Poradnik wyboru systemu ERP

Transkrypt

1 Poradnik wyboru systemu ERP Systemy informatyczne bywają bardzo kosztownymi inwestycjami, dlatego dobranie rozwiązania zaspakajającego specyficzne potrzeby firmy, a jednocześnie dającego się łatwo modyfikować pracownikom, może być ciężkim zadaniem. Niniejszy przewodnik pomoże Państwu przejść drogę od oceny potrzeb biznesowych, przeanalizowania dostępnego oprogramowania spełniającego te wymagania i wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie firmą, który najlepiej zaspokaja potrzeby firmy. Niezależnie od tego, jakie rozwiązanie, jakiego producenta ostatecznie Państwo wybiorą, porady, sposoby i szablony przedstawione w niniejszym podręczniku pomogą Państwu w dokonaniu właściwej inwestycji. Na początek: co dla Państwa firmy oznacza "system wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem"? Dzień w dzień prowadzą Państwo swoją działalność zgodnie z przyjętą wizją i celami. Obsługujecie klientów, szukacie nowych możliwości zarobku, staracie się prześcignąć konkurencję i osiągnąć jak najwięcej, jak najmniejszymi środkami. Oczywiście dbając o to, by zainwestowane środki przynosiły jak największe zyski. Systemy informatyczne i ludzie z nich korzystający mogą pomóc w pokierowaniu firmy w najlepszym kierunku. Systemy wspomagania zarządzania firmą, znane również pod nazwą systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning - ERP) mogę odegrać zasadniczą rolę w odnoszeniu przez firmę sukcesów gospodarczych. Ale jak wybrać najlepszy system spełniający zarówno potrzeby biznesowe, jak i na tyle prosty w obsłudze, że pracownicy będą w stanie szybko na niego się przesiąść i z niego korzystać? Na początek trzeba ocenić potrzeby własnej firmy, określić, jakie problemy system ma rozwiązać, przeanalizować szeroką gamę obecnie dostępnego na rynku oprogramowania, stwierdzić, które będzie najlepsze i znaleźć doświadczonych informatyków, którzy pomogą w jego wdrożeniu. Jeżeli chcecie Państwo rozwinąć firmę mądrze wykorzystując system informatyczny, proszę czytać dalej. Pomożemy Państwu zrozumieć, co mogą zapewniać systemy informatyczne, jak zaplanować ocenę i zaprojektować pożądane rozwiązanie. Aby lepiej zobrazować najważniejsze zagadnienia, posłużymy się fikcyjną historią, opisującą firmę dystrybucyjną przechodzącą przez proces określania swoich potrzeb biznesowych i zdefiniowania wymaganego rozwiązania. IT.integro Sp. z o.o. Ul. Ząbkowicka Poznań tel faks office@it.integro.pl Oddział w Warszawie Al. Jana Pawła II Warszawa nsc_waw@it.integro.pl Oddział we Wrocławiu Pl. Wolności Wrocław nsc_wro@it.integro.pl Oddział w Krakowie ul. Radzikowskiego Kraków krakow@it.integro.pl

2 Od czego zacząć? - Poradnik wyboru systemu ERP Na początek trzeba odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań, by stwierdzić, czy taki system jest nam rzeczywiście potrzebny. Dostępne pomoce: Wstęp do analizy Microsoft Dynamics W celu zebrania informacji niezbędnych na tym etapie służymy również naszym doświadczeniem i pomocą. Kiedy trzeba się zastanowić nad wprowadzeniem systemu informatycznego wspomagającego działalność? Zastanawiają się Państwo, czy warto się przymierzać do kompletnego systemu informatycznego do zarządzania firmą? Wiele z najlepszych współczesnych systemów ma budowę modułową, tak że na początek można wdrożyć wyłącznie funkcjonalność niezbędną, a ulepszenia i rozszerzenia wprowadzać dopiero, gdy zaczną być naprawdę potrzebne. W odróżnieniu od starszych systemów ERP, współczesne elastyczne rozwiązania można dopasować do praktycznie każdego istotnego procesu czy praktyki działania, w tym w zakresie zarządzania finansami, sprzedażą i usługami, produkcją czy kadrami. Aby wstępnie się zorientować, co może Państwu dać nowy system, warto się zastanowić nad istotnymi punktami zwrotnymi w organizacji lub głównymi obszarami, w których należy maksymalnie zwiększyć wydajność, żeby firma mogła się rozwijać. Istotne punkty Nie zawsze łatwo jest stwierdzić, jakie istotne punkty zwrotne stwarzają zapotrzebowanie i sygnalizują konieczność instalacji nowego systemu informatycznego. Istnieje szereg wyraźnych sygnałów konieczności wprowadzenia zmian: Jak szybko rozwija się firma? Niedawno pojawiła się znaczna liczba nowych klientów? W ofercie pojawiły się nowe wyroby i usługi? Zwiększyło się zatrudnienie, bo pracownicy już nie byli w stanie sprostać zleceniom? Firma rozszerza zakres działalności? A systemy i oprogramowanie firmowe są w takim samym stanie, w jakim były, gdy obroty, liczba klientów, produktów i usług czy zatrudnionych jeszcze nie przyprawiała o zawrót głowy? Firma Cronus produkuje i rozprowadza specjalizowaną aparaturę pomiarową dla przemysłu spożywczego. Idzie jej dobrze. Handlowcy właśnie zdobyli duży kontrakt z czołowym producentem zdrowej żywności. Ponadto, Cronus analizuje możliwości współpracy z kilkoma producentami kosmetyków. Kilka od dawna opracowywanych w firmie produktów ostatecznie wprowadzono do produkcji i już są w magazynach. Oprócz centrali w Poznaniu, firma otworzyła centrum dystrybucyjne i biuro handlowe w Krakowie. Niedawno też zwiększono zatrudnienie, ponieważ pracy mocno przybyło. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 2 z 20

