PANEL CRM INSTRUKCJA OBSŁUGI wersja

Transkrypt

1 PANEL CRM INSTRUKCJA OBSŁUGI wersja

2 Wstęp Resellerzy Dodawanie nowego uŝytkownika Zmiana layout Zakładanie nowego resellera Usuwanie resellera Przydzielanie numerów UŜytkownicy Przeglądanie wszystkich uŝytkowników Przeglądanie wszystkich stanowisk Edycja danych stanowiska Ustalanie uprawnień stanowiska Tworzenie szablonów uprawnień Przeglądanie wszystkich grup Szczegółowy schemat dodawania nowego uŝytkownika Pakiety Przeglądanie wszystkich pakietów Tworzenie nowego pakietu Przeglądanie wszystkich parametrów - umowa składa się z parametrów. To właśnie parametry definiują ograniczenia, pozwalają na generowanie rekordów bilingowych Dodawanie nowego parametru Definiowanie parametrów Określanie sposobu naliczania Ustalanie cenników Definiowanie planu taryfowego Klienci Przeglądanie danych wszystkich klientów Tworzenie Nowej Grupy Tworzenie grupy realizowane jest z poziomu formularza dodawania grupy. Zawiera on następujące pola: Dokonanie zmian Grupy Konta Dostęp do Logów Panelu Klienta Przeglądanie klientów pracownika Wszyscy płatnicy Schemat zakładania usługi nowemu uŝytkownikowi Umowy Przeglądanie umów i zamówień Dodawanie umów i zamówień Faktury Programy Archiwum Start Wyloguj

3 Wstęp Panel CRM składa się z dziesięciu zakładek odpowiadających poszczególnym modułom panelu. W celu usystematyzowania, poniŝsza instrukcja składa się z bloków, w których zawarte są opisy poszczególnych zakładek. Hierarchia opisów ustalona jest w taki sposób by jak najsprawniej zapoznać uŝytkownika z systemem panelu CRM. Na początku opisywane są podstawowe funkcję modułu, poczym następuje zagłębianie oparte o przykład w celu ukazania rozszerzonych funkcji modułu. 3

4 1. Resellerzy Reseller to firma współpracująca, sprzedająca (odsprzedająca) usługi innej firmy pod własną marką. Moduł Resellerzy słuŝy do zarządzania resellerami. w szczególności umoŝliwia: przeglądanie listy resellerów, zmianę własnych ustawień jako resellera INOTEL (np. layout, dane itp.) dodawanie nowych i usuwanie obecnych resellerów, przydzielanie puli numeracyjnej. Jako nowy reseller otrzymujemy dostęp do panelu CRM. Zalogujmy się w panelu podając w odpowiednich polach Login oraz Hasło. Po zalogowaniu, kliknijmy zakładkę RESELLERZY i z rozwijającej się listy wybierzmy pozycję WSZYSCY RESELLERZY. Po wykonaniu tej operacji, wyświetli się lista obecnych resellerów. Jako nowy reseller, nie posiadamy Ŝadnych podresellerów, dlatego na liście zostanie ukazana tylko nasza firma. W naszym przykładzie posłuŝymy się fikcyjnym resellerem o nazwie Telefonia. Jak widzimy na liście dostępnych resellerów wyświetla się, właśnie reseller Telefonia. Jego nadrzędnym resellerem (nadresellerem) jest firma Inotel. Firma Inotel posiada równieŝ innych resellerów, jednakŝe Reseller Telefonia nie ma do nich moŝliwość dostępu. Telefonia ma dostęp jedynie do resellerów których sam utworzy. 4

5 Kliknijmy więc w liście na pozycji Telefonia. Dostęp do panelu resellera Telefonia, ma na razie tylko jeden uŝytkownik, pan Zdzisław Sobiesław. MoŜemy to sprawdzić klikając w zakładkę UśYTKOWNICY RESELLERA. Pan Zdzisław jest dyrektorem Telefonii, chciałby jednak aby do panelu miał równieŝ dostęp główny informatyk pan Jan Kowalski. 5

6 1.1. Dodawanie nowego uŝytkownika UŜytkownik osoba posiadająca dostęp do panelu CRM, poprzez indywidualny Login oraz Hasło. Dostęp do panelu CRM moŝe mieć kilku uŝytkowników. W tym celu naleŝy dodać nowego uŝytkownika resellera. Pozostając w zakładce UśYTKOWNICY RESELLERA, kliknijmy polecenie NOWY UśYTKOWNIK Dodając nowego uŝytkownika naleŝy podać imię oraz nazwisko uŝytkownika resellera, uŝytkownika oraz jego login i hasło, na które uŝytkownik będzie mógł logować się do panelu CRM. 6

7 1.2. Zmiana layout Firma pana Zdzisława od lat ma ustaloną kolorystykę i logo. Dyrektor Telefonii postanowił więc dostosować panele CRM i klienta, tak aby odpowiadały wymogom firmy. W tym celu pozostając na poziomie zakładek w module resellera, klikamy w zakładkę DANE RESELLERA, poczym wybieramy polecenie LAYOUT MoŜliwe jest modyfikowanie następujących pozycji. Kolor kolor napisu nazwa w panelu CRM Kolor panelu 1 kolor górnej belki panelu klienta Kolor panelu 2 kolor dolnej belki panelu klienta Treść linku 1 nazwa linku do panelu klienta umieszczana na początku w menu belki panelu klienta, pod napisem nazwy Treść linku 2 druga nazwa linku do panelu klienta umieszczana jako druga, na początku w menu belki panelu klienta, pod napisem nazwy Adres linku 2 nazwa i adres linku, jest to dodatkowy link, którzy mogą definiować resellerzy, np. link do własnej strony Nazwa katalogu adres panelu/katalog pod którym będą mogli logować się kliencie resellera Subdomena -> CRM alternatywny adres wskazujący na Panel Klienta w waszym DNSie ustawić trzeba rekord IN A tego adresu na adres IP naszego serwera= Inotel moŝe udostępnić swój certyfikat bezpieczeństwa, ale wtedy klienci wchodzący na wasz adres będą dostawali ostrzeŝenie ze "Certyfikat zabezpieczeń został wydany przez firmę, której nie zakwalifikowano do grupy godnych zaufania". Jeśli chcemy, aby tego komunikatu nie było, musimy zakupić certyfikat bezpieczeństwa samodzielnie Kontaktowy resellera Logo graficzne Logo umieszczane w panelu CRM (lewy górny róg) i w panelu klienta (prawy górny róg) Stopka stopka wpisywana w lewym dolnym rogu panelu klienta 7

