Platforma Cyfrowa Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Informacje ogólne Ogólny opis opisujący docelową wizję Platformy Cyfrowej jest zawarty w załączony dokumencie Założenia ogólne prototypy projektów stron 21.01.2013 (Załącznik nr 1). 2. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem Zamówienia jest: a) Wykonanie projektu technicznego portalu Web Platforma Cyfrowa zgodnie z wymaganiami NFOŚiGW,. b) Wykonanie portalu Web Platforma Cyfrowa zgodnie z zatwierdzonym projektem technicznym, c) Wsparcie (nadzór) produkcyjnego startu systemu w okresie 3 dni roboczych od daty produkcyjnego uruchomienia, d) Przekazanie kodów źródłowych portalu Web Platforma Cyfrowa, e) Udzielenie bezterminowej licencji na użytkowanie Portalu, f) Przekazanie autorskich praw majątkowych do Portalu na rzecz Zamawiającego, g) Udzielenie gwarancji na wykonane prace na okres 12 miesięcy od daty uruchomia produkcyjnego Platformy, h) Opracowanie dokumentacji technicznej, administratora i użytkowej w postaci elektronicznej, papierowej i tzw. tutoriali video. i) Wykonanie szkoleń dla: 1. dla administratorów (do 5 osób) w wymiarze min. 6 godzin zegarowych, 2. dla instruktorów-użytkowników wiodących (do 20 osób) w wymiarze min. 6 godzin zegarowych, 3. w ramach szkoleń Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć uczestnikom materiały szkoleniowe w postaci elektronicznej (pdf). j) Konsultacje telefoniczno-mailowe w zakresie zmian konfiguracji Platformy w liczbie 10 godzin. k) Stworzenie Planu Projektu obejmującego Harmonogram, zawierający również Punkty Kontrolne (ang. milestones). l) Wykonanie usługi udostępnienia funkcjonalności Platformy Cyfrowej na serwerach Wykonującego (tzw. hosting) przez okres 12 miesięcy.
3. Minimalne wymagania funkcjonalne Założenia: 1. Serwis Platforma Cyfrowa jest portalem niezależnym od innych portali-serwisów NFOŚiGW, wyróżniającym się oddzielnym adresem Web (tzw. linkiem). 2. Niezależność Platformy jest zrealizowana jako oddzielna instancja serwisu z oddzielnymi bazami danych, w szczególności niezależnym systemem użytkowników. 3. Serwis Platforma Cyfrowa jest portalem wewnętrznym, tj. dostępnym wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników. 4. Użytkownicy mogą być zlokalizowani w dowolnym miejscu kraju. 5. Projekt graficzny stron (formatek) ekranowych będzie uzgodniony na etapie Projektu Technicznego. 6. Funkcjonalność Platformy realizowanej na podstawie niniejszego OPZ składa się z następujących modułów: a. Kontakty b. Szkolenia (zamawiający dopuszcza wykorzystanie modułu Kalendarium do realizacji tej funkcjonalności) c. Kalendarium d. Aktualności e. Sondy/Ankiety f. NewsLetter g. Konsultacje (zamawiający dopuszcza wykorzystanie modułu Aktualności do realizacji tej funkcjonalności) h. Grupy dyskusyjne (Forum) i. Profile użytkowników j. Nadawanie uprawnień k. Wyszukiwarka 7. Zamawiający dopuszcza następujące technologie Open Source, w której Wykonawca przygotuje funkcjonalność Platformy: a. Drupal 7.x b. Joomla 3.x Wymagania szczegółowe. l.p. kategoria opis wymagania Ogólne Załączone w oddzielnym dokumencie projekty formatek ekranowych pełnią jedynie funkcję informacyjną. Zamawiający dopuszcza inne projekty formatek, pod warunkiem, że zostaną spełnione wszystkie poniższe warunki: 1 Ogólne 1. zostanie zachowany spójny, jednolity wygląd każdej formatki 2. zostanie zachowana zawartość informacyjna każdej formatki 3. będzie dostępny help na każdej zakładce 4. help kontekstowy, dostępny, gdy kursor znajdzie się w polu wprowadzania danych Platforma składa się z 8 zakładek (funkcjonalne): 2 1. Aktualności, 2. Kalendarium 3. Sondy/Ankiety 4. NewsLetter 5. Konsultacje 6. Grupy dyskusyjne (Forum) 7. Szkolenia 8. Kontakty 9. profile użytkowników 3 4 Ogólne Ogólne Schematy formatek ekranowych w oddzielnym pliku Założenia ogólne prototypy projektów stron 21.01.2013. Poza zakładkami funkcjonalnymi, Platforma ma następujące mechanizmy: 1. Mapa serwisu 2. Wyszukiwarka Żadne działań, które są dozwolone użytkownikom Platformy nie będą wymagać od nich specjalistycznej wiedzy informatycznej. 2
