Zautomatyzowana oddziałowa szafa lekowa MONA LISA

Transkrypt

1 MONA LISA

2 Cechy rozwiązania: dostosowanie do realiów organizacyjnych szpitalnictwa w Polsce; wdrożenie nie wymaga rewolucji w organizacji i funkcjonowaniu placówek; pełna integracja z systemami informatycznymi; polski zespół inżynierów informatyków, gwarantujący szybką reakcję w związku z przebudową i dostosowywaniem aplikacji do potrzeb placówek; polski producent automatyki i konstrukcji; naprawy gwarancyjne 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę czas naprawy do 2 godzin od zgłoszenia awarii. 2

3 Korzyści: zmniejszenie obciążenia personelu czynnościami wynikającymi z raportowania i tworzenia dokumentacji medycznej; dostęp do rzetelnej informacji finansowej i stanu zapasów; wykluczenie pomyłek związanych z podawaniem leku i skutkami ubocznymi działania leku, a co za tym idzie zmniejszenie ryzyka prawnych z tytułu odpowiedzialności szpitali; pełna kontrola stanów magazynowych i zmniejszenie zapasów; możliwość eksportu pomiędzy szafami; Zastosowanie szaf w gospodarce lekowej i wyrobami medycznymi; brak obszarów wyłączonych z zasięgu szafy; awaria szafy nie powoduje zaprzestania podawania leków w systemie szafy (gwarantowana całkowita ciągłość operacji). 3

4 Pełna integracja rozwiązania z systemami szpitala. Zautomatyzowana oddziałowa szafa lekowa System gospodarki lekowej w szpitalu, obszary powiązań z innymi częściami szpitala FK HIS 4

5 5

6 APTEKA GŁÓWNA Nazwa handlowa artykułu; kod artykułu (EAN lub REF); nr serii (LOT); termin ważności; data zakupu; numer faktury; pozycja na fakturze; data dostawy; ilość opakowań; nr WZ; pozycja na WZ; Nazwa dostawcy; NIP dostawcy kwota netto za opakowanie; kwota brutto za opakowanie. Indeks własny artykułu Indeks własny artykułu z systemu aptecznego. Indeks własny artykułu 6

7 Zastosowanie indeksu własnego artykułu CEL: Cyfryzacja zasobów prowadząca do permanentnej inwentaryzacji; Identyfikacja artykułu lub jego części w dowolnym miejscu szpitala; Identyfikacja cech artykułu a co za tym idzie określenie ceny, daty przydatności, serii (ważne w przypadku wycofania serii); Powiązanie pacjent+ artykuł= koszt (rezygnacja ze statystycznych metod liczenia kosztów np.: fifo-lifo; KORZYŚCI: Możliwość tworzenia różnych zestawień lub kalkulacji; Skrócenie czasu pracy personelu z artykułem (aktywacja rezerw prostych); Rozliczenia z płatnikami usług; Informacja o kosztach procedur. 7

8 Zastosowanie indeksu własnego artykułu Prefix w celach statystycznych i inwentaryzacyjnych Captoprillum Płatnik/sponsor aa07jankowalski nfz Osoba indeksująca artykuł (autor indeksu) Identyfikator leku: Nazwa handlowa artykułu; kod artykułu (EAN lub REF); nr serii (LOT); termin ważności; data zakupu; numer faktury; pozycja na fakturze; data dostawy; ilość opakowań;nr WZ; pozycja na WZ; Nazwa dostawcy; NIP dostawcy; kwota netto za opakowanie; kwota brutto za opakowanie. 8

9 Hierarchia indeksów EAN Captoprillum; tabletki; 12,5mg ; 30 tab.; Jelfa S A Jelenia Góra Polska. Captoprillum aa07jankowalski nfz Captoprillum; EAN ; seria 2315; ważny do ; zakupiony ; nr Fr VAT /12/01; poz. 10; dostawa ; 30 tabletek; WZ ; poz. WZ 17; Wetfarma s.a.; NIP ; ; 2,36 PLN; 2,90 PLN. 9

10 Podział indeksów 30 TABLETEK 10 TABLETEK TABLETKI 2 18 TABLETEK Indeksy dzielimy z uwagi na konieczność przepakowania artykułów do mniejszych opakowań. Zmniejsza to wielkość zapasów leków. System nie wymaga posługiwania się całymi opakowaniami. 10

11 Wydanie z apteki dostawa na oddział 1 2 Kompletacja zamówienia tworzenie koszyka + Pakowanie i kodowanie dostawy (zakodowanie informacji o zawartości opakowania i miejsca przeznaczenia) transport Wysyłka opakowania, transport, identyfikacja opakowania i przyjęcie na oddział szpitalny opakowania (zakończenie dostawy na oddział i potwierdzenie wykonania dostawy ). 11

