Raport cząstkowy RC19 Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności

Transkrypt

1 Raport cząstkowy RC19 Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności Warszawa, 21 grudnia 2011 r. PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO

2 Wprowadzenie Schemat 1. Zakres Zadania Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie wykonanych prac w odniesieniu do procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności w ramach Fazy 2 Zadania Opracowanie diagnozy i rekomendacji dotyczących zarządzania i przepływu informacji w administracji rządowej szczebla centralnego oraz przygotowanie zmian i przeprowadzenie pilotaży wykonywanego przez Ernst & Young Business Advisory spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i Wspólnicy sp.k. na zlecenie Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w ramach Projektu Modernizacja systemu zarządzania i przepływu informacji w administracji rządowej szczebla centralnego w Poddziałaniu Modernizacja systemów zarządzania i podnoszenie kompetencji kadr w Działaniu 5.1 Wzmocnienie potencjału administracji rządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), zgodnie z umową z dnia 15 lutego 2011 roku. Celem Zadania jest usprawnienie procesów związanych z tworzeniem i wdrażaniem strategii oraz polityk w administracji rządowej szczebla centralnego. Podczas realizacji Zadania koncentrujemy się na poprawie celowości, skuteczności i efektywności głównych procesów zachodzących pomiędzy urzędami oraz wewnątrz urzędów, a także optymalizacji otoczenia formalnego procesów. W wyniku realizacji Zadania pilotażowo wdrożona zostanie część usprawnień. Zakres Zadania przedstawiony został na Schemacie 1. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

3 Celem prac w ramach Fazy 2 Zadania była analiza wybranych 20 procesów, identyfikacja i opis związanych z nimi praktyk zarządczych oraz przygotowanie propozycji usprawnień. Prace wykonane w Fazie 2 pozwoliły na analizę i identyfikację usprawnień w procesie Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności ( proces ), które mogą zostać pilotażowo wdrożone podczas fazy 3. Prace projektowe w ramach Fazy 2 w odniesieniu do analizowanego procesu zostały wykonane od 18 lipca 2011 r. do 10 listopada 2011 r. Niniejszy Raport cząstkowy dla procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności ( Raport ) stanowi jeden z produktów prac z Fazy 2, zawierający wyniki realizacji następujących podzadań w ramach Fazy 2: analiza stanu obecnego: mapowanie procesów, benchmarking praktyk zarządczych związanych z procesami, szczegółowa propozycja usprawnień procesów. Opis wykonanych prac Proces Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności został wybrany do analizy w Fazie 2 jako jeden z 4 procesów dotyczących dziedziny innowacyjności realizowanych przez Ministerstwo Gospodarki, odpowiadający procesowi Monitoring i ewaluacja (element 4.3 w ramach cyklu polityk publicznych). Umiejscowienie procesu w cyklu polityk publicznych wśród innych procesów analizowanych w Fazie 2 zostało zaprezentowane na Schemacie 2. Proces jest realizowany w Ministerstwie Gospodarki przez Instrumentów Wsparcia. Schemat 2. Procesy podlegające analizie w Fazie 2 2 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

4 Krok 1. Analiza stanu obecnego AS-IS Pierwszym krokiem prac w ramach Fazy 2 była analiza i mapowanie stanu obecnego AS-IS. Poszczególne atrybuty procesu omówiliśmy podczas spotkań i warsztatów Zespołu Projektowego z pracownikami u Instrumentów Wsparcia. Wynikiem mapowania stanu obecnego jest mapa procesu AS-IS, stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego Raportu. Opis poszczególnych elementów i cech procesu został zaprezentowany w formie karty procesu AS-IS w załączniku nr 2 do niniejszego Raportu. Mapa i karta procesu AS-IS zostały przedstawione do weryfikacji pracownikom Ministerstwa Gospodarki biorącym udział w realizacji procesu. W związku z innym przebiegiem procesu w odniesieniu do obszaru innowacyjności (brak funkcjonującego spójnego systemu monitoringu i ewaluacji instrumentów wspierających rozwój innowacyjności przedsiębiorstw), opracowaliśmy karty i mapy następujących elementów procesu AS-IS: Monitorowanie w zakresie realizacji Programu Rozwoju Przedsiębiorstw, Monitorowanie w zakresie realizacji Programu wspierania inwestycji o istotnym znaczeniu dla gospodarki polskiej na lata , Monitorowanie w zakresie realizacji Wsparcia na uzyskanie grantu. Następnie na podstawie zebranych informacji, posiadanej dokumentacji i wywiadów z osobami biorącymi udział w procesie przygotowaliśmy wstępną identyfikację obszarów problemowych w ramach 5 aspektów dojrzałości procesu: dostosowania strategicznego, dostosowania procesowego, organizacji i ludzi, oceny i zmiany oraz technologii. Dla stwierdzonych zarządczych obszarów problemowych przeanalizowaliśmy przyczyny ich występowania. Wstępna identyfikacja zarządczych obszarów problemowych i ich przyczyn była następnie potwierdzana w trakcie warsztatów Zespołu Projektowego z pracownikami Ministerstwa Gospodarki wyznaczonymi liderami zmian. Wyniki tej części analizy zostały przedstawione w Załączniku nr 3 do niniejszego Raportu. Z uwagi na cel Zadania, tj. identyfikację usprawnień możliwych do wdrożenia, oraz zakres naszych prac w ramach Zadania, tj. wybrane do analizy procesy, w wynikach analizy zarządczych obszarów problemowych umieściliśmy jedynie te obszary problemowe i ich przyczyny, które podczas warsztatów z liderami zmian zostały uznane za związane z przedmiotem Zadania i na które można wpłynąć poprzez formułowanie i wdrożenie usprawnień mieszczących się w zakresie Zadania. Ostatnim działaniem w ramach tego kroku był benchmarking, czyli identyfikacja praktyk stosowanych w organizacjach uważanych za najlepsze w analizowanej dziedzinie i odniesienie ich do obszarów problemowych w analizowanym procesie, a także wskazanie potencjalnego wpływu najlepszych praktyk na usprawnienie istniejących problemów zarządczych. Dokumentacja benchmarkingu została zaprezentowana w załączniku nr 4 do niniejszego Raportu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3

