DECYZJA NR DYREKTORA CENTRUM PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH z dnia34maja 2012 r. w sprawie ustalenia zasad zarządzania projektami informatycznymi w Centrum Projektów Na podstawie 6 ust. 6 Statutu Centrum Projektów, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 3 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie Centrum Projektów (Dz. Urz. Min. Adm. i Cyfr. z 2012 r., poz. 3), postanawia się, co następuje: * 1. Ustała się zasady zarządzania projektami informatycznymi w Centrum Projektów, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej decyzji. *2. Traci moc decyzja nr 23 Dyrektora Centrum Projektów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia zasad zarządzania projektami informatycznymi w Centrum Projektów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. *3. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor Centrum Projektów Inforntycznych Agnieszka Boboh CENTRUM PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCr ERÓWI1R WYDZAUROJ<TOW AMORMATYCZNYCH J1/cya? CENTR RROJEKTOW 1NFOA Marcin lałazowski KIEROWNK ZESPOŁU AUCYTU WEWNĘTRZNEGO WITRIW PaoJ 7ATYcZNycN ZESPOŁU Michał Paseck Wair 5zga KIEROWNIK ZAMÓWIEŃ PUBLIcZNYCH mocwydztu
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 Załącznik do decyzji nr Dyrektora Centrum Projektów z dnia Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 NINIEJSZY DOKUMENT JEST WŁASNOŚCIĄ CENTRUM PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH WSZELKIE PRAWA AUTORSKIE ZASTRZEŻONE MODYFIKOWANIE, KOPIOWANIE I ROZPOWRZECHNIANIE TREŚCI DOKUMENTU WYŁĄCZNIE ZA ZGODĄ CENTRUM PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH / J. -ni
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 SPIS TREŚCI 1. Przeznaczenie dokumentu 4 2. Kluczowe definicje 4 3. Cykl życia projektu 8 4. Procesy 9 4.1 Proces przygotowania i inicjowania projektu 9 4.1.1 Powoływanie przewodniczącego komitetu sterującego i głównego dostawcy 9 4.1.2 Powoływanie kierownika projektu 9 4.1.3 Zakładanie dziennika projektu i dziennika doświadczeń 10 4.1.4 Zapewnienie zasobów finansowych na działania przygotowania i inicjowania projektu.. 10 4.1.5 Projektowanie struktury organizacyjnej i powoływanie członków zespołu projektowego 11 4.1.6 Opracowywanie studium wykonalności/zarysu uzasadnienia biznesowego 11 4.1.7 Zapewnienie zasobów finansowych na realizację projektu 12 4.1.8 Opracowywanie strategii zarządzania ryzykiem 12 4.1.9 Opracowywanie strategii rozwiązywania zagadnień 12 4.1.10 Opracowywanie strategii zarządzania konfiguracją 13 4.1.11 Opracowywanie strategii zarządzania jakością 13 4.1.12 Opracowywanie strategii zarządzania komunikacją 13 4.1.13 Wprowadzenie mechanizmów kontrolowania 14 4.1.14 Opracowywanie planu projektu 14 4.1.15 Opracowywanie szczegółowej wersji uzasadnienia biznesowego 15 4.1.16 Opracowywanie planu przeglądu korzyści 15 4.2 Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 16 4.2.1 Powierzanie CPI przygotowania projektu 16 4.2.2 Powierzanie CPI realizacji projektu 16 4.2.3 Zapewnienie zasobów finansowych na działania przygotowania i inicjowania projektu.. 16 4.2.4 Zapewnienie zasobów finansowych na realizację projektu 17 4.2.5 Wydawanie decyzji ad hoc 17 4.2.6 Wydawanie decyzji o rozpoczęciu etapu zarządczego 18 4.2.7 Wydawanie decyzji o rozpoczęciu zamykania projektu 19 4.2.8 Wydawanie decyzji o zamknięciu projektu 19 4.3 Zarządzanie i kontrolowanie etapów 20 4.3.1 Zlecenie przeprowadzania postępowania przetargowego wytworzenia produktów 20 4.3.2 Zlecanie realizacji umowy wytworzenia produktów 20 4.3.3 Ocenianie postępów realizacji umowy - wytworzenia produktów 20 4.3.4 Odbieranie zrealizowanej umowy - wytworzenia produktów 21 4.3.5 Zgłaszanie zapytań, zagadnień i ryzyka do komitetu sterującego 21 4.3.6 Raportowanie do komitetu sterującego 22 4.3.7 Aktualizacja planów i specyfikacji produktów 22 4.4 Zarządzanie realizacją umów zarządzanie dostarczaniem produktów 23 4.4.1 Przyjmowanie umowy do realizacji / dostarczenia produktów 23 4.4.2 Realizowanie umowy 23 4.4.3 Przekazywanie zrealizowanej umowy 23 4.5 Zamykanie projektu 24 4.5.1 Przygotowanie projektu do zamknięcia i odbiór produktu końcowego 24 4.5.2 Zwalnianie zasobów i ocenianie projektu 24 5. Załączniki 25 Załącznik nr 1 25 Dokumentacja projektu (wzór zawartości) 25 Załącznik nr 2 26 Proponowana zawartość raportu kierownika projektu dla komitetu sterującego lub przewodniczącego komitetu sterującego 26 Załącznik nr 3 27 Przykłady interesariuszy w projekcie realizowanym przez CPI 27 Załącznik nr 4 28 Porównanie zawartości Studium Wykonalności opracowywanym w CPI z typową zawartością produktów zarządczych projektu 28 Załącznik nr 5 29 Procedura zarządzania konfiguracją jako część strategii zarządzania konfiguracją (wzór) 29 Załącznik nr 6 30 2
wersja Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów 1.0 Procedura zarządzania ryzykiem jako część strategii zarządzania ryzykiem (wzór) 30 Załącznik nr7 31 Procedura zapewniania jakości jako część strategii zarządzania jakością (wzór) 31 Załącznik nr8 32 Procedura kontrolowania zmian i zagadnień jako część strategii rozwiązywania zagadnień (wzór) 32 Załącznik nrg 33 Procedura planistyczna (wzór) 33 Załącznik nr 10 34 Funkcje odpowiedzialne za zapewnienie jakości projektu/programu (wzór) 34 Załącznik nr 11 35 Technika angażowania interesariuszy (wzór) 35 Załącznik nr 12 36 Proponowana zawartość raportu kierownika kontraktu dla kierownika projektu 36 3
