Portal Pracowniczy Wnioski DSS UŁ

Portal Pracowniczy Wnioski DSS UŁ Instrukcja dla pracowników UŁ Wniosków DSS o dofinansowania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kierowanych do Działu Spraw Socjalnych UŁ Styczeń 2018 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018

Instrukcja Wniosków DSS dla pracowników UŁ Spis treści SPIS TREŚCI... 1 1. WPROWADZENIE... 2 PROCEDURA SKŁADANIA I ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW DSS... 3 2. JAK ZŁOŻYĆ ELEKTRONICZNY WNIOSEK DSS?... 4 3. OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA O OSIĄGNIĘTYCH PRZYCHODACH ZA ROK... 7 JAK WYPEŁNIĆ OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA O OSIĄGNIĘTYCH PRZYCHODACH ZA ROK?... 7 4. KOREKTA DO OŚWIADCZENIA PRACOWNIKA O OSIĄGNIĘTYCH PRZYCHODACH ZA ROK... 15 5. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI... 16 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI?... 16 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI - ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1... 17 ETAPY OBIEGU WNIOSKU ELEKTRONICZNEGO O DOFINANSOWANIE DO PRZEDSZKOLI... 21 6. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW "POD GRUSZĄ"... 24 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW POD GRUSZĄ ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1?...24 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW POD GRUSZĄ AKCEPTACJA MERYTORYCZNA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU DO REALIZACJI PRZEZ DSS KROK 2... 28 7. WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW ZAKUPIONYCH INDYWIDUALNIE... 29 JAK WYPEŁNIĆ WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW ZAKUPIONYCH INDYWIDUALNIE ETAP WNIOSKOWANIA - KROK 1?... 29 WNIOSEK ELEKTRONICZNY O DOFINANSOWANIE DO WCZASÓW ZAKUPIONYCH INDYWIDUALNIE AKCEPTACJA MERYTORYCZNA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU DO REALIZACJI PRZEZ DSS KROK 2... 35 SPIS RYSUNKÓW... 36 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 1

1. Wprowadzenie Wnioski DSS w Portalu Pracowniczym to grupa elektronicznych dokumentów, umożliwiająca pracownikom Uniwersytetu Łódzkiego, za pośrednictwem systemu składanie wniosków do Działu Spraw Socjalnych UŁ o udzielenie dofinansowań z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Przepisy regulujące możliwość składania Wniosków DSS w formie elektronicznej zawarte są w Zarządzeniu Nr 66 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 27.03.2009r. (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 48 Kanclerza UŁ z 05.12.2017r) w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dokumenty dostępne są na stronie https://dss.uni.lodz.pl/regulamin/. Celem wprowadzenia elektronicznej wersji Wniosków DSS w Portalu Pracowniczym jest częściowe zautomatyzowanie procesu składania ich przez pracownika za pośrednictwem systemu a następnie zatwierdzania przez Dział Spraw Socjalnych UŁ. Złożenie wniosku elektronicznego nie wymaga drukowania dokumentów oraz osobistej wizyty pracownika w DSS. Dokumentami elektronicznymi należącymi do grupy Wniosków DSS są: Wniosek DSS Oświadczenie o przychodach - oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach brutto za rok poprzedzający jest podstawowym dokumentem, wymaganym do wypełnienia przez pracownika w pierwszej kolejności, niezbędnym do składania elektronicznych wniosków o udzielenie dofinansowań z ZFŚS. Uwaga: Oświadczenie o przychodach za ubiegły rok kalendarzowy pracownik składa raz w roku. W przypadku zmiany przez pracownika danych dotyczących wysokości przychodów i/lub członków rodziny, należy zaktualizować oświadczenie poprzez złożenie Korekty do oświadczenia o przychodach (opcja dostępna z poziomu formularza Oświadczenia). Złożona Korekta do oświadczenia o przychodach, staje się jedynym ważnym i obowiązującym dokumentem na podstawie którego pracownik może składać elektroniczne wnioski o udzielenie dofinansowań z ZFŚS. Po złożeniu Korekty do oświadczenia, Oświadczenie automatycznie zostaje zarchiwizowane w systemie. Wniosek DSS dofinansowanie do przedszkoli pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym wniosek elektroniczny wraz z pierwszymi dowodami poniesionych opłat za przedszkole. Następnie obieg dokumentu umożliwia pracownikowi dołączanie kolejnych dowodów opłat sukcesywnie w każdym kwartale danego roku kalendarzowego. Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą pracownik może złożyć raz w roku kalendarzowym wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla całej rodziny. Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - pracownik może złożyć raz na dwa lata wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla całej rodziny. Szczegółowy opis każdego ww. typu dokumentów w dalszej części instrukcji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 2

Procedura składania i rozpatrywania Wniosków DSS Procedura składania i rozpatrywania Wniosków DSS odbywa się w całości w Portalu Pracowniczym. Pracownik w pierwszej kolejności wypełnia i składa Wniosek DSS Oświadczenie o przychodach. Uwaga: Wniosek DSS Oświadczenie o przychodach jest podstawowym i wymaganym dokumentem, niezbędnym do złożenia przez pracownika wniosku o dofinansowanie do wybranego przez niego świadczenia z ZFŚS. Po wypełnieniu Oświadczenia o przychodach, pracownik może złożyć elektroniczny wniosek o dofinansowanie z ZFŚS. Wypełniony wniosek następnie trafia na Listę zadań do pracownika Działu Spraw Socjalnych do weryfikacji merytorycznej. Pracownik DSS przedstawia wniosek pracownika na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS zatwierdza (lub odrzuca) wniosek w systemie. Pracownik otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. Uwaga: Początkowy termin złożenia w systemie Wniosków DSS o dofinansowanie z ZFŚS na bieżący rok kalendarzowy zależny jest od terminu uzgodnienia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na rok 2018 (max. termin do końca marca 2018r). W Portalu Pracowniczym, na stronie głównej w Aktualnościach zostanie zamieszczona informacja od DSS o publikacji nowych tabel świadczeń socjalnych na 2018r. i możliwości składania wniosków elektronicznie. Dokumenty z grupy Wniosków DSS nie podlegają wydrukowi przez pracownika, w całości procedowane i rozpatrywane są elektronicznie. Wersje elektroniczne Wniosków DSS nie wykluczają obecnie obowiązującej na UŁ formy osobistego składania przez pracowników papierowych wniosków o dofinansowanie z ZFŚS w Dziale Spraw Socjalnych. Wnioski elektroniczne stanowią formę alternatywną do wyboru przez pracownika. Za pośrednictwem Portalu Pracowniczego z zakładki Sprawy Socjalne pracownik może dokonać wyboru w zakresie formy składania przez niego Wniosków DSS. Wnioski mogą być procedowane w postaci dokumentów w obiegu elektronicznym lub dokumentów w wersji papierowej. Pracownik za pośrednictwem systemu, ma na bieżąco wgląd na jakim etapie rozpatrywany jest jego wniosek elektroniczny (zakładka Moje Dokumenty) oraz dostęp do wszystkich swoich archiwalnych Wniosków DSS złożonych poprzez system (zakładka Moje archiwum). Uwaga: Pracownik może złożyć Wniosek DSS w Portalu Pracowniczym tylko w swoim imieniu, nie może złożyć wniosku w imieniu zastępowanego pracownika lub na mocy uprawnień do procedowania delegacji w imieniu upoważnionych pracowników. Pracownik, który ma nadane w systemie uprawnienie zastępstwa drugiego pracownika, widzi Listę zadań pracownika zastępowanego ale nie ma dostępu do dokumentów z grupy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 3