5 Podsumowanie wyników analizy stanu obecnego AS-IS Analiza celu procesu AS-IS Cel procesu AS-IS wskazany w kartach poszczególnych elementów procesu jest celem zdefiniowanym przez uczestników wywiadów i warsztatów podczas prowadzonych prac projektowych. Zgodnie z dobrymi praktykami, jeśli odpowiednie definiowanie celów ma służyć zwiększeniu skuteczności realizowanych procesów, cele powinny być zdefiniowane w sposób uwzględniający model SMART tak, aby były: S (ang. specific) zrozumiałe, zdefiniowane, jednoznaczne, konkretne, M (ang. measurable) mierzalne ilościowo lub definiowane jakościowo, A (ang. attainable) możliwe do zebrania i analizy, racjonalnie wyznaczające limity, współgrające z celami i tolerancją ryzyka, koszty mierzenia nie mogą przekraczać korzyści, R (ang. relevant) dobrane do celu, dobrane do oczekiwań mierzącego, T (ang. timebound) odnoszące się do wymiaru czasu, umiejscowione w czasie, uzyskiwane w czasie niezbędnym do podjęcia decyzji. W odniesieniu do monitorowania i ewaluacji w obszarze innowacyjności, cel został określony przez uczestników wywiadów i warsztatów jako: Poprawa jakości i efektywności wsparcia udzielanego w ramach wspierania rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw w kontekście potrzeb związanych z rozwojem gospodarczym i społecznym kraju. Można stwierdzić, że nie uwzględnia on wszystkich elementów modelu SMART (porównaj zestawienie poniżej). Tabela 1. Podsumowanie analizy SMART Element modelu SMART S (ang. specific) M (ang. measurable) Cel Poprawa jakości i efektywności wsparcia udzielanego w ramach wspierania rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw w kontekście potrzeb związanych z rozwojem gospodarczym i społecznym kraju Uwzględnienie elementu modelu SMART Cel w sposób jednoznaczny odnosi się do wspierania rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw w zakresie poprawy jakości i efektywności udzielanego wsparcia. Jednocześnie cel ten jest realizowany nie tylko poprzez analizowany proces. Cel wskazuje konieczność poprawy jakości i efektywności (definicja jakościowa) udzielanego wsparcia. 4 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

6 Element modelu SMART A (ang. attainable) R (ang. relevant) T (ang. timebound) Cel Poprawa jakości i efektywności wsparcia udzielanego w ramach wspierania rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw w kontekście potrzeb związanych z rozwojem gospodarczym i społecznym kraju Uwzględnienie elementu modelu SMART Cel odnosi się do poprawy jakości oraz efektywności udzielanego wsparcia, więc jest osiągalny. Cel dotyczy realizowanych działań w ramach wspierania rozwoju innowacyjności przedsiębiorstwa w kontekście oczekiwań jakościowych wobec udzielanego wsparcia. Cel nie określa perspektywy czasowej. Analiza skuteczności procesu w realizowaniu strategicznych z punktu widzenia państwa celów Dla potrzeb naszej analizy, za cele strategiczne z punktu widzenia państwa, uznawaliśmy cele zdefiniowane w projektach strategii zintegrowanych. W odniesieniu do monitorowania i ewaluacji w zakresie realizacji instrumentów mających na celu wspieranie rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw, cel został określony przez uczestników wywiadów i warsztatów jako Poprawa jakości i efektywności wsparcia udzielanego w ramach wspierania rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw w kontekście potrzeb związanych z rozwojem gospodarczym i społecznym kraju. Cel ten odnosi się do celu głównego projektu Strategii Innowacyjności i Efektywności Gospodarki (SIEG) jakim jest Wysoce konkurencyjna gospodarka (innowacyjna i efektywna) oparta na wiedzy i współpracy. Odnosi się on jednocześnie do następujących kierunków działań zdefiniowanych w projekcie SIEG: 1.1. Dostosowanie systemu regulacji gospodarczych do potrzeb efektywnej i innowacyjnej gospodarki, 1.3. Uproszczenie, zapewnienie spójności i przejrzystości systemu danin publicznych oraz dostosowanie go do potrzeb do potrzeb efektywnej i innowacyjnej gospodarki, 2.2. Budowa ram dla prowadzenia efektywnej polityki, 2.3. Wspieranie współpracy w systemie innowacji. Zgodnie z dobrymi praktykami w zakresie monitoringu i ewaluacji, celem monitoringu i ewaluacji jest nie tylko zwiększenie wiedzy na temat realizowanych projektów (programów), lecz również wykorzystanie wyników do podejmowania decyzji zwiększających efektywność i skuteczność realizowanych projektów (programów) np. w ramach procesu tworzenia koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia, co bezpośrednio przekłada się na skuteczność w realizacji strategicznych z punktu widzenia państwa Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5

