Marcin Jaworski. Michał Zorzycki. Dyrektor Wydziału Systemów Ochrony Zdrowia. Dyrektor Techniczny Wydziału Systemów Ochrony Zdrowia

Transkrypt

1 Michał Zorzycki Dyrektor Wydziału Systemów Ochrony Zdrowia Marcin Jaworski Dyrektor Techniczny Wydziału Systemów Ochrony Zdrowia

2 Projekt wdrożenie systemu. Podczas całej informatyzacji nie można zapominać o tym, że informatyka sama w sobie nie jest celem. W prostej mierze oznacza to, że koniecznie należy dobrać odpowiednią ofertę do siebie. Wykorzystanie danych pozyskanych z systemu umożliwi nam trafne podejmowanie decyzji związanych z poszczególnymi częściami naszej organizacji. Może to być np. decyzja o sprzedaży, outsourceingu czy innych strategicznych z punktu widzenia placówki działaniach. Informatyka ma być narzędziem dla sprawnego menadżera, który wykorzysta potencjał jaki dają nowoczesne rozwiązania. Z pewnością nie należy popadać w skrajność technologiczną.

3 Projekt wdrożenie systemu. Błędem jest skupianie się tylko na obsłudze kluczowych procesów poprzez rozwiązania informatyczne. Szukanie wszystkich ścieżek, które mogą być pokryte przez system i dadzą w ten sposób oczekiwane wyniki wydaje się być słuszne. Warto jednak podkreślić, ze wraz ze wzrostem ilości procesów obsłużonych przez rozwiązania z zakresu informatyki konieczne staje się również obsługiwanie procesów, których nie było wcześniej. Przykładem mogą być dane gromadzone w systemach IT oraz ich backupy, zarządzanie dostępem do nich itd. Zastanówmy się więc jak wybrać optymalnie?

4 Kryteria doboru oprogramowania Wielkośd Placówki 6. Szpital 5. Duża Przychodnia 1. Lekarz (mały system) System informatyczny względem wielkości 4. Średnia Przychodnia 2. Grupa Lekarzy 3. Mała przychodnia 1. Mała praktyka, często jeden komputer, który jest jednocześnie serwerem bazy danych 2. Kilku jednoczesnych użytkowników, jeden serwer, niskobudżetowa inwestycja 3. Kilkunastu użytkowników, często zatrudniony informatyk (outsourceing), centralny serwer i dodatkowe usługi 4. Kilkudziesięciu użytkowników, informatyk na miejscu, serwerownia, dodatkowe usługi zew i integracje 5. Duża rozproszona placówka, wewnętrzny dział IT, >100 stanowisk, centralne zakupy, duża infrastruktura i różnorodnośd 6. Największe zróżnicowanie, duża placówka, własny dział IT, duże integracje

5 Czas potrzebny do przeszkolenia Kryteria doboru oprogramowania Kto z czego korzysta? Konfiguracja systemu, administracja Tworzenia raportów Narzędzia kontrolne - wykorzystanie Elektroniczna dokumentacja medyczna, zlecenia, skierowania, przegląd wyników Wprowadzanie podstawowych danych do Pacjentach, ewidencja Pacjentów, Terminarz, Wydruki Ilość personelu do przeszkolenia

6 Definicja potrzeb podstawowe pytania? Skala Projektu : 1 Użytkownik 2 10 Użytkowników > 10 Użytkowników > 10 Użytkowników + Rozproszenie terytorialne > 100, duża instalacja, wielospecjalistyczna, różne integracje Stopieo informatyzacji (obecny) : Zerowy, wykorzystujemy do rozliczeo inną firmę Podstawowy częśd personelu potrafi obsługiwad komputer Średnio zaawansowany mamy jakiś program i częśd w nim pracuje Zaawansowany Oczekiwania wobec projektu : Rozliczenia + spełnienie wymogów czyli EDM jw. + narzędzia kontrolne i wspomagające działalnośd Placówki jw. + oczekiwania dot. zwiększenia efektywności pracy inne?

