Strona1 Kraków, dnia 23 maja 2013 roku ZAPYTANIE OFERTOWE PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Zakup licencji oprogramowania, analizy, szkolenia oraz promocja dla potrzeb realizacji projektu p.n.: System B2B wspierający działalność firmy windykacyjnej ZAMAWIAJĄCY: EULEO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa ul. Bociana 22, 31-231 Kraków NIP 9451946623, KRS 0000431598 www.euleo.pl tel. 12 6145130, e-mail: biuro@euleo.pl
Strona2 I. WPROWADZENIE. 1. Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 z późn.zm.), a nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn.zm.). 2. Postępowanie niniejsze prowadzone jest w ramach projektu System B2B wspierający działalność firmy windykacyjnej, dla którego realizacji Zamawiający złożył wniosek o dofinansowanie ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 8: Społeczeństwo Informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA. Przedmiotem niniejszego zapytania jest zakup następujących licencji, produktów i usług: 1) Nabycie wartości niematerialnych i prawnych: a) Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł monitoringu należności bieżących. b) Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł windykacji. c) Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł wspomagania decyzji w celu redukcji ryzyka utraty płatności. d) Zakup licencji na moduł systemu B2B - panel administracyjny. e) Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł WebAPI. f) Zakup licencji na moduł systemu B2B- moduł zarządzania i udostępniania dokumentacji. 2) Analizy przygotowawcze i usługi doradcze: a) Zakup usług eksperckich - Wykonanie analizy przedwykonawczej. b) Zakup usług eksperckich - Wykonanie analizy powykonawczej (dokumentacja projektu). 3) Promocja projektu: a) Wykonanie materiałów promocyjnych związanych z projektem. b) Stworzenie filmu instruktażowego prezentującego działanie systemu. c) Przeprowadzenie kampanii promocyjnej z wykorzystaniem płatnych linków. d) Stworzenie internetowej strony startowej dostępnej dla potencjalnych Partnerów. 4) Szkolenia z obsługi i administrowania systemu informatycznego Szczegółowy opis zamówienia zawarty jest w załączniku nr 3 do zapytania ofertowego.
Strona3 III. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ. Termin związania ofertą wynosi 90 dni od daty złożenia oferty. IV. WYMAGANY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA. Zamówienie winno być zrealizowane w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 14.04.2014 r., w następujących etapach: ETAP 1: do dnia 1 października 2013 r., obejmujący: Zakup usług eksperckich - Wykonanie analizy przedwykonawczej. Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł monitoringu należności bieżących. Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł windykacji. ETAP 2: do dnia 31 grudnia 2013 r., obejmujący: Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł wspomagania decyzji w celu redukcji ryzyka utraty płatności. Zakup licencji na moduł systemu B2B - panel administracyjny. ETAP 3: do dnia 14 lutego 2014 r., obejmujący: Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł WebAPI. Zakup licencji na moduł systemu B2B - moduł zarządzania i udostępniania dokumentacji. ETAP 4: do dnia 14 kwietnia 2014 r., obejmujący: Szkolenia z obsługi i administrowania systemu informatycznego Zakup usług eksperckich - Wykonanie analizy powykonawczej (dokumentacja projektu). Wykonanie materiałów promocyjnych związanych z projektem. Stworzenie filmu instruktażowego prezentującego działanie systemu. Przeprowadzenie kampanii promocyjnej z wykorzystaniem płatnych linków. Stworzenie internetowej strony startowej dostępnej dla potencjalnych Partnerów. Szczegółowy harmonogram realizacji zostanie uzgodniony przed podpisaniem umowy. V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca spełniający następujące warunki: 1. Posiada doświadczenie w zakresie realizacji projektów informatycznych oraz dedykowanych systemów informatycznych opierających się o sieć Internet. W celu oceny spełniania przez Wykonawcę tego warunku Zamawiający wymaga załączenia do oferty wykazu minimum czterech internetowych projektów informatycznych wykonanych w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż dwa lata, to w całym okresie prowadzenia działalności, minimum czterech internetowych projektów informatycznych zgodnie ze wzorem wykazu stanowiącym załącznik nr 4 do Zapytania.