3 Czy obecnie posiadane systemy ograniczają swobodę firmy? Pracownicy muszą wprowadzać i pobierać informację do i z wielu różnych programów już zbyt wielu, przez co zaczynają się mylić. Ze względu na zróżnicowanie programów, pracownicy jednego działu nie mogą wymieniać czy łączyć informacji z informacjami pracowników sąsiednich działów. Administratorzy systemu zaczynają być zalewani niespotykaną dotąd ilością żądań wprowadzania różnych kombinacji programowych, przez które obecne oprogramowanie już ledwo daje sobie radę, a wcale nie wygląda na to, żeby ludzie pracowali wydajniej. Bądź też kupili Państwo drugą firmę i teraz w jakiś sposób trzeba połączyć systemy informatyczne obydwu przedsiębiorstw. Cronus kilka lat temu nabyła drugą małą firmę, ale nigdy nie było okazji, by zintegrować dane i systemy obydwu przedsiębiorstw. Rezultat? Zdublowane bazy danych o zapasach, zamówieniach i kontaktach z klientami. Bardzo trudno jest znaleźć i zespolić informacje o klientach, którzy kupują towar w obydwu firmach, co odbija się na poziomie ich obsługi. Nieliczni informatycy firmowi zaczynają spełniać rolę szperaczy, wyszukujących w systemach dane o klientach i ich transakcjach. Jak dobrze są w stanie Państwo planować i prowadzić działalność? Oczywiście wszystkie informacje o działalności firmy i preferencjach klientów gdzieś są w firmowych systemach, ale nie da się do nich łatwo dostać, przez co są bezużyteczne do planowania strategicznego. Także główni kontrahenci i dostawcy nie mogą sprawnie z Państwem współpracować nie mając dostępu do danych i procesów firmy. Marek, wiceprezes do spraw sprzedaży w firmie Cronus chce opracować prognozę sprzedaży na najbliższy rok. Firma jest dochodowa od chwili założenia na początku lat dziewięćdziesiątych i jej działalność nie ma charakteru sezonowego. Ale mimo tego, Nowak ma problemy ze znalezieniem danych o sprzedaży w przeszłości i stworzeniem racjonalnych prognoz. Podczas spotkania z dyrektorką finansową - Magdą okazuje się, że ona ma ten sam problem. Mimo, że firmie Cronus dobrze idzie, bez wglądu w aktualne dane o wynikach jej kierownictwo praktycznie nie może planować przyszłości i rozwoju firmy. Główne funkcje: dystrybucja, produkcja, finanse, CRM Na sprawę można też spojrzeć pod zupełnie innym kątem jakie korzyści może zapewnić firmowy system informatyczny w następujących krytycznych obszarach działalności: Dystrybucja: czy zawsze właściwe towary trafiają we właściwe miejsca w terminie? Jakie usprawnienia by się przydały w zarządzaniu zapasami, magazynami, zamówieniami i zaopatrzeniem? Czy prognozy sprzedaży są trafne i pewne i czy są bezpośrednio przekładane na planowanie zaopatrzenia materiałowego i towarowego? Dobry system wspomagania zarządzania firmą może zwiększyć sprawność działania w obszarze dystrybucji i zarządzania łańcuchem dostaw, pomóc w opanowaniu kosztów i optymalnego wykorzystania ograniczonych zasobów z lepszymi rezultatami. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 3 z 20

4 Produkcja: czy są Państwo w stanie produkować to, czego życzą sobie klienci, lepiej i sprawniej? A co by było, gdyby mogli Państwo opracowywać, wytwarzać lub montować wyroby szybciej lub z mniejszymi kosztami ogólnymi? A jakość produkcji czy nie byłoby dobrze podnieść powtarzalną jakość produkcji poprzez skuteczny system zapewniania jakości? Oprócz powyższych powodów, wiele firm wprowadza systemy wspomagania zarządzania po to, by móc szybciej i elastyczniej reagować na zmiany trendów rynkowych i działania konkurencji. Cronus zaczęła skutecznie konkurować ze znacznie większymi firmami. Ale wielcy konkurenci mają pewną przewagę wdrożyli systemy pozwalające im na szybkie dostosowywanie produktów do indywidualnych wymagań klientów, a także zaskakująco szybkie opracowywanie i wprowadzanie na rynek produktów zupełnie nowych. Gdyby firma Cronus próbowała robić to samo, zaczęłyby się problemy z jakością. Szymon, dyrektor operacyjny, dostrzega ogromny potencjał drzemiący w optymalizacji procesów produkcyjnych. Ale zdaje sobie sprawę z tego, że Cronus nie dysponuje ani funduszami ani ludźmi, których większe firmy mogły przesunąć do rozwiązania problemów produkcyjnych. Gospodarka finansowa: czy firma działa zgodnie z założoną strategią? Oczywiście uważnie śledzą Państwo wyniki finansowe firmy i zdarzenia gospodarcze na nią wpływające, zarządzając finansami w najsprawniejszy do osiągnięcia sposób. A gdyby mogli Państwo zmniejszyć czasochłonność tej pracy i ją uprościć, mając łatwiejszy dostęp do krytycznych informacji finansowych? Dobry system może na przykład zminimalizować czasochłonność i pracochłonność zamknięcia miesiąca przez pracowników. A prosty w obsłudze interfejs może ograniczyć ludzkie pomyłki w obliczeniach finansowych. Dobry system gospodarki finansowej może również pozwolić na generowanie przekrojowych sprawozdań finansowych, opartych na wszystkich istotnych informacjach firmowych. Prezes firmy Piotr i jej dyrektor finansowy Witold rozważają możliwość wprowadzenia firmy na giełdę. Ale w takiej sytuacji firma będzie musiała uporządkować gospodarkę finansową i spełnić wymagania na dodatkową sprawozdawczość giełdową. Jednak nawet, gdy firma pozostaje pozagiełdową spółką prywatną, jej właścicieli interesuje wiarygodność i sprawność zarządzania finansowego i sprawozdawczości. Ponadto, niektórzy z konkurentów zaoferowali dobrowolne poddanie się wymogom ustawy o kontroli finansowej i przez to Cronus też musi wykazać, że jest jej w stanie sprostać. Ale stosowanie najlepszych praktyk bez wspomożenia ich sprawnym systemem informatycznym będzie drogie i czasochłonne. Zarządzanie kontaktami z klientami (CRM): czy klienci są zachwyceni obsługą ze strony Państwa firmy? Kontakty z klientami mogą być czynnikiem decydującym o istnieniu firmy. Czy ułatwiacie Państwo klientom współpracę z Wami? Czy rozumiecie ich potrzeby i preferencje, a co najważniejsze czy je zaspokajacie? Nowy system może pomóc zgrać kontakty z klientami z akcjami handlowymi i działaniami marketingowymi, co może zaowocować zwiększeniem obrotów i większym przywiązaniem klientów. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 4 z 20

