Terminale mobilne Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX

Transkrypt

1 Terminale mobilne Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. ul. Kościuszki 229; Katowice giga@giga.katowice.pl

2 Charakterystyka modułu Moduł TERMINALE MOBILNE służy do obsługi urządzeń przenośnych wykorzystywanych do zbierania odczytów, fakturowania i windykacji należności. Polega to na przygotowaniu paczki informacji, zawierającej informacje niezbędne dla inkasenta do rozliczenia odbiorcy (klienci, punkty odbioru, sposoby rozliczania, obowiązujące ceny, ostatnie odczyty itp.); skonfigurowanie zadania (np. określenie domyślnych sposobów zapłaty; włączenie funkcjonalności rozliczania należności), wysłania danych do terminala mobilnego a także zaczytanie danych zwrotnie po powrocie inkasenta z terenu. Dzięki zastosowanym mechanizmom system umożliwia funkcjonowanie jednocześnie różnego rodzaju terminali mobilnych. Zastosowano pojęcie ZADANIA. Pod pojęciem ZADANIA rozumie się nie tylko pakiet informacji o klientach i punktach poboru wody, ścieków przenoszonych do terminala przenośnego. W trakcie definiowania zadania określa się również jaki rodzaj terminala będzie używany i jakie funkcjonalności będą wykonywane (np. tylko zbieranie odczytów, zbieranie odczytów i wystawianie faktur, wystawianie faktur za śmieci, windykacja należności itp.). W zależności od rodzaju wykorzystywanego terminala możliwe jest wykonywanie innego zakresu operacji. Zadania ze względu na stopień realizacji przyjmują różne statusy: planowane, wystawione, realizowane, rozliczane lub zakończone. Aktualna wersja systemu GW-MAX umożliwia współpracę z systemem odczytów radiowych oraz z systemem ewidencji zbiórki odpadów. Wykorzystanie modułu terminale mobilne w zakresie tych funkcjonalności zostało opisane w odrębnej dokumentacji. Interfejs użytkownika Uruchamianie poszczególnych funkcji w module możliwe jest na kilka sposobów. Podstawowy sposób stanowi menu główne dodatkowo można wykorzystywać pasek narzędzi, ikony znajdujące się na belce bocznej, menu kontekstowe wywoływane prawym klawiszem myszki oraz klawisze skrótu (ALT+ podkreślona litera). Menu główne zawiera opcje: Strona 2

3 PLIK WYJŚCIE zamknięcie wszystkich okien i wyjście z modułu EDYCJA zawiera standardowe opcje: WYTNIJ, KOPIUJ, WKLEJ ZADANIA: ZADANIA NA TERMINALACH MOBILNYCH definiowanie zadań dla terminali mobilnych INNE: TERMINARZ OPERATORA: PRZYPOMNIENIA wyświetla tabelę zawierającą wszystkie przypomnienia operator SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA wyświetla informacje (przypomnienia) aktualne na dany dzień USTAL HASŁO OPERATORA opcja umożliwiająca zmianę hasła dla zalogowanego operatora ZMIANA SZATY GRAFICZNEJ APLIKACJI konfiguracja tła aplikacji, schematu szaty graficznej OKNA określenie sposobu wyświetlania okien, przechodzenie pomiędzy aktualnymi oknami Konfiguracja modułu System GW-MAX umożliwia wykorzystanie jako terminali zarówno komputerów PSION WORKABOUT jak i urządzeń przenośnych PDA. Rodzaj wybranego terminala warunkuje dostępność operacji na terminalach mobilnych. Zakres operacji dostępnych dla terminala PSION funkcjonalność Inkasent i Inkasent- Prognozy: Wprowadzanie odczytów Naliczanie ryczałtu Naliczanie opłat stałych za utrzymanie przyłącza Wystawianie i wydrukowanie faktury Wystawienie faktury i wydrukowanie tylko potwierdzenia (dla klientów ze zleceniem stałym) Wprowadzanie uwag Wystawianie faktur wg średniej Strona 3

4 Wprowadzenie zmniejszenia do wodomierza Wystawianie faktur prognozowanych Brak możliwości wystawiania faktur grupowych (dla wielu formuł jednego klienta) Brak automatycznego bilansowania struktur podwodo mierzy Inkasowanie zapłat za bieżące faktury Zakres operacji dostępnych dla terminala PDA: Wprowadzenie odczytów Naliczenie ryczałtów (również za pełne miesiące) Naliczenie opłat stałych za utrzymanie przyłącza i za wykonanie odczytu Naliczenie obciążeń z tytułu wywozu odpadów zgodnie z harmonogramem Zabieranie obciążeń wyliczonych na PC i wystawianie faktur zawierających te obciążenia (w tym obciążenia wynikające z rozliczania struktur bilansowych czy wynikające z wymiany wodomierza) Automatyczne rozliczanie struktury formuł zależnych (podliczników) Kontrola występowania struktury formuł zależnych Kontrola występowania wielu formuł rozliczeniowych dla jednego kontrahenta Wystawianie faktur zbiorczych i indywidualnych Wprowadzanie uwag i wybieranie uwag ze słownika Możliwość drukowania duplikatu faktury Inkasowanie zapłat za bieżące faktury Wystawianie wezwań do zapłaty Przyjmowanie zapłat za zaległe faktury (za wskazane faktury) Naliczanie odsetek do zapłat za faktury zaległe Wydruk raportów: faktury wystawione, formuły nie rozliczone stan kasy itp. Konfiguracja terminali mobilnych jest również oddzielna dla poszczególnych terminali. Strona 4

