ZAPYTANIE OFERTOWE dla zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto

Transkrypt

1 ELMAK Piotr Makioła ul. Armii Krajowej Chorzów Mielec, r. ZAPYTANIE OFERTOWE dla zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro netto dotyczące nagrania filmów instruktażowo-szkoleniowych do poszczególnych elementów/części Pakietu MIGACZ w ramach projektu PI-Migacz współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego I. ZAMAWIAJĄCY ELMAK Piotr Makioła ul. Armii Krajowej Chorzów II. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA ZAMÓWIENIA 1. Siedziba Zamawiającego, 2. Biuro Projektu, 3. Strona Projektu: III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zgodnie z Zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. IV. CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Głównym celem projektu PI-MIGACZ jest poprawa jakości i efektywności świadczenia usług w postaci kursów na prawo jazdy kat. B w części teoretycznej dla osób G/G/N poprzez wypracowanie pakietu MIGACZ w okresie 28m-cy ( ) realizacji projektu. V. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Kod CPV: Filmy wideo Nagrania dźwiękowe Produkcja filmów instruktażowych oraz taśm wideo str. 1

2 Przedmiotem zapytania ofertowego jest nagranie i montaż filmów: Słownik pojęć abstrakcyjnych Znaki drogowe w języku miganym Kodeks ruchu drogowego w języku migowym Kurs teoretyczny na prawo jazdy w języku migowym Testy w wersji migowej Kurs pierwszej pomocy w wersji migowej Prezentacji dot. projektu oraz pakietu MIGACZ w języku migowym Nagranie elementów pakietu MIGACZ na płyty CD/DVD i powielenie ich w ilości 600 sztuk. Dodatkowe informacje: Opracowanie techniczne powinno obejmować: nagranie niezbędnego materiału, nagranie lektora - tłumacza PJM (nagranie na green screen lub blue box tłumacza języka migowego/miganego), nagranie lektorskie tekstu w języku polskim lub nagranie narratora, wzbogacenie postprodukcji o elementy graficzne, animacje 3D, filmy realistyczne, umieszczenie tłumacza PJM w filmie, napisy w języku polskim nagranie powinno mieć postać multimedialnego zestawu nagranego na płytach DVD/CD oraz do zamieszczenia on-line Orientacyjna objętość materiału końcowego zostanie określona przez Zamawiającego na etapie podpisywania umowy z Wykonawcą, w oparciu o stworzone Konspekty pakietu MIGACZ. Okres realizacji zamówienia: VIII-15.IX.2013 Przedmiot zamówienia dla danej realizacji składa się z trzech części: 1. Realizacja nagrania opracowanych elementów merytorycznych. 2. Stworzenie prezentacji w języku migowym w postaci nagrania (filmu) w ramach projektu PI-Migacz. 3. Nagranie materiałów multimedialnych na płyty CD/DVD i powielenie w ilości 600 sztuk. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych na poszczególne nagrania tematyczne. Po otrzymaniu ofert, Zamawiający dokona wyboru usługodawcy, który realizował będzie nagrania w całości. str. 2

