Zarządzenie Nr 11/2014 Wójta Gminy Abramów z dnia 03 marca 2014r w sprawie procedur kontroli finansowej oraz zasad rachunkowości w zakresie wykorzystania środków unijnych do umowy o przyznaniu pomocy Nr 00349-6921-UM0300431/13 w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata 2007 2013. W ramach realizacji operacji Zakup ciągnika rolniczego wozem asenizacyjnym Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2002r. Nr 76 poz. 649 z późn. zm. ) art. 53 i 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2010r. o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm. ) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państw, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz.U. Nr 128 poz. 861 ) w związku z podpisaniem umowy w ramach Programu ośi 3 Jakość Ŝycia na obszarach wiejskich i róŝnicowanie gospodarki wiejskiej działanie 321. Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej Zarządzam co następuje: 1 Wprowadzam procedury kontroli finansowej stanowiącej zał. nr 1 do zarządzenia oraz zasady rachunkowości i plan kont w zakresie wykorzystania środków unijnych na realizację operacji: Zakup ciągnika rolniczego wozem asenizacyjnym stanowiąca zał. nr 2 do zarządzenia. 2 Za prawidłowe przestrzeganie procedur i zasad o których mowa w 1 zobowiązuję osoby na samodzielnych stanowiskach pracy wymienione w zał. nr 1. 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia nr 11/2014 Wójta Gminy Abramów z dnia 03 marca 2014 Zasady rachunkowości oraz Zakładowy Plan Kont dla budŝetu i Urzędu Gminy Abramów: 1. Ewidencja księgowa funduszy pomocniczych jest dokumentowana zgodnie z zasadami określonymi w Ustawie o rachunkowości. 2. Wprowadzenie do ewidencji księgowej dodatkowych kont analitycznych nie wymienionych w załączniku, nie wymaga zmiany zarządzenia. 3. Ewidencja księgowa projektów pomocowych prowadzona jest następująco: a) ewidencja na kontach analitycznych jest prowadzona odrębnie dla kaŝdego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej b) konta analityczne wydatków wydzielone dla Projektu w ramach realizacji operacji Remont elewacji świetlicy wiejskiej w m. Glinik zgodnie z umową Nr 01575-6930-UM0342987/13 będą oznaczone następująco: nr konta / 130/JG Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych dla Projektu Odnowa i Rozwój Wsi objętego PROW na lata 2007 2013 w ramach realizacji operacji Zakup ciągnika rolniczego wozem asenizacyjnym jest Urząd Gminy w Abramowie ul. 22 Lipca 2, 21-143 Abramów Ustalenia zasad (polityki) rachunkowości Projektu obowiązują odpowiednio do czasu realizacji Projektu. Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w księgowym programie komputerowym. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych projektu wykorzystywany jest program FK firmy MikroBit Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zgodna z zasadami(polityką) rachunkowości przyjętymi przez Urząd Gminy Abramów Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 1/2010 z 04.01.2010r w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości. Ustala się następujące techniki dokumentowania zapisów księgowych: 1. Rokiem obrotowym jest okres roku budŝetowego, czyli rok kalendarzowy od l stycznia do 31 grudnia. 2. Okresem sprawozdawczym - rozliczeniowym jest kolejno : miesiąc, kwartał, półrocze i rok. 3. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. 4. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Zapisy zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych ujmuje się chronologicznie. Wydatki ponoszone w ramach projektu muszą być realizowane : - w sposób celowy i oszczędny,
