DMS AutoStacja3. JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy. Dokumentacja do wersji: Data dokumentu:

DMS AutoStacja3 JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy Dokumentacja do wersji: 3.1630.0100 Data dokumentu: 2017-11-15 SoftVig Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Ul. Cyfrowa 4, 71-441 Szczecin, tel. +48 91 350 89 20, fax +48 91 350 89 30 www.softvig.pl, e-mail: office@softvig.pl

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK) Spis treści 1 JEDNOLITY PLIK KONTROLNY (JPK)... 4 1.1 JPK ASPEKTY PRAWNE... 4 1.1.1 Przepisy... 4 1.1.2 Terminy... 4 1.1.3 W jakim zakresie JPK dotyczy DMS... 4 1.2 JPK ARCHITEKTURA... 5 1.2.1 Elementy JPK w DMS... 5 1.2.2 Archiwum JPK... 5 1.3 JPK ETAPY WDROŻENIA... 6 1.3.1 Etap 1 ewidencja dokumentów w jakości danych JPK... 6 1.3.2 Etap 2 konfiguracja JPK w DMS... 7 1.3.3 Etap 3 wdrożenie aplikacji Archiwum JPK... 7 1.4 JPK ZASADY EWIDENCJI DOKUMENTÓW W DMS... 7 2 DATY DEKRETÓW FK... 9 2.1 STAN OBECNY I PLANOWANE ZMIANY... 9 2.2 DATY DEKRETÓW FK PREZENTACJA W DOKUMENCIE... 11 2.3 DATY DEKRETÓW FK PREZENTACJA NA LISTACH DOKUMENTÓW... 12 2.4 DATY DEKRETÓW FK FILTROWANIE... 12 2.5 DATY DEKRETÓW FK OPERACJE ZMIANY... 13 2.5.1 Zasady przeliczania dat dekretu FK... 13 2.5.2 Operacja zmiany daty dokumentu... 13 2.5.3 Operacja zmiany okresu FK na liście dokumentów... 14 3 NOTY PODATKOWE... 15 3.1 STAN OBECNY I PLANOWANE ZMIANY... 15 3.2 NOTY PODATKOWE KONFIGURACJA... 16 3.3 NOTY PODATKOWE DOKUMENTY SPRZEDAŻY... 17 4 DOKUMENTY SPRZEDAŻY... 18 4.1 SPRZEDAŻ - ZMIANA ZASAD EDYCJI ZNACZNIKA UE W DOKUMENCIE... 18 4.2 SPRZEDAŻ - NOWA ZAKŁADKA DOTYCZĄCA DANYCH PODATKOWYCH... 18 4.3 SPRZEDAŻ NOWY ŚRODEK TRANSPORTU - ZMIANA SPOSOBU EWIDENCJI... 18 4.4 SPRZEDAŻ - PODSTAWA ZWOLNIENIA Z VAT... 20 4.5 SPRZEDAŻ - NOWY FILTR FAKTUR ZALICZKOWYCH BEZ ZAMÓWIEŃ... 21 5 JPK KONFIGURACJA W DMS... 22 Strona 2 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK) 5.1 PARAMETRY MODUŁU JPK... 22 5.2 UPRAWNIENIA MODUŁU JPK... 23 5.3 WYBÓR SZABLONÓW DOKUMENTÓW DO RAPORTOWANIA JPK... 24 6 JPK STATUSY EKSPORTU JPK W DMS... 26 6.1 USTAWIANIE STATUSÓW EKSPORTU JPK... 26 6.2 PREZENTACJA STATUSÓW EKSPORTU JPK... 27 7 JPK PROCESY W DMS... 28 7.1 STANDARDOWY PROCES EKSPORTU DO JPK... 28 7.2 MODYFIKACJE DOKUMENTÓW PO ZATWIERDZENIU... 29 7.3 MODYFIKACJE OKRESÓW DEKRETU FK... 32 7.4 WYKAZ OPERACJI ZMIENIAJĄCYCH STATUSY EKSPORTU DO FK I JPK... 33 8 RĘCZNY ZBIORCZY EKSPORTU DOKUMENTÓW Z DMS DO SVJPK... 34 8.1 OPERACJA ZBIORCZEGO EKSPORTU DOKUMENTÓW DO SVJPK... 35 Strona 3 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK) 1 Jednolity plik kontrolny (JPK) 1.1 JPK aspekty prawne 1.1.1 Przepisy Ustawa z dnia 10 września 2015r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1649), wprowadza do Ordynacji podatkowej art. 193a, nakładający na przedsiębiorców prowadzącym księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych obowiązek udostępniania na żądanie organu podatkowego całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej. Ustawa przewiduje, że księgi i dowody księgowe przekazywane będą organom podatkowym za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych w określonej strukturze logicznej tj. w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Struktury logiczne JPK zostały podzielone na siedem struktur: Księgi rachunkowe (system FK - księgi podatkowe) Wyciągi bankowe (system FK dowody księgowe) Magazyn (systemy ERP dowody księgowe - dokumenty magazynowe przyjęć i wydań zewnętrznych, rozchodów wewnętrznych i przesunięć magazynowych) Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT (system FK księgi podatkowe - rejestry VAT) Faktury VAT (system ERP dowody księgowe - faktury VAT sprzedaży, zakupu, zaliczkowe oraz korekty) Podatkowa księga przychodów i rozchodów (system FK księgi podatkowe) Ewidencja przychodów (system FK księgi podatkowe) 1.1.2 Terminy Termin wejścia w życie nowych przepisów określony został na 01.07.2016, dotyczy tylko dużych przedsiębiorców (w rozumieniu Ustawy o swobodzie gospodarczej). W tym terminie, obowiązek JPK będzie dotyczyć jedynie wąskiej grupy największych firm dealerskich oraz instalacji importerskich. Dla małych i średnich przedsiębiorców Ustawa wprowadza zwolnienie z tego obowiązku do 30.06.2018 r.! Opisywane raportowanie JPK dotyczy udostępniania zbiorów JPK na żądanie organów skarbowych. Nie dotyczy to natomiast obowiązku comiesięcznego raportowania ewidencji sprzedaży VAT, gdyż raportowanie rejestrów VAT dotyczy systemów FK. 1.1.3 W jakim zakresie JPK dotyczy DMS DMS, jako rozwiązanie klasy ERP jest systemem, w którym prowadzona jest ewidencja dokumentów. DMS nie obejmuje ewidencji ksiąg podatkowych. W DMS obsługiwane będą dwie struktury logiczne JPK tj. Strona 4 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK) Magazyn (systemy ERP dowody księgowe - dokumenty magazynowe przyjęć i wydań zewnętrznych, rozchodów wewnętrznych i przesunięć magazynowych). Faktury VAT (system ERP dowody księgowe - faktury VAT sprzedaży, zaliczkowe oraz korekty) 1.2 JPK architektura Rozwiązanie JPK składać się będą z dwóch elementów tj. funkcjonalności DMS - jako konfiguracji i źródła danych dokumentów oraz nowej aplikacji Archiwum JPK jako archiwum dowodów księgowych w formacie JPK. 1.2.1 Elementy JPK w DMS W systemie DMS zawarte będą następujące elementy JPK: Konfiguracja Oznaczenie szablonów dokumentów podlegających raportowaniu JPK oraz wskazanie dla nich daty początku raportowania