Zarządzenie Nr 42 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia

Podobne dokumenty
Zarządzenie Nr 11 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 19 marca 2012r.

Zarządzenie nr 6 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia r.

Określenie trybu postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów

Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 20 września 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 3/2008 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 10 stycznia 2008 r.

Zarządzenie nr 7/2006

ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

ZARZĄDZENIE NR 47 Rektora Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie z dnia 4 lutego 2009 roku

Zarządzenie Nr R-24/2015 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 10 kwietnia 2015 r.

Zarządzenie nr 13/2007 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 15 lutego 2007 r.

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 30/2007 Rektora Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu z dnia 7 maja 2007 r.

Na podstawie 42 ust. 4 pkt 2 i ust. 5 Statutu Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu zarządza się, co następuje:

Cele projektów muszą być zgodne ze strategią i celami statutowymi Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NAUKOWYMI W AKADEMII PEDAGOGIKI SPECJALNEJ IM. MARII GRZEGORZEWSKIEJ DZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

ZARZĄDZENIE NR 40 Rektora Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki z dnia 8 grudnia 2006r. znak R /06

ZARZĄDZENIE Nr 56/2014 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 9 maja 2014 r.

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

REGULAMIN. przygotowania i realizacji projektów współfinansowanych z zewnętrznych źródeł finansowania Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Tarnowie

ZASADY REALIZACJI GRANTÓW I BADAŃ ZAMAWIANYCH NA UNIWERSYTECIE ROLNICZYM IM. HUGONA KOŁŁĄTAJA W KRAKOWIE

REGULAMIN POSTĘPOWANIA

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NAUKOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

Regulamin przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych 1

Regulamin ubiegania się o finansowanie/dofinansowanie z programów Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Obwieszczenie Nr 1/2018 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 21 maja 2018 r.

Uchwała Nr 38/2013/VI Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 24 czerwca 2013 r. w sprawie zasad finansowania działalności badawczej

Diagnoza problemów społecznych i monitoring aktywizacji polityki rozwoju zasobów ludzkich w Katowicach UDA-POKL

I. Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE Nr 8/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 października 2012 roku

Uchwała Nr 49/2015/IX Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 26 listopada 2015 r. w sprawie zasad finansowania działalności badawczej

Zarządzenie Nr 61/2013 Rektora Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie z dnia 18 września 2013r.

REGULAMIN ZARZĄDZANIA KRAJOWYMI PROJEKTAMI NAUKOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

REGULAMIN TRYBU ZAWIERANIA UMÓW O WSPÓŁPRACY UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO W LUBLINIE Z PODMIOTAMI ZAGRANICZNYMI. Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Cultivating and forming regional traditions by the Visegrad Group teachers. Zarządzenie nr 18

International scientific conference on THE THEATRE OF LOCAL HISTORIES in Central Europe Instytut Nauk o Kulturze i Studiów Interdyscyplinarnych

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 172

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

INSTRUKCJA obiegu dokumentów związanych z przygotowaniem i realizacją projektów w ramach europejskich programów badawczych w Uniwersytecie Wrocławskim

ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH PROJEKTÓW BADAWCZYCHYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Procedura wnioskowania beneficjenta o płatność pośrednią i końcową Wydział Budżetu

OBIEG DOKUMENTÓW. dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

Zarządzenie nr 156/2008 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 22 grudnia 2008 r.

Zarządzenie nr 16 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 9 lutego 2015 roku

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 58

WYKSZTAŁCONA KADRA = WYKSZTAŁCONY STUDENT - szkolenia dla kadry dydaktycznej Wydziału Nauk Społecznych UŚ. Zarządzenie nr 75

Śląskie wyzwania. Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 91

Realizacja Projektu. Projekt realizowany jest zgodnie z:

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 49

Zarządzenie nr 96/2009 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 26 sierpnia 2009 roku

CLOSE THE DEAL, FILL THE GAP,

REGULAMIN DZIAŁALNOŚCI BADAWCZO-WDROŻENIOWEJ

Zarządzenie nr 94. Platforma Analiz i Archiwizacji Danych (PAAD)

Zarządzenie nr 70/ 2011

Zarządzenie Nr 70/2015 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 1 czerwca 2015 r.