5 Mimo, że interesy idą świetnie, wiceprezes do spraw sprzedaży Sławek jest zaniepokojony rotacją klientów. Z rozmów z pracownikami wie, że sytuacja nie jest dobra. Wygląda na to, że z każdym nowopozyskanym klientem firma traci drugiego na rzecz konkurencji. Sławek zdaje sobie sprawę z tego, że jeżeli tak będzie dalej, to firma nie ma szans na zostanie liderem rynkowym. Widzi też, że mimo ogromnych starań, handlowcom nie udaje się zwiększyć średniej rocznej sprzedaży na klienta. Firmie Cronus zdecydowanie przydałoby się rozwiązanie CRM, które może jej pomóc lepiej zarządzać z klientami z lepszymi wynikami finansowymi, ale także wyższym poziomem obsługi. Co dalej - określenie i zaprojektowanie rozwiązania Wiedzą już Państwo nieco więcej o tym, czym są informatyczne systemy wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem, jakie główne obszary działania firmy warto usprawnić i że nadeszła właściwa pora, by firmę wyposażyć w systemy następnej generacji. To dobry moment, by zadbać o dokonanie właściwego wyboru. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 5 z 20

6 Zadania: cele, plan, budżet - Poradnik wyboru systemu ERP Wybór kompleksowego rozwiązania informatycznego spełniającego indywidualne wymagania firmy i działającego zgodnie z przyzwyczajeniami pracowników, może być trudnym zadaniem. Dlatego należy je starannie zaplanować. Z doświadczeń wielu firm wynika, że proces planowania i określenia celów, jakie ma spełniać nowe rozwiązanie do wspomagana zarządzania przedsiębiorstwem powinien mieć kilka niezbędnych etapów. Planowanie działań Na rynku firm dystrybucyjnych można znaleźć wiele gotowych przykładów, jak ocenić aktualną sytuację firmy i określić cele, które zamierzamy osiągnąć. Każdy z takich przykładowych scenariuszy zawiera kilka kryteriów powodzenia przedsięwzięcia, które umożliwiają porównanie aktualnego stanu gospodarczego firmy z zakładanymi celami. Przystępując do planowania przedsięwzięcia wyboru rozwiązania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem trzeba uwzględnić bardzo wiele szczegółów. Poniżej przedstawiamy ogólne ramy planu, które pomogą w zapanowaniu nad całym procesem. Główne etapy planowania, to: Określenie obszaru zainteresowania Ustalenie głównych osób Przeprowadzenie wstępnego rozpoznania Określenie budżetu Przygotowanie procesu wyboru systemu Określenie harmonogramów Określenie obszaru zainteresowania Pierwszą Państwa decyzją powinno być to, czy zająć się wybranym kluczowym aspektem działalności, na przykład dystrybucją, czy kilkoma obszarami. Pomimo, że można to zrobić na późniejszych etapach, podjęcie tej decyzji na samym początku znacznie upraszcza dalsze prace. Marek rozmawia z innymi dyrektorami firmy Cronus, a także z kolegami dyrektorami z innych firm, których na ogół prosi o radę, gdy musi podjąć ważną decyzję. Firma Cronus decyduje, że na początek skupi się na obszarach dystrybucji i zarządzania siecią dostawców, ponieważ one bezpośrednio przeplatają się z pozostałymi obszarami działania firmy i bezpośrednio rzutują na relacje firmy z klientami i kontrahentami. Ustalenie głównych osób Należy ustalić, kto będzie pomagał w wyborze rozwiązania i poinformować te osoby o swoich zamierzeniach. W grupie tej powinni się znaleźć: Główni decydenci firmy/organizacji Specjaliści techniczni z firmy Inne doświadczone zaprzyjaźnione osoby z innych firm, do których można się zwrócić po poradę szczególnie, jeżeli już wdrażały u siebie podobne rozwiązania. Spośród tej grupy należy wybrać komitet sterujący. To on będzie odpowiadał za prowadzenie działań i zapewniał łączność z innymi członkami grupy, gdy będą takie potrzeby. W idealnych warunkach w skład komitetu sterującego powinny wejść zainteresowane osoby zarówno z technicznych, jak i merytorycznych działów firmy. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 6 z 20

7 Kierownictwo firmy Cronus to dosyć nieliczna grupa ludzi i wszyscy pracują w siedzibie w Poznaniu. Powołanie komitetu sterującego projektem ograniczyło się do kilku telefonów i maili. W skład komitetu wchodzą Marek wiceprezes ds. sprzedaży (który kieruje pracami), Witek dyrektor finansowy, Szymon dyrektor operacyjny, Marian dyrektor informatyki i kilkoro ich bezpośrednich podwładnych. Dyrektor generalny firmy - Piotr życzy sobie otrzymywać regularne sprawozdania z prac grupy i ma głos przy podejmowaniu ostatecznych decyzji. Przeprowadzenie wstępnego rozpoznania Komitet sterujący kieruje początkowym rozpoznaniem sytuacji i analizą działalności. Należy utworzyć spis wszystkich aktualnych spraw merytorycznych mających wpływ na obszar firmy będący przedmiotem zainteresowania. Następnie należy je uporządkować według priorytetów. Należy utworzyć spis aktualnie użytkowanego oprogramowania, sprzętu i znanych problemów z nimi związanych. Należy się zastanowić, czy i które wymagają rozwiązania przed przystąpieniem do dalszych działań. Należy ustalić punkty nienaruszalne, które muszą być uwzględniane podczas rozpoznania i analiz na przykład czy firma jest zobowiązana używać konkretnego systemu operacyjnego, rodzaju oprogramowania, bądź musi współpracować z konkretnym producentem? Komitet sterujący zaprasza do współpracy kliku specjalistów merytorycznych, którzy poprowadzą analizy. Marek i Szymon, czyli wiceprezes ds. sprzedaży i dyrektor operacyjny zobowiązują się sporządzić spis problemów w dystrybucji. Marian dyrektor informatyki, przeprowadza szczegółową inwentaryzację sprzętu i oprogramowania. Już na początku zdaje sobie sprawę jak wiele różnych i przestarzałych systemów informatycznych pracuje w firmie. Jednakże firma nie jest trwale związana z żadną platformą informatyczną lub producentem, może swobodnie dążyć do osiągnięcia najlepszych możliwych wyników inwestycji. Firma chce mieć oprogramowanie spełniające jej niepowtarzalne potrzeby gospodarcze, a zarazem takie, którym ludziom będzie się wygodnie posługiwać i które ułatwi im pracę. Określenie budżetu Komitet sterujący określa budżet zarówno na proces wyboru rozwiązania, jak i na samo rozwiązanie. Na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy potrzeb i problemów, komitet sterujący musi określić ile problemy kosztują firmę w postaci utraconych przychodów, zaniżonej wydajności pracy, słabej rentowności inwestycji, i tak dalej. Gdy koszty te zostaną przedstawione zainteresowanym, będą mogli określić racjonalny koszt, jaki firma będzie gotowa ponieść by usprawnić swoje działanie. Trudno jest przeliczyć na pieniądze wszystkie sprawy, ale w firmie Cronus jest kilka takich pozycji, przydatnych w planowaniu. Na przykład co roku firma wydaje złotych na dodatkowe wysyłki towarów w miejsce przesyłek zagubionych lub źle zaadresowanych. Braki towarów w magazynie przekładają się na niemożność zrealizowania zamówień klientów na kwotę około złotych rocznie. Komitet sterujący szacuje, że uporządkowanie działania firmy i zwiększenie wydajności i sprawności pracy ludzi może firmie rocznie przynieść oszczędności rzędu złotych. Po kilku debatach i dodatkowych weryfikacjach, komitet decyduje, że zasadną kwotą budżetową na wybranie, zainstalowanie i wdrożenie oprogramowania będzie złotych. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 7 z 20