5 6 7 8 Ogólne Inne Inne Inne Użytkownicy Dostęp do serwisu Platformy cyfrowej odbywa się poprzez standardowe przeglądarki internetowe, w tym, co najmniej: 1. Internet Explorer wersja 8 lub wyższa 2. Mozilla Firefox, wersja 12 lub wyższa 3. Google Chrome wersja 18 lub wyższa Platforma umożliwia Administratorowi zarządzanie (tworzenie, modyfikacja, usuwania, ustalenia kolejności) własnych struktur zakładek Tworzenie galerii plików multimedialnych z możliwością nadawania nazwy całej galerii i poszczególnym plikom w tej galerii. Każdy plik, do którego jest odsyłacz (link) powinien mieć możliwość przesłania na komputer użytkownika. Rodzaje użytkowników: 9 10 1. użytkownicy zwykli (Czytelnicy), którzy mają dostęp tylko do odczytu, i do wpisywania informacji, które wynikają z danej funkcjonalności (np. forum, formularz rejestracyjny, itd.) 2. użytkownicy uprzywilejowani (Administratorzy), którzy mają dostęp do zarządzania treścią i konfiguracją Platformy, przy pomocy panelu administracyjnego. 3. Specjalnym przypadkiem Administratorów, są Redaktorzy i Moderatorzy, których uprawnienia ograniczają się do zmiany treści Portalu, ale bez uprawnień do zarządzania nim. Użytkownicy Każdy użytkownik Platformy (Czytelnik i Administrator) musi być zarejestrowanym użytkownikiem. Zarejestrowany użytkownik posiada tzw. profil w ramach, którego określone jest m.in. usercode (login) i hasło. Budowa profilu zostanie omówiona później. 11 12 Użytkownicy Użytkownicy Użytkownik niezarejestrowany nie ma możliwości otwarcia strony startowej Platformy. Administrator może nadać uprawnienia administracyjne innemu użytkownikowi do określonej gałęzi Platformy w zakresie (każdy kolejny poziom zawiera poziom poprzedni): A. dostęp tylko do odczytu, B. A+ dodawanie i edycja własnych treści (bez możliwości publikacji), C. B+ możliwość publikacji własnych treści, D. pełny dostęp do wszystkich funkcjonalności. Profil użytkownika dzieli się na 2 części: prywatna i publiczna. Część publiczna jest dostępna w Zakładce Kontakty. Użytkownik ma możliwość modyfikacji swoich danych w części prywatnej i publicznej. 13 Użytkownicy Profil użytkownika jest tworzony i konto jest aktywowane przez Administratora (na podstawie pisma/maila autorstwa wnioskującego z akceptacją przełożonego). 14 Użytkownicy Identyfikacja (login) użytkownika (Czytelnika i Administratora) jest dokonywana na podstawie jego służbowego adresu email. 15 Użytkownicy W systemie istnieje specjalne konto ADMINISTRATOR, który jest już wstępnie skonfigurowany tak, aby miał WSZELKIE możliwe uprawnienia. 16 Użytkownicy System uprawnień musi być spójny i jednolity dla wszystkich zakładek. 17 Bezpieczeństwo Platforma musi mieć mechanizm śledzenia prób udanego i nieudanego logowania użytkownika, wykonywania przez niego zmian treści (w tym usuwania treści), czy konfiguracji Platformy. Administrator Funkcje administracyjne: 18 1. zarządzanie kontami (profilami) użytkowników (w tym: tworzenie, usuwanie, modyfikacja profilu) 2. zarządzanie uprawnieniami do zarządzania treścią 3. zarządzanie polityką haseł 19 Bezpieczeństwo Platforma jest wyposażona w mechanizm do zarządzania hasłami. Domyślne ustawienia hasła są ustawiane podczas aktywacji konta (profilu). 20 Bezpieczeństwo Administrator może zmienić ustawienia hasła dla indywidualnego użytkownika. 21 Bezpieczeństwo Dostęp do Platformy powinien być zagwarantowany bezpiecznym protokołem SSL (adresy stron powinny być poprzedzone https ). Wymaganie to dotyczy również tzw. strony logowania. Publikacje Publikowane artykuły (notatki/aktualności) powinny mieć następujące cechy (atrybuty): 22 1. tytuł artykułu 2. wstęp, tzw. zajawka z możliwością umieszczenia elementu graficznego (plik.jpg). 3. Część główną artykułu, zawierającą możliwość wstawienia treści oraz materiałów multimedialnych (audio, video, grafika). Dopuszczalne jest, również, wstawienie odsyłacza (referencji, linku) do interesującego pliku. 4. Stopka artykułu: imię i nazwisko autora, imię i nazwisko osoby zatwierdzającej (publikującej), data publikacji, data ostatniej modyfikacji artykułu. 5. Kategoria, w której powinien zostać opublikowany artykuł. 6. Priorytet artykułu: zwykły/ważny, 7. Typ wiadomości (np. aktualność, szkolenie, zdarzenie) 8. Parametr, czy dana publikacja musi być dodatkowo zatwierdzana/akceptowana przez 3
23 Publikacje Logowanie kogoś innego niż autor. 9. Artykuły powinny mieć nieograniczoną liczbę akapitów(stron) 10. Fundusz będący źródłem publikacji (słownik Funduszy) 11. Dziedzina, której dotyczy publikacja /słownik dziedzin). Publikowany artykuł jest wyświetlany w sposób ciągły. Dostęp do dalszych części artykułu (niewidocznych aktualnie na ekranie) odbywa się poprzez kółko przewijania myszy lub pasek przewijania pionowego na ekranie przeglądarki. Po wpisaniu do przeglądarki adresu Platformy, powinien wyświetlić się ekran logowania. Ekran logowania zawiera: 1 dwa pola do logowania: login i hasło, 2 przycisk help, 24 Transmisja szyfrowana. Po zalogowaniu do systemu użytkownik rozpoczyna sesję z Platformą. Sesja kończy się z chwilą: 25 26 27 28 29 Zakładka Aktualności Zakładka Aktualności, część Wiadomości Zakładka Aktualności, część Wiadomości Zakładka Aktualności, część Wiadomości Zakładka Aktualności. cześć Wiadomości. Pokaż wszystko. 