Zintegrowane działania na rzecz poprawy jakości zarządzania w Starostwie i jednostkach samorządowych Powiatu Lubelskiego Powiat Lubelski Człowiek najlepsza inwestycja Załącznik nr 1 do umowy nr. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Opracowanie dokumentu System Zarządzania Wiedzą w administracji Powiatu Lubelskiego. Zakres zamówienia obejmuje usługę doradczą polegającą w szczególności na: 1) Przeprowadzeniu badania stanu wiedzy, zakresu czynności i luk kompetencyjnych (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) wśród kadr administracji Powiatu Lubelskiego. Badaniem zostaną objęci pracownicy na stanowiskach urzędniczych Starostwa Powiatowego w Lublinie (165 osób) oraz 3 jednostek organizacyjnych Powiatu Lubelskiego: -Zarząd Dróg Powiatowych w Lublinie z/ s w Bełżycach (21 osób), - Powiatowe Centrum Pomocy w Rodzinie w Lublinie (13 osób), - Powiatowy Urząd Pracy w Lublinie (54 osoby). Minimalna reprezentatywność grupy wynosi 90%. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić raport z wykonania w/ w badania. 2) Opracowanie procedur systemu monitorowania rozwoju kompetencji kadr administracji Powiatu Lubelskiego, w tym w szczególności: - Zasad i procedur kierowania na szkolenia, w tym zasady określania potrzeb szkoleniowych pracowników urzędów, - przesunięć kompetencyjnych wewnątrz organizacji (zmiany stanowiska pracy) oraz pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, - zmian zakresu wykonywanych czynności. 3) Opracowanie, na podstawie badania określonego w pkt 1) bazy danych kompetencji kadr administracji Powiatu Lubelskiego w formie profili kompetencyjnych (matrycy kompetencji) w oparciu o identyfikację kompetencji pracownika nieodzownych dla sprawnego funkcjonowania na danym stanowisku. Baza danych powinna zawierać w szczególności następujące informacje: - nazwę stanowiska pracy, w tym nazwę komórki organizacyjnej; - zakres czynności wykonywanych na danym stanowisku; - określenie wymaganych kompetencji; - określenie posiadanych kompetencji; - określenie (TAK/NIE) czy kompetencje są wystarczające. Baza danych powinna być zagregowana w układzie jednostek organizacyjnych Powiatu, a w przypadku Starostwa Powiatowego w Lublinie zgodnie ze strukturą organizacyjną Starostwa (Wydziałami). 4) Określenie w formie ekspertyzy (stanowiska eksperckiego popartego publikacjami naukowymi) preferowanych zmian w strukturze i jakości kadr. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Opracowane procedury powinny być spójne z wymaganiami dotyczącymi innych procesów wdrażanych w organizacji Zamawiającego, w szczególności systemu zarządzania jakością PN-EN ISO 9001:2009. Wykonawca zobowiązany jest udokumentować uwzględnienie w opracowanych procedurach wymogów systemu zarządzania bezpieczeństwem w sposób wymagany normą PN-ISO/IEC 27001 w odniesieniu do przetwarzanych danych osobowych. Wykonawca zobowiązany jest udokumentować realizację zamówienia. Dokumentacja powinna zawierać w szczególności: a) dokument System Zarządzania Wiedzą w administracji Powiatu Lubelskiego, b) udokumentowane deklaracje polityki bezpieczeństwa i celów dotyczących bezpieczeństwa, zgodnie z normą PN-ISO/IEC 27001, c) udokumentowane każdej procedury, tj. udokumentowanie, że procedura ta jest ustanowiona, udokumentowana i wdrożona w sposób wymagany normą PN-EN ISO 9001:2009. Dokumentacja zostanie opracowana w formie papierowej: 3 egzemplarze oraz elektronicznej: płyta CD/DVD. Forma elektroniczna będzie przygotowana w plikach edytowalnych oraz przygotowanych do wydruku. Dopuszczone formaty plików edytowalnych:.doc (MS Word 2003),.xls (MS Excel 2003),.odt (OOwriter),.ods (OOcalc); dopuszczone formaty plików przygotowanych do wydruku:.pdf (zgodny z Acrobat Reader 7.0),.ps (PostScript). Dokumentacja będzie oznakowana zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego, w sposób spełniający wymagania dokumentu Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Szkolenie z zakresu zarządzania i rozwoju kompetencji kadr dla kierownictwa jednostek organizacyjnych Powiatu Lubelskiego Zakres zamówienia obejmuje usługę szkoleniową obejmującą szkolenie z zakresu zarządzania i rozwoju kompetencji kadr obejmujące w szczególności: a) zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacjach publicznych, b) wdrażanie zarządzania wiedzą jako elementu Human Resource Management w organizacjach publicznych, c) praktyczne techniki analizy, monitorowania i zwiększania zasobów wiedzy organizacji. Warunki szkolenia: 1) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania i przedstawienia harmonogramu szkolenia Zamawiającemu najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia; 