ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIA Gorzów Wlkp., dnia 13 grudnia 2010r. Nr sprawy: 11/ZP/10 dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Sądu Okręgowego w Gorzowie Wlkp. Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007r., Nr 223, poz.1655 z późniejszymi zmianami), w związku z zapytaniami jakie wpłynęły do Zamawiającego, wyjaśniam co następuje: Specyfikacja istotnych warunków zamówienia: I - pkt 10.3 Cena podana w ofercie przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia Wykonawca zwraca się z prośbą o doszczególowienie kwestii cen za świadczenie usług pocztowych. W projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 5 do przedmiotowego SIWZ, w 6, ust 4 Zamawiający określa, że: Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie po zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o wyjaśnienie powyższej kwestii. Powyższe zapisy oznaczają, że ewentualna zmiana cen usług nie wpłynie na maksymalną wartość umowy wskazaną w formularzu ofertowym oraz w 6 ust.1 umowy tj. pozostanie bez zmian. II Załącznik nr 1 do SIWZ Formularz ofertowy
pkt 3 Formularza ofertowego Termin płatności wynagrodzenia wynosi 14 dni od dnia złożenia faktury - jak Wykonawca ma rozumieć zapis dotyczący terminu płatności za świadczone usługi, określony w Formularzu ofertowym? W projekcie umowy będącym załącznikiem do SIWZ w 6,ust. 8 Zamawiający określa: Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 30 dni od daty wpływu faktury VAT do siedziby Zamawiającego W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę wskazanego terminy płatności i wprowadzenie w projekcie umowy następującego zapisu: Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury VAT. Zamawiający uwzględnia powyższy wniosek i zmienia termin płatności z 30 dni na 14 dni tj. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 14 dni od daty wpływu faktury VAT do siedziby Zamawiającego III Załącznik nr 1a do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia W zasadach świadczenia usług pocztowych Wykonawca określa, że: Przesyłki priorytetowe będące przesyłkami szybkiej kategorii, dostarczone na dzień następny od nadania, -zgodnie z Ustawą z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe art. 48 a, Wykonawca...zobowiązany jest doręczać przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia w ramach powszechnej usługi pocztowej, nie później niż w 4 dniu po dniu nadania - w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii. Ponadto Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 09 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, w załączniku nr 2 określa wskaźniki terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę tego zapisu w SIWZ Oprócz tego Zamawiający określa, że: Wykonawca zobowiązuje się doręczyć do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych
Świadczenie przez Wykonawcę usługi dodatkowej potwierdzenia odbioru przesyłki rejestrowanej jest realizowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 09 stycznia 2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2008r, Nr 5, poz. 34 ze zm.). W przedmiotowym rozporządzeniu w 10 ust. 1-3 określono zakres świadczenia wskazanej usługi. Uzyskanie potwierdzenia odbioru przesyłki rejestrowanej lub kwoty pieniężnej określonej w przekazie pocztowym zostało unormowane ponadto w Ustawie z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (tekst jednolity z 2008 r. Dz.U. Nr 189, poz. 1159 ze zm.) w art. 46 pkt 1 ppkt 3. Wskazane wyżej regulacje nie określają gwarantowanego terminu zwrotu pokwitowanego przez adresata potwierdzenia odbioru. Na podstawie art. 46 pkt 3 ppkt 1a ustawy Prawo pocztowe zostały w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 09.01.2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych określone minimalne wymagania w zakresie jakości usług do których przestrzegania Wykonawca został zobowiązany. Przedmiotowa procedura jest zgodna z zasadami wskazanymi przez Zamawiającego w SIWZ. Tym samym w świetle obowiązujących przepisów Wykonawca doręcza do siedziby nadawców pokwitowane przez adresata potwierdzenia odbioru niezwłocznie po dokonaniu przesyłki. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o wyjaśnienie czy w tej sytuacji realizowanie przez Wykonawcę usługi potwierdzenia odbioru w świetle przytoczonych wyżej przepisów jest zgodne z intencją Zamawiającego wskazaną w SIWZ. W dalszej części Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia Zamawiający określił, że: W obrocie krajowym i zagranicznym Wykonawca gwarantuje dotarcie korespondencji sądowej, doręczenie jej do każdej, nawet najmniejszej miejscowości w Polsce oraz poza granicę kraju. Wykonawca zwraca się z wnioskiem wyjaśnienie, czy przedmiotowy zapis może interpretować jako doręczane zgodnie z Ustawą Prawo Pocztowe i przepisami wydanymi na jej podstawie oraz obowiązującymi międzynarodowymi przepisami pocztowymi?
