Regulamin organizacyjny projektu realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnianie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie 9.1.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych przez Zespół Szkół Specjalnych nr 10 w Jastrzębiu Zdroju Jednostkę Samorządu Terytorialnego Miasta Jastrzębie Zdrój Numer projektu: WND-POKL.09.01.02-24-070/09 Numer umowy zawartej z Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego: UDA-POKL.09.01.02-24-070/09
Spis treści: 1. Wprowadzenie 2. Struktura organizacji projektu 3. Zakres zadao i odpowiedzialności 4. Zasady współpracy i komunikacji w trakcie realizacji projektu 4.1. Zasady obiegu informacji 4.2. Zasady tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych, w tym przekazywanych produktów prac 4.3. Spotkania zespołów organizacyjnych projektu 5. Zasady podpisywania pism, dokumentów projektowych i korespondencji 6. Narzędzia wspierające administrowanie projektem 7. Zarządzanie ryzykiem projektowym 8. Zasady ewaluacji i monitoringu 9. Zasady promocji projektu 10. Zasady realizacji zamówieo publicznych 11. Zasady realizacji zadao finansowych 12. Zasady kontroli w projekcie 13. Postanowienia koocowe
1. Wprowadzenie Celem niniejszego dokumentu jest opis zasad organizacji oraz zarządzania projektu Jesteśmy tacy sami wieloprofilowa stymulacja osób niepełnosprawnych, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnianie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałanie 9.1.2. Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. W szczególności, w niniejszym dokumencie przedstawione zostały następujące elementy zarządzania projektem: struktura organizacji projektu określająca strony biorące udział w realizacji projektu i ich wzajemne powiązania; zakres zadao i odpowiedzialności - określający odpowiedzialnośd poszczególnych stron za realizację prac projektowych; zasady współpracy w trakcie realizacji projektu określające model współpracy pomiędzy różnymi stronami biorącymi udział w projekcie; zasady komunikacji w trakcie realizacji projektu wyznaczające standardy i metody komunikacji pomiędzy poszczególnymi stronami uczestniczącymi w projekcie; narzędzia wspierające administrowanie projektem - wyznaczające zakres przedmiotowy zadao, ich produkty, etap realizacji i finansowania; zasady realizacji zadao finansowych, w zakresie promocji, ewaluacji i monitoringu oraz zamówieo publicznych określające podstawowe kierunki działao osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania. Niniejsze zasady zarządzania projektem mają na celu zapewnienie terminowej i efektywnej realizacji zadao operacyjnych projektu, zmierzających do osiągnięcia zakładanych rezultatów. 2. Struktura organizacji projektu 1) W organizacji projektu uwzględnia się ogólny nadzór nad realizacją projektu, operacyjne zarządzanie projektem oraz prace w poszczególnych obszarach problemowych. Ogólny nadzór nad realizacją projektu sprawuje Miasto Jastrzębie Zdrój poprzez Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych nr 10 w Jastrzębiu Zdroju. W operacyjnym zarządzaniu projektem uczestniczy koordynator, asystent koordynatora, pracownik ds. obsługi księgowej i doradca ds. prowadzenia projektu, osoba ds. ewaluacji i monitoringu. Zadania merytoryczne w poszczególnych obszarach problemowych wykonywad będą specjalista ds. promocji oraz nauczyciele terapeuci prowadzący zajęcia z dziedmi. 2) W skład zespołu bezpośrednio zarządzającego projektem wchodzą: 1) Koordynator projektu 2) Asystent koordynatora 3) Pracownik ds. obsługi księgowej 4) Doradca ds. prowadzenia projektu 5) Osoba ds. ewaluacji i monitoringu 3) Obszary problemowe projektu: 1) Promocja projektu 2) Zajęcia terapeutyczne dogoterapia 3) Zajęcia terapeutyczne hipoterapia 4) Zajęcia terapeutyczne terapia Tomatisa
5) Zajęcia terapeutyczne terapia biofeedback 6) Zajęcia pozalekcyjne Uczymy się uczyd z wykorzystaniem najnowszej technologii informatycznej i komunikacyjnej Koordynator Projektu Karda zarządzająca Promocja Projektu Dział merytoryczny Asystent Koordynatora Specjalista ds. promocji Projektu Terapeuta metody Tomatisa Pracownik ds.obsługi księgowej Terapeuta biofeedback Doradca ds.realizacji projektu Hipoterapeuta Specjalista ds.ewaluacji i monitoringu Dogoterapeuta Nauczyciele zajęd uczymy się uczyd Opiekunowie podczas zajęd hipoterapii Opiekunowie podczas zajęd dogoterapii Opiekunowie podczas wyjazdów studyjnych 3. Zakres zadao i odpowiedzialności Do podstawowych zadao zespołu zarządzającego projektem należy: 1) Realizacja projektu zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie oraz umową zawartą z Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego. 2) Realizacja budżetu dysponowanego na cele projektu zgodnie z dokumentacją projektową. 3) Uszczegółowienie harmonogramu prac. 4) Alokacja zadao projektowych do poszczególnych zespołów problemowych. 5) Bieżąca koordynacja prac projektowych poszczególnych zespołów. 6) Bieżący monitoring prac realizowanych przez poszczególne zespoły. 7) Zapewnienie komunikacji wewnętrznej w ramach projektu oraz zewnętrznej z Dyrektorem Zespołu Szkół Specjalnych nr 10, Urzędem Marszałkowskim i Urzędem Miasta. 8) Analiza i weryfikacja produktów wypracowanych przez zespoły problemowe. 9) Analiza raportów i sprawozdao. 10) Zarządzanie ryzykiem i zmianami w projekcie oraz zapewnienie rozwiązania problemów projektowych. Szczegółowy zakres zadao koordynatora: 1) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 2) koordynacja prac zespołu do spraw realizacji projektu; 3) koordynacja i czuwanie nad prawidłową realizacją projektu, w tym zgodności realizacji zadao z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu i jego harmonogramem; 4) zapewnienie wysokiego poziomu realizacji projektu w ujęciu organizacyjnym i merytorycznym; 5) stała współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu i nadzór nad ich zadaniami; 6) monitoring działao merytorycznych w Projekcie; 7) zorganizowanie i prowadzenia biura Projektu; 8) nadzór nad działaniami promocyjnymi i informacyjnymi w Projekcie; 9) koordynacja prac w zakresie monitoringu i ewaluacji Projektu; 10) rozliczenie finansowe Projektu w porozumieniu z pracownikiem ds. finansowych; 11) organizacja rekrutacji uczestników Projektu; 12) uzupełnianie, w przypadku konieczności, listy podstawowej uczestników Projektu;