12 Przyjęcie leków do szaf lekowej rozpakowanie transportu identyfikacja leków włożenie do szafy i zaksięgowanie stanu ewidencji w szafie 12

13 Tryby pracy szafy Dostawa tryb przyjmowania artykułów: przyjęcie z apteki przy wykorzystaniu czytnika kodów; brak możliwości włożenia do szafy czegokolwiek poza artykułami przekazanymi z apteki; brak możliwości przyjęcia artykułu na oddział bez fizycznego posiadania artykułu; kontrola ubytków podczas transportu; zwiększenie stanu zapasów i wartości. Zwrot przekazanie do apteki: pomniejszenie stanu i wartości zapasów; kontrola wydania (zwrotu). Zamówienia: automatyczna kontrola stanu w kontekście elektronicznych zleceń lekarskich i przygotowanie list wysyłkowych zamówień do apteki; w przypadku braku zleceń elektronicznych, automatyczna kontrola stanu i analiza w kontekście zdefiniowanych przez użytkownika minimalnych stanów; Kontrola stanu przygotowania koszyka w aptece na podstawie zamówień. Braki, Niskie stany, Przeterminowane: Generowanie informacji o zawartości szafy, z możliwością wyboru daty w przyszłości np. pokarz przeterminowane na dzień (data w przyszłości). 13

14 Tryby pracy szafy Zlecenia elektroniczne: lista pacjentów ze wskazaniem co komu należy podać o jakiej porze; wykonanie zleceń polegające na podaniu wskazanego leku i rozliczeniu leku opisanego indeksem własnym na konkretnym pacjencie; możliwość tworzenia DEPOZYTÓW (ważne na OIT i Bloku) i rozliczanie depozytów. Zlecenia papierowe: podawanie leku i rozpisywanie konkretnych indeksów na konkretnych pacjentów; możliwość tworzenia DEPOZYTÓW (ważne na OIT i Bloku) i rozliczanie depozytów. Niezależnie od rodzaju zlecenia, przygotowanie leku może nastąpić w trybie Unit Dose. Ten tryb polega na zapakowaniu dawek w opakowania i zakodowanie opakowań. Kod opakowania jest wykorzystany przy podaniach w trybie zaksięgowania podania przy łóżku pacjenta (slajd 14). Leki pakowane w tym trybie mogą być przygotowane wcześniej, a potem z szafy wydawane w całych torebkach na pacjenta. Czynności: wskazywanie zużycia artykułów na konkretnych pacjentach w związku z wykonywanymi czynnościami (np. opatrunki rozliczanie częściowe zużycia); możliwość tworzenia DEPOZYTÓW i rozliczanie depozytów po wykonaniu czynności. Remanent: ustalenie stanu faktycznego w szafie; wykazanie niedoborów i nadwyżek oraz korekta rozliczeń; wykazanie wszystkich sytuacji faktycznych związanych z obsługą szafy w tym przegląd monitoringu; ustalenie przyczyn niedoborów 14

15 Wydanie na pacjenta Tryb zaksięgowania podania z chwilą pobrania leku: Zużycie jest księgowane z chwilą odebrania z szafy. Tryb zaksięgowania podania przy łóżku pacjenta: Podanie leku jest potwierdzone czytnikiem przy łóżku pacjenta i z tą chwilą następuje zaksięgowanie podania jak również następuje potwierdzenie wykonania zleconych czynności przy pacjencie. Wybór trybu zależy wyłącznie od ustawienia trybu pracy samej aplikacji. 15

16 1. System wykazuje wszystkie zdarzenia w obrębie od ostatniego remanentu do remanentu bieżącego. 2. W trakcie sporządzania remanentu generowane są informacje w postaci tabel przestawnych umożliwiające szczegółową analizę wszystkich zdarzeń jakie zaszły podczas pracy szafy takich jak: FINANSE Raport z remanentu nr 8 osoba odpowiedzialna autoryzacja data poprzedniego remanentu wartość ujawnionego stanu poprzedniego remanentu wartość dostaw po ostatnim remanencie zużycie na pacjentów koszt na pacjentów strata na pacjentów powinno być w remanencie wartość bieżącego remanentu MONITORING Personel mający dostęp pomiędzy remanentami daty wejść czas łączny czas wartość zrealizowanych zleceń straty ostrzeżenia ilość pobrań bez użycia czytnika niezgodność ilości opakowań różnice film wartość straty/nadwyżki UBEZPIECZENIE POLISĄ czy pomiędzy ostatnim a bieżącym remenentem następowały awarie szafy? czy pomiędzy ostatnim a bieżącym remenentem użyto klucza? czy wszystkie pobrane leki były skanowane czytnikiem? ilość raportów o nieprawidłowościach 16