Zamawiający wyjaśnia, że w powyższej sytuacji realizowanie przez Wykonawcę usługi potwierdzenia odbioru w świetle przytoczonych wyżej przepisów są zgodne z intencją Zamawiającego wskazaną w SIWZ. Nadto Wykonawca zapis przytoczony niżej może interpretować jako doręczane zgodnie z Ustawą Prawo Pocztowe i przepisami wydanymi na jej podstawie oraz obowiązującymi międzynarodowymi przepisami pocztowymi tj.: W obrocie krajowym i zagranicznym Wykonawca gwarantuje dotarcie korespondencji sądowej, doręczenie jej do każdej, nawet najmniejszej miejscowości w Polsce oraz poza granicę kraju. IV Załącznik nr 1b Formularz cenowy 1) Czy Zamawiający w kolumnie Cena ogólna brutto miał na myśli wskazanie wartości będącej wynikiem iloczynu wartości wskazanych w kolumnie Nadawana ilość i wartości wskazanej w kolumnie Cena jednostkowa brutto? W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o wyjaśnienie powyższej kwestii. Tak, Zamawiający miał na myśli wskazanie wartości będącej wynikiem iloczynu wartości wskazanych w kolumnie Nadawana ilość i wartości wskazanej w kolumnie Cena jednostkowa brutto. 2) W jaki sposób Wykonawca powinien wskazać ceny przesyłek listowych rejestrowanych w obrocie zagranicznych? - w Cenniku zagranicznym Wykonawcy istnieje podział na następujące strefy taryfowe: a) Europa, b) Ameryka Północna, Afryka, c) Ameryka Południowa, Środkowa i Azja, d) Australia i Oceania. Zamawiający w formularzu cenowym wskazał podział na dwie strefy: kraje europejskie i kraje pozaeuropejskie. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się wnioskiem o dookreślenie, na jakie kontynenty Zamawiający będzie wysyłał przesyłki listowe rejestrowane? Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć na jakie kontynenty będzie wysyłał rejestrowane przesyłki listowe. 3) W jaki sposób Wykonawca powinien wskazać ceny paczek zagranicznych ekonomicznych i priorytetowych? - w formularzu cenowym Zamawiającego, w części dotyczącej paczek uwzględniono podział na gabaryty A i B, w cenniku Wykonawcy podział taki dotyczy wyłącznie paczek w obrocie krajowym. Cennik zagraniczny
Wykonawcy zakłada podział na strefy taryfowe uzależnione od kraju przeznaczenia. Zamawiający nie wskazał kraju przeznaczenia paczek ekonomicznych i priorytetowych. Zamawiający nie przewiduje paczek zagranicznych. V Załącznik nr 5 Projekt Umowy 3 ust. 3 Wykonawca zobowiązuje się do: i) Odbierania przygotowanej do wysyłki korespondencji w każdy dzień roboczy z siedziby zamawiającego w godzinach 7.30-8.30. Usługa odbioru korespondencji (Poczta Firmowa) jest płatną usługą świadczoną przez Wykonawcę. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o uwzględnienie wskazanej pozycji w Formularzu Cenowym. Koszt usługi odbioru korespondencji winien zostać wliczony w wartość wykonania przedmiotu zamówienia. j) Dostarczania poczty Zamawiającemu w każdy dzień roboczy do siedziby zamawiającego do godziny 7.30 każdego dnia. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę godziny dostarczenie dziennej korespondencji do godz. 8.30. Ze względów organizacyjnych Wykonawca nie ma możliwości dotrzymania określonej przez Zamawiającego godziny dostarczenia poczty. Zamawiający wyraża zgodę na zmianę godziny dostarczenia dziennej korespondencji do godz. 8.00. 4. Strony ustalają, że: 1. Zwrotne przesyłki będą dostarczane do siedziby Zamawiającego w ciągu 24 dni od daty nadania przesyłki przez Zamawiającego. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o wprowadzenie do projektu Umowy następującego zapisu: Jeżeli adresat nie zgłosi się w określonym terminie po odbiór przesyłki rejestrowanej, przesyłka zwracana jest do Zamawiającego.