7 celów. Stosowane podejście do realizacji procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności w Ministerstwie Gospodarki jedynie częściowo, z uwagi na brak spójnego systemu monitoringu i ewaluacji oraz na brak prowadzonego monitoringu w odniesieniu do wybranych Programów, wspiera skuteczność procesu w realizowaniu strategicznych z punktu widzenia państwa celów. Proces AS-IS, ze względu na wskazane wyżej ustalenia, nie w pełni wspiera realizację strategicznych celów państwa. W analizie TO-BE wskazaliśmy usprawnienia, które przyczynią się do zwiększenia skuteczności procesu w realizacji celów strategicznych państwa. Analiza powiązań procesu z innymi procesami Spośród procesów analizowanych w Fazie 2 prac, proces Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności jest powiązany przede wszystkim z procesem Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w innowacyjności. Powiązanie to wynika z faktu iż proces Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności obejmuje między innymi: procesy zbierania danych o realizacji polityk/programów opracowywanych w ramach procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności (monitoring dotyczy programów opracowywanych w ramach procesu 2.3), formułowanie wniosków dla przyszłych polityk i programów, Proces jest w mniejszym stopniu powiązany z procesami Planowanie operacyjne (rzeczowe i finansowe) w obszarze innowacyjności oraz Raportowanie wyników merytorycznych i finansowych w obszarze innowacyjności. Analiza zasobów Zasoby zaangażowane w realizację procesu zostały szacunkowo wskazane w kartach poszczególnych elementów procesu AS-IS i obejmują zasoby ludzkie, zasoby informatyczne i pozostałe zasoby. Uczestnicy wywiadów i warsztatów nie byli w stanie wskazać dokładnego zaangażowania poszczególnych pracowników w realizację procesu ze względu na udział tych pracowników w realizacji innych zagadnień, które nie są powiązane z procesem oraz niejednorodność przebiegu poszczególnych iteracji procesu. W odniesieniu do monitoringu i ewaluacji w zakresie realizacji instrumentów mających na celu wspieranie rozwoju innowacyjności przedsiębiorstw, brak jest spójnego systemu monitoringu i ewaluacji. W realizację procesu w odniesieniu do Programu Rozwoju Przedsiębiorstw oraz Programu wspierania inwestycji o istotnym znaczeniu dla gospodarki polskiej na lata zaangażowanych jest 7 pracowników u Instrumentów Wsparcia w Ministerstwie Gospodarki. Ze względu na zakres naszych analiz, nie jesteśmy w stanie zwymiarować zaangażowania pracowników w realizację procesu. 6 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

8 Uczestnicy wywiadów i warsztatów wskazywali, że zasoby zaangażowane w realizację procesu są wystarczające. W urzędach nie są zbierane szczegółowe informacje o czasie zaangażowania poszczególnych pracowników w realizację zadań wchodzących w skład procesu. Uniemożliwia to dokładniejsze oszacowanie czasu, przez jaki byli oni zaangażowani w realizację zadań związanych z procesem Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności. Z tego też względu nie była możliwa wycena w postaci monetarnej kosztów realizacji procesu. Analiza czasu realizacji procesu Karty poszczególnych elementów procesu AS-IS zawierają informacje o czasie oraz częstotliwości realizacji procesu. Proces ten jest realizowany w sposób ciągły. Czas realizacji poszczególnych czynności jest zależny od aktualnego stopnia zaangażowania uczestników procesu w realizację innych zagadnień, które nie są powiązane z procesem. Analiza przepływu informacji formalnej, w tym kluczowych decyzji i informacji nieformalnej Przepływ informacji formalnej i dokumentów w ramach procesu został opisany w kartach poszczególnych elementów procesu i oznaczony na mapach poszczególnych elementów procesu. Informacja nieformalna jest przekazywana w ograniczonym zakresie i dotyczy najczęściej konsultowania na poziomie roboczym konkretnych zagadnień związanych z prowadzeniem monitoringu. Pomimo ograniczonego zakresu, przepływ informacji nieformalnej usprawnia i wspiera przebieg analizowanego procesu AS-IS, między innymi poprzez możliwość szybkiego zdobycia informacji o źródłach wiedzy niezbędnych do realizacji procesu. Kluczowe decyzje (tj. akceptacje, zatwierdzenia) zostały opisane w kartach poszczególnych elementów procesu i oznaczone na mapach poszczególnych elementów procesu jako odrębne działania w procesie. Produkty cząstkowe i końcowe Produkty cząstkowe i końcowe zostały omówione w opisie procesu oraz wymienione w części Produkty cząstkowe i końcowe kart poszczególnych elementów procesu. Analiza sposobu realizacji procesu w sensie zgodności z procedurami Akty prawne i regulacje wewnętrzne regulujące przebieg procesu zostały wyszczególnione w kartach poszczególnych elementów procesu AS-IS. Dla analizowanego procesu nie funkcjonują opisy, które w kompleksowy sposób przedstawiałyby jego przebieg. Opis procesu AS-IS został opracowany na podstawie rozmów przeprowadzonych podczas wywiadów i warsztatów. Opis powstawał na podstawie informacji o tym, jakie działania są podejmowane przez poszczególnych pracowników uczestniczących w procesie. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7

