Oświadczenie o wyborze wykonawcy 15.02.2013 Uwaga! Niniejsza informacja została sporządzona na podstawie ustnych informacji, uzyskanych przez przedstawicieli Wykonawcy Branżowego Programu Promocji na spotkaniu z przedstawicielami Departamentu Wdrażania Programów Operacyjnych Ministerstwa Gospodarki. Informacja jest więc rzetelna, niemniej nie posiada statusu oficjalnego, wiążącego dokumentu, na który można się powołać w przypadku kontroli. W przypadku wątpliwości Beneficjenta co do stosowania się do zasad przedstawionych w niniejszej informacji, Beneficjent wiążące rozstrzygnięcie wątpliwości może otrzymać wyłącznie w MG. Zgodnie z par. 12 ust. 5 zdanie 1 Umowy o dofinansowanie, którą beneficjenci podpisują z Ministerstwem Gospodarki: W przypadku, gdy Beneficjent stwierdzi, ze na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług ( ) przedstawia oświadczenie w tym przedmiocie wraz z uzasadnieniem wskazującym na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie. Sytuacja, określona w powyższym zapisie Umowy, może mieć miejsce np. w przypadku następujących działań promocyjnych, realizowanych przez beneficjenta (we wszystkich przypadkach jedynym dostawcą usługi na rynku jest Wykonawca Branżowego Programu Promocji): a) Firma wystawia się w Pawilonie Narodowym, b) Firma wystawia się w Pawilonie Narodowym w Dubaju/Chinach i bierze udział w szkoleniu nt. Dubaju/Chin (Wykonawca realizuje kompleksową usługę dot. danego rynku, np. Zjednoczonych Emiratów Arabskich, Chin), c) Firma bierze udział w misji gospodarczej przy okazji targów, na których wystawia się w Pawilonie Narodowym (usługa j.w.), d) Firma bierze udział w działaniu 500 sztuk w formie zaproponowanej przez Wykonawcę (mailingi do kupców etc.) Uwaga! Jeśli firma nie wystawia się w Pawilonie Narodowym, to musi przeprowadzić procedurę zapytań ofertowych jedną na wynajem powierzchni, drugą na wynajem zabudowy. Jeśli jakąś powierzchnię można kupić tylko z konkretną, przynależną jej zabudową (np. stoisko standardowe), należy sporządzić jedno zapytanie ofertowe na obie usługi, tj. np. na zapytanie o wynajem powierzchni wystawienniczej i zabudowy stoiska standardowego. Poniżej znajdują się dwa wzory oświadczeń: 1) Oświadczenie dot. zakupu usługi reklamy targowej w zakresie realizacji działania Przygotowanie 500 sztuk materiałów promocyjno-informacyjnych, 2) Oświadczenie dot. udziału w targach (w przypadku wystawiania się w Pawilonie Narodowym). Oświadczenie stanowić powinno część dokumentacji realizacji projektu i zostać przedstawione organom kontrolnym w przypadku kontroli. Powinno zostać sporządzone przed zaciągnięciem zobowiązania na dane działanie, czyli przed podpisaniem umowy lub zapłaceniem faktury.
Prosimy nie kopiować poniższych oświadczeń bez zmian należy je zawsze zmienić, dopasować do każdych targów, tak, aby udowodnić organowi kontrolnemu, że dokonało się analizy konkretnej sytuacji i podjęło decyzję w oparciu o konkretne okoliczności.