Strona4 2. Posiada doświadczenie w zakresie internetowych kampanii promocyjnych. W celu oceny spełniania przez Wykonawcę tego warunku Zamawiający wymaga załączenia do oferty wykazu minimum jednej internetowej kampanii promocyjnej wykonanej w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy niż dwa lata, to w całym okresie prowadzenia działalności, minimum jednej internetowej kampanii promocyjnej zgodnie ze wzorem wykazu stanowiącym załącznik nr 5 do Zapytania. 3. Dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Nie podlega wykluczeniu z postępowania. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców dokonana zostanie na podstawie oświadczeń i dokumentów, załączonych do oferty według formuły spełnia nie spełnia. Wykluczeniu z postępowania podlegają: Wykonawcy, którzy zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, Wykonawcy, których Wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, Wykonawcy wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, Wykonawcy, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, Wykonawcy, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania, Wykonawcy, którzy nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawcy, których oferty zostały odrzucone, Wykonawcy, którzy pozostają w takim stosunku prawnym lub faktycznym z Zamawiającym, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności wyboru wykonawcy. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
Strona5 zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu, zawiera błędy w obliczeniu ceny. VI. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. Wraz z ofertą Wykonawca przekaże Zamawiającemu oświadczenie Wykonawcy wypełnione według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do badania i oceny. Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów i oświadczeń potwierdzających spełnianie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania. VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCĄ ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW ORAZ OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. W postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji pisemnie oraz drogą elektroniczną. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty w formie elektronicznej lub faksem. Za datę i godzinę wpływu oświadczenia, wniosku, zawiadomienia, informacji lub oferty uznaje się datę wpływu pisma do siedziby Zamawiającego lub datę dostarczenia wiadomości przesłanej drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej Zamawiającego. Wszelka korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna być opatrzona nazwą projektu. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: Piotr Kaźmierczak członek zarządu reprezentujący komplementariusza, nr tel. 12 61 45 130, pk@euleo.pl Grzegorz Grzesiak- członek zarządu reprezentujący komplementariusza, nr tel. 12 61 45 130, gg@euleo.pl Podane w treści oferty dane Wykonawcy, w tym także numer telefonu, faksu, email są wiążące dla komunikacji z Zamawiającym. VIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać w siedzibie Zamawiającego w zamkniętej nieprzezroczystej kopercie z dopiskiem: Oferta na Zakup licencji oprogramowania, analizy, szkolenia oraz promocja dla potrzeb realizacji projektu pn. System B2B wspierający działalność firmy windykacyjnej. Złożenie oferty niespełniającej wymienionych wyżej wymagań lub nie zawierającej dopisku spowoduje jej odrzucenie.
Strona6 Oferty należy składać nie później niż do dnia 04.06.2013 r. do godziny 12.00 osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego. Oferty, które wpłynęły po wskazanym wyżej terminie oraz oferty wycofane nie będą otwarte i nie będą uczestniczyły w dalszym postępowaniu. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia 04.06.2013 r. po godzinie 12.00. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY. Ofertę należy sporządzić według formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do Zapytania czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy), trwałą techniką pisarską. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane oraz spięte w sposób uniemożliwiający jej zdekompletowanie. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo w oryginale musi być załączone do oferty. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę, zmiany lub skreślenia winny być dokonane w sposób nie budzący wątpliwości co do ich znaczenia. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztu złożenia oferty w postępowaniu. X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE KIEROWAŁ SIĘ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ICH ZNACZENIA ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT. Zamawiający oceniał będzie wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu. Oferowaną cenę całkowitą (OCC) należy wyrazić w złotych polskich (ZŁ), w kwotach netto. Wymagane jest podanie także cen cząstkowych dla poszczególnych składników przedmiotu zamówienia, zgodnie z formularzem WYCENY (będącym elementem oferty: zał. Nr 1.). Cena netto oznacza wartość wyrażoną w walucie polskiej, bez podatku VAT. Oferowana cena całkowita powinna być podana cyfrowo i słownie. W przypadku niezgodności wartości ceny decyduje cena podana słownie. Ocena oferty zostanie dokonana na podstawie następujących cząstkowych kryteriów oceny i przypisanych im punktowych wartości. Maksymalna ocena w LP Kryterium oceny oferty punktach 4a Oferowana cena całkowita (OCC) za realizację całego przedmiotu 55 zamówienia opisanego w pkt. 1 zapytania ofertowego oraz załączniku nr 3. 