Przebieg i efekty kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Miasta Katowice w 2008 r. I. 1. Znak sprawy: AK.II-0911-2/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Urząd Kontroli Skarbowej 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Inwestycji Wydział Księgowo-Rachunkowy Wydział Budżetu, Nadzoru i Kontroli 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Celowość i zgodność z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz środkami pochodzącymi z Funduszu Spójności Projekt nr 2000/PL/16/P/PE/004 - Katowice oczyszczanie ścieków 5. Data rozpoczęcia kontroli: 04.01.2008 6. Data zakończenia kontroli: 28.02.2008 7. Badany okres: 13.12.2001 31.12.2006 8. Zalecenia pokontrolne: Brak zaleceń II. 1. Znak sprawy: AK.II-0911-3/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Inspektor Pracy Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Katowicach 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Archiwum Urzędu 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących szkodliwych czynników biologicznych w archiwach. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 17, 23.04.2008; 6; 12.05.2008 6. Data zakończenia kontroli: 12.05.2008 7. Badany okres: Nie podano 8. Zalecenia pokontrolne: 1. Usunięcie korozji biologicznej grzyba pleśniowego ze ściany północnej pomieszczenia C za regałem 54-57 w magazynie nr 1 w Katowicach przy ul. Francuskiej 70. 2. Zapewnić na oknach ochronę przez promieniowaniem UV w pomieszczeniach archiwum magazyn D i E w Katowicach, przy ul. Młyńskiej 4. 3. Wyposażyć magazyn D i E archiwum w Katowicach, przy ul. Młyńskiej 4 w drzwi ognioodporne. 4. Zapewnić możliwość otwierania drzwi ewakuacyjnych magazynu E pomieszczenia archiwum w Katowicach, przy ul. Młyńskiej 4, od strony wewnętrznej pomieszczenia. 1
III. 1. Znak sprawy: AK. II. 0911-4/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Prezes Rady Ministrów 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Spraw Obywatelskich 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Kontrola kompleksowa województwa ślaskiego w zakresie realizacji przedsięwzięć związanych z przygotowaniami obronnymi państwa. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 21.04.2008 6. Data zakończenia kontroli: 25.04.2008 7. Badany okres: Brak dokumentów zawierających takie dane, protokół kontroli otrzymał tylko Wojewoda Śląski. 8. Zalecenia pokontrolne : Wyciąg z dnia 02.09.2008r. zaleceń Wojewody Śląskiego. 1.Realizacja planowania obronnego, w tym planowania operacyjnego i programowania obronnego: -dokonać ponownej analizy opracowanego "Planu Operacyjnego Funkcjonowania Miasta Katowice..." pod kątem ustalenia (ograniczenia) niezbędnej ilości realizatorów zadań, co za tym idzie ograniczenia liczby opracowywanych kart realizacji zadań operacyjnych; -dokończyć proces opracowywania kart realizacji; -wykorzystać realizowane szkolenie obronne do podniesienia poziomu wiedzy osób uczestniczących w procesach planowania operacyjnego. 2.Planowanie i realizacja zadań gospodarczo-obronnych: -kontrola realizacji zadań obronnych w zakresie opracowania i aktualizacji planu przygotowania zakładu służby zdrowia na potrzeby obronne państwa; -wprowadzenie i objęcie systemem stałych dyżurów nadzorowane jednostki organizacyjne służby zdrowia. 3.Planowanie i realizacja świadczeń na rzecz obrony: -dokonanie aktualizacji decyzji administracyjnych w sprawie świadczeń na rzecz obrony wydawanych na potrzeby obrony cywilnej (punkty zabiegów specjalnych, środki transportu). 4.Przygotowanie rezerw osobowych na potrzeby jednostek wojskowych i innych jednostek organizacyjnych przewidzianych do wykonywania zadań obronnych: -dokonanie analizy w zakresie potrzeb reklamowania pracowników WZK UM Katowice ujętych w "Planie operacyjnym funkcjonowania miasta Katowice..." oraz niezbędnych do realizowania zadań w czasie wojny. 5.Planowanie i realizacja szkolenia obronnego: -uczestniczenie w szkoleniach obronnych prowadzonych przez Wydział Spraw Obywatelskich. 6.Nadzór nad wykonaniem zadań obronnych: -uczestniczenie w działaniach kontrolnych wynikających z planu kontroli realizacji zadań obronnych. 2