wersja Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów 1.0 1. Przeznaczenie dokumentu Niniejszy dokument przeznaczony jest dla interesariuszy, członków komitetów sterujących, kierowników projektów, kierowników kontraktów w projektach, członków zespołów projektowych i innych funkcji, które występują w projektach. Dokument stanowi zbiór zaleceń, najlepszych praktyk i wskazań, które mogą być wykorzystane do efektywnego kierowania, zarządzania i kontrolowania projektów realizowanych przez Centrum Projektów, zwanego dalej CPI. Wytyczne ujęte w przedmiotowym dokumencie uwzględniają kluczowe aspekty zarządzania projektami określone w metodyce PRINCE2. 2. Kluczowe definicje Poniższe terminy nie wyczerpują terminologii, jaka powinna być wykorzystana w projektów. realizacji Użyte w tekście terminy mają następujące definicje: Termin DefiMcja Biznes Wspólne interesy użytkowników i dostawców oraz ich reprezentacja Cykl życia projektu Okres od chwili decyzji o rozpoczęciu projektu aż do chwili jego zakończenia Dokumentacja projektu Zestaw produktów zarządczych, który stanowi podstawę do realizacji inwestycji projektu obejmujący m.in. plany, studium wykonalności, mechanizmy kontrolowania projektu, procedury i in. Patrz: Załącznik nr 1 Dostawca Interesariusz, który oddziałuje na rezultaty projektu Etap zarządczy Podzbiór działań i zasobów niezbędnych do przeprowadzenia działań, którymi zarządza się, jako całością w projekcie. Granice etapu wyznaczają kluczowe punkty decyzyjne Funkcja Określony zakres odpowiedzialności decyzyjnej (zatwierdzanie) i wykonawczej (wykonywanie) oraz określony zestaw kwalifikacji niezbędnych do kierowania i/lub zarządzania projektem Główny dostawca Dostawca, który reprezentuje interesy pozostałych dostawców w komitecie sterującym Główny użytkownik Użytkownik, który reprezentuje interesy pozostałych Identyfikowanie interesariuszy użytkowników w komitecie sterującym Działanie polegające na określeniu, kto (osoba, podmiot, grupa osób) jest interesariuszem projektu Interesariusz Podmiot lub osoba, w interesie której leży bądź nie leży osiągnięcie przez projekt zakładanych rezultatów. Interesariusz nie jest podmiotem lub osobą zaangażowaną bezpośrednio w wytwarza nie określonego produktu Kierowanie; inaczej: Proces, w ramach którego komitet sterujący zarządza zasobami zarządzanie strategiczne projektu i kontroluje przebieg projektu poprzez podejmowanie decyzji w kluczowych punktach decyzyjnych, wydawanie wytycznych i podejmowanie decyzji ad hoc Kierownik projektu Rola, której komitet sterujący deleguje odpowiedzialność decyzyjną za wytworzenie produktów projektu Kierownik kontraktu Odpowiednik kierownika zespołu zadaniowego. Funkcja, której Kierownik projektu deleguje odpowiedzialność wykonawczą za wytworzenie w zdefiniowanym zakresie cząstkowych produktów specjalistycznych w tym w szczególności poprzez wskazanie do realizacji umowy Kluczowe punkty decyzyjne Momenty w cyklu życia projektu, w których niezbędne jest podjęcie decyzji przez właściciela projektu. Decyzje te dotyczą: rozpoczęcia realizacji projektu; przedwczesnego zakończenia projektu; rozpoczęcia kolejnego etapu; planowego za kończenia projektu; zatwierdzania zmian w najważniejszych produktach 4
#d I Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów - wersja 1.0 cząstkowych lub w produkcie końcowym. Zmiany w produktach dotyczą zmian w specyfikacji czy zatwierdzania odstępstw od sdecyfikacli Komisja specyfikacji Osoba, grupa osób lub podmiot, któremu komitet sterujący deleguje obowiązki i uprawnienia do zatwierdzania zmian w produktach i w ich specyfikacjach Konfiguracja Aktywa projektu. Aktywami projektu są wszystkie jego produkty, składniki produktów lub zbiory produktów Nadzór Funkcja umożliwiająca Komitetowi sterującemu sprawowanie kontroli nad zgodnością procedur zatwierdzonych z faktycznym sposobem ich stosowania w projekcie. Odpowiedzialność decyzyjna za sprawowanie tej funkcji spoczywa na Komitecie sterującym. Odpowiedzialność wykonawcza może być delegowana organizacjom audytu oraz jednostkom organizacyjnym stałego kontrolingu. Nadzorowi podlegają wszystkie aspekty projektu Kontrolowanie (inaczej: Utrzymywanie pod kontrolą rozbieżności pomiędzy planowanym sterowanie) a faktycznym dostarczaniem produktów w projekcie. Kontrolowanie wymaga monitorowania realizacji planu projektu w celu wykrywania i śledzenia ewentualnych rozbieżności stanu zaplanowanego ze stanem rzeczywistym Korzyść Ilościowy wymiar pozytywnego oddziaływania rezultatu Lista interesariuszy Wynik (produkt) działania polegającego na określeniu, kto jest interesariuszem projektu Ład Porządek, w ramach którego projekt jest kierowany i zarządzany Mapa interesariuszy Produkt przygotowujący budowę procedury angażowania interesariuszy. Na jednej osi umieszcza się wpływ interesariusza na projekt, na drugiej stopień jego identyfikacji z interesem, jaki ma on w realizacji projektu. Mapa służy następnie umieszczaniu interesariusza w pozycji, w której jego wpływ na projekt i identyfikacja z własnym interesem w realizacji projektu są zgodne z rzeczywistością i interesami projektu Macierz interesariuszy Produkt przygotowujący budowę procedury angażowania interesariuszy. Na jednej jego osi umieszcza się obszar interesów interesariusza w projekcie, na drugiej nazwę interesariusza Nadzór/nadzorowanie Funkcja komitetu sterującego polegająca na kontrolowaniu zgodności wszystkich aspektów projektu z przyjętymi standardami Obiekt konfiguracji Produkt, składnik produktu lub zbiór produktów, który wymaga zarządzania konfiguracją Oczekiwania jakościowe klienta Wymagania jakościowe Głównego użytkownika lub innego (użytkownika) użytkownika wysuwane w stosunku do produktów wytwarzanych w projekcie Odchylenie Przewidywane przekroczenie tolerancji Odpowiedzialność decyzyjna Obowiązek i uprawnienia funkcji (roli) w projekcie, które polega na zatwierdzaniu wyników (produktów) specjalistycznych bądź za rząd czych Odpowiedzialność wykonawcza Obowiązek i uprawnienie roli lub funkcji w projekcie, które polega na wytwarzaniu wyników (produktów) specjalistycznych bądź zarządczych Komitet sterujący Funkcja obejmująca przedstawicieli interesariuszy projektu, którzy reprezentują ich w strukturach organizacyjnych projektu. Komitet sterujący jaklo właściciel projektu ponosi odpowiedzialność decyzyjną (zatwierdzając produkty) za powodzenie lub/i sukces projektu Plan angażowania Narzędzie stosowania procedury angażowania interesariuszy interesariuszy Plan komunikacji Plan działań prowadzących do właściwego zaangażowania 5
