Symulacja LEAN OFFICE

Transkrypt

1 Symulacja LEAN OFFICE Opis Program ma za zadanie przedstawienie szczupłego podejścia do procesów biurowych i administracyjnych. Celem staję się eliminowanie czynności, które są niepotrzebne np. nadprodukcja - wiele kopii, zapasy, wiele danych - powielanie, oczekiwania na decyzje niedostępnego przełożonego, poprawiania braków oraz błędów w dokumentacji - zbędne przetwarzanie, nadmierny ruch - zbędne przemieszczanie dokumentów pomiędzy działami. Wszystkie wymienione elementy mają swoje negatywne odbicie w jakości, kosztach i czasie trwania procesów administracyjnych i biurowych. Zastosowanie koncepcji Lean w biurze to redukcja kompleksowości procesów powstawania dokumentów, realizacji procedur, podejmowania decyzji. To również skrócenie czasów realizacji zleceń i działań usługowych, niższe koszty obsługi, wyższa jakość oraz satysfakcja klientów zewnętrznych i wewnętrznych. Zajęcia warsztatowo, w oparciu o metody VSM i model pracy Kaizen umożliwiają opracowywanie i wdrażanie usprawnień. Warsztat Value Stream na życzenie grupy może być rozszerzony do tematu definiującego główną część zajęć. Cele szkolenia - dokładne wykazanie w jaki sposób Lean Office wpływa na redukcję strat, - poznanie narzędzi Lean np. Value Stream, 5S, 8D, 5W1H, KANBAN, SMED, Poka-Yoke (metody wizualizacji wykorzystywane w praktyce), - poznanie metod TOC - ciągłe działania służące sterowaniu wąskimi gardłami (zatorami) - rola sterowania wydajnością biura, - przedstawienie zasad przejścia od Push do Pull, - praktyczne przedstawienie, jak "technicznie" mapować "strumień wartości" (identyfikacja, analiza i mapowanie strumienia wartości - VSM), - poznanie możliwości najnowszych technologii jak np. RFID- wykorzystywanych również do skracania LT i redukcji błędów w pracy biurowej, - jak obniżać koszty poprzez wykorzystanie SPC (statystycznej kontroli procesów) w modelu Six-Sigma, - zrozumienie jakie funkcje można pełnić w trakcie transformacji do "Lean przedsiębiorstwa". Profil uczestnika - kierownictwo przedsiębiorstw (zarząd, dyrekcja, właściciele firm produkcyjnych), - pracownicy biurowi, - pozostałe osoby uczestniczące w procesach logistycznych (technolodzy, konstruktorzy,

2 zaopatrzeniowcy). Metody szkolenia - większość rysunków dydaktycznych wykonywanych jest nie na flipcharcie, a na ekranie komputera (użyty tablet) co poprzez rzutnik daje wielokrotnie większe i czytelniejsze obrazy, które każdy uczestnik może zabrać po szkoleniu ze sobą w postaci plików graficznych, - przedstawienie złożonych tematów krok po kroku dostosowując tempo zajęć do możliwości uczestników, - w ponad 90% przypadków stosowanie "nieksiążkowych", przykładów opartych o doświadczenia autora zebrane na terenie Polski i Niemiec, - oparcie szkolenia o naprzemiennie wprowadzające wykłady, ćwiczenia indywidualne i warsztaty. Czas trwania 16 godzin dydaktycznych - 2 dni Program szkolenia Dzień 1 Oparty na grze symulacyjnej podczas której uczestnicy mogą wdrażać narzędzia Lean w praktyce. 1. Świat Lean - wprowadzenie do myślenia procesowego - postrzegania otaczających nas procesów. 2. Rozbieżne cele wewnątrz firmy - wdrażanie Lean Office? Zazębianie się procesów przepływu informacji, materiałów i pieniędzy pomiędzy współpracującymi ze sobą podmiotami/działami: - "wyniesienie ponad perspektywę mojego działu" i zrozumienie na przykładach przyczyn powstawania wewnątrz firmy sprzecznych celów - warunki i przeszkody ustalania spójnych wewnętrznie działań firmy. Zasady ustalania współpracy między działowej poprzez określanie standardów współpracy "service level agreement" - problem przezbrojenia intelektualnego i wzmocnienia efektu "wąskiego gardła", - wpływ wąskiego gardła na realizację prac w modelu ASAP/ALAP, 3. Wprowadzenie do Lean Office: - podstawowe pojęcia, definicje, - zarys historyczny, - siedem źródeł strat w spojrzeniu Lean, - identyfikacja strat, - definicja wartości dodanej z punktu widzenia klienta, - charakterystyka muda w obszarze administracyjnym, - pojęcie klienta wewnętrznego, jak i jej/jego definicji wartości.

