jest zapłata. Sprawę tę reguluje art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów usług (Dz.U. z 2011, Nr 177, poz z późn. zm.). W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o modyfikację przedmiotowego zapisu do treści: Za dzień zapłaty uznaje się datę uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Zamawiający zmieni zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie. Pytanie 12 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 6 ust. 9 Reklamacja faktury (nawet uzasadniona) nie powinna wstrzymywać jej zapłaty. Proponujemy zmianę zapisu na: W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości wystawionej faktury adresat faktury złoży pisemną reklamację, dołączając jednocześnie kopię spornej faktury.

7 Reklamacja winna być rozpatrzona przez Wykonawcę w terminie do 14 dni od daty jej otrzymania. Złożona reklamacja nie wstrzymuje terminu płatności reklamowanej faktury. Zamawiający zmieni zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie. Pytanie 13 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 7 ust. 7 Mając na uwadze art. 6b ust. 2 Ustawy prawo energetyczne: Przedsiębiorstwo energetyczne wykonujące działalność gospodarczą w zakresie przesyłania lub dystrybucji paliw gazowych lub energii, na żądanie sprzedawcy paliw gazowych lub energii wstrzymuje, z zastrzeżeniem art. 6c, dostarczanie paliw gazowych lub energii, jeżeli odbiorca zwleka z zapłatą za świadczone usługi lub za pobrane paliwo gazowe lub energię, co najmniej przez okres 30 dni po upływie terminu płatności. Wykonawca zwraca się z uprzejmą prośbą o dostosowanie zapisu zawartego w 7 ust. 7 zgodnie z treścią cytowanego artykułu. Zamawiający zmieni zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie Pytanie 14 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 7 ust. 11 Wykonawca informuje, że umowy w sprawie zamówień publicznych są co do zasady umowami zawieranymi na czas oznaczony zgodnie z art. 142 Ustawy PZP, a świadczenie Wykonawcy powinno być tożsame ze świadczeniem określonym w składanej przez niego ofercie. Na podstawie art. 144 Ustawy PZP zakazuje się dokonywania Istotnych zmian do urnowy w stosunku do treści oferty a zmiana terminu wykonywania umowy jest zmianą istotną. Zamawiający ma możliwość odstąpienia od umowy zgodnie z art. 145 Ustawy PZP, natomiast możliwość dokonania rozwiązania umowy w czasie jej trwania bez podania istotnej przyczyny jest niedopuszczalna. Wykonawca wnosi o wykreślenie powyższego zapisu umożliwiającego dokonanie wcześniejszego rozwiązania umowy. Zamawiający zmieni zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie.

8 Pytanie 15 - Załącznik nr 4 do SIWZ, 5 ust. 13 oraz 9 ust. 1-3 Stroną odpowiedzialną za umożliwienie dostaw energii elektrycznej, czas przerw nie jest Wykonawca lecz OSD. Z tego też powodu Wykonawca nie może być obarczany odpowiedzialnością za sytuacje, na które nie ma wpływu. Wykonawca wnosi o wykreślenie zapisów z 5 ust 13 oraz 9 ust. 1-3 z załącznika nr 4 do SIWZ. Pytanie 16 - SIWZ Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do wypowiedzenia umów i przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel najpóźniej w dniu podpisania umowy? Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował ca każdego punktu poboru następujących danych: - nazwa, adres firmy i NIP; - opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa (obecna i nowa); - moc umowna; - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny/ppe. Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmian sprzedawcy w wersji elektronicznej Exel niezwłocznie po podpisaniu umowy. Pytanie 17 - SIWZ Z uwagi na konieczność wypowiedzenia umów i przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy, który jest niezbędny aby móc rozpocząć sprzedaż energii elektrycznej, prosimy o informację, czy Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa do zgłoszenia umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD, na wzorze przedstawionym przez Wykonawcę,