4wfY Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja LO interesariuszy w projekcie zgodnie ze strategią angażowania interesariuszy Portfolio Całość lub część inwestycji organizacji w zmiany prowadzące do osiągnięcia jej celów strategicznych Procedura angażowania Przyjęta procedura postępowania wobec interesariuszy w celu interesariuszy zapewnienia ich właściwego zaangażowania w projekt Produkt Wszelki skutek, do jakiego prowadzi realizacja projektu od chwili jego rozpoczęcia do chwili zakończenia Produkt cząstkowy Produkt cząstkowy produkt, który składa się na produkt końcowy. Może być wewnętrzny wytwarzany w projekcie; lub zewnętrzny wytwarzany poza projektem Produkt końcowy Produkt, na który składają się wszystkie Produkty cząstkowe, a który stanowi przedmiot zamówienia klienta lub użytkownika Produkt specjalistyczny Skutek, do jakiego prowadzi działalność wytwórcza w realizacji projektu Produkt zarządczy Skutek, do jakiego prowadzi zarządzanie (działania administracyjne) realizacją projektu Program Skoordynowane działania organizacyjne, decyzje kierownicze oraz działania zarządcze w realizacji portfela projektów i we wprowadzeniu radykalnej zmiany istniejącego stanu rzeczy w celu osiągnięcia określonych rezultatów i wymiernych korzyści o strategicznym znaczeniu Projekt Struktura organizacyjna powołana na pewien czas w celu wytworzenia produktów niezbędnych do osiągnięcia określonych korzyści Przewodniczący komitetu Osoba w komitecie sterującym, która posiada wyłączne prawo sterującego reprezentowania wspólnych interesów głównego użytkownika i głównego dostawcy Rezultat Skutek, do jakiego prowadzi eksploatacja produktu Rola Patrz: Funkcja Strategia Produkt zarządczy służący definiowaniu procedury przyjętej w kierowaniu i zarządzaniu określonym obszarem projektu oraz funkcji/osób odpowiedzialnych za jej stosowanie Studium wykonalności Dokument zawierający analizę techniczno-ekonomiczną w celu przedstawienia możliwości dostarczenia produktów projektu w zakładanym czasie i kosztach. Szkoda patrz: Zakładany Ilościowy wymiar negatywnego oddziaływania rezultatu niepożądany skutek Tolerancja Granice, w jakich odpowiedzialność decyzyjna i wykonawcza delegowana jest z wyższego na niższy poziom zarządzania. Tolerancje dotyczą czasu, kosztów, jakości, korzyści, ryzyka, zakresu, a niekiedy zasobów ludzkich i innych czynników specyficznych dla danego projektu Umowa Umowa zawierana z dostawcą zewnętrznym Uzasadnienie biznesowe Informacja o korzyściach z projektu w odniesieniu do jego kosztów, ryzyka oraz czasu realizacji Użytkownik Interesariusz, na którego oddziałują rezultaty projektu Właściciel Podmiot lub osoba, która ma w szczególności samodzielne uprawnienia do przydziału zasobów finansowych, a która ponosi ostateczną odpowiedzialność decyzyjną za projekt Wsparcie Funkcja (osoba, grupa osób lub podmiot), której kierownik projektu deleguje niektóre zadania logistyczne, administracyjne I specjalistyczne, wspierające procesy zarządcze Wykonawca Zewnętrzny dostawca produktów cząstkowych w realizowanych Wykonywanie projektach Podstawowa czynność podczas realizacji projektu, która wiąże się ponoszeniem odpowiedzialności wykonawczej Zadanie Proces, działanie, krok, czynność mająca na celu realizację projektu poprzez wytwarzanie jego produktów Zagadnienie 1. Proponowana zmiana specyfikacji produktu cząstkowego lub 6
wersja Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi nrzez Centrum Projektów - 1.0 Zakładany niepożądany skutek; patrz też: Szkoda Zatwierdzanie końcowego 2. Stwierdzona niezgodność produktu wytworzonego ze specyfikacją 3. Zmiana zatwierdzonego planu, procedury lub przyjętych zasad Ilościowy wymiar negatywnego oddziaływania rezultatu Podstawowa czynność wykonywana podczas realizacji projektu w ramach odpowiedzialności decyzyjnej Zarządzanie 1. Ogół działań zmierzających do realizacji projektu 2. Działania, które w realizacji projektu wiążą się z przydzielaniem i zwalnianiem zasobów Zarządzanie konfiguracją Działania administracyjne mające na celu wprowadzenie i utrzymanie ładu przy wytwarzaniu produktów Zespół projektowy (inaczej: Wszystkie funkcje, role i osoby zaangażowane w działania zespół zarządzania projektem) zarządcze i specjalistyczne w projekcie 7
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 3. Cykl życia projektu Na potrzeby niniejszego dokumentu i ze względu na specyfikę projektów realizowanych przez CPI przyjęto, że w cyklu życia projektu występują następujące procesy. 1. Przygotowanie projektu i inicjowanie projektu 2. Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 3. Zarządzanie i kontrolowanie etapu 4. Zarządzanie realizacją umów 5. Zamykanie projektu Poniższe zestawienie obrazuje sposób, w jaki przeprowadzona została adaptacja procesów do specyfiki projektów realizowanych przez CPI. Proces pirwotew Proces zaa4aptowany do reaitów CP1 1. Przygotowanie projektu Przygotowanie I inicjowanie projektu 2. Inicjowanie projektu Przygotowanie i inicjowanie projektu 3. Zarządzanie strategiczne projektem Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 4. Sterowanie etapem Zarządzanie i kontrolowanie etapu 5. Zarządzanie końcem etapu Zarządzanie i kontrolowanie etapu 6. Zarządzanie dostarczaniem produktów Zarządzanie realizacją umów 7. Zamykanie projektu Zamykanie projektu Każdy z przyjętych pięciu procesów ma swojego właściciela czyli funkcję w strukturze organizacyjnej projektu, która ponosi odpowiedzialnośc za jego realizację. Ptoces NazWa funkcji 1. Przygotowanie i inicjowanie projektu Komitet sterujący, kierownik projektu 2. Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem Komitet sterujący 3. Zarządzanie i kontrolowanie etapu Kierownik projektu 4. Zarządzanie realizacją zadań Kierownik projektu 5. Zamykanie projektu Kierownik projektu Poszczególne funkcje mogą podejmować decyzje oraz prowadzić działania wyłącznie w procesów, których są właścicielami. obrębie Każde działanie zarządcze, które należy do jednego z pięciu procesów, opisane zostało zgodnie z następującym schematem. 1. Proces Nazwa jednego z pięciu procesów 2. Działanie Nazwa działania przeprowadzanego w ramach procesu 3. Częstotliwość Moment lub momenty w projekcie, w których działanie musi, powinno lub może być wykonane 4. Cel Uzasadnienie przeprowadzenia działania w ramach procesu 5. Wykonuje Kto ponosi odpowiedzialność wykonawczą za przeprowadzenie działania 6. Zatwierdza Kto ponosi odpowiedzialność decyzyjną za podejmowane działania 7. Nadzoruje/kontroluje Kto ponosi odpowiedzialność decyzyjnajwykonawczą za nadzór przeprowadzanego działania 8. Dane wejściowe Informacje/decyzje niezbędne do przeprowadzenia działania 9. Wyniki/produkty Produkty specjalistyczne i/lub zarządcze, które muszą, powinny lub mogą powstać w wyniku przeprowadzenia działania 10. Uwagi/przykłady Odniesienie do otoczenia i specyfiki funkcjonowania CPI 8