7 Mapa podstawowych produktów KAMSOFT dla Medycyny Funkcjonalność, wsparcie procesów SERUM KS-PPS KS-SOMED KS-MEDIS Rozliczenia z Narodowym Funduszem Zdrowia oraz płatnikami komercyjnymi TAK TAK TAK TAK Wsparcie personelu medycznego TAK TAK TAK TAK Elektroniczna Dokumentacja Medyczna TAK TAK TAK TAK Integracja z systemami administracyjnymi (FK, Kady- Płace, Magazyny) a także innymi : m.in.(apteka, RIS/PACS, urządzenia zewnętrzne) TAK (częściowo) NIE TAK TAK Lecznictwo otwarte TAK TAK TAK NIE Lecznictwo zamknięte TAK TAK NIE TAK Architektura WWW Gruby Klient Gruby Klient + web-service Gruby Klient + web-service Cena rozwiązania Bardzo tanie Najtańsze na rynku Średnia półka cenowa Ceny negocjowane indywidualnie Kluczowe informacje Potrzebna tylko komputer z dostępem do internetu Najtańszy i najpopularniejszy system na rynku Polecany przez lekarzy, wykorzystywany przez PZ Jedna z większych funkcjonalności dostępnych na rynku

8 Cechy zintegrowanego systemu OSOZ Pełna współpraca z platformą OSOZ wykorzystanie baz BUM, BAK, BLOZ, BLUR oraz serwisami lekarza, pacjenta, serwisami regionalnymi. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ Najwyższa jakość dokumentacji, elektroniczna wymiana danych, pełna archiwizacja oraz EDM ZARZĄDZANIE KOSZTAMI Kalkulacja kosztów leczenia pacjenta, kosztów oddziałowych, żywienia, globalnych ROZWIĄZANIA ZARZĄDZANIE ŚWIADCZENIAMI ZARZĄDZANIE LEKAMI Kontrola realizacji umów, precyzyjne rozliczenia kontraktów zarówno prywatnych jak i NFZ Wprowadzenie zasad farmakoekonomiki, racjonalizacja polityki lekowej, zaawansowana kontrola ZARZĄDZANIE PLACÓWKĄ Przekrojowa analiza pozwalająca na ocenę bieżącej jak i symulację przyszłej sytuacji jednostki ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ Sprawne gromadzenie danych, swobodna, dystrybucja informacji w ramach placówki, ochrona danych przed niepowołanym dostępem

9 Kryteria doboru oprogramowania przykładowy system szpitalny IZBA PRZYJĘĆ SOR KONTRAKTY FINANSE-KSIĘGOWOŚĆ AMBULATORIUM GOSPODARKA MATERIAŁOWA ODDZIAŁY BLOK OPERACYJNY ŚRODKI TRWAŁE APTECZKA ODDZIAŁOWA ZASOBY LUDZKIE DYŻURY LEKARSKIE DIAGNOSTYKA MEDYCZNA LABORATORIUM ZAKAŻENIA SZPITALNE DIETETYKA/ŻYWIENIE KS-MEDIS APTEKA CENTRALNA KOSZTY STATYSTYKA/ANALIZY ROZLICZENIA CENTRALNY TERMINARZ BANK KRWI REHABILITACJA RAPORTY