Wnioski DSS (tj. Oświadczenia o przychodach pracownika oraz Wniosków DSS o dofinansowania z ZFŚS). 2. Jak złożyć elektroniczny Wniosek DSS? W Portalu Pracowniczym pracownik może złożyć elektroniczny Wniosek DSS wchodząc w zakładkę Sprawy socjalne. W pierwszej kolejności należy wypełnić Oświadczenie o przychodach za rok ubiegły, poprzez kliknięcie w ZŁÓŻ OŚWIADCZENIE ELEKTRONICZNE. Po wypełnieniu i złożeniu Oświadczenia o przychodach, następnie można wybrać typ elektronicznego Wniosku DSS, który pracownik chce wypełnić i kliknąć przy danym typie wniosku ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY. Na przykład w wierszu Dofinansowanie do przedszkoli system domyślnie otwiera do uzupełnienia formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli na pierwszym jego kroku. Sprawy socjalne Wnioski DSS obieg elektroniczny Wszystkie elektroniczne dokumenty w systemie, w tym Wnioski DSS pracownik może również złożyć poprzez zakładkę Dokumenty -> Dodaj. Zakres wyświetlanych sekcji zależny jest od uprawnień użytkownika. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 4

Dokumenty - lista sekcji Po kliknięciu w Dodaj pojawia się strona Wybierz typ dokumentu, gdzie pracownik wskazuje typu dokumentu z listy: - Delegacja krajowa obieg mieszany - Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - Nota wewnętrzna - Wniosek DSS oświadczenie o przychodach - Wniosek DSS - dofinansowanie do przedszkoli - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie Po wskazaniu z listy typu dokumentu np. Wniosek DSS oświadczenie o przychodach wybór należy zatwierdzić klikając WYBIERZ. Dodawanie dokumentów - wybór typu dokumentu przez użytkownika: Wniosek DSS Oświadczenie o przychodach Utworzony Wniosek DSS system automatycznie zapisuje na Liście zadań pracownika. System domyślnie, po dodaniu nowego dokumentu otwiera jego formularz do edycji na pierwszym kroku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 5

Jeżeli pracownik chce w późniejszym czasie wypełnić Wniosek DSS to może kliknąć na formularzu PRZERWIJ I ZACHOWAJ JAKO ROBOCZY. Dokument zostanie zapisany i zamknięty, pracownik będzie mógł go odszukać na swojej Liście zadań. W celu dokończenia wypełniania Wniosku DSS, na Liście zadań należy odszukać dany wniosek. Następnie w pozycji wiersza tego wniosku można otworzyć dokument klikając w przycisk funkcyjny AKCJE i w nim Otwórz dokument. W sekcji Lista zadań widok złożony dla każdego typu dokumentu widoczna jest oddzielna tabela. Wnioski DSS pogrupowane są odpowiednio w tabelach: Bieżące oświadczenie i korekty o przychodach, Bieżące wnioski o dofinansowanie do przedszkoli, Bieżące wnioski o dofinansowanie do wczasów pod gruszą oraz dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie. Lista zadań widok złożony: tabela Wnioski DSS COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 6

3. Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok jest podstawowym dokumentem, który pracownik składa w systemie. Ma ono formę oświadczenia woli pracownika o osiągniętych przychodach brutto za ubiegły rok kalendarzowy dla całego gospodarstwa domowego. Elektroniczne Oświadczenie o przychodach składane jest raz w roku i zastępuje: - dotychczas wypełniane w wersji papierowej na wnioskach tabele o przychodach brutto osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, - oraz okazywanie zeznań podatkowych członków rodziny pracownikom DSS przy składaniu wniosku. Oświadczenie o przychodach niezbędne jest, aby pracownik mógł w bieżącym roku kalendarzowym złożyć elektroniczne Wnioski DSS i ubiegać się o dofinansowania z ZFŚS. Uwaga: w przypadku zmiany przez pracownika danych dotyczących wysokości przychodów i/lub członków rodziny ujętych na Oświadczeniu o przychodach, należy zaktualizować dokument poprzez złożenie Korekty do oświadczenia o przychodach. Proces składania korekty opisany został w dalszej części instrukcji. Jak wypełnić Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok? Dla przejrzystości wprowadzanych danych dokument pogrupowany został na trzy części Informacje podstawowe, Dane do oświadczenia oraz Oświadczenia pracownika, które kolejno pracownik uzupełnia. Na wszystkich Wnioskach DSS, w celu ułatwienia uzupełniania informacji przez pracownika umieszczone zostały ikony informacyjne zawierające wyjaśnienia dla danego typu dokumentu. W celu zapoznania się z danym objaśnieniem należy kliknąć w ikonę. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie (Pracownik, Numer dokumentu, Typ dokumentu) oraz Informacje o pracowniku (Imię i Nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko, Jednostka zatrudnienia), system wypełnia je automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo- Płacowego, jeżeli pracownik ma wątpliwości co do ich prawidłowości należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 7

Oświadczenie pracownika o osiągniętych p rzychodach za rok - przykład oświadczenia z podaniem informacji o wysokości przychodu brutto COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 8

Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przykład oświadczenia bez podania informacji o wysokości przychodu bru tto COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 9