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 4. Procesy 4.1 Proces przygotowania i inicjowania projektu 4.1.1 Powoływanie przewodniczącego komitetu sterującego i głównego dostawcy 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Powołanie przewodniczącego komitetu sterującego 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel 1. Umożliwienie kluczowym interesariuszom delegowania odpowiedzialności za porażkę lub sukces projektu jednej osobie, która będzie reprezentantem ich wspólnych interesów w projekcie 2. Umożliwienie kluczowym interesariuszom delegowania odpowiedzialności za sukces lub porażkę projektu osobom, które będą_reprezentantami_dostawców_projektu 5. Wykonuje Kluczowi interesariusze 6. Zatwierdza Kluczowi interesariusze 7. Nadzoruje/kontroluje Kluczowi interesariusze 8. Dane wejściowe Zlecenie Przygotowania Projektu lub uregulowania prawne, wymogi organizacyjne, polityki, i in. 9. Wyniki/produkty 1. Funkcja przewodniczącego komitetu sterującego opisana 2. Przewodniczący komitetu sterującego powołany 3. Funkcja głównego dostawcy opisana 4. Główny dostawca powołany 10. Uwagi/przykłady 1. Zlecenie Przygotowania Projektu zgodnie ze Statutem CPI udzielane jest poprzez pisemną zgodę Ministra Administracji i Cyfryzacji na powierzenie CPI przygotowania projektu lub w przypadku ustalonych założeń projektowych poprzez pisemną Decyzję Ministra Administracji i Cyfryzacji o powierzeniu CPI projektu do realizacji 2. Przewodniczącym komitetu sterującego projektu jest Minister właściwy do reprezentacji interesów biznesowych projektu lub osoba przez niego delegowana, np. Podsekretarz Stanu odpowiedniego Ministerstwa. Reprezentowanie punktu widzenia biznesu oznacza dbałość o zapewnienie adekwatnych korzyści wynikających z realizacji projektu w stosunku do poniesionych nakładów finansowych 3. Głównym dostawcą jest dyrektor CPI lub osoba przez niego delegowana 4. W przypadku realizacji projektów wewnętrznych CPI Zleceniem Przygotowania Projektu jest Decyzja Dyrektora CPI. Skład osobowy Komitetu Sterującego jest dostosowany do niezbędnego poziomu decyzyjnego 5. Techniki angażowania interesariuszy. Patrz załącznik nr 11 4.1.2 Powoływanie kierownika projektu 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Powoływanie kierownika projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Umożliwienie komitetowi sterującemu delegowania odpowiedzialności za codzienne zarządzanie projektem i kontrolowanie projektu w celu wytworzenia produktów 5. Wykonuje Główny dostawca 6. Zatwierdza Główny dostawca, kluczowi interesariusze 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca 8. Dane wejściowe Zlecenie Przygotowania Projektu lub uregulowania prawne, wymogi organizacyjne, polityki, i in. 9. Wyniki/produkty 1. Funkcja kierownika projektu opisana 9
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 2. Kierownik projektu powołany 10. Uwagi/przykłady 1. Zlecenie Przygotowania Projektu zgodnie ze Statutem CPI udzielane jest poprzez pisemną zgodę Ministra Administracji i Cyfryzacji na powierzenie CPI przygotowania projektu lub w przypadku ustalonych założeń projektowych poprzez pisemną Decyzję Ministra Administracji i Cyfryzacji o powierzeniu CPI projektu do realizacji 2. Od kierownika projektu oczekuje się kwalifikacji w zarządzaniu projektami. Nie oczekuje się od niego umiejętności informatycznych. Kierownik Projektu, powoływany jest pisemną Decyzją_Dyrektora_CPI_(Główny_dostawca). 4.1.3 Zakładanie dziennika projektu i dziennika doświadczeń 1. Proces Przygotowanie I inicjowanie projektu 2. Działanie Założenie dziennika projektu i dziennika doświadczeń 3. Częstotliwość Jednorazowo w projekcie 4. Cel 1. Umożliwienie kierownikowi projektu gromadzenia zapisów nieformalnych zagadnień i ryzyka 2. Umożliwienie zgromadzenia doświadczeń z realizacji projektu do wykorzystania przez interesariuszy w innych projektach lub działalności_bieżącej 6. Zatwierdza Główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca 8. Dane wejściowe Raporty doświadczeń poprzednich projektów, programów, realizacji zadań bieżących, bazy danych doświadczeń i najlepszych praktyk 9. Wyniki/produkty 1. Dziennik projektu założony 2. Dziennik doświadczeń założony 3. Pierwsze wpisy do dziennika doświadczeń wprowadzone 10. Uwagi/przykłady 4.1.4 Zapewnienie zasobów finansowych na działania przygotowania i inicjowania projektu 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Zapewnienie zasobów finansowych na działania przygotowanie i incjowania projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo na początku procesu przygotowania i inicjowania projektu 4. Cel Umożliwienie głównemu dostawcy (CPI) przeprowadzenia czynności 5. Wykonuje 1. Jednostki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji 2. Jednostki organizacyjne odpowiedzialne za przekazanie środków finansowych 3. Kierownik projektu 6. Zatwierdza Komitet sterujący 7. Nadzoruje/kontroluje Komitet sterujący 8. Dane wejściowe Zgoda Ministra Administracji i Cyfryzacji na czynności służące przygotowaniu do realizacji zadania wydana 9. Wyniki/produkty Dokument zapewniający środki finansowe na przygotowanie projektu zgodnie z przepisami prawa wydany 10. Uwagi/przykłady W przypadku projektów indywidualnych w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007-2013: 1. Nabór wniosków dla projektów ogłoszony 2. Projekt umieszczony na liście projektów indywidulanych 3. Pełnomocnictwa do podpisania umowy o dofinansowanie udzielone 4. Pre-umowa o dofinansowanie podpisana 10