IV. V. VI. 1. Znak sprawy: AK II.0911-5/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Sekretarz Miasta 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Realizacja procedury związanej z likwidacją związku Harmonijnego Rozwoju Miast Aglomeracji Katowickiej 5. Data rozpoczęcia kontroli: 24.04.2008 6. Data zakończenia kontroli: 29.04.2008 7. Badany okres: 01.01.1999 29.04.2008 8. Zalecenia pokontrolne : Wyjaśnienie przyczyn zaniechania doprowadzenia do wyrejestrowania Związku Harmonijnego Rozwoju Miast Aglomeracji Katowickiej z rejestru związków międzygminnych, mając na uwadze postanowienia uchwały nr 6/2001 Zgromadzenia Związku Harmonijnego Rozwoju Miast Aglomeracji Katowickiej z 29 marca 2000 r. w sprawie upoważnienia gminy Katowice do zakończenia działań związanych z wyrejestrowaniem Związku. Jakie działania podjęło Miasto Katowice w celu wykonania w/w uchwały? 1. Znak sprawy: AK II.0911-6/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Śląski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Spraw Obywatelskich 4. Badany okres: Nie określono w protokole 5. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Funkcjonalność lokalu dla potrzeb przeprowadzenia poboru, sporządzenie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej poboru, informowanie poborowych o przysługujących im prawach, spoczywających na nich obowiązkach wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku RP, egzekwowanie dyscypliny stawiennictwa poborowych do poboru oraz wykorzystanie dotacji budżetowej przekazanej na sfinansowanie poboru. 6. Data rozpoczęcia kontroli: 25.04.2008 7. Data zakończenia kontroli: 25.04.2008 8. Zalecenia pokontrolne : Brak zaleceń 1. Znak sprawy: AK II.0911-7/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: - Pełnomocnik Prezydenta ds. kontaktów z Inwestorami Strategicznymi - Biuro Funduszy Europejskich 4. Badany okres: Okres realizacji projektu: 01.03.2006 30.10.2007 5. Tematyka przeprowadzonej kontroli. Sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu Nr Z/2.24/II/2.6/11/05 pn. Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych realizowanego w ramach Działania 2.6 ZPORR 6. Data rozpoczęcia kontroli: 15.04.2008 3
7. Data zakończenia kontroli: 30.04.2008 8. Zalecenia pokontrolne : 1. Należy oznaczyć logo ZPORR, UE i EFS rachunki dotyczące osób zaangażowanych do realizacji projektu. 2. W kwestii braku listy obecności ze spotkania w dniu 22.05.2006 r. - zaleca się by dokumentacji ze spotkań była kompletna, każde spotkanie powinno zostać udokumentowane listą obecności. Należy uwzględnić powyższą zasadę przy bieżącej realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFS. 3. Należy skorygować zapis dotyczący zastosowania ustawy Prawa zamówień publicznych na dokumentach dotyczących zamówienia Nr ZP/43/DG/2007. 4. Zaleca się zawieranie umowy z wykonawcą dostawy i/lub usługi wykonanej w ramach projektu współfinansowanego ze środków EFS. Należy uwzględnić powyższą zasadę przy bieżącej realizacji projektów. VII. 1. Znak sprawy: AK II.0911-8/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Górnośląska Agencja Przekształceń Przedsiębiorstw S.A. na zlecenie Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Informatyki 4. Badany okres: 2004-2006 5. Tematyka przeprowadzonej kontroli. Realizacja obowiązków dot. trwałości projektu pn. Budowa w Katowicach Sieci Publicznych Punktów Dostępu do Elektronicznych Usług Administracji Publicznej współfinansowanego z Funduszy Unii Europejskiej w ramach ZPORR 2004-2006. 6. Data rozpoczęcia kontroli: 03.06.2008 7. Data zakończenia kontroli: 04.06.2008 8. Zalecenia pokontrolne : Brak zaleceń VIII. 1. Znak sprawy: AK.II-0911-9/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Zarządzania Kryzysowego 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Realizacja zadań zleconych wynikających z ustawy z dnia 5 lipca 1990 roku Prawo o zgromadzeniach w zakresie sposobu przyjmowania zgłoszeń organizatorów zgromadzeń publicznych, ustalenia jakie podmioty były organizatorami zgromadzeń, prawidłowości postępowań administracyjnych w tym zakresie. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 09.07.2008 6. Data zakończenia kontroli: 10.07.2008 7. Badany okres: 01.01.2007 r. do dnia kontroli 8. Zalecenia pokontrolne: Brak zaleceń 4