2) Wykonawca przeprowadzi szkolenia zgodnie z zakresem merytorycznym programu szkoleń; 3) Zamawiający na 7 dni przed rozpoczęciem szkoleń przygotuje podstawową listę osób uczestników szkoleń, z zastrzeżeniem jej zmian z przyczyn niezależnych od Zamawiającego; 4) Wykonawca umożliwi wizytowanie zajęć i przeprowadzenie kontroli zarówno przez pracownika Zamawiającego, jak i przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji w zakresie prawidłowej realizacji Projektu; 5) Wykonawca zapewni wykwalifikowanych wykładowców do przeprowadzenia szkolenia. Wykonawca ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia wykładowców i inne koszty związane z ich pracą; 6) Wykonawca zobowiązuje się do przygotowywania i przedkładania na bieżąco: 1) imiennej listy obecności uczestników szkolenia sporządzanej odrębnie dla każdego dnia szkolenia, zawierającej informacje o liczbie godzin obecności danej osoby, podpis uczestnika szkolenia, 2
podpis wykładowcy/wykładowców, 2) ankiet ewaluacyjnych uczestników szkolenia, sporządzonych na koniec szkolenia; 3) na zakończenie każdego miesiąca - arkusza czasu pracy; 7) Miejscem realizacji szkolenia jest miasto Lublin. Wykonawca zapewni sale szkoleniowe na własny koszt dla co najmniej 12 osób, spełniającą wymogi BHP. Sala szkoleniowa musi być zlokalizowana w odległości nie większej niż 700 m od siedziby Zamawiającego. Inna lokalizacja jest możliwa za zgodą Zamawiającego, w przypadku znacząco większej odległości Zamawiający może żądać zapewnienia transportu na miejsce szkolenia z siedziby Zamawiającego; 8) Wykonawca zobowiązuje się do odpowiedniego oznaczenia sal szkoleniowych zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w sposób spełniający wymagania dokumentu Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL oraz informowania uczestników o współfinansowaniu szkolenia przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; 9) Wykonawca przeprowadzi zajęcia w godzinach 8.00 16.00 w dni robocze zgodnie ze szczegółowym harmonogramem szkoleń; 10) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciepłego posiłku dla każdego uczestnika szkolenia w każdym dniu szkoleniowym oraz serwisu kawowego dla uczestników szkolenia (kawa, herbata, ciastka); Przez sformułowanie ciepły posiłek Zamawiający rozumie: obiad składający się z dwóch dań: zupa + danie główne (np. mięso lub ryba z dodatkiem ziemniaków lub frytek i surówki). Jedna porcja zupy musi mieć pojemność nie mniej niż 0,250 ml. Zupy muszą być zróżnicowane, na każdy dzień szkolenia inny rodzaj zupy. Posiłek dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło z kompletem sztućców i serwetek, obiad dla każdego uczestnika powinien być dostarczony jako wyporcjowany; 11) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pomocy dydaktycznych; 12) Wykonawca opracuje i zapewni, w tym drukowane i cyfrowe materiały szkoleniowe dla każdego uczestnika, odpowiadające zakresowi merytorycznemu programowi szkolenia oraz co najmniej 2 egzemplarze materiałów szkoleniowych zostanie przekazane Zamawiającemu do celów archiwalnych. Za druk materiałów odpowiedzialny będzie Wykonawca; 13) Każdy uczestnik szkolenia otrzyma zaświadczenie ukończenia szkolenia; 14) Na materiałach szkoleniowych oraz na zaświadczeniach ukończenia szkolenia muszą znaleźć się emblematy Europejskiego Funduszu Społecznego i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zgodnie z wytycznymi w zakresie informacji i promocji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2.1 Wymiar czasowy szkolenia to 64 godziny szkoleniowe (1 godzina szkoleniowa - 45 minut zegarowych). W wymiar czasowy szkolenia nie wliczają się przerwy o długości co najmniej 5 min. na każdą godzinę szkolenia. Minimalny wymiar czasowy jednorazowego szkolenia to 4 godziny szkoleniowe, maksymalny wymiar czasowy jednorazowego szkolenia to 8 godzin szkoleniowych. Liczebność grupy szkoleniowej to 10 osób. Liczba grup szkoleniowych to 2 grupy. Zamawiający dopuszcza zmianę liczebności grupy szkoleniowej o 20%. 2. 2 Szczegółowa tematyka zajęć zostanie opracowana przez Wykonawcę i przedłożona Zamawiającemu w formie programu zajęć w terminie do 7 dni przed rozpoczęciem zajęć i podlegać będzie zatwierdzeniu przez Zamawiającego. 3