5 Zakładka Psion-Inkasent zawiera konfigurację dotyczącą terminala Psion. Na zakładce Ogólne można ustalić domyślną ilość dni kredytu (wartość podpowiadana inkasent może ją zmienić); sposób liczenia opłaty stałej oraz określić czy mają być rozliczanie zaliczki i prognozy. Zakładka Kontrolne pozwala na wprowadzenie kontroli w zakresie dat wprowadzania odczytu i wystawiania faktury na PSION-ie. Kontrola miesiąca z wystawionych faktur - ta opcja jest powiązana z konfiguracją globalną obowiązującą na PC OPERATOR SYSTEMU ZAKŁADKA FINANSOWE. Jeżeli włączona została kontrola dat wystawienia i sprzedaży faktur na PC to zaznaczenie omawianej opcji (w konfiguracji terminali) spowoduje, że kontrola zostaje rozszerzona o terminale mobilne. Tzn. jeżeli na PC określono, że obecnie faktury wystawiane są dla miesiąca marca (i opcja Kontrola miesiąca z wystawionych faktur jest włączona) inkasent nie będzie mógł wystawić faktury z inną datą. Strona 5

6 Kontrola daty odczytu zaznaczenie tej opcji spowoduje, że inkasent nie będzie mógł wprowadzić odczytu z datą wcześniejszą niż aktualna data na PSION-ie. Kontrola daty wystawienia jw. z tym, że kontrolowana jest data wystawienia faktury. Kontrola numeracji faktur Inkasent ma możliwość zmiany numeru faktury. Włączenie tej opcji spowoduje, że inkasent nie będzie mógł zmienić numeru faktury na wcześniejszy od tego z którym zaczął zadanie. Kontrola dat odczytu i ryczałtu ta opcja obowiązuje na PC w module terminale mobilne. Dotyczy sytuacji, gdy inkasent wykonuje tylko odczyty (tylko nalicza ryczałty) bez wystawiania faktur. W momencie zatwierdzania odczytów (ryczałtów) system kontroluje, czy nie istnieją w systemie odczyty (ryczałty) z datą późniejszą niż obecnie zatwierdzane. W takim przypadku nie zostaną te odczyty (ryczałty) zatwierdzone. Zakładka Drukarka pozwala na wybranie typu wykorzystywanej drukarki oraz standardu kodowania polskich znaków. Strona 6

7 Zakładka Wydruki pozwala na skonfigurowanie wydruku faktury z przekazem (przez zaznaczenie odpowiednich pozycji operator decyduje, które odcinki mają być drukowane); włączenie lub wyłączenie drukowania kodów kreskowych oraz wprowadzenie dodatkowych tekstów drukowanych odcinkach. Zakładka Udogodnienia pozwala określić sposób wyświetlania informacji o kontrahencie (Wyświetlaj obiekty) oraz sposób sortowania obiektów w zadaniu na PSION-ie. Zakładka Stopka w tym miejscu można wprowadzić dodatkowy tekst, który będzie drukowany na fakturach z PSION-a. Strona 7

8 Konfiguracja urządzenia przenośnego PDA umieszczona została w zakładce PDA Inkasent. Zakładka Ogólne - w tym miejscu określane jest jakiego typu formuły mają być rozliczane na terminalu. Możliwe jest wybranie tylko rozliczeń wod-kan, tylko rozliczeń za wywóz odpadów bądź jednych i drugich. Rozliczaj nie fakturowane obciążenia zaznaczenie tej opcji umożliwi zabieranie przez inkasenta obciążeń naliczonych ale nie zafakturowanych na PC. Obciążenia takie są automatycznie dodawane do bieżących faktur wystawianych w terenie. Zakładka Funkcje umożliwia określenie ścieżki zapisywania zadania w trakcie eksportu i importu z PDA. Ścieżka może być określona przez wskazanie konkretnego foldera np. c:\wymiana_plików lub (jak na przykładowym ekranie) tworzona z wykorzystaniem makra. Według konfiguracji w wyświetlonym oknie dla każdego inkasenta będzie tworzony oddzielny katalog. Strona 8

9 Opcja ta powoduje, że odczyt na wodomierzu głównym, który nie zastał zafakturowany przez inkasenta, będzie przepisany do bazy ale jako zawieszony. Umożliwi rozliczenie struktury zmniejszeń, a po zaakceptowaniu na wodomierzu głównym będzie podstawą do wystawienia faktury uwzględniającej strukturę zmniejszeń. drukowane. Zakładka Stopki Dokumentów pozwala na wprowadzenie dodatkowych tekstów drukowanych na dokumentach generowanych na PDA. Z uwagi na różnorodność wydruków (faktura, wezwanie, kp) możliwe jest określenie wielu różnorodnych tekstów i wskazanie na jakim dokumencie mają być Zakładka Odczyty Radiowe zawiera konfigurację wykorzystywaną przy funkcjonalności wykonywania odczytów drogą radiową zawiera zakładki dla zintegrowanych z GW-MAX systemów odczytów radiowych. Funkcjonalność odczytów radiowych opisana jest szczegółowo w odrębnym biuletynie. Zakładka różne pozwala na uruchomienie opcji pokazywania przez koloryzowanie formuł rozliczeń - stanu rozliczeń na terminalach mobilnych dla formuł obciążeniowych. Koloryzowanie dotyczy zarówno formuł zabranych do paczek inkasenckich (PV1,PV3) jak i radiowych. Strona 9

10 Funkcja ta po włączeniu jest realizowana w module Rozliczanie Obciążeń. Możliwe jest pokazywanie czterech stanów: formuł znajdujących się w zadaniu przygotowanym (planowane ), formuł wystawionych (wystawione), formuł realizowanych w zadaniu przez inkasenta w terenie (realizowane ) oraz formuł znajdujących się w zadaniu zwróconym przez inkasenta ale jeszcze nie zatwierdzonych (rozliczane). Kolory mogą być zmienione przez użytkownika po naciśnięciu przycisku Zmień kolor można dokonać zmiany. Po włączeniu wcześniej opisanej funkcji i uruchomieniu modułu Rozliczanie obciążeń wyświetlona tabela z rozliczeniami WOD-KAN ma postać: OPIS POSZCZEGÓLNYCH FUNKCJI Schemat pracy w module terminale mobilne bez względu na rodzaj wykorzystywanego terminala można w uproszczony sposób określić w kilku punktach: 1) DEFINIOWANIE NOWEGO ZADANIA (określenie inkasenta, terminala i funkcjonalności oraz wskazanie obiektów które mają zostać rozliczane w danym zadaniu, konfiguracja zadania); 2) WYSYŁKA ZADANIA DO TERMINALA MOBILNEGO (PSION, PDA, terminal do wykorzystywania odczytów radiowych) 3) WCZYTANIE ZADANIA Z TERMINALA MOBILNEGO DO PC 4) ROZLICZENIE ZADANIA Poniżej opisano poszczególne operacje z podziałem na rodzaj wykorzystywanego terminala. Strona 10

