ROZLICZENIA KOSZTÓW w ramach działania Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata 2007-2013 Seminarium informacyjno-promocyjne dla Beneficjentów działania 111 Fundacja Programów Pomocy dla Rolnictwa 20 listopada 2012 roku
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Warunkiem prawidłowej realizacji operacji jest nie tylko wykonanie zakresu rzeczowego zgodnie z umową, ale również jego właściwe udokumentowanie.
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych W trakcie autoryzacji wniosku o płatność akceptowane będą w szczególności następujące dokumenty: Faktury VAT / rachunki / noty księgowe, Faktury korygujące / noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą), Dowody opłat pocztowych oraz inne dowody opłat,
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Listy płac pracowników zatrudnionych na pełen lub część etatu z naliczonymi składkami na ubezpieczenie społeczne i zaliczkami na podatek dochodowy, Umowy zlecenia, o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne wraz z rachunkami określającymi wysokość podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenie społeczne, o ile umowy zostały zawarte z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej, Samozatrudnienie powinno być udokumentowane np. notą księgową wraz z wyliczeniem,
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Polecenia wyjazdu służbowego: pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wraz z ewidencją przebiegu pojazdu lub biletami komunikacji publicznej w zależności od środka transportu, osoby nie będącej pracownikiem wraz z ewidencją przebiegu pojazdu oraz z umową zlecenia, umową o dzieło, umową cywilnoprawną (odpowiedni zapis w umowie dotyczący zwrotu kosztów podróży),
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Listy obecności uczestników szkolenia z pokwitowaniem odbioru zwrotu kosztów podróży (należy ustalić wewnętrzne zasady rozliczania kosztów I-IV edycja) w przypadku zwrotu kosztów dojazdu dla uczestników szkolenia, Wewnętrzne dokumenty księgowe, np. noty księgowe, wystawione tytułem rozliczenia poniesionych kosztów związanych z wykonaną usługą,
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Wraz z notą księgową należy przedłożyć: oficjalny cennik beneficjenta, lub zestawienie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, określające co najmniej: faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej składające się na wartość/kwotę noty księgowej, kwotę do refundacji, opis zdarzenia gospodarczego, nr faktury, kwotę brutto, datę wystawienia, Inne dokumenty, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanej operacji.
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Przedłożone faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej powinny spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późń. zm.).
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Do dnia wystąpienia z wnioskiem o płatność dotyczącym danego etapu (wniosek o płatność pośrednią) lub operacji (wniosek o płatność ostateczną), wszystkie faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą zostać opłacone w całości.
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych Do przedstawionych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej Beneficjent dołącza potwierdzenie poniesienia wydatku (zapłaty należności), tj. dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Kopie dowodów płatności powinny być oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację z fakturami lub dokumentami o równoważnej wartości dowodowej.
Dokumentowanie kosztów kwalifikowalnych W przypadku płatności bezgotówkowej udokumentowanej wydrukiem z systemu e-bankowości każdy wydruk musi być podpisany przez posiadacza rachunku lub osobę upoważnioną. Beneficjent, który składa, jako dowód zapłaty, wydruk z bankowości elektronicznej, zobligowany jest do złożenia w FAPA oświadczenia o wykorzystywaniu w instytucji bankowości elektronicznej i zgodnie w umową zawartą z bankiem nie otrzymuje wyciągów w wersji papierowej.
Wyodrębniona ewidencja księgowa Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia oddzielnego systemu rachunkowości albo korzystania z odpowiedniego kodu rachunkowego, o których mowa w art. 75 ust. 1 lit. c pkt i) rozporządzenia Rady (WE) Nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) (Dz. U. L. 277 z 21.10.2005, str. 1) dla wszystkich transakcji związanych realizacją operacji.
Wyodrębniona ewidencja księgowa Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i możliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z operacją Beneficjentów można podzielić na dwie grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (prowadzenie oddzielnego systemu rachunkowego albo odpowiedniego kodu rachunkowego), pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (sporządzanie techniką komputerową w postaci zestawienia faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej na formularzu udostępnionym przez Fundację).
Wyodrębniona ewidencja księgowa W przypadku niespełnienia przez Beneficjenta tego zobowiązania, zostanie zastosowana 10% sankcja od każdego dokumentu, który: nie został uwzględniony w odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej danej operacji lub nie został ujęty w Zestawieniu faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty.
Dokumentowanie kosztów V edycja
Zatrudnienie Zakres obowiązków pracownika lub opis stanowiska pracy, lub umowa o pracę, Dokumenty będące podstawą wyliczenia kwot przyjętych do rozliczenia, Ewidencja godzin/zadań przepracowanych/ zrealizowanych w ramach operacji w sytuacji gdy: wydatki są związane z zaangażowaniem osoby wykonującej zadania w więcej niż jednej operacji, wynagrodzenie osoby zaangażowanej do operacji na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem beneficjenta zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, osoba samozatrudniona zaangażowana jest w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach operacji. V edycja
Dowody zapłaty do ZUS i US Zaświadczenie z ZUS o braku zaległości w opłacaniu składek z ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego, Zaświadczenie z US o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości. Zaświadczenie nie powinno być wystawione wcześniej niż 1 miesiąc przed złożeniem wniosku. V edycja
Dojazdy uczestników szkoleń Beneficjent powinien rozliczać się z uczestnikami szkolenia na podstawie określonych przedziałów/stawek (kilometrowych/finansowych). przedział odległość Kwota do zwrotu kosztów dojazdu uczestnikom na każdy dzień szkolenia 1 powyżej 1km do 5 km 5 zł 2 powyżej 5 do 10 km 10 zł 3 powyżej 10 do 20 km 30 zł 4 powyżej 20 do 50 km 40 zł 5 powyżej 50 km Stawka ustalana indywidualnie na podstawie faktycznie przejechanych km. V edycja
Dojazdy uczestników szkoleń Potwierdzenie otrzymania zwrotu kosztów dojazdu na szkolenie należy dokonywać na Liście obecności uczestników szkolenia poprzez: wpisanie ilości przejechanych kilometrów związanych z dojazdem na szkolenia, własnoręczny podpis uczestnika szkolenia. Dokumentem potwierdzającym wydanie gotówki uczestnikom szkolenia może być dokument KW. V edycja
Inne załączniki Dokument potwierdzający zapewnienie dostępności szkoleń ogólnopolskich/ wojewódzkich dla rolników z całego kraju/województwa, Interpretacja indywidualna w zakresie interpretacji prawa podatkowego do organu upoważnionego (formularz ORD IN, art. 14b 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, Oświadczenie, iż zatrudnieni pracownicy wykonują zadania związane z realizacją operacji poza godzinami pracy lub w czasie wolnym od pracy, Materiały szkoleniowe. V edycja
Dziękuję Państwu za uwagę
A.Siniarska@fapa.org.pl