STOWARZYSZENIE CZŁOWIEK I PRZYRODA Krzywe 62B, 16-402 Suwałki tel./fax: (87) 569 10 28 www.czlowiekiprzyroda.eu e-mail: stowcip@gmail.com Krzywe, 5.02. 2015 Stowarzyszenie Człowiek i Przyroda zaprasza do złożenia ofert na Organizację konferencji dla 58 osób Postępowanie, o wartości szacunkowej poniżej 30 000 EURO, prowadzone jest w ramach realizacji projektu "Niecierpek gruczołowaty - inwazyjny gatunek obcego pochodzenia - inwentaryzacja, rozprzestrzenianie się, metody zwalczania", współfinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego w ramach Programu Operacyjnego PL02 Ochrona różnorodności biologicznej i ekosystemów" I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Stowarzyszenie "Człowiek i Przyroda" Krzywe 62B 16-402 Suwałki Tel. 87 569 10 28, Fax: 87 569 10 28 adres strony internetowej Zamawiającego: http://czlowiekiprzyroda.eu II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku, zgodnie z zasadami zawierania umów nie objętych zakresem stosowania ustawy PZP, wdrożonych na potrzeby realizacji projektu "Niecierpek gruczołowaty - inwazyjny gatunek obcego pochodzenia - inwentaryzacja, rozprzestrzenianie się, metody zwalczania", wynikających z wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz wewnętrznych procedur zawierania umów właściwych dla Stowarzyszenia Człowiek i Przyroda. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu sali konferencyjnej oraz zorganizowaniu noclegów i wyżywienia dla 58 osób podczas konferencji w dniach 1-2 września 2015 roku. 2. Przedmiot zamówienia będzie realizowany na terenie Wigierskiego Parku Narodowego. 3. Termin wykonania zamówienia. Całe zamówienie musi zostać zrealizowane w terminie 1-2 września 2015 roku (przyjazd uczestników konferencji w godzinach popołudniowych 31 sierpnia, wyjazd 2 września po obiedzie). 1
4. Wykonawca zapewnia: salę konferencyjną na 58 osób z nagłośnieniem i projektorem multimedialnym; przygotowanie i wydanie posiłków (2 śniadania, 2 obiady, 2 kolacje) oraz przygotowanie 2 przerw kawowych z kawą, herbatą, zimnymi napojami, ciastem i owocami dla 58 osób; obsługę kelnerską podczas wydawania posiłków, sztućce, naczynia, serwetki oraz sprzątanie po zakończeniu przerw na posiłki, noclegi (z 31.08/1.09 i z 1.09/2/09) dla 58 osób w pokojach dwuosobowych oraz jednoosobowych, wyposażonych w łazienki; miejsca parkingowe dla samochodów uczestników sympozjum. Konferencja musi odbywać się w hotelu lub instytucji posiadającej salę konferencyjną, zaplecze gastronomiczne i hotelowe dla co najmniej 58 osób w jednym budynku lub w kilku budynkach zlokalizowanych obok siebie. 5. Menu wszystkich posiłków zostanie szczegółowo ustalone z Zamawiającym, jednak dzienne koszty wyżywienia jednej osoby nie mogą przekroczyć 120 zł. 6. Wykonawca zobowiązuje sie do przygotowania posiłków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia, a także z aktami wykonawczymi do w/w ustawy (Dz. U. z 2010 r., Nr 136, poz. 914 ze zmianami). 7. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje odpowiednimi dokumentami, zezwoleniami, opiniami, decyzjami właściwych organów sanitarnych na prowadzenie działalności gastronomicznej. 8. Wynagrodzenie. Wynagrodzenie za przedmiot umowy będzie wypłacane Wykonawcy po zakończeniu świadczenia usługi i dostarczeniu do siedziby Zamawiającego poprawnie wystawionej faktury. Warunkiem wystawienia faktury będzie dokonanie odbioru usługi przez Zamawiającego, poświadczone podpisami obu stron. 10. Usługę należy wykonać zgodnie z najlepszymi doświadczeniami, warunkami określonymi w niniejszym Zaproszeniu oraz projekcie umowy, której wzór stanowi Załącznik nr 3 do Zaproszenia i jest integralną częścią niniejszej dokumentacji, a zapisy w niej zawarte traktuje się jako warunki udzielenia zamówienia. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia; 3) dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przeprowadzona zostanie na podstawie dokumentów, o których mowa w rozdziale V Zaproszenia, potwierdzających spełnienie warunków, o których mowa w rozdziale IV Zaproszenia. Brak jakiegokolwiek z dokumentów (oświadczeń) żądanych przez Zamawiającego, stanowić będzie podstawę do wykluczenia Wykonawcy z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, bądź do odrzucenia oferty, z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 i 4. Ocena spełniania wymaganych warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły: spełnia - nie spełnia. 2
V. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ INNYCH WYMAGANYCH DOKUMENTÓW Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy obowiązani są złożyć wraz z wypełnioną i podpisaną ofertą (Załącznik nr 1 do Zaproszenia) następujące dokumenty: 1. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zaproszenia; 2. Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu nie spełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zaproszenia. 3. Wstępnego menu wszystkich posiłków, w tym przerw kawowych. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być na każdej stronie opatrzone klauzulą - potwierdzone za zgodność z oryginałem - i poświadczone podpisem osoby/osób upoważnionej do podpisania oferty. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. VI. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Postępowanie będzie prowadzone z zachowaniem formy pisemnej. Zamawiający dopuszcza formę porozumiewania się faksem na numer 87 569 10 28 lub e-mailem: stowcip@gmail.com. 2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. 3. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Wykonawcami: Lech Krzysztofiak - 503 675 808 lub e-mail: krzysztofiak.lech@gmail.com VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 4. Oferta musi być sporządzona według wzoru formularza oferty stanowiącego załącznik do niniejszego Zaproszenia. 5. Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. 6. Zaleca się aby wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami były kolejno ponumerowane i złączone w sposób trwały oraz na każdej stronie podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. 7. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania. 8. Wykonawca na kopercie podaje nazwę i adres Zamawiającego oraz opisuje ją w następujący sposób: Oferta na organizację konferencji. Nie otwierać przed: 13.02.2015 godz. 15:00. Na kopercie należy 3
podać również nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot nie otwartej oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie. 9. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Powiadomienie to musi być oznaczone słowami ZMIANA lub WYCOFANIE. 10. Jeżeli Wykonawca zastrzega, że informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępnione, część oferty, która zawiera te informacje należy umieścić w odrębnej kopercie oznaczonej napisem: Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego - Krzywe 62B, 16-402 Suwałki, do 13.02.2015 r. do godz. 15:00; godziny otwarcia biura Zamawiającego: od 7:00 do 15:00 od poniedziałku do piątku. 2. Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę, która zostanie złożona po terminie. 3. Otwarcie ofert nastąpi dnia 13.02.2015 roku o godz. 15:15 w siedzibie Stowarzyszenia "Człowiek i Przyroda": Krzywe 62B, 16-402 Suwałki. 4. Otwarcie ofert jest jawne. Wykonawcy mogą uczestniczyć w publicznej sesji otwarcia ofert. 5. Przed otwarciem ofert Zamawiający podaje do wiadomości kwotę jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn takiej decyzji. IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca określa w ofercie cenę świadczenia usług w taki sposób, że cena musi uwzględniać wszystkie koszty faktycznie ponoszone przez Zamawiającego w związku z zawarciem umowy. 2. Podana cena jest obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 4. W cenie należy uwzględnić wszystkie wymagania określone w niniejszym Zaproszeniu oraz wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 1. Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów: Cena (koszt) - 100% 2. Zamawiający wybierze Wykonawcę, który spełnia warunki udziału w postępowaniu i zaoferuje najniższą cenę za realizację zamówienia. 4
XI. UDZIELENIE ZAMÓWIENIA 1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zaproszeniu i została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane wyżej kryteria oceny ofert. 2. Ogłoszenie zawierające informacje o wyborze oferty Zamawiający umieści na stronie internetowej www.czlowiekiprzyroda.eu oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie (tablica ogłoszeń). XII. ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz oferty 2. Oświadczenie 3. Wzór umowy 5