8 Pozostałe zakładki modułu RESELLERZY to: KLIENT RESELLERA Wyświetla dane o resellerze, będącym klientem nadresellera. W naszym przykładzie Telefonia jest klientem firmy Inotel UMOWY RESELLERSKIE W tej zakładce moŝemy sprawdzić jakie umowy resellerskie zostały jak dotąd podpisane NOTATKI RESELLERSKIE Zakładka umoŝliwia tworzenie notatek, niezbędnych przy zarządzaniu relacjami z klientem. SPRZEDAWCY RESELLERA SPRZEDAWCA Resellera to podmiot, który jest Sprzedawcą w rozumieniu wystawiającego faktury VAT. Aby dodać nowego sprzedawcę, naleŝy kliknąć w zakładce SPRZEDAWCY RESELLERA polecenie NOWY SPRZEDAWCA Resellerzy mogą zarządzać listą swoich sprzedawców. Sprzedawca to podmiot na jaki będzie wystawiać się faktura w systemie. KaŜdy reseller moŝe mieć zdefiniowanych kilku sprzedawców. Reseller moŝe przeglądać, dodawać i edytować sprzedawców. W formularzu dodawania/edycji naleŝy określić następujące pola: Nazwa - pełna nazwa podmiotu NIP - numer NIP Regon - numer Regon Bank - nazwa banku Nr Konta - numer konta Adres Banku - pełny adres banku Dane Teleadresowe - określamy/ typ adresu, ulica, nr budynku, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, województwo i kraj Numeracja Faktur - określamy równieŝ w jaki sposób mają być numerowane faktury pro-forma i VAT. Określamy w nich prefix dla tych faktur oraz numer od jakiego mają się one zaczynać. Format numeru faktury pro-forma i VAT jest następujący: prefix/rrrr/mm/nr (prefix/rok/miesiąc/kolejny numer) 8

9 1.3. Zakładanie nowego resellera W liście modułu RESELLERZY, widnieje równieŝ pozycja NOWY RESELLER. Polecenie to słuŝy do zakładania nowego resellera. ZałóŜmy Ŝe firma Telefonia, ma zamiar odsprzedawać swoje usługi innemu resellerowi. W tym celu naleŝy załoŝyć konto nowego resellera. W module RESELLERZY, wybieramy z listy polecenie NOWY RESELLER Następnie wypełniamy odpowiednie pola. Wszystko zatwierdzamy, klikając ZATWIERDŹ. W ten sposób stworzyliśmy nowego resellera TVK Vizja, którego nadresellerem jest firma Telefonia. Reseller TVK Vizja, równieŝ ma moŝliwość dostosowania swoich paneli, oraz dodawania sprzedawców. W celu modyfikacji, naleŝy postępować zgodnie z wcześniejszymi instrukcjami. Reseller TVK Vizja, o czym juŝ wcześniej wspomniano, posiada dostęp tylko do swoich resellerów. Pan Marian Iksiński, po zalogowaniu do panelu CRM, będzie więc widział tylko resellera TVK Vizja. 9

10 1.4. Usuwanie resellera Bywa czasem, iŝ naleŝy usunąć niektórych resellerów. Na przykład firma TVK Vizja zrezygnowała ze współpracy z firmą Telefonia. Aby usunąć resellera TVK Vizja, w module RESELLERZY, naleŝy kliknąć pozycję WSZYSCY RESELLERZY. Na wyświetlonej liście resellerów naleŝy kliknąć polecenie USUŃ. 10

11 1.5. Przydzielanie numerów Ostatnią z pozycji w module RESELLERZY jest PRZYDZIELANIE NUMERÓW podresellerom danego resellera. Od razu po wejściu na stronę pokazana jest lista przedziałów numerów z szczegółami do jakiego resellera dana pula numerów jest przydzielona. Nazwa resellera podawana jest na podstawie drzewa resellerów. Na liście wyświetlana jest pomocna informacja ile numerów jest w danym przedziale. Do kaŝdego przedziału dostępne są opcje: przydziel lub odbierz oraz szczegóły. Po wybraniu opcji przydziel, dany przedział jest wpisany w do formularza. NaleŜy tylko wybrać z listy dostępnych podresellerów tego któremu chcemy przydzielić ten dany przedział. Aby przydzielić daną pulę numerów, wystarczy kliknąć na liście PRZYDZIALANIA / ODBIERANIA NUMERÓW polecenie PRZYDZIEL. Czasami moŝe się zdarzyć, Ŝe po wybraniu opcji "Przydziel" tylko cześć z nich została przydzielona, poniewaŝ reszta jest juŝ zajęta (numery mogą być przypisane klientom). Aby tego uniknąć, naleŝy wejść w widok szczegółowy danej puli, wtedy będzie widać, które numery są rzeczywiście zajęte i moŝliwe będzie przydzielenie tylko tych wolnych. Podobnie wygląda kwestia odbierania puli numerów. MoŜna to zrobić z głównej listy, lecz część moŝe nie być odebrana (poniewaŝ reseller zdąŝył przydzielić numery swoim klientom). MoŜna to równieŝ uczynić poprzez wejście w widok szczegółowy, dzięki któremu dokładnie będzie widać jakie numery, komu moŝemy odebrać. Numery przydzielone resellerowi pokazują się w Panelu Klienta w zakładce "Dodaj numer" (widoczna tylko po zalogowaniu się z CRM). Operację te będą jednak opisane w dalszej części instrukcji. 11

12 W przypadku usunięcia podresellera, pule numerów jemu przydzielonych zwracane są automatycznie nadresellerowi. 2. UŜytkownicy Funkcje zawarte w module uŝytkowników słuŝą efektywnemu zarządzaniu danymi związanymi z uŝytkownikami systemu. Z kaŝdym uŝytkownikiem, poza danymi personalnymi związane są takie informacje jak login i hasło do systemu, reseller do którego naleŝą oraz jego stanowisko i uprawnienia. UŜytkowników moŝna dodawać, modyfikować, usuwać, bądź przenosić do archiwum. Usunąć moŝna jednak, tylko uŝytkownika, który nie posiada Ŝadnych stanowisk. Przenosić do archiwum moŝna natomiast tylko takiego uŝytkownika, którego wszystkie stanowiska są juŝ w archiwum Przeglądanie wszystkich uŝytkowników UśYTKOWNICY -> WSZYSCY UśYTKOWNICY Przeglądając listę uŝytkowników moŝna w prosty sposób ją filtrować wpisując początkowy fragment imienia, nazwiska bądź teŝ a szukanego uŝytkownika. Z tego poziomu modułu, moŝliwe jest równieŝ dodawanie nowego uŝytkownika. Schemat dodania nowego uŝytkownika umieszczony jest w sekcji Korzystając z tej listy, mamy równieŝ moŝliwość edytowania danych uŝytkowników, oraz usuwania uŝytkowników z listy. 12

13 2.2. Przeglądanie wszystkich stanowisk UśYTKOWNICY -> WSZYSTKIE STANOWISKA Z uŝytkownikiem jest równieŝ związana lista stanowisk na które moŝe się zalogować do systemu. W naszym przykładzie dyrektor firmy Zdzisław Sobiesław ma moŝliwość logowania się do panelu CRM ze stanowiska administratora lub dyrektora. Stanowiska: KaŜdy uŝytkownik chcąc korzystać z systemu musi posiadać pewne stanowisko. Ze stanowiskiem związane są informacje o uprawnieniach do korzystania z róŝnych funkcjonalności systemu oraz do danych przechowywanych w bazie. Tworząc lub modyfikując stanowisko moŝna mu nadać uprawnienia zgodne z przygotowanym wcześniej szablonem, o czym w dalszej części instrukcji. Uprawnienia te określają, które opcje będą dostępne w systemie po zalogowaniu się na to stanowisko. Stanowiska hierarchizowane są w grupy, co słuŝy określeniu praw do poszczególnych rekordów w bazie danych. Stanowisko naleŝące do grupy znajdującej się niŝej w hierarchii niŝ stanowisko będące właścicielem wpisu w bazie nie będzie miało do tego wpisu dostępu. Wyświetlając listę stanowisk moŝna ją filtrować podając pierwsze litery nazwy, bądź uŝytkownika lub grupę do której naleŝą. Stanowiska moŝna równieŝ usuwać, bądź przenosić do archiwum. System nie pozwoli jednak usunąć stanowiska, które jest właścicielem jakiegoś rekordu w bazie danych. 13