Zarządzenie Nr 48 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 29 czerwca 2017 r. w sprawie profesorów wizytujących

INNO-DAKTYKA - innowacyjne kompetencje dydaktyczne nauczycieli akademickich WIiNoM UŚ. Zarządzenie nr 28

Festival of Art and Independent Games LAG

Zarządzenie nr 17 / 2011

ZARZĄDZENIE. Nr 65/2015. Rektora Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. z dnia 21 października 2015 r.

Zarządzenie Nr 5/17 Rektora Politechniki Świętokrzyskiej z dnia 31 stycznia 2017 r. w sprawie zasad i trybu realizacji prac naukowo-badawczych

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY WIĄZOWNA. z dnia 31 stycznia 2018 r.

ARKA WNS - Akademia Rozwoju Kompetencji Wydziału Nauk Społecznych. Zarządzenie nr 43

Instrukcja obiegu i przechowywania dokumentów dla projektów współfinansowanych przez Unię Europejską

Zarządzenie nr Dyrektora Zespołu Szkół nr 3 w Hajnówce z dnia 23 grudnia 2015 roku

INSTRUKCJA OPISU I OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH

Osoba niepełnosprawna moim sąsiadem. Nieinstytucjonalne wsparcie osób niepełnosprawnych. Zarządzenie nr 2 / 2012

1. Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE Nr 1697/16 PREZYDENTA MIASTA GDAŃSKA z dnia 3 listopada 2016 r. w sprawie realizacji Gdańskiego Projektu Komunikacji Miejskiej etap IV A

Zarządzenie nr 166. I. Przedmiot zarządzenia

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 3 kwietnia 2015 r. Poz. 27. ZARZĄDZENIE Nr 19 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU 1) z dnia 27 marca 2015 r.

Zarządzenie Nr 23/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r.

Warszawa, dnia 10 kwietnia 2018 r. Poz. 12

REGULAMIN PRZYGOTOWYWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ I INNYCH ŹRÓDEŁ ZEWNĘTRZNYCH. Postanowienia ogólne

Zasady i tryb zawierania i rozliczania umów zlecenia i umów o dzieło w Akademii Wychowania Fizycznego Józefa Piłsudskiego w Warszawie

ZARZĄDZENIE NR 47 Rektora Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego w Szczecinie z dnia 4 lutego 2009 roku

Zasady przygotowywania i realizacji projektów w Uniwersytecie Jagiellońskim

Zarządzenie nr 98. (tekst jednolity) ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE

Zarządzenie nr Postanowienia ogólne

PROCEDURA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI INWESTYCYJNYMI Spis treści nr str. 1. Rozdział I 2-4 Postanowienia ogólne

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA WNIOSKOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW ROZWOJOWYCH W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

Zarządzenie nr 82. I. Przedmiot zarządzenia 1

Zarządzenie nr 3/2013. Dziekana Wydziału Nauk Historycznych i Pedagogicznych. z dnia

Regulamin realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych na Politechnice Gdańskiej. Gdańsk, 5 maja 2015r.

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 128

Zarządzenie nr 35. I. Przedmiot zarządzenia

Załącznik nr 1. Dodatki motywacyjne

UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI REGULAMIN ORGANIZACYJNY KURSÓW DOKSZTAŁCAJĄCYCH. Postanowienia ogólne

Poznań, 31 grudnia 2010 roku DOP /10

Społeczeństwo prosumenckie prosumencka energetyka

Projekt realizowany jest od dnia 15 października 2011 r. do dnia 14 października 2014 r. zgodnie z:

Strona. Zarządzenie nr 25

Zarządzenie nr 82 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 2 grudnia 2010 roku

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dotyczy: zarządzanie projektem na rzecz Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Olsztynie

Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 175

Numeryczny model złoża oparty na parametrach jakościowych węgli kamiennych Akronim NJMZ. Zarządzenie nr 137

Zarządzenie nr 130. I. Przedmiot zarządzenia

PO IG 3.3 Tworzenie systemu ułatwiającego inwestowanie w MŚP. 1. Instytucja Wdrażająca

UCHWAŁA Nr 22/2008. ZARZĄDU ZWIĄZKU GMIN GÓR ŚWIĘTOKRZYSKICH W BODZENTYNIE Z DNIA 15 GRUDNIA 2008 r.