8 Przygotowanie procesu wyboru systemu Jeżeli Państwa firma do wyłaniania dostawców stosuje procedurę przetargów ograniczonych, komitet sterujący może określić interesujących go dostawców i opracować zapytanie ofertowe. Jeżeli w firmie nie są stosowane procedury przetargowe, komitet sterujący powinien opracować proces, który najlepiej zaspokoi potrzeby gospodarcze firmy. Należy przygotować szczegółowy wykaz pozycji do sprawdzenia, by mieć pewność, że zakres oceny będzie wyczerpujący i taki sam w wypadku każdego potencjalnego dostawcy. Trzeba będzie omówić i określić szereg kryteriów, w tym: Wybór dostawcy: czego od niego oczekujemy? Czy na przykład wielkość dostawcy ma znaczenie? Niektóre firmy wolą współpracować z dostawcami sobie podobnymi z punktu widzenia wizji i wielkości. Warto też zdecydować, czy oczekują Państwo, że całość dostawę, wdrożenie i utrzymanie oprogramowania zapewni Wam jedna firma? Należy to jasno ustalić, a potem dopilnować, żeby wszyscy członkowie komitetu sterującego i inni zainteresowani mieli pełną jasność kryteriów wyboru dostawcy. Możliwość przyszłej rozbudowy: aktualnie planujecie Państwo skupić się na wybranych obszarach firmy. Ale jeżeli rozważacie możliwość przyszłego rozbudowania oprogramowania pod kątem zaspokojenia dalszych potrzeb, potrzeby te należy określić już teraz. A kandydaci na dostawców powinni spełniać wymagania na rozbudowywalność systemu. Sprawy finansowe: firma może stosować określoną politykę lub mieć silne przyzwyczajenia co do zasad kupowania i płatności za licencje na oprogramowane. Z kolei producenci oprogramowania też oferują różne opcje licencjonowania, fakturowania oraz kredytowania oprogramowania i usług. Doświadczenie dostawcy: w jaki sposób stwierdzić, czy dostawca i jego rozwiązanie dobrze przystaje do specyficznych potrzeb Państwa firmy? Może warto porozmawiać z jego innymi klientami używającymi rozważane rozwiązania? A może przejrzeć witrynę producenta? Obejrzeć pokaz działania systemu na żywo? Wziąć udział w warsztatach organizowanych przez dostawcę? Może najlepszym rozwiązaniem jest zdecydować się na analizę przedwdrożeniową? A może zacząć od małego projektu pilotażowego, z niewielką liczbą użytkowników? A czy jeżeli wprawdzie rozwiązanie dostawcy zdaje się spełniać Państwa potrzeby techniczne i gospodarcze, ale producent nie ma jasno skrystalizowanych planów rozwoju systemu, to czy w dalszym ciągu Państwa będzie interesował? Przed kontaktowaniem się z potencjalnymi dostawcami te wszystkie kwestie należy sobie w maksymalnym możliwym zakresie określić. To może być także właściwa chwila na zmianę składu komitetu sterującego. Może się okazać, że do dalszych prac będzie potrzeba mniej lub więcej osób, albo osób o innych kwalifikacjach, niż dotychczas zaangażowane w sprawę. Komitet sterujący firmy Cronus uznaje, że woli współpracować z jednym dostawcą. Rozwiązanie nie ograniczy się do dystrybucji i finansów, z czasem trzeba będzie je rozszerzyć na obszar produkcji. Członkowie komitetu chcą też, aby dostawca zaoferował opcje finansowania, jeżeli początkowo firma z nich nie skorzysta. Zgadzają się też, co do tego, że dostawca nowego oprogramowania musi wykazać się dobrym zrozumieniem problemów firmy i mieć już klientów z tej samej branży i o podobnych potrzebach, a także być firmą ugruntowaną, rokującą istnienie na rynku jeszcze przez wiele lat. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 8 z 20

9 Określenie harmonogramów Podobnie, jak w wypadku każdego projektu, o ile nie określimy harmonogramu naszego procesu wyboru dostawcy, to może się on ciągnąć w nieskończoność. Dlatego należy określić jednoznaczne terminy punktów zwrotnych przedsięwzięcia. Punktami zwrotnymi mogą być: Decyzja, co do tego, na jakich obszarach firmy się skupiamy Opracowanie wymagań do systemu Opracowanie spisu potencjalnych dostawców Rozesłanie zapytań ofertowych i zorganizowanie spotkań/prezentacji Utworzenie krótkiej listy dostawców Przeprowadzenie szczegółowych rozmów z dostawcami Rozmowy z lub odwiedziny u klientów dostawców Wybór dostawcy Cronus opracowuje terminarz działań, zaczynający się od pierwszego spotkania komitetu sterującego w pierwszym tygodniu. Z uwzględnieniem dni wolnych od pracy i urlopów, firma przewiduje, że działania ukończy w sześć miesięcy. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 9 z 20

