Wyjaśnienie i zmiana treści Ogłoszenia o zamówieniu

Transkrypt

1 Bielsko-Biała, dnia 26 października 2018r. Zamawiający: pl. Ratuszowy Bielsko-Biała Wyjaśnienie i zmiana treści Ogłoszenia o zamówieniu dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego na podstawie art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych na Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej, znak sprawy: ZP BMP. Zamawiający, w związku z otrzymanymi pytaniami, udziela wyjaśnień do ogłoszenia o zamówieniu: 1. Zamawiający w Załączniku nr 3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia pkt 2 wymaga od wykonawcy doręczania przesyłek w odpowiednich trybach, z czym wiąże się stosowanie własnych blankietów ZPO w postępowaniu administracyjnym. Wykonawca informuje, że potwierdzenie odbioru do przesyłki doręczanej zgodnie z zastosowaniem przepisu art. 57 par. 5 pkt. 2 KPA powinny być wykonywane jest zgodnie z poniższymi warunkami technicznymi: 1) gramatura papieru: papier offsetowy BD g/m2 2) wymiar druku: minimum 90 x 140 mm (część środkowa, bez listew bocznych) optymalne wymiary: a) część środkowa, bez listew bocznych x 140 mm, b) całość druku, tj. część środkowa + listwy boczne x 160 mm, (wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją 2 mm) 3) listwy po obu stronach, perforacja pionowa pozwalająca na wyrwanie środkowej części druku bez jego uszkodzenia, 4) co najmniej 5 mm pasek kleju gwarantujący przyczepność do różnego rodzaju podłoża w zróżnicowanym zakresie temperatur zabezpieczony osłoną. Adres nadawcy napisany w strefie prostokątnej w minimalnej odległości: 1) 40 mm od górnego brzegu przesyłki, 2) 5 mm od prawego brzegu, 3) 15 mm od dolnego brzegu. W pasie 15 mm powyżej dolnej krawędzi strony przedniej druku (awers) oraz z prawej strony danych adresowych nadawcy nie można umieszczać żadnych napisów/nadruków.

2 W świetle obowiązujących przepisów operator wyznaczony stosuje jednolite wzory formularzy lub blankietów niezbędnych do świadczenia usług, które są dostępne na stronie Pytanie 1a: Czy Zamawiający ma na myśli tryby o zastosowaniu przepisu art.57 par. 5 pkt 2 KPA oraz art.12 par. 6 pkt 2 Ordynacji Podatkowej - dotyczące nadania w placówce pocztowej operatora wyznaczonego oraz złożenia w polskim urzędzie konsularnym, które wiążą się z doręczeniem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru? TAK Pytanie 1b: Czy w związku z tym Zamawiający będzie stosował zwrotne potwierdzenia odbioru spełniające wymagania formalne i jakościowe opisane, powyżej, co wpływa, na jakość, a także umożliwia prawidłowe świadczenie usług przez wykonawcę? TAK 2. Zamawiający w Załączniku nr 3 Szczegółowy opis zamówienia zobowiązał się do czynności, jakie będzie wykonywał w zakresie przygotowania przesyłek do nadania. Pytanie 2. Czy oznakowanie przesyłek listowych będzie wykonywane zgodnie z polskimi normami i poniższym wzorem prawidłowego adresowania? lewa część strony adresowej opakowania przesyłki pomiędzy adresem nadawcy a strefą szyfrową, nazwana umownie przez Wykonawcę miejscem informacyjnym, to miejsce, gdzie Nadawca możne umieszczać dodatkowe nadruki/napisy np. adres www, elementy graficzne,