1. wylogowania z Platformy (przycisk Wyloguj ) lub 2. zamknięcia okna przeglądarki (po upłynięciu czasu time-out parametr konfiguracyjny Platformy). Zakładka Aktualności jest ZAWSZE wyświetlana jako pierwsza po rozpoczęciu sesji z Platformą. Zakładka ta składa się z 3 głównych części: 1. Wiadomości 2. Kalendarium wydarzeń 3. Rejestracja na subskrypcję newsletterów Lista zajawek wiadomości w zakładce Aktualności jest wyświetlana w kolejności odwrotniechronologicznej (najświeższe wiadomości na wierzchu). Wiadomość z priorytetem ważna jest wyświetlana przez zwykłymi. Może być tylko JEDNA wiadomość z priorytetem ważna. Liczba wyświetlonych zajawek wiadomości jest parametrem konfiguracyjnym. Każda zajawka zawiera następujące elementy: 1. ikonka pokazująca dziedzinę, której dotyczy wiadomość (p. słownik dziedzin) 2. ikonka pokazująca Fundusz będący autorem wiadomości 3. treść zajawki wraz z ewentualnym zdjęciem 4. przycisk pokaż więcej umożliwiający obejrzenie całej wiadomości (artykułu, publikacji). Na końcu listy zajawek znajduje się przycisk rozwinięcia listy pokaż wszystko, którego naciśnięcie powoduje wyświetlenie większej liczby zajawek. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy wiadomości wg następujących kluczy: 1. zakres dat (od do) + kalendarzyk 2. dziedziny (wg słownika) 3. Fundusz (wg słownika) Jest możliwe działanie kilku filtrów jednocześnie. 30 Zakładka Aktualności. cześć Wiadomości. Pokaż wszystko. Filtrowanie działa tylko podczas otwartej sesji. Użytkownik, który zamknie przeglądarkę i otworzy ją ponownie gubi te ustawienia. Użytkownik ma możliwość sortowania listy wiadomości wg następujących kluczy: 1. data publikacji 2. dziedziny (wg słownika) 3. Fundusz (wg słownika) 31 32 33 Zakładka Aktualności. Moduł Newsletter Zakładka Aktualności. Moduł Newsletter Mechanizm Ankiet/Sond Sortowanie działa tylko podczas otwartej sesji. Użytkownik, który zamknie przeglądarkę i otworzy ją ponownie gubi te ustawienia. Każdy użytkownik może zarejestrować się do otrzymywania emailem newslettera. Podczas rejestracji musi podać co najmniej: adres email. Moduł newslettera ma dwa mechanizmy rozsyłania wiadomości-aktualności: 1. automatyczny, zgodny z ustawieniami subskrybentów 2. ręczny, uruchamiany przez uprawnionego Administratora. Istnieje możliwość definiowana i wykorzystania ankiet/sond. 4
34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 Mechanizm Ankiet/Sond Mechanizm Ankiet/Sond Zakładka Aktualności. Kalendarium Zakładka Aktualności. Kalendarium Zakładka Aktualności. Kalendarium Zakładka Aktualności. Kalendarium Zakładka Aktualności. Kalendarium Zakładka Aktualności. Kalendarium Zakładka Konsultacje Zakładka Konsultacje. Programy priorytetowe. W przypadku sond powinna być możliwość wyświetlenia statystyk odpowiedzi po wypełnieniu sondy przez użytkownika. Ankiety lub Sondy mogą być umieszczane: 1. w wyznaczonym miejscu ekranu Mechanizm Ankiet/Sond powinien umożliwiać dostęp do wyników poprzez: 1. pogląd aktualnych wyników sondy w postaci graficznej i liczbowej widoczny dla respondenta 2. eksport wyników Ankiety/Sondy do formatu np. csv Kalendarium wyświetla schemat bieżącego miesiąca z zaznaczonym dniem dzisiejszym. Mechanizm nawigacji umożliwia wybór konkretnego miesiąca i roku oraz dnia ze schematu miesięcznego. Poniżej schematu miesiąca wyświetlają się najbliższe zdarzenia. (Budowa zdarzenia jest typowa dla wiadomości: ma wstęp, czyli zajawkę i część zasadniczą, dostępną po kliknięciu na odnośnik szczegóły, lub tp.). Możliwe jest wyświetlenie większej liczby zajawek zdarzeń pokaż wszystko. Podobnie, jak w Aktualnościach, użytkownik ma możliwość filtrowania zdarzeń z kalendarium wg: Funduszu, kategorii. Po kliknięciu na dany dzień miesiąca kalendarza, wyświetli się lista zdarzeń zaplanowanych na ten dzień i na kolejne dni, o ile pozwala na to limit zajawek na stronie. Zdarzenia w kalendarium powinny przechowywać własną treść, oraz odnośniki do plików. Grafika powinna być wyświetlana. Zakładka zawiera 4 podzakładki w postaci list rozwijanych: Programy Priorytetowe (dotyczy tylko NFOŚiGW), Przedsięwzięcia Priorytetowe (w podziale na Fundusze), Finansowane Przedsięwzięcia, Projekty Aktów Prawnych. Wyświetla się lista Programów Priorytetowych (Nazwa programu) Sortowanie wg: dziedziny, daty rozpoczęcia, daty zakończenia 44 45 Zakładka Konsultacje. Programy priorytetowe i Przedsięwzięcia priorytetowe Zakładka Konsultacje. Programy priorytetowe i Przedsięwzięcia priorytetowe Zakładka Konsultacje. Finansowane Przedsięwzięcia. Filtrowanie wg: dziedziny, daty Kliknięcie na pozycję z listy pozwoli wyświetlenie: 1. skróconej informacji o programie 2. odnośników (linków) do dokumentów- projektów 3. terminy konsultacji 4. listy osób, które powinny konsultować projekty 5. odnośników (linków) do przesłanych odpowiedzi-konsultacji Pozycje na liście powyższej (p. 670) są tworzone, i modyfikowane przez uprawnionego Administratora (Redaktora) na podstawie informacji dostarczonych przez uprawnionego pracownika merytorycznego). Zakładka dotyczy umów z beneficjentami. Lista jest filtrowana i sortowana wg: 46 47 Zakładka Konsultacje. Finansowane Przedsięwzięcia. Zakładka Konsultacje. Finansowane Przedsięwzięcia. 