WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III.431.24.2013 Łódź, dnia 4 lutego 2014 r. Pani Sandra Kurkiewicz Prezes Towarzystwa Przyjaciół Dzieci Wystąpienie pokontrolne Na podstawie 6 umowy nr 4 zawartej w dniu 26 kwietnia 2013 r. w Łodzi pomiędzy Wojewodą Łódzkim, a Towarzystwem Przyjaciół Dzieci Oddział Powiatowy w Piotrkowie Trybunalskim, art. 175 ust. 1 pkt 2, ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), 20 ust. 3 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 134/2012 Wojewody Łódzkiego z dnia 25 maja 2012 r. zespół kontrolerów w składzie: Aneta Błaszczyk starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Jolanta Frątczak starszy inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości wykorzystania dotacji w Towarzystwie Przyjaciół Dzieci Oddział Powiatowy w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Zamurowa 10, 97-300 Piotrków Trybunalski. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Prezes Towarzystwa Przyjaciół Dzieci Oddział Powiatowy w Piotrkowie Trybunalskim Pani Sandra Kurkiewicz. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w jednostce kontrolowanej w dniu 11 grudnia 2013 r. Kontrola objęła swym zakresem sprawdzenie prawidłowości wykorzystania dotacji z budżetu państwa przyznanej w kwocie 52.279 zł, w zakresie wykonania zadań wynikających z wieloletniego Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce, ul. Piotrkowska 103, 90-425 Łódź Tel. (0-42) 664-17-66; Fax (0-42) 664-17-64 www.paszporty.lodzkie.eu; so@lodz.uw.gov.pl
2 realizowanego w województwie łódzkim w 2013 r., objętego umową nr 4 - Program integracyjny dla dzieci romskich w świetlicy środowiskowej placówce wsparcia dziennego Starówka w Piotrkowie Trybunalskim od dnia 1 maja 2013 r. do dnia 11 grudnia 2013 r. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: - sprawdzenie prawidłowości wykorzystania udzielonej dotacji pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz wysokości wykorzystanej dotacji oraz stopnia realizacji zadań, - sprawdzenie prowadzonej dokumentacji związanej z wykonaniem zadań rzeczowych objętych harmonogramem Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce, - sprawdzenie kompletności i terminowości zawieranych umów zleceń, - sprawdzenie prawidłowości realizacji zadań, zgodnie z zapisami umowy, - rozliczenie finansowe realizowanego zadania pod względem: - posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie do operacji związanych z realizacją zadania analiza operacji dokonanych na tym rachunku, - prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków sprawdzenie czy każdy wpływ dotacji i wydatek z niej poniesiony znalazł odzwierciedlenie w ewidencji księgowej, - wykorzystania ewentualnych przychodów uzyskanych przy realizacji umowy, których nie można było przewidzieć przy kalkulowaniu wielkości dotacji oraz odsetek bankowych od przekazanych przez Zleceniodawcę środków na realizację zadań wynikających z wieloletniego Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce, - stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) do zamówień na dostawy, wykonania usług i innych robót opłacanych ze środków pochodzących z dotacji ( 4 pkt 2 Umowy nr 4). Kontroli poddano wszystkie rachunki, faktury, przelewy i umowy w okresie od dnia 1 maja 2013 r. do dnia 31 października 2013 r. I. W zakresie rzeczowym realizacji umowy stwierdzono, że: 1) Dokumentacja w zakresie wykonania zadań wynikających z wieloletniego Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce objętego umową Nr 4 Program integracyjny dla dzieci romskich w świetlicy środowiskowej placówce wsparcia dziennego Starówka umożliwia dokonanie oceny realizacji zapisów umowy. 2) Zgodnie z 5 umowy nr 5 jednostka kontrolowana została zobowiązana do składania sprawozdań z wykonania zadań wraz z kserokopiami rachunków, faktur i umów
3 w następujących dniach: - sprawozdanie za okres maj - lipiec - do dnia 14 sierpnia 2013 r., - sprawozdanie za okres sierpień październik - do dnia 15 listopada 2013 r., - sprawozdanie końcowe za okres listopad grudzień - do dnia 15 stycznia 2014 r. 3) Sprawozdanie za okres maj - lipiec przesyłane zostało do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w terminie, natomiast za okres sierpień październik zostało nadane na poczcie w dniu 18 listopada 2013 r. Z przedstawionych dokumentów wynikało, że rachunki, faktury i umowy zawierały odpowiednie opisy i pieczątki. Zaplanowane cele zostały w pełni zrealizowane zgodnie z harmonogramem realizacji zadania. 4) Podczas kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości pod względem merytorycznym dokonywanych wydatków w przedstawionych oryginałach faktur i rachunków. 5) W ramach bieżącej kontroli nad realizacją zadań określonych w umowie, a w szczególności nad prawidłowością sporządzania sprawozdań częściowych, pismami z dnia 22 sierpnia 2013 r., nr SO-III.6113.33.2013 oraz z dnia 22 listopada 2013 r. nr SO - III.6113.51.2013 r., wyszczególniono błędy w ich sporządzaniu, które poprawiono i uzupełniono. II. W zakresie finansowym realizacji umowy stwierdzono, że: 1) Rachunek bankowy nr 98 1240 3116 1111 0010 1700 6201, na który Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi przekazał dotację celową jest, zgodnie z postanowieniami 2 ust. 2 umowy nr 4 z dnia 26 kwietnia 2013 r., rachunkiem wyodrębnionym, przeznaczonym wyłącznie do operacji związanych z realizacją zadania. 2) Polityka rachunkowości obowiązująca w jednostce od dnia 2 stycznia 2012 r. została opracowana w oparciu o art. 4, art. 9 oraz art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nie będących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U z 2001 r. Nr 137, poz. 1539 z późn. zm.). 3) Księgi rachunkowe Towarzystwa Przyjaciół Dzieci Oddział Powiatowy w Piotrkowie Trybunalskim prowadzone są przez Biuro Rachunkowe z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim na podstawie umowy zawartej w dniu 29 kwietnia 2013 r. (na okres od 1 maja 2013 r. do 31 grudnia 2013 r.). W powyższej umowie uregulowano obowiązki Zleceniodawcy oraz Zleceniobiorcy.