13) nadzór nad właściwym opracowywaniem i prowadzeniem dokumentacji projektowej przez członków zespołu ds. realizacji projektu; 14) prowadzenie dokumentacji Projektu, sporządzanie sprawozdao merytorycznych z realizacji projektu; 15) aktywny udział w spotkaniach roboczych; 16) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 17) udokumentowanie wg wzoru działao realizowanych w Projekcie i przekazanie Zamawiającemu; 18) nadzór nad przebiegiem zajęd dodatkowych prowadzonych przez nauczycieli i terapeutów; 19) wymiana doświadczeo z Opiekunem Projektu, Zamawiającym i zespołem realizującym Projekt, na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 20) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 21) aktualizacja własnej wiedzy psychopedagogicznej oraz wspieranie w tym zakresie nauczycieli; 22) nadzór nad dokumentacją prowadzoną przez nauczycieli; 23) zebranie kompletu Dzienników zajęd Pozalekcyjnych po zakooczeniu Projektu, weryfikacja prawidłowości jego prowadzenia; 24) czynne uczestnictwo w spotkaniach ewaluacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 25) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 26) wykorzystanie wyników ewaluacji kolejnych etapów realizacji Projektu w zakresie doskonalenia własnych działao; 27) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 28) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 29) terminowe zestawienie danych niezbędnych do sporządzania wniosku o płatności oraz sprawozdao; 30) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych i Kodeksu pracy; 31) rozliczenie z realizacji Projektu; 32) zabezpieczenie dokumentacji z realizacji Projektu po zakooczeniu realizacji; 33) bieżące kontakty z Instytucją wdrażającą w zakresie realizowanego projektu oraz Instytucją realizującą Projekt. Szczegółowy zakres zadao asystenta koordynatora 1) organizacja prac związanych z wykonaniem projektu realizowanego przez Zespół Szkół Specjalnych nr 10 w Jastrzębiu Zdroju, zgodnie z założeniami i harmonogramem; 2) zapewnienie wysokiego poziomu realizacji projektu w ujęciu organizacyjnym i merytorycznym; 3) analiza budżetu projektu pod względem stosowania Prawa zamówieo publicznych, określenie przedmiotu zamówienia; 4) współpraca z instytucją wdrażającą w zakresie stosowania prawa zamówieo publicznych; 5) przygotowywanie dokumentacji z zakresu zamówieo publicznych; 6) nadzór nad prawidłowym przebiegiem zakupów w projekcie; 7) udział w pracach komisji ds. zamówieo publicznych; 8) opracowywanie i przekazywanie odpowiednim członkom zespołu ds. realizacji projektu niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją zadao (rejestry, bazy danych, sprawozdania); 9) nadzór nad prawidłowym zlecaniem zadao; 10) wstępne przygotowywanie sprawozdao i harmonogramów; 11) współpraca z koordynatorem w zakresie opracowywania raportów i innych dokumentów, zgodnie z wytycznymi;
12) sporządzanie rejestru i bazy danych dotyczących beneficjentów ostatecznych; 13) czuwanie nad gromadzeniem całości dokumentacji dotyczącej realizacji i rozliczania projektu; 14) organizacja archiwizacji dokumentacji z realizacji projektu; 15) przygotowywanie wszelkiej korespondencji dotyczącej zakresu merytorycznego projektu; 16) aktywny udział w spotkaniach roboczych zespołu zarządzającego projektem; 17) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 18) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 19) udokumentowanie wg wzoru działao realizowanych w Projekcie i przekazanie Koordynatorowi Projektu; 20) nadzór nad prawidłowym oznakowaniem miejsc i dokumentacji Projektu zgodnie z wytycznymi; 21) wymiana doświadczeo z Koordynatorem i pozostałymi członkami zespołu zarządzającego Projektem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 22) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 23) zebranie kompletu Dzienników zajęd Pozalekcyjnych po zakooczonym Projekcie, weryfikacja prawidłowości jego prowadzenia oraz dostarczenie zebranych dokumentów Koordynatorowi; 24) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 25) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 26) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 27) terminowe dostarczanie do Koordynatora danych niezbędnych do sporządzania wniosku o płatności oraz sprawozdao; 28) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres zadao specjalisty ds. promocji 1) ustalenie planu promocji projektu; 2) prowadzenie działao promocyjnych zgodnie z harmonogramem; 3) prowadzenie dokumentacji z działao promocyjnych projektu; 4) opracowanie strony internetowej projektu i jej aktualizowanie oraz czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem; 5) wykonanie projektu ulotki i broszury informacyjnej; 6) wykonanie projektu graficznego baneru; 7) wykonanie zdjęd z realizacji poszczególnych zajęd w projekcie; 8) wykonanie filmu ukazującego przebieg realizacji Projektu; 9) współpraca z koordynatorem i członkami zespołu zarządzającego; 10) aktywny udział w spotkaniach roboczych; 11) samodoskonalenie w zakresie promocji projektów; 12) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 13) udokumentowanie wg wzoru działao realizowanych w Projekcie i przekazanie Koordynatorowi Projektu; 14) wymiana doświadczeo z Koordynatorem i pozostałymi członkami zespołu na temat skuteczności i efektywności działao oraz skuteczności promocyjnej Projektu; 15) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 16) przekazywanie pełnej dokumentacji stworzonej w Projekcie Koordynatorowi; 17) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 18) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych.
Szczegółowy zakres zadao specjalisty ds. ewaluacji i monitoringu 1) przygotowania ankiet, kwestionariuszy i tabel dotyczących monitoringu i ewaluacji ; 2) przeprowadzenia badao wstępnych beneficjentów ostatecznych projektu; 3) przeprowadzenia badao weryfikacyjnych na zakooczenie projektu; 4) przygotowania miesięcznych i kwartalnych raportów z realizacji projektu wg opracowanych przez siebie zestawieo; 5) przygotowania rocznego raportu z realizacji projektu wraz z wnioskami; 6) przygotowania raportu koocowego z realizacji projektu i wyniku badao ewaluacyjnych wraz z wnioskami; 7) aktywny udział w spotkaniach roboczych; 8) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 9) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 10) udokumentowanie działao realizowanych w Projekcie i przekazanie Koordynatorowi Projektu; 11) oznakowanie wytworzonych przez siebie materiałów Projektu zgodnie z wytycznymi; 12) wymiana doświadczeo z Koordynatorem i pozostałymi członkami zespołu zarządzającego Projektem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 13) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 14) przekazanie pełnej, stworzonej przez siebie dokumentacji dotyczącej Projektu do Koordynatora; 15) dokumentowanie własnych działao w Projekcie; 16) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 17) terminowe dostarczanie do Koordynatora danych niezbędnych do sporządzania wniosku o płatności oraz sprawozdao; 18) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres zadao doradcy ds. prowadzenia projektu 1) świadczenie doradztwa w zakresie realizacji projektu; 2) doradztwo w zakresie przygotowywania dokumentacji, sprawozdao, harmonogramów i rozliczeo; 3) doradztwo w zakresie analizy budżetu projektu pod względem stosowania zamówieo publicznych; 4) doradztwo w zakresie przygotowania dokumentacji z zakresu zamówieo publicznych; 5) udział w komisjach ds. zamówieo publicznych; 6) nadzór nad prawidłowym przebiegiem zakupów w projekcie; 7) aktywny udział w spotkaniach roboczych; 8) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 9) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 10) udokumentowanie działao realizowanych w Projekcie i przekazanie Koordynatorowi Projektu; 11) wymiana doświadczeo z Koordynatorem i pozostałymi członkami zespołu na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 12) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 13) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 14) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 15) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych.
