Okresowa ocena dostawców jako narzędzie ograniczania poziomu ryzyka związanego z zakupami 2

Transkrypt

1 Maciej Urbaniak 1 Uniwersytet Łódzki Okresowa ocena dostawców jako narzędzie ograniczania poziomu ryzyka związanego z zakupami Coraz częściej klienci instytucjonalni (a zwłaszcza producenci) zaczynają koncentrować się na wyborze kluczowych dostawców (ang. key suppliers), kształtując z nimi długookresowe relacje oparte na doskonaleniu jakości technicznej rozwiązań produktowych (prowadząc wspólne prace badawczo-rozwojowe), niezawodności dostaw, opartej zarówno na elastyczności, jak i skracaniu cyklu zamówienia [2]. Kształtowanie relacji z dostawcami w procesach zakupu można ująć w czterech fazach. Są to: definiowanie wymagań w stosunku do źródeł zakupu w zakresie jakości technicznej oraz usług serwisowych, wielkości i częstotliwości zamówień, potencjału dostawcy, warunków finansowych, wybór dostawcy, który poprzedza identyfikacja potencjalnych dostawców, kwalifikacja dostawcy oraz negocjacje warunków, realizacja zamówienia (obejmująca przekazywanie zamówień, monitorowanie dostaw oraz dokumentowanie procesu zakupów), ewaluacja współpracy oraz rozwój relacji partnerskich, która obejmuje okresową ocenę dostawców (punktową lub wskaźnikową), ocenę wpływu współpracy z dostawcą na poprawę efektywności procesów w ramach łańcucha dostaw (projektowania, zakupów, magazynowania, produkcji, serwisu, zarządzania środowiskiem) [10]. Istota okresowej oceny dostawców Coraz częściej firmy, chcąc ograniczać ryzyko związane z zakupami, wykorzystują systemy oceny okresowej dostawców. Ma ona szczególne znaczenie dla budowania długookresowej współpracy z dostawcami. Ocena ta jest prowadzona poprzez wskaźniki, metody punktowe lub punktowo-wagowe. Wynik tej oceny odnotowywany jest na kartach okresowej oceny dostawców (ang. supplier scorecard). Główne kryteria oceny koncentrują się przeważnie wokół trzech najistotniejszych parametrów, określanych akronimem QCD (Quality jakość, Cost koszty, Delivery dostawa) [8]. Wynik tej oceny pozwala na dokonanie kwalifikacji, określającej status dostawców. Najczęściej w wyniku oceny i kwalifikacji, przedsiębiorstwa dzielą dostawców na: preferowanych dostawców (ang. prefered suppliers), charakteryzujących się stabilną pozycją finansową oraz wiodącą pozycją w zakresie rozwiązań technicznych, jakości i terminowości dostaw oraz konkurencyjnością cenową, czynnych dostawców (ang. active suppliers), spełniających wymagania (mający perspektywę zostać dostawcami preferowanymi), 1 2 Prof. dr hab. M. Urbaniak, prof. zw., Uniwersytet Łódzki, Wydział Zarządzania, Katedra Logistyki. Artykuł recenzowany. dostawców, wobec których występują zastrzeżenia, ale utrzymywane są z nimi relacje (ang. restricted suppliers on hold), mających problemy z utrzymywaniem jakości technicznej i terminowością dostaw, z którymi stopniowo ogranicza się wielkości transakcji zakupowych i nie włącza się ich do nowych projektów, dostawców zdyskwalifikowanych (ang. disqualified suppliers), nie spełniających minimum stawianych wymagań [9]. Szczególne znaczenie do okresowej oceny dostawców przywiązują przedsiębiorstwa posiadające wdrożone i certyfikowane systemy zarządzania jakością na zgodność z wymaganiami normy ISO 9001, gdyż zobligowane są wymaganiami tego standardu. Istotne znaczenie przypisuje się ocenie dostawców podstawowych produktów (głównych surowców i materiałów eksploatacyjnych), a także usług (na przykład logistycznych). Częstotliwość przeprowadzania oceny uzależniona jest od intensywności procesów zakupów. Wiele przedsiębiorstw, które relatywnie często dokonuje zamówień, przeprowadza raz w miesiącu lub kwartalnie ewaluacje swoich partnerów. Pozostałe