14 Edycja danych stanowiska UśYTKOWNICY -> WSZYSTKIE STANOWISKA Stanowisko moŝna takŝe przepisać do innego uŝytkownika. W tym celu w liście stanowisk klikamy polecenie PRZEPNIJ Po dokonaniu tej zmiany, patrz rysunek wszystkie stanowiska zostały przypisane do jednego uŝytkownika, dyrektora firmy Telefonia. W tym momencie, nikt poza panem Zdzisławem, nie ma dostępu do panelu CRM. Pan Zdzisław podczas zalogowania będzie więc miał do wyboru trzy stanowiska Administrator / Dyrektor / Informatyk. ZwaŜywszy na fakt iŝ do tej pory nie zostały określone szablony uprawnień, pełen dostęp do panelu CRM dostępny jest tylko ze stanowiska Administrator JeŜeli jednak w edycji stanowiska Administrator zaznaczymy iŝ jest to stanowisko domyślne ( a naleŝące do dyrektora Telefonii) to po zalogowaniu na swój Login i Hasło, pan Zdzisław otrzyma pełen dostęp do panelu CRM, bez konieczności zmiany stanowiska na Administratora. 14

15 UŜytkownik po pomyślnej autoryzacji automatycznie logowany jest do systemu na stanowisko domyślne Ustalanie uprawnień stanowiska Z formularza edycji danych stanowiska moŝna przejść do formularza ustawiania uprawnień, klikając polecenie POKAś UPRAWNIENIA. Wyświetlone zostaną tylko uprawnienia zaznaczonych typów. MoŜna nadać tylko takie uprawnienia, które samemu się posiada. Na formularzu edycji uprawnień moŝna wybrać poszczególne prawa pojedynczo, lub teŝ skorzystać z wcześniej przygotowanych szablonów. Po wybraniu szablonu z listy automatycznie zostaną zaznaczone naleŝące do niego prawa. Jak tworzyć szablony uprawnień, proszę zobaczyć w sekcji 2.5 Tworzenie szablonów uprawnień. Uprawnienia: Uprawnienia określają moŝliwość korzystania z funkcjonalności systemu. Dla przejrzystości rozdzielone są na róŝne grupy (np. uprawnienia do CRM, uprawnienia do programów, itp.). Poprzez system praw moŝemy kontrolować co dany uŝytkownik na danym stanowisku jest w stanie zrobić (prawa są związane bezpośrednio ze stanowiskiem a nie z uŝytkownikiem). MoŜna modyfikować prawa stanowiskom, które w hierarchii grup znajdują się niŝej (o ile oczywiście osoba modyfikująca posiada do tego uprawnienie). 15

16 Tworzenie szablonów uprawnień UśYTKOWNICY -> SZABLONY UPRAWNIEŃ -> nowy szablon Szablony uprawnień: Szablony uprawnień słuŝą uproszczeniu procedury nadawania praw nowym stanowiskom w systemie (bądź teŝ ich modyfikowaniu). Podczas tworzenia stanowiska (bądź modyfikowania jego uprawnień) moŝna z listy wybrać szablon, z którego prawa zostaną nadane. Zaoszczędza to czas, niezbędny podczas Ŝmudnego wybierania pojedynczych praw przy tworzeniu wielu równouprawnionych stanowisk. Aby utworzyć nowy szablon wystarczy wpisać w polu NAZWA, nazwę nowego szablonu, wybrać odpowiednie uprawnienia, zaznaczając je na liście usprawnień oraz zatwierdzić wybór, poprzez kliknięcie polecenia ZATWIERDŹ. Od tej pory będzie moŝliwe przydzielanie uprawnień dla danego stanowiska poprzez wybór danego szablonu Przeglądanie wszystkich grup UśYTKOWNICY -> WSZYSTKIE GRUPY W tej pozycji mamy dostęp do listy aktywnych grup. Po kliknięciu pozycji WSZYSTKIE GRUPY z modułu UśYTKOWNICY wyświetla nam się lista grup oraz graficzne przedstawienie struktury grup. Jak widzimy w firmie Telefonia istnieją trzy grupy. Administrator, Informatycy oraz Handlowcy. Stanowiska w firmie są skategoryzowane właśnie w te grupy, dzięki czemu w efektywny sposób moŝna ustalić prawa do róŝnych obiektów znajdujących się w bazie danych. Stanowisko ma prawo do danego obiektu tylko w wypadku jeśli znajduje się w hierarchii grup na nie niŝszym szczeblu niŝ stanowisko będące właścicielem danego obiektu. KaŜda grupa (za wyjątkiem grupy administratorów) ma względem siebie grupę nadrzędną. Dzięki temu moŝna stanowiska podległych pracowników 16

17 uporządkować w taki sposób, iŝ zwierzchnik zawsze widzi dane wprowadzone przez swoich podwładnych, natomiast oni nie widzą danych naleŝących do niego. Dla przykładu dodajmy grupę przedstawicieli handlowych, dla których grupą nadrzędną będzie grupa handlowców. Podczas dodawania nowej grupy naleŝy podać jej nazwę, wybrać resellera do którego naleŝy oraz wybrać jej nadgrupę. W ten sposób utworzyliśmy nową grupę przedstawiciele, będącą podległa grupie handlowców. Na razie do grupy tej nie są przypisane Ŝadne stanowiska. Prześledźmy więc jeszcze raz, po kolei proces dodawania nowego uŝytkownika, tym razem z przypisaniem go do odpowiedniej grupy Szczegółowy schemat dodawania nowego uŝytkownika 1) W module UśYTKOWNICY klikamy NOWY UśYTKOWNIK 2) Wypełniamy formularz dodania nowego uŝytkownika (patrz sekcja 1.1.) 3) Po dodaniu zostaniemy przeniesieni do zakładki Stanowiska UŜytkownika. Klikamy polecenie nowe stanowisko 4) Nadajemy nazwę nowemu stanowisku, przydzielamy grupę dla danego stanowiska (w naszym przykładzie stanowisko nazywać się będzie Przedstawiciel1 i będzie przydzielone do grupy Przedstawicieli) 5) Określamy uprawnienia danego stanowiska, poprzez przydzielenie szablonu uprawnień (tworzenie szablonu uprawnień, patrz sekcja ) 6) JeŜeli chcemy określić uprawnienia indywidualnie, w polu SZABLON UPRAWNIEŃ w zakładce Dane stanowiska, wybieramy BRAK. Następnie po zatwierdzeniu, w module UśYTKOWNICY wybieramy pozycję WSZYSTKIE STANOWISKA, wyszykujemy nowododanego uŝytkownika i wybieramy polecenie EDYCJA z kolumny EDYCJA. W oknie edycji klikamy polecenie POKAś UPRAWNIENIA (tak jak to miało miejsce w sekcji ) 17