Szczegółowy zakres pracownika ds. obsługi finansowej projektu 1) bieżąca obsługa finansowa projektu w zakresie przyjmowania, sprawdzania, opisywania, księgowania dokumentów finansowych projektu, terminowego dokonywania płatności i rozliczania działao; 2) przygotowywanie części finansowej wniosków o płatnośd zgodnie z harmonogramem płatności (załącznik do umowy o dofinansowanie); 3) rozliczenie koocowe projektu; 4) utrzymywanie kontaktów z Instytucją Wdrażającą w zakresie rozliczeo finansowych realizowanego projektu; 5) aktywny udział w spotkaniach roboczych; 6) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 7) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 8) udokumentowanie działao realizowanych w Projekcie i przekazanie Koordynatorowi Projektu; 9) wymiana doświadczeo z Koordynatorem i pozostałymi członkami zespołu na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 10) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 11) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 12) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 13) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 14) terminowe dostarczanie do Koordynatora danych niezbędnych do sporządzania wniosku o płatności oraz sprawozdao; 15) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres zadao nauczycieli zajęd pozalekcyjnych Uczymy się uczyd z wykorzystaniem najnowszej technologii informatycznej i komunikacyjnej 1) zaplanowanie zajęd pozalekcyjnych zgodnie z harmonogramem wskazanym w Projekcie; 2) opracowanie autorskiego programu zajęd uwzględniającego kształtowanie kompetencji kluczowych, umiejętności, korygowanie i kompensowanie zaburzonych funkcji; 3) oznakowanie wypracowanych materiałów logotypami zgodnie z wytycznymi dotyczących oznakowania w projektach POKL; 4) prowadzenie zajęd zgodnie z terminem wskazanym w umowie; 5) zdiagnozowanie uczniów na wstępie i po zakooczeniu zajęd pod kątem poziomu posiadanych umiejętności i poziomu poszczególnych funkcji; 6) każdorazowe sprawdzanie obecności uczniów na zajęciach, zaznaczanie na liście obecności i w dzienniku; 7) każdorazowe zapisywanie realizowanej tematyki w dzienniku; 8) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 9) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 10) wymiana doświadczeo z Koordynatorem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 11) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 12) aktualizacja własnej wiedzy psychopedagogicznej; 13) przekazywanie pełnej dokumentacji do Koordynatora; 14) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem;
15) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 16) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 17) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres obowiązków nauczyciela terapeuty w zakresie terapii Tomatisa 1) zaplanowanie terapii Tomatisa dla dzieci niepełnosprawnych zgodnie z harmonogramem wskazanym w Projekcie; 2) zdiagnozowanie uczniów na wstępie i po zakooczeniu terapii oraz wskazanie poziomu poszczególnych funkcji; 3) prowadzenie zajęd z zakresu terapii Tomatisa zgodnie z metodyką, predyspozycjami psychomotorycznymi uczniów i wynikami diagnozy; 4) każdorazowe sprawdzanie obecności uczniów na zajęciach, zaznaczanie na liście obecności i w dzienniku; 5) każdorazowe zapisywanie realizowanych zajęd w dzienniku; 6) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 7) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 8) wymiana doświadczeo z Koordynatorem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 9) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 10) aktualizacja własnej wiedzy psychopedagogicznej; 11) przekazywanie pełnej dokumentacji do Koordynatora; 12) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 13) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 14) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 15) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres obowiązków nauczyciela terapeuty w zakresie terapii biofeedback 1) zaplanowanie terapii biofeedback dla dzieci niepełnosprawnych zgodnie z harmonogramem wskazanym w Projekcie; 2) zdiagnozowanie uczniów na wstępie i po zakooczeniu terapii oraz wskazanie poziomu funkcjonowania; 3) prowadzenie zajęd z zakresu terapii biofeedback zgodnie z metodyką, predyspozycjami psychomotorycznymi uczniów i wynikami diagnozy; 4) każdorazowe sprawdzanie obecności uczniów na zajęciach, zaznaczanie na liście obecności i w dzienniku; 5) każdorazowe zapisywanie realizowanych zajęd w dzienniku; 6) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 7) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 8) wymiana doświadczeo z Koordynatorem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 9) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 10) aktualizacja własnej wiedzy psychopedagogicznej; 11) przekazywanie pełnej dokumentacji do Koordynatora; 12) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 13) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu;
14) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 15) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres zadań hipoterapeuty 1) zaplanowanie zajęd z zakresu hipoterapii dla dzieci niepełnosprawnych zgodnie z harmonogramem wskazanym w Projekcie; 2) zdiagnozowanie uczniów na wstępie i po zakooczeniu terapii oraz wskazanie poziomu funkcjonowania; 3) prowadzenie zajęd z zakresu hipoterapii zgodnie z metodyką, predyspozycjami psychomotorycznymi uczniów i wynikami diagnozy; 4) każdorazowe sprawdzanie obecności uczniów na zajęciach, zaznaczanie na liście obecności i w dzienniku; 5) każdorazowe zapisywanie realizowanych zajęd w dzienniku; 6) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 7) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 8) wymiana doświadczeo z Koordynatorem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 9) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 10) aktualizacja własnej wiedzy psychopedagogicznej i fizjoterapeutycznej; 11) przekazywanie pełnej dokumentacji do Koordynatora; 12) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 13) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 14) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; 15) stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych. Szczegółowy zakres zadań dogoterapeuty 1) zaplanowanie zajęd z zakresu dogoterapii dla dzieci niepełnosprawnych zgodnie z harmonogramem wskazanym w Projekcie; 2) zdiagnozowanie uczniów na wstępie i po zakooczeniu terapii oraz wskazanie poziomu funkcjonowania; 3) prowadzenie zajęd z zakresu dogoterapii zgodnie z metodyką, predyspozycjami psychomotorycznymi uczniów i wynikami diagnozy; 4) każdorazowe sprawdzanie obecności uczniów na zajęciach, zaznaczanie na liście obecności i w dzienniku; 5) każdorazowe zapisywanie realizowanych zajęd w dzienniku; 6) samodoskonalenie w zakresie realizacji projektów; 7) zapoznanie się z materiałami informacyjnymi, promocyjnymi, merytorycznymi i metodycznymi Projektu; 8) wymiana doświadczeo z Koordynatorem na temat skuteczności i efektywności działao oraz sprawności organizacyjnej Projektu; 9) wymiana doświadczeo w zakresie uniwersalizmu i upowszechniania koncepcji Projektu; 10) aktualizacja własnej wiedzy psychopedagogicznej i fizjoterapeutycznej; 11) przekazywanie pełnej dokumentacji do Koordynatora; 12) dokumentowanie własnych działao w sposób określony przez Zarządzającego Projektem; 13) udział w kontrolach dotyczących realizacji Projektu; 18) realizacja Projektu zgodnie z wnioskiem w zakresie pełnionego stanowiska; stosowanie przepisów Ustawy o ochronie danych osobowych.