3 VI. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA 1. Wymagania ogólne dotyczące nagrań: Realizacja filmów przy użyciu sprzętu zapewniającego najlepszą realizację, w tym co najmniej dwóch kamer Full High Definition wraz z niezbędnym osprzętem. Zapewnienie oprawy dźwiękowej (lektor lub narrator, muzyka). Montaż filmu i udźwiękowienie z użyciem elementów graficznych. Konwersja do formatu MPEG oraz MP4. Dostarczenie zmontowanych filmów na nośnikach cyfrowych o odpowiedniej pojemności jako zestaw płyt DVD oraz na innym nośniku w jakości Full High Definition. 2. Wymagania techniczne odnośnie nagrań: 1) Format wizji 25 klatek na sekundę progressive, Rozdzielczość obrazu 1920x1080 pikseli, Format obrazu 16:9, Strumień nie mniejszy niż 30Mbit/s. 2) Format fonii: Częstotliwość próbkowania 48 khz, birate nie mniej niż 300 kbps, stereo. 3. Wymagania dodatkowe: Poszczególne części Pakietu MIGACZ, zostaną poddane konsultacją z uczestnikami Grupy Docelowej projektu, w celu zbadania i określenia poziomu trafności, użyteczności oraz zrozumienia treści filmu. Po przeprowadzonych konsultacjach Oferenci są zobligowani do wprowadzenia ewentualnych poprawek oraz modyfikacji nagrań, zgodnie z otrzymanymi opiniami użytkowników z Grupy Docelowej. Na etapie testowania pakietu MIGACZ, Oferent zobligowany jest dostarczyć Zleceniodawcy 100 szt. gotowego materiału nagranego na płytach CD / DVD. Po etapie testowania produktu i naniesieniu zmian w pakiecie MIGACZ, Oferent będzie zobligowany do dostarczenia 500 szt. poprawionego nagrania na ww. nośnikach. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do nagrań w tym prawo do wykorzystania nagrań w części lub w całości na wszystkich polach eksploatacji określonych w ustawie o prawie autorskim. str. 3

4 VII. KRYTERIA OCENY OFERTY Przy ocenie oferty brane będą pod uwagę następujące elementy: a) Doświadczenie w tworzeniu nagrań / filmów z zakresu prawa jazdy maksymalnie 50% Ilość stworzonych nagrań multimedialnych maksymalnie 50% Punkty za kryterium Doświadczenie w tworzeniu nagrań / filmów z zakresu prawa jazdy liczone na podstawie danych zawartych w załączniku nr 2 oraz dołączonych do oferty próbek nagrania i/lub linków do strony z nagraniem, zostaną obliczone wg następującego wzoru: Ilość stworzonych nagrań badana w ofercie (popartych próbkami) Największa ilość nagrań 1 Oferenta podana w przesłanych ofertach X 50 = ilość punktów UWAGA! Z uwagi na określone w punkcie VIII wymagania wobec Oferenta musi zostać udokumentowane doświadczenie w realizacji co najmniej 4 nagrań z ww. tematyki. b) cena oferty - maksymalnie 50% W cenie należy uwzględnić wartość usługi brutto, koszt za godzinę gotowego materiału (1 godzina równa 45 min). Cena 1 godziny obrobionego i gotowego nagrania uwzględnia koszty: obróbki technicznej wykonanego nagrania film doposażony nagraniami realnymi film wzbogacony o animacje komputerowe stworzenia nagrania i prezentacji zgrania na płytę CD/DVD Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena najtańszej oferty Cena badanej oferty X 50 = ilość punktów Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ilość punktów. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa. str. 4

5 VIII. WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW 1. Doświadczenie w przygotowaniu materiałów audiowizualnych dot. prawa jazdy (film, animacja) przynajmniej 4 produkcje (dołączone do oferty próbki nagrania, link do strony z nagraniem); 2. Oferent musi udokumentować co najmniej 10 godzin stworzonych nagrań multimedialnych w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert badane na podstawie załącznika nr Doświadczenie oraz możliwość tworzenia animacji komputerowych, symulujących ruch drogowy (dołączona do oferty próbka gotowego materiału) 4. Dodatkowo informujemy, iż wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności: umożliwienie ELMAK Piotr Makioła, Otawa Group Sp. j., La Fuente Consulting oraz Wojewódzkiemu Urzędowi Pracy w Rzeszowie i innym upoważnionym przez Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usług w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych. 5. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia nie mogą być powiązani z Zamawiającym i/lub Partnerami Projektu tj. Otawa Group Sp. j. i La Fuente Consulting osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W związku z powyższym w odpowiedzi na zapytanie ofertowe Zamawiający prosi o przesłanie Oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym i/lub Partnerami Projektu osobowo lub kapitałowo - załącznik nr 3. Brak przesłania podpisanego Oświadczenia będzie skutkował wykluczeniem oferty z postępowania. str. 5