Procedury eksportu dokumentów z DMS do Archiwum JPK Każdy wystawiony w DMS dokument sprzedaży i magazynowy podlegający raportowaniu JPK będzie miał określony status JPK (Do wysłania, Wysłane, Wycofane) plus datę ostatniego eksportu oraz licznik eksportów. Dokumenty ze statusem JPK Do wysłania eksportowane będą do systemu Archiwum JPK. Standardowo eksport realizowany będzie w trybie ręcznym wywoływanym przez użytkownika w DMS. Dokumenty otrzymują status JPK Do wysłania po ich wcześniejszym wysłaniu do systemu FK. W przypadku błędów w ewidencji dokumentów w DMS dostępna będzie procedura ponownego eksportu dokumentów z DMS do Archiwum JPK. Wykorzystując narzędzia JPK możliwe będzie wycofanie dokumentu z Archiwum JPK, odblokowanie dokumentu w DMS i wprowadzenie stosownych poprawek (np. zmiana dat dokumentów, ustawienie znaczników rodzajów transakcji itp.) oraz ponowny eksport do Archiwum JPK. Narzędzia Operacje na dokumentach dotyczące zmiany statusów JPK. 1.2.2 Archiwum JPK W systemie Archiwum JPK zawarte będą następujące elementy JPK: Konfiguracja System Archiwum JPK to nowa aplikacja z własną bazą danych umożliwiająca konfiguracje własnych użytkowników oraz ich uprawnień. Archiwum dowodów księgowych System Archiwum JPK gromadzi dowody księgowe w formacie JPK wyeksportowane z systemu DMS. Strona 5 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK) Każdy ponowny eksport dokumentu z DMS odkłada w Archiwum JPK kolejną kopię dokumentu. Generowanie meldunku JPK (plik XML) korzysta z ostatniej wersji dokumentu, natomiast poprzednie kopie mają charakter informacyjny. Generowanie meldunków JPK System Archiwum JPK umożliwia generowanie meldunków JPK osobno dla dokumentów sprzedaży (struktura logiczna JPK Faktury VAT) oraz dokumentów magazynowych (struktura logiczna JPK Magazyn). Meldunek JPK generowany jest w oparciu o kryteria wyboru tj. Typ meldunku (pierwszy meldunek lub korekta) Rodzaj meldunku (dokument sprzedaży, magazynowe) Jednostka organizacyjna z DMS NIP kontrahenta Wybór magazynów dla dokumentów magazynowych Wybór zakresu dokumentów wg kryterium daty od - do Dokumenty sprzedaży o Data wystawienia o Data operacji gospodarczej o Data okresu sprawozdawczego o Data okresu VAT Dokumenty magazynowe o Data wystawienia o Data operacji gospodarczej o Data okresu sprawozdawczego Każdy meldunek JPK składa się z nagłówka oraz pozycji. Nagłówek to zapisane kryteria wyboru (opisane powyżej), a pozycje to lista wybranych dokumentów. Zatwierdzeniu meldunku JPK umożliwia generowanie raportu w postaci pliku XML, który zapisywany jest we wskazanej przez użytkownika przestrzeni dyskowej. 1.3 JPK Etapy wdrożenia Zmiany w systemie DMS skierowane są do wszystkich dealerów, jednak wdrożenie rozwiązań JPK dedykowane jest w pierwszej kolejności do dealerów, którzy pozytywnie odpowiedzieli na ankiety JPK - czyli tych dealerów, którzy spełniają kryteria dużego przedsiębiorcy, dla których obowiązek raportowania JPK rozpoczyna się od 01.07.2016 r. 1.3.1 Etap 1 ewidencja dokumentów w jakości danych JPK W pierwszym etapie udostępniona zostanie wersja DMS (1630.0100) zawierająca funkcjonalności umożliwiające ewidencję dokumentów sprzedaży i magazynowych w jakości danych JPK tj. wymaganych przez struktury logiczne oraz konfigurację JPK. Właściwe raportowanie JPK wymaga zmiany zasad ewidencji dokumentów sprzedaży. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji tych dokumentów uwzględniając nowe elementy opisane w dalszej części dokumentacji. Ewidencja dokumentów w jakości danych JPK powinna rozpocząć się nie później niż od 01.07.2016 r. Od tej daty bowiem możliwy będzie przyszły eksport dokumentów do archiwum JPK. Strona 6 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK)! Jeżeli w systemie DMS zostały wystawione dokumenty sprzedaży po dacie 01.07.2016, ale przed wdrożeniem nowych zasad ewidencji tj. w jakości danych JPK, to należy dokonać przeglądu tych dokumentów oraz wprowadzić ewentualne modyfikacje. 1.3.2 Etap 2 konfiguracja JPK w DMS W tym etapie należy wykonać konfigurację JPK w DMS, która obejmuje parametryzację modułu, ustawienia uprawnień do konfiguracji i narzędzi JPK oraz wyboru szablonów dokumentów sprzedaży i magazynowych podlegających raportowaniu JPK. Etap konfiguracji powinien być wykonany przed wdrożeniem aplikacji Archiwum JPK. 1.3.3 Etap 3 wdrożenie aplikacji Archiwum JPK Szczegółowe informacje dotyczące tego etapu przekazywane będą w osobnej korespondencji. 1.4 JPK zasady ewidencji dokumentów w DMS Zasadniczo dokumenty magazynowe zawierają wszystkie elementy wymagane przez struktury logiczne JPK. W zakresie dokumentów sprzedaży konieczne są dodatkowe funkcjonalności, które również dla tych dokumentów pozwolą spełnić kryteria JPK. Dokumenty sprzedaży: Zmiana zasad ewidencji transakcji - sprzedaż nowych środków transportu Zmiana zasad ewidencji transakcji - sprzedaż zwolniona VAT Interpretacja struktur logicznych JPK opiera się na przygotowanym przez Ministerstwo Finansów opisie struktur, uzupełnionym o dwa zbiory pytań i odpowiedzi. Przygotowane przez MF materiały nie rozwiewają jednak wszystkich wątpliwości, co do sposobu raportowania poszczególnych dokumentów. Poniżej prezentujemy najważniejsze z nich. Okres raportowania dokumentów Jednym z kryterium generowania meldunku JPK będzie okres raportu tj., z jakiego okresu mają być wybrane dokumenty do meldunku. Podstawowym kryterium będą daty dokumentu tj. data wystawienia, operacji gospodarczej oraz wpływu i to zapewnia