11 Terminal PSION WORKABOUT DEFINIOWANIE NOWEGO ZADANIA Po wybraniu z menu głównego opcji ZADANIA/ZADANIA NA TERMINALACH MOBILNYCH wyświetlona zostanie tabela zawierająca wszystkie zdefiniowane w systemie zadania. Ma ona postać: Zawartość tabeli podzielona jest ze względu na stopień realizacji zadań na kilka zakładek: planowane, wystawione (tylko dla Odpadów Komunalnych), realizowane, rozliczane, zakończone, wszystkie. Zakładki te odzwierciedlają kolejne etapy pracy w module terminale mobilne. Zadania zmieniając stopień realizacji są automatycznie przenoszone pomiędzy zakładkami. Aby zdefiniować nowe zadanie należy nacisnąć przycisk DOPISZ (lub ALT+D) wyświetlone zostanie następujące okno: Strona 11

12 Na zakładce OGÓLNE określamy datę przygotowania zadania (system podpowiada datę systemową). Data realizacji zadania oraz data rozliczenia zadania pozostaje niewypełniona zostanie ona automatycznie wprowadzona w momencie wykonywania kolejnej operacji na zadaniu ( np. data realizacji zadania to data wysłania zadania na terminal mobilny; data rozliczenia zadania to data wczytania zadania z terminala mobilnego). Numer zadania może być nadawany przez system zgodnie z określoną w Administratorze formułą licznika zadań. Należy również wprowadzić (wybrać z listy zdefiniowanej w module Administrator) operatora realizującego zadanie - inkasenta, licznik numeracji dokumentów oraz terminal wykorzystywany dla danego zadania i funkcjonalność jaka ma być wykorzystana w trakcie realizacji danego zadania. W zakresie terminala PSION WORKABOUT możliwe są do wyboru dwie funkcjonalności tylko zbieranie odczytów lub zbieranie odczytów i wystawianie faktur. Licznik numeracji dokumentów musi być wskazany przy wprowadzaniu pierwszego zadania dla inkasenta przy wprowadzaniu kolejnego zadania symbol licznika jest podpowiadany. Dwie ostatnie cechy (terminal mobilny i funkcjonalność) operator ustala naciskając przycisk WYBIERZ i wskazując pozycje ze słownika (zdefiniowane wcześniej w module ADMINISTRATOR). Zaznaczenie pola ARCHIWALNE powoduje przeniesienie wybranego zadania do archiwum. Zakładka NALEŻNOŚCI umożliwia wprowadzenie symbolu rejestru kasowego inkasenta. Jeżeli inkasenci pobierają gotówkę tworzy się dla każdego zadanie raport kasowy inkasenta. Rejestr kasowy jest definiowany w module Administrator Słowniki Rejestry kasowe. W tym miejscu znajduje się również znacznik status synchronizacji. Określa on, czy dane zadanie (a dokładnie zapłaty zarejestrowane na zadaniu) zostały przesłane do systemu finansowo-księgowego wtedy znacznik jest zaznaczony. Strona 12

13 Zakładka UWAGI umożliwia wprowadzenie dowolnego tekstu opisującego wybrane zadanie. Na zakładce KTO I KIEDY wyświetlana jest informacja który operator(symbol operatora) i kiedy (data, godzina) dokonał ostatniej modyfikacji. Zakładka SERWIS jest wyświetlana tylko dla operatorów uprawnionych do tej funkcjonalności. Wyświetla stan edytowanego zadania możliwa jest z tego poziomu zmiana statusu zadania ( z realizowanego na planowane). Po wprowadzeniu wymaganych danych zależy zatwierdzić operację naciskając OK. Zdefiniowane zadanie zostanie wyświetlone w zakładce PLANOWANE. Kolejną czynnością jest wskazanie obiektów a dokładnie formuł rozliczeniowych, które mają zostać rozliczone w definiowanym zadaniu. W tym celu należy podświetlić zdefiniowane zadanie i nacisnąć przycisk OPERACJE PRZYGOTOWANIE PACZKI. Wyświetlone zostanie okno: Strona 13