II. Dane do oświadczenia Druga część Dane do oświadczenia zawiera pola, które wymagane są do wypełnienia przez pracownika. Informacje te stanowią podstawę do ubiegania się o przyznanie świadczeń z ZFŚS. W sekcji Informacja o wysokości przychodu brutto pracownik może dokonać wyboru pomiędzy CHCĘ PODAĆ INFORMACJE O WYSOKOŚCI PRZYCHODU BRUTTO lub NIE CHCĘ PODAĆ INFORMACJI O WYSOKOŚCI PRZYCHODU BRUTTO. W zależności od decyzji i kliknięcia, na formularzu zostaną wyświetlone kolejne pola wymagane do wypełnienia: CHCĘ PODAĆ INFORMACJE O WYSOKOŚCI PRZYCHODU BRUTTO W przypadku zaznaczenia Chcę podać informacje o wysokości przychodu brutto wyświetlone zostają sekcje Wysokość przychodu brutto gospodarstwa domowego, oraz Osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. W sekcji Wysokość przychodu brutto gospodarstwa domowego pracownik wpisuje kwotę łącznego przychodu brutto dla całego gospodarstwa domowego uzyskaną w ubiegłym roku kalendarzowym. Łączny przychód brutto jest to suma przychodów brutto wszystkich uprawnionych członków gospodarstwa domowego zawierająca: - przychód brutto pracownika UŁ ze źródeł pochodzących z UŁ oraz innych, - przychody brutto wszystkich pozostałych uprawnionych członków rodziny będących we wspólnym gospodarstwie domowym. Wyłączeniu podlegają zasiłki rodzinne, pielęgnacyjne, pogrzebowe oraz świadczenia wychowawcze otrzymywane z programu 500+ oraz przychody dzieci do kwoty stanowiącej roczny dochód niepodlegający obowiązkowi podatkowemu w wysokości wynikającej z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w danym roku kalendarzowym. Przychód brutto - gdzie szukać kwoty? Pit 37 umowa o pracę, umowa zlecenie poz. 64; Pit 36 umowa o pracę oraz działalność gospodarcza poz. 43,48,50, 55,58,64,69,74,79,81,85; Pit 36L poz. 15,20 (jeśli jest strata to wpisujemy 0 ); Pit 40A emerytura/renta poz.38; Pit 28 oświadczenie pracownika o osiągniętym dochodzie; oświadczenie o wysokości otrzymanych alimentów; gospodarstwo rolne (ha przeliczeniowe x śr. dochód z gospodarstwa rolnego na podstawie obwieszczenia Prezesa GUS); w przypadku renty socjalnej przyznanej dzieciom w oparciu o stopień niepełnosprawności wydawana jest decyzja z ZUS u z podaniem kwoty. Drugą sekcją jaką pracownik uzupełnia po zaznaczeniu Chcę podać informacje o wysokości przychodu brutto to Osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 10

System wyświetla listę członków rodziny wraz z pracownikiem, należy zaznaczyć osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem. Osoby uprawnione do otrzymania świadczeń z ZFŚS. Członek rodziny to współmałżonek oraz dzieci do ukończenia 18 roku życia, a także jeśli kształcą się do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 roku życia uczące się we wszystkich typach szkół, nieposiadające żadnych dochodów (z wyjątkiem renty rodzinnej, stypendiów naukowych i przychodów z tytułu obowiązkowych praktyk zawodowych) i pozostające we wspólnym gospodarstwie na utrzymaniu rodziców oraz dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu znacznym lub umiarkowanym bez względu na wiek, niewykonujące pracy zarobkowej. Lista członków rodziny pobierana jest z systemu Kadrowego, w przypadku braku lub nieaktualnych danych należy uzupełnić informacje w Dziale Spraw Pracowniczych UŁ. Członek rodziny małżonek pracownikiem UŁ / emerytem UŁ W przypadku, gdy współmałżonek jest pracownikiem UŁ lub emerytem UŁ, to jest on członkiem rodziny uprawnionym do otrzymania świadczeń z ZFŚS ale drugi małżonek nie może złożyć na niego Wniosku DSS o dofinansowanie z ZFŚS do wczasów pod gruszą oraz zakupionych indywidualnie. W takiej sytuacji małżonek pracownik UŁ samodzielnie składa Wniosek DSS o dofinansowanie do wczasów. Członek rodziny dziecko - dodatkowe pytania: W przypadku zaznaczenia członka rodziny dziecko należy wskazać miejsce nauki dziecka (pkt.1.1.). Jeśli dziecko uczęszcza do liceum, szkoły zasadniczej, technikum lub szkoły wyższej należy również odpowiedzieć Czy dziecko uzyskało w danym roku kalendarzowym lub/oraz ubiegłym roku podatkowym dochód przekraczający kwotę wolną od podatku dochodowego? (pkt. 1.1.1). Kwota wolna od podatku dochodowego w roku 2017 wynosi 3091,00 zł. Jeżeli dochód dziecka przekroczył kwotę wolną od podatku i pracownik na Oświadczeniu zaznaczy Tak wówczas otrzyma komunikat: W związku z uzyskaniem przez dziecko w danym roku kalendarzowym dochodu przekraczającego kwotę wolną od podatku, zgodnie z Regulaminem ZFŚS dziecko takie jest osobą nieuprawnioną do otrzymania świadczeń z ZFŚS. Dziecko takie nie jest ujęte w przeliczeniu wysokości przychodu miesięcznego brutto na jednego członka rodziny (pkt.2.). Dla członka rodziny dziecko należy również odpowiedzieć na pytanie Czy dziecko posiada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności? (pkt. 1.2.). Jeżeli pracownik odpowie Tak wówczas system poprosi o wskazanie stopnia niepełnosprawności dziecka (pkt.1.2.1.). Po wpisaniu kwoty łącznego przychodu brutto oraz zaznaczeniu osób pozostających we wspólnych gospodarstwie domowym, system automatycznie dokonuje przeliczenia wysokości przychodu miesięcznego brutto na jednego członka rodziny (pkt.2). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 11