podmioty dokonują takiej oceny co 6 miesięcy lub przynajmniej raz w roku. W przypadku nabywania elementów infrastruktury, gdzie poszczególne zakupy mogą być dokonywane w okresach cyklicznych, niekiedy dłuższych niż rok, dokonuje się oceny danej dostawy, a okresowa ocena partnera dotyczy przede wszystkim wywiązywania się ze zobowiązań gwarancyjnych i świadczenia usług serwisowych. Budowanie partnerskich relacji z klientami i dostawcami pozwala na czasowe zsynchronizowanie i zestandaryzowanie procesów planowania, zamawiania, projektowania, wytwarzania, kontroli jakości i dostaw wyrobów, a przez to do powstawania niezgodności produktowych i organizacyjnych. Dostrzegając znaczenie ryzyka w procesach operacyjnych, które nie tylko wynikają z uwarunkowań wewnętrznych (stanu infrastruktury, poziomu kadry i technologii nie pozwalających zapewnić oczekiwanej jakości oraz terminowości i ciągłości dostaw), ale przede wszystkim z zewnętrznych (zależności od partnerów gospodarczych, czy otoczenia dalszego, a także zdarzeń losowych wynikających z siły wyższej), przedsiębiorstwa zaczynają coraz bardziej poszukiwać skutecznej metodyki, której wdrożenie umożliwiałoby im ograniczać jego poziom [1]. Kryteria okresowej oceny dostawców Szczególne znaczenie jako kryterium oceny okresowej dostawcy ma jakość techniczna, która mierzona jest najczęściej poprzez poziom wadliwości dostaw wyrażającego procentowy stosunek liczby wadliwych dostarczonych sztuk wyrobów do łącznej liczby dostarczonych produktów. W przypadku produktów masowych mierzona jest ona poprzez za- 7283

2 stosowanie wskaźnika Defective Parts Per Million. W przypadku niektórych sektorów (na przykład motoryzacyjnego) określana jest dopuszczalna wartość tego wskaźnika (p.p.m), która w przypadku jego przekroczenia może dostawcę wyeliminować z dalszej współpracy [6]. Ewaluacja jakości technicznej może też dotyczyć (zwłaszcza w przypadku zakupów jednostkowych, jak na przykład elementów infrastruktury technicznej) oceny zdolności produktu do spełniania funkcji użytkowych, niezawodności, innowacyjności rozwiązań, bezpieczeństwa, eksploatacji, uniwersalności zastosowań, czy też ergonomiczności. Jest ona przeprowadzona podczas eksploatacji produktu, a jej wynik decyduje o dalszych zamówieniach elementów infrastruktury (takich urządzeń, środki transportu, elementy konstrukcyjne). Z kolei warunki cenowe oceniane są często nie tylko w odniesieniu do kosztów samego zakupu, ale także do innych kosztów towarzyszących, ponoszonych przez nabywcę podczas transakcji (na przykład dostawy, ubezpieczenia), kosztów związanych z eksploatacją, a także kosztów związanych z niezgodnościami (na przykład konieczności złożenia reklamacji i strat związanych z brakiem możliwości użytkowania zakupionego dobra). Biorąc pod uwagę to kryterium przy okresowej ocenie dostawcy, klienci biorą często pod uwagę porównanie jego cen w stosunku do konkurencji. Można także zauważyć, iż wiele firm jest niekiedy w stanie zaakceptować wyższe ceny pod warunkiem ich uzasadnienia przez dostawcę (na przykład gwałtowny wzrost cen surowców, energii, walut, podatków, ceł, czy innych regulowanych przez państwo opłat). Terminowość dostaw jest szczególnie ważnym kryterium okresowej oceny dostawców w przypadku przedsiębiorstw działających w systemie Just-in-Time. Blisko związanym z tym kryterium jest także elastyczność dostawcy, odnosząca się do możliwości zmiany w zamówieniu co do terminu, ilości, sekwencyjności, czy rodzaju nabywanego dobra. Wiele firm, zwłaszcza o międzynarodowym zasięgu działania, chcąc w jeszcze w większym stopniu ograniczyć ryzyko związane z kontaktami z dostawcami, zwraca uwagę na takie aspekty jak: etyka dostawcy, a także