Umowa o pracę: podpisanie, zmiana i rozwiązanie

Transkrypt

1 ABC PRACOWNIKA I PRACODAWCY Umowa o pracę: podpisanie, zmiana i rozwiązanie Część I Podpisywanie umowy o pracę

2 Kierownik Centrum Wydawniczego: Agnieszka Dec Wydawca: Piotr Gawroński Redaktor prowadząca: Emilia Wawrzyszczuk ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2011 Skład i łamanie: Raster studio Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks S P I S T R E Ś C I Broszura chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszej broszurze wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w broszurze wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 Spis treści Część I. WSTĘP 2 1. FORMA UMOWY 3 2. RODZAJE UMÓW O PRACĘ Umowa o pracę na czas nieokreślony Umowa o pracę na czas określony Umowa o pracę na czas wykonania określonej pracy Umowa o pracę na okres próbny Umowa o pracę na zastępstwo 5 3. NIEZBĘDNE INFORMACJE W UMOWIE O PRACĘ 6 4. POZOSTAŁA DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z ZATRUDNIENIEM 8 Część II. 1. ZMIANA ZASAD ZATRUDNIENIA Stała zmiana warunków umowy Przejściowa zmiana warunków umowy 2 2. ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ Tryby rozwiązania umowy Porozumienie stron Wypowiedzenie umowy o pracę Okresy wypowiedzenia Obliczanie stażu pracy Zakończenie okresu wypowiedzenia Doręczenie wypowiedzenia Odwołanie od wypowiedzenia Prawo do zwolnienia na poszukiwanie pracy Dyscyplinarne rozwiązanie umowy Rozwiązanie umowy z powodu długotrwałej choroby Natychmiastowe rozwiązanie umowy przez pracownika 8 3. WYDAWANIE ŚWIADECTWA PRACY Zasady wydawania świadectwa pracy Treść świadectwa pracy 9 S P I S T R E Ś C I 1

4 Wstęp Rozpoczynasz nową pracę i chcesz dowiedzieć się, jakie masz prawa? Planujesz odejść z firmy i chcesz sprawdzić, w jaki sposób rozwiązać umowę? A może jesteś pracodawcą i zatrudniasz pracownika? Albo zastanawiasz się nad podjęciem decyzji o zwolnieniu pracownika? Ta publikacja jest dla Ciebie. Dowiesz się z niej więcej o zasadach podpisywania umów o pracę, niezbędnych dokumentach, jakie należy zgromadzić, najważniejszych typach umów i podstawowych sposobach ich zmieniania i rozwiązania. Wszystko napisane jest przejrzystym językiem, z licznymi przykładami i praktycznymi wskazówkami. Część pierwsza, na temat podpisywania umów, znajduje się poniżej. Drugą część e-booka, na temat rozwiązywania umów i ich zmieniania, pobierzesz pod adresem C W Z Ę S Ś T Ć Ę P I Obie części są całkowicie bezpłatne!!! 2

5 1. Forma umowy Najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy pracodawca powinien wręczyć pracownikowi umowę o pracę na piśmie. W Kodeksie pracy nie określono, czy powinno to nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Można więc przyjąć, że pracownik powinien otrzymać umowę nie później niż do zakończenia swojej pierwszej dniówki. Nie obowiązuje już zasada, że na przygotowanie pisemnej wersji umowy jest 7 dni. Pracodawca, który nie przestrzega obowiązku wręczenia pracownikowi umowy, popełnia wykroczenie, za które może zostać ukarany grzywną. 2. Rodzaje umów o pracę Decydując się na podpisanie umowy o pracę, strony powinny między sobą uzgodnić, jaki konkretnie rodzaj umowy zostanie wybrany. Wyróżnić można następujące rodzaje umów o pracę: umowa o pracę na czas nieokreślony, umowa o pracę na czas określony, umowa o pracę na czas wykonania określonej pracy, umowa o pracę na okres próbny, umowa o pracę na zastępstwo. C Z Ę Ś Ć I 2.1. Umowa o pracę na czas nieokreślony Umowa o pracę na czas nieokreślony to bez wątpienia umowa najbardziej korzystna dla pracownika. Przede wszystkim z uwagi na najdłuższy okres wypowiedzenia i konieczność podania przez pracodawcę przyczyny wypowiedzenia. Jeżeli w umowie o pracę nie określono jej rodzaju, przyjmuje się, że została zawarta na czas nieokreślony. 3