3 Dzień 2 4. Kaizen w administracji - czyli wdrożenie Lean Office. Poznajemy zasady realizacji "ciągłego doskonalenia się" - "Kai" "zen" czyli zmiany na lepsze, w kierunku "dobra": - definicja Kaizen i Kaizen Blitz - reguły postępowania, - dlaczego drobne usprawnienia są tak istotne? - właściciele procesu Kaizen i korzyści z uczestniczenia w nim, - leadership: - dlaczego ludzie są krytycznym zasobem dla wdrożenia w firmie podejścia Lean? - paradoks Abilene - mądrzy ludzie, "głupie" organizacje. 5. Narzędzia rozwiązywania problemów: - analiza 5W1Hm, - diagram Ishikawy, - diagram spaghetti. Oparty na realnym case-study podczas, którego uczestnicy poznają zasady analizy strumienia wartości i budują realny plan doskonalenia. 1. Warsztat - mapowanie strumienia wartości (VSM).Zasady analizy i budowy strumienia wartości. Modelowanie procesu celem eliminacji i redukcji elementów nie dodających wartości dla klienta: - co to jest "Value Stream" i kiedy go używać? - wykorzystywane symbole w mapowaniu procesów, - identyfikacja strat, - wiarygodność zebranych danych - metody obserwacji. Zasady pomiaru czasu, "nagrywania" kamerą, - opis strumienia wartości dla case: bazującego na realnym procesie z projektu, - warsztat - studium przypadku i mapowanie strumienia wartości: - mapowanie strumienia wartości, - identyfikacja elementów wchodzących w skład siedmiu obszarów strat, - pomysły zmian, usprawnień, - punkt może być powtórzony wielokrotnie, - wsparcie informatyczne w VSM. 2. 5S i Poka-Yoke dla redukcji błędów i zbędnego ruchu - metody wizualizacji wykorzystywane w Lean Office. Uczestnicy na praktycznych przykładach, jak i błędach wdrożeniowych dowiadują się, do czego 5S można wykorzystać, a do czego nie. Rozumieją dlaczego "Jeden obraz wart jest więcej niż tysiąc słów":

4 - etapy i zasady wdrażania 5S, - poka - Yoke czyli budowanie systemów wytwórczych, procesów, modeli decyzyjnych odpornych na błędy ludzkie: - przykłady, jak w "prosty" sposób można budować systemy produkcyjne odporne na błędy wprowadzane do procesu przez człowieka, - 5S i jego pięć elementów - zasady postępowania na każdym etapie prac (Sort, Straighten, Sweet, Standardize, Sustain), - przyporządkowanie każdego "S" do wybranych źródeł strat, - metody i techniki kontroli wizualnej dla podtrzymania funkcjonowania 5S, - warsztat - "porządek i czystość". 3. Standaryzacja i layout miejsca pracy: - przykładowe rozwiązania dot. projektowania przestrzeni roboczej: np. ustawienia biurek, - analiza miejsc/danych przemieszczanych dokumentów mająca na celu identyfikację marnotrawstwa, - budowa standardów i wizualizacja procesów biurowych. 4. Kanban jako narzędzie wspierające gospodarkę materiałami biurowymi, przekazujące potrzeby w modelu Pull. Szkolona grupa dowiaduje się jak technicznie "zasysać" proces poprzez wykorzystanie kart Kanban. Dowiaduje się również, kiedy jest możliwe wykorzystanie tej metody dla uruchomienia Pull, a kiedy należy szukać innych rozwiązań: - charakterystyka systemu i korzyści z jego wykorzystania, - elementy systemu, - projektowanie rozwiązań Kanban i niezbędne kalkulacje, 5. Wskaźniki i audyt Lean Office: - zasadność stosowania wskaźników, - przykładowe wskaźniki i mierniki Lean Office, - przykładowy arkusz audytu, - sposób przeprowadzania audytów, częstotliwość, - interpretacja wyników audytu. 6. Planowanie wdrożenia Lean Office w "pigułce" - trzy kroki. Warsztatowo uczestnicy opracowują projekt wdrożenia Lean - poznają wymagane trzy kroki planistyczne w Project Management. Harmonogram Harmonogram Dzień 1 Dzień 2 Rejestracja uczestników 9:45-10:00 Zajęcia 10:00-11:00 9:00-11:00

5 Przerwa 11:00-11:15 11:00-11:15 Zajęcia 11:15-13:00 11:15-13:00 Obiad 13:00-13:45 13:00-13:45 Zajęcia 13:45-15:00 13:45-15:00 Przerwa 15:00-15:10 15:00-15:10 Zajęcia 15:10-17:00 15:10-16:00 Koszt inwestycji W celu poznania szczegółów, zapraszamy do kontaktu. Informacje dodatkowe W przypadku zainteresowania jednym szkoleniem większej liczby osób (powyżej 3-4) z jednej firmy jesteśmy w stanie zorganizować dodatkowe terminy w dogodnej lokalizacji przy założeniu, że szkolenie będzie zaplanowane z co najmniej półtora miesięcznym wyprzedzeniem. Każdy temat możemy również przygotować według Państwa wymagań oraz potrzeb firmy w formie szkolenia dedykowanego, wyjazdu integracyjnego lub doradztwa. Zapraszamy do kontaktu, Progress Project sp. z o.o. ul. Popularna Warszawa tel fax biuro@progressproject.pl

6