14 W lewej części okna wyświetlane są wszystkie rozliczenia wprowadzone do systemu (WSZYSTKIE) z prawej strony rozliczenia wskazane dla wybranego zadania (WYBRANE). Ilość dodanych rozliczeń do zadania jest wyświetlana w dolnej części okna w pozycji ILOŚĆ ROZLICZEŃ. Aby dodać rozliczenie do wybranego zadania należy wykonać jedną z operacji: 1) podświetlić wybraną pozycję rozliczenia w lewej części tabeli i nacisnąć przycisk > - spowoduje to przeniesienie wybranego rozliczenia do zadania wyświetlone zostanie z prawej strony tabeli (WYBRANE); 2 ) wyfiltrować z wszystkich rozliczeń te, które mają zostać przeniesione do zadania według wybranego kryterium (np. według wybranego rejonu) i przyciskiem >> przenieść wyfiltrowane rozliczenia do zadania. Aby wyfiltrować rozliczenia należy nacisnąć przycisk FILTR wybrać zdefiniowany filtr (np. TYLKO WYBRANY REJON) i wprowadzić kryterium wyszukiwania (wybrany rejon) wyświetlone zostaną tylko rozliczenia, które spełniają podane kryteria. Filtry mogą być dowolnie definiowane (są to zapytania SQL) według potrzeb operatorów. Istnieje możliwość wykonania operacji odwrotnej tzn. wykasowania wybranego lub wszystkich rozliczeń z zadania. Służą do tego przyciski < i <<. Po dodaniu rozliczeń do zadania należy zakończyć operację przygotowania paczki/zadania przez nacisnąć przycisk ZAMKNIJ. WYSYŁKA ZADANIA DO TERMINALA MOBILNEGO Kolejną czynnością po przygotowaniu paczki jest wysyłka do terminala mobilnego. Wykonujemy to z pozycji ZADANIA TERMINALE MOBILNE zakładka PLANOWANE. Aby wykonać tą operację należy podświetlić zadanie wybrane do wysłania i wybrać OPERACJE WYSYŁKA PACZKI. Wykonana zostanie operacja Przygotowanie do wysyłki na PSION. W trakcie tej operacji analizowane są dane zawarte w przygotowywanym zadaniu. Analiza ta dotyczy poprawności i kompletności danych. Jeżeli będą jakieś nieprawidłowości po wykonaniu analizy wyświetlony zostanie raport z ostrzeżeniami. Po zakończeniu operacji Przygotowania do wysyłki na PSION wyświetlone zostanie okno z komunikatem :CZY ZMIENIĆ STAN ZADANIA NA W REALIZACJI. Jeżeli analiza przebiegła pomyślnie ( nie ma ostrzeżeń) należy nacisnąć przycisk TAK. Zadanie zmienia status i następuję przesyłanie danych do terminala mobilnego. Ten etap wymaga już połączenia kablem komputera PC i terminala mobilnego (PSION). Strona 14

15 WCZYTANIE ZADANIA NA TERMINAL MOBILNY Wczytanie zadania na terminal mobilny to operacja rozpakowania wcześniej skopiowanych na terminal mobilny plików. Kopiowanie plików opisano w punkcie: WYSYŁKA PACZKI DO TERMINALA MOBILNEGO. Po uruchomieniu PSION-a i uruchomieniu programu inkasenckiego pojawi się komunikat: NOWA PACZKA ZADANIE: (NR ZADANIA) INKASENT: (KOD INKASENTA) WCZYTAĆ PACZKĘ? TAK NIE Po wybraniu TAK następuje rozpakowanie paczki i inkasent może rozpocząć pracę. WCZYTANIE DANYCH Z TERMINALA MOBILNEGO NA PC Aby wykonać operacje przesyłu danych wprowadzonych przez inkasenta na terminalu mobilnym (faktur, odczytów, zużyć) należy wykonać kolejno wymienione operacje: Na PSION-ie uruchamiamy program inkasencki i wywołujemy operację KONFIGURACJA/ EKSPORT. Przed wykonaniem eksportu wyświetlone zostanie okno z zapytaniem : Eksportować paczkę? Potwierdzamy wybierając TAK (T). Następuje operacja eksportu paczki/zadania. Operacja ta wykonywana jest wyłącznie na PSION-ie i nie wymaga podłączenia kablem do PC. Wykonujemy operację przygotowania terminala mobilnego do współpracy z PC i podłączamy kabel transmisyjny. W module terminale mobilne uruchamiamy okno ZADANIA NA TERMINALACH MOBILNYCH i przechodzimy na zakładkę REALIZOWANE. Podświetlamy pozycję odpowiadającą zadaniu, które zamierzamy wczytać z PSION-a i wybieramy OPERACJE WCZYTANIE PACZKI Z PSION-a. Następuje komunikacja z komputerem przenośnym i transmisja danych na PC. Po zakończeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat. Zadanie otrzyma status ROZLICZANE. Strona 15

16 ROZLICZANIE PACZKI/ZADANIA Rozliczanie paczki/zadania to operacja sprawdzenia poprawności i kompletności danych wprowadzonych przez inkasenta i zatwierdzenia całości lub części informacji. Jest to etap weryfikacji. Dopiero po zatwierdzeniu przez uprawnionego do tego operatora wczytane dane są przenoszone do odpowiednich kartotek (obciążeń, odczytów). Operacja rozliczenia paczki/zadania przebiega w następujący sposób. Uruchamiamy okno ZADANIA TERMINALE MOBILNE, wybieramy zakładkę ROZLICZANE i ustawiamy kursor na zadaniu wybranym do rozliczenia. Wybieramy OPERACJE a następnie ROZLICZENIE ZADANIA. Wyświetlone zostanie okno: Zakładka Rozliczenie obciążeń zawiera wszystkie informacje wprowadzone przez inkasenta na terminalu mobilnych w szczególności: wprowadzony odczyt; numer faktury wystawionej; data wystawienia faktury, sprzedaży i termin wymaganej zapłaty; uwagi wprowadzone przez inkasenta. W prawym dolnym rogu okna wyświetlana jest ilość wykonanych odczytów, ilość wystawionych faktur oraz wartość wystawionych faktur. Zakładka Dziennik Pracy Inkasenta zawiera chronologiczny wykaz wszystkich operacji inkasenta od momentu przyjęcia zadania na PSION do chwili eksportu paczki na komputer stacjonarny. Operator ma możliwość wykonania wydruków kontrolnych. Po naciśnięciu ikony DRUKUJ wyświetlone zostanie menu podręczne w wykazem wydruków zdefiniowanych w module. Przykładowe menu ma postać: Operator po sprawdzeniu poprawności informacji wykonuje operację zatwierdzenia zadania. Aby wykonać tę operację należy nacisnąć przycisk Zatwierdź. Wyświetlone zostanie okno Strona 16

