UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA W TORUNIU PISMO OKÓLNE Nr 3 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 27 maja 2013 r. w sprawie zasad wydatkowania środków finansowych w Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu Przekazuję, do wykorzystania przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu, zasady wydatkowania środków finansowych w Uniwersytecie, których schemat stanowi załącznik do niniejszego pisma. Jednocześnie informuję, że przedstawione poniżej zasady będą na bieżąco aktualizowane. I. FUNDUSZ DYDAKTYCZNY Zasady dotyczą wydatkowania środków z limitów środków wydziałów na działalność dydaktyczną przyznanych w rocznym planie rzeczowo-finansowym, środków pozyskanych ze studiów niestacjonarnych, podyplomowych, kursów oraz innych źródeł przeznaczonych na działalność dydaktyczną. W ramach wyżej wymienionych środków na działalność dydaktyczną mogą być pokrywane wydatki, które służą bezpośrednio lub pośrednio prowadzeniu działalności dydaktycznowychowawczej, stąd nie jest możliwe wymienienie wszystkich ich rodzajów. Obowiązuje podstawowa zasada, zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U Nr 157, poz. 1240), że każdy wydatek musi być celowy, racjonalny, legalny i oszczędny. Wydatek może być uruchomiony jedynie przez osobę posiadającą upoważnienie rektora do dysponowania środkami finansowymi, która jednocześnie w pełni odpowiada za naruszenie powyższych kryteriów. Poniżej wymieniono przykładowe rodzaje wydatków, które mogą być ponoszone ze środków na działalność dydaktyczną. 1) Umowy zlecenia i umowy o dzieło z pracownikami Uniwersytetu i osobami nie będącymi jego pracownikami o charakterze dydaktycznym. Co do zasady, w ramach środków na działalność dydaktyczną nie powinny być wypłacane wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło pracownikom administracyjnym, inżynieryjno-technicznym i obsługi naszego Uniwersytetu. Może mieć to miejsce w wyjątkowych przypadkach i tylko wtedy, gdy prace zlecone w ramach umów zlecenia i umów o dzieło nie mieszczą się w ramach obowiązków służbowych pracowników. 2) Wydatki na zakup środków trwałych niezbędnych do prowadzenia działalności dydaktycznej. W celu prawidłowego naliczenia amortyzacji należy obowiązkowo umieszczać na dokumentach nabycia informacji o dacie otrzymania składników majątkowych oraz dacie oddania składnika do użytkowania. Dodatkową informacją niezbędną do prawidłowego zaksięgowania środka trwałego jest jego pochodzenie (produkt krajowy, tzn. wyprodukowany w Polsce, czy zagraniczny). 3) Wydatki związane z opłaceniem studenckich praktyk, ćwiczeń terenowych, plenerów, konferencji, wycieczek naukowych, konkursów itp. Szczegółowe zasady określają: zarządzenie nr 67 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z 7 lipca 2008 r. w sprawie stawek ryczałtowych dla studentów odbywających ćwiczenia terenowe, plenery, obozy naukowe i naukowo-badawcze oraz zbierającym materiały do prac magisterskich (B. Pr. Nr 7, poz. 190) oraz zarządzenie nr 68 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w
Toruniu z 7 lipca 2008 r. w sprawie wytycznych dotyczących odbywania praktyk studenckich (B. Pr. Nr 7, poz. 191). Koszty praktyk pedagogicznych są opłacane ze środków centralnych. 4) Koszty utrzymania gości zaproszonych przez Uniwersytet w związku z działalnością dydaktyczną (wyłącznie). Zakwaterowanie gości w innym miejscu niż Hotel Uniwersytecki jest możliwe tylko w sytuacji, kiedy Hotel Uniwersytecki nie dysponuje wolnymi miejscami i potwierdza ten fakt na piśmie, bądź za zgodą Rektora lub Kanclerza. 5) Zakup usług gastronomicznych (typu zimne i ciepłe napoje, ciastka) jedynie w związku z funkcjonowaniem ciał kolegialnych, np. na posiedzenia rady wydziałów, komisji wydziałowych, kolegium dziekańskiego. W celu uniknięcia problemów w razie kontroli skarbowej należy faktury opisywać w sposób jasno określający cel danego wydatku, np. poprzez zamieszczenie następującej klauzuli: napoje zakupione do bezpośredniego zużycia - w związku z posiedzeniem Rady Wydziału/Instytutu, płatne ze środków na działalność dydaktyczną, koszt pośredni". 