działania proekologiczne. Nie bez znaczenia, jako kryteria wyboru dostawcy, są także stosowane przez niego formy komunikacji umożliwiające szybką reakcję na zapytanie ofertowe, złożone przez klienta zamówienie, czy reklamację, a także problem związany z użytkowaniem / eksploatacją produktu. Ocena okresowa przeprowadzana poprzez audyty oraz karty rozwoju/samooceny dostawcy Wiele przedsiębiorstw chcąc bezpośrednio dyscyplinować dostawców (na przykład w przypadku problemów z jakością techniczną czy terminowością realizacji zamówień) lub też ocenić okresowy rozwój potencjału swoich parterów) przeprowadza u nich audyty. Podczas audytów u dostawców ocenia się takie procesy, jak obsługa klienta, badania i rozwój, przygotowanie produkcji, kontrola jakości procesów i produktów, zarządzanie systemem jakości, pakowanie, magazynowanie i ekspedycja wyrobów. Zwraca się wówczas uwagę zwłaszcza na: stosowane dokumenty (procedury i instrukcje, ich komunikatywność, wykorzystanie, dostępność, prowadzone zapisy z procesów a zwłaszcza z kontroli i wykorzystania metod statystycznych), identyfikację procesów i wyrobów, bezpieczeństwo stanowisk pracy, a także na zarządzanie aspektami środowiskowymi 3. Wyniki audytów są ważnym źródłem informacji dla obydwu partnerów. Dla dostawcy wynik audytu wskazuje, w jakim stopniu spełnił on wymagania i oczekiwania klienta oraz jakie obszary wymagają ciągłej poprawy i doskonalenia [7]. Dla klienta zebrane spostrzeżenia stanowią istotne dane służące jemu dla analizy ryzyka zagrożeń, co do szans i możliwości kontynuowania współpracy z partnerem. Niektóre z międzynarodowych przedsiębiorstw w ramach monitorowania dostawców wymagają regularnych sprawozdań dotyczących postępów w zakresie doskonalenia systemów zarządzania oraz prowadzą ich udokumentowany monitoring poprzez Performance Feedback Reports Cards (stanowiące także rodzaj swoistej samooceny), zawierających dane na temat obniżania kosztów, zmniejszania niezgodności, poprawy wskaźników efektywności i skuteczności procesów, obniżania zużycia energii, skracania czasów cykli realizacji procesów, optymalizacji wykorzystania zdolności produkcyjnych. Wyniki badań empirycznych Działania podejmowane przez przedsiębiorstwa w zakresie kwalifikacji wstępnej i okresowej dostawców były przedmiotem badań empirycznych wykonanych w okresie od września do grudnia 2013 roku poprzez wykorzystanie ankiety pocztowej 4. Wyniki przeprowadzonych badań pokazują, iż jako najczęściej wskazywane kryteria oceny okresowej partnerów zaliczyć należy jakość techniczną produktów (brak wadliwości wyrobów), terminowość dostaw oraz korzystne warunki cenowe. Znaczna liczba przedsiębiorstw bierze pod uwagę także reakcje na reklamacje, brak pomyłek w dostawach, elastyczność (możliwość zmian w zamówieniach), ocenę komunikacji z kontrahentem, szybkość reakcji na zapytanie ofertowe, bezpieczeństwo produktów, wywiązywanie się ze zobowiązań gwarancyjnych, transport oferowany przez dostawcę. Szczegółowe wyniki badań zostały zaprezentowane w tabelach 1 3. Analizując szczegółowe wyniki badań i różnice pomiędzy poszczególnymi rozpatrywanymi segmentami można zauważyć, iż przedsiębiorstwa produkcyjne zdecydowanie wyższą wagę, niż podmioty usługowe, przywiązują do terminowości dostaw, zagwarantowania ciągłości dostaw, szybkości reakcji na zamówienie, wywiązywania się dostawcy z zobowiązań gwarancyjnych, braku pomyłek w dostawach, szybkości reakcji na zapytania ofertowe, a także do zakresu i jakości serwisu przed sprzedaży, a także ekologiczność produktów. Z kolei dla jednostek świadczących usługi szczególne znaczenie ma elastyczność dostawcy. Dla podmiotów z kapitałem zagranicznym znacznie ważniejszą rolę, niż dla