Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 46/13/INT-IV 1 Numer kontroli 46/13/INT-IV Projekt nr INT-09-0039 pn. Opracowanie transgranicznego systemu wspomagania procesów decyzyjnych dla zdalnej i modelowej oceny biomasy drzewnej w lasach obszaru wsparcia POMERANIA (ForseenPOMERANIA) 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej 4 Kontrola dotyczy Programu 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 6 Termin kontroli 7 Osoby przeprowadzające kontrolę Nadleśnictwo Drawno ul. Kaliska 5, 73-220 Drawno Program Operacyjny Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna - Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia - Pomorze Przednie / Brandenburgia i Rzeczpospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) 2007 2013 Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 22.07.2013 Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 1
8 Zakres kontroli Realizacja działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie oraz sprawdzenie poziomu osiągniętych wskaźników; Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) kwalifikowalności wydatków, b) prawa budowlanego, Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; Sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT oraz czy działania w trakcie realizacji projektu generowały dochód; Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9 USTALENIA KONTROLI OPIS ISTNIEJĄCEGO PODCZAS KONTROLI STANU Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 22 czerwca 2009 r. do dnia 31 marca 2012 r. funkcje jn. sprawowali: Roman Staniszewski - Nadleśniczy Nadleśnictwa Drawno do 09.01.2011 Jan Grzyś p.o. Nadleśniczego Nadleśnictwa Drawno od 10.01.2011 r. do 31.07.2011 r., Włodzimierz Rocławski Nadleśniczy Nadleśnictwa Drawno od 1.08.2011 r., Sylwia Kądziela Główny Ksiegowy Nadleśnictwa Drawno (koordynator projektu), Wojciech Gdaniec - Inżynier Nadzoru Nadleśnictwa Drawno. Wykonanie działań przewidzianych we wniosku o dofinansowanie. Zorganizowano spotkanie partnerskie w trakcie którego zostały omówione główne założenia Projektu oraz podział zadań pomiędzy Partnerów związanych z jego realizacją. Nadleśnictwo Drawno na swoim terenie utworzyło oraz wyposażyło laboratorium w którym prowadzone są badania nad materiałem pozyskanym w trakcie obozów studenckich organizowanych przez innego Partnera projektu - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. Remont budynku, który został przeznaczony na laboratorium przeprowadzono na podstawie decyzji nr 189 o pozwoleniu na budowę, którą uzyskano 13.07.2010 r. Inwestycja rozpoczęła się zawiadomieniem o terminie rozpoczęcia robót budowlanych, przekazanym do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Choszcznie w dniu 10.05.2011 r., tego samego dnia wydano dziennik budowy nr 99. Plac budowy przekazano 17.05.2011 r., roboty budowlane zakończono 10.08.2011 r. co potwierdzono odpowiednim wpisem do dziennika budowy i oświadczeniami: kierownika budowy, kierownika robót budowlanych branży elektrycznej i kierownika robót sanitarnych, a także protokołami odbioru technicznego. Zgłoszenie o gotowości do obioru końcowego robót wykonawca złożył 11.08.2011 r., protokół końcowy odbioru robót podpisano 19.08.2011 r. W w/w dokumentach potwierdzono wykonanie inwestycji zgodnie z projektem budowlanym i warunkami pozwolenia na budowę. W dniu 2.09.2011 r. do Powiatowego Inspektora Nadzoru 2
Budowlanego w Choszcznie złożono zawiadomienie o zakończeniu robót budowlanych, 7.09.2011 r. wydano decyzję o braku konieczności zawiadamiania organu o ich zakończeniu i uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie (kserokopie dokumentacji ze zrealizowanej inwestycji stanowią załącznik nr 2 do informacji pokontrolnej). W trakcie realizacji projektu wykonano lotniczy skaning laserowy terenów Nadleśnictwa, zweryfikowano poprawność uzyskanych danych i przekazano je do Partnera Wiodącego Projektu, który odpowiedzialny jest za stworzenie systemu informacyjnego biomasy. Partner polski projektu realizuje projekt zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym oraz decyzją o przyznaniu wsparcia. Dane dotyczące wskaźników przedstawionych w raportach beneficjentów. W badanym okresie Nadleśnictwo Drawno zrealizowało następujące wskaźniki ujęte we wniosku aplikacyjnym: Liczba polsko-niemieckich spotkań gospodarczych 1 spotkanie za organizację, którego odpowiedzialny był polski Partner Projektu odbyło się w grudni 2011 r. Wskaźnik zrealizowany w 100 %, Liczba zainicjowanych powiązań kooperacyjnych i między przedsiębiorstwami w wyniku realizacji projektu nawiązano stałą współpracę z 5 pozostałymi partnerami. Wskaźnik zrealizowany w 100 %, Liczba projektów na rzecz wspierania sieci parterów/sieci w zakresie technik informacyjnych Nadleśnictwo Drawno odpowiedzialne było za dostarczenie danych do systemu informacyjnego biomasy, dane