6) Zakup kwiatów w celu wystroju wnętrza gabinetu, np. dziekana, sali rady wydziału na uroczystość uczelnianą, zakup kwiatów na pogrzeb pracownika lub studenta (tylko), pożegnanie emeryta. 7) Wydatki reprezentacyjne - koszty z tytułu usług gastronomicznych, związane z osobami trzecimi i kwiatami wręczanymi gościom lub kontrahentom, tylko w ramach przyznanego przez Rektora funduszu reprezentacyjnego. 8) Upominki o charakterze reklamowym. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, w zakresie wydatków na materiały reklamowe obowiązuje zasada, że można przekazywać osobom trzecim upominki o charakterze reklamowym, tzn. przedmioty oznaczone logo Uniwersytetu. Oznaczenie musi być widoczne i nie może budzić wątpliwości, co do instytucji obdarowującego. Ponadto należy przestrzegać zasady, że wartość upominku reklamowego nie powinna przekroczyć kwoty 200 zł, ponieważ powyżej tej kwoty powstaje obowiązek zapłacenia podatku dochodowego przez obdarowanego i wystawienia mu PIT 8- C. W celu uniknięcia problemów w razie kontroli skarbowej należy faktury opisywać w sposób jasno określający cel danego wydatku, np. poprzez zamieszczenie następującej klauzuli: upominki reklamowe/materiały reklamowe wręczono w związku z np. wizytą w, płatne z środków na działalność dydaktyczną, koszt pośredni ". 9) Usługi reklamowe związane z promocją oferty dydaktycznej. 10) Zakup książek i czasopism. 11) Wydanie książek, z wyjątkiem wydawnictw pokonferencyjnych, pamiątkowych i okolicznościowych. 12) Koszty tłumaczeń materiałów dydaktycznych. 13) Koszty udziału pracowników w szkoleniach. 14) Koszty podróży służbowych związanych z działalnością dydaktyczną. 15) Zakup pomocy dydaktycznych i materiałów niezbędnych do prowadzenia zajęć. 16) Zakup artykułów biurowych, środków czystości. 17) Zakup dostępu do baz danych. 18) Naprawy i przeglądy aparatury naukowo-badawczej oraz wszelkiego innego sprzętu potrzebnego do zajęć dydaktycznych. 19) Remonty i konserwacje pomieszczeń. 20) Koszty sporządzenia ekspertyz, opinii. 21) Kosztów przewodów (w tym recenzji) doktorskich, habilitacyjnych oraz o nadanie tytułu profesora. 22) Koszty usług obcych, np. kserograficznych, introligatorskich, grawerskich, pieczątkarskich. W odniesieniu do środków związanych ze studiami niestacjonarnymi, podyplomowymi i kursami, wydatki na wynagrodzenia osobowe mogą być dokonywane wyłącznie w zgodzie z odpowiednimi pozycjami preliminarza. 2
Podobnie jak w przypadku działalności badawczej, także ze środków otrzymanych na działalność dydaktyczną nie wolno pokrywać wydatków dotyczących kosztów zakwaterowania i wyżywienia uczestników konferencji organizowanych przez Wydział. Jedyny wyjątek stanowi sytuacja, gdy dotyczy to zaproszonych głównych prelegentów. Generalnie obowiązuje zasada, że wszystkie koszty związane z uczestnictwem w konferencji powinna ponosić instytucja delegująca, a nie organizator konferencji. Odstępstwem od tej reguły może być sytuacja, gdy część tego rodzaju kosztów ponosi sponsor. Każda jednostka organizująca konferencję naukową powinna w terminie co najmniej trzech miesięcy przed datą jej rozpoczęcia złożyć do Kwestora preliminarz (kosztorys) konferencji zatwierdzony przez władze Wydziału. Preliminarz powinien zostać złożony niezależnie od tego, czy konferencja będzie finansowana z wpłat uczestników, czy też angażowane będą wyłącznie środki własne Uniwersytetu (np. środki z opłat za powtarzania roku w przypadku konferencji organizowanych przez koła studenckie). Koszt wydania materiałów pokonferencyjnych musi być w całości pokryty ze środków zewnętrznych. Nie jest dopuszczalne dofinansowywanie tych publikacji ze środków na działalność dydaktyczną lub utrzymanie potencjału badawczego. Nie powinno się opłacać ze środków dydaktycznych kosztów tzw. imprez integracyjnych, ponieważ wiąże się to z obowiązkiem opodatkowania pracowników kosztami udziału w takiej imprezie. Spotkania z pracownikami powinny mieć charakter szkoleniowo-organizacyjny. Każdy wydatek musi być dokonany zgodnie z Regulaminem