UMOWA zawarta w dniu... 2018 roku, pomiędzy:, z siedzibą w, reprezentowanym przez: zwanym dalej Organizatorem lub.., a Polskim Związkiem Piłki Siatkowej, z siedzibą w Warszawie (02-801), przy ul. Puławskiej 383, wpisanym do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod numerem KRS 0000062347, dla którego akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, reprezentowanym przez: Jacka Kasprzyka Prezesa Zarządu; Tomasza Karasińskiego Sekretarza Generalnego działającego na podstawie Uchwały Zarządu PZPS nr 22/2016 z dnia 25.06.2016 r. w przedmiocie upoważnienia Członków Zarządu do składania oświadczeń woli w imieniu Polskiego Związku Piłki Siatkowej w trybie 29 ust. 2 Statutu PZPS, zwanym dalej PZPS, zwanymi dalej łącznie Stronami lub osobno Stroną. W konsekwencji przeprowadzenia przez PZPS konkursu ofert na przygotowanie i przeprowadzenie Finału Centralnego o Puchar Kinder +Sport 2018 została zawarta Umowa o następującej treści: 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem niniejszej umowy (dalej: Umowa) jest określenie wzajemnych praw i obowiązków Stron oraz zasad ich współpracy przy organizacji imprezy sportowej - XXIV Ogólnopolskiego Turnieju Finałowego Kinder + Sport w minisiatkówce (dalej: Turniej) w dniach od do 2018 roku, w którym weźmie udział 192 drużyn, tj. około 1200 uczestników. 2. PZPS oświadcza, iż przysługuje mu prawo do organizacji Turnieju oraz prawa marketingowe i reklamowe uwzględnione w Umowie. W szczególności PZPS zawarł umowę z JM Marketing Group (dalej: JM Marketing Group), na mocy której sponsorem Turnieju jest firma Ferrero Polska Commercial Sp. z o.o. (dalej: Ferrero) i której przysługują określone w tej umowie prawa. 1
3. PZPS powierza Organizatorowi organizację Turnieju na zasadach określonych w niniejszej umowie. 4. Strony uzgadniają, że Organizator w ramach wykonania niniejszej Umowy może zawrzeć z miastem umowę, na mocy której miastu zostaną powierzone działania wymienione w Załączniku nr 2, jednakże za działania lub zaniechania miasta w zakresie wykonania zawartej z nim Umowy Organizator odpowiada jak za swoje własne. 5. Strony ustalają, że Turniej rozegrany zostanie w dniach od do 2018 roku, na hali sportowej:. (dalej: Obiekty), przy czym to dzień przyjazdu uczestników oraz montażu boisk. 2 ZOBOWIĄZANIA ORGANIZATORA 1. Organizator zobowiązuje się przeprowadzić następujące działania: 1.1. zorganizować i przeprowadzić Turniej na najwyższym poziomie organizacyjnym, z zachowaniem należytej staranności, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów PZPS, oraz według wytycznych zawartych w Załączniku nr 1 do Umowy, 1.2. zapewnić i pokryć koszt wynajęcia hali sportowej, na których zostanie rozegrany Turniej, 1.3. uzyskać wszelkie niezbędne i wymagane na podstawie obowiązujących przepisów prawa dokumenty oraz zezwolenia potrzebne do prawidłowej realizacji postanowień Umowy, 1.4. zapewnić bezpieczeństwo wszystkim uczestnikom i organizatorom, obsłudze i widzom w czasie i miejscu trwania Turnieju poprzez zapewnienie ochrony na Obiektach, w tym zapewnienia bezpieczeństwa na terenie akademików (przy pomocy służb porządkowych zabezpieczających teren zgodnie z przepisami obowiązującymi na terenie RP), w których będą zakwaterowani uczestnicy Turnieju, 1.5. zapewnić wyposażenie sportowe boisk niezbędne do rozegrania Turnieju, w tym boisk (tj. przygotowanie i wyklejenie minimum 24 boisk, uwzględniając podział na kategorie wiekowe), rozwieszenie siatek i materiałów poligraficznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami zawartymi w stosownych przepisach PZPS, które umieszczone są na stronie www.pzps.pl, 1.6. zapewnić możliwość zakwaterowania i wyżywienia uczestniczącym w Turnieju wg stawki zł/osobodzień (nocleg plus 3 posiłki), 2