6 2.2. Umowa o pracę na czas określony W przepisach Kodeksu pracy brak regulacji, na jak długo można zawrzeć umowę na czas określony. W praktyce przyjmuje się, że nie powinny to być umowy trwające dłużej niż rok czy dwa lata. Zdarzają się bowiem orzeczenia sądowe uznające umowy zawarte na zbyt długie okresy za umowy na czas nieokreślony (wyrok SN z 25 lutego 2009 r., II PK 186/08; wyrok SN z 25 pazdziernika 2007 r., II PK 49/07). WAŻNE! Wypowiedzenie tylko gdy w umowie jest na to klauzula Zawierając umowę na czas określony strony często zamieszczają w niej klauzulę o dopuszczalności rozwiązania umowy z zastosowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. Jeżeli taka klauzula w umowie terminowej nie zostanie zamieszczona, żadna ze stron nie może jej wypowiedzieć. Klauzulę o dopuszczalności rozwiązania za wypowiedzeniem można zamieścić w umowie zawartej na czas dłuższy niż 6 miesięcy. Nie jest dopuszczalne rozwiązywanie za wypowiedzeniem umów zawartych na okres 6 miesięcy lub krótszy. Co do zasady, jeżeli strony dwukrotnie zawarły ze sobą umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, a przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy nie przekroczyła 1 miesiąca, zawarcie kolejnej umowy na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony. Warto dodać, że gdyby pracodawca próbował, co się czasem zdarza, za pomocą aneksu przedłużyć czas trwania umowy terminowej taki aneks należy traktować jako kolejną umowę na czas określony. Jednak w okresie obowiązywania ustawy z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców (Dz.U. nr 125, poz. 1035) przepis art Kodeksu pracy (stanowiący o przekształcaniu się 3. z kolei umowy o pracę na czas określony w umowę bezterminową) zostaje zawieszony. Zgodnie bowiem z art. 13 tej ustawy, okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie kolejnych takich umów między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 24 miesięcy. Za kolejną umowę na czas określony w świetle przepisów tej ustawy uważa się umowę zawartą przed upływem 3 miesięcy od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy tego rodzaju. Nieistotna jest zatem liczba kolejnych umów o pracę na czas określony, ale tylko łączny okres ich trwania (24 miesiące). Przepis ten (art. 13) stosuje się tylko do przedsiębiorców w rozumieniu art. 4 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej - do pozostałych pracodawców zastosowanie będzie mieć nadal art Kodeksu pracy. 4

7 2.3. Umowa o pracę na czas wykonania określonej pracy W praktyce umowa na czas wykonania określonej pracy jest stosowana dość rzadko. Od umowy na czas określony różni się ona tym, że termin rozwiązania umowy nie jest ustalony przez wskazanie konkretnej daty, lecz poprzez wskazanie pracy, z zakończeniem której następuje rozwiązanie umowy Umowa o pracę na okres próbny Przed zawarciem umowy na czas nieokreślony, umowy na czas określony, umowy na czas wykonania określonej pracy oraz tzw. umowy na zastępstwo można (choć nie trzeba) zawrzeć umowę na okres próbny. Czas trwania umowy na okres próbny nie może przekraczać 3 miesięcy. Co ważne, umowę taką można zawrzeć z pracownikiem tylko raz. Nie wlicza się ona do limitu dwóch umów na czas określony (o którym mowa w art kodeksu pracy) czyli zanim zawrzemy umowę na czas nieokreślony, można zawrzeć kolejno jedną umowę na okres próbny i dwie umowy na czas określony, a także do 24-miesięcznego limitu trwania umów na czas określony, o którym mowa w art. 13 ustawy o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców. Umowę na okres próbny w odróżnieniu od umowy na czas określony można przedłużać aneksem. Z tym że i tak łączny czas jej trwania nie może przekraczać 3 miesięcy. Tak więc, przykładowo, jeśli zawarto umowę na okres próbny trwający 1 miesiąc, wolno ją aneksować przedłużając łączny czas jej trwania do 3 miesięcy, ale już nie do np. 4 czy 5 miesięcy Umowa o pracę na zastępstwo W okresie usprawiedliwionej nieobecności stałego pracownika stosowana bywa umowa o pracę na zastępstwo. Na podstawie tej umowy można zatrudnić inną osobę w miejsce nieobecnego pracownika. Umowa taka rozwiązuje się z chwilą powrotu osoby nieobecnej do pracy. Przykładowy sposób określenia terminu zawarcia umowy na zastępstwo może brzmieć następująco: Strony zawierają umowę na zastępstwo Andrzeja Malinowskiego na czas jego nieobecności spowodowanej chorobą. W przypadku zawarcia umowy na zastępstwo nie obowiązują przepisy gwarantujące pracownicy przedłużenie umowy o pracę do dnia porodu w sytuacji, gdyby umowa miała ulec rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Ale co warto wiedzieć 5

