Znak sprawy: 3310/3311/203/OZ/MW/2018-OZP/49 Gdańsk, dnia r.

Transkrypt

1 Znak sprawy: 3310/3311/203/OZ/MW/2018-OZP/49 Gdańsk, dnia r. Zapytanie ofertowe na organizację dwóch spotkań (wynajem sali wraz z wyposażeniem oraz zapewnienie uczestnikom wyżywienia) 1. Opis sposobu przygotowania oferty: 1.1. należy ją złożyć pisemnie, drogą faksową lub elektroniczną, 1.2. oferty należy kierować: pisemnie na adres: Wojewódzki Urząd Pracy w Gdańsku ul. Podwale Przedmiejskie Gdańsk lub na fax , lub elektronicznie zamowienia@wup.gdansk.pl, 1.3. ceny w niej podane muszą być wyrażone liczbowo i słownie, 1.4. ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 1.5. składa się z dwóch części, z których każda stanowi odrębny przedmiot zamówienia, 1.6. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, 1.7. Wykonawca może złożyć ofertę na I i/lub II część przedmiotu zamówienia. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch spotkań. Zamówienie realizowane jest w dwóch częściach. Każda z części stanowi oddzielne zamówienie. Część I. przedmiotu zamówienia: Organizacja spotkania w dniu 10 grudnia 2018 r., w ramach partnerstwa lokalnego - Posiedzenie Pomorskiej Wojewódzkiej Rady Rynku Pracy. Usługa obejmuje wynajem sali szkoleniowej/konferencyjnej wraz z wyposażeniem oraz zapewnienie uczestnikom wyżywienia. Miejsce realizacji zamówienia: Gdańsk Główny Zamówienie musi zostać zrealizowane w hotelu lub obiekcie gastronomicznym dysponującym możliwością zapewnienia sali szkoleniowej / konferencyjnej wraz

2 z wyposażeniem i organizacją usługi restauracyjnej, którego standard jest nie mniejszy niż przewidziano dla hoteli trzygwiazdkowych zgodnych z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów. Miejsce organizacji spotkania: Gdańsk w obrębie Głównego Miasta - w odległości do 2,5 km od dworca PKP Gdańsk Główny, liczonej według aplikacji Google Maps trasą pieszą dostępną pod adresem która jest własnością, znakiem zastrzeżonym Firmy Google. Opis zamówienia: Liczba uczestników spotkania: 30 osób, Termin realizacji: r, Planowany harmonogram spotkania: - 10:20 11:00 rejestracja uczestników, serwis kawowy, - 11:00 14:30 część merytoryczna spotkania, - 14:30 15:30 obiad. Wynajem sali szkoleniowej / konferencyjnej: Sala dla 30 osób w ustawieniu w podkowę wyposażona w stoły, krzesła, flipchart, projektor multimedialny z ekranem, laptop. Wielkość sali musi umożliwiać swobodną pracę. Sala musi być jasna, konieczne są okna i dostęp światła dziennego, jednak również możliwość odpowiedniego zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji. Usługa gastronomiczna: a) serwis kawowy przygotowany na godzinę 10:20, dostępny w sali szkoleniowej / konferencyjnej podczas całego spotkania, uzupełniany na bieżąco: kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka, sok - dwa rodzaje, woda mineralna, kruche ciasteczka (100 g/os.), mini pączki (3 szt./os.). b) obiad po zakończeniu spotkania, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej w tym samym budynku, planowany na godz. 14:30 podany w formie bufetu szwedzkiego, na który składać się będzie:

3 zupa - klasyczny barszcz czerwony (300 ml/os.) z pasztecikami (2szt./os.), pierożki - różny farsz (4 szt./os.), sałatka śledziowa (150 g/os.), danie główne - trzy rodzaje pstrąg pieczony w ziołach (ok. 160g/os.), kotlet de volaille (ok. 160g/os.), danie wegetariańskie - zapiekane szparagi, bakłażan, brokuły, ryż itp. (ok. 160g/os.), dodatki: ziemniaki w mundurkach, ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane ok. 200 g/os., dwa rodzaje surówek ok. 150 g/os., tradycyjna kapusta z grzybami ok. 100 g/os. deser: owoce (mandarynki, winogrona, banany) ok. 200 g/os., ciasto domowe (piernik oraz sernik) - 2 szt./os. (gramatura 1 sztuki min.100 g), napoje zimne, kompot z suszu, kawa, herbata bez ograniczeń wraz z dodatkami. Spotkanie będzie miało charakter roboczy oraz okolicznościowy. Po zakończeniu spotkania roboczego ok. godz. 14:30, dla części okolicznościowej (obiadowej) Zamawiający wymaga przygotowania jednego wspólnego stołu do konsumpcji dla wszystkich uczestników spotkania ze stosownym przybraniem, umożliwiającego wspólne zasiadanie. Usługa gastronomiczna świadczona będzie na zastawie ceramicznej/porcelanowej, z użyciem sztućców metalowych i serwetek papierowych oraz szklanych naczyń do zimnych napojów. Usługa winna być realizowana wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, a Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych - Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2018 poz z późn. zm.).