9 Analiza stopnia wykorzystania technologii informatyczno komunikacyjnych (ICT) w procesie ICT zostały wskazane w kartach poszczególnych elementów procesu AS-IS. ICT wykorzystywane w procesie to aplikacje biurowe i komunikacyjne. Uczestnicy procesu nie wskazywali podczas rozmów na konieczność wprowadzania specjalistycznych ICT w przebieg procesu. Analiza efektywności procesu W trakcie rozmów z uczestnikami wywiadów i warsztatów, wskazani zostali następujący klienci procesu: przedsiębiorcy, Minister Gospodarki oraz Rada Ministrów. Klienci procesu korzysta z produktów w sposób ciągły. Analizując efektywność realizacji procesu, zgodnie z koncepcją lean management, sprawdzaliśmy jakiego rodzaju źródła nieefektywnego wykorzystania zasobów klientów procesu istnieją lub mogą zaistnieć w procesie AS-IS. Potencjalne źródła nieefektywnego wykorzystania zasobów w procesie według tej koncepcji to: nadprodukcja, czyli produkowanie elementów dokumentów i analiz, które nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji lub nie są wykorzystywane przez klientów procesu, czas oczekiwania, czyli czas, w którym nie można wykorzystywać zasobów do realizacji działań w ramach procesu z powodu oczekiwania, np. na decyzje polityczne, czy wyniki uzgodnień i konsultacji, wielokrotne przetwarzanie danych / czas przetwarzania, czyli wielokrotne analizowanie tych samych dokumentów lub wydłużony czas niezbędny na ich przetwarzanie (np. z powodu braku odpowiednich ICT), powtarzane czynności / niepełnowartościowe lub niepełne produkty procesu / błędy, czyli opracowanie wadliwego/niekompletnego produktu procesu, nieakceptowanego przez klienta procesu, co powoduje konieczność jego poprawy (tj. ponownego zaangażowania zasobów). Przykłady możliwego nieefektywnego wykorzystania zasobów zostały wskazane w ramach analizy głównych problemów zarządczych i przyczyn ich występowania (Załącznik nr 3) i dotyczą następujących problemów: system spójnej ewaluacji działań krajowych (np. obowiązujących programów wieloletnich) nie został zaprojektowany i wdrożony, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu, prowadzony monitoring i ewaluacja są skoncentrowane na rezultatach finansowych projektów/programów co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu, 8 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

10 prowadzona ewaluacja nie zawsze obejmuje poziom beneficjenta końcowego aktualnie funkcjonujących instrumentów w obszarze innowacyjności, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu, proces monitoringu i ewaluacji w obszarze innowacyjności nie jest spójny i skoordynowany, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Analiza przeprowadzonych i planowanych usprawnień oraz ogólnej gotowości do zmian Uczestnicy wywiadów i warsztatów nie wskazali planowanych zmian w procesie AS-IS. Z rozmów z uczestnikami wywiadów oraz warsztatów wynika, że ogólna gotowość do zmian istnieje. Podkreślany jest jednak brak zasobów do wprowadzania zmian do procesu. Dyrektor Generalny MG potwierdził gotowość do wdrażania zmian zaproponowanych ramach Zadania, w tym usprawnień pilotażowych. Dyrektor Generalny MG zwrócił jednak uwagę na znaczenie centralnej koordynacji wdrażanych usprawnień. Analiza luk Analiza luk i braku istotnych elementów (missing links) została przeprowadzona w ramach analizy głównych problemów zarządczych i przyczyn ich występowania (Załącznik nr 3). W oparciu o zidentyfikowane główne problemy zarządcze i analizę najbardziej istotnych obszarów problemowych sformułowaliśmy główne cele zmian i opracowaliśmy propozycje usprawnień (Tabela 2). Zaproponowane usprawnienia, opisane w Załączniku nr 7, dotyczą najbardziej istotnych obszarów problemowych i problemów zarządczych. Podsumowanie wyników analizy głównych problemów zarządczych Wyniki analizy głównych problemów zarządczych zawierające definicje problemów i przyczyn ich występowania zostały przedstawione w Załączniku nr 3 do niniejszego raportu. Główne problemy zarządcze w odniesieniu do procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności, zgodnie z rozmowami z uczestnikami wywiadów i warsztatów oraz przeprowadzoną analizą procesu AS-IS to: Problemy dotyczące dostosowania strategicznego: system spójnej ewaluacji działań krajowych (np. obowiązujących programów wieloletnich) nie został zaprojektowany i wdrożony, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9

11 prowadzony monitoring i ewaluacja są skoncentrowane na rezultatach finansowych projektów/programów co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Problemy dotyczące dostosowania procesowego: prowadzona ewaluacja nie zawsze obejmuje poziom beneficjenta końcowego aktualnie funkcjonujących instrumentów w obszarze innowacyjności, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu, metody zapewniające wielopoziomowość ewaluacji (ewaluacja strategii, programów i projektów oraz wpływów, efektów i rezultatów) nie funkcjonują lub są wykorzystywane w ograniczonym zakresie. Problemy dotyczące organizacji i ludzi: proces monitoringu i ewaluacji w obszarze innowacyjności nie jest spójny i skoordynowany, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Problemy dotyczące technologii: nie funkcjonuje spójna i użyteczna baza danych raportów ewaluacyjnych. W trakcie warsztatów z uczestnikami procesów wskazywaliśmy stwierdzone przez nas główne problemy zarządcze oraz hipotezy przyczyn tych problemów. Wskazane przez nas hipotezy (na podstawie dotychczas przeprowadzonych analiz stanu AS-IS procesu) weryfikowaliśmy z uczestnikami warsztatów. Podstawowe przyczyny głównych problemów zarządczych w odniesieniu do procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności, zgodnie z rozmowami z uczestnikami wywiadów i warsztatów oraz przeprowadzoną analizą procesu AS-IS to: Przyczyny problemów dotyczących dostosowania strategicznego: spójne ramy i wytyczne do realizacji procesu monitoringu i ewaluacji działań krajowych nie zostały opracowane i wdrożone. Przyczyny problemów dotyczących dostosowania procesowego: oczekiwania klientów procesu wobec produktów ewaluacji nie zostały zdefiniowane oraz zakomunikowane. Przyczyny problemów dotyczących organizacji i ludzi: innowacyjność jest dziedziną horyzontalną i wiele urzędów oraz instytucji jest odpowiedzialnych za jej realizację w różnych aspektach, 10 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