standard systemu Archiwum JPK. Nie ma jednak pewności czy organy skarbowe nie będą chciały wyznaczać okresu raportu w oparciu o inne kryterium daty np. wg okresu sprawozdawczego lub okresu VAT. Standardowa funkcjonalność DMS umożliwia konfigurowanie dla dokumentów mapowania dat dekretów w FK tj. ustalania na podstawie, jakiej daty w DMS ma być wyznaczy okres sprawozdawczy i okres VAT w dekrecie do FK (Symfonia SAGE). Rozwiązanie to nie przewiduje jednak przekazywania informacji zwrotnej z systemu FK do DMS w przypadku, gdy okres taki zostanie zmieniony tylko w systemie FK. Utrzymywanie zgodności opisywanych okresów w systemach FK i DMS wymaga w takich przypadkach każdorazowej ręcznej aktualizacji okresów dokumentów w DMS. Nowa wersja DMS zawiera narzędzia do zmiany okresów sprawozdawczych i okresów VAT w dokumentach. Dokumenty w DMS eksportowane do Archiwum JPK oprócz standardowych dat dokumentu tj. data wystawienia, operacji gospodarczej oraz wpływu zawierają również daty okresów tj. okres Strona 7 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Jednolity plik kontrolny (JPK) sprawozdawczy i okres VAT. Zmiana dat okresów w dokumentach w DMS spowoduje ponowienie ich eksportu do Archiwum JPK, gdzie zapisana zostanie nowa i aktualna wersja dokumentu.! Wdrożenie procedury utrzymywania zgodności okresów sprawozdawczych i okresów VAT w systemach DMS i FK, a pośrednio również w Archiwum JPK zależy od decyzji służb księgowych dealera. Tylko taka procedura pozwoli zapewnić aktualne okresy w systemie Archiwum JPK i pozwoli na generowanie meldunków JPK w oparciu o kryteria okresu sprawozdawczego i okresu VAT. Faktury zaliczkowe sprzedaży Przepisy VAT określające elementy, które powinna zawierać faktura zaliczkowa. Zasadniczo jest to wartość brutto wpłaconej zaliczki oraz wartość podatku VAT, w rozbiciu na stawki podatku. Dodatkowo faktura zaliczkowa powinna zawierać elementy umowy / zamówienia określające przedmiot zamówienia i jego całkowitą wartość w tym takie elementy jak nazwa towaru / usługi, cena, ilość, stawka podatku. W systemie DMS wydruk faktury zaliczkowej zawiera dwie sekcje finansowe tj. Sekcja wpłaconej zaliczki dane dotyczące wpłaconej zaliczki oraz wartości podatku VAT, w rozbiciu na stawki podatku wyznaczane są na podstawie stopki VAT faktury zaliczkowej z DMS. Sekcja zamówienia dane dotyczące przedmiotu zamówienia wyznaczane są na podstawie pozycji powiązanego zamówienia klienta. Gdy brak jest powiązania to wydruk nie zawiera sekcji zamówienia. W podobny sposób, jak prezentacja danych na wydruku, faktury zaliczkowe raportowane będą do JPK: Faktura zaliczkowa z powiązanym zamówieniem Elementy nagłówka i podsumowania stawek VAT struktury JPK dane dotyczące wartości wpłaconej zaliczki, wartość podatku VAT oraz podsumowanie wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT wyznaczane będą na podstawie stopki VAT faktury zaliczkowej z DMS. Elementy wierszy struktury JPK dane dotyczące przedmiotu zamówienia i jego wartości wyznaczane będą na podstawie pozycji powiązanego zamówienia klienta. Faktura zaliczkowa bez powiązanego zamówienia Elementy nagłówka i podsumowania stawek VAT struktury JPK dane dotyczące wartości wpłaconej zaliczki, wartość podatku VAT oraz podsumowanie wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT wyznaczane będą na podstawie stopki VAT faktury zaliczkowej z DMS. Elementy wierszy struktury JPK z uwagi na brak powiązanego zamówienia dane przedmiotu zamówienia i jego wartości wyznaczane będą na podstawie pozycji faktury zaliczkowej. Pełna faktura zaliczkowa w DMS powinna zawierać pozycje dokumentu określające wartość wpłaconej zaliczki (w podziale na stawki VAT, jeżeli zaliczka dotyczy towarów / usług objętych różnymi stawkami VAT) oraz powiązane zamówienie klienta określające przedmiot zamówienia i jego całkowitą wartość. Brak danych dotyczących zamówienia na wydruku faktury oraz pełnej wartości przedmiotu zamówienia w strukturze wierszy JPK może wpłynąć na uznanie przez organy skarbowe faktury jako wadliwej.! System DMS nie wymusza przypisania zamówienia klienta do faktury zaliczkowej pozostawiając tę kwestię do decyzji użytkowników. Zalecamy weryfikację wewnętrznych zasad ewidencji dokumentów handlowych, w szczególności decyzji o obowiązkowym Strona 8 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Daty dekretów FK tworzeniu i przypisywaniu zamówień klienta do każdej zaliczkowanej transakcji, do której wystawiana jest faktura zaliczkowa. 2 Daty dekretów FK 2.1 Stan obecny i planowane zmiany W obecnej wersji DMS istnieje funkcjonalność mapowania dat źródłowych dokumentów sprzedaży na daty dekretów eksportowanych do systemów FK (Symfonia SAGE). W ten sposób można np. określić, z jakiej daty źródłowej w DMS ma być ustalany w FK okres sprawozdawczy lub okres VAT dla danego dekretu. Opisywane mapowanie wykorzystywane jest w momencie tworzenia dekretu do FK.! Opisywany mechanizm mapowania dat źródłowych dokumentów sprzedaży na daty dekretów eksportowanych do systemów FK dotyczy standardowego eksportu do FK tj. Symfonia SAGE. Nie obejmuje natomiast eksportu do FK w formacie XML oraz innych rozwiązań indywidualnych. W nowej wersji DMS na podstawie bieżącego mapowania z konfiguracji daty dekretów FK zapisywane będą bezpośrednio w dokumentach sprzedaży już w momencie zatwierdzenia dokumentu. W ten sposób zmiana mapowania w konfiguracji będzie obejmować tylko przyszłe dokumenty, bez wpływu na dokumenty historyczne. W procesie