2. Szkolenie utrwalające z zakresu zarządzania i rozwoju kompetencji kadr dla kierownictwa i pracowników merytorycznych Starostwa oraz jednostek podległych: Zakres zamówienia obejmuje usługę szkoleniową obejmującą szkolenie z zakresu zarządzania i rozwoju kompetencji kadr obejmujące w szczególności: a) omówienie problemów i trudności we wdrażaniu zarządzania wiedzą w organizacji (w tym obowiązkowa forma dyskusji z uczestnikami), b) praktyczne aspekty we wdrażaniu zarządzania wiedzą w organizacji publicznej (w tym obowiązkowa forma case study na temat przedstawiony przez uczestników). Warunki szkolenia: 1) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania i przedstawienia harmonogramu szkolenia Zamawiającemu najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia; 2) Wykonawca przeprowadzi szkolenia zgodnie z zakresem merytorycznym programu szkoleń; 3) Zamawiający na 7 dni przed rozpoczęciem szkoleń przygotuje podstawową listę osób uczestników szkoleń, z zastrzeżeniem jej zmian z przyczyn niezależnych od Zamawiającego; 4) Wykonawca umożliwi wizytowanie zajęć i przeprowadzenie kontroli zarówno przez pracownika Zamawiającego, jak i przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji w zakresie prawidłowej realizacji Projektu; 5) Wykonawca zapewni wykwalifikowanych wykładowców do przeprowadzenia szkolenia. Wykonawca ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia wykładowców i inne koszty związane z ich pracą; 6) Wykonawca zobowiązuje się do przygotowywania i przedkładania na bieżąco: 1) imiennej listy obecności uczestników szkolenia sporządzanej odrębnie dla każdego dnia szkolenia, zawierającej informacje o liczbie godzin obecności danej osoby, podpis uczestnika szkolenia, podpis wykładowcy/wykładowców, 2) ankiet ewaluacyjnych uczestników szkolenia, sporządzonych na koniec szkolenia; 3) na zakończenie każdego miesiąca - arkusza czasu pracy; 7) Miejscem realizacji szkolenia jest miasto Lublin. Wykonawca zapewni sale szkoleniowe na własny koszt dla co najmniej 12 osób, spełniającą wymogi BHP. Sala szkoleniowa musi być zlokalizowana w odległości nie większej niż 700 m od siedziby Zamawiającego. Inna lokalizacja jest możliwa za zgodą Zamawiającego, w przypadku znacząco większej odległości Zamawiający może żądać zapewnienia transportu na miejsce szkolenia z siedziby Zamawiającego; 8) Wykonawca zobowiązuje się do odpowiedniego oznaczenia sal szkoleniowych zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Zamawiającego w sposób spełniający wymagania dokumentu Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL oraz informowania uczestników o współfinansowaniu szkolenia przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; 9) Wykonawca przeprowadzi zajęcia w godzinach 8.00 16.00 w dni robocze zgodnie ze szczegółowym harmonogramem szkoleń; 10) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ciepłego posiłku dla każdego uczestnika szkolenia w każdym dniu szkoleniowym oraz serwisu kawowego dla uczestników szkolenia (kawa, herbata, ciastka); Przez sformułowanie ciepły posiłek Zamawiający rozumie: obiad składający się z dwóch dań: zupa + danie główne (np. mięso lub ryba z dodatkiem ziemniaków lub frytek i surówki). Jedna porcja zupy musi mieć pojemność nie mniej niż 0,250 ml. Zupy muszą być zróżnicowane, na każdy dzień szkolenia inny rodzaj zupy. Posiłek dla każdego uczestnika powinien 4
być podany na ciepło z kompletem sztućców i serwetek, obiad dla każdego uczestnika powinien być dostarczony jako wyporcjowany; 11) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pomocy dydaktycznych; 12) Wykonawca opracuje i zapewni, w tym drukowane i cyfrowe materiały szkoleniowe dla każdego uczestnika, odpowiadające zakresowi merytorycznemu programowi szkolenia oraz co najmniej 2 egzemplarze materiałów szkoleniowych zostanie przekazane Zamawiającemu do celów archiwalnych. Za druk materiałów odpowiedzialny będzie Wykonawca; 13) Każdy uczestnik szkolenia otrzyma zaświadczenie ukończenia szkolenia; 14) Na materiałach szkoleniowych oraz na zaświadczeniach ukończenia szkolenia muszą znaleźć się emblematy Europejskiego Funduszu Społecznego i Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zgodnie z wytycznymi w zakresie informacji i promocji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3.1 Wymiar czasowy szkolenia to 16 godzin szkoleniowych (1 godzina szkoleniowa - 45 minut zegarowych). W wymiar czasowy szkolenia nie wliczają się przerwy o długości co najmniej 5 min. na każdą godzinę szkolenia. Minimalny wymiar czasowy jednorazowego szkolenia to 4 godziny szkoleniowe, maksymalny wymiar czasowy jednorazowego szkolenia to 8 godzin szkoleniowych. Liczebność grupy szkoleniowej to 10 osób. Liczba grup szkoleniowych to 2 grupy. Zamawiający dopuszcza zmianę liczebności grupy szkoleniowej o 20%. 3. 2 Szczegółowa tematyka zajęć zostanie opracowana przez Wykonawcę i przedłożona Zamawiającemu w formie programu zajęć w terminie do 7 dni przed rozpoczęciem zajęć i podlegać będzie zatwierdzeniu przez Zamawiającego. 5