1.7. zapewnić i pokryć koszt zakwaterowania i wyżywienia delegacji sędziowskiej i obsłudze technicznej uczestniczącym w Turnieju; 1.8. zapewnić nieodpłatnie uczestnikom i obsłudze Turnieju (w tym sędziom i opiekunom zespołów) na czas trwania Turnieju w wystarczających ilościach wodę mineralną niegazowaną, w tym dla zawodniczek i zawodników w ilości minimum 1,5l na osobę na dzień, 1.9. w Obiektach, gdzie będzie rozgrywany Turniej zapewnić zaplecze dla zawodniczek i zawodników w postaci szatni (oddzielnych dla każdej płci) zlokalizowanych na terenie obiektu, na których rozgrywane będą mecze, oraz urządzenia sanitarne (toalety, prysznice), 1.10. zapewnić kompleksową obsługę spikerską, sędziowską, techniczną i logistyczną niezbędną do przeprowadzenia Turnieju w ramach wynagrodzenia za cały Turniej, 1.11. zagwarantować Sponsorom Turnieju powierzchnie ekspozycyjne, z uwzględnieniem treści Załącznika nr 1, 1.12. wyprodukować własnym staraniem, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji PZPS dla przedstawionych projektów poligraficznych, plakaty, banery oraz inne materiały reklamowe informujące o Turnieju, zawierające logo PZPS oraz Sponsorów, które będą eksponowane staraniem i na koszt Organizatora w wybranych lokalizacjach na terenie, 1.13. zorganizować ceremonię otwarcia i zakończenia dla uczestników Turnieju, 1.14. przygotować i wysłać komunikaty organizacyjne związane z organizacją i przebiegiem Turnieju do podmiotów zainteresowanych (wojewódzkie związki piłki siatkowej w fazie przed turniejowej, w trakcie trwania imprezy forma elektroniczna i papierowa na tablicach informacyjnych), 1.15. przygotować system losowania i rozgrywek dostosowane do liczby zespołów i przygotowanych boisk, 1.16. zapewnić i pokryć koszty catering VIP dla 20 osób w postaci kawy, herbaty, ciastka i napojów zimnych dla osób wskazanych przez PZPS, 1.17. zabezpieczyć brak dostępu do płyty boiska przez osoby nieuczestniczące w meczach (przygotowanie identyfikatorów lub opasek dla Organizatora, uczestników Turnieju, przedstawicieli Sponsorów), 1.18. na własny koszt i własnym staraniem wykleić boiska, 1.19. zapewnić na własny koszt obsługę biura zawodów wraz z niezbędnymi materiałami, 3
1.20. zapewnić pomieszczenie dla firmy przygotowującej pakiety nagrodowe i podarunkowe dla uczestników Turnieju, 1.21. zabezpieczyć kontenery na śmieci i ich wywóz, 1.22. zabezpieczy opiekę medyczną na czas trwania Turnieju, 1.23. zabezpieczyć pomieszczenie do odprawy technicznej dla trenerów na minimum 150 osób wraz z nagłośnieniem z dwoma bezprzewodowymi mikrofonami, a także zapewnienie sprzętu do prezentacji (ekran, rzutnik multimedialny) oraz stołu prezydialnego dla minimum 5 osób, 1.24. dostarczyć nie mniej niż 10 (słownie: dziesięć) plakatów, o których mowa w pkt 1.12., i co najmniej 10 (słownie: dziesięć) zdjęć z każdego dnia zawodów do siedziby PZPS. 1.25. własnym staraniem umieszczenie w aplikacji mobilnej dedykowanej na telefony i tablety pod nazwą Wyniki Finału Minisiatkówki harmonogram rozgrywek oraz wyniki on-line. 1.26. W miarę możliwości podjęcia starań na miejscu (w hali) odbywania się Etapu IV: - wyłączenia z użytku lub zasłonięcia maszyn sprzedających słodycze (maszyny vendingowe), - wyłączenia ze sprzedaży słodyczy i napojów słodkich na stoiskach oferujących sprzedaż tych produktów na terenie hali, gdzie odbędzie się impreza, - w zasłonięciu reklam na terenie hali firm/produktów innych niż zatwierdzone przez JM MARKETING GROUP (nie dotyczy naming rights hali). 