Uwaga: W przypadku przekroczenia przychodu miesięcznego brutto powyżej kwoty 5601,00 zł w przeliczeniu na jednego członka rodziny, pracownik otrzyma dodatkowy komunikat: W związku z przekroczeniem górnej granicy miesięcznego przychodu brutto na jednego członka rodziny, świadom/a jestem, że wszelkie świadczenia z ZFŚS o które będę się ubiegać w bieżącym roku kalendarzowym podlegać będą najniższemu przewidzianemu dofinansowaniu. NIE CHCĘ PODAĆ INFORMACJI O WYSOKOŚCI PRZYCHODU BRUTTO W przypadku zaznaczenia Nie chcę podać informacji o wysokości przychodu brutto pracownik wskazuje tylko osoby pozostające w wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem, które są uprawnione do otrzymania świadczeń z ZFŚS bez podawania kwoty uzyskanego przychodu brutto. III. Oświadczenia pracownika W trzeciej części dokumentu pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) poszczególnych oświadczeń. Zaznaczenie ich jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczeń z ZFŚS. 1. Oświadczenie o wysokości osiągniętych przychodów brutto gospodarstwa domowego. 1.2. W przypadku, gdy pracownik wypełnił informacje o wysokości przychodu brutto, na wniosku wyświetlone jest oświadczenie uzupełnione kwotami przychodu, poniżej przykład: Oświadczam, że w roku 2017 wraz z uprawnionymi członkami rodziny, z którymi pozostaję we wspólnym gospodarstwie domowym osiągnęliśmy łączny przychód brutto w następującej wysokości: 800000 zł, co daje w przeliczeniu na jednego członka rodziny przychód miesięczny brutto w wysokości: 2222.22 zł. 1. 2. W sytuacji, gdy pracownik odmówił podania informacji o wysokości przychodu brutto, na wniosku pojawia się oświadczenie: Odmawiam podania informacji o wysokości osiągniętych przychodów brutto w roku kalendarzowym 2017. Jednocześnie świadom/a jestem, że wszelkie świadczenia z ZFŚS o które będę się ubiegać w danym roku kalendarzowym podlegać będą najniższemu przewidzianemu dofinansowaniu. 2. Oświadczenie o kontynuacji nauki przez dzieci Gdy jednym z członków rodziny wskazanych na dokumencie jest dziecko, które uczęszcza do gimnazjum, liceum, szkoły podstawowej, technikum lub szkoły wyższej to pojawia się następujące oświadczenie: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 12

Oświadczam, że wskazane na deklaracji dziecko/ dzieci w wieku do 25 roku życia, pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym, uczęszcza/ją do szkoły oraz posiada/ją aktualną legitymację szkolną, studencką lub zaświadczenie potwierdzające kontynuowanie nauki w danym roku kalendarzowym. 3. Oświadczenie o stopniu niepełnosprawności dzieci Gdy jednym z członków rodziny wskazanych na dokumencie jest dziecko, dla którego zaznaczono, że posiada orzeczenie o stopniu niepełnosprawności to pojawia się następujące oświadczenie: Oświadczam, że wskazane na deklaracji dziecko/ dzieci, pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym posiada/ją aktualne orzeczenie o wskazanym stopniu niepełnosprawności. 4. Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem ZFŚS Pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z Zarządzeniem Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Do oświadczenia podpięte jest przekierowanie do Regulaminu ZFŚS. Poniżej treść oświadczenia: Oświadczam, że zapoznałem/am się z Zarządzeniem Nr 66 Kanclerza Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 27.03.2009r. (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 48 Kanclerza UŁ z 05.12.2017r) w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 5. Oświadczenie o poprawności danych Pracownik potwierdza, że wpisane na dokumencie dane są zgodne z prawdą, poniżej treść: Oświadczam, że wszystkie podane przeze mnie informacje są zgodne ze stanem faktycznym i składam je świadomy/a odpowiedzialności karnej wynikającej z podania nieprawdy. Świadomy/a jestem odpowiedzialności wynikającej z 10 Zarządzenia nr 66 Kanclerza UŁ z dn. 27.03.2009r (wraz ze zmianami wynikającymi z Zarządzenia nr 48 Kanclerza UŁ z 05.12.2017r): W przypadku podania przez osobę uprawnioną nieprawdziwych danych o sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej, zużycia przyznanej pomocy na cel inny niż świadczenie, jakie przyznała stosowna Komisja lub odstąpienia ulgowego świadczenia socjalnego osobie nieuprawnionej, osoba ta zobowiązana jest do natychmiastowego zwrotu pobranego świadczenia. Pracodawca w uzgodnieniu z odpowiednią Komisją może pozbawić tę osobę uprawnień do ubiegania się o świadczenia socjalne finansowane z Funduszu, na okres od jednego roku do trzech lat. Wyrażam zgodę na potrącenie z mojego wynagrodzenia kwoty świadczeń nienależnie mi przyznanych i wypłaconych ze środków ZFŚS. Wypełniony dokument Oświadczenie o przychodach pracownik może: Zatwierdzić poprzez kliknięcie ZŁÓŻ OŚWIADCZENIE. Dokument zostanie zapisany na Liście zadań pracownika na kroku 2 Oświadczenie zatwierdzone/ COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 13

obowiązujące. Pracownik będzie mógł składać Wnioski DSS o dofinasowania z ZŚSS. Jeżeli pracownik nie chce w danym momencie zatwierdzić Oświadczenia o przychodach, ale chce zachować dotychczas wprowadzone na nim dane, wówczas klika PRZERWIJ I ZACHOWAJ JAKO ROBOCZY. Dokument nie przejdzie na krok 2, zostanie zapisany na Liście zadań pracownika w wersji roboczej na kroku 1 Składanie oświadczenia. W późniejszym czasie pracownik będzie mógł powrócić do wypełniania dokumentu. Wersja robocza Oświadczenia nie daje podstawy do składania przez pracownika Wniosków DSS o dofinasowania z ZŚSS, taka możliwość jest dopiero po złożeniu Oświadczenia. W przypadku, gdy pracownik pomyłkowo dodał dokument, nie chce go wypełniać oraz pozostawić jako roboczy na swojej Liście zadań, może kliknąć USUŃ WERSJĘ ROBOCZĄ. System poprosi o wpisanie uwagi dotyczącej przyczyny anulowania dokumentu, następnie należy kliknąć ZATWIERDŹ ANULOWANIE DOKUMENTU. Dokument zostanie usunięty, zniknie z Listy zadań pracownika i zostanie przeniesiony do Mojego archiwum. Oświadczenie o przychodach zatwierdzone i złożone przez pracownika, znajduje się u niego na Liście zadań na kroku 2 Oświadczenie zatwierdzone/ obowiązujące. Oświadczenie takie można otworzyć jedynie do podglądu, nie ma możliwości dokonania zmiany danych na zatwierdzony i złożonym oświadczeniu. W przypadku potrzeby zmiany danych dotyczących wysokości przychodu i/lub członków rodziny należy złożyć Korektę do oświadczenia. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 14