1. Stan umowy (w realizacji podpisana / zakończona) 2. Funduszu, 3. Programu/Przedsięwzięcia Priorytetowego 4. Dziedziny. 5. daty rozpoczęcia 6. daty zakończenia. Powyższa lista (p. 700) jest zarządzana (tworzona, modyfikowana) przez upoważnionego Administratora (Redaktora) na podstawie informacji dostarczonych przez uprawnionego pracownika merytorycznego). Klinknięcie na pozycję z listy (p. 700) powoduje wyświetlenie informacji o pojedynczej umowie u zawiera na przykład: 48 49 Zakładka Konsultacje. Projekty aktów prawnych 1. nazwa finansowanego przedsięwzięcia 2. forma dofinansowania (wg słownika) 3. Kwota dofinansowania 4. Koszt całkowity przedsięwzięcia 5. Efekt ekologiczny (wg słownika) 6. Data początkowa 7. Data końcowa 8. Status: w realizacji, zakończona 9. Czy projekt flagowy? 10. Pole pozwalające na wyświetlenie listy lików do plików (np. zdjęcia inwestycji) Podzakładka ta przypomina funkcjonalnie Listy: programów priorytetowych i Przedsięwzięć 5
priorytetowych i zawiera: Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) 1. skróconej informacji o projekcie aktu prawnego 2. odnośników (linków) do dokumentów- projektów aktów prawnych, 3. terminy konsultacji, 4. listy osób, które powinny konsultować projekty. 5. odnośników (linków) do przesłanych odpowiedzi-konsultacji Istnieją predefiniowane działy, w ramach których każdy użytkownik może zakładać nowe wątki. Predefiniowane działy może zakładać Administrator (moderator). 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Grupy dyskusyjne (Forum) Zakładka Szkolenia Zakładka Szkolenia Zakładka Kontakt 1. Dziedziny (np. gospodarka wodna, gospodarka odpadami, itd) 2. Programy priorytetowe 3. Przedsięwzięcia priorytetowe 4. Finansowane przedsięwzięcia 5. Promocja 6. Inne Każdy wpis na wątku ma przycisk zgłoś nadużycie. Informacja o ewentualnym nadużyciu jest wysyłana emailem do Moderatora, w celu podjęcia decyzji co do usunięcia wpisu. Filtr wulgaryzmów. Każdy wpis na wątku jest oznaczany identyfikatorem użytkownika, datą i godziną. Wątek ma strukturę liniową. Następny wpis jest późniejszy. Użytkownik może samodzielnie usunąć swój wpis, pod warunkiem, że nikt się jeszcze nie dopisał. Użytkownik forum ma prawo do modyfikacji swoich wpisów, nawet wtedy, gdy ten wpis nie jest ostatnim. Administrator-moderator ma prawo usuwać wpisy i całe wątki. Wpisy i wątki nie są niszczone, ale nie są wyświetlane. Opcjonalnie, wątki mogą być odpublikowane. Zakładka Szkolenia zawiera dwie podzakładki: Szkolenia dla beneficjentów, szkolenia dla pracowników. Obie podzakładki zbudowane są tak samo. Sortowanie i filtrowanie wg: Funduszu, dziedziny, daty rozpoczęcia. Jest to lista publicznych elementów profilu użytkownika. Co najmniej: 60 1. imię 2. nazwisko 3. email 4. telefon stacjonarny 5. telefon komórkowy 6. Fundusz 7. Departament 8. zdjęcie filtrowanie: Fundusz sortowanie; wg wszystkich pól 61 Zakładka Mapa Platformy Tworzona automatycznie (po każdej zmianie struktury) w postaci drzewa. 62 Wyszukiwarka Moduł wyszukiwarki powinien być umieszczony na każdej zakładce. Wyszukiwarka Wyszukiwaniu poddane są następujące materiały: 63 1. wszystkie treści platformy (np. aktualności, szkolenia, zdarzenia w kalendarium itd.) 2. dokumenty znajdujące się w repozytorium plików (File manager) na podstawie tzw. metryczki pliku 64 Wyszukiwarka Wyświetlone wyniki wyszukiwania powinny wyróżniać (np. innym kolorem tła) to słowo,, które jest kryterium wyszukiwania. 65 Wyszukiwarka Wyniki wyszukiwania są sortowane wg tzw. trafności. 6
Załącznik nr 1 Założenia ogólne prototypy projektów stron 21.01.2013 Uwaga: Funkcją tego załącznika jest ogólne poinformowania Wykonawcy o wizji funkcjonalności Platformy wg wiedzy na dzień ogłoszenia postępowania. Założenia do funkcjonalności cyfrowej platformy współpracy i wymiany informacji Warszawa, styczeń 2013 7