4 Część II. przedmiotu zamówienia: Organizacja spotkania w dniu 14 grudnia 2018 r., w ramach grupy roboczej z zakresu wsparcia funkcjonowania beneficjentów realizujących projekty pozakonkursowe i wypracowania wspólnych rozwiązań na potrzeby ich realizacji. Usługa obejmuje wynajem sali szkoleniowej/konferencyjnej wraz z wyposażeniem oraz zapewnienie uczestnikom wyżywienia. Miejsce realizacji zamówienia: Gdańsk Główny Zamówienie musi zostać zrealizowane w hotelu lub obiekcie gastronomicznym dysponującym możliwością zapewnienia sali szkoleniowej / konferencyjnej wraz z wyposażeniem i organizacją usługi restauracyjnej, którego standard jest nie mniejszy niż przewidziano dla hoteli trzygwiazdkowych zgodnych z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów. Miejsce organizacji spotkania: Gdańsk w obrębie Głównego Miasta - w odległości do 2,5 km od dworca PKP Gdańsk Główny, liczonej według aplikacji Google Maps trasą pieszą dostępną pod adresem która jest własnością, znakiem zastrzeżonym Firmy Google. Opis zamówienia: Liczba uczestników spotkania: 30 osób, Termin realizacji: r, Czas trwania spotkania: 10:00 15:00. Wynajem sali szkoleniowej / konferencyjnej: Sala dla 30 osób w ustawieniu w podkowę wyposażona w stoły, krzesła, flipchart, projektor multimedialny z ekranem, laptop. Wielkość sali musi umożliwiać swobodną pracę. Sala musi być jasna, konieczne są okna i dostęp światła dziennego, jednak również możliwość odpowiedniego zaciemnienia dla potrzeb prowadzenia prezentacji. Usługa gastronomiczna: c) serwis kawowy przygotowany na godzinę 10:00, dostępny w sali szkoleniowej / konferencyjnej podczas całego spotkania, uzupełniany na bieżąco: kawa, herbata, cukier, cytryna, śmietanka, sok - dwa rodzaje,

5 woda mineralna, kruche ciasteczka (100 g/os.), mini pączki (3 szt./os.) d) obiad planowany na godz. 12:30 13:00, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej w tym samym budynku w formie bufetu szwedzkiego, na który składać się będzie: zupa - klasyczny barszcz czerwony (300 ml/os.) z pasztecikami (2szt./os.), pierożki - różny farsz (4 szt./os.), sałatka śledziowa (150 g/os.), danie główne - trzy rodzaje pstrąg pieczony w ziołach (ok. 160g/os.), kotlet de volaille (ok. 160g/os.), danie wegetariańskie - zapiekane szparagi, bakłażan, brokuły, ryż itp. (ok. 160g/os.), dodatki: ziemniaki w mundurkach, ziemniaki gotowane, ziemniaki opiekane ok. 200 g/os., dwa rodzaje surówek ok. 150 g/os., tradycyjna kapusta z grzybami ok. 100 g/os. deser: owoce (mandarynki, winogrona, banany) razem 200 g/os., ciasto domowe (piernik oraz sernik) - 2 szt./os. (gramatura 1 sztuki min.100 g), napoje zimne, kompot z suszu, kawa, herbata bez ograniczeń wraz z dodatkami. Spotkanie będzie miało charakter roboczy oraz okolicznościowy. W trakcie spotkania roboczego w godz. 12:30 13:00, dla części okolicznościowej (obiadowej) Zamawiający wymaga przygotowania jednego wspólnego stołu do konsumpcji dla wszystkich uczestników spotkania ze stosownym przybraniem, umożliwiającego wspólne zasiadanie. Usługa gastronomiczna świadczona będzie na zastawie ceramicznej/porcelanowej, z użyciem sztućców metalowych i serwetek papierowych oraz szklanych naczyń do zimnych napojów. Usługa winna być realizowana wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, a Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania

6 przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych - Ustawa z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 2018 poz z późn. zm.). Źródłem finansowania części II. przedmiotu zamówienia są środki Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego oraz Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, w ramach realizowanych projektów. 3. Kod CPV: usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości stanowiących własność usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 4. Wymagany termin wykonania zamówienia: - część I. przedmiotu zamówienia: r. - część II. przedmiotu zamówienia: r. 5. Informacja na temat możliwości składania ofert częściowych (wypełnić, jeśli dotyczy) Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na I i/lub II część przedmiotu zamówienia. 6. Kryteria wyboru oferty: dla części I i II przedmiotu zamówienia: cena waga kryterium 100% 7. Kryteria z zakresu klauzul społecznych (w szczególności kryteria dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych lub osób, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, oraz ograniczenia możliwości złożenia oferty przez podmioty ekonomii społecznej minimum w przypadku zamówień, których przedmiotem jest zakup usług cateringowych w związku z działaniami realizowanymi ze środków PT POWER lub RPO na lata ), jeśli dotyczy: Nie dotyczy. 8. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium: (PC) Cena waga kryterium 100% najniższa oferowana cena brutto PC = x 100 x 100% cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.

7 Zamawiający przy zaokrąglaniu wyniku działania do części setnych (do dwóch miejsc po przecinku) będzie posługiwał się poniższą zasadą: - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 0, 1, 2, 3 lub 4 to należy ją pominąć, - jeśli następna cyfra po tej którą zaokrąglamy to 5, 6, 7, 8 lub 9 to wynik zaokrąglamy w górę. Każda z części zamówienia będzie przedmiotem odrębnej oceny. 9. Opis sposobu obliczania ceny w składanej ofercie: a. Wykonawca uwzględniając wszystkie wymogi, o których mowa w zapytaniu ofertowym, powinien w cenie brutto ująć wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia, oraz uwzględnić inne opłaty i podatki, a także ewentualne upusty. b. Wykonawca poda cenę oferty w Formularzu ofertowym sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. Cena podana w Formularzu ofertowym służy do porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty. c. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN). d. Cena musi być wyrażona liczbowo, z dokładnością dwóch miejsc po przecinku. e. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. f. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe. g. Zamawiający wykluczy Wykonawcę: powiązanego z nim osobowo lub kapitałowo. h. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego, zawiera błędy w obliczeniu ceny niemożliwe do poprawienia przez Zamawiającego, hotel lub obiekt gastronomiczny, w którym Wykonawca oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia będzie o standardzie mniejszym niż przewidziano dla hoteli trzygwiazdkowych zgodnych z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, nie została podpisana przez Wykonawcę,

8 Wykonawca nie zamieści w Formularzu ofertowym wszystkich elementów wymaganych przez Zamawiającego. i. Jeżeli zaoferowana cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi wątpliwości Zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego zwróci się on do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących wyliczenia ceny. j. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia jeżeli: nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzone postępowanie lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć, postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego. k. Oferty złożone po terminie składania ofert nie podlegają ocenie. 10. Oferta ma zawierać: a) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (Wykonawca może sporządzić własny dokument pod warunkiem, że zamieści w nim wszystkie elementy wymagane przez Zamawiającego). 11. Wymagania niezbędne wobec Wykonawcy/warunki udziału w postępowaniu: (wypełnić, jeśli dotyczy) Nie dotyczy. 12. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć w terminie do dnia r. do godz. 09:00 pisemnie, faxem lub drogą elektroniczną. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania. Ofertę złożoną w postaci elektronicznej uważa się za skutecznie doręczoną, gdy Zamawiający dokona potwierdzenia jej otrzymania. W tym celu Wykonawca powinien żądać potwierdzenia odbioru przez Zamawiającego.

9 13. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcą są: Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: w zakresie przedmiotu zamówienia: Marian Woroch w zakresie Zapytania ofertowego: Barbara Matras, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Zamawiającego - zamowienia@wup.gdansk.pl. 14. Termin związania ofertą: Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez 10 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 15. Informacja na temat terminu, w jakim winna nastąpić ocena i wybór oferty: do r. 16. Istotne dla Zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy: wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. 17. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania przesłanych dokumentów. 18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z realizacji danej części zamówienia w uzasadnionych wypadkach. Kierownik Zespołu Zamówień Publicznych Paweł Rusak W załączeniu: 1. Wzór Formularza ofertowego zał. nr 1, 2. Wzór umowy zał. nr 2, 3. Klauzula informacyjna RODO zał. nr 3.