Szczegółowy zakres zadao opiekunów uczniów wyjazdów studyjnych 1) udzielanie uczniom pomocy przy wsiadaniu i wysiadaniu z autobusu; 2) zapewnienie uczniom bezpieczeostwa w czasie wsiadania, wysiadania oraz przejazdu autobusem; 3) udzielanie uczniom pomocy w zajęciu miejsca w autobusie (poprzez wskazanie właściwego miejsca); 4) sprawdzenie czy uczniowie mogą bezpiecznie wsiadad lub wysiadad; 5) opieka podczas przejścia przez ulicę; 6) kontrola prawidłowości zabezpieczenia drzwi autobusu, według wskazówek kierowcy, w celu uniknięcia ich otwarcia w trakcie jazdy; 7) zajęcie w autobusie miejsca zapewniającego pełną kontrolę nad uczniami; 8) dbanie o zachowanie przez uczniów bezpieczeostwa, porządku i dyscypliny; 9) czuwanie nad zdrowiem uczniów podczas przejazdu, warsztatów, przejśd, odwiedzania miejsc, wykonywania czynności związanych z zajęciami w terenie itp.; 10) pomoc uczniom w spożyciu posiłków; 11) pomoc uczniom w samoobsłudze i podczas korzystania z toalety; 12) udzielanie pomocy w razie zasłabnięcia lub złego samopoczucia; 13) bieżące informowanie kierownika wyjazdu i nauczyciela zajęd o problemach zdrowotnych dziecka; 14) pomoc w realizacji zadao zleconych przez nauczyciela prowadzącego; 15) czuwanie nad bezpieczeostwem dzieci w ciągu dnia i w ciągu nocy; 16) podawanie lekarstw zaleconych przez lekarza, w porozumieniu z pielęgniarką, za pisemną zgodą rodzica; 17) opieka nad uczniami do czasu odebrania dziecka przez rodziców. Szczegółowy zakres zadao opiekunów zajęd hipoterapeutycznych 1) udzielanie uczniom pomocy przy wsiadaniu i wysiadaniu z autobusu; 2) zapewnienie uczniom bezpieczeostwa w czasie wsiadania, wysiadania oraz przejazdu autobusem; 3) udzielanie uczniom pomocy w zajęciu miejsca w autobusie; 4) kontrola prawidłowości zabezpieczenia drzwi autobusu, według wskazówek kierowcy, w celu uniknięcia ich otwarcia w trakcie jazdy; 5) zajęcie w autobusie miejsca zapewniającego pełną kontrolę nad uczniami; 6) dbanie o zachowanie przez uczniów bezpieczeostwa, porządku i dyscypliny; 7) czuwanie nad zdrowiem uczniów podczas przejazdu; 8) udzielanie pomocy w razie zasłabnięcia lub złego samopoczucia; 9) zapewnienie bezpieczeostwa podczas przejścia na zajęcia; 10) zapewnienie bezpieczeostwa podczas zajęd hipoterapeutycznych; 11) zapewnienie szczególnej opieki podczas zajęd z zakresu hipoterapii wg wskazówek terapeutytrenera; 12) pomoc w wykonywaniu dwiczeo podczas hipoterapii wg wskazówek terapeuty; 13) opieka nad uczniami do czasu odebrania dzieci przez rodziców. Szczegółowy zakres zadao opiekunów zajęd z zakresu dogoterapii 1) doprowadzenie uczniów do miejsca odbywania się zajęd; 2) zapewnienie bezpieczeostwa podczas przejścia; 3) dbanie o zachowanie przez uczniów bezpieczeostwa, porządku i dyscypliny; 4) czuwanie nad bezpieczeostwem uczniów podczas zajęd z zakresu dogoterapii; 5) udzielanie pomocy w razie zasłabnięcia lub złego samopoczucia;
6) zapewnienie szczególnej opieki podczas zajęd z zakresu dogoterapii wg wskazówek terapeuty-trenera; 7) pomoc w wykonywaniu czynności podczas dogoterapii wg wskazówek terapeuty; 8) bezpieczne odprowadzenie uczniów na miejsce uzgodnione nauczycielem, wychowawcą, rodzicem. Osoby zatrudnione w projekcie będą podległe bezpośrednio koordynatorowi projektu. Wymienione wyżej zadania stanowią podstawę do przygotowania zakresów czynności oraz umów zleceo i umów o dzieło dla osób bezpośrednio realizujących zadania w projekcie. 4. Zasady współpracy i komunikacji w trakcie realizacji projektu 1) Zapewnienie sprawnej realizacji zadao oraz utrzymanie wysokiej jakości wypracowywanych produktów wymaga określenia jasnych zasad współpracy oraz opracowania procedur komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu. 2) W celu zapewnienia sprawnej komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu konieczne jest określenie: zasad obiegu informacji, raportowania postępów prac i zagrożeo dla realizacji projektu, zasad tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych, w tym przekazywanych produktów prac, częstotliwości spotkao osób zatrudnionych w projekcie. 3) Podczas realizacji projektu istotna jest również komunikacja zewnętrzna. Zasady komunikacji opisane są w zadaniach dotyczących promocji projektu. 4.1 Zasady obiegu informacji 1) Za zapewnienie sprawnej komunikacji podczas projektu odpowiedzialny jest koordynator projektu. 2) Koordynator projektu jest odpowiedzialny za informowanie Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych nr 10 oraz wszystkich osób zatrudnionych w projekcie o postępie prac projektowych, potrzebach modyfikacji w projekcie oraz istotnych ryzykach projektu (np. zagrożenia dotyczące realizacji harmonogramu). Planowana struktura organizacji prac zakłada również przekazywanie informacji o zaakceptowanych produktach bezpośrednio pomiędzy uczestnikami dla potrzeb kontynuacji poszczególnych etapów zadania i zadao następnych oraz dla celów promocji i monitorowania projektu. 3) Osoby pracujące w projekcie będą przekazywad informacje o postępie koordynatorowi projektu, który będzie je udostępniał pracownikami ds. obsługi finansowej projektu w celu bieżącego regulowania należnych płatności. W przypadku obszarów problemowych, wymagających kooperacji lub zmian koordynator projektu wypracuje stosowne rozwiązania. 4) Raz w miesiącu podczas spotkao zespołu zarządzającego będzie sporządzana informacja o stanie realizacji projektu. Informacja zawierad będzie: opis wykonanych prac, szacunkową ocenę stopnia zaawansowania prac, ryzyka zagrażające terminowej realizacji poszczególnych zadao, propozycje zmian projektowych zmiany do harmonogramu lub zakresu prac.