4. Korekta do oświadczenia pracownika o osiągniętych przychodach za rok Opcja złożenia Korekty do oświadczenia dostępna jest po otwarciu z Listy zadań oświadczenia na krok 2 Oświadczenie zatwierdzone / obowiązujące. Po otwarciu Oświadczenia o przychodach, w celu dokonania jego korekty należy kliknąć przycisk ZŁÓŻ NOWĄ KOREKTĘ OŚWIADCZENIA, widoczny u dołu formularza. Oświadczenie pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przyciski nawigacji Oświadczenie zatwierdzone/obowiązujące krok 2 Po kliknięciu w złóż nową korektę oświadczenia, system automatycznie tworzy i otwiera nowy dokument Korekta do oświadczenia pracownika o osiągniętych przychodach za rok. Dokument Korekty wypełniony jest danymi z oświadczenia, które można edytować i zmienić wg. potrzeby. Po skorygowaniu informacji w celu zatwierdzenia korekty należy kliknąć w ZŁÓŻ KOREKTĘ. Korekta do oświadczenia pracownika o osiągniętych przychodach za rok - przyciski nawigacji Składanie Korekty krok 1 Po wypełnieniu i zatwierdzeniu Korekty do oświadczenia staje się ona ważnym i obowiązującym dokumentem ze statusem Korekta do oświadczenia zatwierdzona/ obowiązująca. Na podstawie zatwierdzonej Korekty do oświadczenia o przychodach pracownik może składać elektroniczne Wnioski DSS o udzielenie dofinansowań z ZFŚS. Oświadczenie o przychodach zostaje automatycznie zarchiwizowane przez system. System umożliwia w ciągu roku złożenie więcej niż jednej Korekty do oświadczenia o przychodach. Za każdym razem nowa korekta nawiązuje do pierwotnego zarchiwizowanego dokumentu Oświadczania o przychodach. Uwaga: Ważnym, zatwierdzonym i obowiązującym oświadczeniem woli może być tylko jeden dokument: Oświadczenie o przychodach lub Korekta do oświadczenia o przychodach. W chwili zatwierdzania kolejnej wersji oświadczenia (korekty) dotychczasowe oświadczenie (korekta) jest automatycznie archiwizowane. Pracownik może w sekcji Moje archiwum podejrzeć wszystkie zarchiwizowane dokumenty. Po otworzeniu podglądu formularza Oświadczenie o przychodach w sekcji Informacje o dokumencie dodany jest wiesz z numerami wszystkich złożonych Korekt do oświadczenia. Dodatkowo, jeżeli pracownik złożył choć jeden Wniosek DSS to na podglądzie zarchiwizowanego Oświadczenia o przychodach widoczna jest sekcja Informacje o dokumentach powiązanych, gdzie ujęty jest wykaz wniosków DSS złożonych na podstawie Oświadczenia o przychodach oraz Korekt do oświadczenia o przychodach. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 15

5. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli Komu przysługuje dofinansowanie do przedszkoli? Pracownikom UŁ, których dzieci uczęszczają do przedszkoli, przysługuje dofinansowanie odpłatności za pobyt i wyżywienie dzieci w tych placówkach. Dofinansowaniu nie podlegają zajęcia dodatkowe, ubezpieczenie, składki na Komitet Rodzicielski, kary za nieterminowe wpłaty oraz inne koszty poniesione przez Rodziców w związku z potrzebami danej placówki. W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Wypełniony i złożony wniosek trafia do pracownika Działu Spraw Socjalnych do weryfikacji merytorycznej (na krok 2), następnie jest rozpatrywany na posiedzeniu przez Komisję ds. dofinansowania do przedszkoli. Po pozytywnym zaopiniowaniu przez Komisję oraz akceptacji Kanclerza UŁ, pracownik DSS zatwierdza wniosek do wypłaty. Wniosek nie kończy swojego obiegu w systemie, po zatwierdzeniu przez pracownika DSS dokument powraca do pracownika (na krok 3) w celu umożliwienia mu uzupełnienia opłat dla kolejnych miesięcy w danym roku kalendarzowym. Uwaga: Pracownik, który nie wskazał w zatwierdzonym i obowiązującym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach, jako członka rodziny dziecka, które uczęszcza do przedszkola nie może wypełnić wniosku o dofinansowanie do przedszkoli. Ponadto na wniosku będą widoczne tylko dzieci, które są członkami rodziny uprawnionymi do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla tych dzieci. Jeżeli na wniosku brakuje lub są błędne dane dotyczące dzieci, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo-Płacowego. Jak wypełnić Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli? W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do przedszkoli lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do przedszkoli i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 16

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli - Etap wnioskowania - krok 1 Dla przejrzystości wprowadzanych danych wniosek pogrupowany został na cztery części Informacje podstawowe, Dane o wniosku, Oświadczenia wnioskodawcy oraz Wymagane załączniki, które kolejno pracownik uzupełnia. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/ korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy : Imię i Nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza, którą pracownik zobowiązany jest wypełnić zgodnie z posiadanymi dokumentami w postaci umowy/ zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do przedszkola (część Dane szczegółowe) oraz dowodów opłat za pobyt i wyżywienie dziecka w placówce (część Rozliczenie). W części Dane szczegółowe kolejno należy: 1. Wskazać rok szkolny dla którego składany jest wniosek o dofinansowanie. 2. Uzupełnić dane dotyczące przedszkola/i do których uczęszcza dziecko/dzieci w danym roku kalendarzowym. Dla każdego dziecka osobno wprowadzamy informacje. Zaznaczamy checkbox przy imieniu i nazwisku dziecka a następnie wpisujemy nazwę placówki i adres oraz datę obowiązywania umowy. W przypadku posiadania kilku umów należy kliknąć DODAJ KOLEJNĄ UMOWĘ. 3. Potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania opieki nad dziećmi w przedszkolach z ZFŚS (zaznaczenie checkbox). W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W części Rozliczenie pracownik wprowadza kwoty z faktur / rachunków potwierdzające opłaty za pobyt i wyżywienie dziecka / dzieci za miniony kwartał/ kwartały. System umożliwia wprowadzenie kwot według miesięcy. Kwoty możemy wprowadzić tylko dla miesięcy objętych umową /ami wpisanymi w Danych szczegółowych. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 17

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 18

Uwaga: Przypominamy o obowiązku dołączenia do wniosku skanów dokumentów potwierdzających opłaty za pobyt i wyżywienie dziecka / dzieci w sekcji Załączniki. Do kiedy należy złożyć wniosek aby otrzymać dofinansowanie do poniesionych opłat? Osoby ubiegające się o dofinansowanie, które składają Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli, w sekcji Rozliczenie wprowadzają dowody wpłat w następujących terminach: do 15 kwietnia (za pobyt w miesiącach: styczeń, luty, marzec), do 15 lipca (za pobyt w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec), do 15 października (za pobyt w miesiącach: lipiec, sierpień, wrzesień), do 15 stycznia (za pobyt w miesiącach: październik, listopad, grudzień). Powyższe terminy są maksymalnymi. W celu wpisania kwot na formularzu należy zaznaczyć checkbox przy punktach (1,2,3 i/lub 4) dla których składamy wniosek o dofinansowanie z ZFŚS. W pkt.5. wskazana jest szacunkowa wysokość dofinansowania do przedszkoli dla każdego dziecka, zawartego na wniosku. Szacunkowa wysokość dofinansowania do przedszkoli dla dziecka/ dzieci liczona jest na podstawie: danych o dochodach wykazanych przez pracownika na bieżącym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach oraz wysokości przyznawanych świadczeń socjalnych uzgodnionych ze Związkami Zawodowymi UŁ i ZFŚS ujętych w tabeli dofinansowań do przedszkoli obowiązującej na dany rok kalendarzowy. III. Oświadczenia wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. IV. Wymagane załączniki Czwartą i ostatnią część wniosku stanowi obowiązkowa sekcja Załączniki. Do wniosku należy załączyć dokumenty potwierdzające uczęszczanie dziecka do przedszkola (kopia umowy, zaświadczenie) oraz comiesięczną opłatę za pobyt i wyżywienie dziecka (faktura, rachunek, przelew, druk KP). Załączniki do elektronicznego formularza wniosku dołączane są w postaci skanów dokumentów. Można dodać pliki o następujących rozszerzeniach: - 'bmp' - plik z grafiką bitmapową, - 'jpeg' - plik z grafiką rastrową, - 'jpg' - plik z grafiką rastrową, - 'png' - plik z grafiką rastrową, COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 19

- 'pdf' - popularny format dokumentów, - 'doc' - plik dokumentu MS Word (stara wersja), - 'docx' - plik dokumentu programu MS Word (nowa wersja), - 'txt' - standardowy plik tekstowy (na przykład napisany w notatniku), - 'odt' - plik dokumentu programów z rodziny OpenOffice. Maksymalnym rozmiarem jednego pliku jest 10 MB. W celu dodania pliku należy w części Załączniki kliknąć PRZEGLĄDAJ. Wyświetlone zostanie okno wyboru plików z komputera pracownika, za pomocą którego trzeba wskazać załącznik, a następnie kliknąć OTWÓRZ. Po dodaniu pliku, na stronie wniosku zostanie wyświetlony podgląd załącznika w wersji roboczej. W ten sposób można dodawać kolejne pliki, wszystkie wyświetlane będą w podglądzie. Do tego momentu załączniki dodawane są roboczo w formularzu wniosku, aby je zapisać można dokonać tego pojedynczo (każdy plik osobno zapisywać) poprzez kliknięcie ikonki ze strzałką lub zapisać grupowo (po dodaniu wszystkich załączników) za pomocą przycisku WGRAJ. Ikona dłoni skierowanej w dół oznacza, że plik jeszcze nie został zapisany we wniosku (jest w wersji roboczej), natomiast ikona zielonej parafki oznacza, że plik został już zapisany. Błędnie dodany plik można usunąć za pomocą ikony kosza. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli - Załączniki przykład dodania pliku Po dodaniu wszystkich załączników należy kliknąć WGRAJ, wówczas w części Załączniki wyświetli się tabela z dodanymi plikami. Dołączone pliki można za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE pobrać - poprzez kliknięcie POBIERZ ZAŁĄCZNIK (zapisać na dysku bądź otworzyć bez zapisywania) oraz usunąć - poprzez kliknięcie USUŃ ZAŁĄCZNIK. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 20

U dołu formularza Wniosku DSS znajdują się przyciski akcji jakie pracownik może wykonać dla dokumentu: ZŁÓŻ WNIOSEK oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap do pracownika DSS Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika, będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). PRZERWIJ I ZACHOWAJ JAKO ROBOCZY dokument zostaje zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie zostaje przesłany do akceptacji na kolejny krok. USUŃ WERSJĘ ROBOCZĄ - oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Przed jego zamknięciem system wymaga wpisania w polu Uwaga przyczyny: Usuwam dokument, ponieważ.. i następnie potwierdzenie usunięcia dokumentu poprzez kliknięcie pod polem z uwagą ZATWIERDŹ ANULOWANIE DOKUMENTU. Wnioski DSS anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. W sytuacji, gdy pracownik wypełnił wszystkie wymagane pola na Wniosku DSS oraz dołączył obowiązkowe załączniki może dokument przekazać na kolejny etap Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 do pracownika DSS. Etapy obiegu Wniosku elektronicznego o dofinansowanie do przedszkoli Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Obieg dokumentu umożliwia pracownikowi w każdym kwartale danego roku dołączanie kolejnych dowodów opłat za przedszkole w celu otrzymania dofinansowań z ZFŚS. Numer kwartału za który pracownik składa wniosek/ kontynuację wniosku o dofinansowanie przedstawiony jest na formularzu w nazwie kroku. Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli dla bieżącego roku kalendarzowe wynoszą: od marca 2018 do 31.12.2018r pracownik może po raz pierwszy złożyć wniosek, data początkowa zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związków Zawodowych nowych tabel świadczeń socjalnych na rok 2018 (max. termin do końca marca 2018r). do 15.01.2019r pracownik może dokończyć procedowanie wniosku obejmującego dowody opłat za ostatni kwartał roku poprzedzającego utworzonego w systemie do 31.12.2018r. 15/16.01.2019r - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosku znajdującego się na Liście zadań pracownika. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 21