18 3. Pakiety PAKIETY -> WSZYSTKIE PAKIETY 3.1. Przeglądanie wszystkich pakietów WaŜnym elementem umów usługowych są pakiety. Pozwalają one na grupowanie parametrów usługowych w pakiety co znacznie ułatwia dodanie umowy/zamówienia usługowego (zamiast Ŝmudnego definiowania umowy z parametrów moŝna zdefiniować pakiet). Lista aktualnych pakietów dostępna jest z poziomu głównego menu systemu CRM. Z jej poziomu moŝna dodać nowy pakiet oraz tworzyć nowe pakiety Tworzenie nowego pakietu PAKIETY -> WSZYSTKIE PAKIETY -> NOWY PAKIET Tworzenie nowego pakietu moŝna uczynić klikając polecenie Nowy pakiet w pozycji WSZYSTKIE PAKIETY z modułu PAKIETY. MoŜliwy jest równieŝ bezpośredni dostęp do formularza nowego pakietu klikając pozycję NOWY PAKIET w module PAKIETY Formularz dodawania oraz edycji pakietów zawiera następujące pola: Nazwa Pakietu nazwa identyfikacyjna pakietu Nazwa Pakietu na Fakturze nazwa pakietu wyświetlana na fakturze (domyślnie jest ona kopiowana z nazwy) Blokada Edycji Cen parametr pozwalający na zablokowanie edycji cen dla pakietu podczas wprowadzania umowy (po wybraniu pakietu oraz okresu rozliczeniowego cena automatycznie zostanie wpisana i nie będzie moŝliwości jej zmiany). Po dodaniu pakietu, moŝna przejść do jego edycji, klikając polecenie EDYCJA znajdujące się w kolumnie edycja i linii odpowiadającej danemu pakietowi. Podczas edycji pakietu moŝna określić: parametry wchodzące w jego skład ceny pakietu dla róŝnych trybów płatności (będą one wypełniane automatycznie podczas dodawania umowy). 18

19 3.2. Przeglądanie wszystkich parametrów - umowa składa się z parametrów. To właśnie parametry definiują ograniczenia, pozwalają na generowanie rekordów bilingowych. Parametry dostępne w systemie moŝna obejrzeć z poziomu listy parametrów. W tym celu w module PAKIETY naleŝy wybrać pozycje WSZYSTKIE PARAMETRY. W celu przyspieszenia wyszukiwania parametrów z listy wyposaŝono ją w formularz wyszukiwania pozwalający filtrować listę wyników po róŝnych kryteriach (np. nazwa, typ itd.). Z poziomu WSZYSTKIE PARAMETRY moŝna równieŝ dodawać oraz edytować parametry systemu Dodawanie nowego parametru Aby utworzyć nowy parametr naleŝy kliknąć polecenie NOWY PARAMETR dostępne na liście parametrów z poziomu WSZYSTKIE PARAMETRY, bądź z poziomu NOWY PARAMETR (w module PAKIETY, naleŝy kliknąć pozycję NOWY PARAMETR) Formularz dodawania parametrów zawiera następujące pola: Nazwa parametru nazwa po której parametr będzie identyfikowany Nazwa parametru na fakturze nazwa uŝywana na fakturze, domyślnie kopiowana z nazwy Posiada Wartość - określa czy parametr posiada pole wartość przy wpisywaniu umowy KaŜdy parametr dodawany do umowy moŝe posiadać pole wartość. Pole to ma róŝne znaczenie w zaleŝności od rodzaju parametru (dla liczby kont jest to liczba jednostek, z kolei dla planu taryfowego będzie to plan taryfowy itd.). Jeśli parametr nie musi posiadać wartości (w zupełności wystarczy jego obecności w umowie) to wystarczy ustawić pole Posiada Wartość powyŝszego formularza na Nie. 19

20 Odnawialny - określa czy parametr jest odnawialny to znaczy, czy przechodzi na kolejny okres rozliczeniowy umowy Wielokrotny - określa czy parametr jest wielokrotny, to znaczy czy moŝe pojawić się więcej niŝ raz na umowie Rodzaj Parametru określa rodzaj tworzonego parametru. Usługowy tworzone jest konto billingowe Towarowy moŝe być dodawany tylko do umów towarowych Resellerski moŝe być dodawany tylko do umów resellerskich Typ określa typ parametru. Lokalny Dodatek Resellera ten typ oznacza, Ŝe parametr dostępny jest tylko dla jednego resellera Globalny Dodatek Systemu kopiowany dla wszystkich resellerów systemu (moŝna zmieniać jedynie jego cenę). W naszym przykładzie dodamy fikcyjny parametr Materiały promocyjne. Jest to parametr towarowy i określa materialne środki promocji sprzedaŝy usług. Na początku otwieramy zakładkę NOWY PARAMETR (patrz ) Następnie wypełniamy formularz zgodnie z powyŝszymi instrukcjami i zatwierdzamy klikając ZATWIERDŹ. W formularzu zaznaczyliśmy iŝ parametr Materiały Promocyjne posiada wartość. Aby nadać wartość temu parametrowi wchodzimy w poziom WSZYSTKIE PARAMETRY wyszukujemy dodany parametr, poczym klikamy polecenie EDYTUJ, znajdujące się w linii parametru. 20

21 W naszym przypadku wartością parametru Materiały Promocyjne jest jego cena. Zaznaczamy chech box i wpisujemy wartość parametru, w naszym przykładzie 50 zł 21

22 3.3. Definiowanie parametrów. PAKIETY -> DEFINICJE PARAMETRÓW Definicje parametrów - Ta cześć systemu słuŝy do konfiguracji parametrów niezbędnych do billingowania rozmów. W tym celu posługujemy się następującymi parametrami: 1. Naliczanie 2. Cenniki 3. Plany taryfowe Określanie sposobu naliczania PAKIETY -> DEFINICJE PARAMETRÓW -> Naliczanie Naliczanie - po wybraniu tej opcji wyświetla się lista zdefiniowanych naliczeń z podanymi w kolumnie parametrami: nazwa - nazwa naliczania start - liczba sekund taryfikowana na starcie rozmowy licznik określa co ile sekund następuje naliczanie usuwanie pozwala usunąć naliczanie zdefiniowane przez resellera JeŜeli naliczanie jest w uŝyciu (jest uŝyte w jakimkolwiek cenniku resellera), nie moŝna go usunąć. Z pozycji tej, moŝliwe jest równieŝ zdefiniowanie nowego naliczania. Pola wymagane do wypełnienia to nazwa, start i licznik, których definicja zgodna jest z podanymi powyŝej. JeŜeli reseller nie zdefiniuje Ŝadnego naliczania, dostępne są naliczania zdefiniowane dla wszystkich resellerów, bez moŝliwości usunięcia. Nazwa Start Licznik 1/ / / / Impulsowe Minutowe