4.2 Zasady tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych, w tym przekazywanych produktów prac 1) Dokumentacja obowiązująca w projekcie Pracownik ds. obsługi finansowej w projekcie gromadzi następującą dokumentację: 1. Umowy związane z zatrudnieniem i realizacją zadao 2. Rachunki od zleceniobiorców i wykonawców 3. Rachunki z dokonywanych zakupów 4. Karty odbioru dzieła/zlecenia 5. Listy płac 6. Dokumenty związane z ZUS - em, Funduszem Pracy 7. Dokumenty przekazywane do Urzędu Skarbowego 8. Harmonogramy płatności 9. Wnioski o płatnośd 10. Własne miesięczne karty pracy, protokoły odbioru zlecenia, rachunki za wykonane zlecenie Specjalista ds. monitoringu i ewaluacji gromadzi: 1. Badania i analizy badao (ankiety, kwestionariusze, diagnozy od prowadzących) 2. Karty monitoringu realizacji projektu 3. Zestawienia miesięczne zrealizowanych zajęd 4. Zestawienia miesięczne obecności uczestników projektu na zajęciach 5. Zestawienia miesięczne zrealizowanych godzin osób zatrudnionych w projekcie 6. Raporty kwartalne, półroczne, roczne i koocowe 7. Własne miesięczne karty pracy, protokoły odbioru zlecenia, rachunki za wykonane zlecenie Koordynator gromadzi następującą dokumentację: 1. Dokumentacja organizacyjna projektu 2. Umowy związane z zatrudnieniem i realizacją zadao 3. Dokumentacja związana z zatrudnieniem 4. Protokoły odbioru dzieła/zlecenia 5. Miesięczne karty pracy poszczególnych osób zatrudnionych w projekcie 6. Zestawienia miesięczne zrealizowanych godzin osób zatrudnionych w projekcie 7. Miesięczne zestawienia zrealizowanych zajęd 8. Raporty kwartalne, półroczne, roczne i koocowe od sp. ds. ewaluacji i monitoringu 9. Własne miesięczne karty pracy, protokoły odbioru zlecenia, rachunki za wykonane zlecenie Asystent koordynatora gromadzi następującą dokumentację: 1. Listy obecności na zajęciach 2. Zestawienia miesięczne obecności na poszczególnych zajęciach 3. Dokumentację związaną z zamówieniami publicznymi (przetargi, zaproszenia do udziału w realizacji projektu, zakupy) 4. Karty kontroli realizacji zadao w projekcie 5. Kwartalne, półroczne, roczne i koocowe sprawozdania z realizacji projektu 6. Sprawozdania 7. Własne miesięczne karty pracy, protokoły odbioru zlecenia, rachunki za wykonane zlecenie
Specjalista ds. promocji gromadzi: 1. Projekty przygotowane dla celów promocyjnych 2. Wytwory własnej pracy 3. Własne miesięczne karty pracy, protokoły odbioru dzieła, rachunki za wykonane dzieło Doradcę ds. prowadzenia i rozliczania projektu obowiązuje następująca dokumentacja: 1. Dokumentacja związana z zamówieniami publicznymi (przetargi, zaproszenia do udziału w projekcie, zakupy) 2. Własne miesięczne karty pracy, protokół odbioru zlecenia, rachunki za wykonane zlecenie Prowadzących terapie/zajęcia obowiązuje następująca dokumentacja: 1. Diagnozy wstępne i weryfikacyjne 2. Listy obecności uczestników projektu na zajęciach 3. Dzienniki zajęd 4. Własne, miesięczne karty pracy, protokoły odbioru dzieła/zlecenia w całości lub części, rachunki za wykonane zlecenie/dzieło 2) Obieg i archiwizacja dokumentów dokonywane są zgodnie z obowiązującymi w Zespole Szkół Specjalnych nr 10 przepisami wewnętrznymi: Instrukcją dotyczącą zakresu działania i organizacji archiwum zakładowego oraz Instrukcją kancelaryjną. Każdy dokument musi posiadad wymagane logotypy. Każdy dokument musi byd podpisany przez jego zleceniobiorcę/wykonawcę, z widoczną datą. Każdy zatrudniony w projekcie przechowuje kopie dokumentów zdawanych do koordynatora lub asystenta. Ostatniego dnia każdego miesiąca należy zdad do Koordynatora: miesięczne karty pracy, protokół odbioru zlecenia/dzieła, rachunek. Pozostała dokumentacja zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym dokumencie, bądź na polecenie Koordynatora. Każde działanie w projekcie musi byd udokumentowane. 3) Za bieżące administrowanie procesem obiegu i archiwizacji dokumentów projektowych odpowiada Koordynator projektu. Komunikacja wewnętrzna pomiędzy Koordynatorem projektu a zespołami zadaniowymi będzie oparta o trzy podstawowe typy dokumentów projektowych: listy obecności, protokół odbioru pracy, notatki ze spotkao, produkty prac. 4) Wszystkie produkty przekazane przez Zespoły Zadaniowe muszą uzyskad akceptację ze strony Koordynatora projektu. W przypadku produktów, których realizacja będzie się wiązała z wydatkami finansowymi, konieczna będzie również akceptacja pracownika ds. obsługi finansowej projektu. 5) W celu usprawnienia i przyspieszenia obiegu dokumentacji projektowej wszelkie produkty prac, raporty oraz notatki ze spotkao mogą byd przekazywane drogą elektroniczną (z opcją potwierdzenia). W przypadku wybranych dokumentów oraz ostatecznych wersji produktów prac wymagana będzie oprócz wersji elektronicznej również wersja papierowa dokumentów podpisana przez wykonawcę zadania. Zespoły zobowiązane będą do przygotowania produktów prac w terminach i w zakresie określonym przez koordynatora projektu.