I. Wprowadzenie Podstawą przystąpienia do realizacji platformy cyfrowej jest dokument Wspólna strategia działania Narodowego Funduszu i wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej na lata 2013-2016 z perspektywą do 2020 roku. W trzeciej perspektywie Strategii realizowane będą cele ukierunkowane na poprawę procesów wewnętrznych systemu. Przez procesy wewnętrzne rozumie się tu procesy zachodzące wewnątrz całego systemu Funduszy (a nie wewnątrz poszczególnych Funduszy). Trzecia perspektywa obejmuje te spośród procesów wewnętrznych, które nie były uwzględnione w perspektywach 1 i 2, a więc te, które nie dotyczą bezpośrednio finansowania, ani relacji z beneficjentami. Akcentuje się w nim trzy obszary celów: podnoszenie kwalifikacji i kompetencji pracowników, poprawę informacji i promocji kierowanej na zewnątrz i cyfryzację procesów wewnętrznych rozumianych jako system komunikacji wewnątrz systemu Funduszy. W założeniach cyfrowa platforma współpracy i wymiany informacji (zwana dalej platformą ) powinna być ważnym elementem koordynacji działalności Funduszy, scalającym je w jeden efektywny system. Zgodnie z zapisami Wspólnej Strategii nie tylko będzie podstawowym narzędziem realizacji wybranych jej zadań, ale również ważnym narzędziem monitoringu ich wdrażania. Docelowo platforma będzie płaszczyzną wymiany informacji m.in. w zakresie konsultacji Programów Priorytetowych, List przedsięwzięć priorytetowych oraz finansowanych przez system Funduszy przedsięwzięć. Ponadto platforma będzie źródłem informacji dla pracowników w takich obszarach jak szkolenia, promocja, czy sprawozdawczość. Ważnym elementem platformy będzie również biblioteka wiedzy, która z czasem dzięki zaangażowaniu użytkowników może stać się rozbudowanym zbiorem uniwersalnych informacji, rozwiązań dla wszystkich Funduszy. 8
II. Cele platformy Cele cyfrowej platformy współpracy i wymiany informacji: 1) promowanie Funduszy, jako systemu o wspólnej misji, 2) skoordynowanie i optymalizacja działalności Funduszy, 3) konsultowanie dokumentów oraz działalności Funduszy w zakresie: programów priorytetowych list przedsięwzięć priorytetowych finansowanych przedsięwzięć szkoleń promocji innych działań 4) realizacja zadań Wspólnej Strategii, 5) obniżenie kosztów procesów wewnętrznych (ułatwienie dostępu do danych i komunikacji między pracownikami Funduszy i Ministerstwa Środowiska), 6) zintegrowane zarządzanie wiedzą w systemie Funduszy, 7) stymulowanie wizji spójności działalności systemu Funduszy przy zachowaniu niezależności instytucjonalnej, 8) budowa pozytywnego wizerunku pracodawcy u pracowników. 9
III. Założenia ogólne funkcjonalności platformy Użytkownicy platformy: 1. Pracownicy Ministerstwa Środowiska, 2. Pracownicy WFOŚiGW i NFOŚiGW. 3. Użytkownicy po uprzednim stworzeniu konta i akceptacji przez administratora głównego lub lokalnego (funkcjonalność w IV kwartale 2013r.). Rodzaje użytkowników platformy: 1. Administrator główny (NFOŚiGW) 2. Administratorzy lokalni (2-3 w każdym Funduszu i Ministerstwie Środowiska) 3. Redaktorzy, 4. Moderatorzy, 5. Użytkownicy (możliwość przypisania określonych ról z uprawnieniami w systemie). Platforma musi posiadać możliwość: uruchomienia mechanizmu dodawania opinii lub komentowania wybranych artykułów, publikacji treści dowolnego typu (artykułów wpisanych przez administratorów, wklejanie treści dokumentów utworzonych w pakiecie MS Office, zdjęć jako element strony/artykułu, galerii zdjęć wraz z opisami, plików do pobrania jako załączniki strony/artykułu, odnośników do innych stron internetowych), bez potrzeby posiadania wiedzy technicznej, w szczególności znajomości języka HTML. Tworzenia jej struktury, modyfikacji oraz rozbudowy na dowolnym poziomie zagłębienia - pełne zarządzanie strukturą oraz zawartością, zarządzania plikami graficznymi i multimedialnymi - łatwe tworzenie galerii plików graficznych, umieszczania opisów dla całych galerii i poszczególnych zdjęć. System musi być wyposażony w funkcjonalność nadawania i kontroli uprawnień zgodnie z następującymi wymaganiami: Nadawanie uprawnień dostępu do dowolnej gałęzi struktury dla poszczególnych użytkowników (nadawanie różnych poziomów uprawnień dla poszczególnych użytkowników, możliwość dziedziczenia uprawnień dla części portalu leżących poniżej punktu, do którego uprawnienia nadano oraz możliwością odebrania uprawnień do części struktury leżącej powyżej punktu, do którego przyznano uprawnienia), Możliwość przydzielania różnych praw dostępu dla różnych grup użytkowników w zależności od ich funkcji i zakresu obowiązków (np. administratorów, redaktorów, użytkowników platformy) możliwość definiowania i przydzielenia ról/profili uprawnień (np. redaktor, redaktor samodzielny, moderator itp.), Możliwość zdefiniowania użytkowników platformy mających dostęp do wybranych działów według uprawnień przydzielonych grupom użytkowników np. poprzez nadanie kategoriom statusu strona dostępna tylko dla zalogowanych użytkowników, 10
