Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 40 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach z dnia 1 lipca 2014r. Regulamin postępowania w sprawie planowania i udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach Postanowienia ogólne 1 Regulamin opracowano na podstawie następujących przepisów prawnych: 1. Ustawa z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm./ 2. Ustawa z dnia 27.09.2009 r. o Finansach publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm./. 2 Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 1. zamawiającym należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach, 2. kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach lub osobę posiadającą pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu, 3. koordynatorze - należy przez to rozumieć pracownika Wydziału Organizacji i Kadr koordynującego czynności w procesie udzielania zamówień publicznych, 4. wnioskodawcy należy przez to rozumieć kierowników komórek organizacyjnych PUP w Kielcach lub upoważnionych przez nich pracowników, 5. regulaminie należy przez to rozumieć regulamin postępowania w sprawie planowania i udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach, 6. komisji należy przez to rozumieć komisję przetargową, powołaną przez kierownika zamawiającego w szczególności do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny oferty, 1
7. planie zamówień publicznych należy przez to rozumieć zatwierdzony przez kierownika zamawiającego zbiorczy plan zamówień publicznych na dany rok budżetowy, 8. wydziałach należy przez to rozumieć wydziały i komórki równorzędne wydziałom w PUP w Kielcach, 9. wartości zamówienia należy przez to rozumieć całkowitą szacunkową wartość zamówienia, bez podatku od towarów i usług ( VAT), ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością, 10. SIWZ należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, 11. ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm./ 3 1. Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach o udzielenie zamówień publicznych, które finansowane są w całości lub w części ze środków finansowych będących w dyspozycji Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach bez względu na źródło pochodzenia tych środków. 2. Regulamin obejmuje następujące fazy działań: 1) planowanie zamówień, 2) przygotowanie postępowań, 3) prowadzenie postępowań, 4) przygotowanie umowy i nadzór nad jej realizacją, 5) sprawozdawczość, ewidencję i obieg dokumentów dotyczących zamówień publicznych. 3. Zamawiającym jest Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach reprezentowany przez Dyrektora. 4. Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy. 5. W procesie udzielania zamówień publicznych uczestniczą: a) kierownik zamawiającego, b) wnioskodawcy, c) komisja przetargowa, d) koordynator 2
Zadania uczestników procesu zamówień publicznych 4 1. Kierownik zamawiającego: 1) sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych, 2) zatwierdza roczny plan zamówień publicznych, 3) podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o zamówienie publiczne, 4) powołuje komisję przetargową, 5) określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, 6) podejmuje decyzję w sprawie wyboru trybu postępowania, 7) zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty wybranej przez komisję przetargową, 8) zatwierdza dokumentację postępowania, 9) zawiera umowy z wybranymi wykonawcami. 2. Wnioskodawcy do zadań wnioskodawców w szczególności należy: 1) sporządzanie zestawienia swoich potrzeb w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych, 2) sporządzanie wycinkowego planu zamówień publicznych wydziału, 3) określenie wartości szacunkowej zamówienia netto (w złotych) oraz należnej stawki VAT, na druku stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu 4) realizacja umowy, 5) szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia i innych elementów zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń wraz z podaniem nazwy i kodu CPV, 6) szczegółowe określenie terminu realizacji zamówień, wymagań dla wykonawców oraz kryteria oceny i wyboru oferty. 3. Koordynator do zadań koordynatora w szczególności należy : 1) sporządzanie zbiorczego planu zamówień publicznych na podstawie planów komórek organizacyjnych PUP w Kielcach, 2) prowadzenie centralnego rejestru zamówień publicznych, 3) uczestniczenie w pracach komisji przetargowej, 4) prowadzenie dokumentacji postępowania, 3