23 Ustalanie cenników PAKIETY -> DEFINICJE PARAMETRÓW-> Cenniki Cenniki pozycja ta odpowiada za konfigurację cenników, na podstawie których billingowane są rozmowy Dodanie nowego cennika 1) podajemy nazwę, według której cennik będzie identyfikowany w systemie 2) określamy czy cennik ma mieć typ Klient, Reseller czy Operator 3) ustalamy domyślne naliczanie pomocne przy edycji cennika Cennik moŝna edytować, importować, eksportować lub usuwać, jeŝeli nie jest w uŝyciu, to znaczy nie jest przypisany do Ŝadnego planu taryfowego. JeŜeli cennik jest juŝ uŝywany, dostępne są tylko funkcje podglądu oraz eksportu. Edycja cennika polega na określeniu dla danego kierunku cen rozmów bądź ich rozpoczęcia w zaleŝności od dnia (dni wolne, dni robocze) oraz godzin (8-18, 18-20, 20-22, 22-8) oraz podania naliczania. Domyślnie po dodaniu cennika jest on wypełniany domyślnym naliczaniem oraz ceny Dla ułatwienia konfiguracji cennika istnieje moŝliwość wyeksportowania takiego "pustego" cennika, obróbka w Excelu, zapisanie jako CSV z przecinkami oraz importu w CRM. Od 402 rekordu kaŝdego cennika ustawione są kierunki i ceny rozmów takich numerów jak 0800, 0700 itd. Wartości tych cen oraz naliczania są z góry narzucone przez operatora bez moŝliwości ich edycji. Próba zmiany tych cen w pliku CSV i późniejszy import takiego pliku, nie ma wpływu na te wartości. 23

24 Definiowanie planu taryfowego Do poprawnego billingowania rozmów konieczne jest zdefiniowanie planu taryfowego. Nadaje się nazwę planu, oraz wybiera z listy cennik. Nie istnieje moŝliwość usunięcia planu taryfowego. Pierwszy plan ustawiany jest z datą od "teraz", do "zawsze". Istnieje moŝliwość ustawienia daty od której dany plan zacznie korzystać z innego cennika. NajbliŜsza zmiana planu taryfowego moŝliwa jest dopiero po północy. MoŜliwe jest ustalenie iluś planów w przód, moŝna je teŝ usuwać, ale usuwać moŝna jedynie te plany, których zakres czasowy nie nachodzi na czas obecny. 24

25 4. Klienci Moduł funkcji KLIENCI umoŝliwia przeglądanie bazy kontrahentów oraz ich dodawanie. Podstawowym celem tej części systemu jest umieszczanie jak największej ilości informacji o danym kliencie począwszy od nazwy, adresu, rodzaju prowadzonej działalności, telefonów i osób kontaktowych. Dzięki tym informacjom moŝna przydzielać do róŝnych grup funkcjonalnych np.: klientów posiadających aktywne umowy, klientów potencjalnych, do których kieruje się nowe akcje marketingowe czy płatników wprowadzonych umów. Taka organizacja zbioru wprowadzonych rekordów nie tylko umoŝliwia efektywne ich przeglądanie, ale równieŝ szybkie dostarczenie podstawowych informacji na przykład w razie potrzeby skontaktowania się z klientem. W poszczególnych funkcjach grupy KLIENCI umoŝliwiono przeglądanie klientów na wiele róŝnych sposobów, co pozwala w łatwy i prosty sposób dotrzeć do konkretnego klienta na liście. Jest to dość waŝne udogodnienie, zwłaszcza gdy lista zawiera kilkaset tysięcy rekordów Przeglądanie danych wszystkich klientów KLIENCI -> WSZYCY KLIENCI Zaawansowane filtrowanie w celu wyszukania konkretnego klienta moŝe odbywać się poprzez wprowadzanie ciągu znaków, po których przeszukiwana jest baza, lub wybór elementu z listy. Liczba parametrów, po których przeglądana jest baza jest opcjonalna i moŝe być wyznaczana przez uŝytkownika. Klientów, którzy nie posiadają aktywnych umów moŝna przenieść do archiwum. Na dane klienta składają się: nazwa, druga nazwa, krótka nazwa, KRS, numer nip, regon, pesel, źródło, czyli skąd zostały zaczerpnięte dane o kliencie, telefon, fax, , www, dane adresowe. MoŜna takŝe wybrać czy ma zostać stworzony płatnik o tych samych danych oraz wypełnić pole 'autoryzacja' będące alternatywnym identyfikatorem klienta. Standardowo, kaŝdy podreseller resellera, jest umieszczany jako klient na liście klientów danego resellera. Dlatego teŝ, w naszym przypadku, na liście klientów firmy Telefonia, klientem będzie reseller TVK Vizja Klikając w liście, na konkretnego klienta, otrzymamy dostęp do szerokiego wachlarza informacji o kliencie zorganizowanego w postaci zakładek. 25

26 Poszczególne z nich to: Dane Klienta: Wyświetla dane o kliencie Notatki: UmoŜliwia tworzenie notatek dotyczących kontaktów z danym klientem. Dane korespondencyjne: Dane korespondencyjne zawierają informacje o adresie, na który będzie wysyłana korespondencja do klienta. Osoby kontaktowe: Z kaŝdym klientem związane mogą być pewne osoby kontaktowe. Związane są z nimi podstawowe dane umoŝliwiające kontakt: imię, nazwisko, płeć, adres, numery telefonów, faxów, zajmowane stanowisko oraz informacje na temat tego czy kontakt nadal pracuje. Płatnicy klienta: Wyświetla listę aktualnych płatników danego klienta oraz umoŝliwia edycję ich danych. Zawarte tu są informacje o płatnikach takie jak adres, nip, regon, pesel. Płatnicy powiązani są z fakturami to na nich są one wystawiane. Z danym klientem moŝe być powiązanych kilku płatników spośród których moŝna wybrać konkretnego podczas wystawiania faktury za umowę tego klienta. Istnieje moŝliwość dodawania nowych płatników oraz modyfikacji danych juŝ istniejących. Przy tworzeniu nowego klienta jeŝeli w formularzu zaznaczone jest pole 'płatnik' automatycznie tworzony jest płatnik z danymi klienta. 26

27 Grupy usług: Dzięki tej zakładce sprawdzimy jakie usługi posiada dany klient, zalogujemy się do jego panelu klienta, jak równieŝ sprawdzimy Logi panelu, to znaczy rejestr logowania do panelu klienta w określonym przedziale czasowym. Utworzenie konta bilingowego dla danej umowy jest moŝliwe tylko poprzez dodanie umowy usługowej To jednak nie wystarcza aby klient mógł korzystać z usług panelu klienta. Konto bilingowe musi być jeszcze dodatkowo podpięte do grupy panelu klienta. Podpięcie to moŝe być zrealizowane juŝ na etapie dodawania umowy, ale moŝna teŝ zrobić to później z poziomu listy grup usług klikając na link Zmiana grupy konta (jeśli grupa usług ma być przypisana do jednej z istniejących grup panelu klienta) lub klikając na link Nowa Grupa jeśli konto bilingowe ma zostać podpięte do nowo utworzonej grupy. Podpięcie konta bilingowego pozwala skorzystanie z następujących funkcji z poziomu listy grup usług: logowanie do panelu klienta pozwala na uzyskanie szybkiego dostępu do panelu klienta jako pracownik Biura Obsługi Klienta, spradzanie logów panelu klienta, zasilenie grupy usług (wyłącznie dla grup prepaidowych) Tworzenie Nowej Grupy Tworzenie grupy realizowane jest z poziomu formularza dodawania grupy. Zawiera on następujące pola: login nazwa grupy uŝywana równieŝ jako login administratora grupy, hasło - uŝywane przy logowaniu na konto administratora, konto bilingowe pole wyboru pozwala na określenie do którego konta bilingowego będzie przypisana grupa Dokonanie zmian Grupy Konta Wspomniana powyŝej opcja Zmiana Grupy Konta pozwala nie tylko na przypisanie konta bilingowego do grupy usług ale równieŝ na późniejszą zmianę tego przypisania (pod warunkiem, Ŝe do konta bilingowego nie przypisano Ŝadnych numerów telefonów). 27