12 kompetencje w zakresie dziedziny innowacyjności nie są precyzyjnie i jasno rozdzielone, rozdzielenie zagadnień związanych z gospodarką od rozwoju nauki i edukacji, formalne struktury współpracy pomiędzy resortami i agencjami nie zostały zdefiniowane i komunikacja odbywa się często kanałami nieformalnymi. Przyczyny problemów dotyczących technologii: spójny system ewaluacji instrumentów wspierających rozwój innowacyjności nie został zaprojektowany i wdrożony. Zidentyfikowane główne problemy zarządcze oraz ich przyczyny zostały wykorzystane do wskazania celów zmian i opracowania usprawnień, których zadaniem jest osiągnięcie wskazanych celów. Podsumowanie celów zmian i opracowanych usprawnień w odniesieniu do najbardziej istotnych obszarów problemowych zostało ujęte w Tabeli 2. Podsumowanie wyników benchmarkingu (analizy dobrych praktyk) Opis dobrych praktyk Podczas analizy istotnych obszarów problemowych braliśmy pod uwagę następujące dobre praktyki (ich opis zaprezentowaliśmy w załączniku nr 4): Ewaluacja (MRR), Zespoły/praca w grupach zadaniowych, Baza wiedzy, Analiza Macierzy Logicznej LFA (Logical Framework Analysis), Rada ds. Innowacyjności. Opis dobrych praktyk zawiera definicję, wskazanie źródeł i miejsc wdrożenia oraz korzyści wynikające z wdrożenia dobrych praktyk dla obszarów problemowych. Ponadto, projektując przebieg docelowego procesu TO-BE braliśmy pod uwagę podejście evidence based policy zakładające wykorzystanie w procesie Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności najlepszych dostępnych danych, w tym danych dotyczących wdrażania polityk, programów lub instrumentów, pozyskiwanych między innymi w wyniku procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności. Korzyścią z zastosowania dobrej praktyki jest wsparcie procesu podejmowania decyzji dotyczących projektowania polityk i instrumentów poprzez dostarczenie niezbędnych danych oraz polepszenie jakości rezultatów procesu. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 11

13 Powiązanie zidentyfikowanych głównych problemów zarządczych z dobrymi praktykami oraz z zaproponowanymi usprawnieniami Przeprowadziliśmy analizę głównych problemów zarządczych zidentyfikowanych wspólnie z uczestnikami wywiadów i warsztatów i powiązaliśmy je z dobrymi praktykami. Następnie wskazaliśmy elementy dobrych praktyk, których zastosowanie może przyczynić się do usprawnienia procesu i na ich podstawie zaprojektowaliśmy proponowane usprawnienia: Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki (karta usprawnienia nr 4.3_1_Innowacyjność), Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji (karta usprawnienia nr 4.3_2_Innowacyjność). Wyniki podsumowujące nasze analizy w odniesieniu do głównych problemów zarządczych przedstawiliśmy poniżej. Problem zarządczy: System spójnej ewaluacji działań krajowych (np. obowiązujących programów wieloletnich) nie został zaprojektowany i wdrożony, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Wykorzystane dobre praktyki do sformułowania usprawnienia i korzyści wynikające z ich wykorzystania: Ewaluacja (MRR) wykorzystaliśmy podejście do przygotowania i realizacji badań ewaluacyjnych. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest opracowanie systemu spójnej ewaluacji w odniesieniu do innowacyjności, który zapewni dane wejściowe do realizacji procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Baza wiedzy wykorzystaliśmy podejście do zarządzania wiedzą. Zaprojektowanie i wdrożenie bazy wiedzy (systemu zarządzania wiedzą) zapewni koordynację w obszarze zbierania i dystrybucji dokumentów ewaluacyjnych dotyczących programów i instrumentów w obszarze innowacyjności. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji, 12 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

14 Analiza Macierzy Logicznej LFA (Logical Framework Analysis) wykorzystaliśmy podejście do projektowania procesów oraz opracowania struktury działań. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest zaprojektowanie przejrzystego, czytelnego i spójnego procesu ewaluacji, który zapewni dane wejściowe do realizacji procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Problem zarządczy: Prowadzony monitoring i ewaluacja są skoncentrowane na rezultatach finansowych projektów/programów co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Wykorzystane dobre praktyki do sformułowania usprawnienia i korzyści wynikające z ich wykorzystania: Ewaluacja (MRR) wykorzystaliśmy podejście do przygotowania i realizacji badań ewaluacyjnych w odniesieniu do działań merytorycznych związanych z dziedziną. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest opracowanie systemu spójnej ewaluacji w odniesieniu do innowacyjności, który zapewni dane wejściowe do realizacji procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Analiza Macierzy Logicznej LFA (Logical Framework Analysis) wykorzystaliśmy podejście do projektowania procesów oraz opracowania struktury działań. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest zaprojektowanie przejrzystego, czytelnego i spójnego procesu ewaluacji, który zapewni dane wejściowe do realizacji procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Problem zarządczy: Prowadzona ewaluacja nie zawsze obejmuje poziom beneficjenta końcowego aktualnie funkcjonujących instrumentów w Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13

15 obszarze innowacyjności, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Wykorzystane dobre praktyki do sformułowania usprawnienia i korzyści wynikające z ich wykorzystania: Ewaluacja (MRR) wykorzystaliśmy podejście do przygotowania i realizacji badań ewaluacyjnych. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest opracowanie systemu spójnej ewaluacji w odniesieniu do innowacyjności, co pozwoli skoordynować działania ewaluacyjne w odniesieniu do poziomu beneficjenta końcowego. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Analiza Macierzy Logicznej LFA (Logical Framework Analysis) wykorzystaliśmy podejście do projektowania procesów oraz opracowania struktury działań. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest zaprojektowanie przejrzystego, czytelnego i spójnego procesu ewaluacji, co pozwoli skoordynować działania ewaluacyjne w odniesieniu do poziomu beneficjenta końcowego. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Problem zarządczy: Metody zapewniające wielopoziomowość ewaluacji (ewaluacja strategii, programów i projektów oraz wpływów, efektów i rezultatów) nie funkcjonują lub są wykorzystywane w ograniczonym zakresie Wykorzystane dobre praktyki do sformułowania usprawnienia i korzyści wynikające z ich wykorzystania: Ewaluacja (MRR) wykorzystaliśmy podejście do przygotowania i realizacji badań ewaluacyjnych. Korzyścią z wykorzystania tych elementów dobrej praktyki jest opracowanie systemu spójnej ewaluacji w odniesieniu do innowacyjności oraz wybór / zaprojektowanie funkcjonujących metod ewaluacji. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Analiza Macierzy Logicznej LFA (Logical Framework Analysis) wykorzystaliśmy podejście do projektowania procesów oraz opracowania struktury działań. Korzyścią z wykorzystania tych 14 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