rodzimych przedsiębiorstw, odgrywają: jakość techniczna produktów (brak wadliwości), szybkość reakcji na reklamacje, brak pomyłek w dostawach, szybkość reakcji na zapytania ofertowe, zakres i jakość serwisu po sprzedaży, a także innowacyjność oferowanych rozwiązań 3 4 Tego typu szczegółowe badania u dostawców określane są jako Supply Chain Due Diligence. Kwestionariusze wysłano do podmiotów gospodarczych działających w Polsce. Zostało odesłanych 182 kwestionariuszy (zwrotność na poziomie 4,7%. W badaniu zastosowano dobór celowy przedsiębiorstw (produkcyjnych i usługowych) umieszczonych w bazie ISO Guide 2010 posiadających wdrożenie systemy zarządzania zgodne z międzynarodowym standardem ISO

3 produktowych. Natomiast firmy z kapitałem wyłącznie krajowym przywiązują większą wagę do korzystnych warunków cenowych oraz do elastyczności dostawcy (możliwość zmiany zamówienia). Tab. 1. Kryteria okresowej oceny dostawców brane pod uwagę ogółem oraz porównanie pomiędzy segmentami w zależności od sektora; w odsetkach wskazań). Kryteria Jakość techniczna produktów (brak wadliwości) Ogółem N=182 Sektor produkcyjny N=112 usługowy N=70 4,76 4,78 4,73 Korzystne warunki cenowe 4,60 4,59 4,61 Terminowość dostaw 4,50 4,55 4,40 Zagwarantowanie ciągłości dostaw 4,33 4,38 4,22 Szybkość reakcji na zamówienie 4,26 4,33 4,10 Szybkość reakcji na reklamacje 4,15 4,17 4,11 Wywiązywanie się ze zobowiązań gwarancyjnych 4,11 4,20 3,93 4,08 3,97 4,34 Gotowość dostawcy do obniżania kosztów 4,02 4,06 3,93 Brak pomyłek w dostawach 3,99 4,09 3,73 Szybkość reakcji na zapytania ofertowe 3,92 4,00 3,72 Zakres i jakość serwisu po sprzedaży 3,91 3,93 3,85 Zakres i jakość serwisu przedsprzedaży 3,62 3,70 3,42 Innowacyjność produktowa 3,59 3,62 3,52 Ekologiczność produktów 3,29 3,51 2,61 Tab. 2. Kryteria okresowej oceny dostawców brane pod uwagę porównanie pomiędzy segmentami w zależności od pochodzenia kapitału; w odsetkach wskazań). Kryteria zagraniczny N=41 Kapitał wyłącznie polski N=141 Jakość techniczna produktów (brak wadliwości) 4,92 4,72 Korzystne warunki cenowe 4,51 4,62 Terminowość dostaw 4,70 4,44 Zagwarantowanie ciągłości dostaw 4,39 4,31 Szybkość reakcji na zamówienie 4,32 4,25 Szybkość reakcji na reklamacje 4,28 4,11 Wywiązywanie się ze zobowiązań gwarancyjnych 4,14 4,10 3,97 4,11 Gotowość dostawcy do obniżania kosztów 4,06 4,01 Brak pomyłek w dostawach 4,32 3,89 Szybkość reakcji na zapytania ofertowe 4,22 3,83 Zakres i jakość serwisu po sprzedaży 4,15 3,84 Zakres i jakość serwisu przed sprzedażą 3,67 3,60 Innowacyjność produktowa 3,73 3,55 Ekologiczność produktów 3,21 3,30 Tab. 3. Kryteria okresowej oceny dostawców brane pod uwagę porównanie pomiędzy segmentami w zależności od liczby zatrudnionych pracowników; w odsetkach wskazań). Przesłanki wdrażania Liczba pracowników do 50 N= N=89 ponad 250 N=48 Jakość techniczna produktów (brak wadliwości) 4,74 4,78 4,77 Korzystne warunki cenowe 4,51 4,65 4,59 Terminowość dostaw 4,46 4,46 4,62 Zagwarantowanie ciągłości dostaw 4,44 4,29 4,31 Szybkość reakcji na zamówienie 4,32 4,24 4,27 Szybkość reakcji na reklamacje 4,13 4,20 4,08 Wywiązywanie się ze zobowiązań gwarancyjnych 3,90 4,23 4,09 3,94 3,79 4,78 Gotowość dostawcy do obniżania kosztów 3,80 4,03 4,22 Brak pomyłek w dostawach 4,05 3,99 3,92 Szybkość reakcji na zapytania ofertowe 3,72 4,00 3,95 Zakres i jakość serwisu po sprzedaży 3,81 3,91 4,00 Zakres i jakość serwisu przed sprzedażą 3,23 3,75 3,73 Innowacyjność produktowa 3,33 3,64 3,74 Ekologiczność produktów 3,08 3,33 3,36 Duże podmioty gospodarcze (zatrudniające powyżej 250 pracowników) oceniając okresowo swoich partnerów będących źródłem zaopatrzenia, przywiązują większe znaczenie niż małe i średnie przedsiębiorstwa