10 Analiza możliwych scenariuszy - Poradnik wyboru systemu ERP Należy zadbać o pozyskanie wsparcia głównych decydentów i opiniotwórców w organizacji. Niektóre z osób odgrywających te istotne role mogą nie mieć świadomości, że aktualny system informatyczny przedsiębiorstwa niedomaga w pewnych obszarach, bądź nie będą pewni, jakie korzyści w ich własnej pracy da im nowy system. Każdy z przedstawionych scenariuszy możliwych w obszarze dystrybucji przedstawia wykaz istotnych kryteriów, których można użyć do oceny sprawności i wydajności aktualnej działalności firmy. Warto też przy okazji ich rozważania zastanowić się nad innymi możliwymi scenariuszami i kryteriami, bardziej adekwatnymi do sytuacji firmy. Kryteria ogólne: określenie podstaw Zarządzanie zapasami/towarami: przekształcenie ośrodka kosztów w generator przychodów Zarządzanie magazynem: by towary były dostępne Sprzedaż i obsługa klientów: przekształcenie celów gospodarczych w owocne kontakty Realizacja zamówień: zaspokajanie potrzeb klientów sprawnie i z zyskiem dla siebie Kryteria ogólne: określenie podstaw Aktualnie użytkowane narzędzia programowe do zarządzania firmą dają jej pewne korzyści. Czy są Państwo z tych korzyści zadowoleni? Jak dobrze wspomagają one realizację Państwa założeń biznesowych? Co chcieliby Państwo osiągnąć wprowadzając nowe rozwiązanie zarządzające dystrybucją? To są bardzo podstawowe kryteria, ale bardzo ważne dla firmy. (Proszę zapisać wartości aktualne jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.) Komitet sterujący Cronus zgadza się co do tego, że określenie docelowe tych kryteriów pomoże w uporządkowanym wdrożeniu nowego systemu i zapewni wymierne korzyści ekonomiczne. Każdy z członków zespołu przynajmniej raz przeżył wprowadzanie drogich i zakłócających pracę firmy zmian w oprogramowaniu, które ostatecznie zaowocowały tylko minimalną poprawą wyników finansowych, wydajności czy zdolności innowacyjnych firmy. Nikt nie ma wątpliwości, że jeżeli komitet sterujący nie znajdzie przekonującego rozwiązania zapewniającego uzyskanie wymiernych korzyści, firma pozostanie przy obecnie użytkowanych systemach i sformułuje kolejny, ale prawdopodobnie droższy, plan ich modernizacji. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 10 z 20

11 Zarządzanie zapasami/towarami: przekształcenie ośrodka kosztów w generator przychodów Tak długo, jak towary przemieszczają się zgodnie z zapotrzebowaniami klientów, tak długo przynoszą zyski. Zalegające zapasy to niepotrzebnie zamrożone pieniądze. Aby utrzymać produktywność inwestycji w towar potrzebny jest sprawny i elastyczny system zarządzania pozwalający na utrzymywanie optymalnych poziomów zapasów. Rozwiązanie informatyczne do zarządzania dystrybucją może zapewnić dochodowy ruch towarów z magazynów do klientów. (Proszę zapisać wartości aktualne jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.) Komitet sterujący Cronus przeprowadził telekonferencję z kierownikami ds. zaopatrzenia, transportu i magazynów by ustalić powyższe kryteria zarządzania zapasami. Uczestnicy z chęcią przedstawili problemy z błędami w stanach magazynowych, brakami towarów, towarami zalegającymi i brakiem możliwości sprawdzenia historii pozycji magazynowych i ich kosztów. Jeden z klientów firmy już zagroził, że poszuka sobie innego kontrahenta, jeżeli Cronus nie będzie mu w stanie zapewniać terminowych właściwych ilościowo dostaw, by z kolei on mógł terminowo produkować i wysyłać swoje wyroby. Marek i jego handlowcy są szczególnie zainteresowani możliwością składania klientom realistycznych obietnic. Dyrektor handlowy Sławek podkreśla też wysokie koszty transportu, a także towarów zalegających i wolno zbywalnych. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 11 z 20

12 Zarządzanie magazynem: by towary były dostępne Aby wspierać rozwój firmy i jej klientów, obiekty i procesy magazynowe muszą być maksymalnie sprawne i uporządkowane. Należy dążyć do utrzymania optymalnego zatrudnienia i wykorzystania wszelkiej dostępnej powierzchni do płynnej realizacji zamówień. Ponieważ magazynierzy na ogół nie są specjalistami od komputerów i oprogramowania, system magazynowy musi być intuicyjny i prosty w obsłudze, a do tego bardzo praktyczny. (Proszę zapisać wartości aktualne jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.) Kierownicy magazynów firmy Cronus zlokalizowanych w Poznaniu i w Krakowie często mają trudności z wymianą informacji i dokumentów magazynowych i przyznają, że obsługa magazynów odbywa się nieefektywnie i jest zbyt droga. Na przykład zakład firmy zlokalizowany w Poznaniu wytwarza przyrząd pomiarowy zawierający szereg części składowanych w magazynie w Krakowie i za każdym razem trzeba zatelefonować, żeby upewnić się, czy części są dostępne i uruchomić wysyłkę. Obydwa magazyny pracują w ruchu ciągłym. Nocna zmiana kompletuje zamówienia, rozwozi towary na magazyn i pakuje to, czego nie spakowano do końca dnia. Zarówno dyrektor operacyjny, dyrektor finansowy jak i przeciążeni kierownicy magazynów chcieliby mieć uporządkowane działanie magazynów tak, aby można było wyeliminować zmianę nocną, zwiększając sprawność pracy magazynierów. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 12 z 20