4.3 Spotkania w trakcie realizacji projektu. Zespół Szkół Specjalnych nr 10 Kluczową kwestią dla sprawnej realizacji projektu jest organizacja okresowych spotkao. Poniżej przedstawiono proponowaną częstotliwośd spotkao. Prezydent Miasta Dyrektor Koordynator projektu Koordynator projektu Koordynator projektu Dyrektor na wniosek Koordynatora, Dyrektora lub Prezydenta Koordynator - na wniosek Koordynatora projektu lub Dyrektora Księgowa według bieżących potrzeb Zleceniobiorcy/Wykonawcy - Według bieżących potrzeb Zespół zarządzający - raz w miesiącu Celem spotkao będzie omówienie postępów prac zaplanowanych według harmonogramu. W ramach spotkao uczestnicy zobowiązani będą zgłaszad ewentualne problemy i ryzyka projektowe. 5. Zasady podpisywania pism, dokumentów projektowych i korespondencji Korespondencja związana z projektem podlega rejestracji zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną obowiązująca w szkole. Pisma podpisywane są wg poniższych zasad. 1) Koordynator podpisuje: Wykonanie prac przez Zleceniodawców i Wykonawców. Materiały merytoryczne przedkładane do zapoznania się i zaakceptowania przez Dyrektora. Inną korespondencję wewnętrzną w sprawach projektu. 2) Korespondencja i dokumenty dotyczące wydatków budżetowych związanych z realizacją projektu winny byd uzgadniane i akceptowane przez pracownika ds. obsługi finansowej Projektu, Główną Księgową Jednostki oraz Dyrektora Szkoły. 3) Dokumenty wychodzące na zewnątrz podpisuje Dyrektor Zespołu Szkół Specjalnych nr 10 im. ks. prof. J. Tischnera w Jastrzębiu Zdroju. 6. Narzędzia wspierające administrowanie projektem 1) Wniosek aplikacyjny 2) Wniosek o płatnośd/ harmonogram płatności 3) Harmonogram realizacji projektu Zadanie I. Zarządzanie projektem 1. Stworzenie biura projektu 1 5 marca 2010 2. Dokonanie niezbędnych zakupów i zamówieo publicznych 1 marca 2010 15 kwietnia 2010 3. Prowadzenie biura projektu 1 marca 2010 29 lutego 2012 4. Nabór kadry do projektu 1 marca 2010 30 marca 2010 5. Administrowanie projektem 1 marca 2010 29 lutego 2012 6. Obsługa finansowa 1 marca 2010 29 lutego 2012 7. Nadzór nad personelem i procesami projektu 1 marca 2010 29 lutego 2012
8. Rekrutacja uczestników 5 marca 2010 30 marca 2010, IX 2010, IX 2011 9. Stworzenie ostatecznej listy uczestników projektu wraz z listą rezerwową 29 marca 2010 10. Przygotowanie dokumentacji projektu 1 marca 2010 30 marca 2010. 11. Spotkania zespołu zarządzającego 1 marca 2010, każdy pierwszy poniedziałek miesiąca, a w przypadku, gdy poniedziałek jest dniem świątecznym następujący po nim dzieo roboczy oraz w miarę potrzeb. 12. Zbieranie kart pracy, protokołów odbioru prac, rachunków od wykonawców, zleceniobiorców ostatni roboczy dzieo miesiąca. 13. Odbiór wykonanych zadao od zleceniobiorców i wykonawców przez Koordynatora i Dyrektora ostatni dzieo roboczy miesiąca. 14. Dokonywanie wypłat na podstawie zebranej dokumentacji do 30 dnia miesiąca następującego po wystawieniu rachunku. 15. Wykonywanie zestawieo zbiorowych z ilości zrealizowanych godzin i obecności uczestników projektu do 10 dnia miesiąca, następującego po miesiącu przepracowanym. 16. Kontrola realizacji zadao w projekcie raz w miesiącu. Zadanie II. Promocja projektu 1. Stworzenie strony internetowej projektu marzec 2010 2. Zbieranie materiałów do zamieszczenia na stronie projektu 1 marca 2010 25 lutego 2012 3. Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej projektu marzec 2010 29 luty 2012 4. Przekazanie informacji do mediów o rozpoczęciu realizacji projektu współfinansowanego przez Europejski Fundusz Społeczny 1 5 marca 2010 5. Przygotowanie projektu broszury informacyjno promocyjnej do 15 marca 2010 6. Publikacja broszury informacyjno promocyjnej 15 30 marca 2010 7. Rozpowszechnianie broszury 30 marca 2010 29 lutego 2012 8. Przygotowanie projektu 4 banerów do 20 marca 2010 9. Wykonanie 4 banerów do 30 marca 2010 10. Rozwieszenie 2 banerów w szkole i na zewnątrz do 15 marca 2010 11. Rozwieszenie 2 banerów w mieście 4 17 maja 2010 10 18 maja 2011 12. Zbieranie materiałów do filmu promującego projekt 1 marca 2010 27 lutego 2012 13. Opracowanie filmu promującego projekt maj 2010, wrzesieo 2010, luty 2011, wrzesieo 2011 14. Emisja filmu promującego projekt maj 2010, wrzesieo 2010, luty 2011, wrzesieo 2011. 15. Przekazywanie informacji do mediów na temat realizacji projektu sukcesywnie co dwa miesiące przez cały okres realizacji projektu. 16. Dokonanie wyboru zleceniobiorców dot. oprawy muzycznej festynu, cateringu dla uczestników festynu, przygotowania atrakcji dla dzieci podczas festynu, prowadzącego festyn do 15 kwietnia 2010 i do 15 maja 2011. 17. Podpisanie umów ze zleceniobiorcami do 20 kwietnia 2010 i do 20 maja 2011. 18. Organizacja festynu promującego projekt 16 maja 2010, czerwiec 2011. 19. Przekazywanie miesięcznych kart pracy i rachunków do Koordynatora ostatni dzieo roboczy każdego miesiąca.