4b Udzielnie gwarancji serwisowej na system nie krótszej niż 12 miesięcy, 15 wyrażone w miesiącach. 4c Zagwarantowanie czasu reakcji serwisu na zgłoszone błędy systemu w czasie 5 nie dłuższym niż 18 godzin od chwili zgłoszenia, wyrażone w godzinach 4d Zagwarantowanie usunięcia błędów krytycznych (takich, które powodują zaprzestanie funkcjonowanie systemu) w czasie nie dłuższym niż 48 godzin od chwili zgłoszenia, wyrażone w godzinach. 10
Strona7 4e 4f Wykazanie doświadczenia w zakresie realizacji projektów informatycznych oraz dedykowanych systemów informatycznych opierających się o sieć Internet. Wykazanie doświadczenia w zakresie internetowych kampanii promocyjnych. Razem 10 5 100 pkt a) Wartość oceny dla kryterium 4a zostanie wyliczona ze wzoru: Ocena 4a =najniższa oferowana cena: oferowana cena x 55 b) Wartość oceny dla każdego kryterium 4b, 4c, 4d zostanie dokonana odrębnie, w sposób następujący: gdzie: Ocena 4b= W obliczana dla 4b, Ocena 4c = W obliczana dla 4c, Ocena 4d = W obliczana dla 4d W obliczana W max wartość punktowa, którą należy wyznaczyć waga kryterium maksymalna liczba punktów, która może być przyznana w danym kryterium X min X max X obliczana wartość najniższa spośród złożonych ofert wykonawców wartość najwyższa spośród złożonych ofert wykonawców wartość obliczana w danym kryterium, wartość oferty pośredniej jeżeli złożona oferta w danym kryterium jest najmniej korzystną lub równa się ofercie najmniej korzystniej otrzymuje ona 0 pkt, jeżeli oferta jest najkorzystniejsza lub równa ofercie najkorzystniejszej otrzymuje maksymalną liczbę punktów równą wadze kryterium, jeżeli wszystkie oferty są równe wszystkie otrzymują maksymalną liczbę punktów równą wadze kryterium, jeżeli złożona oferta jest ofertą pośrednią (X obliczana ), pomiędzy ofertą najmniej korzystną a najkorzystniejszą jej wartość punktowa obliczana jest w sposób następujący: W obliczana = ((X obliczana X min ) / (X max X min )) * W max c) Wartość oceny dla kryterium 4e, 4f zostanie dokonana w sposób następujący: gdy warunek jest spełniony - maksymalna liczba punktów gdy warunek nie jest spełniony 0 (zero) punktów. nie przewiduje się częściowego spełniania warunku. Ocena całej oferty (SLP) odbywa się wg wzoru: SLP = Ocena 4a + Ocena 4b + Ocena 4c + Ocena 4d + Ocena 4e + Ocena 4f Zamawiający dokona wyboru oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, to jest takiej, która uzyska największą liczbę punktów wynikającą ze wzoru SLP Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnienia treści złożonych ofert. Wykonawca obowiązany jest złożyć wyjaśnienia w terminie 2 dni od dnia ich doręczenia. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, który nie złożył wyjaśnień.
Strona8 XI. POSTANOWIENIA ISTOTNE DLA ZAMAWIAJĄCEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO UMOWY. Z uwagi na fakt, iż projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w umowie zawarte zostaną w szczególności następujące postanowienia: obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia, możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu. XII. OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE. Każdy oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych, tzn. oferujących realizację jedynie części przedmiotu zamówienia. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert wariantowych. XIII. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO. 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego Zapytania bez wyboru oferty i bez podania powodów, w szczególności jeżeli kwota najkorzystniejszej oferty lub ofert cząstkowych przekroczy kwotę zarezerwowaną na realizację zamówienia. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania przed terminem składania ofert. Jeżeli w wyniku zmiany treści Zapytania konieczny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. 3. W przypadku, w którym wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia informacji o złożonych ofertach, jeżeli oferent zastrzegł ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu Art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w stosunku do całości lub części oferty. Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa nie może dotyczyć nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, a także informacji dotyczącej ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza. ZAŁĄCZNIKI: Załącznikami do niniejszej specyfikacji są: formularz ofertowy (zał. nr 1), oświadczenie oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu (zał. nr 2), opis przedmiotu zamówienia (zał. nr 3),
Strona9 wykaz wykonanych internetowych projektów informatycznych (zał. nr 4), wykaz wykonanych internetowych kampanii promocyjnych (zał. nr 5). Treść niniejszego zapytania ofertowego dostępna jest w siedzibie Zamawiającego oraz w serwisie internetowym www.euleo.pl.