generowania dekretów daty do FK pobierane będą z dokumentów, uwzględniając również ewentualne ich modyfikacje.! Funkcjonalność definiowania i zmian dat dekretu FK w dokumentach przeznaczona jest dla służb księgowych dealera. Zalecamy weryfikacje obecnych ustawień mapowania dat dekretów oraz ich ewentualne modyfikacje. Daty dekretów FK będą zapisywane również w dokumentach magazynowych, chociaż brak dla nich funkcjonalności mapowania. W tym przypadku daty wyznaczaną będą automatycznie na podstawie daty wystawienia dokumentu. Zapisane w dokumentach daty dekretów FK będą widoczne dla użytkownika z poziomu danego dokumentu oraz listy dokumentów, z możliwością filtrowania. Dostępna będzie również możliwość zmiany dat dekretów FK w zakresie okresu sprawozdawczego lub okresu VAT. Zmiana dat okresu sprawozdawczego lub okresu VAT w datach dekretu FK powinna być stosowana w następujących przypadkach: Sprzęgu z systemem FK - przed procesem eksportu do FK lub przed jego ponownym eksportem po ewentualnych zmianach dat w dokumencie. Sprzęgu z archiwum JPK przed procesem eksportu do archiwum JPK lub przed jego ponownym eksportem po ewentualnych zmianach dat w dokumencie! Sprzęg z systemem FK Zalecamy ustalenie wewnętrznych zasad stosowania zmian okresów (okres sprawozdawczy i VAT) w dokumentach. Ustawienia domyślne i przeliczenia automatyczne odzwierciedlają aktualną funkcjonalność. Jeżeli zatem nie ma potrzeby ustalania innych okresów niż to wynika z konfiguracji mapowania lub zmiany okresów dokumentów Strona 9 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Daty dekretów FK wykonywane są tylko w systemie FK to funkcjonalność zmian okresów dekretów w DMS nie powinna być stosowana. Funkcjonalność mapowania dat dekretów dostępna jest z poziomu konfiguracji dekretacji: Ogólne mapowanie dla wszystkich szablonów dokumentów (Rysunek 1) Indywidualne mapowanie dla wybranych szablonów dokumentów (Rysunek 2) Rysunek 1 Strona 10 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Daty dekretów FK Rysunek 2 2.2 Daty dekretów FK prezentacja w dokumencie Daty dekretów FK w dokumentach sprzedaży i magazynowych można wywołać w oknie edycji dokumentu, z poziomu pola Status dokumentu (Rysunek 3). Strona 11 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Daty dekretów FK Rysunek 3 2.3 Daty dekretów FK prezentacja na listach dokumentów Daty dekretów FK w dokumentach sprzedaży i magazynowych widoczne są również na listach dokumentów. Dostępność poszczególnych kolumn dotyczy dekretów FK, można wybierać w personalizacji (domyślnie wszystkie włączone) (Rysunek 4). Rysunek 4 2.4 Daty dekretów FK filtrowanie Na listach dokumentów sprzedaży i magazynowych dodana została zakładka Filtr FK / JPK, a w niej nowe filtry dotyczące dekretów FK (Rysunek 5). Strona 12 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Daty dekretów FK Rysunek 5 2.5 Daty dekretów FK operacje zmiany 2.5.1 Zasady przeliczania dat dekretu FK Generalnie wszystkie daty dekretu FK ustawiają się automatycznie na podstawie mapowania w konfiguracji dekretacji w momencie zatwierdzenia dokumentu. Gdy nastąpi zmiana dat w dokumencie po jego odblokowaniu to daty dekretu FK również zostaną zaktualizowane tj. Data wystawienia, sprzedaży oraz wpływu - automatycznie. Data okresu sprawozdawczego, okresu VAT wg wyboru użytkownika (domyślnie włączone). Data okresu sprawozdawczego oraz okresu VAT może być zmieniana również za pomocą operacji Zmień okresy F/K dostępnej na liście dokumentów sprzedaży i magazynowych. 2.5.2 Operacja zmiany daty dokumentu Jeżeli w odblokowanym dokumencie sprzedaży (Rysunek 6) użytkownik skorzysta z operacji Zmiana dat dokumentu to zmiana daty dekretu FK w zakresie daty wystawienia, sprzedaży, wpływu przeliczy się automatycznie, natomiast w zakresie okresu sprawozdawczego i okresu VAT przeliczy się w zależności od wyboru użytkownika tj. ustawienia znacznika Zmień okresy wg dokumentu. Strona 13 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Daty dekretów FK Rysunek 6 2.5.3 Operacja zmiany okresu FK na liście dokumentów Zmiana daty dekretu FK dla okresu sprawozdawczego i okresu VAT możliwa jest również za pomocą operacji Zmień okresy F/K dostępnej na liście dokumentów sprzedaży i magazynowych (Rysunek 7). Operacja może być wywoływana w kontekście pojedynczego dokumentu lub grupowo dla zaznaczonej listy dokumentów. Zmiana możliwa będzie przed i po eksporcie dokumentu do FK, ale blokowana będzie po wysłaniu do archiwum JPK. Dopiero cofniecie statusu JPK umożliwi zmianę dat dekretu FK i konieczność ponownego przesłania dokumentu do archiwum JPK. Cofnięcie statusu eksportu do FK cofa również automatycznie status JPK. Strona 14 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Noty podatkowe Rysunek 7 Dostęp do funkcji sterowany jest nowym uprawnieniem: Nowe uprawnienie - F/K - funkcja zmiany dat dekretu FK [FK_ZMANA_DAT], Nowe uprawnienie zostało przypisane do użytkowników posiadających już uprawnienie do dekretowania tj. Dekretacja F/K [FUN_FK_EXP] lub Dekretacja F/K (zbiorcza) [FUN_FK_EXP_MULTI]. Nowe uprawnienie zostało przypisane do nowego procesu F/K - zmiana dat dekretu FK [FK_ZMANA_DAT]. Zmian dat dekretów FK zapisywana jest w logu zdarzeń (Rysunek 8). Rysunek 8 3 Noty podatkowe 3.1 Stan obecny i planowane zmiany W obecnej wersji DMS noty podatkowe stosowane są tylko w dokumentach sprzedaży oraz służą do zapisywania w dokumencie różnych adnotacji podatkowych, które prezentowane są na wydruku dokumentu w