28 Dostęp do Logów Panelu Klienta Wszystkie operacje wykonywane przez klientów z poziomu panelu klienta są na bieŝąco rejestrowane. UŜytkownik systemu CRM ma do nich dostęp z poziomu listy grup usług klikając na link Logi Panelu. W wyniku tej operacji na ekranie pojawi się lista operacji dla wybranej grupy panelu klienta. Po wybraniu przycisku zatwierdź lista wypełni się operacjami spełniającymi kryteria określone w formularzu przeszukiwania. Dostępne są następujące kryteria wyszukiwania: data początkowa operacji, data końcowa operacji, rodzaj zdarzenia, tekst znajdujący się w opisie zdarzenia. Dalsza część zakładek danych klienta: Umowy klienta: UmoŜliwia przegląd zawartych umów, dodawanie nowych. Aby świadczyć usługi danemu resellerowi, nadreseller musi załoŝyć umowę na świadczenie konkretnych usług. Do tego celu słuŝy polecenie NOWA UMOWA. Faktury klienta: Wyświetla informacje o fakturach danego klienta. Płatności klienta: Wyświetla informacje o aktualnych płatnościach klienta Rekordy bilingowe klienta: Fundamentalną sprawą dla rozliczania usług klienta są rekordy bilingowe. To na ich podstawie są wystawiane faktury. Rekordy te są generowane automatycznie w odpowiedzi na zdarzenia zachodzące w systemie CRM. Istnieje moŝliwość obejrzenia rekordów bilingowych klienta poprzez wybranie zakładki rekordy bilingowe klienta na ekranie danych klienta. Wyświetla on listę aktualnie dostępnych rekordów dla klienta z następującymi polami: kwota obciąŝenia klienta, okres za który jest klient obciąŝony, tekstowa informacja o powodzie obciąŝenia klienta, kwota faktur wystawionych do tej pory do danego rekordu bilingowego. Rekordy bilingowe są generowane automatycznie w następujących sytuacjach: po dodaniu umowy z trybem płatności pre-paid, po zakończeniu okresu rozliczeniowego umowy, po dodaniu aneksu do umowy z trybem płatności pre-paid i wypełnioną wartością kwoty aktywacyjnej aneksu. Status: W statusie klienta znajduje się zestawienie zawierające informację o wszystkich jego grupach usług oraz kontach usług z nimi związanych. Zawarta tam jest informacja o bieŝącej liczbie obiektów oraz ich limicie. 28

29 4.2. Przeglądanie klientów pracownika KLIENCI -> KLIENCI PRACOWNIKA Funkcja umoŝliwia wyświetlenie listy dostępnych klientów dodanych przez pracownika, uŝytkownika obecnie zalogowanego do panelu CRM Wszyscy płatnicy KLIENCI -> WSZYSCY PŁATNICY Wyświetla informacje o aktualnych, wszystkich płatnikach. UmoŜliwia edycje aktualnych oraz dodawanie nowych płatników Schemat zakładania usługi nowemu uŝytkownikowi 1) Zakładamy klienta. W przypadku juŝ istniejącego klienta przechodzimy do etapu 3 2) Wypełniamy formularz danych klienta, zaznaczamy checkbox płatnik. JeŜeli istniejący klient nie posiada przypisanego płatnika, naleŝy przydzielić płatnika konkretnemu klientowi 3) Dodajemy umowę na usługi dla danego klienta (naleŝy: wypełnić dane umowy t.j. data zawarcia, czas trwania itp. wybrać pakiet usług określić tryb bilingowania określić wartość pakietu, wartość odnowienia wybrać ewentualne dodatki umowy 4) Następnie naleŝy stworzyć grupę usług, np. usługi dla pana Kowalskiego będą tworzyć grupę kowalski w obrębie której pan Kowalski będzie mógł tworzyć uŝytkowników panelu klienta (np. on, Ŝona, dzieci) Nazwa, czyli Login panelu klienta z poziomy administratora - nie moŝe zawierać duŝych liter 5) Logując się z poziomu CRM do panelu danego klienta naleŝy dodać numery miejskie. Polecenie DODAJ NUMER Nowy uŝytkownik klient moŝe juŝ korzystać z usług po zalogowaniu do panelu klienta na swój login (nazwa grupy usług) i hasło. 29

30 5. Umowy Głównym celem tego modułu systemu CRM jest zarządzanie (dodawanie, usuwanie, modyfikowanie) oraz przeglądanie umów i zamówień klientów. Umowa jest rekordem bazy danych odzwierciedlającym fizyczną papierową umowę podpisaną z klientem. Do umowy moŝna wystawić fakturę VAT którą klient jest zobowiązany zapłacić na podstawie podpisanej umowy. Zamówienie naleŝy dodawać do systemu w przypadku gdy nie ma jeszcze Ŝadnej umowy z klientem (np. w przypadku usług pre-paidowych gdzie faktyczna aktywacja usługi następuje po płatności za fakturę pro-forma). Do zamówienia wystawić moŝna tylko fakturę pro-forma, która nie jest dokumentem księgowym, a tylko informacją dla klienta. Umowy i zamówienia dzielą się ponadto na dwie kategorie towarowe mogą zawierać one wyłącznie parametry towarowe i są dodawane w przypadku sprzedaŝy kontrahentowi fizycznego towaru słuŝą do jednorazowego wystawienia faktury Vat za ten towar, usługowe są podstawą świadczenia usług klientowi Przeglądanie umów i zamówień. Przeglądanie wprowadzonych do bazy danych CRM umów i zamówień odbywa się z poziomu listy umów i zamówień. Na liście tej wyświetlone są wszystkie rekordy do której posiada dostęp zalogowany uŝytkownik. W celu ułatwienia wyszukiwania umów na liście, została ona wyposaŝona w formularz wyszukiwania. Dzięki niemu moŝna filtrować rekordy z listy wg róŝnych kryteriów (np. nazwa pakietu, klient, data zawarcia umowy). Z poziomu tej listy moŝna równieŝ dostać się do ekranu danych umowy (klikając na link Szczegóły ) oraz usunąć umowę (klikając na link Usuń ) Dodawanie umów i zamówień W celu dodania umowy (zamówienia) konieczne jest wybranie opcji z modułu UMOWY Nowa Umowa Usługowa lub Nowa Umowa Towarowa (i odpowiednio Nowe Zamówienie Usługowe lub Nowe Zamówienie Towarowe dla zamówień). MoŜliwe jest równieŝ wybranie tych opcji z poziomu menu akcje dostępnego z lewej strony na ekranie danych klienta przyspiesza to proces dodawania umowy przypisując domyślnie nową umowę (zamówienie) do wybranego wcześniej klienta. 30