4 W 1 podano, że przedmiotem umowy jest: prowadzenie księgi handlowej, sporządzanie listy płac, sporządzanie i przesyłanie deklaracji ZUS, rozliczenie i sporządzenie rocznego zeznania. W 2 zawarto zapis, że Zleceniobiorca powyższe zlecenie przyjmuje i zobowiązuje się do jego wykonywania z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami etyki zawodowej, dbając o interesy Zleceniodawcy. 4) Z 6 ust. 1, pkt 2 umowy Nr 4 zawartej z Wojewodą Łódzkim wynika, iż jednostka była zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. Z załączonego do Polityki Rachunkowości Planu kont wynika, iż dla potrzeb realizacji umowy dotacji w planie kont wyodrębniono następujące konta: 101 Kasa Romski, 132 Bieżący rachunek Romski, 206 Rozrachunki związane z dotacją, 206 5 Romski, 408 Koszty programu Romski, 408 1 do 408-10, na których prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonywanych z tych środków. 5) Towarzystwo Przyjaciół Dzieci Oddział Powiatowy w Piotrkowie Trybunalskim w okresie od dnia 1 maja do dnia 5 listopada 2013 r. otrzymało dotację celową w dziale 854, rozdziale 85495, paragrafie 2820 w łącznej wysokości 52 279,00 zł, na podstawie umowy Nr 4, w terminach i kwotach: 5 czerwca 2013 r. w kwocie 10 588,00 zł, Wb nr 5/2013, 4 lipca 2013 r. w kwocie 5 000,00 zł, Wb nr 6/2013, 3 października 2013 r. w kwocie 23 104,00 zł, Wb nr 9/2013, 5 listopada 2013 r. w kwocie 13 587,00 zł, Wb nr 10/2013, co było zgodne z zapisami zawartymi w 2 ust. 2 ww. umowy. Dotacja została zaewidencjonowana w księgach na kontach Wn 132, Ma 206 5. 6) Poniesione przez Towarzystwo Przyjaciół Dzieci wydatki związane z realizacją Programu, sfinansowane dotacją otrzymaną z budżetu Wojewody Łódzkiego, zaewidencjonowane na kontach zespołu 4 na dzień 30 października 2013 r., wynosiły łącznie 31 253,03 zł, co prezentuje poniższe zestawienie:
5 Nr konta Nazwa konta kwota 408-1 bezosobowy fundusz płac 8 276,67 408-2 narzuty na płace 1 098,53 408-3 lekcje tradycji 5 099,77 408-4 koszt utrzymania świetlicy 1 633,42 408-5 obsługa programu 944,64 408-7 podręczniki i wyprawki szkolne 4 000,00 408-8 pomoce naukowe 3 000,00 408-9 dożywianie dzieci 2 200,00 408-10 wypoczynek letni 5 000,00 Razem 31 253,03 Wydatkowane kwoty zamieszczone w powyższym zestawieniu ujęto w prawidłowych wysokościach w wyodrębnionej ewidencji księgowej. Zapłaty faktur dokonywano ze środków znajdujących się na wyodrębnionym rachunku bankowym. Dokumenty potwierdzające dokonanie wydatku opatrzone zostały opisem zawierającym wskazanie zadania, którego wydatki dotyczą, pochodzenie środków i właściwy numer umowy zawartej pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Towarzystwem Przyjaciół Dzieci oraz podpis koordynatora Programu. Ponadto dokumenty stanowiące podstawę dokonania wydatków zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym przez osobę merytorycznie odpowiedzialną oraz zatwierdzone do wypłaty przez Prezesa Towarzystwa Przyjaciół Dzieci. Na dokumentach tych zamieszczano adnotację o wysokości wydatkowanych kwot z dotacji otrzymanej od Wojewody Łódzkiego oraz ze środków własnych. Z uwagi na zapisy art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), w świetle których nie stosuje się ustawy do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, mając na względzie wysokość i rodzaj wydatków ponoszonych ze środków otrzymanej z budżetu Wojewody Łódzkiego dotacji celowej, Towarzystwo Przyjaciół Dzieci nie przeprowadzało postępowań przetargowych w trybie ww. ustawy. Przekazana Towarzystwu Przyjaciół Dzieci dotacja celowa na podstawie zawartej umowy w dziale 854, rozdziale 85495, wykorzystana została do dnia 31 października 2013 r., w kwocie 31 253,03 zł., tj. w 59,78%.
6 Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia działalność Towarzystwa Przyjaciół Dzieci Oddział Powiatowy w Piotrkowie Trybunalskim w kontrolowanym okresie oceniono pozytywnie. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Wojewoda Łódzki Jolanta Chełmińska 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)