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 I 5. Decyzja Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania wydana 4.1.5 Projektowanie struktury organizacyjnej i powoływanie członków zespołu projektowego 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Projektowanie struktury organizacyjnej i powoływanie członków zespołu projektowego 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Zapewnienie zasobów ludzkich niezbędnych do przeprowadzenia procesów objętych realizacją projektu przez CPI 6. Zatwierdza Główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca 8. Dane wejściowe Raporty doświadczeń z poprzednich projektów, programów, realizacji zadań bieżących, bazy danych doświadczeń i najlepszych praktyk, wytyczne przewodniczącego komitetu sterującego, wytyczne interesariuszy 9. Wyniki/produkty 1. Procedura angażowania interesariuszy opracowana i przyjęta 2. Struktura organizacyj na za projektowana 3. Funkcje w strukturze organizacyjnej opisane 4. Osoby do sprawowania funkcji w strukturze organizacyjnej powołane 10. Uwagi/przykłady Skład powoływanego w tym procesie zespołu projektu może się zmieniać w dalszym ciągu biegu projektu. Zmiany dokonywane są wówczas w ramach procesu zarządzania i kontrolowania, a zatwierdzane w ramach procesu kierowania projektem. Skład zespołu projektowego zatwierdzany jest poprzez pisemną Decyzję Dyrektora CPI (Główny dostawca). 4.1.6 Opracowywanie studium wykonalności/zarysu uzasadnienia biznesowego 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie studium wykonalności/zarysu uzasadnienia biznesowego 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel 1. Umożliwienie głównemu użytkownikowi wyspecyfikowania swoich oczekiwań wobec produktu końcowego 2. Wprowadzenie wymiernych kryteriów akceptacji produktu końcowego po jego wytworzeniu 3. Umożliwienie przeprowadzenia uzgodnień pomiędzy głównym użytkownikiem a dostawcą dotyczących kryteriów akceptacji produktu_końcowego 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Oczekiwania jakościowe klienta (użytkownika), specyfikacje produktów, uregulowania prawne (prawa autorskie) itp. 9. Wyniki/produkty 1. Studium wykonalności lub zarys uzasadnienia biznesowego opracowany 2. Oczekiwania jakościowe klienta (użytkownika) zidentyfikowane 3. Kryteria akceptacji produktu końcowego zdefiniowane w sposób skwantyfikowany 4. Specyfikacja wymagań produktu końcowego opracowana 10. Uwagi/przykłady 1. Przygotowywane Studium wykonalności w szczególności zawiera niezbędne elementy uzasadnienia biznesowego. Jednakże z uwagi na wymagania dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie dla instytucji decydującej o przyznaniu środków finansowych, takie Studium wykonalności jest często 11
wersja Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów 1.0 dokumentem obszerniejszym od zarysu uzasadnienia biznesowego i zawiera dodatkowo elementy analizy ekonomicznej oraz technicznej. 2. Opracowywane Studium wykonalności obejmuje specyfikację wymagań_dla_produktu_końcowego 4.1.7 Zapewnienie zasobów finansowych na realizację projektu 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Zapewnienie zasobów finnsansowych na realizację projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo pod koniec procesu przygotowania i inicjowania projektu oraz przed rozpoczęciem procesu zarządzania i kontrolowania etapów 4. Cel Zapewnienie zasobów finansowych na realizację inwestycji dla głównego użytkownika 5. Wykonuje 1. Jednostki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji 2. Jednostki organizacyjne odpowiedzialne za przekazanie środków finansowych 3. Kierownik projektu 6. Zatwierdza Komitet sterujący 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego, główny użytkownik 8. Dane wejściowe 1. Dokumentacja projektu w procesie przygotowania i inicjowania projektu opracowana 2. Decyzja Ministra Administracji i Cyfryzacji oraz upoważnienia dla Dyrekcji CPI do dokonywania wszelkich czynności związanych z realizacją projektu wydane 3. Wniosek o dofinansowanie złożony 9. Wyniki/produkty Dokument zapewniający środki finansowe na realizację projektu zgodnie z przepisami prawa wydany 10. Uwagi/przykłady W przypadku projektów indywidualnych w ramach Programów Operacyjnych na lata 2007-2013: 1. Srodki finansowe w ramach dofinansowania przyznane - umowa o dofinansowanie podpisana 2. Decyzja Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania wydana 4.1.8 Opracowywanie strategii zarządzania ryzykiem 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie strategii zarządzania ryzykiem 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Zaprowadzenie i utrzymanie ładu w zarządzaniu ryzykiem 6. Zatwierdza Komitet sterujący w procesie kierowania (zarządzania strategicznego) projektem 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Procedura angażowania interesariuszy, dziennik doświadczeń, apetyt na ryzyko interesariuszy, strategia zarządzania ryzykiem programu 9. Wyniki/produkty 1. Strategia zarządzania ryzykiem opracowana 2. Rejestr ryzyka założony 10. Uwagi/przykłady 4.1.9 Opracowywanie strategii rozwiązywania zagadnień 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie strategii rozwiązywania zagadnień 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Wprowadzenie i utrzymanie ładu w kontrolowaniu zmian 12
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 i w rozwiązywaniu zagadnień 6. Zatwierdza Główny dostawca, główny użytkownik 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca, główny użytkownik 8. Dane wejściowe Procedura angażowania interesariuszy, dziennik doświadczeń, apetyt na ryzyko interesariuszy, korporacyjne systemy zarządzania jakością, uregulowania prawne w zakresie zarządzania konfiguracją, strategia rozwiązywania zagadnień programu 9. Wyniki/produkty 1. Strategia rozwiązywania zagadnień opracowana 2. Rejestr zagadnień założony 10. Uwagi/przykłady Patrz: Załącznik nr 11 4.1.10 Opracowywanie strategii zarządzania konfiguracją 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie strategii zarządzania konfiguracją 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Wprowadzenie i utrzymanie ładu administracyjnego w kontrolowaniu wytwarzania produktów i w zapewnianiu jakości produktów 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Dziennik doświadczeń, korporacyjne systemy zarządzania jakością, uregulowania prawne w zakresie zarządzania konfiguracj strategia zarządzania konfiguracją programu 9. Wyniki/produkty 1. Strategia zarządzania konfiguracją opracowana 2. Zapisy obiektów konfiguracji wprowadzone 11. Uwagi/przykłady 4.1.11 Opracowywanie strategii zarządzania jakością 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie strategii zarządzania jakością 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Wprowadzenie i utrzymanie ładu w zapewnianiu jakości projektu 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Dziennik doświadczeń, polityka zarządzania jakością, plan zarządzania jakością programu 9. Wyniki/produkty Strategia zarządzania jakością opracowana 10. Uwagi/przykłady 4.1.12 Opracowywanie strategii zarządzania komunikacją 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie strategii zarządzania komunikacją 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Wprowadzenie i utrzymanie ładu w zapewnianiu dwukierunkowej komunikacji projektu z interesariuszami i interesariuszy z projektem 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Dziennik doświadczeń, procedura angażowania interesariuszy, plan komunikacji programu, plan zarządzania informacją programu 13