- umoŝliwiający terminową realizację zadań, - w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, - zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych 5. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów, ujmuje się w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku obrotowego. I. Plan kont dla księgowań Projektu: 1. W ewidencji budŝetu: 901/ T Dochody Projekt 902/T Wydatki Projektu 2. Ewidencja w jednostce: 011/UE/ - Środki trwałe 080/UE Inwestycje ( j.) 130/JTD Rachunek bieŝący jednostki budŝet subkonto dochodów 130/JT Rachunek bieŝący jednostki budŝet subkonto wydatków 201/J Rachunki z odbiorcami i dostawcami 800/J Fundusz jednostki 810/J Dotacje i środki budŝetu na inwestycje Zasady funkcjonowania kont w budŝecie gminy Konto 901/T Dochody budŝetu: Konto 901/T słuŝy do ewidencji osiągniętych dochodów budŝetu Na stronie Wn konta 901/T ujmuje się przeniesienie w końcu roku osiągniętych dochodów na konto 961 Na stronie Ma ujmuje się dochody budŝetu związane z w/w Projektem Konto 902/CI Wydatki BudŜetu Konto 902 /T słuŝy do ewidencji dokonanych wydatków budŝetu gminy związanych z zakupem ciągnika rolniczego z wozem asenizacyjnym.. W korespondencji z kontem 133/01 Na stronie Wn ujmuje się wydatki objęte planem finansowym urzędu związane z zakupem ciągnika rolniczego z wozem asenizacyjnym Na stronie Ma ujmuje się przeniesienie w końcu roku salda konta 902 na konto 961 Ewidencja szczegółowa do konta 902/T umoŝliwia na bieŝąco ustalenie poszczególnych wydatków wg podziałek klasyfikacji budŝetowej. Zasady funkcjonowania kont w jednostce Urząd Gminy 011/JC Środki trwałe - słuŝy do ewidencji zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych
080/UE Inwestycje słuŝy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz do rozliczenia kosztów inwestycyjnych na uzyskane efekty.( W jednostce UG konto dla inwestycji Zakup ciągnika rolniczego wozem asenizacyjnym jest pod nr 080J/ Na stronie Wn konta 080/UE ujmuje się wszystkie koszty związane z prowadzoną inwestycją. Na stronie Ma konta 080/UE ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych- po zakończeniu inwestycji uzyskane efekty przeksięgowuje się na konto 011. 130/JTD Rachunek bieŝący jednostki budŝetowej subkonto dochodów 130/JT Rachunek bieŝący jednostki budŝetowej subkonto wydatków W związku z tym, Ŝe dla budŝetu gminy i Urzędu jako jednostki jest prowadzony wspólny rachunek bankowy nie prowadzi się konta 223 (Rozliczenie wydatków budŝetowych) a zapisy na koncie 130 są powtórzeniem zapisów konta 133 w zakresie objętym Projektem. Konto 130/JT SłuŜy do ewidencji stanu środków budŝetowych oraz obrotów na rachunku bankowym urzędu z tytułu wydatków objętych planem finansowym dotyczących projektu. Na stronie Wn (subkonto dochodów) księguje się wpływ środków zgodnie z umową dotyczącą Projektu Na stronie Ma (subkonto wydatków) księguje zrealizowane wydatki budŝetowe dotyczące Projektu Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między urzędem a bankiem. Konto 201/J Rozrachunki z dostawcami konto to słuŝy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych z tytułu dostaw i usług. Na str. Wn kota 201 ujmuje się w szczególności zapłatę zobowiązań z tytułu dostaw i usług Na str. Ma konta 201 ujmuje się w szczególności zobowiązania z tytułu dostaw i usług w korespondencji z kontem 080/UE. Konto 800/J fundusz jednostki słuŝy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego oraz ich zmian. Na str. Wn konta 800 ujmuje się w szczególności: -przeksięgowanie w końcu roku salda konta 810 (Dotacje i środki na inwestycje) - przeksięgowanie na koniec roku salda str. Wn konta 130 Na str. Ma konta 800 ujmuje się w szczególności : - przeksięgowanie na koniec roku salda str. Wn konta 130 Konto 810/J Dotacje i środki budŝetu na inwestycje - słuŝy do ewidencji dotacji objętych planem finansowym wydatków urzędu dotyczące Projektu. Na str. Wn ujmuje się równowartość dokonanych wydatków inwestycyjnych objętych planem finansowym w korespondencji z kontem 800/J Na str. Ma ujmuje się równowartość środków budŝetowych wydatkowanych na sfinansowanie inwestycji objętych planem finansowym dotyczących Projektu. W korespondencji z kontem 800/J Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.
Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 11/2014 Wójta Gminy Abramów z dnia 03 marca 2014 Procedury kontroli finansowej związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata 2007 2013 zgodnie z umową Nr 00349-6921-UM0300431/13w ramach realizacji operacji Zakup ciągnika rolniczego wozem asenizacyjnym w ramach Programu oś 3 Jakość Ŝycia na obszarach wiejskich i róŝnicowanie gospodarki wiejskiej działąnie 321 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej Środki Programu przekazywane są na rzecz beneficjenta ( Gminy Abramów ) w formie refundacji poniesionych kosztów kwalifikowanych zgodnie z warunkami umowy ( 4 ). Obieg dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych: Dokumenty zewnętrzne wpływające do Urzędu za pośrednictwem Sekretariatu i dotyczące realizowanego projektu wpływają po dokonaniu dekretacji przez Wójta Gminy na stanowiska pracowników, którym zlecono realizację projektów. W pierwszej kolejności trafiają do pracownika, któremu zlecono nadzór nad realizacją całego projektu ( P. Halina Nakonieczna, P. Michał Rola ). Dokumenty dotyczące spraw finansowych po sprawdzeniu pod względem merytorycznym trafiają do Referatu Finansowego, który dokonuje sprawdzenia i kontroli dokumentów pod względem zgodności formalno rachunkowej oraz zgodności z umową. 1. Zasada kontroli wstępnej, bieŝącej i następnej:
Pracownicy odpowiedzialni za dokonywanie wydatków zobowiązani są do systematycznej kontroli realizowanych zadań i wydatków z nimi związanych objętych projektem. Kontrola ta prowadzona winna być pod kątem zabezpieczenia interesu Gminy, zasad legalności, celowości i gospodarności. W kaŝdym przypadku, gdy wydatek jest niecelowy bądź posiada znamiona niegospodarności lub ma być dokonany z pominięciem zasad legalności, pracownik odpowiedzialny za ten wydatek niezwłocznie zawiadamia o tym przełoŝonych. 2. Kontrola i autoryzowanie dokumentów: KaŜdy dokument księgowy powinien być zweryfikowany i sprawdzony przez osoby pod względem merytorycznym Wójta Gminy, formalno rachunkowym i kwalifikacji do wydatku strukturalnego pracownicy referatu finansowego - Skarbnik Gminy, inspektor księgowości Ponadto kaŝdy dokument powinien być opisany w sposób umoŝliwiający rozliczenie realizowanego zadania zgodnie z zawartą umową z podziałem na źródła finansowania. Pracownik inspektor ds. inwestycji, planowania przestrzennego, zamówień publicznych P. Halina Nakonieczna, Młodszy referent ds. pozyskiwania środków pomocowych i gospodarki komunalnej P. Michał Rola dokonuje sprawdzenia i opisu dokumentów. Pod względem merytorycznym dokument podpisuje Wójt Gminy. Pod względem formalno rachunkowym oraz zgodności z planem dokonuje pracownik referatu finansowo księgowego ( Skarbnik lub Inspektor Księgowości ) oraz dokonuje klasyfikacji budŝetowej wydatku. Dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w ramach Projektu moŝe być: faktura VAT faktura korygująca rachunek umowa zlecenie, umowa o dzieło wraz z rachunkiem ( dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno prawnych ) polecenie księgowania Sprawdzenie dochodu księgowego pod względem merytorycznym polega na ustaleniu rzetelności danych zawartych w dowodzie, a takŝe sprawdzeniu celowości, gospodarności i legalności operacji dokonanych w oparciu o dowód. Sprawdzenia dowodu przez złoŝenie podpisu na nim dokonuje osoba odpowiedzialna ( Wójt Gminy ) który potwierdza ten fakt umieszczając jednocześnie datę dokonania sprawdzenia.
JeŜeli dowód księgowy zawiera błędy merytoryczne naleŝy zwrócić go do wymiany, uzupełnienia lub poprawienia. Sprawdzenie dowodu pod względem formalno rachunkowym polega na stwierdzeniu, Ŝe został wystawiony w sposób technicznie prawidłowy, zawiera wszystkie cechy prawidłowego dokumentu, a dane liczbowe w nim wykazane nie zawierają błędów arytmetycznych. Sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym dokonuje Skarbnik lub Inspektor Księgowości. Zatwierdzenia do zapłaty dokonuje Wójt Gminy. Po zatwierdzeniu dokumentu do zapłaty pracownik referatu finansowego dokonuje zapłaty. Za prawidłowe i terminowe sporządzenie raportów, sprawozdań oraz wniosków o płatność do Urzędu Marszałkowskiego odpowiedzialni są: Pan/i Halina Nakonieczna i Michał Rola. Potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem dokonuje Wójt Gminy Abramów. Archiwizacja dokumentów Wszystkie oryginały dokumentów związane z realizacją Projektu przechowywane będą w siedzibie Urzędu Gminy Abramów w odrębnym zbiorze w referacie finansowym do dnia upływu 7 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności ostatecznej, z wyłączeniem dokumentów, których oryginały znajdują się w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego. Zbiór dokumentów będzie oznaczony nazwą jednostki tytułem Projektu i datą realizacji.