wydzielonej ramce (Rysunek 9). W ten sposób generowane są adnotacje dotyczące sprzedaży VAT marża lub opodatkowania nabywcy, a także inne noty przygotowane przez użytkowników. Strona 15 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Noty podatkowe Rysunek 9 W nowej wersji DMS noty podatkowe oprócz prezentacji na wydruku wykorzystywane będą jako źródło danych do raportowania JPK (sprzęg z archiwum JPK). Noty podatkowe dokumentów korekty sprzedaży przepisywanie są domyślnie z dokumentów korygowanych, jednak stanowią osobne zapisy. Ewentualna zmiana zapisów noty podatkowej powinna być wykonywana osobno w dokumencie pierwotnym oraz jego korektach. Dodane zostały również rodzaje not podatkowych, aby odróżnić poszczególne noty w dokumentach. Nadal pozostaje podział not podatkowych na systemowe i użytkownika. Noty systemowe są definiowane i aktualizowane przez SoftVig - w obecnym stanie dotyczą rodzajów VAT marża oraz opodatkowania nabywcy. Pozostałe rodzaje not przeznaczone są do definiowania i aktualizowania przez użytkowników. Użytkownicy mogą stosować również inne noty bez określania wyznaczonego rodzaju.! JPK noty podatkowe dotyczy sprzedaży zwolnionej Funkcjonalność definiowania i aktualizowania not podatkowych przeznaczona jest dla służb księgowych dealera. Struktury JPK wymagają w raportowaniu sprzedaży określania podstawy zastosowanego zwolnienia oraz jego źródła (ustawa, dyrektywa, inne). Należy, zatem zdefiniować odpowiednie noty podatkowe dla transakcji zwolnionych z VAT stosowanych u danego dealera oraz wdrożyć odpowiednie procedury stosowania ich w procesie ewidencji dokumentów sprzedaży. 3.2 Noty podatkowe konfiguracja W nowej wersji DMS konfiguracja not podatkowych zlokalizowana jest w konfiguratorze lokalnego administratora Konfigurator -> Ewidencje -> Słowniki wspólne - > Noty podatkowe - > Nota podatkowa (Rysunek 10). Strona 16 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Noty podatkowe Rysunek 10 3.3 Noty podatkowe dokumenty sprzedaży Pole Nota podatkowa (Rysunek 11) zostało przeniesione z zakładki Uwagi na zakładkę Dane podatkowe. W obecnym stanie noty podatkowe w dokumentach sprzedaży powinny być stosowane w zakresie transakcji: Sprzedaż VAT marża automatycznie generowana nota rodzaju VAT marża Sprzedaż opodatkowany nabywca automatycznie generowana nota rodzaju Opodatkowany nabywca Sprzedaż zwolniona VAT ręczny wybór określonego rodzaju noty dotyczy sprzedaży zwolnionej z VAT Inne rodzaje not podatkowych wg ustaleń służb księgowych! Rysunek 11 Warunkiem stosowania not podatkowych dotyczących sprzedaży zwolnionej z VAT jest ich wcześniejsze zdefiniowanie z konfiguracji. Strona 17 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Dokumenty sprzedaży 4 Dokumenty sprzedaży 4.1 Sprzedaż - zmiana zasad edycji znacznika UE w dokumencie W poprzedniej wersji DMS znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa w dokumencie sprzedaży blokowany był do edycji po zatwierdzeniu dokumentu oraz dodatkowo po wystawieniu korekty. W nowej wersji DMS po odblokowaniu dokumentu możliwa będzie edycja znacznika pod warunkiem, że nie będzie zaznaczone żadne z pól opisujących transakcję UE (zakładka Dane podatkowe sekcja Opis transakcji) (Rysunek 12). Jeżeli do dokumentu wystawione były korekty zmiany znacznika powinny być wykonane osobno na każdym z dokumentów. Rysunek 12 4.2 Sprzedaż - nowa zakładka dotycząca danych podatkowych W dokumencie sprzedaży dodana została nowa zakładka dotycząca danych podatkowych. Przeniesione zostały do niej pola opisujące transakcję EU oraz pole noty podatkowej. 4.3 Sprzedaż nowy środek transportu - zmiana sposobu ewidencji W dokumencie sprzedaży dodano możliwość oznaczania transakcji sprzedaży nowego środka transportu. W tym celu w dokumencie sprzedaży należy ustawić znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa, który aktywuje pola opisu transakcji. Następnie należy ustawić znacznik Nowy środek transportu Strona 18 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Dokumenty sprzedaży (Rysunek 13) oraz wypełnić wymagane pola Stan licznika oraz Data dopuszczenia do użytku. Powyższe oznaczenia przepisywane są domyślnie do dokumentu korekty. Znacznik UE oraz informacje opisujące transakcję dostępne są do edycji również po odblokowaniu dokumentu. Rysunek 13 Jeżeli znacznik Nowy środek transportu nie jest zaznaczony, a z dokumentu można wnioskować, że powinna to być sprzedaży nowego środka transportu, to na zatwierdzenie dokumentu wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy dla użytkownika (Rysunek 14). Komunikat pojawia się wówczas, gdy dokument spełnia poniższe kryteria: Jest to dokument sprzedaży pojazdów (w konfiguracji szablonu ustawiona opcja Sprzedaż pojazdu) W dokumencie ustawiono znacznik UE transakcja wewnątrzwspólnotowa W dokumencie pole Status pojazdu ma ustawioną wartość jednego ze statusów dotyczącą sprzedaży nowych pojazdów. W większości przypadków będzie to wartość Nowy do sprzedaży lub inne markowe statusy dotyczące sprzedaży nowego pojazdu. Strona 19 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Dokumenty sprzedaży Rysunek 14! Wydruk dokumentu sprzedaży Należy pamiętać, że w obecnym stanie stan licznika oraz data dopuszczenia do użytkowania prezentowane są na wydruku dokumentu sprzedaży (informacje wymagane przez przepisy VAT)! JPK Informacje opisujące transakcje sprzedaży nowego środka transportu są jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 4.4 Sprzedaż - podstawa