13 Sprzedaż i obsługa klientów: przekształcenie celów gospodarczych w owocne kontakty Podstawą generowania przychodów, dzięki którym firma się utrzymuje na rynku jest sprzedaż i obsługa. To te działy w oczach klientów reprezentują całą firmę. I każda firma chce, żeby jej handlowcy i dział obsługi klientów zapewniali najwyższy poziom obsługi i zwiększali obroty handlowe firmy. Ale czy dostali niezbędne im do tego narzędzia? Czy klienci są zadowoleni, przez co wracają do firmy i polecają ją następnym klientom? Rozwiązanie do zarządzania działalnością dystrybucyjną pozwoli na maksymalizację sprawności pracy działów handlowych i obsługi klienta. (Proszę zapisać wartości aktualne jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.) Praca działu sprzedaży to podstawowe jednostkowe kryterium decydujące o wynikach i konkurencyjności firmy Cronus. Wiceprezes ds. sprzedaży Marek może pochwalić się tym, że przychody ze sprzedaży nieprzerwanie wzrastają od 14 kwartałów. Jednakże również wzrosła ilość zwrotów, głównie ze względu na zmienną jakość wyrobów, braki dostępności flagowych towarów firmy i klienci zaczynają odchodzić. A choć dział handlowy na ogół osiąga cele kwartalne, Marek wie, że mógłby je podwyższyć, gdyby handlowcy mieli lepszy dostęp do informacji o zapasach, transportach i stanie realizacji zamówień, dzięki czemu mogliby lepiej obsługiwać klientów, którzy by się odwzajemnili większą lojalnością. Jednakże przy obecnej niesprawnej organizacji, Cronus często jest tylko zapchaj dziurą dla klientów, którzy swoje regularne zamówienia składają u konkurencji. Liczba klientów powracających i z polecenia jest znacznie niższa, niż oczekiwania Marka. Handlowcy są niezadowoleni, co skutkuje rotacją pracowników. Ewidentnie nowy system informatyczny mógłby zwiększyć sprawność pracy działu handlowego i zatrzymać więcej klientów. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 13 z 20

14 Realizacja zamówień: zaspokajanie potrzeb klientów sprawnie i z zyskiem dla siebie Sprawna, ekonomiczna i niezawodna realizacja zamówień to wywiązywanie się z obietnic złożonych przez dział handlowy i obsługi klientów w imieniu firmy. Solidne rozwiązanie do zarządzania dystrybucją utrzymuje wysoką wydajność i powtarzalność organizacji pracy, a co za tym idzie, pozwala na elastyczność, gdy jest ona potrzebna klientom i firmie. (Proszę zapisać wartości aktualne jeżeli są znane - i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.) Wprawdzie reklamacje klientów są nieliczne, ale pracownicy Cronus zdają sobie sprawę z tego, że ich firma nie cieszy się renomą łatwego kontrahenta. Pracownicy działu obsługi klienta nie są w stanie od ręki odpowiedzieć na proste zapytania klientów o stan realizacji ich zamówień czy terminy dostaw bez wyszukiwania informacji i późniejszego oddzwaniania do klienta. Podobnie jest w wypadku zmiany specyfikacji wyrobu czy warunków płatności. W obecnym systemie bywa tak, że gotowe zamówienie staje się widoczne dopiero po kilku dniach. W tym czasie uzyskanie informacji o stanie realizacji zlecenia graniczy z cudem. Ponadto, pomyłki przy wprowadzaniu zamówień owocują pomylonymi wysyłkami, przekroczonymi terminami i dostawami uzupełniającymi, co nie jest powodem do zadowolenia klientów. Największych 15 klientów dających Cronus prawie 70% obrotów domaga się możliwości samodzielnego sprawdzania stanu realizacji zamówień i płatności. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 14 z 20

15 Postęp, czyli wyszukiwanie informacji w wielu źródłach - Poradnik wyboru systemu ERP Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning - ERP) ogromnie się rozwinęły od czasów, gdy zostały wymyślone. Współcześnie dostępna jest szeroka gama rozwiązań przeznaczonych dla wielkich (Microsoft Dynamics AX), średnich (Microsoft Dynamics NAV), a nawet całkiem małych firm i organizacji (Gardens). Mając tak szerokie możliwości wyboru, przed jego dokonaniem należy bardzo dokładnie przeanalizować dostępne opcje. To się bardzo opłaci właściwie dobrany system wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem szybciej się zwróci i pomoże w ograniczeniu innych kosztów prowadzenia działalności. Z kolei źle dobrane rozwiązanie może okazać się drogie, trudne w obsłudze, eksploatacji i utrzymaniu, przez co wyniki mogą być dalekie od oczekiwanych. Nie róbmy wszystkiego samemu: zaangażujmy w poszukiwania zespół Na tym etapie prawie na pewno już Państwo znają swoje cele i wiedzą, kogo w firmie bezpośrednio będzie dotyczyło nowe rozwiązanie i kto może pomóc w jego doborze. Wszyscy zainteresowani i uczestniczący w procesie wyboru systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa powinni mieć wspólną wizję, jakie problemy w działalności chcą rozwiązać Warto jest powołać zespół zadaniowy, proponując zainteresowanym i decydentom udział w poszukiwaniach, a następnie rozdzielić między niech pracę zgodnie z obszarami ich zainteresowań, co pozwoli na jej wykonanie w rozsądnym terminie. Pomocne źródła informacji - witryny, imprezy, książki i artykuły Na rynku istnieje szereg źródeł i pomocnych informacji, które mogą się przydać w poszukiwaniach. Z naszej strony promujemy cykliczne spotkania, na których przybliżamy możliwości systemów Microsoft Dynamics ERP (AX/NAV). Proszę pamiętać o tym, że przygotowanie książki zajmuje autorowi na ogół, co najmniej rok przez co pewne konkretne informacje mogą być już przestarzałe, niemniej pomysły przez nich przedstawiane mogą wciąż być doskonałe i aktualne. Z kolei witryny na ogół są aktualizowane na bieżąco, ale tu z kolei należy pamiętać o tym, że często odzwierciedlają opinię konkretnej osoby lub organizacji tak, że warto przejrzeć ich wiele i wyciągnąć samodzielnie wnioski. Za to, jeżeli trafią Państwo na wystawę, konferencję lub podobną imprezę organizowaną w niedalekiej okolicy, udanie się na nią może być sposobem uzyskania wielu punktów widzenia i osobistego porozmawiania ze specjalistami i kadrą firm korzystających z systemów wspomagających zarządzanie firmami. W firmie Cronus większość rozeznania rynku biorą na siebie dyrektor operacyjny Szymon i dyrektor informatyki Marian. Z wybranymi bezpośrednimi podwładnymi udają się na kilka konferencji, gdzie rozmawiają z licznymi producentami oprogramowania, doradcami i klientami. Spotykają też wielu przedstawicieli innych firm, mających podobne kłopoty, jak Cronus. Jednakże stwierdzają, że bardzo niewielu oferujących rozwiązania sprawia wrażenie firm stabilnych, zajmujących się czymś więcej, niż niszami rynkowymi, czy rozumiejących problematykę działalności dystrybucyjnej i jej aspekty gospodarcze mające krytyczne znaczenie dla Cronus. W związku z tym, lista dostawców rozwiązań technicznych, mogących interesować firmę, ogranicza się do około dziesiątki, którą Marek, Witek i Marian są skłonni rozważyć. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 15 z 20