Wzór nr 1 Miejscowość, Data [wcześniejsza niż zaciągniecie zobowiązania na dane działanie, czyli przed podpisaniem umowy lub zapłaceniem faktury] Oświadczenie Beneficjenta Dot. zakupu usługi reklamy targowej w zakresie realizacji działania Przygotowanie 500 sztuk materiałów promocyjno-informacyjnych. W imieniu przedsiębiorstwa [NAZWA FIRMY] oświadczam, że realizując działanie Przygotowanie 500 sztuk materiałów promocyjno-informacyjnych skorzystamy z usług Wykonawcy Branżowego Programu Promocji, firmy SPC House of Media sp. z o.o. sp. k., dokonując wyboru Usługodawcy w trybie przewidzianym w par. 12 ust. 5 zd.1 Umowy o dofinansowanie udziału w branżowym programie promocji nr. Projektu. [NR UMOWY I NAZWA PROJEKTU]. Uzasadnienie Działanie to firma [NAZWA FIRMY] będzie realizowała poprzez wykorzystanie reklamy targowej w następującej formie: 1. Na oficjalnej stronie targów COSMOPROF (www.cosmoprof.com) odbywających się w dniach 8-11.03.2013 w Bolonii we Włoszech, zamieszczony zostanie baner, w którym wykorzystany będzie logotyp Polska Cosmetics oraz kreacja branżowa wraz ze sloganem branżowym, promujące polską branżę kosmetyczną, 2. Baner odsyłać będzie do oficjalnej strony Branżowego Programu Promocji (www.polishcosmetics.pl), na którym znajdzie się prezentacja firmy (logotyp wraz z krótkim opisem), plan targów ze wskazaną lokalizacją firmy oraz formularz, umożliwiający umówienie się potencjalnego kontrahenta na spotkanie z przedstawicielem firmy, 3. Kontrahenci, w liczbie min. 40 tys., zarejestrowani w bazach targów COSMOPROF, otrzymają dwukrotnie mailingi, informujące o udziale firmy w targach oraz o możliwości umówienia spotkania z przedstawicielem firmy podczas targów, za pośrednictwem strony www.polishcosmetics.pl;, kreacja mailingów będzie wykorzystywać logotyp Polska Cosmetics oraz kreację branżową wraz ze sloganem branżowym, promujące polską branżę kosmetyczną. 4. Realizacja działania w przedstawionej wyżej formie umożliwia, dzięki współpracy kilkunastu firm, które wspólnie mogą sfinansować zakup efektywnych materiałów promocyjnych, maksymalizację efektu promocyjnego i obniżenie kosztów jednostkowych. Dzięki wspólnemu działaniu, opartemu na zasadzie synergii (współdziałania różnych czynników, dzięki czemu odniesiony efekt jest większy, niż suma poszczególnych, oddzielnych działań), informacja o firmie może dotrzeć do znacznie większego kręgu odbiorców. Realizację działania w takiej formie, o charakterze wspólnym i branżowym, podkreślającym udział firmy w Branżowym Programie Promocji, opatrzonej logotypami Polska Cosmetics i branżową kreacją wraz ze sloganem branżowym, może zapewnić wyłącznie Wykonawca Branżowego Programu
Promocji. Kluczowym elementem działania jest wykorzystanie oficjalnej strony Branżowego Programu Promocji (www.polishcosmetics.pl), którą administruje wyłącznie Wykonawca Branżowego Programu Promocji, jako platformy służącej zaprezentowaniu firmy kontrahentom i umówieniu spotkań biznesowych, a na której, dodatkowo i co wzmacnia efekt promocyjny, znajduje się też wiele dodatkowych informacji i materiałów promocyjnych (np. film promujący branżę, raport na temat branży itp.) Realizacja działania w takiej formie ściśle wpisuje się w cele projektu, którymi, zgodnie z założeniami poddziałania 6.5.2., są obok promowania Beneficjentów promowanie polskiej branży kosmetycznej jako całości i budowanie mocnej pozycji marki polskiej gospodarki. Dodatkowo, Wykonawca realizując usługę zgodnie z przyznanym mu zamówieniem publicznym, nie obciąża firmy kosztami własnymi ani prowizją, całość pieniędzy wydanych na realizację działania przeznaczona jest więc na promocję firmy wśród międzynarodowych kontrahentów. Firma SPC House of Media sp. z o.o. sp. komandytowa, jako Wykonawca Branżowego Programu Promocji Branży Przemysłu Kosmetycznego, jest jedynym podmiotem na rynku, który może zrealizować usługę w przedstawionej powyżej formie.