Centrom Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 9. Wyniki/produkty Strategia zarządzania komunikacją opracowana 10. Uwagi/przykłady 4.1.13 Wprowadzenie mechanizmów kontrolowania 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Wprowadzenie mechanizmów kontrolowania 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Wprowadzenie i utrzymanie ładu w kontrolowaniu postępów projektu 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Dziennik doświadczeń, procedura angażowania interesariuszy, plan komunikacji programu, plan zarządzania informacją programu (jeśli istnieje) 9. Wyniki/produkty 1. Podział projektu na etapy dokonany 2. System raportowania wprowadzony 3. System dokumentacji wprowadzony 4. Tolerancje zdefiniowane 5. Tryb podejmowania decyzji przez poszczególne funkcje zdefiniowany 6. Mechanizmy kontrolowania przyjęte określone wskaźniki miary osiągnięcia założonych celów (techniczne i zarządcze) 10. Uwagi/przykłady 4.1.14 Opracowywanie planu projektu 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie planu projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel 1. Umożliwienie opracowania szczegółowego uzasadnienia biznesowego 2. Umożliwienie komitetowi sterującemu i kierownikowi projektu monitorowanie_i_kontrolowanie_postępów_projektu 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Specyfikacja wymagań produktu końcowego, studium wykonalności/zarys uzasadnienia biznesowego, strategie projektu, dziennik doświadczeń, procedura angażowania interesariuszy, plan komunikacji programu, plan zarządzania informacją programu, mechanizmy kontrolowania 9. Wyniki/produkty 1. Struktura podziału produktów opracowana/produkty cząstkowe zidentyfikowane 2. Opisy/specyfikacje produktów cząstkowych sporządzone 3. Diagram następstwa produktów opracowany 4. Działania zidentyfikowane 5. Czas trwania działań oszacowany 6. Diagram następstwa działań (sieć działań, struktura podziału prac) opracowany w oparciu o diagram następstwa produktów 7. Zasoby oszacowane 8. Budżet projektu opracowany 9. Harmonogram opracowany 10. Scieżka krytyczna wyznaczona, czas trwania projektu obliczony 11. Analiza ryzyka przeprowadzona 12. Streszczenie planu sporządzone 13. Plan projektu opracowany 14
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 10. Uwagi/przykłady 1. Należy opracować plan w oparciu o produkty, a nie działania 2. Działania w planie należy przyporządkować produktom 3. Zatwierdzenie następuje w procesie kierowania (zarządzania strategicznego)_projektem 4.1.15 Opracowywanie szczegółowej wersji uzasadnienia biznesowego 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie szczegółowej wersji uzadanienia biznesowego 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Umożliwienie komitetowi sterującemu weryfikacji zasadności biznesowej projektu w kluczowych punktach decyzyjnych projektu, jakimi są w szczególności granice etapów zarządczych 6. Zatwierdza Komitet sterujący 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego, główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Studium wykonalności/zarys uzasadnienia biznesowego, plan projektu 9. Wyniki/produkty Szczegółowe uzasadnienie biznesowe opracowane 10. Uwagi/przykłady Zatwierdzenie jak również przegląd następuje w procesie kierowania (zarządzania strategicznego) projektem. Należy mieć na uwadze, że zasadnicza zmiana uzasadnienia biznesowego decyduje o kształcie Studium wykonalności, które z punktu widzenia instytucjonalnego zatwierdzane jest przez instytucję decydującą o przyznaniu środków finansowych w procesie oceny wniosku o dofinansowanie projektu zakończone podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu 4.1.16 Opracowywanie planu przeglądu korzyści 1. Proces Przygotowanie i inicjowanie projektu 2. Działanie Opracowywanie planu przeglądu korzyści 3. Częstotliwość Jednorazowo w procesie przygotowania i inicjowania 4. Cel Umożliwienie interesariuszom przeprowadzenia pomiarów korzyści z projektu zarówno w fazie realizacji inwestycji jak po jej zakończeniu 6. Zatwierdza Kluczowi interesariusze i komitet sterujący w procesie kierowania (zarządzania strategicznego) projektem 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego, główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Powierzenie CPI realizacji projektu, uzasadnienie biznesowe, studium wykonalności 9. Wyniki/produkty Plan przeglądu korzyści opracowany 10. Uwagi/przykłady Pomiary korzyści uzyskanych z projektu mają miejsce w cyklu życia projektu oraz w czasie eksploatacji produktów końcowych po zamknięciu projektu 15