System uprawnień musi być jednolity i spójny dla wszystkich zakładek. Użytkownik po jednorazowym zalogowaniu w systemie musi posiadać dostęp do wszystkich zakładek, do których otrzymał uprawnienia dostępu, bez konieczności przelogowywania się. Platforma musi zapewniać: automatyczne tworzenie kopii zapasowych systemu z możliwością dokładnego odtworzenia na serwerze kontrolę wersji dla publikowanych materiałów, funkcję przywracania wcześniejszych wersji oraz możliwość podglądu każdej wersji platformy przed jej opublikowaniem, w zależności od przyszłych potrzeb dostęp do poszczególnych zakładek nie tylko dla uprawnionych użytkowników identyfikowanych przez login i hasło (np. dostęp do zakładki szkolenia dla beneficjentów), system hierarchicznej publikacji umożliwiający oddzielenie tworzenia treści od jej zatwierdzania przed opublikowaniem. Informacje wprowadzone na platformę mogą być opublikowane jedynie przez uprawnionych do tego administratorów. ewidencję pomyślnych oraz niepomyślnych prób logowania na platformę oraz dziennik zmian dokonywanych przez administratorów, takich jak edycja treści czy zmiana konfiguracji platformy, możliwość umieszczania i wyświetlania plików graficznych w zakładce grupy dyskusyjne. System musi być wyposażony w panel administracyjny dostępny dla administratora platformy, zawierający wszystkie funkcje administracyjne i redakcyjne. Administrator musi posiadać uprawnienia do wszelkich kategorii administracyjnych na platformie, w tym m.in. do: zarządzania kontami użytkowników systemu (dodawanie, usuwanie, modyfikowanie, nadawanie uprawnień do określonych czynności na platformie jak tworzenie treści, edycja, usuwanie, publikowanie), zarządzania profilami uprawnień, tworzenia i zarządzania polityką haseł, określania okresu ważności kont użytkowników platformy. definiowania zakresu dostępu do danych i plików gromadzonych w systemie. Platforma musi posiadać moduł autoryzacji użytkowników przy pomocy loginu i hasła oraz na tej podstawie identyfikować oraz określać zakres uprawnień użytkownika. Ponadto dostęp do platformy powinien być możliwy za pośrednictwem protokołu SSL. Nie przewiduje się potrzeby dodatkowej ochrony systemowej dla poszczególnych obszarów platformy. Artykuły przedstawiane na platformie powinny posiadać co najmniej następujące elementy: tytuł artykułu, część nagłówka zawierającą początek artykułu lub jego skrót z możliwością wstawienia elementu graficznego, część główną artykułu posiadającą możliwość wstawienia treści oraz materiałów multimedialnych (audio, video, grafika, itp.), stopka artykułu zawierająca co najmniej takie informacje jak: imię i nazwisko autora, data publikacji i data modyfikacji artykułu, 11
kategoria, w której powinien zostać opublikowany artykuł. System musi zapewniać możliwość ustawienia przez administratora opcji wymagania lub nie wymagania akceptacji nowych artykułów w ramach wybranych kategorii tematycznych. Administrator musi mieć możliwość ustawienia opcji wymagania lub nie wymagania zatwierdzenia treści artykułów redagowanych przez określonych użytkowników systemu. System musi zapewniać możliwość edycji artykułu przez użytkownika uprawnionego do zatwierdzenia treści artykułu. System będzie posiadał narzędzia analityczne i statystyczne umożliwiające sprawdzenie i weryfikację funkcjonalności i użytkowania platformy np. Google Analytics. 12
IV. Zakładka: Aktualności Dostęp: wszyscy użytkownicy platformy. Możliwość dodawania/usuwania/modyfikowania elementów w zakresie zakładki: administratorzy. Zakładka aktualności jest główną częścią cyfrowej platformy współpracy i wymiany informacji. Lista aktualności otwiera się jako pierwsza strona po zalogowaniu się do platformy cyfrowej. W tej części będą przedstawiane aktualności na temat Funduszy, nadchodzących oraz zakończonych wydarzeniach oraz innych informacjach w formie listy posortowanej według daty ich dodania. W przypadku większej liczby aktualności lista będzie stronicowana. Maksymalna liczba wyświetlanych aktualności będzie domyślnie ustalona z poziomu panelu administracyjnego (np. 6 aktualności na jedną stronę) lub możliwe będzie samodzielne definiowanie zasad wyświetlania i sortowania aktualności poprzez odpowiednią konfigurację w profilu każdego z użytkowników. Lista aktualności przedstawia tylko tematy oraz skróconą treść wiadomości. Pełna treść dostępna będzie po kliknięciu w daną aktualność. Domyślna kolejność wyświetlania aktualności