9 zawierającym zapisy uwzględniające aktualne zapisy IRiESD OSD oraz czy Zamawiający udzieli wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów z tym związanych? Zamawiający nie może się odnieść do dokumentu, którego mu nie przedstawiono. Jednak, Zamawiający udzieli ze swojej strony wszelkich, niezbędnych informacji do OSD nt. Wykonawcy, z którym zawrze umowę na dostawę energii elektrycznej niezwłocznie po jej podpisaniu. Zamawiający będzie dążył do skrócenia do minimum czasu jaki jest niezbędny do rozpoczęcia obowiązywania umowy z Wykonawcą. Pytanie 18 Czy Zamawiający w wymaganym terminie przekaże Wykonawcy wszelkie informacje dotyczące zmian sprzedawcy (np. numer ewidencyjny, numer PPE itd.)? Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmian sprzedawcy w wersji elektronicznej Exel niezwłocznie po podpisaniu umowy. Pytanie 19 Prosimy o podanie nazwy obecnego sprzedawcy. Zamawiający posiada aktualnie zawartą umowę z RWE Polska S.A. na kompleksową dostawę energii elektrycznej. Pytanie 20 Wnioskujemy o zmianę treści par. 5 ust. 8 (załącznik a nr 4 do SIWZ), poprzez uwarunkowanie objętego nim zobowiązania (wystawienie faktury VAT) od pierwotnego przekazania danych pomiarowych od lokalnego OSD. Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia i doręczenia faktury rozliczeniowej za dany okres rozliczeniowy w terminie do 21 dnia miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym dany okres rozliczeniowy został zakończony.

10 Pytanie 21 Wnioskujemy o uwarunkowanie rozpoczęcia sprzedaży od pierwotnego przeprowadzenia procesu zmian sprzedawcy, par. 7 ust.1 (załącznika 4 do SIWZ). Przeprowadzenie procesu jest niezbędne do rozpoczęcia dostaw. Zamawiający planuje rozpoczęcie zakupu energii w zakresie każdego punktu poboru od dnia podpisania umowy, lecz nie wcześniej niż z dniem skutecznego rozwiązania dotychczasowych umów sprzedaży energii elektrycznej z poprzednim Wykonawcą i dostosowaniem układów pomiarowo-rozliczeniowych do wybranej grupy taryfowej. Przewiduje się, że okres od terminu składania ofert do dnia podpisania umowy wyniesie ok. 1 miesiąca. Pytanie 22 Wnioskujemy o usunięcie paragrafu 9 (załącznika nr 4 do SIWZ) w całości, a w szczególności paragrafu 9 ust. 2. Wyjaśnimy, że sprzedawca nie może ponosić odpowiedzialności finansowej za ewentualne uchybienia leżące po stronie lokalnego dystrybutora. Pytanie 23 Wnioskujemy o zmianę paragrafu 5 ust. 7 (załącznik a nr 4 do SIWZ). Jako sprzedawca nie dysponujemy informacją na temat rzeczywistego cyklu rozliczeniowego, który został określony w ramach umowy dystrybucyjnej zawartej pomiędzy OSD, a Zamawiającym. Zamawiający informuje, że w myśl przygotowanych zapisów umowy pomiędzy Zamawiającym a OSD okres rozliczeniowy między tymi podmiotami wyniesie 1 miesiąc. Pytanie 24 Wnioskujemy o usunięcie paragrafu 6 ust. 9 (załącznika nr 4 do SIWZ), który w naszej ocenie jest nie do zaakceptowania. Wyjaśniamy, że reklamacje są rozpatrywane na bieżąco w terminie do 14 dni od ich zgłoszenia.

11 Zamawiający zmieni zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie. Wobec powyższego Zamawiający działając w trybie art. 38 ust. 4 Ustawy zmienia treść SIWZ w nw. zakresie: Załącznik nr 4 do SIWZ: 1. wykreśla się zapis ust.11 7; 2. ust. 7 6 otrzymuje brzmienie: Za dzień zapłaty uznaje się datę uznania rachunku bankowego Wykonawcy; 3. wykreśla się zapis ust. 9 6; 4. ust. 7 7 otrzymuje brzmienie: Wykonawca może wypowiedzieć Umowę bądź wstrzymać dostarczanie energii elektrycznej jedynie w przypadku gdy Zamawiający opóźnia się z zapłatą za pobraną energię co najmniej 30 dni po upływie terminu płatności, z zastrzeżeniem 6 ust. 9 oraz powiadamia na piśmie o zamiarze wstrzymania sprzedaży energii elektrycznej i wypowiedzenia Umowy. Przedmiotowe wyjaśnienie oraz zmiana treści SIWZ jest wiążąca dla uczestników postępowania i należy ją uwzględnić w składanej ofercie.