10 10

11 Technologia. Czyli czy naprawdę ważne jest wybieranie na tym poziomie? W zasadzie nie ma sensu sztuczne piętrzenie problemów związanych z wyborem systemu pod kątem technicznym. Jeśli tylko nie jest on ograniczeniem to należy w ogóle o tym zapomnied. Zastanawianie się czy system obsługuje bazę danych Oracle czy Microsoft jest rzeczą kompletnie drugorzędną. Ważniejsze jest zapewnienie odpowiednich cech np. zapewnienie bezpieczeostwa. Również ciekawymi dywagacjami jest wybór sprzętu, jeśli nie jest on podyktowany jakimiś warunkami finansowymi, założeniami korporacyjnymi itd. to należy skupid się jedynie na parametrach jakich oczekujemy i niczym innym. Podobnie sprawa ma się z wyborem sposobu konstrukcji oprogramowania. Wybór pomiędzy tzw. grubym klientem a wersją przeglądarkową jeśli nie jest poparty jakimiś konkretnymi wymogami generalnie nie ma sensu. Najlepszym przykładem takich egzotycznych wymagao są Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia w UZP. Często pojawia się stwierdzenie dot. tzw. jednolitości przeglądarek jak to wygląda pokazuję na kolejnym slajdzie.

12 Technologia - PRZEGLĄDARKI cykle życia czyli czy na pewno przeglądarka to panaceum?? Internet Explorer NEXUS NetScape Navigator mozilla Chrome Safari Opera Lynx

13 Technologia. Ile to kosztuje. Generalnie w projektach można przyjąd założenie : im więcej tym drożej. To niestety wynika ze skali nie jest niczym niespotykanym w ramach jakichkolwiek inwestycji. Odpowiedzmy sobie jednak na pytania : Czy naprawdę potrzebuję technologicznego topu? Czy stacja koocowa musi posiadad najbardziej wyśrubowane parametry? Czy mamy kompetencje do tego aby samodzielnie zweryfikowad potrzeby i dobrad rozwiązania? Czy organizacyjnie jesteśmy przygotowani do prowadzenia tego projektu? Dlaczego warto sobie odpowiedzied na te pytania : Bo sprzęt najszybciej się starzeje Bo to co nam się wydaje oczywiste dla specjalisty może byd dopiero początkiem do negocjacji Bo projekt może wykazad konieczne zmiany organizacyjne, których sami możemy nie dostrzegad

14 Technologia. Jeden czy wielu? Nie ma tzw. złotego środka i nie należy popadad w skrajnośd, warto jednak zdroworozsądkowo podejśd do tego zagadnienia. Rozpatrzmy więc obie strony, na początek jeden producent : Serwis łatwiejszy, bo u jednego dostawcy Nie ma tzw. third-party, czyli nie ma na kogo zwali Powinno byd taniej niż u kilku dostawców a jak to wygląda w przypadku kilku dostawców : Czasem nie ma innego wyjścia Kiedy jest już stary kawałek i trzeba dodad nowy ale obecny dostawca go nie posiada Czasem to może byd przewaga konkurencyjna

15 Technologia. koszty Kilka sprawdzających się w życiu założeo : Większa inwestycja to i większe koszty w przyszłości Stopieo skomplikowania jest proporcjonalny do kosztów (obecnych i przyszłych) Większa ilośd personelu to większe koszty Wirtualizacja to koniecznośd większych umiejętności administratora Terminale czy komputery? To nie zawsze jest oczywiste Mniejsze ograniczenia na starcie, to mniejsze koszty wdrożenia i łatwiejszy proces adaptacji Zaangażowanie całego personelu to klucz do sukcesu Wdrożenie IT nie będzie taosze niż analogowy obieg informacji i dokumentów Urządzenia bezprzewodowe.. A co z Wi-Fi? Bezpieczeostwo, im większe tym droższe

16 16

17 SYSTEMY WERYFIKACJI DLA DYREKCJI Czym można to realizowad? : - Narzędzia wbudowane w system (raporty z bieżącego stanu Placówki - dziedzinowe) - Audyt - Narzędzia analityczne klasy BI (raporty przygotowane oraz raporty ad-hoc) - Pulpit menadżerski Systemy walidacji danych : - Umowy z lekarzami prowizje (szczególnie ważne wobec elektronicznej dokumentacji medycznej) - Cenniki (kontrola cenników z podwykonawcami, szczególnie w zakresie raportów o podwykonanych usługach w okresie) - Utylizacja czasu pracy efektywnośd - Zlecenia lekowe limitowanie