W zależności, w którym kwartale pracownik po raz pierwszy wypełni i złoży wniosek ilość kroków obiegu dokumentu aż do zakończenia jego procesu będzie zmienna: - kwartał I - wniosek złożony od marca do 15 kwietnia (za pobyt w miesiącach: styczeń, luty, marzec) będzie miał 8 kroków; - kwartał II wniosek złożony od 16 kwietnia do 15 lipca (za pobyt w miesiącach: kwiecień, maj, czerwiec) będzie miał 6 kroków; - kwartał III - wniosek złożony od 16 lipca do 15 października (za pobyt w miesiącach: lipiec, sierpień, wrzesień) będzie miał 4 kroków; - kwartał IV - wniosek utworzony max. do 31 grudnia i złożony od 16 października do 15 stycznia roku kolejnego (za pobyt w miesiącach: październik, listopad, grudzień) będzie miał 2 kroki. Poniżej wykaz etapów obiegu wniosku, gdy pracownik wypełnia i składa wniosek począwszy od kwartału I: 1. Etap wnioskowania - krok 1 pracownik wypełnia wniosek elektroniczny o dofinansowanie do przedszkoli po raz pierwszy a następnie przekazuje do akceptacji przez pracownika DSS. 2. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS - krok 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji merytorycznej. Jeżeli wniosek prawidłowo został wypełniony, posiada wymagane załączniki i pracownik DSS nie ma zastrzeżeń merytorycznych, wówczas przedstawiany jest on na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. 3. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych dowodów opłat - krok 3 - dokument po akceptacji przez pracownika DSS kroku 2 trafia na Listę zadań do pracownika ubiegającego się o świadczenie z ZFŚS na krok 3. Na tym etapie pracownik ma możliwość uzupełnienia opłat dla miesięcy kolejnego kwartału roku. Nie może edytować/ zmienić opłat wprowadzonych na krok 1, może tylko dodać nowe opłaty dla miesięcy objętych umową (a jeśli zostały zawarte nowe umowy również można je dodać). Obowiązkowo należy załączyć skany nowych umów oraz dowody opłat. Po uzupełnieniu wymaganych informacji, pracownik może wniosek przekazać do akceptacji pracownika DSS poprzez kliknięcie na formularzu ZŁÓŻ DO AKCEPTACJI. 4. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS - krok 4 wniosek ponownie trafia do pracownika DSS, proces weryfikacji i zatwierdzenia taki jak na kroku 2. 5. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych dowodów opłat - krok 5 podobnie jak na kroku 3 pracownik ma możliwość uzupełnienia opłat dla miesięcy kolejnego kwartału roku. Nie może edytować/ zmienić opłat wprowadzonych na krokach 1 i 3, może tylko dodać nowe opłaty dla miesięcy objętych umową (a jeśli zostały COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 22

zawarte nowe umowy również można je dodać). Obowiązkowo należy załączyć skany nowych umów oraz dowody opłat. 6. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS - krok 6 wniosek ponownie trafia do pracownika DSS, proces weryfikacji i zatwierdzenia taki jak na krokach 2 i 4. 7. Kontynuacja wniosku - dodanie kolejnych dowodów opłat - krok 7 analogicznie jak na krokach 1, 3 i 5 pracownik ma możliwość uzupełnienia opłat dla miesięcy kolejnego kwartału roku. Nie może edytować/ zmienić opłat wprowadzonych na krokach 1, 3 i 5 może tylko dodać nowe opłaty dla miesięcy objętych umową (a jeśli zostały zawarte nowe umowy również można je dodać). Obowiązkowo należy załączyć skany nowych umów oraz dowody opłat. 8. Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS - krok 8 wniosek ponownie trafia do pracownika DSS, proces weryfikacji i zatwierdzenia taki jak na krokach 2 i 4 i 6. Po akceptacji wniosku przez pracownika DSS, system automatycznie zapisuje i zakańcza jego proces. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 23

6. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów "pod gruszą" Komu przysługuje dofinansowanie do wczasów pod gruszą? O dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS mogą ubiegać się osoby uprawnione tj.: pracownicy w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z wyłączeniem pracowników w okresie przebywania na urlopach bezpłatnych innych niż urlopy wychowawcze, emeryci UŁ i renciści UŁ byli pracownicy UŁ, którym bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę z UŁ przyznano prawo do emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego, opiekun sieroty po zmarłym pracowniku UŁ. W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Małżonek będący pracownikiem UŁ lub emerytem UŁ składa wniosek o dofinansowanie do wczasów we własnym zakresie. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą pracownik składa raz w roku kalendarzowym. Wczasy pod gruszą są formą wypoczynku, którą pracownik organizuje indywidualnie, we własnym zakresie. Pracownik może wnioskować o dofinansowania do wczasów pod gruszą dla całej rodziny jednorazowo w każdym roku kalendarzowy, maksymalnie w terminie do 31 października roku dla którego występuje o świadczenie. Jak wypełnić Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą Etap wnioskowania - krok 1? W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do wczasów pod gruszą lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 24

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 25

Dla przejrzystości wprowadzanych danych wniosek pogrupowany został na trzy części Informacje podstawowe, Dane o wniosku oraz Oświadczenie wnioskodawcy, które kolejno pracownik uzupełnia. I. Informacje podstawowe Informacje podstawowe zawierają Informacje o dokumencie w zakresie: Wnioskodawcy, Numer dokumentu, Typ dokumentu oraz Numer oświadczenia/ korekty na podstawie którego składany jest wniosek (pod numer oświadczenia/korekty podpięty jest link do strony z podglądem oświadczenia/korekty). W informacjach podstawowych zawarte są również Informacje o wnioskodawcy: Imię i Nazwisko, Kod pracownika, Stanowisko (z okresem zatrudnienia) oraz Jednostka zatrudnienia. Uwaga: Wszystkie powyższe pola system wypełnia automatycznie. Zawarte w tej części dane nie można edytować, pobierane są one z systemu Kadrowo-Płacowego. Jeżeli pracownik ma wątpliwości co do prawidłowości informacji należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. II. Dane o wniosku Dane o wniosku są częścią formularza w której pracownik obowiązkowo wypełnia Dane szczegółowe: 1. Wybierz osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wczasów "pod gruszą". Pracownik wybiera osoby dla których ma zostać przyznane dofinansowanie do wczasów "pod gruszą". Lista zawiera członków rodziny, którzy są uprawnieni do otrzymania świadczeń z ZFŚS i pracownik jest uprawniony do wnioskowania o dofinansowanie dla tych osób. Jeżeli na liście brakuje lub są błędne dane dotyczące osób, należy wątpliwości wyjaśnić z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Portal Pracowniczy pobiera informacje o członkach rodziny z systemu Kadrowo- Płacowego. Małżonek - pracownik UŁ Wniosek DSS o dofinansowanie do wczasów składa we własnym zakresie. 1.2. Czy dziecko w bieżącym roku było uczestnikiem zimowisk lub miało dofinansowanie do zimowisk? W przypadku zaznaczenia dziecka pojawiają się dwa dodatkowe pytania dot. dofinansowania do zimowisk i kolonii. 1.3. Czy dziecko w bieżącym roku będzie korzystało z kolonii lub dofinansowania do kolonii? Pracownicy, którzy występują o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla całej rodziny mogą również ubiegać się w danym roku kalendarzowym o dofinansowanie do jednego ulgowego wypoczynku dla dziecka/dzieci (kolonie, zimowiska, zielone szkoły i turnusy rehabilitacyjne) na zasadach określonych w Regulaminie ZFŚS. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 26