16 elementów dobrej praktyki jest zaprojektowanie przejrzystego, czytelnego i spójnego procesu ewaluacji oraz wybór / zaprojektowanie funkcjonujących metod ewaluacji. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Problem zarządczy: Proces monitoringu i ewaluacji w obszarze innowacyjności nie jest spójny i skoordynowany, co może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Wykorzystane dobre praktyki do sformułowania usprawnienia i korzyści wynikające z ich wykorzystania: Zespoły/praca w grupach zadaniowych wykorzystaliśmy podejście do pracy w zespołach w celu efektywniejszej współpracy pomiędzy urzędami zaangażowanymi w realizację procesu oraz wspólnego wypracowywania rozwiązań związanych z opracowywanymi raportami. Korzyścią z wykorzystania tego elementu dobrej praktyki jest uzgodnienie wspólnych celów raportowania. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki, Rada ds. Innowacyjności wykorzystaliśmy koncepcję powołania ciała doradczego, umiejscowionego horyzontalnie, ponad jednym z ministerstw liniowych, dla celów zwiększenia koordynacji w prowadzeniu polityki wspierania innowacyjności w gospodarce. Wykorzystaliśmy koncepcję wywodzącą się z doświadczeń wielu krajów oraz przedstawioną w projekcie rozporządzenia opracowanego przez Ministerstwo Gospodarki. Wykorzystanie dobrej praktyki wmocni koordynację procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności. Dobra praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki. Problem zarządczy: Nie funkcjonuje spójna i użyteczna baza danych raportów ewaluacyjnych. Wykorzystane dobre praktyki do sformułowania usprawnienia i korzyści wynikające z ich wykorzystania: Baza wiedzy wykorzystaliśmy podejście do zarządzania wiedzą. Zaprojektowanie i wdrożenie bazy wiedzy (systemu zarządzania wiedzą) zapewni koordynację w obszarze zbierania i dystrybucji dokumentów ewaluacyjnych dotyczących programów i instrumentów w obszarze innowacyjności. Dobra Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 15

17 praktyka została wykorzystana do opracowania usprawnienia: Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Odniesienie otoczenia formalno-prawnego i organizacyjnego procesu do dobrych praktyk Przeprowadzona analiza procesu AS-IS obejmuje analizę otoczenia formalno-prawnego procesu (regulacje i procedury wpływające lub określające przebieg procesu), a także otoczenia organizacyjnego procesu. Analiza ta pozwoliła na wskazanie głównych problemów zarządczych, istniejących dobrych praktyk mogących mieć wpływ na rozwiązanie głównych problemów zarządczych oraz na wskazanie w przypadku proponowanych usprawnień jakich zmian w otoczeniu formalno-prawnym i organizacyjnym procesów wymaga wdrożenie usprawnień. Wnioski z tej analizy wskazaliśmy w punkcie Powiązanie zidentyfikowanych głównych problemów zarządczych z dobrymi praktykami oraz z zaproponowanymi usprawnieniami powyżej. Niezbędne zmiany w otoczeniu formalno-prawnym oraz organizacyjnym zostały wskazane w kartach usprawnień w części Zmiany prawne wymagane do wdrożenia usprawnienia. Krok 2. Analiza stanu docelowego TO-BE oraz przygotowanie propozycji usprawnień Na podstawie dokumentacji z przeprowadzonych analiz podczas kroku 1 uzgodniliśmy z liderami zmian identyfikację celów zmian oraz określiliśmy możliwe sposoby wdrożenia zmian dotyczące całego procesu lub pewnych jego elementów (usprawnienia). W wyniku prac warsztatowych przygotowaliśmy dokumentację procesu docelowego zawierającą mapę procesu TO-BE (załącznik nr 5 do niniejszego Raportu) oraz opis procesu TO-BE w formie karty procesu (załącznik nr 6 do niniejszego Raportu). Wyniki prac warsztatowych, tj. opis rekomendowanych usprawnień wraz z analizą wymaganych zmian prawnych, przewidywanych kosztów i korzyści ich wprowadzenia, wpływu usprawnień na celowość i skuteczność procesów, potencjalnych sposobów wdrożenia przewidywanych zmian oraz ryzyk wdrożeniowych i możliwości ich zmniejszania zaprezentowaliśmy liderom zmian w formie kart usprawnień (załącznik nr 7 do niniejszego Raportu). Analiza najbardziej istotnych obszarów problemowych w ramach procesu (szczegółowa identyfikacja w załączniku nr 3) i odnoszących się do nich głównych celów zmian doprowadziła do identyfikacji 2 usprawnień (szczegółowa dokumentacja usprawnienia w załączniku nr 7), które przyczynią się do rozwiązania głównych problemów w procesie. 16 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