do terminowości dostaw, elastyczności dostawców, ich gotowości do obniżania kosztów, zakresu i jakości serwisu po sprzedaży oraz innowacyjności produktowej. Z kolei dla tych ostatnich wyższą wagę mają zagwarantowanie ciągłości dostaw, a także brak pomyłek w dostawach. Znamiennym jest, iż jednym z kryteriów okresowej oceny dostawców, które zaczęło być zauważalne w przedsiębiorstwach działających na rynku polskim, jest ekologiczność produktów. Podmioty działające na naszym rynku zwracają coraz większą uwagę na informowanie przez dostawców o zagrożeniach związanych z wyrobami i ich wpływie na środowisko naturalne. Wynika to między innymi z faktu, iż istotnym elementem wymagań w stosunku do dostawców odnoszącym się do zapewnienia jakości produktów oraz ochrony środowiska są wytyczne zawarte w dyrektywach i rozporządzeniach Unii Europejskiej dotyczące ochrony środowiska, takich jak: RoHS (Restriction of Hazardous Substances) Directive EU 2003/95/EC, WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment) Directive 2001/96/EC, EuP (Eco-design for Energy using Products) Directive 2009/125/EC, Battery and Accumulator Directive 2006/66/EC, Packaging Directives 94/62/EC, 2004/12/EC, COM Decision 97/129/EC, REACH (Registration Evaluation Authorization and Restriction of Chemicals) Regulation 1907/2006/EC. 7285

4 Wymagania zawarte w tych dyrektywach stosują także często przedsiębiorstwa spoza Unii Europejskiej, zwłaszcza duże międzynarodowe koncerny wytwarzające produkty high-tech (głównie ze Stanów Zjednoczonych oraz Japonii), takie jak: Dell, HP, IBM, Motorola, Fujitsu, NEC, Panasonic, Sony, czy Toshiba [12]. Wiele przedsiębiorstw oczekuje od dostawców dołączania do zakupywanego produktu karty charakterystyki (ang. MSDS Material Safety Data Sheet; niem. Sicherheitsdatenblatt). Podstawowym celem jest informowanie użytkowników o potencjalnych zagrożeniach wynikających z kontaktu z substancjami lub preparatami niebezpiecznymi, metodach minimalizowania ryzyka, jak również o sposobach postępowania w przypadku zaistnienia sytuacji niebezpiecznej. Można także zaobserwować, iż oraz częściej międzynarodowe koncerny wymagają od swoich dostawców (materiałów do produkcji, urządzeń, materiałów biurowych, opakowań) szczegółowych dowodów na określenie celów środowiskowych, dokumentacji, działań związanych z ograniczaniem zużycia zasobów, bezpieczeństwa procesów, szkoleń pracowników, zmniejszania czynników uciążliwych dla środowiska (powstających w wyniku procesów na przykład emisji gazów, hałasu, wibracji, ścieków, odpadów), upowszechniania informacji na temat wyników działalności związanej z ochroną środowiska [5]. Zakończenie Rekapitulując zaprezentowane w artykule rozważania teoretyczne, jak i wyniki badań empirycznych można dostrzec, iż skutecznie przeprowadzona ocena okresowa dostawców jest dla przedsiębiorstw elementem decydującym o kontynuowaniu zawiązania relacji partnerskich. Daje ona często możliwość szczegółowej weryfikacji stanu gotowości kontrahenta do spełnienia oczekiwań, które są często bardzo zaostrzone w odniesieniu nie tylko do zagwarantowania jakości technicznej zakupywanych produktów, ale także sprawności organizacyjnej, co może zagwarantować wysoki poziom terminowości oraz elastyczności dostaw. Streszczenie Celem artykułu jest przedstawienie roli okresowej oceny dostawców jako narzędzia ograniczania ryzyka związanego z zakupami. W publikacji starano się wykazać, iż wyniki oceny okresowej powinny wskazywać dostawcom stopień spełnienia oczekiwań nabywców oraz ewentualne zagrożenia, które mogą się pojawić w rozwoju partnerskiej współpracy opartej na zasadach win-win. Rezultaty przeprowadzonych badań empirycznych wskazują, że