2. Wskaż termin urlopu. Warunkiem otrzymania dofinansowania do wczasów pod gruszą jest korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, zasada ta nie dotyczy pracowników przebywających na urlopach wychowawczych. 3. Potwierdzić zapoznanie się z regulaminem zasad i trybu dofinansowania do wypoczynku pracownika z ZFŚS. Należy zaznaczyć checkbox. W treści oświadczenia podpięty jest plik z możliwością pobrania Zarządzenia Kanclerza w sprawie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 4. Szacunkowa wysokość wypłaty świadczenia dla członków rodzinnych wskazanych na wniosku wynosi 3000 zł brutto. Szacunkowa wysokość wypłaty świadczenia liczona jest na podstawie: - danych o dochodach wykazanych przez pracownika na bieżącym Oświadczeniu o przychodach lub Korekcie do oświadczenia o przychodach, - oraz wysokości przyznawanych świadczeń socjalnych uzgodnionych ze Związkami Zawodowymi UŁ i ZFŚS ujętych w tabeli dofinansowań do wczasów pod gruszą obowiązującej na dany rok kalendarzowy. III. Oświadczenia wnioskodawcy W trzeciej części wniosku pracownik zobowiązany jest do zapoznania się a następnie zaakceptowania (zaznaczenia checkbox) oświadczenia o poprawności danych. Zaznaczenie go jest niezbędne do ubiegania się o przyznanie świadczenia z ZFŚS. Pracownik potwierdza, że podane na dokumencie informacje są zgodne z prawdą. U dołu formularza Wniosku DSS znajdują się przyciski akcji jakie pracownik może wykonać dla dokumentu: ZŁÓŻ WNIOSEK oznacza zapisanie i przesłanie Wniosku DSS na kolejny etap Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 do pracownika DSS. Dokument przesłany do akceptacji DSS zniknie z Listy zadań pracownika będzie mógł go odnaleźć w sekcji Moje dokumenty. W tej sekcji widoczne są dokumenty przekazane do akceptacji (można zobaczyć tylko podgląd wypełnionego wniosku, bez możliwości jego edycji), można również wygenerować historię dokumentu (zobaczyć u kogo na Liście zadań obecnie znajduje się wniosek). PRZERWIJ I ZACHOWAJ JAKO ROBOCZY dokument zostaje zapisany w wersji roboczej na Liście zadań pracownika, będzie on mógł powrócić do wypełniania Wniosku DSS w późniejszym czasie. Dokument taki nie zostaje przesłany do akceptacji na kolejny krok. USUŃ WERSJĘ ROBOCZĄ - oznacza anulowanie Wniosku DSS i zakończenie z nim pracy na danym kroku. Przed jego zamknięciem system wymaga wpisania w polu Uwaga przyczyny: Usuwam dokument, ponieważ.. i następnie COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 27

potwierdzenie usunięcia dokumentu poprzez kliknięcie pod polem z uwagą ZATWIERDŹ ANULOWANIE DOKUMENTU. Wnioski DSS anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum. W sytuacji, gdy pracownik wypełnił wszystkie wymagane pola na Wniosku DSS, może dokument przekazać na kolejny etap Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 do pracownika DSS. Uwaga: Terminy w jakich pracownik może procedować w systemie Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą dla bieżącego roku kalendarzowe wynoszą: od marca 2018 do 31.10.2018r pracownik może złożyć wniosek, data początkowa zależna jest od terminu ustalenia przez Kanclerza i Związki Zawodowe nowych tabel świadczeń socjalnych na rok 2018 (max. termin do końca marca 2018r). 31.10./01.11.2018r - system automatycznie zapisuje i kończy obieg wniosku znajdującego się na Liście zadań pracownika. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów pod gruszą Akceptacja merytoryczna i zatwierdzenie wniosku do realizacji przez DSS krok 2 Na kroku 2 pracownik DSS dokonuje weryfikacji czy Wniosek DSS prawidłowo został wypełniony i czy nie ma zastrzeżeń merytorycznych. Następnie wniosek przedstawiany jest na posiedzeniu Komisji ZFŚS. Po akceptacji Komisji ZFŚS oraz Kanclerza, pracownik DSS dokonuje zatwierdzenia (lub odrzucenia) wniosku w systemie. Pracownik ubiegający się o świadczenie z ZFŚS otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail o rozpatrzeniu jego wniosku. Po akceptacji Wniosku DSS przez pracownika DSS, system automatycznie zapisuje i zakańcza jego proces. Dokument zostaje zarchiwizowany, pracownik może go odszukać w zakładce Moje archiwum. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 28

7. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie Komu przysługuje dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika UŁ? O dofinansowanie do wypoczynku z ZFŚS mogą ubiegać się osoby uprawnione tj.: pracownicy w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z wyłączeniem pracowników w okresie przebywania na urlopach bezpłatnych innych niż urlopy wychowawcze, emeryci UŁ i renciści UŁ byli pracownicy UŁ, którym bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę z UŁ przyznano prawo do emerytury, renty lub świadczenia przedemerytalnego, opiekun sieroty po zmarłym pracowniku UŁ. W przypadku małżeństw zatrudnionych na UŁ wnioskodawcą może być tylko jeden ze współmałżonków, zgodnie z deklaracją rodziców złożoną w Dziale Spraw Socjalnych. Małżonek będący pracownikiem UŁ lub emerytem UŁ składa wniosek o dofinansowanie do wczasów we własnym zakresie. Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie dla całej rodziny pracownik UŁ może złożyć raz na dwa lata. Wczasy zakupione indywidualnie przez pracownika UŁ są formą wypoczynku zorganizowanego, które pracownik dokonuje zakupu we własnym zakresie, w jednostkach posiadających uprawnienia do organizacji wypoczynku. Maksymalny termin składania wniosków o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie przez pracownika UŁ upływa z dniem 31 października roku dla którego występuje o świadczenie. Jak wypełnić Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie Etap wnioskowania - krok 1? W celu wypełnienia wniosku należy: - z głównego menu wejść do zakładki Sprawy Socjalne i kliknąć w ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNY przy pozycji Dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie lub - z głównego menu kliknąć na zakładkę Dokumenty -> Dodaj a następnie wybrać z typów dokumentów Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie i kliknąć Wybierz. System automatycznie otworzy formularz Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - Etap wnioskowania - krok 1. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 29

Wniosek elektroniczny o dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 30