Zamówień Publicznych wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 116 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z dnia 1 września 2011 roku (tekst jednolity obwieszczenie nr 3 Rektora UMK z dnia 1 marca 2013 r.). Załącznik nr 1 do w/w zarządzenia przedstawia zakres działania jednostek centralnych w realizacji dostaw i usług oraz robót budowlanych zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, natomiast załącznik nr 6 przedstawia wykaz usług i dostaw, których zakupu dysponenci środków publicznych mogą dokonywać we własnym zakresie. W tym drugim przypadku konieczne jest dołączanie do faktury kopii pisemnej dyspozycji dysponenta środków publicznych z uzasadnieniem celowości dostawy lub usługi. Faktura powinna zostać tak opisana, aby zakup nie budził wątpliwości, co do jego przedmiotu. Z opisu powinno jasno wynikać, co zostało zakupione i w jakim celu. Prawidłowy opis ma również duże znaczenie, jeżeli chodzi o kwalifikowanie wydatku jako zakupu związanego lub nie związanego ze sprzedażą opodatkowaną i odliczeniem VAT. Pozostałe zasady dotyczące opisu faktur zawarte są w zarządzeniu nr 75 Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu z 16 lipca 2010 r. w sprawie mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych w ramach systemu kontroli zarządczej w UMK (B. Pr. Nr 5, poz. 155), Regulaminie Zamówień Publicznych, Polityce rachunkowości wprowadzonej zarządzeniem nr 98 z 1 lipca 2011 r. z późn. zm. oraz w pismach do dziekanów z dnia 28 grudnia 2012 roku o numerach DK-311/437 do 450/2012. II. FUNDUSZ NA FINANSOWANIE NAUKI Działalność statutowa jest to realizacja określonych w statucie jednostki naukowej zadań związanych z prowadzonymi przez nią - w sposób ciągły - badaniami naukowymi lub pracami rozwojowymi. Finansowanie działalności statutowej obejmuje: 1) utrzymanie potencjału badawczego jednostki naukowej, w tym: a) działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych oraz rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace rozwojowe ujęte w planie finansowym jednostek naukowych, b) utrzymanie infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i archiwów, c) koszty związane z zatrudnieniem niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjno-technicznej, d) zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej związanej z realizacją zadań, o których mowa w lit. a, niestanowiącej dużej infrastruktury badawczej, 3
e) współpracę naukową krajową i zagraniczną niezbędną do realizacji zadań, o których mowa w lit. a, f) działalność jednostki naukowej w zakresie upowszechniania nauki, g) koszty restrukturyzacji jednostek naukowych w zakresie zadań określonych w lit. a, c-e; 2) utrzymanie specjalnego urządzenia badawczego (SPUB) w jednostce naukowej, a w zakresie infrastruktury informatycznej nauki - również w uczelni; 3) działalność jednostek naukowych uczelni polegająca na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich, finansowanych w wewnętrznym trybie konkursowym; 4) działalność jednostek naukowych uczelni lub innych uprawnionych podmiotów związaną z utrzymaniem i poszerzeniem naukowych baz danych, w tym funkcjonowaniem i utrzymaniem Wirtualnej Biblioteki Nauki - systemu udostępniania w formie elektronicznej naukowych baz danych oraz publikacji naukowych. Środki finansowe na naukę przeznaczone na finansowanie działalności statutowej, określonej w pkt 1 lit. a-f oraz pkt 2, są przekazywane w formie dotacji podmiotowej, a środki finansowe na działalność statutową określoną w pkt 1 lit. g oraz pkt 3 i 4 są przekazywane w formie dotacji celowej. Jednostka przez cały rok może wystąpić o przyznanie środków na działalność związaną z restrukturyzacją, przez którą rozumiane są zmiany struktury organizacyjnej lub zatrudnienia wynikające ze zmiany profilu prowadzonej działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej. Dodatkowo, w przypadku sytuacji nadzwyczajnych spowodowanych awarią lub zdarzeniem losowym, niezależnym od jednostki naukowej, powodujących zakłócenie jej działalności, na wniosek jednostki złożony w każdym