Wskazówka 1: Sprawdź, na czym polega procedura zawarcia kontraktu, zanim go podpiszesz... 2 Wskazówka 2: Realizację umowy musisz zabezpieczyć... 3 Wskazówka 3: Wnikliwie zanalizuj kontrakt... 3 Wskazówka 4: Domagaj się precyzyjnego opisu obowiązków obu stron... 4 Wskazówka 5: Do umowy dołącz wniosek o dotację... 4 Wskazówka 6: Dbaj, aby nie naruszyć zapisów umownych... 5 Wskazówka 7: Wydawaj pieniądze zgodnie z zasadami opisanymi w umowie... 5 Wskazówka 8: Nie każdy wydatek w projekcie zaliczysz do kosztów kwalifikowanych... 6 Wskazówka 9: Dokumentację przechowuj tak długo, jak przewiduje to zasada trwałości... 7 Sprawozdania monitoringowe... 8 Wskazówka 10: Używaj Centralnego Systemu Teleinformatycznego... 8 Wskazówka 11: Informuj o tym, że realizujesz projekcie... 9 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 1
Zawieranie umowy o dofinansowanie jest pierwszym etapem sprawnego zarządzania projektem. Pozytywna decyzja o przyznaniu dofinansowania rozpoczyna proces zawierania umowy, który w zależności od programu operacyjnego trwa od kilku do kilkunastu tygodni. Okres ten obarczony jest również dużym czynnikiem ryzyka, który w najgorszym wariancie może doprowadzić do braku możliwości zawarcia umowy o dofinansowanie z wnioskodawcą. Jako przyszły beneficjent musisz rzetelnie przygotować się to tego etapu i sprawnie skompletować wszystkie niezbędne dokumenty do umowy. Aktualnie instytucje zarządzające programami operacyjnymi rozstrzygają pierwsze konkursy na dotacje unijne. Napisanie dobrego projektu jest pierwszym (łatwiejszym) etapem w procesie skutecznego pozyskania zewnętrznego wsparcia finansowego. Przyznanie dofinansowania ze środków funduszy europejskich na realizację danego projektu, rozpoczyna długi i skomplikowany proces wdrożenia i rozliczenia projektu. Każdy beneficjent pomocy powinien kierować się maksymalną ostrożnością i skrupulatnością w tym zakresie, aby zminimalizować potencjalne ryzyka, zagrażające otrzymaniu maksymalnej kwoty dofinansowania określonej w podpisanej umowie o dofinansowanie. Musisz pamiętać, że uzyskanie decyzji od instytucji zarządzającej programem operacyjnym o otrzymaniu dofinansowania na wykonanie określonego projektu inwestycyjnego nie skutkuje automatycznym wpływem dotacji. Otrzymana decyzja jest tak naprawdę dopiero początkiem drogi, jaką musisz przejść jako tak zwany beneficjent, by przyznane środki finansowe wpłynęły na konto bankowe w wysokości zaplanowanej we wniosku o dofinansowanie. Tymczasem pozytywna decyzja o przyznaniu dofinansowania rozpoczyna proces zawierania umowy. Jedną z podstawowych czynności jest skompletowanie odpowiednich załączników do umowy. Ważne 9 standardowych załączników do umowy o dofinansowanie: dokumenty potwierdzające umocowanie przedstawiciela Beneficjenta do podpisania umowy (odpis z KRS, pełnomocnictwo, inne), kopia umowy lub zaświadczenia z banku o posiadaniu rachunku bankowego dla potrzeb przekazywania zaliczki (jeśli dotyczy), 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 2
kopia umowy lub zaświadczenia z banku o posiadaniu rachunku bankowego dla potrzeb przekazywania refundacji (jeśli dotyczy), załączniki określające zakres rzeczowy oraz budżet realizowanego projektu: harmonogram realizacji projektu, harmonogram płatności, opis projektu, zestawienie wskaźników, załączniki informacyjne dotyczące obowiązujących cię zasad prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych oraz warunków korygowania wydatków nieprawidłowo poniesionych, harmonogram zamówień publicznych, oświadczenie o kwalifikowalności VAT, wzór oświadczenia o zmianie rachunku bankowego. Istotnym elementem w procesie zawierania umów o dofinansowanie jest fakt, że w większości dofinansowanych projektów wymagane będzie przedłożenie do instytucji zarządzającej właściwego zabezpieczenia realizacji umowy i zaliczkowania projektu (jeśli dotyczy). Ma to zapobiec ewentualnemu nieuczciwemu wykorzystaniu środków unijnych. Zabezpieczenie w zależności od wartości dofinansowania przyznanego w umowie może być w postaci na przykład: weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, cesji praw z polisy ubezpieczeniowej, przewłaszczenia rzeczy ruchomych na zabezpieczenie, hipoteki, poręczenia bankowego, gwarancji bankowej, zastawu rejestrowego. Rodzaje wszystkich możliwych do wykorzystania zabezpieczeń określa wzór umowy o dofinansowanie udostępniony na etapie ogłaszania konkursu o dofinansowanie. W momencie niewniesienia wymaganego zabezpieczenia w wyznaczonym terminie, fakt ten staje się podstawą do niewypłacenia dofinansowania. Czasem prowadzi nawet do rozwiązania umowy. 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 3