18 Typy Złożoność problemu i poziom zaangażowania użytkownika Eksploracja danych Zapytania ad-hoc oraz analizy wielowymiarowe Zaawansowane analizy statystyczne, wykrywanie ukrytych zależności Weryfikacja hipotez Analizy prognostyczne, identyfikacja trendów Tworzenie doraźnych zapytań i drążenie do szczegółowych danych Analiza w oparciu o zagregowane dane i parametryzowane raporty Wsparcie dla podejmowania decyzji przy użyciu informacji z całej bazy danych Podstawowa analiza danych Analiza przekrojowa kostek danych Predefiniowane widoki analityczne Wsparcie dla podejmowania decyzji w oparciu o informacje z podzbioru bazy danych Raportowanie Tworzenie raportów o ściśle określonym charakterze Generowanie wielu raportów na jednym ekranie, tzw. pulpity zarządcze i kokpity informacyjne Praca operacyjna Usługa dostarczania informacji Przegląd i wyszukiwanie danych Weryfikacja i walidacja danych Liczba użytkowników

19 CELE HURTOWNI DANYCH Hurtownia danych ma umożliwid i uczynid łatwiejszym dostęp do danych dla użytkownika Raporty uzyskane dzięki hurtowni danych muszą byd wiarygodne Hurtownia danych musi byd łatwo adoptowalna do zmian zachodzących w systemie Hurtowania danych musi byd wykorzystywana jej przeznaczeniem jest wspieranie decyzji podejmowanych przez kierowników różnych szczebli

20 RAPORTY, BI CZY MOŻE PANEL MENADŻERA Na rynku funkcjonuje kilka różnych określeo dot. sposobu dostarczania kadrze zarządzającej. Pojawiają się określenia panel menadżera, pulpit kontrolny etc. Oraz czasem pomylenie tego z BI, gdyż osoby często mylą pojęcie BI z raportami dziedzinowymi. Nie jest ważne jak będzie się nazywało, ważne aby realizowało zadania do jakich ma byd przeznaczone.

21 BI

22 BI

23 Plusy i minusy kontroli : WALIDACJA DANYCH - Lepiej zapobiegad niż leczyd to jakże wytarte zdanie świetnie oddaje sytuację związaną z walidacją danych jakie gromadzą systemy informatyczne. Przykłady takich zastosowao : - Płacimy tylko za to co jest zarejestrowane.. Z uwagi na praktyczną niemożliwośd zweryfikowania prac przy analogowym wypełnianiu dokumentacji narzędzie służące walidacji były stosowane tylko przy kontrolach krzyżowych. Dopiero system informatyczny pozwolił na stosunkowo łatwe i szybkie weryfikowanie danych a co za tym idzie pracy. Podstawowym mechanizmem powodującym błędy było ręczne rozliczanie prowizji/kontraktów. Rozbieżności pomiędzy faktycznym wykonaniem a tym co było raportowane sięgały statystycznie 17% wartości (na podstawie kontroli krzyżowych w placówkach, gdzie wdrożono nasz mechanizm obliczania wysokości prowizji, >20 placówek) - Płacimy tylko za to co zlecamy. Nadużycia występujące głównie w przypadku zleceo zewnętrznych, głównie w zakresie badao. Statystycznie za co 10 badanie płacimy podwójnie. Mechanizm występuje w przypadku tzw. faktur schodkowych, czyli raportu różnych badao w okresach. Sporadycznie błędy wychwytywane były w przypadku zleceo konsultacji Jak widad w obu przypadkach walidacja umożliwiała wychwycenie nadużyd lub pomyłek i w ten sposób przyczyniała się do obniżenia kosztów