IX. 1. Znak sprawy: AK.II-0911-10/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Warszawie Departament Kontroli Przedsięwzięć 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu Funduszu Spójności (Wydział Inwestycji) 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Kontrola projektu dofinansowywanego ze środków Funduszu Spójności na podstawie Porozumienia o realizacji Projektu nr 2000/PL/16/P/PE/004 pn. Katowice oczyszczanie ścieków w ramach programu ISPA 2000 z późn. zm. zawartego 25.10.2002. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 21.07.2008 6. Data zakończenia kontroli: 25.07.2008 7. Badany okres: 8. Zalecenia pokontrolne: Protokół nie został podpisany przez Naczelnika Wydziału Inwestycji. 1. Wdrożyć działania, które zapewnią nadrobienie opóźnień i terminowe zrealizowanie przedsięwzięcia, poprzez np. zmobilizowanie wykonawcy do zwiększenia zatrudnienia, zaktualnizowanie harmonogramu realizacyjnego. 2. Zaleca się uzupełnienie raportów i poprawne prowadzenie dokumentacji realizacji zadania. 3. W celu potwierdzenia prawidłowości kwalifikowania wydatku przedłożyć kalkulację kosztów wykonania dla wprowadzonej zmiany. X. 1. Znak sprawy: AK.II-0911-11/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Księgowo -Rachunkowy; Kontynuacja sprawy OR.II.0911-10/05 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Kontrola w zakresie gospodarowania przez Prezydenta Miasta nieruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa w latach 2003-2005. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 24.06.2005 r. 6. Data zakończenia kontroli: 29.07.2005 r. 7. Badany okres: 2003-2005 8. Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne są w toku realizacji, zgodnie z pismem LKA-41027-4-05, P/05/132 z dnia 01.12.2005 r. XI. 1. Znak sprawy: AK.II-0911-12/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę: Urząd Kontroli Skarbowej 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Inwestycji 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Celowość i zgodność z prawem gospodarowania środkami publicznymi oraz pochodzącymi z Unii Europejskiej i wywiązywania się z warunków finansowania pomocy w ramach Funduszu Spójności Projekt Nr 2000/PL/P/PE/004 Katowice- oczyszczanie ścieków. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 10.12.2008 r. 5
1. Znak sprawy: AK.II-0911-12/08 6. Data zakończenia kontroli: 27.02.2009 r. 7. Badany okres: 01.05.2004 r. - 30.11.2008 r. 8. Zalecenia pokontrolne: Kontrola w toku XII. 1. Znak sprawy: AK II.0911-13 /08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Urząd Marszałkowski Woj. Śląskiego 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Funduszy Europejskich 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Kontrola prawidłowości realizacji projektu Z/2.24/II/2.6/27/05 w Ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006 5. Data rozpoczęcia kontroli: 30.07.2008 r.; 19.112008 r. 6. Data zakończenia kontroli: 14.08.2008 r.; 28.11.2008 r. 7. Badany okres: 2004-2006 8. Zalecenia pokontrolne : Brak zaleceń pokontrolnych; brak informacji ze strony kontrolujących XIII. 1. Znak sprawy: AK.II.0911 14/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę Archiwum Państwowe w Katowicach 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Urząd Stanu Cywilnego 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Stosowanie przepisów kancelaryjno -archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 26.08.2008 r. 6. Data zakończenia kontroli: 26.08.2008 r. 7. Badany okres: 8. Zalecenia pokontrolne: 1. Sporządzić ewidencję ksiąg po 2005 r. (wcześniejsze księgi są zaewidencjonowane). 