Zarządzenie nr 15/2018

Transkrypt:

Zarządzenie Nr 42 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 11.12.2007. w sprawie zasad obowiązujących przy realizacji w SGGW projektów współfinansowanych z programów strukturalnych, nie objętych programami wspólnotowymi. Działając w oparciu 68 ust. 2 pkt. 5 Statutu Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie uchwalonego w dniu 26 czerwca 2006 r. wprowadzam następujące zasady postępowania obowiązujące przy realizacji projektów współfinansowanych z programów strukturalnych, nie objętych programami wspólnotowymi oraz procedury określające tryb postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów Część I. Zasady ogólne 1. Jeżeli w tekście jest wymieniony: należy przez to rozumieć: Program strukturalny - wszelkie programy finansowane z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS), Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOiGR), Finansowego Instrumentu Wspierania Rybołówstwa (FIWR) Funduszu Spójności (FS) i Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) i Inicjatyw Wspólnotowych (EQUAL, INTERREG, URBAN, LEADER), Programy wspólnotowe - wszelkie środki pochodzące z programów, do których Polska wpłaciła składki. Znajdują się wśród nich m.in. takie programy jak LLL-LifeLongLearning, Leonardo da Vinci, Cost, Eureka, Tempus, Programy Ramowe (7PR), Projekt Projekt partnerski Jednostka organizacyjna SGGW - przedsięwzięcia SGGW współfinansowane z programów strukturalnych, realizowane w oparciu o umowę zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniach, dokumentach programowych oraz instrukcjach właściwych organów Unii Europejskiej i instytucji krajowych odpowiedzialnych za ich wdrażanie, - wspólny Projekt jednostek organizacyjnych SGGW i innych podmiotów prawnych tworzących partnerstwo powołane w celu opracowania i realizacji określonego Projektu zgłaszanego do finansowania z Programów, - wydziały, jednostki międzywydziałowe, jednostki pozawydziałowe, jednostki ogólnouczelniane,

Koordynator Kierownik Projektu Zespół Projektowy Wkład własny Prefinansowanie Koszty kwalifikowane - jednostka odpowiedzialna za realizację całego projektu, występująca w charakterze strony w umowie z instytucją przyznającą środki, - osoba upoważniona przez Rektora SGGW na wniosek Dziekana Wydziału i Kierownika Katedry, do reprezentowania SGGW wobec instytucji i osób w zakresie wynikającym z realizacji Projektu, - grupa osób powołanych przez Dziekana na pisemny wniosek Kierownika Projektu i Kierownika jednostki organizacyjnej realizującej Projekt finansowany z Programów strukturalnych, w celu należytego nim zarządzania, - nakłady finansowo rzeczowe wnoszone przez jednostkę organizacyjną, za pomocą których zgodnie ze szczegółowymi zasadami Programów strukturalnych uczelnia jest zobowiązana realizować Projekt, - konieczność przejściowego sfinansowania całości lub części wydatków na realizację Projektu ze środków własnych SGGW, wynikającą z zasady okresowej refundacji wydatków, obowiązującej w ramach niektórych programów strukturalnych, - koszty, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione i które spełniają kryteria zasadności określone przez przepisy wspólnotowe, wytyczne programowe i inne dodatkowe ustanowione przez instytucje zarządzające Okres Projektu COBiS realizacji - zgodnie z zapisami umowy w tym okres od momentu podpisania umowy na dofinansowanie Projektu finansowanego z programu strukturalnego, do chwili całkowitego rozliczenia rzeczowego i finansowego Projektu, złożenia sprawozdań i raportów końcowych oraz ich przyjęcia, - Centrum Organizacji Badań i Szkoleń SGGW, Instytucja finansująca Kwestura SGGW Kadry Rejestr - instytucja ogłaszająca konkurs, finansująca i nadzorująca realizację oraz rozliczenie projektu, - Dział Finansowy oraz Dział Kosztów i Analiz w Kwesturze SGGW, - Dział Spraw Osobowych SGGW, - wspólny rejestr aplikacji i umów, dotyczących projektów w programach strukturalnych prowadzony w COBiS,