18 Podsumowanie wyników analizy stanu docelowego TO-BE oraz przygotowanych propozycji usprawnień Opis i mapa procesu docelowego TO-BE Opis i mapa procesu docelowego TO-BE zostały przedstawione w Załączniku 5 i Załączniku 6 do Raportu. Opis propozycji usprawnień Zaprojektowane usprawnienia zostały opisane w ramach kart usprawnień w Załączniku 7 do Raportu: Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki. Usprawnienie obejmuje: opracowanie aktu prawnego (Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów) powołującego Radę ds. Innowacyjności, opracowanie dokumentu definiującego zasady funkcjonowania Rady (Regulamin Rady), opracowanie aktu wewnętrznego MG powołującego Zespół koordynację i obsługę działań Rady, opracowanie planu pracy Rady na pierwszy rok funkcjonowania, powołanie Rady, utworzenie (wskazanie) Zespołu. Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji. Usprawnienie obejmuje: wprowadzenie systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność. System ewaluacji będzie obejmował Wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji oraz Plan / kalendarz ewaluacji dla dziedziny, na podstawie których prowadzone będą poszczególne analizy ewaluacyjne. Wyniki analiz ewaluacyjnych będą służyć do wyciągania wniosków w zakresie konstruowania instrumentów polityki innowacyjności. Analiza zmian prawnych wymaganych do wdrożenia usprawnień została ujęta w karcie usprawnienia. Koszty i korzyści wprowadzenia usprawnień Koszty dotyczące wdrożenia usprawnienia Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki zostały oszacowane liczbą godzin zaangażowania pracowników urzędów we wdrożenie obejmujące: Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 17

19 opracowanie i uzgodnienie treści projektu aktu prawnego powołującego Radę oraz dokumentu definiującego zasady funkcjonowania Rady, opracowanie i uzgodnienie treści projektu wewnętrznego aktu MG powołującego Zespół (w tym opracowanie ewentualnych zmian niezbędnych w Regulaminie Organizacyjnym MG), opracowanie projektu planu pracy Rady na pierwszy rok funkcjonowania. Koszty dotyczące wdrożenia usprawnienia Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji zostały oszacowane liczbą godzin zaangażowania pracowników urzędów we wdrożenie obejmujące: opracowanie i konsultacje Wytycznych do ewaluacji, zatwierdzenie Wytycznych do ewaluacji, opracowanie Planu / kalendarza ewaluacji dla dziedziny, opracowanie programu szkoleń, przeszkolenie pracowników, ewentualnie zastosowanie elementów Wytycznych. W przeprowadzonej analizie usprawnień zostały wskazane korzyści o charakterze jakościowym wynikające z ich wdrożenia. Celem usprawnień jest przede wszystkim poprawa jakości produktów procesu bez ponoszenia dodatkowych, istotnych nakładów finansowych. Korzyści o charakterze jakościowym z definicji nie podlegają wycenie w postaci monetarnej. Podstawowe korzyści wynikające z wdrożenia usprawnienia Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki to: zwiększona skuteczność i efektywność procesu w realizacji celu poprzez koordynację działań, zdefiniowane i określenie priorytetowych obszarów w dziedzinie innowacyjności, lepsze zaspokojenie potrzeb klientów tj. beneficjentów aparatu interwencji (zwiększenie jakości rezultatu procesu), zapewnienie synergii pomiędzy poszczególnymi rezultatami procesu (polityki, programy, instrumenty i inne narzędzia interwencji), zwiększenie zaangażowania partnerów społecznych w realizację procesu, zapewnienie koordynacji polityki innowacyjności na szczeblu centralnym i regionalnym. 18 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

20 Podstawowe korzyści wynikające z wdrożenia usprawnienia Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji to: optymalizacja czasu przeznaczanego przez pracowników na planowanie, realizację i wykorzystanie wyników ewaluacji dzięki zastosowaniu jednolitego podejścia do przygotowania, realizacji ewaluacji oraz wdrożenia rekomendacji będących wynikiem ewaluacji, zapewnienie lepszej koordynacji działań urzędów i instytucji odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację projektów ewaluacyjnych w ramach dziedziny, wypracowywanie lepszej jakości koncepcji interwencji dzięki zapewnieniu wykorzystania wyników ewaluacji w procesie tworzenia koncepcji aparatu interwencji. Analiza wpływu usprawnień na celowość i skuteczność procesu Celem zaproponowanych usprawnień jest przede wszystkim poprawa jakości produktów procesu, co bezpośrednio wpływa na zwiększenie celowości i skuteczności realizowanego procesu zarówno z punktu widzenia pracowników zaangażowanych w realizację procesu jak i klientów procesu. Analiza ryzyk wdrożeniowych Usprawnienie Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki : W ramach analizy usprawnienia wskazaliśmy następujące podstawowe ryzyka związane z jego wdrożeniem: brak woli politycznej do utworzenia Rady i skoordynowania procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności oraz procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności, brak odpowiednio wysokiego umocowania Rady, brak odpowiednich kompetencji / zasobów ludzkich do skoordynowania procesu Tworzenie koncepcji aparatu interwencji, narzędzi oraz planów wdrożenia w obszarze innowacyjności oraz procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności. W ramach analizy usprawnienia wskazaliśmy następujące podstawowe metody zmniejszenia ryzyk związanych z wdrożeniem: utworzenie Rady ds. Innowacyjności poprzez Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów nadające odpowiednie umocowanie do działalności Rady. Usprawnienie Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 19

