Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu Wydział Polityki Społecznej 61-713 Poznań, al.niepodległości 16/18 tel.061 854 1825 fax 061 854 15 44 PS-Ka..431.2.2013.1 SPRAWOZDANIE z KONTROLI w TRYBIE UPROSZCZONYM przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Przygodzicach, Plac Powstańców Wielkopolskich 2, 63 421 Przygodzice. Kontrolę w dniu 22 stycznia 2013 r. przeprowadził zespół kontrolerów w składzie: Monika Jankowiak - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, Delegatura w Kaliszu, jako kierownika zespołu kontrolerów, Ewa Nadera inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu, Delegatura w Kaliszu, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego nr KN-II.0030.20.2013.1 z dnia 15 stycznia 2013 r. [dowód nr 1]. Kontrolerzy złożyli oświadczenia, że nie istnieją okoliczności uzasadniające wyłączenie ich od udziału w ww. kontroli [dowód nr 2]. Zakres kontroli obejmował wyjaśnienie pisma Pani Xxxxx Xxxxx zam. Xxxxx, z dnia 19 grudnia 2012 r. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2012 r. do dnia kontroli. Treść sprawozdania podlega udostępnieniu zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198), oprócz informacji stanowiących dane osobowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Podstawą do przeprowadzenia kontroli był art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej ( Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) oraz ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 ze zm), zwana dalej ustawą o świadczeniach rodzinnych i wydane na jej podstawie akty wykonawcze. Funkcję Wójta Gminy pełni Pan Krzysztof Rasiak. Prowadzenie postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych, a także wydawanie decyzji administracyjnych w tych sprawach przekazane zostało do realizacji Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Przygodzicach, w dalszej części sprawozdania określanym skrótem GOPS - na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Przygodzice z dnia 1 lipca 2008 r. [dowód nr 3]. Kierownikiem GOPS jest Pani Małgorzata Fudała Koch, zatrudniona na tym stanowisku od dnia 1 lipca 2008 r.
Przedmiotem kontroli było wyjaśnienie pisma Pani Xxxxx Xxxxx zam. Xxxxx, z dnia 19 grudnia 2012 r. dot. wniosku o udzielenie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. Ww. pismo wpłynęło do Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu w dniu 8 stycznia 2013 r., przekazane zostało również przez ww. do wiadomości Wójtowi Gminy Przygodzice [dowód nr 4]. Ustalono, że w GOPS wnioski dotyczące świadczeń rodzinnych przyjmowane są w pokoju nr 2 w którym pracuje łącznie 3 pracowników, w tym 2 pracowników realizujących świadczenia rodzinne. Bezpośrednio obok drzwi wejściowych do ww. pokoju, znajduje się informacja dotycząca cyt Przyjmowanie interesantów: 1. w dniach: poniedziałek - czwartek wyłącznie w godzinach 8.00-12.00 2. piątek godzina 12.00-16.00 oraz Przerwa śniadaniowa 10.00 10.30. GOPS dla spraw z zakresu świadczeń rodzinnych prowadzi Dziennik korespondencyjny, w którym wpisy dokonywane są w danym roku chronologicznie, z uwzględnieniem liczby porządkowej, imienia i nazwiska osoby składającej wniosek/dokument, adresu zamieszkania (wpisywana jest nazwa miejscowości), daty przyjęcia wniosku/dokumentu. Z przedłożonego Dziennika korespondencyjnego wynika, że w 2012 r. pod poz 1629 z dnia 18 grudnia 2012 r. odnotowany został wpływ wniosku ww. o jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia się dziecka, natomiast w 2013 r. pod poz. 43 z dnia 16 stycznia 2013 r., odnotowano wpływ dostarczonego przez ww. zaświadczenia. Zagadnienia z zakresu świadczeń rodzinnych reguluje ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 ze zm) oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze, w tym rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką (Dz. U. Nr 183, poz.1234). Zasady przyznawania świadczenia rodzinnego w formie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka określone zostały w art.15 b cyt. wyżej ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodnie z którym przedmiotowe świadczenie w wysokości 1.000 zł na jedno dziecko, przysługuje matce lub ojcu dziecka, opiekunowi prawnemu albo opiekunowi faktycznemu dziecka. Wniosek o wypłatę jednorazowej zapomogi składa się w terminie 12 miesięcy od dnia narodzin dziecka, a w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka objętego opieką prawną, opieką faktyczną albo dziecka przysposobionego - w terminie 12 