24 Personel czyli wielki brat wersja 2.0: WALIDACJA DANYCH - Efektywnośd w służbie zdrowia to temat z kategorii tzw. miękkich. Poszukiwanie optymalizacji pracy Personelu nigdy nie będzie łatwe i proste. Zawsze da się wytłumaczyd, że dana czynnośd po prostu musi tyle trwad. - Terminarze i umówione wizyty. Problem dotyczy etatowych pracowników i ich wypełnienia grafiku. Wdrożenie elektronicznych terminarzy i zarządzania Pacjentami spowodowało w lecznictwie otwartym efektywny wzrost wykonanych wizyt o 11% - Kompletnośd dokumentacji. W przypadku analogowej dokumentacji praktycznie nie jest możliwe zweryfikowanie stanu dokumentacji Pacjenta. W systemie informatycznym walidacja dostępna jest od ręki. Dodatkowo od przy EDM dokumentacja będzie obligatoryjna i będzie powstawała na bieżąco. - Rating pracowniczy czyli tytani pracy. Temat po części regulowany przez wymogi NFZ w zakresie kontraktowania, jak się jednak okazuje nadal dający spore pole do popisu. Wydobycie z zestawieo informacji typu top 10 pozwala inaczej spojrzed na Personel (np. Którzy najczęściej chorują, którzy wykonują najwięcej procedur x, którzy przyjmują najwięcej Pacjentów itd.) Trudny temat ale dający efekty. W przypadku większości placówek trudny do weryfikacji z uwagi na Związki Zawodowe itd.

25 Czy wiesz ile kosztujesz? : WALIDACJA DANYCH - Raport z klasy Top 10 czyli najbardziej kosztochłonni lekarze, najbardziej kosztochłonne procedury - Alerty, przy przekroczeniu progu wartości zleceo - Monitorowanie aktualnego stanu wykonania Temat wymaga ustalenia limitów, progów oraz ogólnych zasad tzw. hall of fame & hall of shame. Praktyka pokazuje, że limitowanie pomaga ograniczad wydatkowanie środków na zewnątrz o kilkanaście % w skali kwartału.

26 WALIDACJA DANYCH - KPI Uważamy, że skutecznośd polega na gromadzeniu dużej liczby istotnych z punktu widzenia zarządzania danych ale przekazywanie w zagregowanej i uporządkowanej formie tylko tych kluczowych. Warto więc zastanowid się nad : Wprowadzeniem skutecznego mechanizmu, który będzie spełniał role pulpitu menadżera (np. dedykowane rozwiązanie lub BI) Określeniem kluczowych raportów oraz parametrów jakie ma śledzid system Ustawieniem specjalizowanych automatów, które po przekroczeniu określonego progu lub w sytuacji zbliżania się do niego o zadaną wartośd rozpoczynają proces alarmujący Określeniem sposobu dostępności do takich danych

27 WALIDACJA DANYCH - KPI Jak już wiemy jak dystrybuowad KPI to w kolejnym kroku pojawia się pokusa zweryfikowania zasadności gromadzenia danych w postaci raportów jakie określiliśmy na początku naszej drogi. Na co należy zwracad szczególną uwagę : Jeszcze raz zweryfikujemy pierwotne założenia dot. ilości oraz jakości gromadzonych danych Nie podejmujmy pochopnych wniosków zbyt szybkie ograniczenie danych spowoduje brak porównao w przyszłości Każda zmiana założeo w stosunku do pierwotnych powinna byd weryfikowana z założeniami oraz miejscem i warunkami, w których chcemy byd za określony czas Na tym etapie powinniśmy mied możliwośd generowania podstawowych raportów operacyjnych CRM zestawienia i informacje o Pacjentach

28 Audyt w Służbie Zdrowia Rozwinięciem analiz i weryfikacji procesów są audyty. Generalnie wyróżniamy : audyt finansowy audyt systemów zarządzania audyt bezpieczeostwa systemów informatycznych audyt informatyczny audyt wydajności audyt zgodności ze standardami audyt telekomunikacyjny audyt marketingowy audyt sprzętowy

29 29