3 miejsce informacyjne, o którym mowa w ppkt 1, w przypadku przesyłek listowych nierejestrowanych i przesyłek poleconych jest również przeznaczone na umieszczenie nalepki (napisu, nadruku) wyróżnika kategorii PRIORYTET PRIORITAIRE, a w przypadku przesyłek poleconych w obrocie krajowym i zagranicznym dodatkowo oznaczenia R z kodem kreskowym oraz Potwierdzenie odbioru w obrocie krajowym bądź A.R. w obrocie zagranicznym. Wzór prawidłowo zaadresowanej przesyłki listowej nierejestrowanej i przesyłki poleconej w obrocie krajowym TAK 3. W Ogłoszeniu ( ) Załącznik nr 5 Umowa 3 ust. 4 pkt. d Zamawiający określił termin płatności faktur: należności wynikające z faktur VAT Zamawiający będzie regulować przelewem na konto, wskazane przez Wykonawcę na fakturze w terminie 14 dni od daty jej wystawienia, pod warunkiem, że doręczenie faktury do siedziby Zamawiającego nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia, w przeciwnym wypadku termin płatności faktury będzie wynosić 10 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia faktury do siedziby Zamawiającego. Za dochowanie terminu zapłaty uważa się dzień złożenia polecenia zapłaty w banku Zamawiającego, Zapis ten wprowadza niepotrzebne komplikacje w rozliczeniach Wykonawcy z Zamawiającym oraz nie uwzględnia interesów Wykonawcy w zakresie wpływu należności. Pytanie 3: Czy ze względu na obowiązujące regulacje wewnętrzne u Wykonawcy i ze względu na fakt, iż poniższa propozycja zapewnia wystarczający czas na dokonanie płatności uwzględniając tym samym równe traktowanie stron - Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu o terminie płatności za zrealizowane usługi pocztowe na następujący: d) należności wynikające z faktur VAT Zamawiający będzie regulować przelewem na konto, wskazane przez Wykonawcę na fakturze w terminie 21 dni od daty jej wystawienia. Za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca naliczać będzie odsetki ustawowe. Odsetki ustawowe za niezapłacone w terminach faktury płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej. Za dochowanie terminu zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku Wykonawcy. Zamawiający zgadza się na zmianę treści zapisu 3 ust.4 pkt. d wzoru umowy, który otrzymuje brzmienie: termin płatności faktury wynosi 21 dni od daty wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę pod warunkiem, że faktura zostanie dostarczona na 3 dni robocze przed terminem płatności. W przypadku gdy faktura zostanie doręczona do Zamawiającego w ostatnim dniu płatności lub po terminie płatności przyjmuje się, że termin zapłaty został dochowany, jeżeli Zamawiający dokona zapłaty do 3 dni roboczych od daty otrzymania faktury. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