2. Kontynuować porządkowanie akt zbiorowych zgodnie z przepisami wymienionymi w punkcie 1.7 protokołu kontroli oraz wskazówkami zawartymi w punkcie II.6. 3. Wyznaczyć pracownika do prowadzenia archiwum zakładowego i przeszkolić go na kursie kancelaryjno -archiwalnym. 4. W nowej siedzibie USC zadbać o odpowiednią powierzchnię na potrzeby archiwum zakładowego. XIV. 1. Znak sprawy: AK II.0911-15/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Śląski Urząd Wojewódzki 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Geodezji i Gospodarki Mieniem 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Realizacja zadań administracji rządowej przez organy samorządu terytorialnego w zakresie naliczania opłat na Powiatowy Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w związku z pismem Głównego Geodety Kraju nr 6
IZ-802-95/08 z dnia 01.08.2008 r. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 27.08.2008 6. Data zakończenia kontroli: 28.08.2008 7. Badany okres: 2007 8. Zalecenia pokontrolne : Brak zaleceń XV. 1. Znak sprawy: AK II.0911-16/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Katowicach 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Gospodarki Komunalnej 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Koordynacja robót w zakresie przebudowy, modernizacji, remontu dróg i towarzyszącej infrastruktury na terenie aglomeracji miejskiej w latach 2006 2008 ( I półrocze) 5. Data rozpoczęcia kontroli: 21.08.2008 6. Data zakończenia kontroli: 21.08.2008 7. Badany okres: 2006-2008 (I półrocze) 8. Zalecenia pokontrolne : Rozszerzenie zakresu kontroli o działalność merytoryczną, w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością Miejskiego Zarządu Ulic i Mostów w Katowicach XVI. 1. Znak sprawy: AK II.0911-17/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Śląski Urząd Wojewódzki Biuro Audytu i Kontroli 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Inwestycji; Wydział Budżetu Miasta; Wydział Zarządzania Kryzysowego 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Prawidłowość realizacji inwestycji pod nazwą Budowa Strażnicy Państwowej Straży Pożarnej w Katowicach- Szopienicach finansowanej częściowo ze środków dotacji celowej przyznanej jednostce samorządu terytorialnego na realizację zadania z zakresu administracji rządowej w latach 2004-2008 r. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 15.10.2008 r. 6. Data zakończenia kontroli: 31.01.2009 r. 7. Badany okres: 2004-2008 8. Zalecenia pokontrolne : Kontrola w toku 7
XVII. 1. Znak sprawy: AK II.0911-18/08 2. Nazwa organu prowadzącego kontrolę : Najwyższa Izba Kontroli; Departament Środowiska, Rolnictwa i Zagospodarowania Przestrzennego 3. Komórka organizacyjna podlegająca kontroli: Wydział Budownictwa 4. Tematyka przeprowadzonej kontroli: Prawidłowość wydawania decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji o pozwoleniu na budowę. 5. Data rozpoczęcia kontroli: 03.11.2008 r. 6. Data zakończenia kontroli: 12.12.2008 r. 7. Badany okres: 01.01.2006-30.06.2008 8. Zalecenia pokontrolne : 1. Podjęcie działań, zmierzających do zapewnienia kompletności dokumentów, w postępowaniach administracyjnych prowadzonych w sprawie wydawania decyzji o pozwoleniu na budowę, zgodnie z przepisami o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym oraz przepisami z zakresu prawa budowlanego. 2. Spowodowanie wyeliminowania przypadków naruszania terminów określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego, przy wydawaniu decyzji o warunkach zabudowy. 3. Wzmocnienie nadzoru nad Wydziałem Budownictwa w sprawach postępowań administracyjnych w zakresie ustalenia warunków zabudowy i postępowań dotyczących decyzji o pozwoleniu na budowę. 8