17 ZAPISYWANIA ZADANIA. Po potwierdzeniu wykonania operacji nastąpi zapisanie odczytów i faktur do bazy. Operator ma możliwość nie zatwierdzenia (nie zapisania do bazy) wybranego odczytu, faktury. Aby anulować wybraną pozycję należy ustawić się na pozycji, nacisnąć przycisk POPRAW i w wyświetlonym oknie zaznaczyć opcję ANULOWANE. Zapis oznaczony jako ANULOWANY nie zostanie przeniesiony do bazy. Terminal PSION-PRO (PDA) DEFINIOWANIE NOWEGO ZADANIA Po wybraniu z menu głównego opcji ZADANIA/ZADANIA NA TERMINALACH MOBILNYCH wyświetlona zostanie tabela zawierająca wszystkie zdefiniowane w systemie zadania. Ma ona postać: Zawartość tabeli podzielona jest ze względu na stopień realizacji zadań na kilka zakładek: planowane, wystawione (tylko dla Odpadów Komunalnych), realizowane, rozliczane, zakończone, wszystkie. Zakładki te odzwierciedlają kolejne etapy pracy w module terminale mobilne. Zadania zmieniając stopień realizacji są automatycznie przenoszone pomiędzy zakładkami. Zakładka Filtr umożliwia filtrowanie zadań według wybranych kryteriów. Strona 17

18 Aby dopisać nowe zadanie należy nacisnąć przycisk DOPISZ (lub ALT+D) wyświetlone zostanie następujące okno: Na zakładce OGÓLNE określamy datę przygotowania zadania (system podpowiada datę systemową). Data realizacji zadania oraz data rozliczenia zadania pozostaje niewypełniona zostanie ona automatycznie wprowadzona w momencie wykonywania kolejnej operacji na zadaniu ( np. data realizacji zadania to data wysłania zadania na terminal mobilny; data rozliczenia zadania to data wczytania zadania z terminala mobilnego). Numer zadania jest nadawany przez system zgodnie z określoną w Administratorze formułą licznika zadań. Należy również wprowadzić (wybrać z listy zdefiniowanej w module Administrator) operatora realizującego zadanie - inkasenta, licznik numeracji dokumentów oraz terminal wykorzystywany dla danego zadania i funkcjonalność jaka ma być wykorzystana w trakcie realizacji danego zadania. Licznik numeracji dokumentów musi być wskazany przy wprowadzaniu pierwszego zadania dla inkasenta przy wprowadzaniu kolejnego zadania symbol licznika jest podpowiadany. Dwie ostatnie cechy (terminal mobilny i funkcjonalność) operator ustala naciskając przycisk WYBIERZ i wskazując pozycje ze słownika (zdefiniowane wcześniej w module ADMINISTRATOR). Zaznaczenie pola ARCHIWALNE powoduje przeniesienie wybranego zadania do archiwum. Strona 18

19 Zakładka NALEŻNOŚCI należy w tym miejscu wskazać ( zdefiniowany wcześniej w Administratorze ) rejestr kasowy dla inkasenta dla którego dopisujemy zadanie. Wpłaty pobrane przez inkasenta będą zapisane w tym rejestrze. Dla każdego inkasenta powinien być zdefiniowany oddzielny rejestr kasowy. Zakładka UWAGI umożliwia wprowadzenie dowolnego tekstu opisującego wybrane zadanie. Na zakładce KTO I KIEDY wyświetlana jest informacja który operator(symbol operatora) i kiedy (data, godzina) dokonał ostatniej modyfikacji. Zakładka SERWIS jest wyświetlana tylko dla operatorów uprawnionych do tej funkcjonalności. Wyświetla stan edytowanego zadania możliwa jest z tego poziomu zmiana statusu zadania (np. z realizowanego na planowane). Po uzupełnieniu tych danych i naciśnięciu OK. zadanie zostanie zapisane. Zdefiniowane zadanie zostanie wyświetlone w zakładce PLANOWANE. Kolejną czynnością jest wskazanie obiektów, które mają zostać rozliczone w definiowanym zadaniu. W tym celu należy podświetlić zdefiniowane zadanie i nacisnąć przycisk OPERACJE PRZYGOTOWANIE PACZKI. Wyświetlone zostanie okno: Zakładka SPECYFIKACJA ZADANIA - zawiera listę wszystkich formuł obciążeniowych dla danego zadania. Dopisywanie formuł możliwe jest na kilka sposobów: DOPISZ przez naciśnięcie przycisku Dopisz w sekcji Specyfikacja zadania możliwe jest dopisywanie pojedynczo formuł do zadania. Naciśnięcie przycisku powoduje wyświetlenie listy formuł. Po wskazaniu wybranej formuły i naciśnięciu WYBIERZ wskazana formuła zostanie dopisana do zadania. Strona 19

20 Po dopisaniu pierwszej formuły uaktywniony zostanie przycisk USUŃ. Podświetlenie formuły i naciśnięcie przycisku USUŃ spowoduje usunięcie wybranej formuły z zadania. Dopisywanie formuł wg adresów (miejscowości i ulicy). Aby dopisywać formuły wg adresów należy w sekcji okna Struktura zadania podświetlić pozycję Adresy i nacisnąć przycisk DOPISZ znajdujący się w lewej części okna w sekcji Struktura zadania (lub pod prawym klawiszem myszki). Wyświetlone zostanie okno Dopisuje Miejscowość. Należy w tym polu wpisać lub wybrać ze słownika nazwę miejscowości i nacisnąć OK. Nazwa miejscowości zostanie zapisana jako element pola adresy. Strona 20