zwolnienia z VAT W dokumentach sprzedaży dodana została możliwość określania podstawy zastosowanego zwolnienia oraz jego źródło (ustawa, dyrektywa, inne). W polu noty podatkowej należy wybrać właściwy rodzaj zastosowanego zwolnienia VAT (Rysunek 15). Strona 20 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Dokumenty sprzedaży! Rysunek 15 Warunkiem stosowania not podatkowych dotyczących sprzedaży zwolnionej z VAT jest ich wcześniejsze zdefiniowanie w konfiguracji. Przy zatwierdzaniu dokumentu realizowane jest sprawdzenie, czy dla sprzedaży zwolnionej z VAT (przynajmniej jedna pozycja dokumentu ze stawką podatku ZW) wybrana została właściwa nota podatkowa określająca podstawę zastosowanego zwolnienia. Sposób opisywanego sprawdzenia sterowany jest parametrem z konfiguratora lokalnego administratora - Zatwierdzanie dok. sprzedaży - kontrola podstawy sprzed. Zwolnionej [SYSTEM_FAKTDOC_KSG_CHECK_NP]. Parametr przyjmuje trzy wartości: BRAK brak sprawdzenia OSTRZEZENIE (wartość domyślna) tylko ostrzeżenie z możliwością kontynuowania zatwierdzania dokumentu BLOKADA blokada zatwierdzania dokumentu! JPK Nota podatkowa określająca podstawę zastosowanego zwolnienia oraz jego źródło (ustawa, dyrektywa, inne) jest jednym z elementów wymagalnych przez struktury JPK. Elementy te są wykorzystywane w raportowaniu JPK. Należy wdrożyć odpowiednie procedury ewidencji dokumentów zakupu uwzględniające nowe elementy. 4.5 Sprzedaż - nowy filtr faktur zaliczkowych bez zamówień Na liście dokumentów sprzedaży dodany został nowy filtr Tyko faktury zaliczkowe bez zamówień (Rysunek 16). Filtr umożliwia selekcję dokumentów faktur zaliczkowych bez powiązanych dokumentów zamówień klienta. Strona 21 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK konfiguracja w DMS Rysunek 16 5 JPK konfiguracja w DMS Konfiguracja modułu JPK w systemie DMS składa się parametryzacji modułu, ustawienia uprawnień do konfiguracji i narzędzi JPK oraz wyboru szablonów dokumentów podlegających raportowaniu JPK. 5.1 Parametry modułu JPK W konfiguratorze lokalnego administratora dostępne są parametry moduły JPK (Rysunek 17). Parametr włączający moduł JPK Rysunek 17 Konfigurację modułu JPK należy rozpocząć od jego włączenia. W tym celu należy ustawić wartość parametru JPK - Uruchomiony moduł JPK [JPK_RUN] na TAK (Rysunek 18). Strona 22 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK konfiguracja w DMS Rysunek 18 Parametr określający nazwę bazy danych archiwum JPK W parametrze JPK - Nazwa bazy archiwum JPK [JPK_DATABASE_NAME] należy określić nazwę bazy danych dla aplikacji Archiwum JPK, czyli repozytorium, w którym gromadzone będą dokumenty w formacie JPK eksportowane z systemu DMS (Rysunek 19). Rysunek 19 5.2 Uprawnienia modułu JPK Uprawnienia modułu JPK w DMS zostały podzielone na dwie grupy tj. konfiguracja oraz zarządzanie eksportem. Dla każdej grupy został utworzony proces i przypisane do niego stosowne uprawnienia. Należy przypisać nowe procesy oraz zawarte w nich uprawnienia dla użytkowników odpowiedzialnych za moduł JPK. Proces JPK Konfiguracja [JPK_KONFIGURACJA] Proces zawiera przypisane uprawnienie JPK Konfiguracja [JPK_KONFIGURACJA] i umożliwia: Ustawianie w szablonach dokumentów znacznika oraz daty startu eksportu dokumentów z DMS do Archiwum JPK. Domyślnie proces i zawarte w nim uprawnienie zostały przypisane do lokalnego administratora. Proces JPK - Zarządzenie eksportem [JPK_EKSPORT] Proces zawiera przypisane uprawnienie JPK - Zarządzenie eksportem [JPK_EKSPORT] i umożliwia: Ustawianie i cofanie statusu eksportu JPK dla dokumentów sprzedaży i magazynowych. Ręczne wysyłanie dokumentów do Archiwum JPK. Strona 23 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK konfiguracja w DMS Domyślnie proces i zawarte w nim uprawnienie zostało przypisane do lokalnego administratora. 5.3 Wybór szablonów dokumentów do raportowania JPK Eksport dokumentów z systemu DMS do Archiwum JPK możliwy będzie dla dwóch grup dokumentów tj. dokumenty sprzedaży i magazynowe oraz ich korekty. Dla każdej z tych grup należy w konfiguracji DMS wybrać i oznaczyć szablony, których dokumenty podlegać będą raportowaniu JPK oraz określić dla nich datę początku raportowania. Domyślnie wszystkie szablony dokumentów są wyłączone z raportowania JPK.! Wybór właściwych szablonów dokumentów podlegających raportowaniu JPK należy do służb księgowych dealera. Z pewnością nie wszystkie dokumenty ewidencjonowane w DMS musza być raportowane do JPK np. dokumenty z magazynów niehandlowych (gwarancje, hotele opon itp.), dokumenty magazynowe bilansu otwarcia. Automatycznie z możliwości raportowania JPK zostały wyłączone szablony dokumentów, których nie przewidziano w strukturach logicznych JPK tj. dokumenty magazynowe inwentaryzacji oraz dokumenty paragonów sprzedaży.! Najwcześniejszą możliwą datą, dla której można określić początek raportowana jest 01.07.2016. Taką datę powinni ustawić dealerzy, którzy spełniają kryteria dużego przedsiębiorcy, dla których przepisy dotyczące JPK obowiązywać będą już od 01.07.2016 r. Ustawianie znacznika raportowania JPK Wybór szablonu dokumentu do raportowania JPK należy wykonać w konfiguratorze lokalnego administratora. Należy zaznaczyć właściwe szablony dokumentu oraz użyć funkcji z operacji JPK Ustaw / zmień znacznik raportowania (Rysunek 20). Rysunek 20 Następnie wyświetlone zostanie okno, w którym należy ustawić znacznik Ustaw raportowanie JPK oraz wprowadzić datę początku raportowania JPK (Rysunek 21). System