2. Organizator zobowiązuje się do wyłącznego komunikowania Turnieju zgodnie ze wskazanym nazewnictwem, tj. XXIV Ogólnopolski Turniej Finałowy Kinder+Sport w minisiatkówce. 3. Wszystkie projekty graficzne wszelkich materiałów promocyjnych i reklamowych, przygotowywanych w ramach wykonywania Umowy, także i tych niewymienionych wyraźnie powyżej, muszą uzyskać uprzednią wyrażoną pisemnie lub w formie elektronicznej (e-mail) akceptację PZPS. Akceptacja powinna nastąpić w terminie 2 dni roboczych od przedłożenia projektów do akceptacji. Niewniesienie żadnych uwag w tym terminie będzie równoznaczne z ich akceptacją. 4. Organizator ma prawo do zawarcia umów z patronami medialnymi w grupie prasy i stacji radiowych, po uzyskaniu wcześniejszej wyraźnej i jednoznacznej aprobaty PZPS dla każdego z patronów. 5. Organizator bezzwłocznie zawiadomi PZPS o wszelkich nowych możliwościach promocyjnych, o których istnieniu nie wiedział w momencie podpisywania Umowy, przyznając PZPS i Ferrero pierwszeństwo do ich wykorzystania przed pozostałymi podmiotami. 4
6. Zawarcie umowy lub jakiegokolwiek innego uzgodnienia, którego przedmiotem miałoby być sponsorowanie lub partnerstwo lub jakakolwiek inna podobna relacja Organizatora, w związku z Turniejem z osobą trzecią, wymaga uzyskania wyraźnej zgody PZPS. PZPS może w uzasadnionych przypadkach nie wyrazić zgody na sponsorowanie lub partnerstwo lub jakąkolwiek inną podobną relację, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, z podmiotami, które w opinii PZPS mogą narazić na szwank reputację lub wizerunek PZPS lub Ferrero lub jest podmiotem konkurencyjnym do Ferrero lub produktów lub usług oferowanych przez Ferrero lub które z innych względów nie są akceptowalne ze strony PZPS. Akceptacja powinna nastąpić w terminie 2 dni roboczych od powiadomienia PZPS przez Organizatora. Brak akceptacji w terminie wskazanym w zdaniu poprzednim oznacza odmowę wyrażenia zgody na zawarcie umowy lub innego uzgodnienia przez Organizatora z osobą trzecią na sponsorowanie lub partnerstwo Turnieju. 7. Organizator w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni roboczych od dnia zakończenia Turnieju sporządzi i przekaże do akceptacji PZPS pisemny raport, dokumentujący wykonanie świadczeń objętych Umową. Raport zawierać będzie kompletną dokumentację realizacji wszystkich określonych w Umowie zobowiązań Organizatora, w szczególności nagranie materiału zdjęciowego (co najmniej 25 zdjęć z Turnieju oraz obrandowania hal) i dokumentację sportową (wyniki, protokoły). W ciągu 5 dni od otrzymania raportu, o którym mowa wyżej PZPS może wystąpić do Organizatora o jego merytoryczne uzupełnienie. Organizator nie może odmówić uzupełnienia raportu bez ważnej przyczyny. 