Zamawiający wyraża zgodę na wprowadzenie powyższej zmiany do projektu umowy tj. Jeżeli adresat nie zgłosi się w określonym terminie po odbiór przesyłki rejestrowanej, przesyłka zwracana jest do Zamawiającego. 6. pkt 3. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy który będzie stanowił załącznik nr 2 do umowy. Przesyłki nieujęte w formularzu cenowym winny być ujęte na odrębnej fakturze. Realizując umowę Wykonawca może świadczyć wyłącznie usługi w niej przewidziane. Dla wykonywania usług innych konieczne jest zawarcie odrębnej umowy. Zamawiający podtrzymuje swój zapis w projekcie umowy tj. 6. pkt 3. 6. pkt 4. Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie po zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Zamawiający zastosuje obowiązujący podatek VAT, przy założeniu, iż ceny jednostkowe netto wskazane w formularzu cenowym nie ulegną zmianie. W obu przypadkach niezbędne jest pisemne poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego. Ewentualna zmiana cen usług nie wpłynie na maksymalną wartość umowy wskazaną w 6 ust. 1, która pozostanie bez zmian. Jak Wykonawca ma rozumieć powyższy zapis umowy, gdzie w pierwszej części zapisu jest mowa o możliwości zmiany cen pod warunkiem zatwierdzenia przez Prezesa UKE, a w drugiej części regulowana jest kwestia zmiany cen wynikająca ze zmiany obowiązującego podatku VAT z założeniem, że ceny jednostkowe netto wskazane w formularzu cenowym nie ulegną zmianie?
Obecnie usługi pocztowe, zgodnie z obowiązującymi przepisami są zwolnione z podatku VAT, jednakże w przypadku zmiany tych regulacji np. przy wprowadzeniu podatku VAT w wysokości 7 % wynagrodzenie netto z formularza cenowego zostanie podwyższone o 7 % VAT. Ponadto skoro powyżej jest mowa, iż Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych po zatwierdzeniu przez Prezesa UKE nie można wykluczyć, że taka sytuacja nie zbiegnie się w czasie ze zmianą przepisów podatkowych w zakresie usług pocztowych w takiej sytuacji wartość wynagrodzenia może ulec zmianie zarówno w ujęciu ceny netto jak i podatku VAT. W związku z powyższym Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę zapisu na: Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych wyłącznie po zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Zamawiający zastosuje obowiązujący podatek VAT. W obu przypadkach niezbędne jest pisemne poinformowanie o tym fakcie Zamawiającego. Ewentualna zmiana cen usług nie wpłynie na maksymalną wartość umowy wskazaną w 6 ust. 1, która pozostanie bez zmian. Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie do projektu umowy powyższego zapisu. 7. pkt 4. Operator zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości: a) 10% łącznej wartości (brutto) umowy, wskazanej w 6 ust.1, w przypadku odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca, b) ustalonej w obowiązującej ustawie Prawo pocztowe, w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy w danym dniu. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o wykreślenie przedmiotowego punktu z projektu umowy.
Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie powyższego zapisu z projektu umowy. 7. pkt 11. Pomimo kar umownych Zamawiający ma prawo dochodzić od Wykonawcy odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli wartość powstałej szkody przekroczy wysokość kar umownych. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o wykreślenie przedmiotowego punktu z projektu umowy. Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie powyższego zapisu z projektu umowy. 7. pkt 12. W przypadku zwłoki w zapłacie należności za świadczone usługi Zamawiający zapłaci Wykonawcy ustawowe odsetki. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o sprawdzenie do projektu umowy następującego zapisu: Za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca naliczać będzie odsetki w wysokości ustawowej. Jeżeli Wykonawca nie dostarczy faktury VAT, co najmniej 7 dni przed terminem płatności, na pisemny wniosek Nadawcy, odsetki będą liczone od 8 dnia od daty dostarczenia faktury Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie do projektu umowy powyższego zapisu. 8. pkt 8. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 30 dni od daty wpływu faktury VAT do siedziby Zamawiającego. Wykonawca zwraca się z wnioskiem o zmianę wskazanego terminy płatności i wprowadzenie w projekcie umowy następującego zapisu: Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury VAT.
Zamawiający uwzględnia powyższy wniosek i zmienia termin płatności z 30 dni na 14 dni tj. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie 14 dni od daty wpływu faktury VAT do siedziby Zamawiającego. Dyrektor Sądu Okręgowego Wojciech Szczęch