zakomunikuje dla ilu szablonów dokonano zmiany. Strona 24 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK konfiguracja w DMS Rysunek 21 Ustawiony znacznik oraz data początku raportowania JPK widoczna jest w oknie edycji szablonu dokumentu oraz na liście szablonów w kolumnach JPK Raport i JPK Data od (Rysunek 22). Rysunek 22 Usuwanie znacznika lub zmiana daty startu raportowania JPK Ustawione wcześniej znaczniki i daty startu w szablonach dokumentów mogą być zmieniane. W tym celu należy powtórzyć czynności opisane powyżej i ustawić nową datę lub wybrać opcję Usuń raportowanie JPK. Wprowadzone zmiany w konfiguracji wpływają na dokumenty w DMS, które nie zostały jeszcze wysłane do Archiwum JPK (Status JPK - Do wysłania lub brak statusu). Pozostałe dokumenty (Status JPK - Wysłane lub Wycofane) pozostają bez zmian. Strona 25 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK statusy eksportu JPK w DMS 6 JPK statusy eksportu JPK w DMS 6.1 Ustawianie statusów eksportu JPK Każdy wystawiony w DMS dokument sprzedaży i magazynowy podlegający raportowaniu JPK będzie miał określony Status JPK (Do wysłania, Wysłane, Wycofane) oraz datę ostatniego eksportu i licznik eksportów. Status JPK - Do wysłania Status ten oznacza, że dokument spełnia kryteria i został oznaczony do eksportu do Archiwum JPK. Dokument spełnia kryteria, gdy: Dokument ma ustawiony znacznik eksportu JPK w konfiguracji szablonu dokumentu. Data wystawienia dokumentu nie jest starsza niż data startu raportowania JPK określona w konfiguracji szablonu dokumentu. Dokument został wyeksportowany do systemu FK. Status może być ustawiony ręcznie przez użytkownika lub automatycznie przez DMS Procedura ręczna Operacja JPK Ustaw status eksportu na liście dokumentów sprzedaży i magazynowych Procedura automatyczna: Procedura dekretacji, czyli eksport do systemu FK. Ręczny tryb ustawienia statusu eksportu do FK operacja Ustaw status eksportu do F/K oraz JPK na liście dokumentów sprzedaży, zakupu i magazynowych. Ustawienie w konfiguracji szablonu dokumentu daty startu raportowania w taki sposób, że obejmie dokumenty, które już zostały wysłane do FK. Status JPK - Wysłane Status ten oznacza, że dokument został wysłany do Archiwum JPK. Status ustawiany jest automatycznie przez procedury eksportujące dokumenty do Archiwum JPK (tryb ręczny wywoływany przez użytkownika w DMS). Oprócz zmiany statusu w dokumencie zapisywana jest dodatkowo data ostatniego eksportu oraz licznik eksportów. Procedura eksportu dokumentu do Archiwum JPK może być powtarzana (np. w celu wprowadzenia poprawek w dokumencie źródłowym w DMS). Każdy ponowny eksport dokumentu z DMS odkłada w Archiwum JPK kolejną kopię dokumentu. Generowanie meldunku JPK (plik XML) korzysta z ostatniej wersji dokumentu, natomiast poprzednie kopie mają charakter informacyjny. Status JPK Wycofane Status ten oznacza, że dokument został wycofany z Archiwum JPK w celu wprowadzenia poprawek w dokumencie źródłowym w DMS i ponowienia eksportu do Archiwum JPK. Status ustawiany jest ręcznie przez użytkownika operacja JPK Cofnij status eksportu. Strona 26 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK statusy eksportu JPK w DMS 6.2 Prezentacja statusów eksportu JPK Status JPK, data ostatniego eksportu oraz licznik eksportów w dokumentach sprzedaży i magazynowych prezentowany jest w oknie edycji dokumentu (Rysunek 23) oraz na liście dokumentów (Rysunek 24). Kolumny na listach dokumentów domyślnie dodane zostały na końcu listy. Użytkownicy mogą zmienić kolejność kolumn wg własnych potrzeb wykorzystując w tym celu narzędzie personalizacji okna. Rysunek 23 Strona 27 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK Procesy w DMS Rysunek 24 Na listach dokumentów dodane zostały również nowe filtry dotyczące JPK (Rysunek 25). Rysunek 25 7 JPK Procesy w DMS 7.1 Standardowy proces eksportu do JPK Standardowy proces eksportu dokumentów z DMS do Archiwum JPK przebiega w następujących etapach. Wystawienie w DMS dokumentu sprzedaży lub magazynowego Eksport dokumentu do systemu FK oraz automatyczne ustawienie Statusu dokumentu Wysłane do FK i Statusu JPK Do wysłania Strona 28 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK Procesy w DMS Eksport dokumentu - tryb ręczny wywoływany przez użytkownika w DMS przenosi dokument z DMS do Archiwum JPK oraz automatycznie ustawia status dokumentu Statusu JPK Wysłane. Dodatkowo oznaczona zostanie data ostatniego eksportu i zwiększony licznik eksportów. 7.2 Modyfikacje dokumentów po zatwierdzeniu W przypadku błędów w ewidencji dokumentów sprzedaży lub magazynowych zatwierdzonych w DMS, po odblokowaniu dokumentu możliwa jest modyfikacja jego danych podatkowych np. znaczniki transakcji, noty podatkowe dotyczącej podstawy zwolnienia VAT itp. Proces taki powinien być wykonany w następujących etapach. Weryfikacja Statusu dokumentu i Statusu JPK Jeżeli dokument ma Statusu dokumentu Wysłany FK (Rysunek 26) to konieczne jest wycofanie tego statusu. Odblokowanie dokumentu do edycji możliwe jest, bowiem tylko dla dokumentów, które nie zostały jeszcze wysłane do FK lub, którym ręcznie status taki wycofano. Wycofanie statusu eksportu do FK i JPK Rysunek 26 W tym celu należy użyć operacji Wycofaj status eksportu do F/K oraz JPK na liście dokumentów (Rysunek 27). Status dokumentu zmieni się wówczas na Zatwierdzony, a Status JPK zostanie wyczyszczony (gdy dokument dopiero oczekiwał na wysłanie) lub przyjmie wartość Wycofane (gdy był wcześniej wysłany) (Rysunek 28). W