21 między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji : W ramach analizy usprawnienia wskazaliśmy następujące podstawowe ryzyka związane z jego wdrożeniem: brak woli politycznej do utworzenia Rady ds. Innowacyjności oraz zapewnienia jej odpowiedniej roli w zakresie ewaluacji interwencji realizowanych w dziedzinie. W ramach analizy usprawnienia wskazaliśmy następujące podstawowe metody zmniejszenia ryzyk związanych z wdrożeniem: utworzenie Rady ds. Innowacyjności poprzez Zarządzenie Prezesa Rady Ministrów nadające odpowiednie umocowanie do działalności. Stosowanie oraz intensywność poszczególnych działań w ramach metod zmniejszania ryzyk powinna zależeć od ustalonego poziomu danego ryzyka (wynikającego z zaistniałych lub uprawdopodobnionych zdarzeń) oraz oczekiwań i tolerancji właściciela wdrożenia wobec danego ryzyka Wnioski W Tabeli 2 zaprezentowaliśmy podsumowanie wniosków, poprzez wskazanie powiązania pomiędzy zidentyfikowanymi najbardziej istotnymi obszarami problemowymi, wskazanymi celami zmian wobec tych obszarów oraz zaproponowanymi usprawnieniami dla analizowanego procesu. Wskazaliśmy też podsumowanie łącznego wpływu wartości dodanej wynikającej z wdrożenia proponowanych usprawnień. Usprawnienia zidentyfikowane podczas prac Fazy 2 umożliwią przygotowywanie i monitorowanie realizacji procesu Monitoring i ewaluacja w obszarze innowacyjności w sposób bardziej sprawny, przewidywalny i powtarzalny. Usprawnienia zakładają koncentrację na kluczowych inicjatywach, co powinno przyczynić się do zwiększenia szans sukcesu ich realizacji. Zaproponowane zmiany pozwolą na zwiększenie celowości, skuteczności oraz w dłuższym okresie po wdrożeniu także efektywności procesu. Usprawnienia mogą mieć również przełożenie na korzystne zmiany w realizacji innych procesów zachodzących w administracji centralnej, a w szczególności w ramach następujących elementów cyklu polityk publicznych, które nie były analizowane w ramach Fazy 2 Zadania: Metaproces 1 Planowanie strategiczne (w różnych horyzontach czasowych) oraz Metaproces 2 Tworzenie polityk wdrożenie spójnego systemu monitoringu i ewaluacji zapewni niezbędne dane o realizacji polityk do prowadzenia działań w ramach tych metaprocesów, Proces 4.2 Weryfikacja stanu realizacji zapewnienie spójnych narzędzi do monitorowania stanu realizacji działań administracji centralnej w ramach założonych głównych kierunków interwencji. 20 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

22 Tabela 2. Podsumowanie usprawnień dla procesu Najbardziej istotne obszary problemowe Główne cele zmian Usprawnienia Wartość dodana usprawnień Proces monitoringu i ewaluacji w obszarze innowacyjności nie jest spójny i skoordynowany, co prowadzi do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Prowadzony monitoring i ewaluacja są skoncentrowane na rezultatach finansowych projektów/programów co prowadzi do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Prowadzona ewaluacja nie zawsze obejmuje poziom beneficjenta końcowego aktualnie funkcjonujących instrumentów w obszarze innowacyjności, co prowadzi do nieefektywnego wykorzystania zasobów w postaci niepełnowartościowych lub niepełnych produktów procesu. Wprowadzenie ciała koordynującego działania w zakresie innowacyjności. Zaprojektowanie spójnego systemu monitoringu i ewaluacji w obszarze innowacyjności. Wykorzystywanie wyników monitoringu i ewaluacji do optymalizacji procesu tworzenia koncepcji aparatu interwencji w obszarze innowacyjności. Powołanie i działanie Rady ds. Innowacyjności oraz powołanie i działanie Zespołu odpowiedzialnego za koordynację i obsługę działań Rady w Ministerstwie Gospodarki (karta usprawnienia nr 4.3_1_Innowacyjność). Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki systemu ewaluacji w odniesieniu do dziedziny innowacyjność obejmującego między innymi wytyczne do planowania (doboru działań ewaluacyjnych), realizacji i raportowania wyników ewaluacji (karta usprawnienia nr 4.3_2_Innowacyjność). Zapewnienie lepszej koordynacji działań urzędów i instytucji odpowiedzialnych za przygotowanie i realizację działań ewaluacyjnych w dziedzinie innowacyjności. Zwiększenie skuteczności realizacji procesu, dzięki ustaleniu jednolitego podejścia do przygotowania i realizacji ewaluacji. Zapewnienie możliwości wdrożenia rekomendacji będących wynikiem prowadzonych ewaluacji oraz wykorzystania ich w procesie tworzenia koncepcji aparatu interwencji. Docelowo, wzmocnienie możliwości prowadzenia polityki w zakresie innowacyjności dzięki posiadaniu wyników ewaluacji zrealizowanych działań. Metody zapewniające wielopoziomowość ewaluacji (ewaluacja strategii, programów i projektów oraz wpływów, efektów i rezultatów) nie funkcjonują lub są wykorzystywane w ograniczonym zakresie. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 21

23 Załączniki: Załącznik nr 1 Mapa procesu AS-IS...23 Załącznik nr 2 Opis procesu AS-IS (karta procesu AS-IS)...25 Załącznik nr 3 Wyniki analizy głównych problemów zarządczych i przyczyn ich występowania...31 Załącznik nr 4 Identyfikacja najlepszych praktyk związanych z procesem...32 Załącznik nr 5 Mapa procesu TO-BE...37 Załącznik nr 6 Opis procesu TO-BE (karta procesu TO-BE)...41 Załącznik nr 7 Opis i analiza usprawnień (karty usprawnień) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

24 Załącznik nr 1 Mapa procesu AS-IS Monitoring i ewaluacja MG_4.3_Monitoring i ewaluacja Minister Gospodarki START Wystawienie upoważnień do przeprowadzenia kontroli 1 Upoważnienia do przeprowadzenia kontroli Podpisanie pisma informującego o kontroli 4 Pismo informujące o kontroli podpisane przez Ministra MG DIW Naczelnik Wydziału Wspierania Inwestycji Zaplanowanie kontroli 2 Plan kontroli MG DIW Wydział Wspierania Inwestycji Wprowadzenie zmian do części finansowej sprawozdania 3 Pismo informująco o kontroli Wysłanie pisma do przedsiębiorstwa 5 Przeprowadzenie kontroli 6 Wnioski i ustalenia z kontroli Strona 24 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 23