Na podstawie wielu lat doświadczeń związanych z zarządzaniem projektami finansowanymi z Unii Europejskiej należy podkreślić, że kolejnym ważnym elementem przemawiającym za sprawnym wdrożeniem projektu i jego późniejszym rozliczeniem jest znajomienie się z zapisami umowy o dofinansowanie jeszcze na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej. Znajomość tego dokumentu pozwala na zaplanowanie w budżecie projektu wszelkich wydatków niezbędnych i wymaganych przez instytucję zarządzającą, na przykład koszt zabezpieczeń, czy też realnego określenia harmonogramu realizacji projektu, uwzględniającego między innymi terminy na podpisanie umowy. Ponadto podpisana przez beneficjenta umowa o dofinansowanie powinna dokładnie opisywać wszelkie prawa i obowiązki obu stron. Dlatego zanim ją podpiszesz, sprawdź, co zawiera. Ważne 10 informacji, które powinieneś opisać w umowie: określenie stron umowy; wysokość i warunki, na jakich zostanie przekazane dofinansowanie; szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu; obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu; zasady dokonywania kontroli projektu przez uprawnione instytucje; zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana; wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie; zagadnienia związane z ochroną danych osobowych; zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny; wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego. Kluczowym założeniem umowy o dofinansowanie jest zobligowanie beneficjentów do realizacji ocenionego formalnie i merytorycznie projektu tak, jak został on opisany we wniosku o 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 4
dofinansowanie. Dotyczy to zwłaszcza opisu pod kątem określonych celów projektu i mierzalnych wskaźników ich osiągnięcia, kwot i terminów ponoszenia przyszłych wydatków. Wniosek o dofinansowanie będzie integralnym załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w jego treści będą wymagały zatwierdzenia przez właściwą instytucję zarządzającą udzielającą wsparcia. Czasem także podpisania aneksu do umowy. Pamiętaj, że dofinansowanie zapisane w umowie dofinansowanie zostanie uruchomione wówczas, gdy wywiążesz się ze wszystkich obowiązków, jakie nakłada na Ciebie podpisania umowa o dofinansowanie. Realizując projekt dofinansowany ze środków UE, powinieneś uświadomić sobie, że kwota dotacji zapisana w umowie o dofinansowanie jest maksymalnym dofinansowaniem możliwym do otrzymania pod pewnymi warunkami. Musisz zdawać sobie sprawę, że naruszenie zapisów umowy może doprowadzić, do zmniejszenia przewidzianej dotacji lub nawet jej odebrania w całości. Tak może się zdarzyć na przykład gdy: zrealizujesz projekt niezgodnie z założeniami, nie osiągniesz zakładanych wskaźników produktu i rezultatu, zrealizujesz projekt niezgodnie z harmonogramem jego realizacji Przykładem częstego naruszenia zapisów umowy o dofinansowanie jest dokonanie wyboru dostawcy lub usługodawcy z naruszeniem obowiązujących wytycznych i/lub właściwych przepisów prawa krajowego i unijnego. Dofinansowanie do Twojego projektu oznacza, że korzystasz ze środków publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie deklarujesz, że wszystkie wydatki ujęte w projekcie ponosić będziesz z zachowaniem zasad: 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 5
uczciwej konkurencji, efektywności, jawności, przejrzystości. Zobowiązujesz się także do tego, aby uniknąć konfliktu interesów. Zapis ten oznacza, że podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeśli nie jesteś zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, konieczne jest wprowadzenie pewnych zmian w sposobie dokonywania zakupów. Nawet firmy prywatne, które na co dzień nie stosują prawa zamówień publicznych, muszą badać rynek w sposób przejrzysty, niebudzący wątpliwości co do tego, że wybrana została najkorzystniejsza oferta. Jeśli zamierzasz ponieść wydatek, którego wartość przekracza 50 000 zł netto, musisz przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności. Jednym z podstawowych wymagań w tym zakresie jest publikacja zapytań ofertowych w systemie elektronicznym, tzw. Bazie Konkurencyjności. Szczegółowe zasady w tym zakresie opisują Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Ważne Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich jest dostępna pod następującymi adresami: www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl www.konkurencyjnosc.gov.pl. Realizując projekt powinieneś pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Wstępna ocena kwalifikowalności wydatków następuje na etapie oceny formalno-merytorycznej projektu. Jednak to etap wdrażania projektu jest kluczowym elementem przemawiającym za zakwalifikowaniem wydatku do projektu przez instytucję zarządzającą. 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 6