Zadanie III. Ewaluacja i monitoring 1. Monitoring realizacji projektu, gromadzenie danych i dokumentacji 1 marca 2010 29 lutego 2012 2. Diagnoza wstępna uczestników projektu 1 15 kwietnia 2010, 1 15 września 2010, 1 15 września 2012. 3. Diagnoza weryfikacyjna uczestników projektu 10 25 czerwca 2010, 10 25 czerwca 2011, 1 10 lutego 2012. 4. Przygotowanie dokumentacji, kart ewaluacji i monitoringu, niezbędnych do prowadzenia badao, analiz, diagnoz 1 10 marca 2010 r. 5. Przygotowanie zestawieo miesięcznych do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu przepracowanym. 6. Przygotowanie raportów kwartalnych do 10 dnia miesiąca następującego po kwartale przepracowanym. 7. Przygotowanie raportu półrocznego do 10 dnia miesiąca następującego po przepracowanym półroczu. 8. Przygotowanie raportu rocznego do 10 kwietnia 2011 r., do 20 lutego 2012 r. 9. Przygotowanie raportu z realizacji całości projektu do 29 lutego 2012 r. 10. Przekazywanie wykonanych zestawieo i raportów Koordynatorowi w terminie niezwłocznym po wykonaniu. 11. Przekazywanie miesięcznych kart pracy i rachunku do koordynatora ostatni roboczy dzieo każdego miesiąca. Zadanie IV. Hipoterapia 1. Przygotowanie dokumentacji przetargowej 1 5 marca 2010. 2. Rozpoczęcie procedury przetargowej 8 marca 2010. 3. Zakooczenie procedury przetargowej 8 kwietnia 2010. 4. Podpisanie umowy z hipoterapeutą do 8 kwietnia 2010. 5. Podpisanie umów z opiekunami do 8 kwietnia 2010. 6. Ustalenie szczegółowego harmonogramu zajęd do 8 kwietnia 2010. 7. Diagnoza wstępna uczestników projektu 12 30 kwietnia 2010, 1 15 września 2010, 1 15 września 2011. 8. Diagnoza weryfikacyjna uczestników projektu 10 25 czerwca 2010, 10 25 czerwca 2011, 15 31 stycznia 2012. 9. Przekazanie diagnoz do Koordynatora projektu do 5 dni po zakooczeniu procedury diagnostycznej. 10. Realizacja zajęd 12 kwietnia 2010 31 stycznia 2012, zgodnie z zaplanowaną ilością godzin i metodologia zajęd. 11. Przekazywanie miesięcznej karty pracy, rachunku do Koordynatora ostatni dzieo roboczy każdego miesiąca. 12. Przekazanie dzienników do Koordynatora 30 31 sierpnia 2010, 30 31 sierpnia 2011, 30 31 stycznia 2012. Zadanie V. Dogoterapia 1. Wystosowanie zaproszenia do udziału w projekcie 1 marca 2010. 2. Rozmowa negocjacyjna 22 marca 2010. 3. Podpisanie umowy z dogoterapeutą do 1 kwietnia 2010. 4. Podpisanie umów z opiekunami do 1 kwietnia 2010. 5. Ustalenie szczegółowego harmonogramu zajęd 1 6 kwietnia 2010.
6. Diagnoza wstępna uczestników projektu 12 30 kwietnia 2010, 1 15 września 2010, 1 15 września 2011. 7. Diagnoza weryfikacyjna uczestników projketu 10 25 czerwca 2010, 10 25 czerwca 2011, 15 31 stycznia 2012. 8. Przekazanie diagnoz do Koordynatora projektu do 5 dni po zakooczeniu procedury diagnostycznej. 9. Realizacja zajęd 12 kwietnia 2010 31 stycznia 2012, zgodnie z zaplanowaną ilością godzin i metodologią. 10. Przekazywanie miesięcznej karty pracy, rachunku do Koordynatora ostatni dzieo roboczy każdego miesiąca. 11. Przekazanie dzienników do Koordynatora 30 31 sierpnia 2010, 30 31 sierpnia 2011, 30 31 stycznia 2012. Zadanie VI. Terapia Tomatisa 1. Przygotowanie dokumentacji przetargowej 1 5 marca 2010. 2. Rozpoczęcie procedury przetargowej 8 marca 2010. 3. Zakooczenie procedury przetargowej 8 kwietnia 2010. 4. Podpisanie umowy z nauczycielem terapeutą do 8 kwietnia 2010. 5. Ustalenie szczegółowego harmonogramu zajęd 1 6 kwietnia 2010. 6. Diagnoza wstępna uczestników projektu 12 30 kwietnia 2010, 1 15 września 2010, 1 15 września 2011. 7. Diagnoza weryfikacyjna uczestników projektu 10 25 czerwca 2010, 10 25 czerwca 2011, 15 31 stycznia 2012. 8. Przekazanie diagnoz do Koordynatora projektu do 5 dni po zakooczeniu procedury diagnostycznej. 9. Realizacja zajęd 12 kwietnia 2010 31 stycznia 2012, zgodnie z zaplanowaną ilością godzin i metodologią zajęd. 10. Przekazywanie miesięcznej karty pracy, rachunku, do Koordynatora ostatni dzieo roboczy każdego miesiąca. 11. Przekazanie dzienników do Koordynatora 25 30 czerwca 2010, 25 30 czerwca 2011, 25 31 stycznia 2012. Zadanie VII. Terapia biofeedback 1. Przygotowanie dokumentacji przetargowej 1 5 marca 2010. 2. Rozpoczęcie procedury przetargowej 8 marca 2010. 3. Zakooczenie procedury przetargowej 8 kwietnia 2010. 4. Podpisanie umowy z nauczycielem terapeutą do 8 kwietnia 2010. 5. Ustalenie szczegółowego harmonogramu zajęd 1 6 kwietnia 2010. 6. Diagnoza wstępna uczestników projektu 12 30 kwietnia 2010, 1 15 września 2010, 1 15 września 2011. 7. Diagnoza weryfikacyjna uczestników projektu 10 25 czerwca 2010, 10 25 czerwca 2011, 15 31 stycznia 2012. 8. Przekazanie diagnoz do Koordynatora projektu do 5 dni po zakooczeniu procedury diagnostycznej. 9. Realizacja zajęd 12 kwietnia 2010 31 stycznia 2012, zgodnie z zaplanowaną ilością godzin i metodologia zajęd. 10. Przekazywanie miesięcznej karty pracy, rachunku, do Koordynatora ostatni dzieo roboczy każdego miesiąca.