miesięcy od dnia objęcia dziecka opieką albo przysposobienia nie później niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia. Wniosek złożony po terminie organ właściwy pozostawia bez rozpoznania. Ww. jednorazowa zapomoga, przysługuje, jeżeli kobieta pozostawała pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu. Pozostawanie pod opieką medyczną potwierdza się zaświadczeniem lekarskim lub zaświadczeniem wystawionym przez położną. Do wniosku o przyznanie ww. zapomogi niezbędne jest dołączenie następujących dokumentów; dokument stwierdzający tożsamość wnioskodawcy, skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, zaświadczenie potwierdzające pozostawanie matki dziecka pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży, którego wzór określony został w załączniku do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. w sprawie formy opieki medycznej nad kobietą w ciąży,
uprawniającej do dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką (Dz. U. Nr 183, poz.1234), oświadczenie, że na dziecko nie została już pobrana jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka (np. przez drugiego z rodziców). W piśmie z dnia 19 grudnia 2012 r. Pani Xxxxx Xxxxx podnosi kwestię niewłaściwego i niekompetentnego sposobu przyjęcia wniosku o jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia dziecka, a mianowicie kwestię żądania: dwóch dowodów osobistych tj. wnioskującej i byłego męża, zaświadczenia z gminy miejsca zamieszkania byłego męża, że nie pobrał świadczenia z powyższego tytułu, zaświadczenia od lekarza lub położnej, potwierdzającego pozostawianie pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu wystawionego na właściwym druku. Na powyższą okoliczność od pracownika GOPS prowadzącego sprawę Pani Xxxxx Xxxxx odebrano do protokołu ustne wyjaśnienie o następującej treści: Pani XxxxxXxxxx w tutejszym Ośrodku była w sumie cztery razy. Pierwsza wizyta miała charakter typowo informacyjny, a mianowicie poinformowana została co należy dołączyć do wniosku o jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia się dziecka. Nieprawdą jest, aby podczas drugiej wizyty w dniu 18 grudnia 2012 r. pracownice działu świadczeń rodzinnych upierały się przy dowodzie osobistym męża, ponieważ w dostarczonym akcie skróconym małżeństwa jest adnotacja o rozwodzie. Chcę dodać, że pracownicy działu świadczeń rodzinnych znają ustawę o świadczeniach rodzinnych oraz wszelkie przepisy prawne związane ze świadczeniami rodzinnymi i są świadomi faktu, iż nie mają podstaw prawnych, aby żądać od klienta składającego wniosek o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka dowodu osobistego drugiego z rodziców dziecka, jak również zaświadczenia z gminy właściwej ze względu na miejsce zameldowania drugiego z rodziców dziecka, potwierdzającego fakt, iż nie złożono wniosku o becikowe w innej gminie. Ponadto Pani Xxxxx Xxxxx została poinformowana, iż wszelkie sprawy dotyczące świadczeń rodzinnych są załatwiane w godz. do 8.00 do 12.00. Wyjaśniam, że w dziale świadczeń rodzinnych pracują dwie osoby, dlatego niemożliwością jest przyjmowanie wniosków przez cały dzień, w pozostałych godzinach prowadzimy postępowanie związane ze świadczeniami rodzinnymi tj: wydawanie zaświadczeń, decyzji itd). Niemniej po godz. 12.00 również przyjmujemy wnioski osób, nie ma sytuacji, że osoba nie jest przyjęta. Dnia 18 grudnia 2012 r. został złożony przez Panią Xxxxx Xxxxx wniosek o,,becikowe. Do wniosku zostało dołączone niezgodne z obowiązującymi przepisami zaświadczenie lekarskie o czym została poinformowana. Przyjęłam to zaświadczenie, ale wydałam też nowy formularz informując jednocześnie, że w najbliższych dniach należy dostarczyć zaświadczenie na obecnie obowiązującym druku. W dniu 31 grudnia 2012 r. w związku z tym, że Pani Xxxxx nie dostarczyła do tego dnia zaświadczenia, wysłane zostało do Pani Xxxxx wezwanie do uzupełnienia dokumentacji, informujące o brakującym zaświadczeniu od lekarza bądź położnej, według wzoru, który przekazałam podczas wizyty w Ośrodku w dniu 18 grudnia 2012 r. Wezwanie to doręczone zostało w dniu 3 stycznia 2013 r. W dniu 16 stycznia 2013 r. Pani Xxxxx dostarczyła brakujące zaświadczenie i tego samego dnia poinformowałam Ją, że decyzja i wypłata becikowego zostanie przygotowana na 18 stycznia 2013 r. 18 stycznia Pani Xxxxx odebrała decyzję przyznającą jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia się dziecka i w tym też dniu wypłacono Jej świadczenie w kwocie 1.000,00 zł.