31 DODAWANIE UMOWY(ZAMÓWIENIA) TOWAROWEJ Formularz dodawania umowy towarowej posiada następujące pola: Nazwa Klienta określa klienta do którego zostanie dodana umowa (zmiana tego klienta moŝliwa jest poprzez kliknięcie linku Szukaj i kliknięcie na nazwę klienta na liście), Właściciel określa stanowisko uŝytkownika CRM, który sprzedał towar wchodzący w skład umowy, Data Zawarcia data sprzedaŝy towaru, Sprzedawca określa podmiot wystawiający fakturę, Płatnik określa płatnika umowy (lista ograniczona jest do płatników przypisanych do klienta umowy), Dodatki Umowy lista parametrów dodanych aktualnie do umowy (z moŝliwością usunięcia parametru, zmiany ceny i liczby jednostek parametru), Nowy Dodatek Umowy lista parametrów, które jeszcze mogą zostać dodane do umowy (w celu dodania naleŝy wybrać dany parametr zaznaczając połoŝony przy jego nazwie checkbox oraz kliknąć przycisk Dodaj Zaznaczone Parametry ). Po wypełnieniu powyŝej opisanych pól moŝna dodać umowę poprzez kliknięcie przycisku zatwierdź. Jeśli podczas dodawania umowy(zamówienia) wystąpi jakiś błąd to formularz dodawania umowy zostanie załadowany ponownie a na ekranie pojawi się komunikat błędu. Jeśli natomiast nie będzie Ŝadnego błędu to kolejną załadowaną stroną będzie ekran danych umowy z poziomu, którego moŝna obejrzeć wprowadzoną umowę lub przejść do ekranu wystawiania faktury(poprzez wybranie opcji z menu akcje - Wystaw Fakturę. DODAWANIE UMOWY(ZAMÓWIENIA) USŁUGOWEJ Formularz dodawania umowy usługowej posiada następujące pola: Nazwa Klienta- określa klienta do którego zostanie dodana umowa (zmiana tego klienta moŝliwa jest poprzez kliknięcie linku Szukaj i kliknięcie na nazwę klienta na liście), Właściciel - określa stanowisko uŝytkownika CRM, który podpisał umowę (lub który będzie jej właścicielem po zapłaceniu przez klienta faktury proforma), Data Zawarcia data sprzedaŝy towaru, Okres Obowiązywania Umowy określa okres świadczenia usługi dla klienta (niewypełnienie pola Data Do oznacza Ŝe umowa została podpisana na czas nieokreślony), Źródło określa pochodzenie umowy (domyślnie źródło zawsze jest wybrane i nie ma potrzeby zmiany wartości tego pola), Sprzedawca określa podmiot wystawiający fakturę, Płatnik określa płatnika umowy (lista ograniczona jest do płatników przypisanych do klienta umowy), Okres Rozliczeniowy określa odstępy między wystawianiem faktur do umowy, Rozliczanie do 1 danego miesiąca określa czy okres rozliczeniowy powinien być zawsze zaokrąglony do 1 dnia danego miesiąca (moŝe być on zaokrąglany zarówno w górę jak i w dół), Przeliczaj ceny dodatków pole to jest informacją dla systemu bilingowego dzięki niemu moŝna zdefiniować czy ceny w momencie generowania rekordów bilingowych mają być przeliczane proporcjonalnie do długości okresu rozliczeniowego (w przypadku gdy zaokrąglenie do 1 dnia miesiąca spowoduje wydłuŝenie lub skrócenie okresu rozliczeniowego), 31

32 Dodatkowo Dni pole to daje moŝliwość wydłuŝenia lub skrócenie okresu rozliczeniowego w stosunku do jego standardowej długości o podaną liczbę dni, Konto Resellera daje moŝliwość wybrania cennika kosztowego resellera (konta resellera) wg którego będzie rozliczany ten reseller za usługi wykupione przez klienta, słuŝy poprawnemu obliczaniu zyskowności na kliencie, pole ma zastosowanie dopiero od chili aktywowania drugiego cennika kosztowego, Grupa Usług określa grupę usług w skład której wejdzie konto billingowe, które utworzy się podczas dodawania umowy, Typ Konta Usług określa tryb billingowania (prepaid pierwsze rekordy bilingowe pojawią się juz po dodaniu umowy, postpaid rekordy bilingowe generowane będą dopiero na końcu okresu rozliczeniowego), Pakiet Umowy pozwala na wybranie pakietu usług na który dodawana jest umowa, Cena Pakietu cena pakietu w bieŝącym okresie rozliczeniowym, Cena Odnowienia Pakietu - cena pakietu w kolejnym okresie rozliczeniowym, Zawartośc Pakietu wyświetla parametru wchodzące w skład wybranego pakietu, Dodatki Umowy lista parametrów dodanych aktualnie do umowy (z moŝliwością usunięcia parametru, zmiany ceny i liczby jednostek parametru), Nowy Dodatek Umowy lista parametrów, które jeszcze mogą zostać dodane do umowy (w celu dodania naleŝy wybrać dany parametr zaznaczając połoŝony przy jego nazwie checkbox oraz kliknąć przycisk Dodaj Zaznaczone Parametry ). Dodanie umowy moŝe się skończyć na 2 sposoby: powrotem do formularza dodawania umowy usługowej (w przypadku wystąpienia błędu), przekierowaniem do formularza tworzenia grupy usług (w przypadku w polu Grupa Usług wybrano wartość Nowa Grupa, przekierowaniem do ekranu danych umowy gdy umowa została przypisana do grupy usług. DODANIE ANEKSU DO UMOWY USŁUGOWEJ W trakcie korzystania z klienta z usług moŝe wystąpić konieczność modyfikacji specyfikacji umowy. Do tego celu system CRM wyposaŝony jest w moŝliwość dodawania aneksów do umów usługowych. Aby dodać aneks naleŝy wybrać link Dodaj Aneks Do Umowy z poziomu ekranu danych umowy. Formularz dodawania aneksu do umowy usługowej posiada następujące pola: Właściciel Umowy pozwala zmienić właściciela umowy Data Aktywacji ustala datę aktywacji aneksu datę którego aneks zostanie wprowadzony w Ŝycie (umowa moŝe posiadać wyłącznie jeden aneks oczekujący na uaktywnienie), Sprzedawca pozwala na zmianę sprzedawcy umowy, Płatnik pozwala na zmianę płatnika umowy, Pakiet nowy pakiet umowy, Cena Pakietu nowa cena pakietu, Cena Odnowienia Pakietu nowa cena odnowienia pakietu, Cena Aktywacyjna Aneksu - kwota pobierana za aktywację aneksu od klienta (dostępna wyłącznie dla umów pre-paidowych), Zawartość Pakietu wyświetla parametru wchodzące w skład wybranego pakietu, Nowy Dodatek Umowy j.w.. 32