Wszystkie wydatki, które przedstawisz rozliczenia w projekcie muszą być poniesione zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. Tylko wydatki zgodne z wytycznymi podlegają dofinansowaniu, natomiast pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych. O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym oceny wniosku weryfikowane jest również: czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym, czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu, czy wydatek jest efektywny. Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które będą przedkładane do refundacji we wnioskach o płatność będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega: czy wydatek został rzeczywiście poniesiony, czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu, efektywność poniesionego wydatku, sposób udokumentowania wydatków. Tym samym realizacja projektu dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej wymaga, aby wszelkie działania prowadzone w fazie wdrożeniowej były rozważne i poparte szczegółową dokumentacją, którą musisz przechowywać w siedzibie Twojej firmy do czasu zakończenia tak zwanej zasady trwałości projektu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie oraz szeregu wytycznych i instrukcji, jak każdy beneficjent pomocy powinieneś prowadzić szczegółową dokumentację potwierdzającą szereg czynności wykonywanych w trakcie trwania projektu. Każdorazowo udostępniaj ją w trakcie kontroli projektu. 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 7
Kluczowe znaczenie w tym zakresie ma reguła, że wszystkie wydatki związane z projektem objętym dotacją unijną muszą być ujęte w wyodrębnionej ewidencji księgowej, a płatności muszą wychodzić z osobnego konta bankowego. Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej, należy przedstawić zestawienie poniesionych wydatków wraz ze skanami dokumentów księgowych potwierdzających ich poniesienie. Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinieneś księgować w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Przez cały okres realizacji projektu jesteś zobligowany do regularnego informowania instytucji, która udzieliła dofinansowania o czynionych postępach. Sprawozdania monitoringowe należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie. Najczęściej wymagane są minimum raz na trzy miesiące. Informujesz w nich o podejmowanych działaniach w danym okresie sprawozdawczym, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach. Wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie. Przedstawiasz również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie: zaliczki, refundacji częściowej, refundacji całkowitej. W okresie programowania 2014 2020 wszelkie operacje w projekcie związane z utworzeniem wniosku o płatność i przekazaniem go do instytucji w celu weryfikacji, prowadzeniem korespondencji, przekazywaniem haromonogramów realizacji projektu czy ewidencjonowaniem informacji o zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu należy dokonywać za pośrednictwem Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014. 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 8
Jeżeli projekt realizowany jest w ramach jednego z krajowych programów operacyjnych lub regionalnego programu operacyjnego wykorzystującego centralny system teleinformatyczny, integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych do korzystania z tego systemu. Ważnym elementem wdrażania projektu, jest wymóg i obowiązek wobec beneficjenta korzystającego ze środków unijnych, aby o tym fakcie informować społeczeństwo. Informacje o dofinansowaniu podajesz w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych. We właściwy sposób należy oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji projektu i swoją stronę internetową. W ten sposób przekazujemy innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego programu operacyjnego. Obowiązek informowania o projekcie pojawia się od momentu uzyskania dofinansowania. Od tego dnia obowiązują Cię zasady opisane w Podręcznikach dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji. Autor: Tomasz Jankowski ekspert ds. funduszy europejskich 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 9
Redaktor: Iwona Jeleń ISBN: 978-83-269-5464-1 E-book nr: Wydawnictwo: Adres: Kontakt: 2HH0492 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Telefon 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 11 wskazówek, jak podpisać korzystną umowę o dofinansowanie 10