4 4. Zamawiający w Załączniku nr 5 Umowa nie dopuszcza zmian cen zawartych w ofercie z wyjątkiem zapisów 9 ust. 1 pkt. b, c, d, w którym również o tym nie wspomina. Pytanie 4. Czy w związku z faktem, że umowa realizowana będzie zgodnie z zapisami Ustawy Prawo Pocztowe o czym Zamawiający pisze m.in. w 1 ust. 3 umowy, a operator wyznaczony, którym jest Wykonawca zobowiązany jest na podstawie art. 46 ust. 2 ustawy świadczyć usługi w sposób jednolity w porównywalnych warunkach i ustala wysokości opłat za świadczone usługi powszechne czyniąc to na podstawie kosztów ich świadczenia oraz w sposób przejrzysty i niedyskryminujący (art. 53 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe) Zamawiający zmodyfikuje zapis w 4 ust. 6 na następujący: Ceny zaoferowane przez Wykonawcę w ofercie nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy z zastrzeżeniem sytuacji przewidzianej w Ustawie Prawo Pocztowe z 23 listopada 2012 r. Zmiana cen możliwa będzie jedynie po ich wcześniejszym zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Zamawiający dopuszcza również podwyższenie cen zgodnie z 9 ust.1 pkt b, c, d.. 4 ust. 6 wzoru umowy nie zostanie zmieniony. Dodatkowo Zamawiający wskazuje art. 54 Prawa Pocztowego, który dopuszcza niższe od obowiązujących taryfy za dany rodzaj lub sposób świadczenia usługi powszechnej w stosunku do nadawców. 5. Zamawiający w Załączniku nr 3 Szczegółowy opis zamówienia pkt I ppkt. 5, zobowiązuje Wykonawcę do odbioru korespondencji w godz Usługa odbioru korespondencji świadczona przez Wykonawcę nie jest usługą pocztową, jest usługą transportową, której nie obejmuje przedmiot zamówienia w pkt. I ppkt 1. Jest ponadto usługą płatną, którą należy wyodrębnić w przedmiocie zamówienia oraz wycenić w formularzu cenowym (Załącznik nr 2) w ujęciu miesięcznym - jeśli Zamawiający życzy sobie jej świadczenia. Pytanie 5: Czy w związku z tym Zamawiający zmieni postanowienia Załącznika nr 3 pkt I ppkt 1 oraz Załącznika nr 2 do Ogłoszenia (formularz cenowy) - umożliwiając tym samym Wykonawcy wycenę usługi - względnie wykreśli ją ze Szczegółowego opisu zamówienia (załącznik nr 3 pkt. I ppkt 5), jeśli zamierza samodzielnie dostarczać przesyłki do wskazanej placówki pocztowej? Zamawiający zmienia zapis w Szczegółowym Opisie Zamówienia pkt I ppkt 5 : Zamawiający zobowiązuje się do dostarczania przesyłek pocztowych Wykonawcy w godzinach , a Wykonawca zobowiązuje się do ich odbioru w urzędzie pocztowym w placówce nadawczej usytuowanej nie więcej niż 1000m od siedziby Zamawiającego. Odbiór przesyłek odbywać się będzie w dni robocze 5 razy w tygodniu od poniedziałku do piątku. 6. Zamawiający w Załączniku nr 3 Szczegółowy opis zamówienia pkt I ppkt. 6 - zobowiązuje Wykonawcę do umożliwienia dostarczenia zwrotów przesyłek do siedziby Zamawiającego w godz Zamawiający określił przedmiot zamówienia, jako świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedostarczonych do adresata w rozumieniu Ustawy Prawo Pocztowe z dn. 23 listopada Usługi świadczone będą również zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku, określającego wskaźniki czasu przebiegu przesyłek w obrocie krajowym.

5 Zgodnie z w/w aktami prawnymi Wykonawca doręcza przesyłki zgodnie z w/w normami. Zarówno Ustawa Prawo Pocztowe jak i Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku nie określa godzin doręczania przesyłek pocztowych do adresata. Zatem, oczekiwanie Zamawiającego dotyczące doręczania przesyłek w określonych godzinach narusza przepisy Prawa Pocztowego, które obligują do świadczenia usług powszechnych w sposób jednolity w porównywalnych warunkach. Każde ponadstandardowe wymaganie dot. godzin doręczenia korespondencji do Zamawiającego powoduje konieczność dostosowania całej sieci logistycznej danego operatora poprzez zmiany logistycznoorganizacyjne, co niejednokrotnie może być niemożliwe. Każda przesyłka wysyłana z dowolnego miejsca w kraju, co do zasady najpierw trafia do najbliższego węzła ekspedycyjno-rozdzielczego, skąd transportowana jest w odpowiednim kierunku razem z innymi przesyłkami tam kierowanymi. Następnie jest rozdzielana na poszczególne placówki i przekazywana doręczycielom, którzy doręczają przesyłki na danym terenie w określonej kolejności. Zmiana godzin doręczenia zaburzałaby pracę sieci logistycznej na całym terenie. Pytanie 6: Wobec powyższego prosimy o modyfikację postanowienia w zakresie rezygnacji z określania konkretnych godzin doręczania zwrotów przesyłek nadchodzących do Zamawiającego na: 6. Wykonawca umożliwi dostarczenie zwrotów przesyłek do siedziby Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa umożliwiając tym samym złożenie oferty? Zamawiający zmienia zapis w Szczegółowym Opisie Zamówienia pkt I ppkt 6 : Wykonawca umożliwi Zamawiającemu odebranie zwrotów przesyłek z placówki nadawczej usytuowanej nie dalej niż 1000 m od siedziby Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do Zamawiający w Załączniku nr 5 Umowa 1 ust. 4 pisze, że ( ) Regulamin świadczenia usług pocztowych nie może nakładać na Zamawiającego więcej obowiązków, opłat lub odpowiedzialności niż wynika to z treści umowy. Z istoty rzeczy regulamin zawiera uszczegółowienie zasad, według których świadczone są usługi. Z regulaminu zawsze wynika więcej niż z umowy, w szczególności w zakresie wzajemnych praw i obowiązków nadawcy oraz operatora pocztowego. O ile, więc można się zgodzić na prymat umowy nad regulaminem, gdyż z istoty umowa nie może być z regulaminem sprzeczna, o tyle nie sposób przyjąć zastrzeżenia, z którego wynikało będzie, że regulamin nie może wykraczać poza regulacje umowne. W taki sposób doszłoby,