11. Przekazanie dzienników do Koordynatora 20 25 czerwca 2010, 20-25 czerwca 2011, 30 31 stycznia 2012. Zadanie VIII. Zajęcia Uczymy się uczyd z wykorzystaniem technologii informatycznej i komunikacyjnej 1. Wystosowanie zaproszeo do udziału w projekcie 1 marca 2010. 2. Rozmowa negocjacyjna 19 23 marca 2010. 3. Podpisanie umowy z pedagogami specjalnymi 1 kwietnia 2010. 4. Ustalenie szczegółowego harmonogramu zajęd 1 6 kwietnia 2010. 5. Diagnoza wstępna uczestników projektu 12 30 kwietnia 2010, 1 15 września 2010, 1 15 września 2011. 6. Diagnoza weryfikacyjna uczestników projektu 10 25 czerwca 2010, 10 25 czerwca 2011, 15 31 stycznia 2012. 7. Przekazanie diagnoz do Koordynatora projektu do 5 dni po zakooczeniu procedury diagnostycznej. 8. Realizacja zajęd 12 kwietnia 2010 31 stycznia 2012, zgodnie z zaplanowaną ilością godzin i metodologią zajęd. 9. Przekazywanie miesięcznej karty pracy, rachunku, do Koordynatora ostatni dzieo roboczy każdego miesiąca. 10. Przekazanie dzienników do Koordynatora 25 30 czerwca 2010, 25 30 czerwca 2011, 30 31 stycznia 2012. 7. Zarządzanie ryzykiem projektowym 1) Ocena ryzyka związanego z realizacją projektu skupiad się będzie na następujących procesach realizowanych podczas projektu: zakres projektu, harmonogram projektu, finansowanie projektu, dobór personelu, zarządzanie problemami, kontrola jakości, komunikacja w projekcie, promocja projektu, rekrutacja uczestników. 2) W zależności od bieżącej oceny sytuacji Koordynator Projektu we współpracy z Dyrektorem Szkoły i Opiekunem Projektu będzie podejmował działania mające na celu ustalenie podejścia do zgłoszonego i przeanalizowanego ryzyka/problemu. 3) W projekcie stosuje się zasady definiowania, monitorowania i reagowania na ryzyko zawarte w polityce zarządzania ryzykiem obowiązującą w Zespole Szkół Specjalnych nr 10. 8. Zasady ewaluacji i monitoringu 1) Podstawowe zasady prowadzenia ewaluacji i monitoringu: anonimowośd, poufnośd, przejrzystośd,
bezstronnośd, planowanie, pozyskiwanie informacji z różnych źródeł, Zespół Szkół Specjalnych nr 10 wykorzystywanie różnych metod badawczych, upowszechnianie wyników badao. 2) Monitoring powinien byd prowadzony systematycznie w następujących obszarach: postęp realizacji projektu, stopieo zrealizowania poszczególnych zadao, poziom świadczonych usług, zgodnośd realizacji projektu z harmonogramem, wydatkowanie środków finansowych i ich kwalifikowalnośd, stopieo oceny sprawozdawczości, ocena skuteczności działao promocyjnych projektu, celowośd realizowanych zajęd, zasadnośd realizacji projektu. 3) Ewaluacja ma na celu zbadanie skuteczności stosowanych form wsparcia, trafnośd, spójnośd, skutecznośd, efektywnośd i trwałośd oddziaływao oraz stopieo uzyskanych rezultatów i wpływ rezultatów na osiągnięcie celów. 4) Z przeprowadzonej ewaluacji i monitoringu sporządza się raport, który powinien zawierad: przedmiot badao, cel badao, obszary badane, odbiorcy ewaluacji, pytania/obszary problemowe, kryteria, metody i techniki badawcze, harmonogram realizacji badao, prezentacja wyników/upowszechnianie, podsumowanie, wnioski, rekomendacje. 5) Z badao będą wykonywane zestawienia miesięczne oraz raporty kwartalne, półroczne, roczne i koocowe. 6) Wskazane jest również, by raport koocowy posiadał opinię eksperta ds. ewaluacji. 7) Prezentacja wyników badao będzie się odbywad podczas spotkao, konferencji, na stronie www., w formie streszczenia, prezentacji Power Point. Całośd raportu udostępniona będzie do wglądu w biurze projektu. 9. Zasady promocji projektu 1) Promocja projektu to istotne zadanie, które ma na celu: podniesienie świadomości społecznej o programach realizowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego,
Zespół Szkół Specjalnych nr 10 upowszechnienie korzyści płynących z wykorzystania środków unijnych, wparcie beneficjentów w procesie pozyskiwania środków. 2) Grupami docelowymi są: opinia publiczna, instytucje uczestniczące w realizacji programu, Beneficjenci i potencjalni Beneficjenci, uczestnicy projektu i potencjalni uczestnicy projektów, media, decydenci lokalni i regionalni liderzy. 3) Instrumenty służące planowi komunikacji (promocji): strona www projektu, broszura informacyjno-promująca, banery informacyjne, imprezy masowe festyny, spotkania informacyjne, inne publikacje drukowane i multimedialne, filmy promujące projekt, punkt informacyjny w biurze projektu, komunikacja wewnątrz programu. 4) Wszystkie materiały powinny zawierad logotypy programu POKL (po lewej stronie) oraz Unii Europejskiej Europejskiego Funduszu Społecznego (po prawej stronie), a także logo projektu (pomiędzy wyżej wskazanymi logotypami). 5) Wszelkie materiały promocyjne przekazywane osobom trzecim są bezpłatne. 6) Ocena skuteczności działao promocyjnych zostanie zbada podczas dokonywania ewaluacji zadania. 10. Zasady realizacji zamówieo publicznych 1) W projekcie obowiązuje stosowanie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówieo publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) z póź.zm. 2) W przypadku zamówieo nie przekraczających wartości 14 tys. Euro zastosowanie ma Regulamin zamówieo publicznych nie przekraczających wartości 14 tys. Euro w Zespole Szkół Specjalnych nr 10. 3) Zamówienia przeprowadzane zgodnie z ww. dokumentami prowadzi Asystent koordynatora wraz z doradcą ds. realizacji projektu w okresie od 1 marca 2010r. do 30 kwietnia 2010r. oraz w innym terminie, jeśli sytuacja będzie tego wymagała. 4) Realizacja zamówieo wymaga zgody Dyrektora Zespołu Szkół Specjalnych nr 10 im. ks. prof. J. Tischnera w Jastrzębiu Zdroju. 11. Zasady realizacji zadao finansowych 1) Podstawową zasadą realizacji zadao finansowych jest przestrzeganie kwalifikowalności wydatków. 2) Środki mogą byd wydatkowane wyłącznie na zadania wskazane we wniosku aplikacyjnym, zawarte w harmonogramie płatności.