2 1. Umowy i wszelkie dokumenty dotyczące projektów w programach strukturalnych w imieniu SGGW podpisuje Rektor lub osoba pisemnie przez niego upoważniona. 2. Rektor powierza nadzór nad wykonywaniem czynności związanych z projektami w programach strukturalnych, oraz podpisywanie wniosków projektowych i umów na dofinansowanie z tych programów, Prorektorowi ds. Rozwoju SGGW. 1. Przed przystąpieniem do przygotowania projektu realizowanego przez jednostki organizacyjne SGGW oraz projektu partnerskiego realizowanego z udziałem tych jednostek, należy uzyskać zgodę Rektora na ich wykonywanie. W tym celu Kierownik projektu występuje z formularzem zgłoszeniowym załącznik nr 1, w którym Kierownik Katedry oraz Dziekan Wydziału (w innych jednostkach - Kierownik lub Dyrektor) wyrażają zgodę na realizację tego projektu. 2. COBiS prowadzi rejestr projektów finansowanych w projektach strukturalnych./ Rejestracja następuje w momencie przedłożenia przez Kierownika projektu formularza zgłoszeniowego. Do rejestru wprowadzane są dane zawarte w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Przed podpisem Rektora, egzemplarze wniosków projektowych do programów strukturalnych pozostające w SGGW zatwierdzają przez podpisanie, z podaniem daty w kolejności: Kierownik projektu, Kierownik Katedry, Dziekan Wydziału, na którym realizowany jest projekt (w innych jednostkach Kierownik lub Dyrektor jednostki), Kwestor, Dyrektor COBiS. 4. COBiS wspiera Kierowników projektów w zakresie przygotowania i realizacji i projektów w programach strukturalnych wskazując właściwe źródła informacji oraz ułatwiając kontakty z instytucjami oraz osobami, które właściwymi informacjami dysponują. 5. W przypadku projektów, w których wymagane jest potwierdzenie przez organ kolegialny Projektodawcy dysponowania i przeznaczenia środków finansowych wystarczających do zapewnienia płynności finansowej Projektu decyzję podejmuje Senat SGGW. Senat na wniosek Rektora lub Prorektora ds. Rozwoju, podejmuje uchwałę intencyjną określającą wysokość wkładu finansowego na zadanie, na które przeznacza się środki finansowe. 3 Część II. Aplikowanie o projekt 4 1. W przypadku konieczności złożenia Listu Intencyjnego wyrażającego chęć współpracy w projekcie w ramach programów strukturalnych należy dołączyć do niego wypełniony formularza zgłoszeniowy do projektu (załącznik 1 do mniejszego zarządzenia) i uzyskać