takim stanie dokument może zostać odblokowany do edycji. Strona 29 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK Procesy w DMS Rysunek 27 Odblokowanie dokumentu Rysunek 28 Należy odblokować dokument i wprowadzić stosowane modyfikacje np. zmiana danych podatkowych (Rysunek 29). Strona 30 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK Procesy w DMS Eksport dokumentu do FK Rysunek 29 W zależności od potrzeb należy ponowić eksport dokumentu do FK lub jeżeli to nie jest konieczne ręcznie zmienić Status dokumentu na Wysłany do FK, przy użyciu operacji Ustaw status eksportu do F/K oraz JPK. W każdym z powyższych przypadków Status JPK zostanie ustawiony na Do wysłania, czyli dokument będzie oczekiwał na eksport do Archiwum JPK. Eksport dokumentu do Archiwum JPK Eksport dokumentu jest wykonany ręcznie. W tym celu należy użyć operacji JPK Wyślij do archiwum z listy dokumentów. Status JPK zostanie zmieniony na Wysłany oraz oznaczona zostanie data ostatniego eksportu i zwiększony licznik eksportów (Rysunek 30). Strona 31 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK Procesy w DMS Rysunek 30 7.3 Modyfikacje okresów dekretu FK Jeżeli dealer zdecydował się na wdrożenie procedury utrzymywania zgodności okresów sprawozdawczych i okresów VAT w systemach DMS, FK i Archiwum JPK to konieczna jest ręczna aktualizacja tych okresów w DMS. Aktualizację taką należy wykonać, gdy dokument w FK został przyporządkowany do innego okresu niż to wynika z konfiguracji w DMS. Proces taki powinien być wykonany w następujących etapach. Weryfikacja Statusu JPK Zmiana daty dekretu FK dla okresu sprawozdawczego i okresu VAT możliwa jest przed i po eksporcie dokumentu do FK, ale blokowana jest, gdy dokument zostanie wysłany do Archiwum JPK. Wycofanie Statusu JPK Wycofanie Statusu JPK można wykonać dla pojedynczego dokumentu lub zbiorczo dla zaznaczonej listy dokumentów. W tym celu należy użyć operacji JPK Cofnij status eksportu z listy dokumentów (Rysunek 31). Strona 32 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» JPK Procesy w DMS Zmiana dat dekretu FK Rysunek 31 Zmianę dat dekretu FK można wykonać dla pojedynczego dokumentu lub zbiorczo dla zaznaczonej listy dokumentów. W tym celu należy użyć operacji Zmiana okresów F/K z listy dokumentów. Szczegółowy opis operacji zmiany dat dekretu FK znajduje się w dalszej części dokumentacji. Oznaczenie dokumentów do eksportu do Archiwum JPK Przed operacją zmiany dat dekretu FK Status JPK został zmieniony z Wysłane na Wycofane. W celu ponowienia eksportu dokumentu do Archiwum JPK należy ręcznie zmienić Status JPK z Wycofane na Do wysłania. W tym celu należy użyć operacji JPK Ustaw status eksportu z listy dokumentów. Eksport dokumentu do Archiwum JPK Eksport dokumentu może być wykonany automatycznie przez procedurę nocną lub ręcznie, jeżeli jest konieczność szybkiego przeniesienia dokumentu do Archiwum JPK. W tym celu należy użyć operacji JPK Wyślij do archiwum z listy dokumentów. Status JPK zostanie zmieniony na Wysłany oraz oznaczona zostanie data ostatniego eksportu i zwiększony licznik eksportów. 7.4 Wykaz operacji zmieniających statusy eksportu do FK i JPK Poniżej przedstawiona została lista operacji mających wpływ na zmiany statusów eksportu do FK i Archiwum JPK. Przedstawione zostały wartości statusów przed operacją oraz po wykonaniu operacji (Rysunek 32). Strona 33 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Ręczny zbiorczy eksportu dokumentów z DMS do SvJPK Rysunek 32 8 Ręczny zbiorczy eksportu dokumentów z DMS do SvJPK Jest to mechanizm analogiczny do eksportu dokumentów do FK, w którym użytkownik wskazuje rodzaj dokumentu (sprzedaż, magazynowe), jednostki organizacyjne (jedną lub wiele) oraz koniec okresu, za który eksportowane są dokumenty. Eksportowane są wszystkie dokumenty z ustawionym statusem JPK - Do wysłania spełniające wymienione powyżej kryteria. Funkcjonalnie zbiorczy eksport do SvJPK jest taki sam, jak eksport pojedynczych dokumentów.! Dokumenty powinny być eksportowane do SvJPK w momencie zamknięcia miesiąca w FK, kiedy prawdopodobieństwo zmian w dokumentach źródłowych w DMS jest minimalne. Dla przypomnienia każdy dokument źródłowy z DSM może być eksportowany do SvJPK wielokrotnie (po wcześniejszej zmianie statusów SvJPK np. w wyniku wprowadzenia zmian w dokumencie). W SvJPK dla danego dokumentu odkładana jest nowa wersja przy każdym eksporcie z DMS. W ten sposób budowana jest historia zmian w dokumencie w SvJPK, jednak przy generowaniu meldunków (plików JPK) do Urzędu Skarbowego uwzględniane są tylko najnowsze wersję dokumentów. Strona 34 z 35

DMS AutoStacja3» JPK Ewidencja dokumentów, konfiguracja i procesy» Ręczny zbiorczy eksportu dokumentów z DMS do SvJPK 8.1 Operacja zbiorczego eksportu dokumentów do SvJPK Operacja zbiorczego eksportu dokumentów z DMS do SvJPK dostępna jest z menu Dodatki -> System F/K ->JPK -> Wymiana danych z SvJPK (Rysunek 33). Dostęp do operacji zbiorczego eksportu do SvJPK sterowany jest uprawnieniem JPK - Zarządzenie eksportem [JPK_EKSPORT] i przypisane jest do procesu JPK - Zarządzenie eksportem [JPK_EKSPORT]. Identyczne uprawnienia jak dostęp do eksportu do SvJPK pojedynczych dokumentów. Operacja eksportu wywołuje okno, w którym użytkownik określa kryteria eksportu (Rysunek 33): Rodzaj dokumentu i okres do dnia Jednostka organizacyjna! Rysunek 33 W zależności od ilości dokumentów eksportowanych z DMS do SvJPK operacja wymiany danych może być długotrwała. Strona 35 z 35