3 ZOBOWIĄZANIA PZPS 1. W ramach realizacji Umowy PZPS zobowiązuje się przeprowadzić następujące działania: 1.1.zapewnić nagrody zespołom i zawodnikom, 1.2. zapewnić medale oraz puchary dla wszystkich zawodników i zawodniczek, którzy ukooczą Turniej na miejscach 1-3, 1.3. nadać Turniejowi oficjalną nazwę XXIV Ogólnopolski Turniej Finałowy Kinder+Sport w minisiatkówce, 1.4. ubezpieczyć na swój koszt uczestników Turnieju od następstw nieszczęśliwych wypadków, 1.5.po otrzymaniu środków z Ministerstwa Sportu i Turystyki opracuje projekty i wyprodukuje lub zakupi koszulki pamiątkowe dla zawodników i zawodniczek - uczestników Turnieju z umieszczonymi na nich logotypami Sponsorów, Organizatora i miasta, po wcześniejszym uzyskaniu akceptacji projektu przez Strony, 5
1.6. zapewnić sprzęt sportowy (siatki, antenki) oraz piłki do rozegrania turnieju, 1.7. zawiesić reklamy i ekspozycję sponsorską Ferrero i PZPS na Obiektach z wyłączeniem reklam i ekspozycji Organizatora, jego sponsorów oraz miasta. 1.8. udzielić Organizatorowi niewyłącznej sublicencji na wykorzystywanie i użytkowanie oprogramowania do aplikacji mobilnej dedykowanej na telefony i tablety pod nazwą Wyniki Finału Minisiatkówki w celu umieszczenia harmonogramu rozgrywek i wyników on-line do dnia... Organizator nie ma prawa wykorzystywania oprogramowania w inny sposób niż wskazany powyżej. Strony zgodnie ustalają, że sublicencja, o której mowa wyżej nie może być udzielana przez Organizatora osobie trzeciej. 2. W ramach realizacji Umowy PZPS zobowiązuje się do realizacji następujących świadczeń reklamowych i promocyjnych na rzecz Organizatora oraz miasta : 2.1. Nadanie miastu tytułu Miasta Gospodarza XXIV Ogólnopolskiego Turnieju Finałowego Kinder+Sport w minisiatkówce w 2018 roku wraz z prawem do wykorzystania tego tytułu w kampaniach promocyjnych miasta i Organizatora do dnia 31 grudnia 2018 roku. 2.2. Ekspozycję logo miasta i Organizatora lub informacji o ich zaangażowaniu w ramach relacji tekstowych dotyczących organizacji Turnieju w liczbie co najmniej po 10 wpisów na profilu Twitter oraz na oficjalnym profilu Polskiej Siatkówki na portalu Facebook. 2.3. Ekspozycję logo Organizatora i miasta oraz informacje o ich zaangażowaniu na stronie www.pzps.pl w sekcji aktualności w postaci co najmniej 2 wpisów przed i po Turnieju. 2.4. Umieścić logo Organizatora i miasta na wszystkich pucharach wręczanych zawodnikom oraz na koszulkach okolicznościowych przekazywanych wszystkim uczestnikom podczas turnieju, z zastrzeżeniem 3 ust. 1 pkt 1.5 Umowy. 2.5. Ekspozycja baneru internetowego Turnieju na oficjalnej stronie internetowej PZPS na okres czterech tygodni przed Turniejem. 2.6. Zapewnienie udziału przedstawiciela PZPS na konferencji prasowej Turnieju. Termin i miejsce konferencji zostaną ustalone w trybie roboczym. 3. Organizator w ramach porozumienia z miastem zobowiązuje się uzyskać zgodę miasta na wykorzystanie przez PZPS logotypu miasta do realizacji świadczeń reklamowych i promocyjnych, o których mowa w ust. 2.2, 2.3., 2.4. w okresie objętym Umową. Strony uznają, że udzielenie licencji (sublicencji), o której mowa w zdaniu poprzedzającym, nie jest odrębną usługą, lecz stanowi immanentny element Umowy pozwalający na zrealizowanie przez PZPS świadczeń w ramach niniejszej Umowy. 6