5) przygotowanie SIWZ, 6) publikacja dokumentacji w Biuletynie Informacji Publicznej, Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, 7) sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach, 8) wszczęcie i prowadzenie postępowań o zamówienie publiczne, 9) przygotowywanie projektów umów. 4. Komisja przetargowa: 1) przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, 2) jest powoływana do wszystkich postępowań o zamówienie publiczne, których wartość przekracza równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych 3) organizację Komisji przetargowej, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji określa Regulamin Pracy Komisji Przetargowej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach. Planowanie Zamówień Publicznych 5 1. Udzielanie zamówień publicznych w PUP w Kielcach odbywa się na podstawie rocznego ( zbiorczego ) planu zamówień publicznych, opracowanego na podstawie wycinkowych planów zamówień sporządzonych w wydziałach wnioskodawców. 2. Plany zamówień publicznych należy sporządzać w oparciu o przewidywane potrzeby i posiadane przez zamawiającego środki finansowe. 3. Do dnia 15 lutego wnioskodawcy składają do koordynatora ds. zamówień publicznych wycinkowe plany na dostawy, usługi i roboty budowlane na dany rok budżetowy. 4. Na podstawie złożonych planów koordynator sporządza w terminie do dnia 28 lutego plan zamówień publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach na dany rok i przekazuje Dyrektorowi do zatwierdzenia. Procedury zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach 6 1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 4
2. Udzielanie zamówień, których wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, odbywa się z pominięciem przepisów ustawy /art. 4 pkt 8/ w oparciu o regulamin udzielania zamówień publicznych do kwoty nie przekraczającej równowartości 30 000 euro. 3. Udzielanie zamówień, których łączna wartość netto przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, odbywa się zgodnie procedurami określonymi w ustawie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 4. Nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeśli w planie finansowym urzędu nie zostały przeznaczone środki na realizację zamówienia. 5. W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności dopuszczalne jest rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nieprzewidzianego w planie finansowym urzędu, z zachowaniem procedury określonej w ust. 6 niniejszego paragrafu. 6. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje po zatwierdzeniu wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach oraz Głównego Księgowego. 7. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. 8. Postępowanie o zamówienie publiczne w zależności od trybu udzielenia zamówienia, obejmuje: 1) przygotowanie postępowania: a) złożenie wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego zatwierdzenie, b) rejestracja postępowania w centralnym rejestrze zamówień publicznych c) przygotowanie dokumentacji : SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do udziału w postępowaniu. 2) wszczęcie postępowania tj. publikacja ogłoszenia o zamówieniu lub przekazanie zaproszenia do udziału w postępowaniu, 3) przeprowadzenie postępowania, a w szczególności: a) przekazanie SIWZ wykonawcom, 5
b) opublikowanie SIWZ na stronie internetowej zamawiającego c) otwarcie ofert, d) badanie i ocena ofert, e) wybór ofert 4) zakończenie postępowania tj. podpisanie umowy lub unieważnienie postępowania. Dokumentacja zamówień publicznych 7 1. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się w formie pisemnej, na zasadach określonych ustawą oraz regulaminem. 2. Prowadzony jest centralny rejestr zamówień publicznych przekraczających równowartość kwoty 30 000 euro. 3. Każdemu postępowaniu o zamówienie publiczne zostaje nadany centralny numer postępowania. 4. Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności: 1) wniosek w sprawie wszczęcia postępowania, 2) ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do udziału w postępowaniu (zgodnie z wymogami ustawy), 3) specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) wraz z załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy), 4) oferty, 5) protokół z załącznikami wraz z umową w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku jej zawarcia (zgodnie z wymogami ustawy). 5. Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego przedstawiany jest do akceptacji i podpisu przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach oraz Głównego Księgowego. 6. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego całość dokumentacji archiwizowana będzie w wydziałach realizujących zamówienie. 7. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, sporządzone przez koordynatora ds. zamówień publicznych, przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy 6