jego akceptację przez Prorektora ds. Rozwoju, po wcześniej uzyskanej zgodzie Kierownika Katedry, Dziekana Wydziału (Kierownika ednostki, Kanclerza SGGW) oraz rejestracji w COBiS. Załącznik nr 1 należy przesłać do COBiS również w formie elektronicznej. 2. W przypadku wystąpienia z wnioskiem projektowym wymagane jest złożenie wypełnionego formularza zgłoszeniowego do projektu (załącznik 1 do mniejszego zarządzenia) i uzyskanie jego akceptacji przez Prorektora ds. Rozwoju, po wcześniej uzyskanej zgodzie Kierownika Katedry, Dziekana Wydziału (Kierownika innej jednostki) oraz rejestracji w COBiS. Załącznik nr 1 należy przesłać do COBiS również w formie elektronicznej. 3. Przed złożeniem aplikacji o projekt dofinansowywany w programach strukturalnych, Kierownik projektu w celu uzyskania akceptacji wniosku zobowiązany jest do: a) przygotowania aplikacji projektu (informacje dotyczące materiałów źródłowych określających wymagania formalne oraz formularze można uzyskać w COBiS), b) złożenia w sekretariacie COBiS listy załączników dotyczących zagadnień finansowoprawnych SGGW niezbędnych do złożenia aplikacji w celu ich przygotowania, c) oszacowania korzyści i ryzyka realizacji projektu zgodnie z polityką zarządzania ryzykiem obowiązującą w SGGW, d) sporządzenia i przedłożenia w Kwesturze części projektu zawierającej kalkulacją kosztów obejmującą wszystkie źródła finansowania, celem dokonania wstępnej kontroli rachunkowej (potwierdzenie przez parafowanie ze wskazaniem daty). Wzór formularza kosztorysu, jeśli nie jest określony przez wytyczne programu, stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia, e) przedłożenia w COBiS pełnych dokumentów aplikacyjnych razem ze wstępną kalkulacją kosztów obejmującą wszystkie źródła finansowania, harmonogramem oraz spisem stanowisk pracy, które będą utworzone w ramach projektu celem, zweryfikowania pod względem formalnym oraz zgodności z wytycznymi do projektu. 4. Wniosek projektowy o dofinansowanie musi uwzględniać koszty, wg ustalonych wytycznych dla danego działania, a w szczególności: a) obsługi administracyjnej, księgowej i kadrowej, b) usług audytorskich (w projektach, w których audyt jest wymagany), c) związanych z ustanowieniem form stanowiących zabezpieczenie realizacji projektu, d) otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego niezbędnego dla projektu, e) eksploatacji lub najmu pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, f) wyposażenia i środków trwałych uczelni wykorzystanych do projektu, g) a także wszystkich innych niezbędnych kosztów (w tym wynagrodzeń, materiałów i usług). 5. COBiS rejestruje wniosek i potwierdza ten fakt przez parafowanie ze wskazaniem daty a następnie przekazuje do Rektora celem podpisania. 6. Na podstawie informacji zawartych w załączniku nr 1 do niniejszego Zarządzenia Rektor ocenia wniosek i go popisuje. 7. Gdy wymagają tego wytyczne do programu, wszystkie dokumenty potwierdza za zgodność z oryginałem Radca prawny działający na rzecz SGGW lub Notariusz.

8. Kierownik projektu wysyła podpisany wniosek do instytucji wskazanej w dokumentach konkursowych (projekty koordynowane przez SGGW) lub do koordynatora. Jedną kopię podpisanego formularza wniosku projektowego przekazuje do COBiS, w terminach określonych w procedurach. 9. Adresat decyzji (negatywnej lub pozytywnej) na SGGW dotyczącej przyjęcia wniosku do realizacji przekazuje kopię decyzji do COBiS Część III. Umowa 5 1. Podpisanie przez Rektora SGGW lub osobę przez niego upoważnioną umów w sprawie dofinansowania projektów wymaga uprzedniej akceptacji umowy przez Kwestora SGGW oraz pod względem formalno prawnym przez Radcę prawnego. 2. Na pisemny wniosek Kierownika projektu Kwestura otwiera rachunek bankowy oraz nadaje numer konta kosztowego. We wniosku należy wskazać jednostkę realizująca projekt. Do wniosku należy załączyć kopię umowy i kalkulacji kosztów (jeśli dokumenty projektu nie zawierają obowiązującego formularza należy wypełnić załącznik nr 2). 3. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za to, aby wpłata środków zewnętrznych na realizację projektu została dokonana na założony na potrzeby projektu odrębny rachunek bankowy. Przed okresem sprawozdawczym Kierownik projektu analizuje, czy wszystkie operacje dokonane na rachunku bankowym oraz sprawdza czy znalazły swoje odzwierciedlenie na utworzonym w tym celu koncie kosztowym. 4. Kierownik projektu składa w Kwesturze umowę wraz z aneksami będącymi jej integralną częścią, istotnymi z punktu widzenia rozliczenia finansowego oraz kalkulację kosztów (załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia), celem sprawdzenia jej pod względem rachunkowym. W przypadku braku uwag Kwestura parafuje kalkulację kosztów z podaniem daty. 5. Umowa dotycząca realizacji projektu wraz ze wszystkimi aneksami oraz planowaną kalkulacją kosztów musi być zaopiniowana pod względem formalno-prawnym przez Radcę prawnego działającego na rzecz SGGW. Radca prawny zgłasza uwagi w formie pisemnej. Przyjętą umowę parafuje z podaniem daty. 6. Jeśli program lub instytucja finansująca nie przewiduje innej formy, wzory stosowanych w programach umów znajdują się w COBiS 7. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek (załącznik nr 3 do niniejszego Zarządzenia) Kierownika Projektu przy akceptacji Dziekana i Kierownika jednostki organizacyjnej realizującej projekt, Rektor lub Prorektor ds. Rozwoju może wydać zgodę na uzyskanie i opłacenie ze środków ogólnych SGGW dokumentów zabezpieczających prawidłową realizację Umowy o dofinansowanie Projektu, przy czym może to być weksel lub notarialne oświadczenie o poddaniu się dobrowolnej egzekucji.