8 gdyby pracownica zatrudniona na zastępstwo zaszła w ciążę pracodawca nie może jej wypowiedzieć umowy o pracę tylko musi czekać na powót nieobecnego pracownika. Z punktu widzenia pracownika umowę na zastępstwo trudno uznać za korzystną dla niego (z uwagi na brak stabilności zatrudnienia). Jednak w pewnych przypadkach, np. dla pracownika dopiero rozpoczynającego karierę zawodową, może to być dobra okazja do zdobycia potrzebnego stażu pracy. 3. Niezbędne informacje w umowie o pracę Umowa o pracę aby mogła nazywać się umową musi spełniać pewne wymogi. Pracodawca musi w niej określić strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Jeśli chodzi o określenie warunków pracy i płacy to trzeba określić przede wszystkim: 1) rodzaj pracy zwykle rodzaj pracy określa się przez wskazanie konkretnego stanowiska pracy (np. nauczyciel wychowania fizycznego, woźny, sprzątaczka). Można też dodatkowo wręczyć pracownikowi szczegółowy zakres czynności nie jest to jednak obowiązkiem pracodawcy. Wystarczy, że w umowie znajduje się nazwa stanowiska, a pracownikowi ustnie opisano, co należy do jego obowiązków. W wielu firmach praktykuje się jednak sporządzanie zakresów czynności z uwagi na to, że jasny jest wówczas podział zadań pomiędzy pracownikami. 2) miejsce wykonywania pracy co do zasady nie wolno miejsca pracy określać w zbyt ogólny sposób (np. cały kraj ). Jeżeli z charakteru pracy wynika konieczność pracy na większym obszarze, dopuszczalne jest określenie miejsca pracy w szerszy sposób (np. miejsce pracy intendenta, który dokonuje zakupów na terenie miasta lub gminy, można określić następująco: na terenie Warszawy, na terenie gminy Ryki ). 3) wynagrodzenie jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin wynagradzania, w umowie powinny zostać wymienione wszystkie wypłacane pracownikowi składniki wynagrodzenia (czyli na pewno wynagrodzenie zasadnicze, a jeżeli są wypłacane dodatki, np. funkcyjny, stażowy, stała premia, itd. także takie dodatki). Jeżeli natomiast wprowadzono regulamin wynagradzania, konieczne jest określenie w umowie przynajmniej wysokości wynagrodzenia zasadniczego oraz wymienienie pozostałych składników z odesłaniem w zakresie zasad ich obliczania do regulaminu wynagradzania. Nie trzeba wskazywać w umowie o pracę składników wynagrodzenia, które wynikają bezpośrednio z Kodeksu pracy, czyli np. pracodawca nie musi wymieniać w umowie dodatku za pracę 6

9 w godzinach nadliczbowych i dodatku za pracę w godzinach nocnych, bo wynikają one bezpośrednio z Kodeksu pracy. 4) wymiar czasu pracy zwykle określa się go, pisząc: pełen etat, 1/2 etatu, 1/4 etatu lub też: pełny wymiar, 1/2 wymiaru, 1/4 wymiaru itd. 5) termin rozpoczęcia pracy wskazuje się go datą kalendarzową, czyli pisząc np. od 3 stycznia 2011 r.. Przy okazji warto wyjaśnić, że na powszechnie stosowanym formularzu umowy o pracę występują 4 miejsca na wpisanie dat związanych z początkiem zatrudnienia. a) Po pierwsze, w prawym górnym rogu umieszcza się datę sporządzenia pisemnej wersji umowy. Jest to więc dzień, w którym wyznaczona do tego osoba w firmie wpisuje dane do formularza umowy. b) Po drugie, poniżej nazwy umowy wpisuje się datę zawarcia umowy. Jest to data, którą strony przyjmują jako moment rozpoczęcia stosunku pracy. Wcale nie musi to być pierwszy dzień wykonywania przez pracownika zadań. Często praktykuje się zawieranie umowy od pierwszego dnia miesiąca, nawet jeśli tym dniem jest niedziela czy też inny dzień wolny od pracy. c) Po trzecie, w ostatniej części umowy wpisuje się termin rozpoczęcia pracy. Jest to pierwszy dzień, w którym pracownik powinien przyjść do pracy, żeby rozpocząć wykonywanie swoich zadań. Czyli na przykład może zdarzyć się, że umowa zostanie zawarta od soboty 1 maja, a termin rozpoczęcia pracy zostanie wyznaczony na wtorek 4 maja. d) Po czwarte, inspektorzy pracy wymagają często, aby przy podpisie pracownika na umowie o pracę została zamieszczona data złożenia podpisu. Warto o taką datę zadbać, aby ze strony inspektora nie pojawił się zarzut, że pracownik otrzymał umowę na piśmie dopiero po kilku czy kilkunastu dniach od przystąpienia do pracy. Najczęściej w każdym z wyżej wymienionych miejsc wpisywana jest identyczna data. Warto jednak wiedzieć, że daty te mogą różnić się pomiędzy sobą. 7