będzie zależna od daty ich dodania, chyba, że w uzasadnionych przypadkach (istotna informacja) administrator postanowi inaczej. Aktualności można grupować w ramach wcześniej zdefiniowanych kategorii. Zakładka aktualności będzie wyposażona w moduł newslettera umożliwiający subskrypcję wiadomości. Jeżeli użytkownik zaakceptował otrzymywanie newslettera, system automatycznie wysyła informację o dodaniu nowej aktualności wraz z odnośnikiem do niej. Podzakładka newsletter będzie umożliwiała użytkownikom wybór poszczególnych obszarów platformy, z których pochodzić będą informacje. Zakładka Aktualności będzie posiadała możliwość dodawania/usuwania/modyfikowania tekstu, zdjęć, plików, zmiany kolejności ukazywania się wiadomości oraz grupowania ich w kategorie tematyczne. W zakładce Aktualności będzie znajdować się kalendarium wydarzeń - moduł pozwalający na wyświetlanie w postaci tradycyjnego kalendarza nadchodzących oraz zakończonych wydarzeń (z różnych kategorii tematycznych i o różnym charakterze) wraz ze spisem zawierającym listę odnośników do najbliższych wydarzeń. Przejście do prezentacji pełnej informacji o wydarzeniu musi być możliwe po kliknięciu na wybrany dzień z kalendarza jak i na nazwę wybraną z listy. Wymagane są komponenty i moduły pozwalające na kompleksową obsługę kalendarza wydarzeń z możliwością porządkowania wydarzeń według kategorii, wprowadzania terminów powtarzających się cyklicznie. Aktualności będzie mógł umieszczać/usuwać/modyfikować administrator lokalny w ramach uprawnień każdego Funduszu. Ze względu na ilość Funduszy oraz potencjalnie wysoką częstotliwość umieszczania przez nie aktualności oraz innych informacji na platformie, w ramach NFOŚiGW będzie wyznaczony główny administrator, który będzie posiadał unikalne uprawnienia umożliwiające nadawanie określonym informacjom odpowiedni priorytet. Należy rozważyć także opcję podziału zakładki na: aktualności ogólne - dotyczące wszystkich Funduszy zarządzaną przez głównego administratora aktualności dotyczące poszczególnych Funduszy zarządzaną przez administratorów lokalnych 13
W szczegółowej specyfikacji należy określić rozmiar i format plików, zdjęć zamieszczanych przez użytkowników platformy. W przypadku funkcjonalnych bloków wyodrębnionych w strukturze serwisu należy rozważyć możliwość podziału funkcji pomiędzy moderatorów działów tematycznych i administratorów. Dla elementów prezentujących oficjalne stanowisko Funduszu zastosowana zostanie znana z BIP opcja użytkowników edytujących (wprowadzających i opracowujących) oraz zatwierdzających (autoryzujących) publikację danych wiadomości. Informacje w zakładce Aktualności powinny mieć w opcjach możliwość wprowadzania terminu, po którym będą automatycznie przenoszone do archiwum. Ponieważ zakładka aktualności będzie otwierać się jako pierwsza, po wpisaniu adresu platformy, planuje się w jej ramach umieszczanie ankiet/sond. Ankiety/sondy mogą pozwolić na zbadanie np. zainteresowania użytkowników platformy uczestniczeniem w szkoleniach z zakresu nowych narzędzi finansowania ochrony środowiska w nowej perspektywie UE. Użytkownik ma wgląd w statystyki odpowiedzi, a administrator także w ilość użytkowników, która odpowiedziała na ankietę/sondę z podziałem na Fundusze. Na platformie można definiować dowolną ilość ankiet, tworzyć odpowiedzi i zmieniać kolejność ich wyświetlania. Należy także rozważyć blokowy system wstawiania sondy w treści, aby można było wyświetlić ją w aktualności oraz jako blok widoczny nad/pod/obok listy aktualności. Moduł sondy powinien mieć zastosowanie również w innych miejscach serwisu. Mechanizm tworzenia ankiet/sond musi umożliwiać: publikację pytań i list możliwych odpowiedzi z opcją wyboru jednej lub więcej z nich, podgląd aktualnych wyników sondy w postaci graficznej wraz z danymi liczbowymi, określenie czasu trwania sondy z dokładnością do 1 godziny, eksport wyników sondy bezpośrednio do formatu XLS, wydruk wyników sondy. System musi rozpoznawać użytkowników i posiadać mechanizm blokujący wielokrotny udział użytkowników w tej samej sondzie. 14
Ryc.1.: Zakładka aktualności. 15