8. W przypadku wymaganych przez instytucję finansująca innych dokumentów dotyczących SGGW, Kierownik projektu powinien niezwłocznie po uzyskaniu tej informacji zgłosić je na piśmie w COBiS celem ich przygotowania. 6 1. Kierownik projektu, po otrzymaniu podpisanych przez wszystkie strony umów dotyczących realizacji projektu, zobowiązany jest przekazać do Kwestury i do COBiS kopie umowy w języku, w jakim umowę zawarto podpisane przez wszystkie strony oraz wersję w języku polskim wraz z aneksami, w tym zatwierdzony harmonogram i planowaną kalkulację kosztów. 2. Kierownik projektu przekazuje do Kwestury jeden egzemplarz kopii podpisanej umowy zawierający podpisy osób wymienionych w 3. pkt. 2. Część IV. Realizacja projektu 1. Środki z programów strukturalnych, jako środki publiczne, wydatkowane są w zgodzie z Ustawą prawo o zamówieniach publicznych oraz wszystkimi zasadami obowiązującymi w SGGW. 2. Realizacja projektów musi być zgodna z zasadami programów opisanych w dokumentach programowych znajdujących się na stronie internetowej: http://www. funduszestrukturalne.gov.pl 3. W przypadku, gdy uczelnia nie dysponuje środkami finansowymi wystarczającymi do pokrycia wkładu własnego i prefinansowania projektu, Kierownik projektu zobowiązany jest podjąć działania zmierzające do pozyskania kredytu i otwarcia związanego z nim rachunku. Wnioskowanie o kredyt następuje za pośrednictwem właściwych jednostek administracji centralnej. Kierownik projektu wyznacza osobę która zostanie upoważniona do kontaktów z bankiem w sprawie przekazywania i odbioru dokumentów związanych z funkcjonowaniem rachunku. 4. Koszty finansowe na potrzeby projektu gromadzone są na wyodrębnionych na potrzeby projektu rachunkach bankowych i są refundowane przez Instytucje finansującą. 5. Rachunek bankowy wprowadzony na potrzeby poszczególnego Projektu będzie zasilany do wysokości poszczególnych wydatków z konta obrotowego uczelni do czasu wpłynięcia transzy z instytucji finansującej środków na rachunek bankowy, jeśli umowa nie przewiduje innej formy finansowania (np. zaliczki). 7 8