33 ZMIANA DATY ZAKOŃCZENIA UMOWY System CRM pozwala dodatkowo na skrócenie okresu świadczenia usługi gdyby wystąpiła taka potrzeba. Operacja ta jest dostępna z poziomu ekranu danych umowy (wywołuje się ja poprzez kliknięcie na link Zmień datę zakończenia umowy. W wyniku na ekranie pojawi się formularz pozwalający na zmianę daty zakończenia umowy. Zawiera on tylko jedno pole nową datę zakończenia umowy (moŝna w nie wpisać datę poprzez wybór z kalendarzyka znajdującego się obok pola z datą). Zakończenie umowy powoduje, Ŝe klient straci moŝliwość korzystania panelu klienta, ze względu na brak zdefiniowanych ograniczeń. USUWANIE UMÓW I ZAMÓWIEŃ Poza dodawaniem i zmianami dodawanych umów system CRM pozwala równieŝ na usuwanie wprowadzanych umów. NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe umowa nigdy nie jest samodzielnym rekordem w systemie. Często są z nią powiązane inne rekordy (np. Faktury) co moŝe uniemoŝliwić jej usunięcie. Podstawowym warunkiem który musi być spełniony aby umowa mogła zostać usunięta jest brak podpięcie jej konta bilingowego do grupy panelu klienta. Jeśli warunek ten jest spełniony to na liście umów pojawi się link Usuń. Jego kliknięcie spowoduje, Ŝe system sprawdzi czy nie ma rekordów związanych z umową i usunie umowę. W przypadku, gdy takie rekordy zostaną znalezione wyświetlony zostanie komunikat o błędzie. EKRAN DANYCH UMOWY: Wszelkie informacje przechowywane przez system CRM na temat umowy są przez niego wyświetlane na ekranie danych umowy. Jest on dostępny z poziomu listy umów poprzez wybranie z niej linku Szczegóły. Ekran Dane Umowy zawiera dwie zakładki: Dane Szczegółowe Umowy zawiera informacje zebrane w formularzu dodawania umów, informację na temat bieŝącego okresu rozliczeniowego oraz historię poprzednich etapów umowy (zawierającą wszystkie okresy rozliczeniowe oraz aneksy). Faktury Umowy listę faktur wystawionych dla tej umowy. 33

34 6. Faktury Moduł faktury umoŝliwia przeglądanie danych dotyczących wszystkich aktualnych faktur. Zawiera dane na temat Numeru faktury, Rodzaju Faktury, Daty wystawienia, Wartości Brutto, Sumy Płatności Polecenia: Wyświetl - powoduje wyświetlenie faktury, gotowej do wydruku. Szczegóły - umoŝliwia zaś dostęp do szerszych danych faktury i płatności faktur. Wystaw duplikat System CRM wyposaŝony jest w moŝliwość wystawiania duplikatów do faktur VAT oraz do faktur korygujących. Pojawiają się one na iście duplikatów faktur. Wystaw korektę UmoŜliwia wystawienie faktury korygującej. Formularz dodawania faktury korygującej zawiera pozycje faktury i pozwala wprowadzać zmiany następujących elementów (aby zmiana była uwzględniona naleŝy zaznaczyć przycisk Koryguj ): Elementy formularza korekty: kwoty netto pozycji faktury, liczby jednostek pozycji faktury, stawkę vat pozycji faktury, pozwala wpisać tytuł korekty, 34

35 Zatwierdzenie formularza spowoduje dodanie faktury korygującej. Wprowadzone zmiany od razu są widoczne na ekranie danych faktury. Nie zmienia się jednak postać dokumentu faktury do wydruku. Dodana do bazy danych faktura korygująca jest dostępna w systemie CRM z poziomu ekranu danych faktury na wspomnianej wcześniej liście faktur korygujących. Z jej poziomu moŝna wydrukować fakturę korygującą, anulować kaŝdą dodaną korektę (co spowoduje powrót faktury do stanu sprzed dodania faktury korygującej) oraz wystawić do niej duplikat. Płatności faktur Wystawienie faktury powoduje powstanie zobowiązania w systemie CRM, które klient moŝe uregulować poprzez płatności. Do ich wprowadzania słuŝy formularz dodawania płatności, który wywołać moŝna z dwóch miejsc systemu: z poziomu ekranu danych klienta poprzez wybranie opcji z menu akcje - Nowa Płatność, z poziomu ekranu danych faktury poprzez wybranie opcji z menu akcje - Nowa Płatność. RozróŜnienie moŝe przydać się w sytuacjach gdy w momencie wpłaty pieniędzy nie ma jeszcze faktury do której by moŝna ją dodać. W takiej sytuacji moŝna wpłatę przypisać tylko klientowi i przypisać ją do faktury w późniejszym okresie. Formularz dodawania płatności posiada następujące pola: Data Płatności moŝna ją wybrać z kalendarza, Forma Płatności pole wyboru Kwota Płatności Wystaw Fakturę VAT występuje tylko w przypadku dodawania płatności do faktury pro-forma (pozwala na decyzję czy do płatności ma zostać wystawiona faktura vat). Zatwierdzenie formularza powoduje dodanie płatności do faktury i ewentualnie wystawienie do niej faktury vat. Dodanie tej płatności do faktury od razu jest widoczne na ekranie danych faktury - płatność pojawia się na liście płatności faktury i saldo faktury zmniejsza się o kwotę dodanej płatności. 35

36 7.Programy Moduł ten umoŝliwia dostęp do programów narzędziowych panelu CRM, takich jak Edytor Wiadomości (edytor News). W celu dodania wiadomości, która ma być wyświetlana po zalogowaniu się do panelu CRM, w module PROGRMAY naleŝy kliknąć pozycję EDYTOR NEWS CRM, następnie klikamy polecenie DODAJ. Po wykonaniu tych operacji, pozostaje juŝ tylko nadać tytuł, datę informacji i edytować tekst wiadomości. Ten sam schemat postępowania, naleŝy zastosować w przypadku dodawania wiadomości mającej się wyświetlać w panelu klienta. Istnieje równieŝ moŝliwość edycji oraz usuwania dotychczasowych wiadomości. Wystarczy kliknąć polecenie EDYCJA, bądź USUŃ znajdujące się na liście przy dostępnych wiadomościach. Reseller nie moŝe usuwać wiadomości nadresellera umieszczonych w panelu CRM. 8. Archiwum Do archiwum moŝna wysłać obiekty nie będące juŝ aktywne w systemie. Na przykład klientów którzy nie mają juŝ Ŝadnej aktywnej umowy, bądź stanowiska byłych pracowników. Dany obiekt w kaŝdej chwili moŝna przywrócić z powrotem na listę aktywnych. Archiwum słuŝy utrzymaniu porządku w przechowywanych danych, pozwala wyizolować dane, z których juŝ nikt nie korzysta. 36

37 9. Start Moduł ten umoŝliwia szybki dostęp do panelu CRM, panelu klienta, oraz strony głównej Inotel S.A. 10. Wyloguj Do zakończenia pracy w panelu, bądź zmiany stanowiska słuŝy moduł WYLOGUJ. Aby wylogować, w module WYLOGUJ, kliknij polecenie Wyloguj. W celu zmiany stanowiska, kliknij polecenie Zmień Stanowisko. Następnie wybierz stanowisko, na jakie chcesz się zalogować. Wybór zatwierdź klikając Zatwierdź. UŜytkownik moŝe się zalogować tylko na te stanowiska, do których został przypisany 37