Centrum Prolektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 4.2 Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 4.2.1 Powierzanie CPI przygotowania projektu 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Powierzanie CPI przygotowania projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo przed rozpoczęciem procesu przygotowania i inicjowania projektu 4. Cel Umożliwienie głównemu dostawcy (CPI) podjęcia czynności zmierzających do zapewnienia zasobów finansowych na działania przygotowania i inicjowania projektu 5. Wykonuje Jednostki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji we współpracy z CPI 6. Zatwierdza Minister Administracji i Cyfryzacji 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego 8. Dane wejściowe Statut CPI, uregulowania prawne, strategie, decyzje polityczne 9. Wyniki/produkty Zgoda na powierzenie CPI zadania przygotowania do realizacji projektu wydana 10. Uwagi/przykłady 4.2.2 Powierzanie CPI realizacji projektu 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Powierzanie CPI realizacji projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo przed rozpoczęciem procesu zarządzania i kontrolowania etapu 4. Cel Umożliwienie głównemu dostawcy (CPI) podjęcia czynności zmierzających do zapewnienia zasobów finansowych na działania realizacyjne projektu 5. Wykonuje Jednostki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji we współpracy z CPI 6. Zatwierdza Minister Administracji i Cyfryzacji 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego 8. Dane wejściowe Statut CPI, uregulowania prawne, strategie, decyzje polityczne, wydana zgoda na powierzenie CPI zadania przygotowania projektu 9. Wyniki/produkty 1. Zadanie w zakresie informatyzacji i teleinformatyki powierzone CPI przez Ministra Administracji i Cyfryzacji 2. Akceptacja Ministra Administracji i Cyfryzacji przekazania przez podmioty administracji publicznej do realizacji przez CPI zadania w_zakresie_informatyzacji_i_teleinformatyki_udzielona 10. Uwagi/przykłady Podstawą do realizacji przez CPI projektu jest pisemna decyzja Ministra Administracji i Cyfryzacji o powierzeniu CPI realizacji projektu lub akceptacji o przekazaniu do CPI projektu przez podmioty administracji publicznej 4.2.3 Zapewnienie zasobów finansowych na działania przygotowania i inicjowania projektu 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Zapewnienie zasobów finansowych na działania przygotowanie i incjowania projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo na początku procesu przygotowania i inicjowania projektu 4. Cel Umożliwienie głównemu dostawcy (CPI) przeprowadzenia czynności 5. Wykonuje 4. Jednostki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji 5. Jednostki organizacyjne odpowiedzialne za przekazanie środków finansowych 16
wersja C 91 Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów i.0 6. Kierownik Droiektu 6. Zatwierdza Komitet sterujący 7. Nadzoruje/kontroluje Komitet sterujący 8. Dane wejściowe Zgoda Ministra Administracji i Cyfryzacji na czynności służące przygotowaniu do realizacji zadania wydana 9. Wyniki/produkty Dokument zapewniający środki finansowe na przygotowanie projektu zgodnie z przepisami prawa wydany 10. Uwagi/przykłady W przypadku projektów indywidualnych w ramach programów operacyjnych na lata 2007-2013: 6. Nabór wniosków dla projektów ogłoszony 7. Projekt umieszczony na liście projektów indywidulanych 8. Pełnomocnictwa do podpisania umowy o dofinansowanie udzielone 9. Pre-umowa o dofinansowanie podpisana 10. Decyzja Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania wydana 4.2.4 Zapewnienie zasobów finansowych na realizację projektu 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Zapewnienie zasobów finnsansowych na realizację projektu 3. Częstotliwość Jednorazowo pod koniec procesu przygotowania i inicjowania projektu oraz przed rozpoczęciem procesu zarządzania i kontrolowania etapów 4. Cel Zapewnienie zasobów finansowych na realizację inwestycji dla głównego użytkownika 5. Wykonuje 4. Jednostki organizacyjne Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji 5. Jednostki organizacyjne odpowiedzialne za przekazanie środków finansowych 6. Kierownik projektu 6. Zatwierdza Komitet sterujący 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego, główny użytkownik 8. Dane wejściowe 4. Dokumentacja projektu w procesie przygotowania i inicjowania projektu opracowana 5. Decyzja Ministra Administracji i Cyfryzacji oraz upoważnienia dla Dyrekcji CPI do dokonywania wszelkich czynności związanych z realizacją projektu wydane 6. Wniosek o dofinansowanie złożony 9. Wyniki/produkty Dokument zapewniający środki finansowe na realizację projekty zgodnie z przepisami prawa wydany 10. Uwagi/przykłady W przypadku projektów indywidualnych w ramach programów operacyjnych na lata 2007-2013: 1. Srodki finansowe w ramach dofinansowania przyznane - umowa o dofinansowanie podpisana 2. Decyzja Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania wydana 4.2.5 Wydawanie decyzji ad hoc 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Wydawanie decyzji ad hoc 3. Częstotliwość Według uznania komitetu w czasie realizacji etapu 4. Cel 1. Umożliwienie komitetowi sterującemu wydawanie kierownikowi projektu bieżących wytycznych dotyczących realizacji projektu 2. Umożliwienie komitetowi sterującemu odniesienie się do zgłaszanych zapytań, zagadnień i ryzyka 6. Zatwierdza Główny użytkownik, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny użytkownik, główny dostawca 8. Dane wejściowe Uzasadnienie biznesowe, studium wykonalności, plan projektu, raport 17
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 kierownika projektu dla komitetu sterującego, zgłoszone zagadnienie lub/i ryzyko, raport kierownika projektu 9. Wyniki/produkty 1. Wytyczna komitetu sterującego wydana 2. Decyzja w sprawie rozwiązania zgłoszonego zagadnienia podjęta 3. Decyzja w sprawie reakcji na ryzyko, które przekracza ustaloną tolerancję podjęta 4. Odpowiedź na zapytanie kierownika projektu udzielona, lub decyzja w sprawie przedwczesnego zamknięcia podjęta 5. Raport kierownika projektu odebrany 10. Uwagi/przykłady 1. Przewodniczącym komitetu sterującego projektu jest Minister właściwy do reprezentacji interesów biznesowych projektu lub osoba przez niego delegowana, np. Podsekretarz Stanu odpowiedniego Ministerstwa. Reprezentowanie punktu widzenia biznesu oznacza dbałość o zapewnienie adekwatnych korzyści wynikających z realizacji projektu w stosunku do poniesionych nakładów finansowych 2. Głównym użytkownikiem jest Minister właściwy do reprezentowania interesów użytkownika końcowego produktu projektu lub osoba przez niego upoważniona, bądź szef innego podmiotu administracji publicznej lub osoba przez niego upoważniona reprezentująca ww. interesy 3. Głównym dostawcą jest dyrektor CPI lub osoba przez niego upoważniona 4.2.6 Wydawanie decyzji o rozpoczęciu etapu zarządczego 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Wydawanie decyzji o rozpoczęciu kolejnego