6 bowiem, do ograniczenia wzajemnych zobowiązań stron do treści samej umowy i wykluczenia stosowania regulaminu. A to z kolei uniemożliwia Wykonawcy złożenie oferty w postępowaniu. Pytanie 7. Czy w związku z powyższym Zamawiający wykreśli w/w zdanie i zmieni zapis 1 ust. 4 na: 4.Postanowienia niniejszej umowy, oferta Wykonawcy, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stosuje się przed postanowieniami regulaminu świadczeń usług pocztowych Wykonawcy. O zmianach treści regulaminu Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego w drodze publikacji na stronie internetowej. W przypadku rozbieżności postanowień świadczeń usług pocztowych z postanowieniami umowy, rozstrzygające będą postanowienia umowy. 1 ust. 4 wzoru umowy nie zostanie zmieniony. 8. Zamawiający w Załączniku nr 5 Umowa 4 ust. 1 pisze, że: Postanowienia wewnętrznych uregulowań Wykonawcy sprzeczne z niniejszą umową a niewynikające z powyższych aktów prawnych, nie wiążą Zamawiającego Pytanie 8. W ocenie Zamawiającego przedmiotowa regulacja jest niejasna i zbędna, gdyż oczywistym jest, że postanowienia wewnętrznych uregulowań Wykonawcy (nie będące Regulaminem) nie wiążą Zamawiającego, zaś prymat postanowień umowy wynika z treści 1 ust. 4. W związku z powyższym wnosimy o likwidację zapisu 4 ust. 1? Zamawiający nie zgadza się na wykreślenie ust. 1 z 4 umowy. Zapis ten pozwoli uniknąć ewentualnych sporów, a w szczególności interpretacyjnych, nadto nie narusza żadnych przepisów. 9. Zamawiający w 4 ust 2-5 Załącznika nr 5 Umowa określa zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz karę umowną w przypadku ( ) stwierdzenia naruszenia przez wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych Kara umowna jest zryczałtowaną formą odszkodowania i jest należna podmiotowi, któremu w rzeczywistości wyrządzono szkodę, brak jest zatem podstaw dla zastrzegania kary umownej w każdej sytuacji ewentualnego naruszenia warunków bezpieczeństwa i ochrony danych gdyż okoliczności te mogą prowadzić do wyrządzenia szkody, ale niekoniecznie Zamawiającemu; zastrzeżenie kary umownej w proponowany sposób stoi więc w sprzeczności z istotą tej kary i jako takie jest niedopuszczalne. Uniemożliwia także Wykonawcy złożenie oferty. Pytanie 9a. Czy Zamawiający usunie zapis kary umownej z 4 ust 5? Zamawiający nie zgadza się ze stanowiskiem Poczty. Wskazane zapisy są karami umownymi i prawem stron w myśl zasady swobody umów jest ustalenie pewnego świadczenia, które w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania dłużnik jest obowiązany spełnić oprócz odszkodowania. Zamawiający zmienia wysokość kar w 4 ust. 5 umowy z 5% na 0,5%. Pytanie 9b. Czy Zamawiający w ust 4 ust. 4 powoła się na aktualne przepisy obowiązujące w tej materii zawarte w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, zwanego RODO oraz w Ustawie Prawo Pocztowe? Tak. Zamawiający zmienia 4 ust 4 : Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. U. UE L.