V. Zakładka: Wspólna Strategia Dostęp: wszyscy użytkownicy platformy. Możliwość dodawania/usuwania/modyfikowania elementów w zakresie zakładki: liderzy zadań. Zakładka Wspólna Strategia będzie składała się z sześciu podzakładek, z czego cztery będą szczegółowo opisywać wdrażanie poszczególnych perspektyw. Na poziomie poszczególnych zadań będą przedstawione informacje o: liderze (w przypadku jego zmiany dodatkowo o historii tych zmian); harmonogramie (oś czasu poziom szczegółowości do jednego dnia - z zaznaczonymi ważnymi terminami: rozpoczęcie, zakończenie zadania, punkty monitorujące, spotkania, inne; na osi czasu liderzy zadań będą mogli umieszczać swoje uwagi/opinie do zaznaczonych terminów). Do każdego zadania będzie można podpiąć prezentacje, notatki, pliki audio ze spotkań, opis stanu realizacji, wyjaśnienia ewentualnych opóźnień i inne. Pozostałe dwie podzakładki będą przedstawiać wymiar finansowy oraz ekologiczny wdrażania zadań Wspólnej Strategii. Przy pomocy filtrowania będzie można przedstawić za pomocą tabeli lub wykresu dane dla wszystkich Funduszy, wyselekcjonowanej grupy lub dla danego Funduszu. Na podstawie danych zebranych w tej części platformy będą opracowywane okresowe raporty monitorujące. Dostęp do umieszczania/usuwania/modyfikowania informacji o danym zadaniu będzie miał administrator lokalny z Funduszu, który jest liderem zadania. Możliwość umieszczania uwag na osi czasu zadań będę mieli wszyscy użytkownicy platformy posiadający określone uprawnienia przyznane przez administratora. Należy wziąć pod uwagę możliwość selekcjonowania i wprowadzania informacji w podziale na poszczególne fundusze wojewódzkie. W zakładce dotyczącej efektów finansowych i ekologicznych konieczne będzie ujednolicenie i doprecyzowanie danych, które mają znaleźć się na Platformie. Należy rozważyć stworzenie szablonu, zgodnie, z którym będą wprowadzane informacje oraz doprecyzować jakie dane finansowe powinny być wprowadzane do systemu. 16
Ryc.2.: Zakładka Wspólna Strategia. (zakładka 1) Ryc.3.: Zakładka Wspólna Strategia (zakładka 2) 17
VI. Zakładka: Konsultacje Dostęp: wszyscy użytkownicy platformy. Możliwość dodawania/usuwania/modyfikowania elementów w zakresie zakładki: administratorzy lokalni, uprawnieni użytkownicy. Zakładka konsultacje będzie składała się z czterech podzakładek. Pierwsza podzakładka będzie poświęcona konsultacjom Programów Priorytetowych, druga Listom Przedsięwzięć Priorytetowych, trzecia Listom finansowanych przedsięwzięć, a ostatnia projektom aktów prawnych. W tej zakładce administratorzy lokalni Funduszy oraz wyznaczeni przez nich użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami będą umieszczać/usuwać/modyfikować powyższe dokumenty w celu ich konsultowania i opiniowania. Część dokumentów będzie umieszczona z prośbą o przekazanie wobec nich opinii/uwag w określonym z góry okresie. W przypadku zbliżania się terminu przekazania opinii/uwag platforma powinna automatycznie wysyłać przypomnienie użytkownikom, którzy jeszcze tego nie uczynili. Dla zachowania przejrzystości zakładki starsze dokumenty, których konsultacje zostały zakończone będą grupowane według daty ich umieszczenia oraz przenoszone do archiwum. Informacje w zakładce konsultacje będą miały charakter formalny i będą uznawane, jako uzgodnione stanowisko danego Funduszu wobec danego dokumentu. Szersze konsultacje dokumentów będą możliwe w kolejnej zakładce grupy dyskusyjne. Konsultacje w ramach grupy dyskusyjnej będą miały charakter roboczy. W przypadku podzakładek dotyczących konsultacji Programów Priorytetowych oraz List Przedsięwzięć Priorytetowych będą przedstawione informacje zgodnie z graficzną ilustracją funkcjonalności platformy (Fundusz zamieszczający dokument, termin przekazania opinii/uwag, tekst dokumentu w pliku Microsoft Office Word, opinie/uwagi Funduszy do dokumentu w pliku PDF). Wszystkie Fundusze tworzą i aktualizują listę finansowanych przedsięwzięć z uwzględnieniem m.in. informacji o: kwocie dofinansowania, formie dofinansowania, koszcie całkowitym, efekcie ekologicznym, efekcie rzeczowym. Aktualizacja list będzie odbywała się co kwartał. Dodatkowo mogłyby się znaleźć tutaj informacje o lokalizacji zrealizowanego zadania lub beneficjenta. Podzakładka powinna zostać uruchomiona do końca 2013 r. Ze względu na oficjalny charakter zakładki Konsultacje, możliwość umieszczania/usuwania/modyfikowania na niej dokumentów będą mieli administratorzy lokalni z każdego Funduszu lub odpowiedzialni za określony obszar działań użytkownicy Funduszy, po nadaniu odpowiednich uprawnień przez administratorów. Pod każdym dokumentem będzie podany link do grupy dyskusyjnej, w której będzie można umieścić własne opinie/uwagi. Wszystkie dane, które będą zbierane w ramach zakładki Konsultacje muszą być importowane automatycznie z systemów informatycznych w postaci np. plików Microsoft Office Excel. 18
Na podstawie tych danych w osobnej podzakładce będą opracowywane: tabele, wykresy przedstawiające proces wdrażania Wspólnej Strategii oraz tabele wskaźników / efektów ekologicznych. 19
Ryc.4.: Zakładka konsultacje (Programy Priorytetowe). Ryc.5.: Zakładka konsultacje (Listy fin. Przedsięwzięć) 20