Wzór nr 2 Miejscowość, Data [wcześniejsza niż zaciągniecie zobowiązania na dane działanie, czyli przed podpisaniem umowy lub zapłaceniem faktury] Oświadczenie Beneficjenta Dot. Udziału w targach [NAZWA, DATA MIEJSCE] W imieniu przedsiębiorstwa [NAZWA FIRMY] oświadczam, że realizując działanie Udziału w targach [NAZWA, DATA MIEJSCE] skorzystaliśmy z usług Wykonawcy Branżowego Programu Promocji, firmy SPC House of Media sp. z o.o. sp. komandytowa, dokonując wyboru Usługodawcy w trybie przewidzianym w par. 12 ust. 5 zd.1 Umowy o dofinansowanie udziału w branżowym programie promocji nr. Projektu. [NR UMOWY I NAZWA PROJEKTU]. Decyzja o wystawieniu się w Pawilonie Narodowym wiąże się z koniecznością wykupienia powierzchni i zabudowy poprzez Wykonawcę Branżowego Programu Promocji. Uzasadnienie Działanie to firma [NAZWA FIRMY] realizować zamierza w następujący sposób: 1. Stoisko firmy o pow. [m2] zlokalizowane będzie w oficjalnym polskim Pawilonie Narodowym, posiadającym wspólną identyfikację wizualną, wykorzystującą logotyp Polska Cosmetics i kreację branżową wraz ze sloganem branżowym oraz jednolitą zabudowę, 2. Firma, wystawiając się w ramach Pawilonu Narodowego, wykorzysta dodatkowe możliwości promocyjne, które za tym idą ze względu na wielkość i estetykę Pawilonu Narodowego, będzie on bardziej widoczny niż stoiska indywidualne i standardowe, dzięki czemu przyciągnie uwagę zwiedzających; W ramach pawilonu Narodowego, dodatkowo realizowane będą przez Wykonawcę następujące działania, zwiększające atrakcyjność Pawilonu oraz wystawiających się w nim firm: [WYMIENIĆ W ZALEŻNOŚCI OD TARGÓW]. Przedsiębiorca decyduje się na wystawianie się w ramach Pawilonu Narodowego, organizowanego w ramach Branżowego Programu Promocji, zleconego przez Ministerstwo Gospodarki, ponieważ maksymalizuje to korzyści, jakie firma czerpie z udziału w imprezie targowej. Wystawianie się firmy w ramach Pawilonu Narodowego wiąże się z prestiżem oraz wymiernymi korzyściami promocyjnymi, niedostępnymi w ramach stoisk indywidualnych lub standardowych. Organizacja stoiska w ramach pawilonu Narodowego gwarantuje dodatkową promocję: firma promuje siebie, ale korzysta także z synergii, jako jeden z podmiotów objętych dodatkowymi działaniami promocyjnymi przeznaczonymi dla branży kosmetycznej. Wykonawca Branżowego Programu Promocji organizuje bowiem promocję tegoż Pawilonu, a także międzynarodową kampanię promocyjną polskiej branży kosmetycznej, podczas której promuje adres strony internetowej Programu (www.polishcosmetics.pl), na której to umieszczana jest zawsze przed targami lista wystawców Pawilonu i internetowy system umawiania spotkań z nimi. Dodatkowo, w Pawilonie
Narodowym oprócz stoisk firm kosmetycznych, znajdować się będzie stoisko Wykonawcy Branżowego Programu Promocji, mające promocyjno-informacyjny charakter, gdzie zwiedzający będą mogli uzyskać informacje o branży i polskich firmach kosmetycznych. Pawilon Narodowy jest duży i dobrze widoczny, a stoisko w ramach Pawilonu posiada spójną, jednolitą estetykę podkreślającą kraj pochodzenia produktu. Dzięki temu przyciąga do pojedynczych stoisk więcej zwiedzających niż stoisko indywidualne (w zabudowie indywidualnej czy standardowej). Realizacja działania w takiej formie ściśle wpisuje się w cele projektu, którymi, zgodnie z założeniami poddziałania 6.5.2., są obok promowania Beneficjentów promowanie polskiej branży kosmetycznej jako całości i budowanie mocnej pozycji marki polskiej gospodarki. Dodatkowo, Wykonawca realizując usługę zgodnie z przyznanym mu zamówieniem publicznym, nie obciąża firmy kosztami własnymi ani prowizją, całość pieniędzy wydanych na realizację działania przeznaczona jest więc na stworzenie stoiska. Firma SPC House of Media sp. z o.o. sp. komandytowa, jako Wykonawca Branżowego Programu Promocji Branży Przemysłu Kosmetycznego, jest jedynym podmiotem na rynku, który może zrealizować usługę w przedstawionej powyżej formie.