16 Przygotowanie zapytania ofertowego Jesteście Państwo już gotowi by przedstawić swoje cele/wymagania dostawcom i poprosić ich o prezentację i oferty rozwiązań. Jeżeli normalnie stosują Państwo w firmie procedury przetargowe, to zapewnie mają opracowaną metodologię przygotowania i ogłaszania zapytań ofertowych. Jeżeli natomiast nie mają Państwo wiedzy na ten temat to oczywiście służymy pomocą i szkoleniem, jak się do tego zabrać i na co zwracać szczególną uwagę. Firma Cronus dotychczas nie stosowała rygorystycznych procedur przetargowych, niemniej teraz zdecydowała się opracować dokument zapytania ofertowego i zaproszenia do spotkania. Ponieważ decyzja o wyborze oprogramowania może mieć daleko idące konsekwencje dla przedsiębiorstwa i pociągać za sobą duże inwestycje, komitet sterujący zdecydował, że ten proces należy przeprowadzić z najwyższą starannością. Dokument opracowuje zespół finansowy kierowany przez dyrektor finansowego Witka. Jeden z zaopatrzeniowców tworzy dokument, w którym będą zapisywane i porównywane oferty dostawców. Na 11 wystosowanych zaproszeń do przetargu, trzech producentów nie odpowiada wcale, jeden przekracza termin spotkania i składania ofert, trzy oferty zostają od razu odrzucone, ponieważ cena jednej przekracza przyjętą kwotę maksymalną, druga nie wykazuje zrozumienia przez dostawcę wymagań wyszczególnionych przez Cronus, a trzecia jest po prostu nie na temat. Czyli na krótką listę trafiają czterej oferenci, których propozycje należy dokładnie przeanalizować. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 16 z 20

17 Wybór prawdziwych specjalistów do wdrożenia - Poradnik wyboru systemu ERP Znają już Państwo potrzeby merytoryczne firmy i wiedzą, w czym może pomóc system informatyczny. Przeprowadzili Państwo rozpoznanie i znaleźli szereg rozwiązań i producentów je oferujących. Teraz spośród nich należy wybrać tego jednego. Ograniczenie listy dostawców oprogramowania Jak zyskać pewność, że dostawca jest wiarygodny i jest w stanie dostarczyć i utrzymać rozwiązanie, które Państwu jest potrzebne? Warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii: Czy firma dostawcy ma ugruntowaną pozycję rynkową, infrastrukturę techniczną i personel, pozwalające na wdrożenie i utrzymanie Państwa systemu informatycznego? Czy dostawca przedstawił wykaz swoich klientów z Państwa branży, którzy są gotowi z Państwem o nim porozmawiać i wystawić mu referencje? Czy wyraźnie widać, że dostawca ma bogate doświadczenie i dobrze rozumie Państwa działalność i jej problematykę, nawet jeżeli nie posiada referencji z Państwa branży? Czy wizja i kultura firmowa dostawcy przystaje do analogicznych cech Państwa firmy? Czy proponowany przez dostawcę system informatyczny spełnia Państwa oczekiwania gospodarcze? Początkowo wydawało się, że wszyscy czterej dostawcy, którzy przebrnęli wstępne eliminacje i trafili na krótką listę firmy Cronus, spełniali zasadnicze kryteria. Dopiero, gdy dyrektor informatyki Marian przeanalizował dogłębnie specyfikacje techniczne proponowanych przez nich rozwiązań zdał sobie sprawę z tego, że w wypadku dwóch z nich niezbędna by była całkowita przebudowa sprzętowa informatyki w firmie. W Cronus używana jest platforma Microsoft Windows działająca na względnie tanich komputerach. Pracownicy są przyzwyczajeni do korzystania z narzędzi biurowych, takich jak Microsoft Office Word do pisania dokumentów, Microsoft Office Excel do obróbki arkuszy kalkulacyjnych i sprawozdawczości finansowej oraz Microsoft Office Outlook do wymieniania poczty elektronicznej, organizowania spotkań i utrzymywania spisu korespondentów i informacji o kontaktach z nimi. Nowy firmowy system informatyczny musi współpracować z rozwiązaniami wykorzystywanymi aktualnie w firmie Cronus oraz dodatkowo rozszerzać ich możliwości. Zespół projektowy wyłonił dwóch dostawców, których rozwiązania działają w środowisku oprogramowania Microsoft. Jeden z nich firma IT ma na koncie zdecydowanie więcej instalacji wykonanych u klientów z branży interesującej Cronus, a więc produkcji i dystrybucji. Oferta IT jest interesująca, ale nie najtańsza. Jednakże Marek i Witek oboje uznają, że IT rzetelnie przedstawia koszty i nie próbuje stosować żadnych sztuczek z ich ukrywaniem, co mogłoby później zaowocować problemami z budżetem. A co ważne dla Cronus, IT dysponuje liczną kadrą szkoleniowców i serwisantów, tak że będzie w stanie za jednym zamachem zapewnić także wdrożenie i szkolenie. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 17 z 20