10 4. Pozostała dokumentacja związana z zatrudnieniem Oprócz umowy o pracę należy także zadbać o inne dokumenty. Większość z nich pracodawca powinien zgromadzić w teczce akt osobowych. W ramach takiej teczki, dokumenty należy podzielić na część A (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie), część B (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia), część C (dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia). Przechowywane dokumenty należy ułożyć chronologiczne (można je wpinać od najstarszych do najnowszych albo odwrotnie) i ponumerować. Każda z części powinna zawierać pełny wykaz przechowywanych w niej dokumentów. Pracodawca nie może zabierać pracownikowi oryginałów dokumentów. Po przejrzeniu powinien je oddać zachowując w aktach jedynie ich odpisy lub kopie. Do dokumentów zamieszczanych w części A akt osobowych zaliczają się przede wszystkim: a) kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy przynajmniej z danego roku. A jeśli pracownik chce, by pracodawca uwzględnił mu okresy wcześniejsze (np. do stażu urlopowego) także z lat wcześniejszych, b) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, c) kwestionariusz osobowy w wersji dla kandydata do pracy. d) orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku pracodawca nie może obciążać pracownika kosztami przeprowadzania profilaktycznych badań lekarskich lecz sam musi je sfinansować. Nie wolno honorować orzeczenia z poprzedniego miejsca pracy. Nie wystarczy też, że pracownik przedstawi zaświadczenie od swojego specjalisty, u którego się leczy. Orzeczenie musi być wystawione przez lekarza uprawnionego do przeprowadzania badań profilaktycznych. Pracodawcy grozi grzywna, w przypadku, gdyby dopuścił do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia (albo od lekarza innego niż uprawniony do przeprowadzania badań profilaktycznych) choćby na jeden dzień. Do dokumentów związanych z zatrudnieniem, przechowywanych w części B akt osobowych należą przede wszystkim: a) karta szkolenia wstępnego ogólnego (a niekiedy także stanowiskowego) bhp - najpóźniej w pierwszym dniu pracy pracownik powinien zostać poddany szkoleniu wstępnemu ogólnemu z zakresu bhp, a na niektórych stanowiskach, głównie robotniczych, dodatkowo powinien zostać przeprowadzony instruktaż stanowiskowy bhp. Po przeszkoleniu pracownik powinien otrzymać do podpisu kartę szkolenia. W trakcie trwania zatrudnienia pracownicy powinni także przechodzić szkolenie okresowe bhp. 8

11 b) oświadczenie o zapoznaniu z przepisami zakładowymi pracownik powinien otrzymać do wglądu przepisy zakładowe regulamin pracy lub układ zbiorowy i podpisać oświadczenie, że się z nimi zapoznał. c) pisemna informacja o warunkach zatrudnienia (art. 29 Kodeksu pracy) tj. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym oraz długości okresu wypowiedzenia umowy, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy (czyli zatrudnia mniej niż 20 pracowników) dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. d) kwestionariusz osobowy dla pracownika w obecnym stanie prawnym funkcjonują dwa rodzaje kwestionariuszy. Jeden z nich pracodawca wręcza pracownikowi przy zatrudnieniu. Drugi dotyczący innych danych jest wręczany osobie już zatrudnionej. e) ewentualnie pisemne potwierdzenie o zapoznaniu pracownika z oceną ryzyka na jego stanowisku pracy oraz o przepisach i zasadach bezpiecznego wykonywania pracy. Pracodawca powinien też pamiętać o innych obowiązkach, takich jak: a) zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego w terminie 7 dni od daty nawiązania stosunku pracy, b) założenie karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika, c) założenie indywidualnej karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej jeśli pracownikowi wydawana jest odzież, obuwie robocze lub środki ochrony indywidualnej, d) sporządzenie karty oceny ryzyka na każdym stanowisku pracy. 9

12 BBP 0268 ISBN