21 Następnie należy operację powtórzyć ustawiając się tym razem na polu miejscowości (Katowice). Po naciśnięciu DOPISZ wyświetlone zostanie okno tym razem z polem na wpisanie bądź wybranie ze słownika nazwy ulicy. Po wybraniu ulicy i naciśnięciu OK. formuły, które spełniają zadane kryteria tzn. ich siedziby mają miejscowość i ulicę zgodną z wybraną przez operatora zostaną dopisane do zadania. Wybrane ulice zostaną dopisane jako element miejscowości. Operacje tę można powtarzać. Dopisywanie formuł wg klasyfikatora. Pozycja klasyfikacje zawiera takie klasyfikatory jak rejon, trasa, oddział oraz klasyfikatory od A do F. Możliwe jest dopisywanie wg dowolnych klasyfikatorów. Operacja przebiega analogicznie jak dopisywanie wg adresów. Należy ustawić się na wybranym klasyfikatorze i nacisnąć DOPISZ a następnie wybrać ze słownika bądź wpisać nazwę klasyfikatora i nacisnąć OK. Najczęściej wykorzystywany jest klasyfikator rejon zwykle obiekty (formuły obciążeń) są grupowane w określone rejony odczytywaczy (książki, paczki). Strona 21

22 Dopisywanie formuł wg sposobów rozliczania (wodomierz, ryczałt, inny) Dopisywanie formuł wg rodzaju podmiotów (osoba fizyczna/osoba prawne) Dopisywanie formuł wg filtra Jeżeli żaden z wcześniej wymieniowych sposobów dopisywania formuł do zadania nie jest odpowiedni można skorzystać z uniwersalnego sposobu wg filtra. Formuły dopisywane są wg tworzonego indywidualnie filtra (zapytanie sql). Możliwe jest tutaj zapisanie wielu filtrów i korzystanie z nich zamiennie. Aby dopisać do zadania formuły wg filtra należy w lewej części okna w sekcji Struktura zadania podświetlić pole Filtr i nacisnąć przycisk DOPISZ (przycisk w sekcji Struktura zadania). Wyświetlone zostanie okno Dopisuje dla wybranego filtra. Po naciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista zdefiniowanych filtrów. Z tego poziomu można wybrać filtr, poprawić istniejący lub dopisać nowy. Strona 22

23 Po wybraniu przykładowego filtra wyświetlona zostaje nazwa wybranego filtra, ilość formuł spełniających zadane kryteria oraz możliwe jest podglądnięcie wyfiltrowanych formuł (po naciśnięciu przycisku POKAŻ WYBRANE). Po naciśnięciu OK. wybrane formuły zostaną dopisane do zadania. Możliwe jest dopisywanie formuł wg dowolnych sposobów. Można je ze sobą łączyć. W prawej części okna w sekcji Specyfikacja zadania znajduje się przycisk USUŃ GRUPOWO. Przycisk ten uaktywniony zostaje dopiero po włączeniu filtra w tejże sekcji (jak na powyższym ekranie). W ten sposób można usuwać z zadania wyfiltrowane formuły po wybraniu filtra i naciśnięciu przycisku USUŃ GRUPOWO wyświetlone zostanie okno dla potwierdzenia wykonania operacji grupowego usunięcia. Po zaznaczeniu pola Potwierdź i naciśnięciu OK. operacja zostanie wykonana. Zakładka ROZLICZENIE NALEŻNOŚCI w tym miejscu decydujemy, czy przesyłamy inkasentowi informacje o zaległościach i nadpłatach klientów. Jeżeli te informacje zostaną wczytane inkasent będzie miał możliwość windykowania zaległych faktur wraz z naliczeniem odsetek i kosztów wezwania, wystawiania wezwań do zapłaty, rozliczania nadpłat. Aby przesłać inkasentowi informacje o należnościach należy na zakładce Rozliczenia należności nacisnąć przycisk Wczytaj należności. Po naciśnięciu tego przycisku zostaną wczytane z systemu księgowego (COMARCH ERP OPTIMA, COMARCH ERP XL) wszystkie nierozliczone faktury i zapłaty na moment wykonania operacji. Zostaną one wyświetlone w oknie: Strona 23

24 Po podświetleniu w lewej części okna wybranego kontrahenta z prawej strony okna wyświetlone zostaną jego nierozliczone lub częściowo rozliczone faktury (status +) i nierozliczone lub częściowo rozliczone wpłaty jako nadpłaty (status -). USUŃ NALEŻNOŚCI naciśnięcie przycisku spowoduje usunięcie wszystkich należności i zobowiązań dla wszystkich klientów. Aby usunąć z zadania informacje z zaległościach/nadpłatach tylko jednego wybranego klienta należy w lewej części okna ustawić się na kliencie, nacisnąć prawy klawisz i wybrać opcję USUŃ. Po naciśnięciu kontrahent zostanie usunięty z zakładki Rozliczanie należności. W efekcie nie zostaną przekazane inkasentowi informacje o zaległościach i nadpłatach kontrahenta. W analogiczny sposób można usunąć pojedynczą zaległość lub nadpłatę. Należy ustawić kursor na wybranej płatności (w prawej części okna), nacisnąć prawy klawisz myszki i wybrać z menu opcję USUŃ. Po potwierdzeniu operacji kasowania wskazana płatność zostanie usunięta z zakładki Rozliczanie należności i nie zostanie przekazana inkasentowi. Zakładka KONFIGURACJA - w tym miejscu należy skonfigurować przygotowywane zadanie w szczególności dane znajdujące się w zakładce Faktura Rozliczeniowa. Informacje tu zawarte są obowiązkowe (np. licznik numeracji). Faktura-Rozliczeniowa w tym miejscu należy określić informacje takie jak: Licznik numeracji faktur dla inkasenta Rejestr kasowy, do którego będą zapisywane wpłaty pobierane przez inkasentów Preferowana (domyślna, podpowiadana) forma zapłaty oraz ilość dni kredytu. Informacje te są niezbędne dla prawidłowego rozliczania zadania przez inkasenta. Strona 24