1. Kierownik projektu odpowiada za systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji projektu oraz monitorowanie poziomu ryzyka, a także za merytoryczne rozlicznie i wypełnienie wszystkich zapisów umowy. 2. Wydatki projektu ewidencjonowane są w ramach kosztów Wydziału lub innej Jednostki uczelni, w której realizowany jest projekt. 3. Wydatki nie uznane przez instytucję finansującą obciążają jednostkę realizującą projekt. W przypadku, gdy kwota nie uznanego wydatku przewyższa budżet jednostki lub uniemożliwia jej działanie, decyzję w sprawie finansowania wydatków podejmuje Rektor, zaś Dziekan lub Kierownik Jednostki wszczyna procedurę wyjaśniającą przyczyny powstania takiej sytuacji. 4. Wydatki muszą być merytorycznie uzasadnione, właściwie skalkulowane i związane z realizacją konkretnego projektu oraz zgodne z umową, harmonogramem i przedłożoną kalkulacją kosztów. 5. Za prawidłowe kwalifikowanie wydatków odpowiedzialny jest Kierownik projektu. Faktury oraz inne dowody księgowe powinny być właściwie opisane i podpisane przez Kierownika projektu, a następnie zatwierdzone przez Kierownika jednostki organizacyjnej. Dokumenty kierowane do zapłaty powinny przejść przez wszystkie etapy kontroli zgodnie z obowiązującymi na uczelni zasadami. 6. Za prawidłowe, terminowe i zgodne z załącznikiem nr 2 rozliczenia przyznanych funduszy odpowiada Kierownik projektu. W przypadku zmian w projekcie (np. źródeł, wysokości i terminów finansowania) należy dokonać korekty załącznika nr 2, uzyskać wszystkie niezbędne podpisy oraz przekazać załącznik do Kwestury i COBiS. 7. Przy rozliczaniu projektów, w których występują waluty obce, należy stosować przelicznik kursów zgodnie z zasadami określonymi w odniesieniu do poszczególnych programów. 8. Rozliczanie kosztów pośrednich następuje zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym programie oraz zasadami określonymi przez Senat SGGW właściwą dla danego roku uchwałą Senatu SGGW. 1. Umowy podpisane przez Rektora, których realizacja wymaga zaangażowania środków Uczelni (tj. kwota wydatków przewyższa kwoty wpłacone przez instytucję dofinansowującą realizację projektów) realizowane są bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody Rektora na przekazanie środków. 2. W przypadku trudności z otrzymaniem przyznanych środków lub uzyskaniem ich zwrotu, Kierownik projektu sporządza, na podpis Rektora, pismo do właściwej instytucji z prośbą o interwencję. 3. W przypadku nieterminowego przekazywania środków finansowych przez instytucję je przyznającą lub koordynatora projektu istnieje możliwość dokonywania płatności z rachunku obrotowego uczelni. Kierownik projektu sporządza wniosek o dokonywanie 9

płatności z rachunku obrotowego SGGW (załącznik 4 do niniejszego zarządzenia). Po potwierdzeniu przez Kwesturę braku środków na rachunku bankowym projektu oraz możliwości sfinansowania określonej kwoty ze środków ogólnych Uczelni wniosek jest przedstawiany do zatwierdzenia Rektorowi. Spłata zaangażowanych przez SGGW środków następuje w momencie wpływu środków finansowych dotyczących danego projektu. 4. Kierownik projektu, po otrzymaniu od zewnętrznej instytucji finansującej informacji o zatwierdzeniu końcowego sprawozdania finansowego z realizacji projektu, jest zobowiązany do zgłoszenia w Kwesturze konieczności zwrotu niewykorzystanych środków, zamknięcia rachunku bankowego i konta kosztowego założonych na potrzeby projektu oraz złożenia kopii rozliczenia projektu w Kwesturze i w COBiS. 5. Wniosek o zwrot niewykorzystanych środków stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Zarządzenia. 10 Zasady zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów określa Uchwała nr 6/2006 Senatu SGGW z dnia 23.10 2006 r. oraz Zarządzenie Rektora SGGW nr 8/2007 z dnia 15.03.2007 r. w sprawie zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów badawczych, dydaktycznych i strukturalnych obejmujących współpracę z partnerami zagranicznymi i współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych. 11 1. Po zakończeniu realizacji każdego etapu projektu, w terminie zgodnym z umową, Kierownik projektu sporządza uzgodnione z Kwesturą sprawozdanie dotyczące rozliczeń finansowych (np. wniosek o płatność) za dany okres. 2. Jeśli umowa nie przewiduje możliwości upoważnienia innej osoby, sprawozdanie okresowe i końcowe podpisuje Rektor, po wcześniejszym podpisaniu go przez Kierownika projektu, Kierownika Katedry i Dziekana Wydziału lub odpowiednio Kierownika jednostki oraz parafowaniu przez pracownika COBiS. 3. Kierownik projektu, przekazuje podpisane sprawozdanie do instytucji finansującej lub koordynatorowi projektu. 4. W przypadku, gdy strony przewidują taką możliwość, Rektor upoważnia na piśmie Kierownika projektu (załącznik nr 6 do niniejszego Zarządzenia) do potwierdzania za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentacji niezbędnej do rozliczania projektu. 5. Jednostka organizacyjna realizująca Projekt ma obowiązek niezwłocznego powiadamiania na piśmie Kanclerza SGGW, Audytora Wewnętrznego SGGW, Dyrektora COBiS oraz innych jednostek uczelni zaangażowanych w realizację projektu o terminie kontroli zewnętrznej w zakresie oceny rzeczowej, operacji finansowych oraz systemów zarządzania i kontroli projektu.

