ZAPYTANIE OFERTOWE nr 12/2014

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 12/2014 Kraków, dnia 04 grudnia 2014 r. Dotyczy Projektu PINaP Innowacyjne Nauczanie Przyrody w Szkołach Ponadgimnazjalnych nr umowy UDA-POKL /12-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet III Wysoka Jakość Systemu Oświaty, Działanie 3.3 Poprawa Jakości Kształcenia, Poddziałanie Modernizacja treści i metod kształcenia projekty konkursowe. I. ZAMAWIAJĄCY Uniwersytet Jagielloński w Krakowie Ul. Gołębia Kraków Biuro Projektu: Wydział Biologii i Nauk o Ziemi Instytut Geografii i Gospodarki Przestrzennej ul. Gronostajowa 7, pok Kraków Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności zapisanej w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki. Informujemy, iż niniejsze zapytanie ofertowe stanowi część z zapytań ogłaszanych przez Zamawiającego w ramach Projektu. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 2.1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca: Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu unijnego PINaP Innowacyjne nauczanie Przyrody w szkołach ponadgimnazjalnych, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet III Wysoka jakość systemu oświaty, Działanie 3.3 Poprawa jakości kształcenia, Poddziałanie Modernizacja treści i metod kształcenia projekty konkursowe (Kod CPV: usługi księgowe i audytorskie, usługi audytu, usługi audytu finansowego) 1

2 2.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Minimalny zakres audytu powinien obejmować: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu 2.3. Wybór audytora: Oferent zobowiązany zostanie do potwierdzenia kwalifikacji i doświadczenia niezbędnego do realizacji usługi. Oferta powinna zawierać: 1. aktualne (3 miesiące) zaświadczenia o wpisie z ewidencji działalności gospodarczej lub z KRS; 2

3 2. wykaz osób posiadających odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem IFAC - International Federation of Accountants 3. wykaz osób posiadających kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych Dz.U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zmianami, 4. wykaz osób, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. (zasad obowiązujących w ustawie o finansach publicznych); 5. oświadczenie oferenta o wielkości obrotów w roku poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu 6. oświadczenie o spełnienie warunku bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: - posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; - uczestniczy lub uczestniczył w ostatnich 3 latach w spółce Zamawiającego jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiada co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełni funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; - w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; - osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. - jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; 3

4 - ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; - poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. Oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty składanej dokumentacji z wyboru audytora (Załącznik nr 4 do formularza ofertowego) Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymienione w pkt. II niniejszego zapytania ofertowego, a w skład zespołu audytowego powinien wchodzić również biegły rewident. Okres realizacji projektu: Okres, który ma zostać objęty audytem: od do dnia audytu, termin przeprowadzenia audytu do roku. Wartość projektu: , 47 zł. Obszar realizacji projektu: województwo małopolskie, podkarpackie Miejsce wykonania audytu: Kraków (UJ) Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN. Wymagany termin dostarczenia raportu zawierającego opinię do r. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 3. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin rozpoczęcia wykonania audytu: w ciągu 7 dni roboczych od daty podpisania umowy 4. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien przygotować ofertę w języku polskim Oferta musi zawierać: pełną nazwę oferenta, 4

5 numer NIP, adres siedziby oferenta, numer telefonu, formularz ofertowy zgodnie ze wzorem 5. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 30 dni od dnia złożenia oferty 6. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Oferty należy przesłać w formie pisemnej zgodnie ze wzorem Formularza oferty, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania na adres mailowy: pinap@uj.edu.pl w terminie do dnia r. do godziny 15:00 oraz w formie pisemnej wraz z niezbędnymi załącznikami w terminie do dnia r. do godz (liczy się data wpływu do siedziby) w biurze projektu PINaP. Dane kontaktowe: Biuro Projektu PINaP Uniwersytet Jagielloński, Instytut Geografii i Gospodarki Przestrzennej ul. Gronostajowa 7, Kraków, tel. (12) , fax (12) , pok.2.17 pinap@uj.edu.pl, Oferty muszą być podpisane przez osobę lub osoby uprawnioną do reprezentowania Oferenta. Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Katarzyna Rotter-Jarzębińska, Kierownik Projektu, katarzyna.rotter@uj.edu.pl, tel OCENA OFERT Opis sposobu wyboru oferty najkorzystniejszej: Na wstępie zostaną odrzucone oferty: - nieczytelne - nie złożone w wyznaczonym terminie - niekompletne: braki formalne, brak załączników, brak podpisów uprawnionego Oferenta na ofercie i załącznikach - nie spełniające wymagań wskazanych w ogłoszeniu i zaproszeniu. 1. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków formalnych oferty przez zastosowanie kryterium spełnia-nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy wymagane dokumenty zostały 5

6 dołączone do oferty i czy spełniają określone w zapytaniu ofertowym wymagania. Brak któregokolwiek z wymaganych oświadczeń, dokumentów, załączników, załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodne z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym będzie skutkowało wykluczeniem oferty. 2. Zamawiający dokona oceny ofert spełniających warunki formalne na podstawie następującego kryterium: Cena ofertowa: 100% = 100 pkt Cena musi uwzględniać zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym. Zamawiający dokona wyboru oferty z największą liczbą punktów, po czym nastąpi zawarcie umowy z Wykonawcą, którego oferta została uznana przez Zamawiającego za najkorzystniejszą. Zawarcie wzmiankowanej umowy nastąpi w terminie do 14 dni od daty wyboru najkorzystniejszej oferty, nie później jednak niż przed upływem 30 dni od daty dokonania wyboru oferty. 8. SPOSÓB PRZYZNAWANIA PUNKTACJI ZA SPEŁNIENIE DANEGO KRYTERIUM P = (najniższa oferowana cena / cena oferty badanej) * 100 pkt. Legenda: P punktowa wartość oferty Najkorzystniejszą ofertą jest ta, która otrzyma najwyższą liczę punktów. 9. ZAKRES WYKLUCZENIA Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA Z możliwości realizacji zamówienia zostają wykluczone podmioty, które powiązane są z Uniwersytetem Jagiellońskim lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Uniwersytetu Jagiellońskiego lub osobami wykonującymi w imieniu Uniwersytetu Jagiellońskiego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobno lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 6

7 pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 10. INFORMACJA O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY: Oferentowi nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie nie jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późniejszymi zmianami). Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ocena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania. Zamawiający powiadomi wszystkich oferentów, którzy złożą oferty o wynikach postępowania. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych. Informacja o niniejszym zapytaniu zamieszczona zostanie na stronie internetowej projektu Zamawiający sporządzi pisemny protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodny z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania ofertowego jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Kierownik Projektu Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz oferty Załącznik nr 2 Oświadczenie Oferenta o braku powiązań kapitałowych i osobowych 7