Strona10 Załącznik nr 1. FORMULARZ OFERTOWY Działając w imieniu:... składam ofertę na Sprzedaż licencji oprogramowania, analizy, szkolenia oraz promocji dla potrzeb realizacji projektu p.n.: System B2B wspierający działalność firmy windykacyjnej 1. WYCENA Nazwa przedmiotu oferty Nabycie wartości niematerialnych i prawnych: Oferowana Cena Netto Licencja na moduł systemu B2B - moduł monitoringu należności bieżących Licencja na moduł systemu B2B - moduł windykacji Licencja na moduł systemu B2B - moduł wspomagania decyzji w celu redukcji ryzyka utraty płatności Licencja na moduł systemu B2B - panel administracyjny Licencja na moduł systemu B2B - moduł WebAPI Licencja na moduł systemu B2B- moduł zarządzania i udostępniania dokumentacji Analizy przygotowawcze i usługi doradcze: Zakup usług eksperckich - Wykonanie analizy przedwykonawczej Zakup usług eksperckich - Wykonanie analizy powykonawczej (dokumentacja projektu). Promocja projektu: Wykonanie materiałów promocyjnych związanych z projektem Stworzenie filmu instruktażowego prezentującego działanie systemu Przeprowadzenie kampanii promocyjnej z wykorzystaniem płatnych linków Stworzenie internetowej strony startowej dostępnej dla potencjalnych Partnerów Szkolenia z obsługi i administrowania systemu informatycznego Oferowana cena całkowita wyrażona słownie: Oferowana cena całkowita (OCC):
Strona11 2. OFEROWANE WARUNKI SERWISU SYSTEMU 4b Oferowany czas na jaki zostanie udzielona gwarancja serwisowa na system.. miesięcy 4c Oferowany czas reakcji serwisu na zgłoszone błędy systemu od chwili zgłoszenia godzin 4d Oferowany czas usunięcia błędów krytycznych (takich, które powodują zaprzestanie funkcjonowanie systemu) od chwili zgłoszenia godzin IMIĘ I NAZWISKO ORAZ PODPIS OSOBY ZGODNIE Z REPREZENTACJĄ PODMIOTU
Strona12 Załącznik nr 2. OŚWIADCZENIE OFERENTA Działając w imieniu... oświadczam, że: 1. Akceptujemy warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu ofertowym stanowiącym podstawę niniejszej oferty. 2. Okres związania niniejszą ofertą wynosi 90 dni. 3. Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie. 4. Dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 5. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 6. Nie otwarto wobec nas likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości. Została ogłoszona nasza upadłość, ale po ogłoszeniu upadłości zawarliśmy układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, a układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego. 3 7. Nie zostaliśmy prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 1 8. Wspólnik spółki jawnej, partner lub członek zarządu spółki partnerskiej; komplementariusz spółki komandytowej oraz spółki komandytowo-akcyjnej; członek organu zarządzającego osoby prawnej 2 nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 3 9. Sąd nie orzekł wobec nas zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. 10. Nie pozostajemy w takim stosunku prawnym lub faktycznym z Zamawiającym, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności wyboru wykonawcy, w szczególności: a) Nie uczestniczymy w spółce Zamawiającego jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej a Zamawiający nie uczestniczy w naszej spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej 4, b) Nie posiadamy udziałów lub co najmniej 5 % akcji w spółce Zamawiającego, a Zamawiający nie posiada udziałów lub co najmniej 5 % akcji w naszej spółce 5, c) Członkowie organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenci, pełnomocnicy naszej spółki nie pełnią funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika u Zamawiającego i odwrotnie. 6 IMIĘ I NAZWISKO ORAZ PODPIS OSOBY ZGODNIE Z REPREZENTACJĄ PODMIOTU 1 2 3 4 5 6 Dotyczy osób fizycznych - skreślić jeśli nie dotyczy. Skreślić te, które nie dotyczą. Dotyczy osób prawnych skreślić jeśli nie dotyczy. Skreślić, jeśli nie dotyczy. Skreślić, jeśli nie dotyczy. Skreślić, jeśli nie dotyczy.
Strona13 Załącznik nr 3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Nabycie wartości niematerialnych i prawnych Wartością niematerialną i prawną, która zostanie nabyta w ramach projektu będzie licencja na oprogramowanie systemu B2B. Oprogramowanie zostanie zakupione w wyspecjalizowanej firmie i będzie przez tę firmę dostosowane do oprogramowania Zamawiającego jaki i kooperanta krajowego. Licencja na moduł systemu B2B - moduł monitoringu należności bieżących Moduł ten umożliwiać będzie Klientom automatyczne monitorowanie należności względem kontrahentów. Po zaimportowaniu do modułu bieżących danych kontaktowych swoich kontrahentów (adres, telefon, e-mail) oraz sald należności lub po wyeksportowaniu tych danych bezpośrednio z systemu informatycznego, klient Zamawiaajacego będzie mógł wybrać scenariusze działań, które system automatycznie będzie podejmował wobec kontrahentów, w związku z ich należnościami (wysłanie przypomnień, ponagleń, wezwań do zapłaty za pomocą SMS, e-mail, automatycznych komunikatów głosowych). Moduł ten umożliwi Klientowi określenie nie tylko rodzaju komunikatów jakie mają zostać wysłane do kontrahentów, ale także będzie dawał możliwość określenia interwału. Istotną funkcjonalnością tego modułu będzie inteligentne dopasowanie komunikatu do charakteru należności w oparciu o zebrane dane historyczne. Znajdzie tu zastosowanie specjalny algorytm maksymalizujący skuteczność procesu monitoringu należności. Algorytm ten działać będzie w oparciu o dane historyczne dotyczące działań windykacyjnych wobec tego samego dłużnika zarówno w ramach relacji pomiędzy klientem a dłużnikiem, jak i w relacji pomiędzy innymi podmiotami, a tym samym dłużnikiem. Algorytm wykorzystywał będzie dane dotyczące dynamiki wielkości zobowiązań dłużnika, branży w której działa, takich cech długu, jak jego nominał, wiek, bezsporność i wielu innych czynników mających wpływ na skuteczność działań przypominawczych. Poniższe zestawienie przedstawia elementy składowe moduł monitoringu należności bieżących, która jest integralną częścią wdrażanego systemu B2B: Zlecanie należności do monitorowania. Parametryzacja metod i interwałów monitoringu. Raportowanie. Moduł rozliczeń automatycznych komunikatów i kont klienta. Moduł kontrahentów objętych monitoringiem. Integracja w standardzie EDI z wykorzystaniem importu CSV. Integracja z systemem mailingowym i hurtownią SMS/VMS. Moduł należności objętych monitoringiem. Moduł wersji językowej. Licencja na moduł systemu B2B - moduł windykacji Moduł ten umożliwiać będzie klientom składanie zleceń windykacji albo poprzez import danych bezpośrednio ze swojego programu księgowego do systemu B2B albo poprzez zlecenie takiej sprawy do windykacji z poziomu interfejsu webowego. W tym drugim przypadku konieczne będzie wpisanie w odpowiednie pola formularza istotnych parametrów, które umożliwiają obsłużenie zlecenia windykacji. W szczególności konieczne będzie podanie podstawowych informacji o dłużniku, tj. nazwa, NIP, dane adresowe, kwota wierzytelności, struktura długu, informacja, czy zostały spłacone jakieś należności, inne informacje rynkowe. Istotną funkcjonalnością tego modułu będzie bieżąca wymiana informacji on-line z klientem.klient na bieżąco (on-line) będzie mieć dostęp do informacji o całym przebiegu windykacji. Będzie miał stały wgląd w to, jakie czynności zostały podjęte wobec dłużnika oraz na jakim są etapie realizacji, jakie ustalenia zostały zawarte z dłużnikiem jakie dokumenty zostały pozyskane od dłużnika w trakcie windykacji. Ponadto klient będzie miał wgląd w przebieg wszystkich czynności które zostały podjęte, tj. wykonywanych telefonów do dłużnika, wysłanych pism, wezwań oraz informacji o przebiegu i realizacji windykacji terenowej. Będzie mieć dostęp do informacji o tym kiedy i jaka kwota wierzytelności została spłacona oraz jak ona została rozliczona w systemie. Moduł ten umożliwi również klientom wgląd do informacji o rozliczeniach z Zamawiającym. Klient będzie widział jaka kwota została odzyskana, jaka jest prowizja za jej odzyskanie oraz jaka jest należność końcowa dla
Strona14 Zamawiającego. Informacje powyższe będą pobierane automatycznie z obecnie użytkowanego przez Zamawiającego systemu. Moduł ten zawierał będzie również funkcjonalność umożliwiającą składanie w formie elektronicznej reklamacji oraz umożliwiał będzie kontakt klienta z Biurem Obsługi Klienta. Moduł windykacji wyposażony zostanie również w statystyki, które prezentować będą klientowi dane dotyczące ilości złożonych przez niego zleceń, wartości odzyskanych należności, średniej wartość sprawy, a także statystyki dotyczące skuteczności, obrazujące jaka jest odzyskiwalność na sprawach danego dłużnika. Dodatkową częścią tego modułu będzie również baza wiedzy dotycząca windykacji. Poniższe zestawienie przedstawia elementy składowe modułu windykacji, który jest integralną częścią wdrażanego systemu B2B: Zlecanie windykacji polubownych i sądowych. Raportowanie o przebiegu spraw on-line. Integracja w standardzie EDI z wykorzystaniem importu CSV (zlecenia). Konto Partnera i powiązane konta użytkowników, autoryzacja i rejestracja. Moduł informacji, bazy wiedzy i FAQ. Moduł statystyki i raportów. Moduł komunikacji mailowej i wewnątrzsystemowej. Kreator składania nowego zlecenia. Moduł obsługi partnerów zagranicznych. Moduł wersji językowej. Licencja na moduł systemu B2B - moduł wspomagania decyzji w celu redukcji ryzyka utraty płatności Wdrażany system zakłada funkcjonalność polegającą na automatycznym ostrzeganiu klienta przed partnerami o niskiej wiarygodności finansowej. Aby możliwe było jej zrealizowanie niezbędne jest stworzenie modułu umożliwiającego klientowi prześwietlanie historii płatniczej jego partnerów biznesowych aby ostrzec go o krytycznych zdarzeniach związanych z jego partnerami handlowymi np. że partner był już windykowany. Moduł wspomagania decyzji będzie umożliwiał takie działania a ponadto będzie podpowiadał jak należałoby optymalnie postąpić z daną należnością. Moduł ten ponadto umożliwi sprawdzanie giełdy długów, w celu wyeliminowania transakcji szkodowych oraz umożliwi monitoring i walidacji kontrahentów po NIP-ach w bazie Zamawiającego, które z pewnością mogą się przyczynić do redukcji ryzyka utraty płynności przez klienta. Poniższe zestawienie przedstawia elementy składowe moduł wspomagania decyzji, który jest integralną częścią wdrażanego systemu B2B: Ostrzeżenia dla Partnera dotyczące krytycznych zdarzeń w sprawie jego należności (dłużnik był już windykowany, należność zbliża się do przedawnienia, należność jest na tyle przeterminowana, iż winna być skierowana do windykacji) Automatyczne rekomendacje i podpowiedzi monitorowanych należności bazujące na wewnętrznych bazach firmy. Sprawdzarka giełdy długów analizująca dłużników z wewnętrznej bazy długów. Monitoring NIPów i automatycznej weryfikacji długów pojawiających się w wewnętrznej bazie dłużników. Licencja na moduł systemu B2B - panel administracyjny Aby możliwe było zarządzanie całym Systemem Zarządzania Należnościami koniecznością jest stworzenie modułu umożliwiającego definiowanie uprawnień partnerów, przyjmowanie zleceń z systemu B2B do wewnętrznego systemu windykacyjnego lub przekazanie zleceń do systemów informatycznych kooperantów oraz zarządzanie komunikacją z klientem. Takie właśnie funkcjonalności będzie oferował moduł panelu administracyjnego. Poniższe zestawienie przedstawia elementy składowe panelu administracyjnego, który jest integralną częścią wdrażanego systemu B2B: System zarządzania uprawnieniami ACL. Przyjmowanie zleceń z ZN do systemu windykacyjnego lub systemu prawnego kancelarii. Zarządzanie kontami Partnerów i użytkowników.
Strona15 Zarządzanie bazą wiedzy i informacjami statycznymi. Zarządzanie automatycznymi wysyłkami komunikatów. Ustawienia konfiguracyjne. Zarządzanie scenariuszami windykacyjnymi. Zarządzanie listą monitorowanych kontrahentów i należności. Zarządzanie komunikacją z klientem. Licencja na moduł systemu B2B - moduł WebAPI Będzie to moduł stanowiący interfejs programowy (API) pomiędzy tworzonym systemem B2B a istniejącym oprogramowaniem. Umożliwi on integrację systemu informatycznego kooperanta krajowego (np. kancelarii prawnej) z systemem Zarządzania Należnościami w celu uzyskiwania zleceń usług od klientów Zamawiającego i publikacji informacji dla klientów Zamawiającego (raportów o postępie spraw). W ten sposób, dzięki modułowi WebAPI, możliwe będzie częściowe udostępnienie klientom partnerów funkcjonalności webowego systemu Zarządzania Należnościami. Moduł WebAPI umożliwi również integrację wewnętrznego systemu windykacyjnego Zamawiającego z systemem partnera. Moduł WebAPI zostanie przygotowany wraz z pozostałymi modułami, wchodzącymi w skład systemu B2B. Dzięki temu zostanie zapewniona pełna kompatybilność Modułu WebAPI z pozostałymi modułami systemu B2B. Moduł ten zostanie również dostosowany do wewnętrznych systemów informatycznych Zamawiającego i kooperanta krajowego kancelarii prawnej. Wdrożenie modułu WebAPI będzie się wiązało z wykonaniem drobnych prac programistycznych po stronie partnera, które umożliwią wywoływanie udostępnionych przez moduł WebAPI procedur z poziomu systemu informatycznego partnera. Podobne zmiany będą musiały być wykonane przez Zamawiającego w wewnętrznym systemie windykacyjnym. Poniższe zestawienie przedstawia elementy składowe moduł WebApi, który jest integralną częścią wdrażanego systemu B2B: Integracja Systemu Zarządzania Należnościami z wewnętrznym systemem windykacyjnym, w celu obsługi procesów i zleceń z ZN przez EULEO. Integracja systemu informatycznego Partnera z systemem ZN w celu uzyskiwania zleceń usług od klientów partnera i publikacji informacji dla klientów partnera (raportów o postępie spraw). Udostępnienie klientom partnera części funkcjonalności systemu. Licencja na moduł systemu B2B - moduł zarządzania i udostępniania dokumentacji Moduł ten umożliwi udostępnianie i zarządzanie dokumentami w postaci cyfrowej oraz odpowiednie oznaczenie cyfrowe dokumentów, m.in. ze względu na klienta, dłużnika, prowadzoną sprawę. Umożliwi on powiązanie dokumentów w postaci cyfrowej ze zleceniami Partnerów oraz publikowanie i zarządzanie dokumentami partnerów w Systemie Zarządzania Należnościami. Wykorzystanie dodatkowo modułu WebAPI umożliwi wzajemne importowanie i eksportowanie dokumentów zarówno do jak i z systemu informatycznego Zamawiającego oraz systemu kooperanta. Dotyczy to zarówno dokumentów przetworzonych do postaci cyfrowej w ramach procesu digitalizacji i udostępniania dokumentacji, jak i dokumentów, które znajdują się w systemach informatycznych Zamawiającego i partnerów oryginalnie w postaci cyfrowej. Podstawową jego funkcjonalnością będzie tagowanie dokumentów (ale bez wyszukiwania treści). Dzięki niemu w szczególności możliwe będzie publikowanie dokumentów partnerów i kooperantów w systemie Zarządzania Należnościami (pozwoli to na bieżący wgląd klientów w sprawy), a także pobranie dokumentów Zamawiającego do systemu informatycznego kooperanta. Poniższe zestawienie przedstawia elementy składowe moduł zarządzania i udostępniania dokumentacji, który jest integralną częścią wdrażanego systemu B2B: Moduł powiązania dokumentów w postaci cyfrowej ze zleceniami Partnerów. Publikowanie i zarządzanie dokumentami partnerów w systemie ZN. Analizy przygotowawcze i usługi doradcze: Analiza przedwykonawcza Dokumentacja procesu wytwarzania oprogramowania, specyfikacja wymagań. W ramach tej analizy zostanie wykonany audyt oprogramowania i sprzętu posiadanego przez Zamawiającego. Wykonanie tej analizy umożliwi właściwie dobrać technologie informatyczne do rodzaju, poziomu bezpieczeństwa, wydajności i funkcjonalności planowanego do wytworzenia dedykowanego oprogramowania.
Strona16 Analiza powykonawcza (dokumentacja projektu) Usługa polegająca na wykonaniu analizy powdrożeniowej zainstalowanego oprogramowania, dzięki której zidentyfikowane zostaną ewentualne techniczne problemy i punkty krytyczne działania systemu, oceniona zostanie poprawność konfiguracji i parametryzacji oraz zgodność wdrożenia systemu z harmonogramem i planem kosztów. Ponadto analiza taka pozwoli na sprawdzenie organizacyjnych, funkcjonalnych i informacyjnych parametrów pracy systemu i pozwoli na zdefiniowanie listy ewentualnych koniecznych zmian i wprowadzenia poprawek. Wynikiem analizy będzie dokumentacja wdrożonego systemu. Promocja projektu (w tym informacja o udziale finansowym środków UE) Zamawiający zamierza przeprowadzić działania promocyjne, informujące o realizacji projektu. Działania te zostaną skierowane do firm, które mogą stać się użytkownikami systemu B2B stworzonego w ramach niniejszego projektu. Szczególnie intensywną promocję przewiduje się przeprowadzić wśród firm, które nie są jeszcze klientami Zamawiającego. Promocja również zostanie skierowana do obecnych klientów krajowych, jednak nakłady z nią związane będą znacznie mniejsze Zamawiający wykorzysta bowiem relacje biznesowe, które posiada oraz aktualne kanały komunikacji, w szczególności mailing elektroniczny. Adresatów działań promocyjnych informujących o realizacji projektu, a tym samym o nowopowstałym systemie B2B łączyć będzie zainteresowanie elektronicznymi usługami automatycznego monitoringu i windykacji należności oraz wspomagania decyzji w celu redukcji ryzyka utraty płatności, które będą oferowane przez Zamawiającego za pomocą systemu B2B, który powstanie dzięki realizacji projektu. Zamawiający nie planuje działań promocyjnych na rynkach zagranicznych zmierzających do pozyskania nowych partnerów zagranicznych, gdyż rynek zagraniczny nie jest głównym rynkiem docelowym, na którym Zamawiający zamierza działać. Wykonanie materiałów promocyjnych związanych z projektem. Wykonanie pamiątkowej tablicy informującej o wsparciu wdrożonego oprogramowania z funduszy Unii Europejskiej, stworzenie banneru informacyjnego, który zostanie umieszczony na stronie internetowej Zamawiającego oraz w Systemie Zarządzania Należnościami. Stworzenie filmu instruktażowego prezentującego działanie systemu Stworzenie filmu instruktażowego prezentującego działanie systemu i ukazującego łatwość posługiwania się platformą i jej efektywnego użytkowania. Film musi w pełni wykorzystać wszystkie możliwości przekazu audiowizualnego, mocno działając na percepcje odbiorcy i zapewnić lepsze przyswajanie treści. Dzięki stworzeniu takiego filmu możliwe będzie udostępnienie szerokiemu gronu potencjalnych klientów Zamawiającego materiałów prezentujących możliwości i funkcjonalności wdrożonego systemu, co zaoszczędzi jednocześnie czas i pieniądze, które musiałby przeznaczyć na organizację zewnętrznych lub wewnętrznych szkoleń. Dzięki takiemu filmowi potencjalni klienci szybciej będą w stanie zrozumieć zasady pracy ze systemem, co automatycznie przełoży się na skrócenie czasu nauki i mniejszą ilość uwag i pytań kierowanych do Zamawiającego w zakresie użytkowania systemu. Taki film instruktażowy podniesie również atrakcyjność oferty Zamawiającego. Internetowa kampania promocyjna Zamawiający zamierza reklamować swoje usługi za pomocą działań w Internecie. Przeprowadzenie kampanii promocyjnej, skierowanej do przedsiębiorców, z wykorzystaniem płatnych linków przez okres 2 miesięcy, z całkowitym budżetem na kliknięcia (CPC) 9000 zł. Stworzenie internetowej strony startowej dostępnej dla potencjalnych Partnerów. Stworzenie strony startowej gdzie potencjalni klienci znajdą informacje na temat możliwości wdrażanego systemu (kompendium), poprzez która będą mogli skontaktować się z Zamawiającym oraz zalogować się i uzyskać dostęp do funkcjonalności wdrażanego rozwiązania. Na stronie startowej zostanie umieszczony film instruktażowy. Strona winna być zoptymalizowana pod kątem wyszukiwarek internetowych zgodnie z zasadami SEO.
Szkolenia specjalistyczne W ostatniej fazie realizacji projektu, w siedzibie Zamawiającego, wyłącznie dla pracownika biura obsługi klienta oraz administratora systemu, niezbędne będzie przeprowadzenie specjalistycznego szkolenia z zakresu posługiwania się dedykowanym oprogramowaniem, które zostało spersonalizowane na potrzeby Zamawiającego. Strona17
Strona18 Załącznik nr 4. WYKAZ WYKONANYCH W OKRESIE OSTATNICH DWÓCH LAT PRZED UPŁYWEM TERMINU SKŁADANIA OFERT INTERNETOWYCH PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH. L.p. Nazwa projektu Zamawiający Opis projektu (zakres merytoryczny) 1. 2. 3. 4. Czas realizacji
Strona19 Załącznik nr 5. WYKAZ WYKONANYCH W OKRESIE OSTATNICH DWÓCH LAT PRZED UPŁYWEM TERMINU SKŁADANIA OFERT INTERNETOWYCH KAMPANII PROMOCYJNYCH. L.p. Nazwa kampanii Zamawiający Opis kampanii Czas realizacji 1. 2. 3. 4.