czasie, Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego może przyznać tej jednostce środki na utrzymanie potencjału badawczego. Należy zwrócić uwagę, że wszystkie wydatki realizowane w uczelni powinny być celowe, racjonalne, legalne, oszczędne i być jednocześnie dokonane zgodnie z Regulaminem Zamówień Publicznych i są to warunki nadrzędne. Niestety, dużo trudniej jest określić, czy też stworzyć katalog, tego co można kupić/opłacić w ramach określonego źródła finansowania. Dzieje się to także w przypadku działalności statutowej, a szczególnie utrzymania potencjału badawczego i grantów dla młodych naukowców i doktorantów. Przede wszystkim powinniśmy pamiętać, że przy wszelkiego rodzaju wydatkach należy kierować się celem, jaki postawiliśmy sobie przy zgłoszeniu zadania badawczego. Oznacza to, że realizacja musi odbywać się w oparciu o przedstawiony plan i kosztorys, a wydatki muszą być wyłącznie związane z realizacją projektu. Stąd, możliwy zakup danej rzeczy/usługi w zadaniu/grancie A - może okazać się zupełnie niedopuszczalny w zadaniu/grancie B. Każdy dokument finansowy musi być dokładnie opisany, posiadać niezbędne podpisy, informację o zamówieniach publicznych (tryb zakupu) i być zakwalifikowany do jednej z poniższych grup. 1) Działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych oraz rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace rozwojowe ujęte w planie finansowych jednostek naukowych - wszystkie, które nie kwalifikują się do punktów 2-7. 2) Utrzymanie infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i archiwów - naprawy i przeglądy aparatury naukowo-badawczej, naprawy innego sprzętu niezbędnego do prowadzenia badań naukowych. Niezbędne remonty i naprawy pomieszczeń, w których prowadzony jest proces badawczy. 3) Zatrudnienie niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjno-technicznej - wynagrodzenia wraz z narzutami pracowników wykazanych przez wydział. 4) Zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej, związanej z realizacją zadań, o których mowa w pkt 1, niestanowiącej dużej infrastruktury badawczej - zgodnie z zakupem. 5) Współpraca naukowa krajowa i zagraniczna, niezbędna do realizacji zadań: a) koszty związane z krajowymi i zagranicznymi wyjazdami pracowników (w tym koszty opłat konferencji); 4
b) przyjazdy pracowników z innych uczelni lub instytucji badawczych krajowych lub zagranicznych (bez finansowania kosztów podróży); c) koszty organizacji imprez międzynarodowych i krajowych w UMK. 6) Upowszechnianie nauki - dotyczy realizacji zadań wspierających rozwój polskiej nauki przez upowszechnianie, promocję i popularyzację nauki, nieobejmujących prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych. Finansowanie działalności upowszechniającej naukę obejmuje: a) promowanie przedsięwzięć innowacyjnych wykorzystujących wyniki badań naukowych lub prac rozwojowych; b) upowszechnianie, promowanie i popularyzowanie osiągnięć naukowych lub naukowotechnicznych; c) tworzenie, przetwarzanie, udostępnianie i upowszechnianie informacji naukowych i naukowo-technicznych; d) sporządzanie ekspertyz, opinii i ocen naukowych (w tym recenzji prac doktorskich i habilitacyjnych); e) podejmowanie innych działań szczególnie ważnych dla rozwoju nauki. 7) Restrukturyzacja jednostek naukowych w zakresie zadań, o których mowa w pkt 1, 3-5. Przykłady wydatków, które mogą być ponoszone ze środków na działalność statutową: 1. Utrzymanie potencjału badawczego: a) wydanie książki (w Wydawnictwie Naukowym UMK; w przypadku wydania poza uczelnią, wymagana jest zgoda Rektora); b) publikacja artykułu lub raportu z badań; c) tłumaczenia książek, artykułów pracowników zamieszczanych w obcojęzycznych czasopismach; d) tłumaczenia referatów i komunikatów naukowych, prezentowanych przez pracowników na konferencjach naukowych; e) koszty udziału w konferencjach; f) koszty udziału w szkoleniach; g) koszty związane z krajowymi i zagranicznymi wyjazdami pracowników (diety, koszty podróży); h) przyjazdy pracowników z innych uczelni lub instytucji badawczych krajowych lub zagranicznych (bez finansowania kosztów podróży); i) zakup aparatury; j) naprawy i przeglądy aparatury naukowo-badawczej; k) naprawy innego sprzętu niezbędnego do prowadzenia badań naukowych; l) zakup materiałów (odczynników); m) zakup książek (z wyjątkiem książek, których autorem jest kierownik zadania) i czasopism krajowych i zagranicznych; n) wykup dostępu do baz danych; o) niezbędne remonty i naprawy pomieszczeń, w których prowadzony jest proces badawczy (w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach); p) wynagrodzenia wraz z narzutami - pracowników wykazanych przez wydział (naukowi, inżynieryjno-techniczni, naukowo-techniczni); Uwaga: pracownicy naukowodydaktyczni zajmujący się dydaktyką, nie mogą uzyskać wynagrodzenia (lub jego części) z dotacji na utrzymanie potencjału badawczego; q) koszty umów cywilno-prawnych zawartych z osobami spoza uczelni. W wyjątkowych przypadkach, można za zgodą rektora, zawrzeć umowę cywilno-prawną z pracownikiem Uniwersytetu w celu wykonania istotnych dla realizacji planu zadaniowo-finansowego jednostki czynności, które jednocześnie nie wchodzą w zakres jego obowiązków służbowych; 5
r) koszty organizacji imprez międzynarodowych i krajowych na Uniwersytecie (nie wolno pokrywać wydatków dotyczących: kosztów zakwaterowania i wyżywienia uczestników, chyba że dotyczy to zaproszonych głównych prelegentów oraz druku wydawnictw pokonferencyjnych i okolicznościowych); s) sporządzanie ekspertyz, opinii i ocen naukowych; t) pokrycie kosztów przewodów (w tym recenzji) prac doktorskich, habilitacyjnych, profesorskich; u) upowszechnianie, promowanie i popularyzowanie osiągnięć naukowych lub naukowotechnicznych; v) tworzenie, przetwarzanie, udostępnianie i upowszechnianie informacji naukowych i naukowo-technicznych; w) promowanie przedsięwzięć innowacyjnych, wykorzystujących wyniki badań naukowych lub prac rozwojowych; x) składki w organizacjach międzynarodowych - na rzecz instytucji lub organizacji, w których członkostwo UMK jest obowiązkowe lub niezbędne, wynikające z zawartych umów międzynarodowych (składki od osób fizycznych - wyłącznie na podstawie decyzji rektora); y) ubezpieczenia pracowników - w wyjątkowych przypadkach (wyłącznie na podstawie decyzji rektora); z) usługi obce (tłumaczenia, usługi ksero, skanowanie dokumentów itp.). 2. Utrzymanie specjalnego urządzenia badawczego (SPUB). Specjalne urządzenie badawcze to unikatowe urządzenie lub miejsce pracy badawczej o ogólnokrajowym lub regionalnym znaczeniu, którego koszty utrzymania stanowią znaczną część kosztów utrzymania potencjału badawczego jednostki naukowej. W Uniwersytecie mamy kilka SPUB-ów, należą do nich: Radioteleskopy RT15 i RT32, znajdujące się w Centrum Astronomii w Piwnicach, Krajowe Laboratorium Fizyki Atomowej, Molekularnej i Optycznej FAMO w Instytucie Fizyki, Stacja Polarna na Spitsbergenie, Miejska Sieć Komputerowa TORMAN działająca przy UCI UMK. O przyznanie środków finansowych na utrzymanie specjalnego urządzenia badawczego mogą ubiegać się jednostki naukowe posiadające kategorię A+, A lub B. Warto także przypomnieć, że o przyznanie środków finansowych na utrzymanie SPUB w zakresie infrastruktury informatycznej mogą się ubiegać również uczelnie. Jednostka posiadająca SPUB może przeznaczyć otrzymane środki finansowe wyłącznie na bieżące koszty związane z utrzymaniem specjalnego urządzenia badawczego w gotowości do prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych albo świadczenia usług związanych z prowadzeniem tych badań lub prac. W praktyce oznacza to, że pieniądze może wydawać na: a) wynagrodzenia wraz z pochodnymi (dla osób zajmujących się bezpośrednio utrzymaniem SPUB); b) materiały i energię; c) naprawy i konserwacje; d) usługi obce; e) inne cele, które wiążą się z utrzymaniem SPUB. Uwaga: dotacja może być przeznaczona na zakupy środków trwałych służących utrzymaniu urządzenia w gotowości do prowadzenia badań - w tym środków niezbędnych do eksploatacji, napraw i kontroli funkcjonowania urządzenia. 3. Finansowanie działalności polegającej na prowadzeniu badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich (środki rozdysponowywane są przez władze wydziałów w oparciu o wewnętrzną procedurę konkursową, zgodną z zaleceniami Rektora) 6