6. W przypadku, gdy zgodnie z wymogami programu projekty podlegają audytowi, wyboru audytora na pisemny wniosek Kierownika projektu, dokonuje Kierownik jednostki organizacyjnej SGGW, w której realizowany jest projekt, zgodnie z obowiązującymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych. Jeśli program przewiduje, audytu może też dokonać Audytor Wewnętrzny SGGW pod warunkiem ujęcia audytu danego projektu w projekcie w planie audytów wewnętrznych na dany rok kalendarzowy. 7. Pełna dokumentacja projektu wraz z potwierdzonymi za zgodność kserokopiami dokumentów księgowych i osobowych powinna znajdować się jednostce organizacyjnej SGGW, której realizowany jest projekt. Do kserokopii każdego dokumentu księgowego powinna być dołączona informacja przypisująca dany wydatek do określonego etapu realizacji projektu. Kopie dokumentów powinny być identyczne jak przekazane do organizacji rozliczającej projekty (odzwierciedlające pełną procedurę kontrolną, w tym dokonywaną przez Kwesturę i Dział Spraw Osobowych). Należy sporządzać kopie zapasowe dokumentacji z realizacji projektu i przechowywać je w wersji elektronicznej i papierowej w sposób bezpieczny w innym pomieszczeniu niż dokumenty główne. 8. Ewidencja dokumentacji projektowej powinna być prowadzona przez jednostkę realizującą projekt zgodnie z zasadami obowiązującymi w SGGW określonymi zarządzeniem JM Rektora SGGW nr 25 z dnia 21.12.2004 w sprawie wprowadzenia: Instrukcji o organizacji i zakresu działania archiwum centralnego SGGW, Jednolitego rzeczowego wykazu akt dla SGGW oraz Instrukcji kancelaryjnej dla SGGW. 9. Za przechowywanie dokumentacji projektu wymienionej w 11, punkt 4 odpowiada Kierownik jednostki organizacyjnej, w której jest realizowany projekt (np. w przypadku projektów realizowanych przez pracowników Wydziału Dziekan). Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji księgowej odpowiada Kwestor. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji w zakresie umów o pracę Kierownik Działu Spraw Osobowych. Dokumentację należy gromadzić odrębnie dla każdego projektu zachowując oznaczenia dokumentacji wynikające z umów. 10. Pełna dokumentacja projektów współfinansowanych z funduszy unijnych, w tym oryginały dokumentów poświadczających wydatki, podlega archiwizowaniu zgodnie z zasadami przyjętymi na SGGW i powinna być przechowywana przez minimum 5 lat od dnia rozliczenia projektu lub na warunkach określonych w programie. 12. Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Kanclerz SGGW 13. Tracą moc zarządzenia: Zarządzenie Rektora SGGW nr 17/2000 z dnia 30 maja 2000 roku W sprawie zasad organizacyjnych obowiązujących przy zawieraniu i realizacji umów dotyczących programów Unii Europejskiej oraz Zarządzenie Rektora SGGW nr 11/2000 z dnia 23 lipca 2004 roku zmieniające zarządzenie Rektora SGGW nr 17/2000 z dnia 30 maja 2000 roku. 14.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Rektor Prof. dr hab. Tomasz Borecki