18 Czołowa pozycja Microsoft na rynku systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwami Materiały przedstawione na niniejszych stronach mają za zadanie pomóc Państwu w wyborze dobrego systemu informatycznego dla firmy, niezależnie od tego, czyjej produkcji on będzie. W niniejszym rozdziale przedstawiamy szczegółowe informacje o oprogramowaniu i usługach firmy Microsoft, by mogli Państwo porównać je z ofertami innych dostawców. Microsoft bardzo poważnie traktuje systemy informatyczne dla przedsiębiorstw i przeznacza znaczące środki i zasoby na badania i rozwój w tej dziedzinie. Microsoft Dynamics oferuje szeroką gamę narzędzi programowych przeznaczonych dla bardzo różnych przedsiębiorstw i organizacji. Uwzględnienie Microsoft Dynamics w pracach nad wyłonieniem dostawcy może Państwu zapewnić dostęp do rozwiązań technicznych, zdolnych rozwiązać prawie każdy problem merytoryczny firmy, dostarczanych przez globalną sieć partnerów. Innowacja zintegrowana: jak rozwiązania Microsoft ze sobą współpracują Microsoft oferuje pełną gamę systemów informatycznych dla przedsiębiorstw, narzędzi i usług to właśnie Microsoft Dynamics. Zapraszamy na stronę Rozwiązania pod różne potrzeby - omówienie pokazujące, jak oferta Microsoft Dynamics może zapewnić rozwiązanie palących potrzeb przedsiębiorstwa. Programy, usługi i rozwiązania platformowe firmy Microsoft działają w sposób zintegrowany tworząc rozwiązanie kompleksowe. Dzięki dążeniu firmy Microsoft by zawsze stać na czele innowacji technicznej i zapewniać wyroby umożliwiające pracownikom firm realizację ich celów gospodarczych oznacza, że będą Państwo mogli rozwiązać potrzeby własnej firmy bardzo sprawnie i ekonomicznie. Niezależnie od tego, czy chodzi Państwu o usprawnienie zarządzania dystrybucją i siecią dostawców, zwiększenie przychodów i sprawności działania, czy jak najsprawniejsze zarządzanie pracą personelu Microsoft może zaoferować rozwiązania i partnerów, którzy pomogą to osiągnąć. Oto dodatkowe informacje umożliwiające wstępną ocenę oprogramowania Microsoft Dynamics. Innowacyjnie zintegrowane oprogramowanie firmy Microsoft pozwoli Państwa pracownikom szybciej osiągnąć zwrot inwestycji. Analizy rentowności inwestycji konsekwentnie pokazują wysoką wartość oferty Microsoft dla klientów. Oprogramowanie dla przedsiębiorstw Microsoft Dynamics agreguje w jednym miejscu informacje z każdego zakątka firmy, umożliwiając ich sprawne analizowanie celem podejmowania trafniejszych finansowo decyzji. Będąc członkiem rodziny oprogramowania Microsoft, te rozwiązania od razu mogą współpracować z powszechnie używanymi narzędziami biurowymi, takimi jak Microsoft Office najwyższej klasy rozwiązaniami systemowymi, takimi jak Microsoft Servers i Microsoft.NET. Dane wprowadzone przez dowolną osobę w dowolnym miejscu, są dostępne wszystkim pracownikom firmy co przyśpiesza pracę, ogranicza pomyłki i zapewnia dokładne informacje wszystkim tym, którym są one potrzebne. Ale owo połączenie na tym się nie kończy procesy można bezpiecznie rozszerzać na całe otoczenie współpracujące z firmą, co pozwala dodatkowo zwiększyć sprawność działania. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 18 z 20

19 Firma Cronus już dawno zainwestowała w oprogramowanie Microsoft i zamierza tę inwestycję dalej wykorzystywać. Firma IT ma duże udokumentowane doświadczenie we wdrażaniu rozwiązań Microsoft Dynamics i ich integrowaniu z innymi narzędziami i rozwiązaniami firmy Microsoft już używanymi w przedsiębiorstwach. Wygląda na to, że obecnie będzie można połączyć odrębne firmowe bazy danych, rejestry finansowe, kartoteki klientów i inne informacje tak, że przedstawiciel handlowy, dyrektor generalny czy dyrektor finansowy będą mieli bezpośredni dostęp do aktualnych i wyczerpujących informacji o działalności firmy. Microsoft Dynamics zapewnia także szereg możliwości podłączenia do systemu firmy Cronus również partnerów handlowych i klientów, tak że sami będą mogli wykonywać pewne podstawowe, niemniej ogromnie ważne, działania. Komitet sterujący zaprasza firmę IT do przedstawienia prezentacji i warsztatów dla niego, dyrektora generalnego i kilku innych członków kierownictwa firmy podczas spotkania w Poznaniu. Użytkownicy Microsoft Dynamics mówią Wielu użytkowników Microsoft Dynamics ochoczo podzieliło się swoimi doświadczeniami i wyraziło zadowolenie z produktów i partnerów, z którymi mają do czynienia. W sieci dostępne jest archiwum praktycznych przykładów ( studiów przypadku ) opisujących profesjonalne rozwiązania w różnych branżach i specjalizacjach. Informacje o tym, jak firmy podobne do Państwa przedsiębiorstwa wykorzystują rozwiązania Microsoft można znaleźć na stronie Cronus podobają się informacje uzyskane o firmie IT. Jest nie tylko Certyfikowanym Partnerem Microsoft Dynamics, ale i niezależnym producentem oprogramowania, oferującym też szereg samodzielnie opracowanych rozwiązań dodatkowych. Są one zintegrowane z programami Microsoft Dynamics i rozszerzają ich możliwości, dodatkowo usprawniając gospodarkę magazynową i zapasami a to są dwa główne obszary zainteresowania Cronus. Komitet sterujący zwraca się z prośbą o przedstawienie referencji od wybranych klientów i z kilkoma z nich się kontaktuje. Zostaje już tylko spotkać się z dostawcami, przedstawić im swoje wymagania i dokonać wyboru Skrócili Państwo listę potencjalnych dostawców do jednego lub dwóch. To już pora, by rozpocząć rozmowy z ich przedstawicielami i przedstawić im Państwa problemy, scenariusze, wymagania i oczekiwania co do wyników. Producent lub lokalny dostawca oprogramowania (partner producenta) powinien przedstawić Państwu budżet i koncepcję rozwiązania, która zrealizuje Państwa potrzeby i wymagania. Powinni Państwo szukać partnera, który: Rozumie i pomaga rozpoznać problemy w Państwa działalności jeszcze zanim zaleci jakiś produkt. Jest gotów blisko współpracować z Państwa merytoryczną kadrą kierowniczą. Przedstawi szczegółowy plan rozwiązania, które przystaje do Państwa działalności, terminarza i budżetu. Po konsultacjach z dyrektorem generalnym Piotrem, komitet sterujący decyduje się wybrać ofertę firmy IT, pomimo, że nie zaoferowała ona najniższej ceny. Komitet uważa, że koszt jest racjonalnie uzasadniony i zwróci się, jeżeli system skutecznie rozwiąże główne problemy firmy Cronus. Dyrektor informatyki Marian rozpoczyna planowanie wdrożenia we współpracy z zespołem firmy IT i wewnętrznymi klientami (użytkownikami systemu) w Cronus. Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 19 z 20

20 Więcej informacji można znaleźć na stronie Centrum wdrożeń Nr 1 we wdrożeniach Microsoft Dynamics Strona 20 z 20