Środki te można rozdysponować w formie grantów badawczych i stypendiów. W ramach grantów badawczych środki finansowe można wydatkować przede wszystkim na pokrycie: a) wynagrodzeń (bezosobowych) - nie mogą ich otrzymywać promotorzy i kierownicy grantów, b) kosztów delegacji krajowych i zagranicznych młodych naukowców, c) kosztów aparatury niezbędnej do realizacji zadania, d) kosztów materiałów niezbędnych do badań, e) kosztów zakupu książek, czasopism, prenumeraty czasopism, f) kosztów przewodów prac doktorskich i habilitacyjnych, w tym koszty recenzji oraz wynagrodzeń promotorów, g) usług i innych kosztów badań, niewymienionych wyżej, potrzebnych do zrealizowania grantu badawczego. Z ww. środków nie można finansować: a) wynagrodzeń osób realizujących granty, b) wynagrodzeń kierowników grantów promotorskich, c) organizacji konferencji, d) kosztów przyjazdów i pobytów gości krajowych i zagranicznych, e) druku wydawnictw pokonferencyjnych i wydawnictw okolicznościowych. 4. Działalność jednostek naukowych uczelni lub innych uprawnionych podmiotów związaną z utrzymaniem i poszerzeniem naukowych baz danych, w tym funkcjonowaniem i utrzymaniem Wirtualnej Biblioteki Nauki - systemu udostępniania w formie elektronicznej naukowych baz danych oraz publikacji naukowych. Jednostki naukowe, mogą otrzymać środki na działalność związaną z utrzymaniem i poszerzaniem naukowych baz danych, rozumianych, jako elektroniczne zasoby informacyjne, tworzone i wykorzystywane w badaniach naukowych, pracach rozwojowych, działalności badawczo-rozwojowej lub służące upowszechnianiu informacji o ich wynikach. Jednostka może się zgłaszać po środki na tworzenie i publiczne, najlepiej darmowe, udostępnianie jakiejś opracowanej przez siebie bazy. Wnioski o przyznanie środków finansowych ww. na działalność, są rozpatrywane przez MNiSW z uwzględnieniem następujących kryteriów: 1) prawidłowości wykorzystania wcześniej przyznanych środków finansowych; 2) wartości i znaczenia bazy dla rozwoju nauki; 3) dostępności bazy dla środowiska naukowego. We wniosku na działalność statutową osobno występuje się o dotację na działalność związaną z utrzymaniem i poszerzaniem naukowych baz danych i osobno o dotację na działalność związaną z utrzymaniem i poszerzaniem Wirtualnej Biblioteki Nauki. O środki na działalność związaną z utrzymaniem i poszerzaniem WBN (dotyczą kosztów licencji oraz kosztów osobowych związanych bezpośrednio z obsługą licencji) mogą występować jednostki, które zarządzają dużymi bazami danych, świadczą usługi innym podmiotom i utworzyły w tym celu konsorcja. Uwaga: jak dotychczas (poza WBN) ten strumień finansowania nie był uruchamiany przez MNiSW z braku środków. Z ww. środków nie można finansować: zakupu licencji oprogramowania, zakupu dostępu do gotowych baz danych. R E K T O R prof. dr hab. Andrzej Tretyn 7
Załącznik do Pisma Okólnego nr 3 z dnia 27 maja 2013 r. Schemat wydatkowania środków finansowych na UMK WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ŚRODKÓW FINANSOWYCH NA UMK Źródła środków finansowych Wydziału fundusz dydaktyczny fundusz na finansowanie nauki (statutowy) inne Środki na działalność dydaktyczną przyznane na podstawie planu finansowego UMK Środki do dyspozycji wydziału pochodzące ze studiów niestacjonarnych Środki do dyspozycji wydziału ze studiów podyplomowych Środki do dyspozycji wydziału z kursów i szkoleń na utrzymanie potencjału badawczego na rozwój młodych naukowców i uczestników studiów doktoranckich na utrzymanie SPUB specjalnego urządzenia badawczego na utrzymanie naukowych baz danych na restrukturyzację środki przekazane przez JM Rektora do dyspozycji dziekana środki pokonferencyjne środki wypracowane na realizacji usług (np. umowy zlecenia z jednostkami zewnętrznymi) darowizny Środki z wpłat za powtarzanie roku na studiach stacjonarnych na utrzymanie potencjału badawczego zakłóconego zdarzeniem nadzwyczajnym (awaria, zdarzenie losowe)