Jestem zaskoczona zarzutami Pani Xxxxx co do niefachowej i złej obsługi, gdyż wszystkie nasze kontakty miały charakter przyjazny, spokojny, nie było napiętej atmosfery. [dowód nr 5]. W wyniku kontroli, na podstawie dokumentów zgromadzonych przez GOPS w sprawie Pani Xxxxx Xxxxx ustalono, że: sprawę ww. prowadziła p. Xxxxx Xxxxx, zatrudniona w GOPS na stanowisku starszy referent, Pani Xxxxx Xxxxx złożyła w GOPS w dniu 18 grudnia 2012 r. wniosek o udzielenie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka. Do wniosku ww. dołączyła: * zaświadczenie lekarskie potwierdzające pozostawienie kobiety pod opieka medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu, uprawniającą do dodatku z tytułu urodzenia dziecka, wystawione przez lekarza medycyny specjalistę ginekologa położnika w dniu 19 listopada 2012 r. [dowód nr 6]. Stwierdzono, że ww. zaświadczenie wystawione zostało na druku według wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 września 2009 r. urodzenia dziecka (Dz. U. Nr 163, poz.1305), które utraciło moc z dniem 31 marca 2010 r. * oświadczenie ww. z dnia 18 grudnia 2012 r., że nie ubiegała się i nie pobrała w innej gminie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka - opatrzone klauzulą o odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 233 Kodeksu Karnego, * kserokopię dowodu osobistego, uwierzytelnioną przez pracownika GOPS w dniu 18 grudnia 2012 r. * kserokopię odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka, uwierzytelnioną przez pracownika GOPS w dniu 18 grudnia 2012 r. * kserokopię odpisu skróconego aktu małżeństwa, z adnotacją o rozwiązaniu małżeństwa ww. na mocy prawomocnego wyroku Sadu Okręgowego w Kaliszu, uwierzytelnioną przez pracownika GOPS w dniu 18 grudnia 2012 r. Ponadto akta sprawy zawierają: wydane przez GOPS pismem z dnia 31 grudnia 2012 r. nr GOPS.ŚR.4721.316.2012.MK w myśl art. 24 a ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 ze zm) - wezwanie do uzupełnienia dokumentacji o uzupełnienie wniosku złożonego w dniu 18 grudnia 2012 r. o brakujące zaświadczenie od lekarza bądź położnej, potwierdzające pozostawianie pod opieka medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu, według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. w sprawie formy opieki medycznej nad kobietą w ciąży, uprawniającej do dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką [dowód nr 7]. Ww. wezwanie zawiera pouczenie, że niedostarczenie ww. zaświadczenia w terminie 14 dni od dnia odebrania wezwania skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. Wezwanie odebrane zostało w dniu 3 stycznia 2013 r. - zaświadczenie z dnia 16 stycznia 2013 r. (data wpływu do GOPS 16 stycznia 2013 r.), wystawione przez Indywidualną Praktykę Położnej Środowiskowo - Rodzinnej z Ostrowa Wlkp. Gabriela Dera ul. Wrocławska 28 [dowód nr 8]. Stwierdzono, że ww. zaświadczenie wystawione zostało na obowiązującym druku tj. według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką ( Dz. U. Nr 183, poz.1234),