25 Kolejna zakładka Faktura-Prognoza - dotyczy konfiguracji związanej z wystawianiem faktur prognozowanych. Jeżeli inkasent ma wystawiać takie faktury należy na zakładce włączyć pole Prognozowanie i określić: Licznik faktur prognozowanych za przełomie roku (w przypadku gdy np. w grudniu inkasent będzie wystawiał faktury z datą sprzedaży styczeń, luty itd. ) Ilość faktur prognozowanych; możliwe jest wystawianie wielu kolejnych faktur-prognoz; po wpisaniu ilości faktur np. 1 inkasentowi po zatwierdzeniu faktury rozliczeniowej automatycznie system podpowie fakturę prognozę (inkasent może prognozy nie zatwierdzić ) Ilość dni okresu prognozowanego ilość dni stanowiących podstawę prognozy (np. 30 dni, 60 dni) Współczynnik zaliczenia do prognozy można określić, że współczynnik wynosi 90 % - oznaczać to będzie, że po wyliczeniu średniej wartości zużycia dla wskazanego okresu prognozowanego do faktury będzie wzięte 90 % tego zużycia Podstawę liczenia prognozy średnia z kartoteki obciążeniowej lub średnia z odczytów Strona 25

26 Na zakładce Rozliczenia-Należności określamy czy inkasent ma możliwość rozliczać należności na PDA (dotyczy to zaległości i nadpłat nie faktur bieżący). WAŻNE: Aby odsetki były naliczane należy uzupełnić słownik odsetek (Administrator Słowniki - Odsetki). Dodatkowo możemy: Włączyć opcję naliczania odsetek do faktur zaległych (Wyliczaj odsetki ) Określić minimalną kwotę odsetek jeżeli wyliczone odsetki będą niższe od wprowadzonej kwoty nie zostaną zapisane; w takim przypadku zapłata będzie w kwocie zaległości Doliczać koszt upomnienia po włączeniu tej opcji i wpisaniu kwoty upomnienia system do każdego wygenerowanego przez inkasenta upomnienia doliczy koszt. Rozliczenia dodatkowe noty odsetkowe i nadpłaty po zaznaczeniu tej opcji nadpłaty będą automatycznie pomniejszały wartość faktury do zapłaty ; natomiast noty odsetkowe będą powiększały wartość faktury do zapłaty. Strona 26

27 W zakładce Wydruki możemy określić, które odcinki w przypadku drukowania faktury płatnej przelewem mają być drukowane (odcinek dla banku/poczty, odcinek dla właściciela rachunku) a także czy ma być drukowany kod kreskowy, a jeśli tak wskazać standard drukowanego kodu. Po określeniu specyfikacji i konfiguracji zadania zamykamy okno Przygotowanie zadania i wracamy do okna Zadania Terminale mobilne. Dopisywane zadanie ma status przygotowane. Kolejną operacją jest wysłanie zadania do terminala mobilnego. WYSYŁKA ZADANIA DO TERMINALA MOBILNEGO Aby wysłać zadanie do terminala mobilnego należy podłączyć terminal (PDA) do komputera PC (lub umieścić w stacji dokującej). Uruchomić moduł Terminale mobilne i wyświetlić okno Zadania Terminale mobilne zakładka Planowane. Ustawić kursor na zadaniu przygotowanym do wysłania i wybrać z operacji opcję Eksport zadania /paczki do PDA. Wyświetlone zostanie okno zawierające ścieżkę Strona 27

28 lokalizacji pliku wymiany danych. Lokalizacji plików wymiany jest określana w konfiguracji modułu. Po naciśnięciu OK. plik zostanie zapisany pod wskazanym adresem. Program Microsoft ActiveSync (lub inny program do obsługi urządzeń z systemem Windows Mobile) wykona synchronizację plików zapisanych w katalogu wymiany na PC z urządzeniem przenośnym PDA. Zadanie zmieni status z przygotowanego na realizowane. Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji wymiany znajdują się w biuletynie Konfiguracja wymiany informacji pomiędzy urządzeniem PDA a modułem GW- Max WCZYTANIE DANYCH Z TERMINALA MOBILNEGO NA PC Aby wczytać zadanie z terminala mobilnego na PC należy podłączyć terminal (PDA) do komputera PC (lub umieścić w stacji dokującej). Po tym jak program Microsoft ActiveSync (lub inny program do obsługi urządzeń z systemem Windows Mobile) wykona synchronizację plików zapisanych w katalogu wymiany na PC z urządzeniem przenośnym PDA uruchomić moduł Terminale mobilne i wyświetlić okno Zadania Terminale mobilne zakładka Realizowane. Odszukać zadanie, które zamierzamy odebrać od inkasenta, podświetlić to zadanie i wybrać z operacji opcję Import zadania/paczki z PDA. Analogicznie jak przy wysyłce wyświetlone zostanie okno zawierające ścieżkę do pliku wymiany. Po naciśnięciu OK. nastąpi import zadania. Po poprawnym wykonaniu operacji wyświetlony zostanie komunikat. Zadanie zmieni status z realizowanego na rozliczane. Kolejną operacją jest sprawdzenie i zatwierdzenie danych z zadania. Strona 28

29 ROZLICZANIE PACZKI/ZADANIA Rozliczanie paczki/zadania to operacja sprawdzenia poprawności i kompletności danych wprowadzonych przez inkasenta i zatwierdzenia całości lub części informacji. Jest to etap weryfikacji. Dopiero po zatwierdzeniu przez uprawnionego do tego operatora wczytane dane są przenoszone do odpowiednich kartotek (obciążeń, odczytów). Operacja rozliczenia paczki/zadania przebiega w następujący sposób. Uruchamiamy okno ZADANIA TERMINALE MOBILNE, wybieramy zakładkę ROZLICZANE i ustawiamy kursor na zadaniu wybranym do rozliczenia. Wybieramy OPERACJE a następnie PRZEGLĄDANIE, DRUKOWANIE, ZATWIERDZENIE ZADANIA/PACZKI. Wyświetlone zostanie okno: Zakładka OGÓLNE zawiera informacje zbiorcze o zadaniu takie jak: Ilość rejestracji wykonanych przez inkasenta Ilość wystawionych faktur Ilość wystawionych dokumentów KP Ilość wydrukowanych upomnień Ilość pominiętych rejestracji (nierozliczonych klientów) Wartość faktur zapłaconych gotówką Wartość faktur kredytowych Wartość wystawionych KP (za faktury bieżące i zaległe). Z tego poziomu wykonywana jest operacja zatwierdzania paczki. Dopiero po wykonaniu tej operacji faktury zostają zapisane w fakturach wystawionych, odczyty na kartotekach wodomierzy, obciążenia na kartotekach zużyć. Operator może zdecydować i pewnych danych nie zatwierdzić (np. błędnie wystawionej faktury przez inkasenta). Operacja zatwierdzania została rozdzielona na trzy operacje: Rejestracja i faktury VAT (zapisanie odczytów, obciążeń i faktur) Strona 29

30 Notatki Uwagi Raporty kasowe (zapisanie raportów kasowych inkasenta). Możliwe jest wykonanie wszystkich operacji jednocześnie przez zaznaczenie wszystkich operacji i naciśnięcie przycisku dowolnych kombinacjach. lub zatwierdzanie pojedynczo lub w Przed zatwierdzeniem zadania należy je zweryfikować czy nie zawiera błędów. Wszystkie informacje zawarte w zadaniu zostały pogrupowane tematycznie i umieszczone w kolejnych zakładkach. Zakładka REJESTRACJA zawiera wszystkie rejestracje wykonane przez inkasenta (odczyty, ryczałty, daty odczytów, datę rejestracji, numery faktur, zużycia, zmniejszenia itd.). Operator ma możliwość nie zatwierdzenia wybranej rejestracji wykonuje wtedy anulowanie pozycji. W tym celu należy podświetlić wybrany rekord i nacisnąć przycisk. Wyświetlone zostanie okno: Po zaznaczeniu pola Anulowana i zatwierdzeniu zmian OK rejestracja nie zostanie zapisana do odczytów. Anulowana pozycja wyświetlana jest w różowym kolorze. Pole Synchronizacja zostaje automatycznie oznaczone jeżeli wykonana zostanie operacja zatwierdzania i dana rejestracja nie została anulowana. Pozycje zatwierdzone wyświetlane są w kolorze zielonym. Strona 30

31 Zakładka FAKTURY zawiera wykaz wszystkich wystawionych przez inkasenta faktur. Widoczne są tu takie informacja jak : Czy faktura jest zbiorcza czy indywidualna Czy jest to faktura prognozowana Numer faktury Symbol (akronim) kontrahenta Data wystawienia, sprzedaży i zapłaty Sposób zapłaty Kwota brutto, netto, VAT W przypadku faktur z dopłata kwota dopłaty. Analogicznie jak przy rejestracjach można po naciśnięciu przycisku fakturę. anulować Po naciśnięciu przycisku POPRAW możliwy jest podgląd zawartości (specyfikacji faktury). Na zakładce WOD/KAN wyświetlane są wszystkie obciążenia dotyczące wody i ścieków ujęte w podglądanej fakturze. Zakładka WYW/ODP zawiera informacje o obciążeniach dotyczących wywozu odpadów ujętych na bieżącej fakturze. Kolejna zakładka to UWAGI. Tutaj znajduje się lista wszystkich uwag odnotowanych przez inkasentów. Zakładka NOTATKI zawiera z kolei listę notatek zapisanych przez inkasentów. Strona 31

32 Kolejna zakładka UPOMNIENIA zawiera wykaz wygenerowanych przez inkasenta upomnień z informacją o dacie i godzinie wygenerowania upomnienia, symbolu kontrahenta dla którego upomnienie zostało wydrukowane, kwocie odsetek i kwocie upomnienia. Zakładka RAPORT KASOWY zawiera listę wszystkich dokumentów KP wygenerowanych przez inkasenta. Wyświetlana jest data i godzina generacji dokumentu, numer dokumentu, symbol kontrahenta, kwota oraz status. Status informuje nas czy zapłata dotyczy bieżącej faktury (F) czy zaległości. Zakładka DZIENNIK PRACY. W trakcie pracy inkasenta tworzony jest automatycznie dziennik jego pracy zawierający informacje o wszystkich operacjach wykonywanych przez inkasenta. W tym miejscu jest możliwe przeglądanie tego dziennika. Zakładka POMINIĘTE REJESTRACJE zawiera listę formuł obciążeniowych, które z jakiś powodów zostały przez inkasenta pominięte (np. nie zastano właściciela). Strona 32

33 Zakładka SERWIS zawiera informacje o wszystkich zarejestrowanych ostrzeżeniach w trakcie zatwierdzania zadania. Z tego poziomu możliwe jest odtworzenie i zapisanie w dowolnej lokalizacji plików źródłowych danego zadania obi.pda i obi.pc. Po zatwierdzeniu paczki na zakładce Rejestracja pozycje zatwierdzone wyświetlane są w zielonym kolorze pozycje anulowane w różowym. Strona 33

34 Spis treści Spis treści Charakterystyka modułu... 2 Interfejs użytkownika... 2 Konfiguracja modułu... 3 OPIS POSZCZEGÓLNYCH FUNKCJI Terminal PSION WORKABOUT DEFINIOWANIE NOWEGO ZADANIA WYSYŁKA ZADANIA DO TERMINALA MOBILNEGO WCZYTANIE ZADANIA NA TERMINAL MOBILNY WCZYTANIE DANYCH Z TERMINALA MOBILNEGO NA PC ROZLICZANIE PACZKI/ZADANIA Terminal PSION-PRO (PDA) DEFINIOWANIE NOWEGO ZADANIA WYSYŁKA ZADANIA DO TERMINALA MOBILNEGO WCZYTANIE DANYCH Z TERMINALA MOBILNEGO NA PC ROZLICZANIE PACZKI/ZADANIA Strona 34