4. PZPS zobowiązuje się zapłacić Organizatorowi za organizację Turnieju wynagrodzenie w kwocie zł brutto (słownie: złotych brutto) zgodnie z następującym harmonogramem: 4.1. PZPS zapłaci 30 % wynagrodzenia, tj. kwotę złotych brutto (słownie: złotych brutto) najpóźniej na 30 dni przed terminem Turnieju, na podstawie dokumentu księgowego wystawionego przez Organizatora, jednak nie wcześniej niż przed zawarciem umowy pomiędzy Organizatorem a miastem, w której przyjmuje ono zobowiązania ujęte w Załączniku nr 2, 4.2. Pozostałe 70% wynagrodzenia w kwocie złotych brutto (słownie: złotych brutto), PZPS zapłaci w ciągu 14 dni od dostarczenia przez Organizatora dokumentu księgowego, wystawionego nie wcześniej niż po zakończeniu i rozliczeniu Turnieju oraz zaakceptowaniu przez PZPS pisemnego raportu, o którym mowa w 2 ust. 7 Umowy. 4 ZOBOWIĄZANIE W PRZYPADKU POZYSKANIA DOFINANSOWANIA PUBLICZNEGO W przypadku uzyskania przez PZPS dofinansowania Turnieju ze środków publicznych Organizator zobowiązuje się przedstawić dla celów rozliczenia tych środków wszelką posiadaną dokumentację cząstkową, w tym rachunki i faktury stanowiące przedmiot dofinansowania. 5 WSPÓŁPRACA STRON 1. Strony deklarują ścisłą współpracę w celu prawidłowej realizacji Umowy, w szczególności zobowiązują się udostępniać sobie wzajemnie niezbędną dokumentację do organizacji Turnieju oraz udzielać innych informacji niezbędnych do wykonania Umowy. 2. Strony Umowy zobowiązują się do wzajemnego poszanowania swoich słusznych interesów, do wykonywania Umowy w najlepszej wierze i udzielania wszelkich niezbędnych informacji w celu właściwej realizacji obowiązków przyjętych w Umowie. 3. Każda ze Stron zobowiązuje się w trakcie trwania Umowy do powstrzymania się od wszelkich działań, które mogłyby narazić na uszczerbek dotychczasową renomę drugiej Strony Umowy lub Ferrero. 4. Przy wykonywaniu czynności opisanych w Umowie Stronom przysługuje prawo korzystania z usług osób i podmiotów trzecich, przy czym za wszelkie działania i zaniechania tych osób i podmiotów, w ramach zlecanych im działań, Strony odpowiadają jak za własne. 7
5. W celu właściwej realizacji postanowień niniejszego paragrafu, każda ze Stron wskazuje osoby do kontaktów związanych z realizacją Umowy: 5.1. ze strony Organizatora:, 5.2. Ze strony PZPS: Rafał Kwiatkowski, tel. 605 479 070, adres email: rkwiatkowski@pzps.pl. 6. Każdorazowo, gdy w Umowie mowa o uzyskaniu zgody drugiej Strony, należy przez to rozumieć uzyskanie zgody osoby wskazanej w ust. 5. 6 CZAS TRWANIA UMOWY Umowa została zawarta na czas oznaczony i obowiązuje od dnia jej zawarcia do dnia 2018 roku, za wyjątkiem uprawnienia Organizatora i miasta, wynikającego z 3 ust. 2 pkt 2.1, które trwa do dnia 31 grudnia 2018 roku. 7 ROZWIĄZANIE UMOWY 1. Każda ze Stron może wypowiedzieć w trybie natychmiastowym Umowę, jeśli druga Strona w sposób rażący naruszy jej warunki i nie zaniecha dalszych naruszeń w ciągu 7 (słownie: siedmiu) dni od daty otrzymania wezwania do zaniechania naruszeń. 2. Umowa ulega rozwiązaniu, bez dalszych zobowiązań którejkolwiek ze Stron, jeżeli najpóźniej na 30 dni przed Turniejem Organizator nie zawrze umowy z miastem, w której powierzy ona działania ujęte w Załączniku nr 2. 8 PRAWO WŁAŚCIWE W sprawach nieuregulowanych bezpośrednio w niniejszej Umowie zastosowanie znajdują odpowiednie normy prawa polskiego, w szczególności zawarte w przepisach ustawy z 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z roku 2017 poz. 459 z poźn. zm.). 9 ROZWIĄZYWANIE SPORÓW 1. Strony zgodnie zobowiązują się, że w przypadku zaistnienia jakichkolwiek sporów dotyczących treści postanowień niniejszej Umowy lub ich realizacji, w pierwszej kolejności podejmą działania zmierzające do ich polubownego rozwiązania, w szczególności poprzez wszczęcie stosownych negocjacji. 8