pozyskano dzięki przeprowadzonemu w ramach realizacji Projektu skaningowi laserowemu i opracowania, uzyskanego materiału przy pomocy analizy LiDAR. Wskaźnik zrealizowano w 100 %, Liczba korzystających z doradztwa wskaźnik zakładał, uczestnictwo we wszystkich spotkaniach, obradach naukowych organizowanych w ramach realizacji projektu od 2 do 5 przedstawicieli każdego z Parterów Projektu. Z ramienia Nadleśnictwa na tego typu spotkaniach zawsze były obecne co najmniej 2 osoby co potwierdzają sprawozdania z odbytych podróży służbowych oraz listy uczestników spotkań. Wskaźnik realizowany na poziomie 100 %. Wydatki poniesione na realizację projektu W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu potwierdzono kwalifikowalność wydatków przedstawionych w raportach Partnera nr 1, 2 i 3 zweryfikowanych w trakcie kontroli administracyjnej. Kwalifikowalność VAT Nadleśnictwo Drawno podczas realizacji Projektu może odzyskać poniesione koszty podatku VAT. Koszt podatku VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym i nie jest ujmowany przez polskiego Partnera Projektu w raportach z postępu realizacji projektu (oświadczenie stanowi załącznik nr 5 do kontroli). Prowadzenie ewidencji księgowej a. Zabezpieczenie środków. Decyzją nr 20 z dnia 05.04.2011 r. Dyrektor Generalny zatwierdził Plan Finansowo-Gospodarczy RDLP Szczecin. Zatwierdzony przez Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Szczecinie Plan Finansowo Gospodarczy na 2011 r. obejmuje: - Zarządzenie nr 12 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, - Decyzję nr 20 Dyrektora Generalnego Lasów Państwowych, 3
- Zarządzenie nr 2 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Szczecinie, - Decyzje w sprawie zatwierdzenia Planu Finansowo Gospodarczego Jednostek RDLP Szczecin, - załączniki do planu. b. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Nadleśnictwa Drawno zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równych 175.000,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę 148.750,00 EUR. c. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z trzema Raportami partnera, na łączną kwotę kwalifikowalną 458 132,94 PLN. Kontrola w trakcie realizacji projektu obejmowała raporty za okres: 06.07.2009-31.03.2013. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi wykazanymi w Załącznikach nr 2 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. d. Sprawdzenie kwalifikowalność Podatku od towarów i usług. Nadleśnictwo Drawno realizując projekt może dokonać odliczeń podatku VAT, nie stanowi on więc koszt projektu. Beneficjent jest Podatnikiem podatku VAT, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że może ubiegać się o zwrot podatku VAT. Podatek VAT nie stanowi kosztu zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty netto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. e. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych, które pozwalają na identyfikację badanego projektu poprzez wprowadzenie kodu rejestru o symbolu UEX. Księgowań dokonano na kontach: 0812 Zakupy gotowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych; 0811 Roboty budowlano-montażowe; 2301 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń bieżących; 210* Zobowiązania z tytułu dostaw i usług wg kontrahentów; 213* Zobowiązania z tytułu nabycia wartości niematerialnych i prawnych oraz rzeczowych aktywów trwałych; 460 Delegacje i koszty przeniesienia; 4000 Zużycie materiałów; 410 Usługi obce; 4302 Wynagrodzenia bezosobowe i honoraria; 4401 Składki na ubezpieczenia społecznie i odpisy na FP; 501 Koszty Służby Leśnej; 503 Pozostałe koszty administracyjne. Beneficjent dokonał przyjęcia środków trwałych dokumentami OT nr 40/2011, 02/2011, 117/2011, 120/2011, 119/2011, 113/2011, 114/2011. 115/2011, 118/2011, 116/2011, 108/2011, 112/2011, 107/2011, 109/2011, 104/2011, 106/2011, 103/2011, 105/2011, 111/2011, 110/2011, 102/2011, 4
121/2011 oraz dokumentem OT nr 34/2011 zwiększył wartość środka trwałego w wyniku adaptacji budynku na laboratorium. Przyjęcie środków trwałych dokonano bez kodu UEX. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości 92 154,03 EUR, którą zaksięgowano na koncie 84031 Dotacje i dopłaty na środki trwałe i środki trwałe w budowie, przyjęte nieodpłatnie środki trwałe, środki trwałe w budowie, wartości niematerialne i prawne długoterminowe oraz na koncie 251 Rozrachunki z tytułu dotacji i dopłat z UE. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontrolerzy stwierdzili, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do protokołu z kontroli w/w projektu. Realizacja kontraktów zawartych w wyniku udzielonych zamówień publicznych. przetarg nieograniczony pn. Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania budynku gospodarczego na laboratorium wraz z zagospodarowaniem terenu działki nr 161/1, obr. Barnimie, gm. Drawno weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania odbyła się w trakcie kontroli administracyjnej raportu nr 2 nie stwierdzono naruszenia przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (lista sprawdzająca wraz z dokumentacją stanowią akta kontroli administracyjnej). Umowa nr S-2710-3/11 zawarta w dniu 09.05.2011 r., wartość 118.794,97 PLN brutto przetarg nieograniczony pn. Wykonanie lotniczego skaningu laserowego i innych zobrazowań teledetekcyjnych dla Nadleśnictwa Drawno weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania odbyła się w trakcie kontroli administracyjnej raportu nr 3 nie stwierdzono naruszenia przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (lista sprawdzająca wraz z dokumentacją stanowią akta kontroli administracyjnej). Umowa nr 2710-12/11 zawarta w dniu 25.07.2011 r., wartość 265.000,00 PLN brutto, przetarg nieograniczony pn. Dostawa wyposażenia laboratorium do Nadleśnictwa Drawno weryfikacja poprawności przeprowadzonego postępowania odbyła się w trakcie kontroli administracyjnej raportu nr 3 stwierdzono naruszenie przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, na wydatki objęte wadliwym zamówieniem nałożono korektę finansową w wysokości 2,5 % zgodnie z dokumentem Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia Prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków UE (lista sprawdzająca wraz z dokumentacją stanowią akta kontroli administracyjnej). W dniu 23 lipca 2013 r. zgodnie z rekomendacją Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dokonano domiaru korekty finansowej do maksymalnej stawki 5 %. Umowa nr 2710-14-1/11 zawarta w dniu 28.11.2011 r., wartość 139.350,96 PLN brutto, umowa nr 2710-14-2/11 zawarta w dniu 28.11.2011 r., wartość 2.648,00 PLN brutto. Nabywanie dostaw/usług/robót nie podlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. Umowa nr 03/2010 zawarta w dniu 20.05.2010 r., przedmiot umowy wykonanie dokumentacji projektowej, wartość 9.500,00 PLN, 2. Umowa zlecenie zawarta w dniu 01.04.2011 r., przedmiot umowy koordynacja prac związanych z projektem, wartość 3.700,00 PLN za kwartał, 3. Umowa zlecenia nr 1/2011 zawarta w dniu 14.11.2011 r., przedmiot umowy ocena materiałów i danych uzyskanych w wyniku lotniczego skaningu laserowego, wartość 1.000,00 PLN brutto, 4. Umowa zawarta w dniu 23.11.2011 r., przedmiot umowy organizacja dwudniowej narady 5
partnerów projektu, wartość 6.888,00 PLN brutto, Ponadto w ramach realizacji projektu zlecono wykonanie następujących dostaw/usług: dostawa materiałów biurowych, wykonanie tablicy informacyjnej. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (kserokopie umów/zamówień/zleceń zostały załączone do raportów). Wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych. sprzęt zakupiony w ramach realizacji projektu oznaczono logo Programu oraz zamieszczono informacje o dofinansowaniu ze środków UE (zdjęcia z wizji lokalnej stanowią załącznik nr 9 do informacji pokontrolnej), na wyremontowanym w ramach realizacji Projektu budynku laboratorium zamieszczono tablicę zawierającą informacje o dofinansowaniu ze środków UE (zdjęcia z wizji lokalnej stanowią załącznik nr 9 do informacji pokontrolnej). Przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Sposoby archiwizacji. Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach: - dział finansowo-księgowy dokumenty księgowe, dokumenty związane z postępowaniami uproszczonymi niepodlegającymi PZP, - dział administracyjny dokumentacja związana z realizacja zadań budowlanych, - dział administracyjny, na stanowisku inżyniera nadzoru i na stanowisku starszego specjalisty ds. informatyki i zamówień publicznych dokumenty związane z postępowaniami przetargowymi, Zgodnie z oświadczeniem Beneficjenta (załącznik nr 4 do informacji pokontrolnej) Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 10 STWIERDZONE UCHYBIENIA / NIEPRAWIDŁOWOŚCI W trakcie kontroli nie stwierdzono uchybień/nieprawidłowości 11 KATALOG BADANYCH DOKUMENTÓW Załączniki: 1. Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu, 2. dokumentacja budowlana inwestycji pn. Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania istniejącego budynku gospodarczego na funkcję użytkowo-socjalną (laboratorium oraz pomieszczenia socjalno-sanitarne) z położonego na działce nr ewid. 161/1 obr. Barnimie gmina Drawno, 3. dotycząca prowadzenia ewidencji księgowej wydatków w trakcie realizacji projektu, 4. oświadczenie w sprawie archiwizacji dokumentów, 6
5. oświadczenie o kwalifikowalności VAT, 6. oświadczenie o osiągnięciu lub braku osiągniecia przychodu, 7. dokumenty OT z przyjęcia środka trwałego, 8. raport z oględzin, 9. zdjęcia z wizji lokalnej. Pan/i... Pan/i... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej Szczecin, 28.01.2013... Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej Miejsce, data... 7