8. Plany zamówień PUP w Kielcach, plany zamówień wydziałów, ogłoszenia o zamówieniach planowanych, centralny rejestr zamówień publicznych, sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych oraz pozostałe dokumenty dotyczące zamówień publicznych, należy przechowywać przez okres 4 lat po upływie roku którego dotyczą. Obieg dokumentów 8 1. Przyjmowaniem ofert od wykonawców zajmuje się koordynator. 2. Przyjmowanie ofert odbywa się według zasady opatrzenia każdej oferty pieczęcią wpływu z datą, dokładną godziną i minutą wpływu oraz liczbą porządkową oferty w danym postępowaniu. Umowy w sprawie zamówień publicznych 9 1. Do zawierania i realizacji umów w sprawie zamówień publicznych należy stosować w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu cywilnego 2. Umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej równowartość w złotych 30 000 euro, pod rygorem nieważności, wymagają formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, które nie zostało unieważnione, prowadzi do zawarcia umowy. 4. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego obowiązkiem zawartym w ofercie, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SIWZ 5. W zawartych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy umieścić zapisy zabezpieczające interesy zamawiającego, a w szczególności: 1) precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia, 2) precyzyjne określenie warunków odbioru zamówienia oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności, 7
3) precyzyjne określenie warunków gwarancji jakości, zabezpieczenia należytego wykonania umowy 4) zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji przypadku nie wypełnienia warunków umowy, 5) zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości zmian zawartej umowy, 6) zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia zamawiającego od umowy, 7) zamieszczenie klauzuli dotyczącej stosowania właściwego prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej umowy. 6. Projekty umów w sprawie zamówienia publicznego winny być zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. 7. Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach lub osoby posiadające pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych w imieniu urzędu, w zakresie otrzymanego pełnomocnictwa. 8. Umowy należy sporządzać w niezbędnej dla danego przypadku ilości jednobrzmiących egzemplarzy, jednak nie mniej niż w dwóch z czego jeden egzemplarz przeznaczony jest dla zamawiającego i jeden dla wykonawcy. Postanowienia końcowe 10 1. Regulamin obowiązuje wszystkie wydziały Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach 2. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników, odpowiedzialni są kierownicy wydziałów. 3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. /tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm/. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. 8
Załącznik nr 1... (pieczęć jednostki/ komórki organizacyjnej) Kielce dn.... 20... r. Oszacowanie wartości zamówienia publicznego 1. Nazwa komórki organizacyjnej zgłaszającej zamówienie publiczne do realizacji:..., 2. Przedmiot zamówienia - nazwa usługi/dostawy/ roboty budowlanej*... 3. Sposób obliczenia wartości szacunkowej zamówienia przez jednostkę dokonującą zgłoszenia: Wartość zamówienia oszacowano na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych / Dz. U. z 2013 r., poz. 1692). Średni kurs złotego w stosunku do euro wynosi 4,2249 złotych. Wartość szacunkową oblicza się bez podatku od towarów i usług, z należytą starannością. W umowach zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy wartość zamówienia oblicza się mnożąc wartość szacunkową obliczona dla 12 m-cy przez każdy kolejny rok trwania umowy, powiększoną o wskaźnik inflacji. 1) Termin związania umową:..., (określić długość trwania umowy: umowa jednorazowa, umowa wieloletnia) 2) Wartość szacunkowa zamówienia netto... zł... euro, 3) Zamawiający przewiduje/nie przewiduje* zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6,7 ustawy udzielenia zamówień uzupełniających do wysokości 20% (50%) zamówienia podstawowego w kwocie:...zł... euro, 4) Stawka podatku VAT przewidywana dla usługi/dostawy/roboty budowlane*...%, 5) Ustalenia wartości szacunkowej dokonano w dniu..., Ustalenia wartości szacunkowej dokonano na podstawie: Osoba odpowiedzialna za ustalenie wartości szacunkowej zamówienia:... (imię i nazwisko pracownika dokonującego obliczenia wartości szacunkowej zamówienia) * niepotrzebne skreślić... (Podpis kierownika komórki organizacyjnej) 9