7 ), przepisów ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 10 maja 2018r. (Dz. U. z 2018r., poz. 1000) oraz ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. ( Dz. U. z 2017r., poz.1481 ze zm.) 10. Zamawiający w Załączniku nr 5 Umowa 7 Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy określa kary umowne. Kary umowne zapisane przez Zamawiającego stanowią formę zryczałtowanego odszkodowania. Należy zauważyć, iż zastrzeżenie, z którego wynika, iż Wykonawca za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy ponosi względem Zamawiającego odpowiedzialność na zasadach i w wysokości wynikającej z Prawa pocztowego ( 7 ust, 3) wyklucza zasadność dodatkowego zastrzegania na tę okoliczność kar umownych. Skoro, bowiem Wykonawca ma naprawić szkodę w sposób wskazany w ustawie to dodatkowe naliczanie mu kar umownych jest bezzasadne i prowadzić może do dwukrotnego karania Wykonawcy za to samo, co jest niedopuszczalne. Pytanie 10. W odczuciu Wykonawcy zaproponowana przez Zamawiającego kara umowna jest rażąco i niewspółmiernie wysoka oraz stawia go w roli podrzędnej do Zamawiającego, co uniemożliwia praktycznie złożenie oferty. W związku z powyższym wnosimy o usunięcie 7 ust 2, 7 ust 5 zd. 2 i w konsekwencji 7 ust 6 i 7 z umowy, i oparcie odpowiedzialności operatora pocztowego na Ustawie Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. względnie obniżenie jej do wartości maksimum 0,5 %? Zamawiający zmienia wysokość kar w 7 ust 2, ust 5 umowy z 5% na 0,5% 11. W załączniku nr 2 Formularz cenowy zamawiający określa rodzaje i ilości przesyłek. Pytanie 11a. Zamawiający w jednym wierszu poz. 2 w/w załącznika nie określił gabarytu przesyłki o wadze g. Czy Zamawiający ma na myśli gabaryt A? Tak Pytanie 11b. Czy Zamawiający zmieni poz. 22 w/w załącznika doprecyzowując gabaryty przesyłek oraz ich kategorię (ekonomiczna/priorytetowa) umożliwiając tym samym Wykonawcy wycenę usługi? Tak 12. Zamawiający wyznaczył termin składania ofert na godz Pytanie 12. W związku z wątpliwościami dotyczącymi treści Ogłoszenia o zamówieniu na świadczenie usług pocztowych oraz czasem niezbędnym na pozyskanie wszystkich dokumentów koniecznych do przygotowania oferty wnosimy o zmianę terminu składania ofert na r. godz ? Termin składania ofert zostaje przesunięty na dzień r., godz. 10:00., tym samym zmianie ulega również termin otwarcia ofert, które odbędzie się r., o godz. 11:00.

8 Jednocześnie, w związku z wprowadzonymi zmianami, Zamawiający zmodyfikuje załącznik nr 2, 3 i 5 do ogłoszenia o zamówieniu i publikuje na stronie internetowej pod nazwą: "załącznik nr 2 do ogłoszenia - po modyfikacji", "załącznik nr 3 do ogłoszenia - po modyfikacji" oraz "załącznik nr 5 do ogłoszenia - po modyfikacji" Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia i zmianę treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający dokonał zmiany ogłoszenia o zamówieniu, które zostało opublikowane w dniu r. w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej zamawiającego. Z UP. PREZYDENTA MIASTA GRZEGORZ TOMASZCZYK SEKRETARZ MIASTA