etapu zarądzcego 3. Częstotliwość Przed rozpoczęciem realizacji kolejnego etapu 4. Cel 1. Umożliwienie komitetowi sterującemu oceny kończącego się etapu przed podjęciem decyzji o realizacji etapu kolejnego, przed podjęciem decyzji o zmianie zakresu projektu lub przed podjęciem decyzji o przedwczesnym zamknięciu projektu 2. Umożliwienie komitetowi sterującemu wzięcia odpowiedzialności za realizację kolejnego etapu projektu lub podjęcia innej decyzji dotyczącej kolejnego etapu projektu 5. Wykonuje 1. Kierownik projektu 6. Zatwierdza Komitet sterujący 7. Nadzoruje/kontroluje Komitet sterujący 8. Dane wejściowe Uzasadnienie biznesowe, studium wykonalności, plan projektu, raport kierownika projektu dla komitetu sterującego, zgłoszone zagadnienie lub/i ryzyko, raport kierownika projekt 9. Wyniki/produkty 1. Zlecenie przez komitet sterujący przygotowania dokumentacji przetargowej wydane 2. Wniosek o uruchomienie postępowania przetargowego podpisany i zaakceptowany 3. Komisja ds. zamówienia publicznego powołana 4. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia zatwierdzona 5. Umowa z wykonawcą podpisana 10. Uwagi/przykłady 1. Wydawanie decyzji o rozpoczęciu kolejnego etapu zarządczego jest równoznaczne ze zleceniem przez komitet sterujący przygotowania dokumentacji przetargowej 2. Decyzja ta nie jest wydawana przed rozpoczęciem etapu przygotowania i inicjowania 3. Kierownik projektu po akceptacji komitetu sterującego zleca przygotowanie uruchomienia postępowania o zamówienie publiczne. 18
wersja Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów.1.0 4.2.7 Wydawanie decyzji o rozpoczęciu zamykania projektu 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Wydawanie decyzji o o rozpoczęciu zamykaniu projektu 3. Częstotliwość Jednokrotnie pod koniec ostatniego etapu zarządczego 4. Cel Umożliwienie kierownikowi projektu podjęcia działań prowadzących do zamknięcia projektu 6. Zatwierdza Główny dostawca (Dyrektor CPI) 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca (Dyrektor CPI) 8. Dane wejściowe Uzasadnienie biznesowe/studium wykonalności, plan projektu, raport kierownika projektu dla komitetu sterującego, zgłoszone zagadnienie lub/i ryzyko, raport kierownika projektu 9. Wyniki/produkty 1. Rekomendacja zamknięcia projektu przesłana 2. Akceptacja rekomendacji wydana/nie wydana 3. Decyzja o rozpoczęciu procesu zamykania projektu wydana 10. Uwagi/przykłady Zamykanie projektu jest działaniem procesu zamykania projektu, które przeprowadza kierownik projektu 4.2.8 Wydawanie decyzji o zamknięciu projektu 1. Proces Kierowanie (zarządzanie strategiczne) projektem 2. Działanie Wydawanie decyzji o zamknięciu projektu 3. Częstotliwość Jednokrotnie pod koniec ostatniego etapu zarządczego i po zakończeniu procesu zamykania projektu przez kierownika projektu 4. Cel Umożliwienie komitetowi sterującemu wzięcia odpowiedzialności za zamknięcie projektu 6. Zatwierdza Przewodniczący komitetu sterującego, główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Przewodniczący komitetu sterującego, główny dostawca 8. Dane wejściowe Uzasadnienie biznesowe/studium wykonalności, plan projektu, raport kierownika projektu dla komitetu sterującego, zgłoszone zagadnienie lub/i ryzyko, raport kierownika projektu 9. Wyniki/produkty 1. Decyzja o zwolnieniu kierownika projektu wydana 2. Raport doświadczeń projektu zaakceptowany 3. Decyzja Ministra Administracji i Cyfryzacji o zamknięciu powierzonego_do_realizacji_cpi_projektu_wydana 10. Uwagi/przykłady Wykonywanie zadań umożliwiających wydanie decyzji o zamknięciu projektu odbywa się w ramach procesu zamykania projektu 19 7 7 j
Centrum Projektów Zasady zarządzania projektami realizowanymi przez Centrum Projektów wersja 1.0 4.3 Zarządzanie i kontrolowanie etapów 4.3.1 Zlecenie przeprowadzania postępowania przetargowego wytworzenia produktów 1. Proces Zarządzanie i kontrolowanie etapów 2. Działanie Przeprowadzanie postępowania przetargowego 3. Częstotliwość W zależności od liczby podpisywanych umów z dostawcą zewnętrznym w ciągu etapu zarządczego 4. Cel 1. Zapewnienie wykwalifikowanych zasobów ludzkich i sprzętowych dostawcy do dostarczenia produktów cząstkowych projektu 2. Umożliwienie Komitetowi sterującemu podjęcie decyzji w sprawie kierunku realizacji projektu w kluczowym punkcie decyzyjnym 3. Dokonanie podziału projektu na etapy 5. Wykonuje Kierownik Projektu 6. Zatwierdza Główny dostawca z upoważnienia przewodniczącego komitetu sterującego 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca z upoważnienia przewodniczącego komitetu sterującego 8. Dane wejściowe Wyciąg z planu projektu 9. Wyniki/produkty 1. Konsultacje kierownika projektu z głównym dostawcą (Dyrektor CPI) przeprowadzone 2. Opis Przedmiotu Zamówienia opracowany (kierownik Wydziału Planowania i Organizacji) 3. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia przygotowana ( komisja) 4. Postępowanie przetargowe ogłoszone (komisja) 5. Wykonawca wyłoniony (komisja) 10. Uwag i/przykłady Zatwierdzenie następuje w procesie kierowania (zarządzania strategicznego) projektem 4.3.2 Zlecanie realizacji umowy wytworzenia produktów 1. Proces Zarządzanie i kontrolowanie etapów 2. Działanie Zlecanie realizacji umowy 3. Częstotliwość Przed rozpoczęciem realizacji umowy 4. Cel 1. Umożliwienie głównemu dostawcy zlecenia realizacji umowy 2. Umożliwienie kierownikowi projektu zlecenia realizacji umowy kierownikowi kontraktu i przekazania odpowiedzialności wykonawczej za wytworzenie produktów cząstkowych odpowiedniej jakości 6. Zatwierdza Główny dostawca 7. Nadzoruje/kontroluje Główny dostawca 8. Dane wejściowe Wyciąg z planu projektu, rejestr zagadnień, rejestr jakości, rejestr ryzyka, dziennik doświadczeń 9. Wyniki/produkty 1. Kontrole jakości zaplanowane i uzgodnione 2. Realizacja umowy zlecona 10. Uwagi/przykłady 1. Realizacja wytworzenia produktów cząstkowych może być zlecona dostawcy zewnętrznemu w drodze przetargu lub na innej drodze 2. Zlecenie wytworzenia produktów cząstkowych może zostać przekazane_wewnętrznemu_zespołowi_cpi 4.3.3 Ocenianie postępów realizacji umowy - wytworzenia produktów 1. Proces Zarządzanie i kontrolowanie etapów 2. Działanie Ocenianie postepów realizacji umowy / wytworzenia produktów 20