- decyzję z dnia 18 stycznia 2013 r. Nr GOPS.4705.JZ.7.2013.MK przyznającą Pani Xxxxx Xxxxx jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia się dziecka w kwocie 1.000,00 zł, którą ww. odebrała w dniu 18 stycznia 2013 r. [dowód nr 9]. Na podstawie list wypłat gotówkowych GOPS z dnia 18 stycznia 2013 r. - lista za miesiąc styczeń 2013 r. ustalono, że ww. odebrała przyznane ww. świadczenie w dniu 18 stycznia 2013 r. [dowód nr 10]. Stwierdzono, że ww. decyzją świadczenie rodzinne w formie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka przyznane zostało zasadnie, w myśl obowiązujących przepisów tj. ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 ze zm), ponadto decyzja wydana została w ustawowo wymaganym terminie tj. zgodnie z art. 35 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.). Analiza akt sprawy wykazała, że: dołączone do wniosku złożonego w dniu 18 grudnia 2012 r. zaświadczenie lekarskie, wystawione zostało przez lekarza według nieobowiązującego w dniu jego wydania wzoru, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 września 2009 r. urodzenia dziecka (Dz. U. Nr 163, poz.1305), które utraciło moc z dniem 31 marca 2010 r.[patrz dowód nr 6]. dostarczone w dniu 16 stycznia 2013 r. zaświadczenie, wystawione zostało przez położną na obowiązującym druku tj. według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. w sprawie formy opieki medycznej nad kobietą w ciąży, uprawniającej do dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką ( Dz. U. Nr 183, poz.1234) [patrz dowód nr 8]. Różnica między ww. drukami zaświadczeń polega na tym, iż obowiązujący druk według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 14 września 2010 r. w sprawie formy opieki medycznej nad kobietą w ciąży, uprawniającej do dodatku z tytułu urodzenia dziecka oraz wzoru zaświadczenia potwierdzającego pozostawanie pod tą opieką ( Dz. U. Nr 183, poz.1234) może być wystawiony zarówno przez lekarza jak i położną [patrz dowody nr 6 i 8]. W związku z tym, że zaświadczenie lekarskie dostarczone do GOPS w dniu 18 grudnia 2012 r. zawierało wszystkie dane, niezbędne do podjęcia decyzji w sprawie przyznania jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka, które zawarte są również w zaświadczeniu wydanym przez położną i dostarczonym przez P. Xxxxx Xxxxx w dniu 16 stycznia 2013 r. na obowiązującym druku, stwierdzić należy, że z uwagi na słuszny interes strony niewłaściwym było wezwanie Pani Xxxxx Xxxxx do uzupełnienia wniosku o brakujące zaświadczenie, potwierdzające pozostawanie kobiety pod opieką medyczną nie później niż od 10 tygodnia ciąży do porodu, uprawniającą do dodatku z tytułu urodzenia dziecka. Stąd też zarzut zawarty w piśmie przez Panią Xxxxx Xxxxx w powyższym zakresie znalazł uzasadnienie. Wobec powyższego w podobnych sytuacjach GOPS winien we własnym zakresie, za zgodą strony, pozyskać zaświadczenie na właściwym druku, bez narażania strony na dodatkowe utrudnienia. Na okoliczność niewłaściwego zachowania się pracowników ds realizacji świadczeń rodzinnych podczas wizyt Pani Xxxxx Xxxxx w GOPS, o którym wspomina w piśmie z dnia 19 grudnia 2012 r., od pracownika prowadzącego sprawę ww. odebrano do protokołu ustne wyjaśnienia [patrz dowód nr 5]. Na tym sprawozdanie z kontroli zakończono.
Przeprowadzenie kontroli odnotowano w księdze kontroli kontroli Urzędu Gminy w Przygodzicach pod nr 1/2013. POUCZENIE KOŃCOWE Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy z 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092). Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko; nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. PODPISY Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przygodzicach mgr Małgorzata Fudała-Koch Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Przygodzicach Kierownik jednostki kontrolującej Monika Donke-Cieślewicz z-ca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej