PROGRAM CERTYFIKACJI SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA (Q060)
SPIS TREŚCI Rozdział Tytuł Strona 0. Przedmowa 3 1. Cel i zakres stosowania 3 Cel Zakres stosowania 2. Terminologia 4 3. Certyfikacja na zgodność z normami 4 Systemy zarządzania jakością Systemy zarządzania środowiskowego Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji Inne systemy zarządzania 4. Proces certyfikacji 5 Zapytanie / Wniosek o certyfikację / Oferta / Umowa Audyt i certyfikacja początkowa Pierwszy etap audytu Zespół audytujący Ocena dokumentacji Przygotowanie i plan audytu Drugi etap audytu Działania korygujące Ocena wyników audytu i decyzja o certyfikacji Powiadomienie organizacji o decyzji Certyfikat Wykorzystanie znaku DNVGL i certyfikatu Utrzymanie ważności certyfikatu Audyt dla ponownej certyfikacji Audyty specjalne 5. Zawieszenie ważności i wycofanie certyfikatu 10 Zawieszenie ważności certyfikatu Wycofanie certyfikatu 6. Odpowiedzialność DNV GL BA Poland 10 Poufność Zatrudnianie i kwalifikacje audytorów Zasady przechowywania dokumentów Publikacje dotyczące certyfikacji 7. Odpowiedzialność organizacji 11 Nadzorowanie własnego systemu zarządzania Współpraca z audytorami DNV GL BA Poland Zmiany w systemie zarządzania organizacji Komunikowanie się poprzez e-mail Skargi na organizację 8. Wprowadzenie zmian do wymagań certyfikacyjnych 12 9. Czas i koszty procesu certyfikacji 12 10. Odwołania 12 Odwołania, reklamacje, sprawy sporne 11. Komitet ekspertów 12 Załącznik I Schemat procesu certyfikacji (audyt certyfikacyjny) 13 Załącznik II Schemat procesu utrzymania certyfikacji 14 Załącznik III Przykłady wykorzystania znaku DNV GL 15 Załącznik IV Wydanie certyfikatu 16 DNV GL BA Page 2 of 16 2 P a g e
0. PRZEDMOWA DNV GL BA Poland Sp. z o.o. (DNV GL BA) wchodzi w skład DNV GL BA Group. Kapitał zakładowy DNV GL BA podzielony jest między dwóch udziałowców: 99,00% DNV GL BA Group AS 1% DNV GL Group AS DNV GL BA Poland jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością podlegającą prawu polskiemu i zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym, Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000355591. Działalność firmy polega na certyfikacji systemów zarządzania przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych. Nasze usługi certyfikacyjne są dostępne na całym świecie dla wszystkich organizacji, które uznają zasady określone w niniejszym Programie certyfikacji systemów zarządzania, i złożyły wniosek o certyfikację. Zgodnie z przyjętą polityką, DNV GL BA deklaruje niezależność i bezstronność oraz prowadzi certyfikację systemów zarządzania w oparciu o własny system zarządzania i personel o odpowiednich kwalifikacjach. DNV GL BA zobowiązuje się, że nie będzie podzlecać na zewnątrz żadnego pełnego procesu certyfikacji. Wyznaczeni w procesie certyfikacji audytorzy/personel oceniający mają obowiązek wykonywać przydzielone im zadania niezależnie od opinii osób trzecich, wyłącznie w oparciu o posiadaną wiedzę i obowiązujące zasady systemu certyfikacji. Przeprowadzają oni swoje działania zachowując następujące zasady: Równego traktowania wszystkich organizacji, tzn. unikania jakiejkolwiek dyskryminacji narodowości, przedsiębiorstw czy osób Wykluczenia usług konsultacyjnych w zakresie wdrożenia i utrzymania systemów zarządzania zgodnie z normą EN ISO/IEC 17021:2011 Ścisłego oddzielenia audytowania od podejmowania decyzji o certyfikacji systemu zarządzania organizacji Ścisłego przestrzegania poufności informacji Usługi DNV GL BA mają przyczyniać się do dalszego rozpowszechniania myślenia w kategoriach jakości oraz ułatwiać klientom dostosowanie do zmieniających się wymagań rynku. 1. CEL I ZAKRES STOSOWANIA Cel Niniejszy Program certyfikacji systemów zarządzania opisuje procedury stosowane w procesie certyfikacji zgodności systemu zarządzania. Celem tego opisu jest przekazanie zainteresowanym organizacjom informacji na temat istotnych dla nich elementów składających się na proces certyfikacji. Program ten powstał w oparciu o normę EN ISO/IEC 17021:2011 oraz ISO/IEC 27006:2011. Zakres stosowania Niniejszy program stosuje się w certyfikacji systemów zarządzania firm, instytucji, przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych zgodnie z zakresem akredytacji. Nie oferujemy usług certyfikacyjnych nieakredytowanych w obszarze, w którym posiadamy akredytację. DNV GL BA Page 3 of 16 3 P a g e
2. TERMINOLOGIA Zastosowane w dokumentacji DNV GL BA pojęcia zostały zaczerpnięte z aktualnie obowiązujących wydań następujących norm: EN ISO/IEC 17021 ISO 9000 ISO 14004 ISO/IEC 27006 ISO/IEC 17000 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania Systemy zarządzania jakością Podstawy i terminologia Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających Technika informatyczna Technika bezpieczeństwa Wymagania dla jednostek prowadzących audyt i certyfikację systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji Ocena zgodności -Terminologia i ogólne zasady W oparciu o wymienione normy, przedstawiono poniżej najważniejsze terminy pomocne w zrozumieniu tekstu: W całym tekście, jeśli jest to możliwe, mowa jest o normach ISO (np. PN-EN ISO ISO). Organizacja (zleceniodawca względnie kontrahent DNV GL BA): Strona odpowiedzialna za wyrób, proces lub usługę i zdolna do zapewnienia, że stosuje system zarządzania. Definicję tę można stosować do spółek kapitałowych i osobowych, wszelkiego rodzaju instytucji i organizacji użyteczności publicznej, związków, stowarzyszeń lub ich części, jak również kombinacji wymienionych. Organizacja może być państwowa lub prywatna. Jednostka certyfikująca (DNV GL BA): Bezstronna trzecia strona audytująca i certyfikująca system zarządzania organizacji na podstawie obowiązujących norm dotyczących systemów zarządzania oraz uzupełniających dokumentów wymaganych w ramach systemu. Dokument certyfikacji (certyfikat): Dokument potwierdzający, że system zarządzania organizacji jest zgodny z określonymi normami dotyczącymi systemów zarządzania oraz z uzupełniającymi dokumentami wymaganymi w ramach systemu. System certyfikacji (Q060 i procedury wewnętrzne): System posiadający własne reguły postępowania i kierownictwo, który służy do dokonania oceny w celu wydania certyfikatu i utrzymania jego ważności w przyszłości. Certyfikacja: Badanie i ocena systemu zarządzania organizacji w celu potwierdzenia zgodności z wybraną normą. Audytor: Osoba mająca kompetencje do przeprowadzania audytu Audyt: Systematyczny, niezależny i udokumentowany proces, którego zadaniem jest uzyskanie dowodów z auditu i ich obiektywna ocena w celu ustalenia, w jakim stopniu spełnione są kryteria auditu. Norma: Normy, przepisy, zasady itp., na których oparty jest proces certyfikacji (w niniejszym tekście nazywane normą). 3. CERTYFIKACJA NA ZGODNOŚĆ Z NORMAMI Systemy zarządzania jakością Certyfikacja systemów zarządzania jakością jest w prowadzona w oparciu o wymagania normy ISO 9001:2008. W zależności od struktury organizacji oraz oferowanych produktów możliwe jest wyłączenie jednego lub więcej wymagań. Takie wyłączenia są ograniczone do wymagań zawartych w części 7 normy. Systemy zarządzania środowiskowego Certyfikacja systemów zarządzania środowiskowego jest prowadzona w oparciu o wymagania normy ISO 14001:2004. DNV GL BA Page 4 of 16 4 P a g e
Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy Certyfikacja systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy jest certyfikowana w oparciu o wymagania: BS OHSAS 18001:2007 PN-N-18001:2004 System zarządzania bezpieczeństwem informacji Certyfikacja systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji jest prowadzona w oparciu o wymagania normy ISO/IEC 27001:2005 Inne systemy zarządzania - Żywność: HACCP, ISO 22000 - Bezpieczeństwo: ISO 28000, TAPA - Energią: ISO 50001 Wybierając daną normę, organizacja musi wziąć pod uwagę określone w tej normie wymagania. Wskazówka: DNV GL BA oferuje również, we współpracy z innymi firmami grupy DNV GL BA, certyfikację systemów zarządzania pod zagranicznymi akredytacjami lub certyfikację nieakredytowaną. 4. PROCES CERTYFIKACJI Certyfikacja lub badanie i ocena, prowadzone w celu potwierdzenia zgodności z wybraną normą, zasadniczo składają się z następujących etapów: oceny dokumentacji systemu zarządzania, ocena spełnienia wymagań wybranej normy na miejscu. Proces certyfikacji jest procesem ciągłym, stąd też po audycie certyfikującym (IA), niezbędne jest regularne przeprowadzanie audytów w nadzorze (PA) oraz audytu ponownej certyfikacji (RA). W związku z tym w ciągu trzyletniego umownego okresu certyfikacji odbywa się jeden audyt certyfikacyjny lub audyt ponownej certyfikacji oraz dwa audyty w nadzorze. Załącznik I i załącznik II przedstawiają główne zasady procesu certyfikacji. Kolejne paragrafy zawierają opis niezbędnych elementów składających się na proces audytu certyfikacyjnego, jak również opis działań służących utrzymaniu ważności certyfikatu na przykładzie certyfikacji systemu zarządzania jakością na zgodność z normą ISO 9001. Dla pozostałych systemów zarządzania obejmujących np. środowisko, bezpieczeństwo informacji, żywności czy BHP obowiązują wymagania stosownych norm i/lub innych regulacji. Zapytanie / Wniosek o certyfikację / Oferta / Umowa Odpowiedź na ustne bądź pisemne zapytania dotyczące certyfikacji następuje poprzez przesłanie materiałów informacyjnych lub skierowanie na stronę internetową DNV GL BA. W skład materiałów informacyjnych wchodzą dokumenty opisujące proces certyfikacji oraz wniosek o certyfikację, którego wypełnienie pozwolą zebrać informacje niezbędne do przygotowania oferty. Przed sporządzeniem oferty dokonywany jest przegląd otrzymanego wniosku w celu ustalenia czy uzyskane informacje są wystarczające do przeprowadzenia audytu oraz czy wymagania certyfikacyjne są wyraźnie określone i udokumentowane jak również czy wszystkie różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy DNV GL BA a wnioskującą organizacją zostały wyjaśnione. Dokonywana jest również ocena posiadanych kompetencji i możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji we wnioskowanym zakresie. Do oferty dołączone są Program certyfikacji systemów zarządzania (Q060). Po przyjęciu przez wnioskującego przedstawionej oferty oraz podpisaniu umowy na certyfikację systemu zarządzania podejmowane są następujące działania: pisemne potwierdzenie przyjęcia zlecenia i przydzielenie numeru klienta (baza ConCert), umieszczenie podpisanej umowy w systemie komputerowym wraz z wnioskiem o certyfikację i ofertą (podstawowe dane, terminy), wstępne planowanie procesu (nawiązanie kontaktu, terminy, planowanie składu zespołu audytującego przy uwzględnieniu wybranej normy) Audyt i certyfikacja początkowa Audyt początkowej certyfikacji przeprowadzany jest w dwóch etapach. DNV GL BA Page 5 of 16 5 P a g e
Zespół audytujący Jednostka certyfikująca wyznacza audytora wiodącego i, jeśli jest taka potrzeba, członków zespołu audytującego. Zapewnia się, że spełnione będą ogólne kryteria kwalifikowania audytorów. Przynajmniej jeden członek zespołu audytującego posiada doświadczenie w branży, w której działa organizacja audytowana. Organizacja jest na czas powiadamiana o wyznaczeniu audytora wiodącego jako osoby kontaktowej. Pierwszy etap audytu Ocena dokumentacji Najpóźniej 6 tygodni przed audytem początkowej certyfikacji organizacja ma obowiązek przedstawić DNV GL BA do oceny aktualny egzemplarz dokumentacji systemu zarządzania. Przedstawiona do oceny dokumentacja musi spełniać wymagania określone w wybranej normie. Musi ona zawierać informacje niezbędne do prawidłowego zaplanowania audytu. Pierwszy etap audytu przeprowadzany jest w celu: oceny dokumentacji systemu zarządzania klienta oceny statusu klienta i zrozumienia przez niego wymagań normy zebrania niezbędnych informacji dotyczących struktury i zakresu systemu zarządzania, realizowanych procesów oraz związanych aspektów jakościowych, środowiskowych i prawnych działalności klienta oceny czy są planowane i realizowane audyty wewnętrzne i przeglądy zarządzania, gotowości klienta do przystąpienia do drugiego etapu oraz zebrania danych do zaplanowania drugiego etapu audytu Pierwszy etap audytu przeprowadzany jest w lokalizacji klienta (obowiązkowo dla systemu zarządzania środowiskowego). Po zakończeniu pierwszego etapu audytu audytor wiodący przygotowuje raport zawierający ustalenia z audytu ze wskazaniem obszarów, które mogą być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas drugiego etapu audytu. Przerwa pomiędzy audytem pierwszego i drugiego etapu nie może być większa niż 6 miesięcy. Przygotowanie i plan audytu We współpracy z organizacją audytor wiodący przygotowuje plan audytu i w odpowiednim terminie informuje pisemnie organizację. Plan audytu zawiera wszystkie wymagane informacje potrzebne organizacji do przygotowania się do audytu. Jeżeli jest to niezbędne, możliwe jest przeprowadzenie przygotowawczego, nieformalnego spotkania w organizacji. Drugi etap audytu Audyt rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, w którym bierze udział kierownictwo organizacji i jego przedstawiciel. Celem spotkania otwierającego jest: ustalenie oficjalnych sposobów komunikacji między zespołem audytującym i osobami odpowiedzialnymi w organizacji, osiągnięcie porozumienia w sprawie przebiegu i zakresu procesu certyfikacji, potwierdzenie, że zakres audytu daje audytorom gwarancję zebrania możliwych do oceny wyników, złożenie deklaracji o zachowaniu poufności i niezależności zespołu audytującego. W towarzystwie wyznaczonych przedstawicieli organizacji, audytorzy przeprowadzają audyt w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Jeżeli nie pojawiają się szczególne powody zmuszające do zmiany planu audytu, audyt prowadzony jest zgodnie z planem i dodatkowymi ustaleniami poczynionymi w trakcie spotkania otwierającego. Celem audytu drugiego etapu jest zgromadzenie obiektywnych dowodów potwierdzających, że system zarządzania klienta spełnia wymagania stosownej normy(m) oraz dokonanie oceny stopnia wdrożenia i skuteczności systemu zarządzania. Oceny dokonuje się poprzez rozmowy z pracownikami na stanowiskach pracy i poprzez wgląd w dokumenty / zapisy organizacji. Wyniki są zapisywane (protokoły z audytu, karty niezgodności). W zależności od rodzaju i ilości wykrytych niezgodności dzielą się one na: małe niezgodności DNV GL BA Page 6 of 16 6 P a g e
Zasadnicze wymagania normy są spełnione, ale jeden lub kilka pojedynczych błędów osłabia skuteczność systemu zarządzania. duże niezgodności Wymagania stawiane systemowi zarządzania są niewystarczająco uregulowane bądź istniejące regulacje są niewystarczająco stosowane. Niezgodność taka może uniemożliwić działanie systemu zarządzania. Liczne małe niezgodności, które łącznie mogą uniemożliwić działanie systemu zarządzania, uważa się za dużą niezgodność, oraz inne sytuacje budzące poważne wątpliwości co do zdolności systemu zarządzania do osiągnięcia zaplanowanych wyników. Po zakończeniu audytu audytor wiodący ustnie informuje organizację o wynikach audytu. Zespół audytujący może wyrazić swoją rekomendację w sprawie udzielenia certyfikacji, ale nie ma uprawnień do wydania ostatecznej decyzji o certyfikacji. Po zakończeniu audytu audytor wiodący przygotowuje pisemny raport z audytu, który zawiera wyniki audytu jak również inne ważne szczegóły. Niezgodności stwierdzone podczas audytu są dołączone do raportu z audytu w formie kart niezgodności. Działania korygujące Jeśli podczas audytu stwierdzono niezgodności w stosunku do wymagań wybranej normy, organizacja musi podjąć działania korygujące i określić terminy usunięcia niezgodności. Planując działania korygujące należy wziąć pod uwagę fakt, że wszystkie niezgodności muszą być usunięte przed wydaniem lub potwierdzeniem ważności certyfikatu. Potwierdzenie usunięcia niezgodności może nastąpić poprzez przedłożenie odpowiednich dowodów, na przykład planów działania, instrukcji i zapisów, lub poprzez dodatkowy audyt. Audytor wiodący ocenia zaproponowane działania korygujące i terminy ich przeprowadzenia. Jeżeli rodzaj i zakres zaproponowanych działań korygujących oraz dostarczone dowody nie pozwalają na ostateczną ocenę, audytor wiodący prosi o przedstawienie dalszych dowodów lub zaleca przeprowadzenie dodatkowego audytu w celu sprawdzenie skuteczności podjętych działań korygujących. Uwaga: W szczególnych przypadkach i pod poniżej wymienionymi warunkami możliwe jest połączenie Etapu I i Etapu II audytu certyfikacyjnego: mała organizacja (poniżej 10 osób) niska złożoność organizacji tj. niski poziom aspektów środowiskowych raz niski poziom ryzyka BHP organizacja miała certyfikowany system zarządzania w sytuacji gdy rozdzielenie etapu I i etapu II spowodowałby nadmierny poziom kosztów podróży W przypadku Systemu Zarządzania Energią: Etap II audytu certyfikacyjnego może się rozpocząć tylko w sytuacji gdy organizacja można przedstawić zapisy działań z 3 miesięcy (zaczynając od przeglądu zarządzania) Podczas spotkania zamykającego powinna brać udział osoba odpowiedzialna za główne funkcje objęte audytem Raport podsumowuje wyniki ze wszystkich wymagań normy Dodatkowa lista dokumentów musi być zapisana jako część raportu. Raport powinien określać kluczowe aspekty dla następnego audytu Etap I i Etap II może być połączony dodatkowo do wyżej wymienionych punktów, jeżeli firma ma wdrożony system zarządzania środowiskowego, który bierze pod uwagę aspekty energetyczne Ocena wyników audytu i decyzja o certyfikacji Ustalenia oraz wnioski z audytu (raporty z audytów, komentarze do podjętych działań korekcyjnych czy planowanych lub zrealizowanych działań korygujących są przekazywane niezależnemu audytorowi, który nie brał udziału w procesie. Audytor ten sprawdza i ocenia, czy otrzymana dokumentacja z audytu jest odpowiednia, czy pozwala prześledzić opisane dowody i podjęte decyzje oraz czy jest zgodna z procedurami DNV GL BA. Audytor wiodący udziela odpowiedzi na pytania pojawiające się w trakcie sprawdzenia i oceny. Niezależny audytor przekazuje wyniki swojej oceny kierownikowi jednostki certyfikującej jako wskazanie odnośnie decyzji o certyfikacji. Kierownik jednostki certyfikującej, w oparciu o przygotowaną dokumentację, podejmuje decyzję w DNV GL BA Page 7 of 16 7 P a g e
sprawie wydania certyfikatu. Jeśli choć jedna niezgodność jest otwarta, nie można wydać, ani potwierdzić ważności certyfikatu. Powiadomienie organizacji o decyzji Organizacja otrzymuje od DNV GL BA wyniki ostatecznej oceny audytu wraz z raportem z audytu i z certyfikatem. Pismo zawiera również decyzję dotyczącą wydania / utrzymania / zawieszenia certyfikatu. Jeżeli DNV GL BA stwierdzi, że wyniki oceny nie pozwalają na wydanie certyfikatu, organizacja jest o tym informowana na piśmie wraz z uzasadnieniem decyzji. Organizacja ma prawo odwoływać się od decyzji DNV GL BA. Certyfikat Certyfikat jest ważny trzy lata, licząc od daty wystawienia (daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji), pod warunkiem potwierdzenia jego ważności podczas corocznych audytów w nadzorze. W certyfikacie podana jest nazwa organizacji, jej adres oraz zakres certyfikacji. Jeżeli certyfikacją objęte są również oddziały przedsiębiorstwa, możliwe jest wydanie dla nich dodatkowych certyfikatów. Dla systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji na certyfikacie podana jest informacja o aktualnie obowiązującej wersji deklaracji stosowania. Wykorzystanie znaku DNV GL i certyfikatu Wykorzystanie przez organizację znaku DNV GL i certyfikatu jest uregulowane w dokumencie Wytyczne do stosowania znaku DNVGL. Prosimy zwrócić uwagę na zamieszczone tam wskazówki. Utrzymanie ważności certyfikatu DNV GL BA przyjmuje zasadę ciągłości udzielonej certyfikacji o ile spełniane są określone w umowie o certyfikację warunki. Jednym z warunków utrzymania ważności certyfikatu jest przeprowadzanie corocznych audytów w nadzorze. Celem audytu w nadzorze jest potwierdzenie spełnienia wymagań stanowiących kryteria oceny jak również wymagań określonych w umowie o certyfikację. Terminy audytów w nadzorze powinny być planowane w okresie od 9 do 12 miesięcy od daty ostatniego dnia drugiego etapu audytu. W szczególnych przypadkach może zaistnieć konieczność przeprowadzenia audytów kontrolnych w krótszych odstępach czasu. Najpóźniej 6 tygodni przed audytem w nadzorze należy przekazać DNV GL BA aktualną dokumentację. Wszystkie dokonane zmiany powinny być zaznaczone. Nowe wydania lub częściowe zmiany dokumentacji są sprawdzane i oceniane w ramach auditu kontrolnego. Jeżeli w trakcie audytu w nadzorze DNV GL BA stwierdzi, że system zarządzania organizacji nie spełnia wymagań wybranej normy (wykryto niezgodności), organizacja powinna przeprowadzić w ustalonym terminie działania korygujące. DNV GL BA ma obowiązek ocenić i sprawdzić, czy zaproponowane działania korygujące wystarczą do utrzymania ważności certyfikatu. Wyniki przedstawiane są w ostatecznym raporcie z oceny. Jeżeli audyt w nadzorze nie może być zakończony w terminie lub w momencie ostatecznej oceny niektóre niezgodności są w dalszym ciągu otwarte, certyfikat musi zostać zawieszony (patrz rozdział 6). Audyt dla ponownej certyfikacji W odpowiednim terminie, przed utratą ważności certyfikatu, organizacja otrzymuje ofertę na certyfikację na następny okres umowny. Jeżeli organizacja akceptuje ofertę, na podstawie otrzymanego formalnego zlecenia DNV GL BA przeprowadza audyt dla ponownej certyfikacji. Zaleca się tak ustalać termin audytu w taki sposób, aby audyt i ostateczna ocena mogły być dokonane przed utratą ważności certyfikatu. W ten sposób zapewniona jest ciągła ważność certyfikatu. Najpóźniej 6 tygodni przed audytem dla ponownej certyfikacji należy przekazać DNV GL BA aktualną dokumentację. DNV GL BA ocenia dokumentację w trakcie przygotowań do audytu. Przed audytem ponownej certyfikacji należy sprawdzić czy wymagany jest Etap I audytu (dot. 17021:9.4.1.3). Działania audytowe mogą wymagać przeprowadzenia etapu I w sytuacji znaczących zmian w systemie zarządzania, u klienta, w kontekście w którym działa system zarządzania np. zmiany legislacyjne. Celem audytu dla ponownej certyfikacji jest potwierdzenie stałej zgodności i skuteczności systemu zarządzania jako całości oraz jego stałej odpowiedniości i przydatności do zakresu certyfikacji. DNV GL BA Page 8 of 16 8 P a g e
Audyt dla ponownej certyfikacji powinien uwzględniać wyniki funkcjonowania systemu zarządzania w okresie objętym certyfikacją oraz powinien obejmować przegląd raportów z poprzednich audytów w nadzorze. W przypadku wystąpienia znaczących zmian w systemie zarządzania, w organizacji lub w kontekście w którym działa system zarządzania (np. zmian legislacyjnych) może zaistnieć konieczność przeprowadzenia pierwszego etapu audytu. Po pozytywnym zakończeniu audytu dla ponownej certyfikacji wydawany jest nowy certyfikat, ważny kolejne trzy lata. Aktualizowana jest także umowa (załącznik do umowy). Jeżeli audyt dla ponownej certyfikacji nie może być zakończony w terminie lub w momencie ostatecznej oceny niektóre niezgodności są w dalszym ciągu otwarte, certyfikat nie może być odnowiony. W wyjątkowych wypadkach proces ponownej certyfikacji łącznie z ostateczną decyzją może być zakończony w okresie 6. miesięcy po terminie ważności certyfikatu. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje przeprowadzeniem pełnego audytu certyfikacyjnego. W takim przypadku nie jest możliwe zapewnienie ciągłości ważności certyfikatu. Nowy certyfikat wydawany jest od daty podjęcia decyzji o ponownej certyfikacji (w sytuacji gdzie audyt odbył się po terminie ważności certyfikatu), do daty utraty ważności poprzedniego certyfikatu plus 3 lata. Firma do czasu ponownej certyfikacji nie może używać certyfikatu DNV GL oraz znaku certyfikacji DNV GL w celach marketingowych. Audyty specjalne Rozszerzenie zakresu W celu rozszerzenia zakresu certyfikacji (np. o nowe lokalizacje, nowe procesy wyroby czy usługi) może być konieczne przeprowadzenie audytu rozszerzającego zakres certyfikacji. Po otrzymaniu niezbędnych informacji DNV GL BA przedstawi warunki rozszerzenia zakresu certyfikacji. Audyt rozszerzający może być przeprowadzony w ramach audytu w nadzorze lub jako oddzielny. Audyty z krótkim terminem powiadamiania Audyty z krótkim terminem powiadamiania mogą być przeprowadzone w następujących sytuacjach, po pierwsze w celu potwierdzenie wymagań akredytacyjnych oraz w sytuacjach specjalnych takich jak np. wystąpienia skarg na funkcjonowanie systemu zarządzania, istotnych zmian w organizacji mających wpływ na certyfikację czy w ramach postępowania z klientami zawieszonymi. Audyty z krótkim terminem powiadamiania będą przeprowadzane w oparciu o mającą zastosowanie normę, jakkolwiek nie dotyczy to audytów specjalnych. Audyty przeprowadzane w sytuacjach specjalnych będą przeprowadzane w sposób opisany w niniejszym dokumencie z uwzględnieniem szczegółowych, mających zastosowanie, uwarunkowań o których organizacja zostanie powiadomiona z odpowiednim wyprzedzeniem. Obowiązkiem organizacji jest umożliwienie przeprowadzenia takich audytów. W przeciwnym wypadku DNV GL BA zastrzega sobie prawo do zawieszenia lub wycofania certyfikatu. Audyty związane z przeniesieniem certyfikacji W przypadku przenoszenia akredytowanej certyfikacji pomiędzy jednostkami certyfikującymi a DNV GL BA obowiązuje następująca procedura: przedłożenie przez organizację dokumentów obejmujących ważny certyfikat, raporty z audytu certyfikującego lub ponownej certyfikacji oraz kolejnych audytów w nadzorze oraz wszystkich otwartych niezgodności dokonanie przez DNV GL BA przeglądu dostarczonych dokumentów celem wyjaśnienia ewentualnych problemów zaplanowanie i przeprowadzenie audytu w nadzorze lub ponownej certyfikacji. Jeżeli nie są dostępne raporty z ostatniego audytu certyfikacyjnego, lub ponownej oceny, lub z kolejnych audytów w nadzorze, lub jeżeli audyt w nadzorze jest zaległy, wówczas organizacja jest traktowana jak nowy klient. Podjęcie decyzji o certyfikacji. Szczegółowe wymagania określa dokument IAF MD 2:2007. Audyty połączone/zintegrowane Audyty połączone nie są to audyty zintegrowanego systemu zarządzania, są to audyty, które odbywają się w tym samym czasie. W przypadku audytów zintegrowanych można zastosować redukcję czasu audytu w zależności od poziomu integracji systemu zarządzania klienta oraz zdolności do przeprowadzenia auditu zintegrowanego.szczegółowe wymagania określa dokument MD IAF 11:2013 oraz Instrukcja Wyznaczanie wymaganego czasu audytu zintegrowanego. DNV GL BA Page 9 of 16 9 P a g e
5. ZAWIESZENIE WAŻNOŚCI I WYCOFANIE CERTYFIKATU Zawieszenie ważności certyfikatu W przypadku naruszenia przez organizację niniejszych zasad certyfikacji, DNV GL BA może, po gruntownym zbadaniu charakteru sprawy, zawiesić na określony czas certyfikat. Okres zawieszenia nie może być dłuższy niż 90 dni. Może to nastąpić w przypadku, gdy: podczas audytu w nadzorze stwierdzono, że organizacja nie przestrzegała / nie wykonała uzgodnionych działań korygujących; nie jest jednak konieczne natychmiastowe odebranie przyznanego certyfikatu, audyt w nadzorze nie mógł być przeprowadzony we właściwym terminie (max. 2 miesiące po terminie), organizacja jest w trakcie postępowania układowego lub upadłościowego, organizacja nie zaprzestała wykorzystywania w niedozwolony sposób certyfikatu, znaku DNV GL lub znaku jednostki akredytującej, organizacja zalega z płatnościami, organizacja nie przestrzega wymagań określonych w umowie na certyfikację, organizacja złożyła dobrowolny wniosek Decyzja o zawieszeniu certyfikatu przekazywana jest organizacji na piśmie. Organizacja ma prawo odwoływać się od decyzji o zawieszeniu ważności certyfikatu. Zawieszenie ważności certyfikatu jest okresowe i kończy się przywróceniem ważności bądź odebraniem certyfikatu. DNV GL BA przywraca ważność certyfikatu, jeśli organizacja dowiedzie, że w ustalonym czasie usunęła stwierdzone nieprawidłowości. W okresie zawieszenia organizacja nie może używać certyfikatu oraz znaku certyfikacji DNV GL. Zawieszenie nie powinno przekraczać 3 miesięcy. Wycofanie certyfikatu Jeżeli organizacja, mimo żądania DNV GL BA, nie wypełnia swoich obowiązków, np. z powodów wymienionych w paragrafie dotyczącym zawieszenia certyfikatu, DNV GL BA, w związku z naruszeniem warunków umowy, wycofuje organizacji certyfikat. Odebranie certyfikatu może nastąpić również, gdy: audyt w nadzorze dowiódł, że istotne wymagania systemu zarządzania przestały być spełniane i nie mogą być spełnione w niedalekiej przyszłości, organizacja złożyła formalny wniosek o wycofanie certyfikatu, organizacja na dłuższy czas zrezygnowała z danego produktu, procesu lub usługi, organizacja nie wypełnia, związanych z certyfikacją systemu zarządzania, zobowiązań finansowych wobec DNV GL BA, warunki umowy o certyfikację są naruszane w inny sposób. Informacja o odebraniu certyfikatu jest przekazywana organizacji na piśmie. Organizacja ma prawo odwoływać się od decyzji o odebraniu certyfikatu zgodnie z rozdziałem 10. 6. ODPOWIEDZIALNOŚĆ DNV GL BA Poufność DNV GL BA zobowiązuje się, że wszelkie informacje i dokumenty udostępnione przez organizację, będzie traktować jako poufne. Informacje o danym produkcie lub danej organizacji będą przekazywane osobom trzecim wyłącznie po otrzymaniu pisemnej zgody organizacji. W przypadku, gdy przekazanie informacji osobom trzecim odbywa się z mocy obowiązującego prawa, w ramach tego prawa organizacja będzie powiadamiana o przekazaniu takich informacji. Zatrudnianie i kwalifikacje audytorów DNV GL BA wybiera do certyfikacji systemów zarządzania audytorów o wymaganych kwalifikacjach i odpowiednim doświadczeniu zawodowym. Dzięki wewnętrznym i zewnętrznym szkoleniom wiedza pracowników jest stale utrzymywana na wymaganym poziomie. Audytorzy i osoby oceniające uczestniczące w danym procesie certyfikacji, nie mogą świadczyć usług konsultacyjnych na rzecz organizacji w zakresie tworzenia, wdrażania utrzymania systemu zarządzania. Dozwolone jest wyjaśnianie wątpliwości dotyczących procesu certyfikacji. DNV GL BA Page 10 of 16 10 P a g e
Członkami zespołu audytującego mogą być audytorzy zewnętrzni i eksperci. Organizacja, w uzasadnionych przypadkach, może sprzeciwić się zatrudnieniu danego audytora bądź eksperta. W takim przypadku DNV GL BA zrezygnuje z wyznaczenia danej osoby. Wszyscy audytorzy i eksperci są zobowiązani umową do zachowania poufności. Zasady przechowywania dokumentów DNV GL BA przechowuje wszystkie materiały, dokumenty i raporty dotyczące certyfikacji przez okres 3. lat licząc od daty zakończenia umowy tj. aktualny cykl plus jeden cykl certyfikacji Publikacje dotyczące certyfikacji DNV GL BA utrzymuje bazę danych organizacji, których systemy zarządzania są certyfikowane przez DNV GL BA. W przypadku odebrania certyfikatu zgodnie z rozdziałem 6, nazwa organizacji jest oznaczana jako nieaktywna. Baza danych jest dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron. 7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZACJI Nadzorowanie własnego systemu zarządzania Certyfikując system zarządzania organizacja zobowiązuje się, poprzez regularne i udokumentowane audyty wewnętrzne, sprawdzać skuteczność swojego systemu zarządzania. W przypadku stwierdzenia, że nie jest przestrzegana wybrana norma lub określone w umowie warunki, organizacja jest zobowiązana samodzielnie podjąć stosowne działania korygujące. Bieżący nadzór DNV GL BA nie zwalnia organizacji z tego obowiązku. W przypadku certyfikacji systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji organizacja jest zobowiązana do udostępniania na życzenie jednostki certyfikującej zapisów wszystkich skarg i działań korygujących podjętych zgodnie z wymaganiami ISO/IEC 27001. Współpraca z audytorami DNV GL BA Organizacja zobowiązuje się, że umożliwi DNV GL BA terminowe przeprowadzenie audytów i udzieli audytorom wsparcia koniecznego do przeprowadzenia audytów. Organizacja zapewni audytorom szeroki dostęp do produktów i usług objętych zakresem certyfikacji i umożliwi wgląd, w określonych granicach, do dotyczących ich materiałów. Jeżeli DNV GL BA będzie musiała, w celu utrzymania własnej akredytacji, przeprowadzić audyt,w którym jako obserwatorzy uczestniczyć będą przedstawiciele jednostki akredytującej, organizacja umożliwi przeprowadzenie takiego audytu. Zmiany w systemie zarządzania organizacji Organizacja jest zobowiązana do niezwłocznego informowania DNV GL BA o zmianach w systemie zarządzania lub innych zmianach mających wpływ na zakres certyfikacji, jak na przykład: zmiany organizacyjne (zmiana nazwy, przeniesienie siedziby, zakup lub sprzedaż przedsiębiorstwa bądź jego części, postępowanie układowe lub upadłościowe, jeśli mają one wpływ na uzgodniony zakres certyfikacji, itp.), zmiany głównego profilu działalności, głównych produktów lub głównych usług, znaczące zmiany dokumentacji. DNV GL BA sprawdza zmiany. W zależności od ich rodzaju i zakresu może zaistnieć konieczność przeprowadzenia dodatkowego audytu. Komunikowanie się poprzez e-mail DNV GL BA zastrzega sobie prawo do komunikowania się z klientem za pośrednictwem poczty e-mail. Obowiązkiem organizacji jest poinformowanie DNV GL BA w przypadku kiedy nie wyraża zgody wykorzystywania poczty e-mail do celów komunikacji. Skargi na organizację Wszystkie reklamacje dotyczące systemu zarządzania organizacji i odnoszące się do ważnego certyfikatu powinny być rejestrowane i przekazywane do DNV GL BA. Organizacja powinna poinformować DNV GL BA o podjętych działaniach. Zgodnie z wymaganiami akredytacyjnymi DNV GL BA może rozważyć konieczność przeprowadzenia specjalnego audytu w celu weryfikacji skuteczności funkcjonującego systemu zarządzania. DNV GL BA Page 11 of 16 11 P a g e
8. WPROWADZENIE ZMIAN DO WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH System certyfikacji DNV GL BA oparty jest o normy wymienione w rozdziale 2. Przestrzeganie tych norm warunkuje utrzymanie akredytacji. Jeżeli w wyniku zmiany tych wymagań, konieczne są zmiany w systemie certyfikacji DNV GL BA, wszyscy zainteresowani są niezwłocznie o tym informowani. Możliwe powody to: nowe wydanie / uzupełnienie norm stanowiących podstawę certyfikacji, zmiana zasad akredytacji (np. zmiana częstotliwości audytów w nadzorze, zmiana wytycznych dotyczących czasu pracy audytora). DNV GL BA informuje na piśmie zainteresowane organizacje o treści i terminie wejścia w życie zmian. W zależności od rodzaju i zakresu zmian może zaistnieć konieczność przeprowadzenia dodatkowego audytu. W przypadku akceptacji przez zainteresowaną organizację wprowadzonych zmian, zmiany te stają się częścią składową umowy z dniem wejścia ich w życie. Jeżeli zainteresowana organizacja poinformuje DNV GL BA, że nie jest w stanie lub nie chce przyjąć zmian, rozwiązanie umowy następuje z dniem wejścia w życie tych zmian. 9. CZAS I KOSZTY PROCESU CERTYFIKACJI Czas potrzebny na certyfikację jest określony w oparciu o wymagania zamieszczone w dokumentach: IAF MD1:2007, IAF MD5: 2013, IAF MD 11:2013 oraz ISO/IEC 27006 oraz wewnętrzne procedury. DNV GL BA zobowiązuje się w ramach posiadanej akredytacji przestrzegać tych reguł. Koszty procesu certyfikacji i mogące pojawić się koszty dodatkowe są uzgadniane w ofercie. 10. ODWOŁANIA Odwołania, reklamacje, sprawy sporne Organizacja może zaskarżyć decyzję DNV GL BA. DNV GL BA rozpatrzy zgłoszoną skargę w nie dyskryminujący żadnych ze stron sposób. Odwołania, reklamacje i sprawy sporne są rozpatrywane przez niezależny komitet składający się z kierownika jednostki certyfikującej oraz przedstawiciela kierownictwa ds. systemu zarządzania. Jeśli porozumienie w sprawie danej skargi nie może być osiągnięte w ramach powołanego komitetu, skarga ta trafia do komitetu ekspertów. Reklamacje / odwołania rozpatrywane są zgodnie z procedurą Postępowanie z reklamacjami, odwołaniami. Również inne strony mogą odwoływać się od decyzji DNV GL BA podjętych w związku z danym procesem certyfikacji. Otrzymane odwołania, reklamacje, sprawy sporne są dokumentowane i analizowane, jeśli zachodzi taka potrzeba podejmowane są stosowne działania korygujące. 11. KOMITET EKSPERTÓW W myśl postanowień normy EN ISO/IEC 17021 powołano komitet ekspertów. Komitet ekspertów reprezentuje, zgodnie z zakresem akredytacji, zainteresowane certyfikacją strony. Komitet posiada określone w normie EN ISO/IEC 17021 obowiązki i kompetencje. Sprawy te reguluje instrukcja komitetu ekspertów Q063. Zmiany w niniejszym Programie certyfikacji systemów zarządzania (QO60) wymagają zgody komitetu ekspertów. DNV GL BA Page 12 of 16 12 P a g e
ZAŁĄCZNIK I SCHEMAT PROCESU CERTYFIKACJI (AUDYT CERTYFIKACYJNY) FAZY PROCESU DOKUMENTY DNV GL Zapytanie Rozmowa wstępna (nieobowiązkowa) Kwestionariusz/Oferta/Zamówienie Wniosek/Oferta/Umowa Potwierdzenie przyjęcia zamówienia Audyt wstępny (nieobowiązkowy) Raport z audytu wstępnego Pierwszy etap audytu (Ocena dokumentacji) Raport z audytu pierwszego etapu Plan audytu drugiego etapu Prace po audycie: Przygotowanie audytu Planowanie audytu Drugi etap audytu Protokoły z audytu Karty niezgodności Prace po audycie: przygotowanie raportu, ustalenia oraz wnioski z audytu, decyzja o certyfikacji, rachunek Raport z audytu Ostateczny raport z oceny, Rachunek, Certyfikat Certyfikat = jeżeli konieczny jest dodatkowy audyt / dodatkowa ocena DNV GL BA Page 13 of 16 13 P a g e
Załącznik II Schemat procesu utrzymania certyfikacji Audyt certyfikacyjny Wydanie certyfikatu Audyt w nadzorze Audyt ponownej certfikacji DNV GL BA Page 14 of 16 14 P a g e
Załącznik III Zastosowanie znaku DNV GL Certyfikacja systemu zarządzania jakością Certyfikacja systemu zarządzania środowiskowego Certyfikacja systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy DNV GL BA Page 15 of 16 15 P a g e
Załącznik IV Wydanie certyfikatu Numer certyfikatu Data ważności certyfikatu Posiadacz certyfikatu Osoba prawna *) Norma / wydanie Podstawowa działalność, główne produkty i/lub usługi (max. 256 znaków) Data wydania certyfikatu Znak jednostki akredytującej Numer rejestracyjny jednostki akredytującej DNV GL BA Page 16 of 16 16 P a g e