6 IX. ZAWARTOŚĆ OFERTY Kompletna oferta powinna zawierać: 1. Cenę usługi (zgodnie ze wzorem załącznik nr 1) 2. Wykaz doświadczenia oferenta Referencje, Próbki nagrań (zgodnie ze wzorem załącznik nr 2), 3. Oświadczenie o braku powiązania z Zamawiającym i/lub Partnerem Projektu (zgodnie ze wzorem - załącznik nr 3) X. TERMIN SKŁADANIA OFERT Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania w terminie do do godz. 16:00 (decyduje data wpływu) w Biurze Projektu w Mielcu, drogą pocztową, przesyłką kurierską, osobiście lub drogą elektroniczną na elmakmielec@onet.pl. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: BIURO PROJEKTU PI-MIGACZ ul. Żeromskiego 19/ Mielec Dotyczy projektu: PI-Migacz W przypadku składania ofert drogą elektroniczną konieczny jest podpis oferenta (np. w formie skanu) W ofercie proszę zawrzeć oświadczenie, że Oferent uważa się za związanego ofertą przez 90 dni od terminu jej składania oraz deklarację co do możliwości realizacji usług zgodnie z przedmiotem zapytania ofertowego. XI. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Mira Kaliszczak- Surman, Koordynator projektu tel.: oraz Pani Katarzyna Rajda-Szostak, Koordynator projektu, tel , mail: elmakmielec@onet.pl. XII. UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania Ofertowego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 3. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. VIII. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. str. 6

7 5. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje). 6. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 7. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Na wypadek takiej sytuacji Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia dodatkowych kryteriów oceny. 8. Ostateczny wybór oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej. 9. Oferty złożone po terminie lub w inny sposób niż określony w punkcie IX i X nie zostaną rozpatrzone. 10. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art k.c. 11. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 12. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 13. Zamawiający nie dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na poszczególne nagrania. 14. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 15. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 16. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy. 17. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani pisemnie (drogą elektroniczną). 18. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. 19. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia. Serdecznie zapraszamy do współpracy. Z poważaniem, Koordynator Projektu Mira Kaliszczak-Surman str. 7

8 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i adres Wykonawcy) Do: ELMAK Piotr Makioła ul. Armii Krajowej Chorzów OFERTA (miejscowość, data) Odpowiadając na Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru usługodawców realizujących nagrania multimedialne Pakietu MIGACZ, realizowane w ramach projektu PI-MIGACZ, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z wymogami określonymi w Zapytaniu ofertowym, oświadczam, iż oferuję realizację zamówienia na poziomie cenowym: TEMATYKA NAGRANIA PAKIET MIGACZ Cena netto za 1 godz. nagrania (45 min gotowego materiału) Oświadczam, że przedstawiona oferta jest wiążąca przez 90 dni od terminu jej złożenia. Składam również deklarację o możliwości realizacji usług zgodnie z przedmiotem zapytania ofertowego.... Data i miejsce.. Podpis oferenta str. 8

9 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego WYKAZ DOŚWIADCZENIA OFERENTA REFERENCJE, PRÓBKI REALIZACJI L.p. Termin realizacji od mm/rok do mm/rok Zakres/temat realizacji Realizacja w obszarze tematu zapytania ofertowego Odbiorca usługi/produktu - nazwa, dane kontaktowe str. 9

10 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Oświadczenie oferenta ubiegającego się o udzielenie zamówienia Oświadczam, że firma. nie jest powiązana osobowo lub kapitałowo z Liderem Projektu oraz Partnerami Projektu, przy czym przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się: uczestniczenie właścicieli w/w firmy w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie przedstawicieli firmy w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejscowość i data.. (Czytelny podpis) str. 10