2. Strony uzgadniają, iż w przypadku nieosiągnięcia przez nie porozumienia co do sposobu rozwiązania sporu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, sądem właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd powszechny, właściwy miejscowo dla siedziby PZPS. 10 POWIADOMIENIA Wszelkie powiadomienia oraz korespondencja związana z realizacją Umowy winny być kierowane na adresy do doręczeń Stron, wskazane na wstępie niniejszej Umowy. W przypadku zmiany adresu Strona zobowiązana jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie drugą Stronę pod rygorem uznania za skutecznie doręczone oświadczeń wysłanych na ostatni adres do doręczeń, wskazany przez Stronę. Powiadomienie drogą mailową, na adresy wskazane w 5. ust. 5., dopuszczalne jest w przypadkach wymienionych w Umowie. 11 WYŁĄCZNOŚĆ UMOWY Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia bądź porozumienia dotyczące Turnieju, zawarte pomiędzy Stronami, wyrażone w formie pisemnej lub ustnej. 12 ZMIANY UMOWY Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają dla swej ważności zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 13 EGZEMPLARZE UMOWY Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Organizator PZPS 9
Załącznik nr 1. Szczegółowe zobowiązania marketingowe wobec Ferrero 1. Umieszczenie Logo Ferrero na co najmniej 40% wszystkich powierzchni reklamowych, ścianki konferencyjnej i telewizyjnej oraz każdej innej, na której są umieszczone logotypy sponsorów i parterów Turnieju, 2. Umieszczenie Logo Ferrero na koszulkach pamiątkowych zawodników i organizatorów. 3. Umożliwienie Ferrero prowadzenie własnych działań promocyjnych i animacyjnych w bezpośrednim sąsiedztwie boisk przez cały okres trwania Turnieju, 4. Zamieszczenie Logo Ferrero na wszystkich materiałach poligraficznych związanych z Turniejem, takich jak: plakaty, outdoor, ulotki, foldery, identyfikatory, zaproszenia, itp. Logo Ferrero będzie zawsze jako pierwsze i co najmniej 20% większe od pozostałych logotypów, 5. Dostęp do cateringu VIP - na dodatkowe zlecenie PZPS na terenie Turnieju dla nie więcej niż 20 osób (na podstawie uprzednio wydanych identyfikatorów) na wszystkie dni trwania Turnieju, 6. Umożliwienie uczestniczenia przedstawicielom Ferrero we wszystkich oficjalnych ceremoniach w czasie Turnieju, w szczególności w ceremoniach wręczenia nagród, w zakresie zaproponowanym przez Ferrero, 7. Ekspozycja reklamy Ferrero podczas wszystkich konferencji prasowych, o ile będą organizowane, organizowanych zarówno przed Turniejem, jak i w jego trakcie, w postaci banerów reklamowych, balonów reklamowych lub w innej uzgodnionej formie i ustawionych w widocznym miejscu. 8. Dostarczenie do PZPS takiej dokumentacji hali (hal), która pozwoli na określenie możliwości i wymiarów obrandowania hali (hal), z wyprzedzeniem co najmniej 45 (czterdziestu pięciu) dni przed datą rozgrywania turnieju. 10
Załącznik nr 2. Zobowiązania miasta Wynajem Obiektów, w tym: - wraz z zasilaniem w energię elektryczną i wodę, - z nawierzchnią opróżnioną z urządzeń i innych przeszkód uniemożliwiających rozłożenie siatek i wyklejenie boisk, - wraz z wszystkimi dostępnymi szatniami, pomieszczeniami technicznymi oraz trybunami, - słupków i elementów konstrukcyjnych, - usunięcie lub zasłonięcie brandingu innych firm (podmiotów konkurencyjnych dla Sponsora), który jest rozwieszony na hali. 11