przedsiębiorstwa działające w Polsce, chcąc kształtować partnerskie relacje z dostawcami i ograniczać poziom ryzyka związanego z zakupami, przeprowadzają okresową ocenę dostawców i koncentrują się głównie na jakości technicznej produktów (braku wadliwości), korzystnych warunkach cenowych, terminowości dostaw i zagwarantowaniu ich ciągłości. Można także zaobserwować, iż przedsiębiorstwa działające w Polsce zaczynają także przy ocenie okresowej dostawców zwracać uwagę na ekologiczność kupowanych produktów. Periodic evaluation of suppliers as a tool to reduce the level of risk on purchases Abstract The purpose of this article is to present the role of periodic evaluation of suppliers as a tool to mitigate the risks of purchasing. In the paper tried to demonstrate that the results of the periodic evaluation should indicate the degree of suppliers meet the expectations of buyers and potential risks that may arise in the development of partnership based on the principles of win-win. The results of empirical research indicate that companies operating in Poland, wanting to form partnerships with suppliers and reduce the level of risk associated with the purchase of conduct periodic evaluation of suppliers mainly focus on the technical quality of products (lack of defectiveness), favorable price, timely delivery and ensuring their continuity. Can be also observed that enterprises operating in Poland are also beginning during periodic assessment of providers pay attention to the environmental performance of products which their purchased. LITERATURA 1. Bakshi N., Kleindorfer P., Co-opetition and Investment for Supply-Chain Resilience, Production and Operations Management, Vol. 18, No. 6, Giunipero L.C., Denslow D., Eltantawy R., Purchasing Supply Chain Management Flexibility: Moving to an Entrepreneurial Skill Set, Industrial Marketing Management, Vol. 34, No. 6, Hoejmose S.U., Adrien-Kirby A.J., Socially and environmentally responsible procurement: A literature review and future research agenda of a managerial issue in the 21st century, Journal of Purchasing and Supply Management, Vol. 18, No. 4, Hsu Ch.-W., Hu A.H., Applying hazardous substance management to supplier selection using analytic network process, Journal of Cleaner Production, Vol. 17, No. 2, [5] Khalili N. R., Duecker S., Application of multi-criteria decision analysis in design of sustainable environmental management system framework, Journal of Cleaner Production, Vol. 47, No. 5, Öztop D.P., Aksoy A., Öztürk N., A supplier evaluation system for automotive industry according to ISO/TS requirements, International Journal of Engineering Research and Applications, Vol. 3, No. 4, Sarkar A., Mohapatra P.K.J., Evaluation of supplier capability and performance: A method for supply base reduction, Journal of Purchasing and Supply Management, Vol. 12, No. 3, Thanaraksakul W., Phruksaphanrat B., Supplier evaluation framework based on balanced scorecard with integrated corporate social responsibility perspective, Proceedings of the International MultiConference of Engineers and Computer Scientists Vol. II IMECS, Hong Kong Ulaga W., Eggert A., Value-based differentiation in business relationships: Gaining and sustaining key supplier status, Journal of Marketing, Vol. 70, No. 1, Urbaniak M., Kierunki doskonalenia systemów zarządzania jakością, Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, Łódź,

5 11. Wieteska G., Kryteria oceny źródeł zaopatrzenia dostawców jako element doskonalenia procesów logistycznych, Logistyka nr 6/ Zhu Q, Sarkis J., An inter-sectoral comparison of green supply chain management in China: drivers and practices, Journal of Cleaner Production, Vol. 14, No. 5,