Zasady weryfikacji kompetencji Wykonawcy usług w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS) Warszawa 2017 r.

Załącznik do Decyzji Nr 2/E Prezesa Zarządu PKP Energetyka S.A. z dnia 31 października 2017 r. Zasady weryfikacji kompetencji Wykonawcy usług w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS) Warszawa 2017 r. 0

Spis treści 1 Przedmiot i cel opracowania... 2 2 Postanowienia ogólne... 2 3 Zasady weryfikacji kompetencji... 3 4 Wniosek o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi w ramach działalności objętej systemem SMS i MMS..... 4 5 Procedura rozpatrzenia wniosków podmiotów ubiegających się o świadectwo kompetencji wykonawcy usługi... 4 6 Audyt podmiotu ubiegającego się o świadectwo kompetencji wykonawcy usługi... 5 7 Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS)... 6 8 Postanowienia końcowe... 7 Wykaz załączników... 7 Załącznik 1 Usługi oraz rzeczowy wykaz elementów, zespołów, podzespołów i urządzeń pojazdu kolejowego dla których czynności wykonywane w ramach usługi podlegają weryfikacji utrzymania pojazdów kolejowych... 8 Załącznik 2 Wniosek o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych oraz usług świadczonych w ramach działalności SMS i MMS...9 Załącznik 3 Oświadczenie wykonawcy usługi... 10 Załącznik 4 Protokół z przeprowadzonej weryfikacji wniosku podmiotu wnioskującego o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi w obszarze działalność utrzymania pojazdów kolejowych i działalności przewozowej w PKP Energetyka S.A...... 11 Załącznik 4a Arkusz oceny wykonawcy.... 13 Załącznik 5 Raport z audytu... 14 Załącznik 6 Wzór świadectwa kompetencji wykonawcy usługi..... 18 1

1 Przedmiot i cel opracowania 1. Przedmiotem niniejszego opracowania są Zasady weryfikacji kompetencji Wykonawcy usług w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS), zwane dalej Zasadami ustanawiające jednolite określenie pojęć oraz zasad weryfikacji kompetencji wykonawców usług w zakresie funkcji utrzymania, przewozów i eksploatacji. 2. Weryfikacja kompetencji, o których mowa w ust.1 jest spełnieniem przez PKP Energetyka S.A. ( Spółkę ) wymagań Rozporządzenia Komisji (UE) NR 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. dotyczących m.in. dokonywania weryfikacji kompetencji Wykonawców usługi utrzymania pojazdów kolejowych, przez podmiot odpowiedzialny za utrzymanie (ECM) 2 Postanowienia ogólne 1. Zasady regulują tryb i sposób weryfikacji kompetencji podmiotów ubiegających się o wydanie przez Spółkę Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi dalej zwanego świadectwem w przedmiocie działalności objętej Systemem Zarządzania Utrzymania Pojazdów Kolejowych (MMS) i Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem w Przewozach Kolejowych (SMS). Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi w przedmiocie utrzymania pojazdów kolejowych dotyczy zakresu poziomów utrzymania P2 lub/i P2/3 lub/i P3 lub/i P4 lub/i P5 w tym modernizacji pojazdów. 2. Ilekroć w niniejszych Zasadach jest mowa o: 1) usługach należy przez to rozumieć usługi na rzecz PKP Energetyka S.A. w przedmiocie działalności utrzymania pojazdów kolejowych, działalności przewozowej, które należy weryfikować w celu potwierdzenia kompetencji Wykonawcy; 2) podmiocie należy przez to rozumieć Wykonawcę usług w przedmiocie działalności o której mowa w pkt 1); 3) rozporządzeniu KE 445 należy przez to rozumieć rozporządzenie Komisji (UE) Nr 445/2011 z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie systemu certyfikacji podmiotów odpowiedzialnych za utrzymanie w zakresie obejmującym wagony towarowe oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 653/2007 (Dz. Urz. UE z 11.05.2011, L122, s.22); 4) rozporządzeniu MI 1771 należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 października 2005 r. w sprawie ogólnych warunków technicznych eksploatacji pojazdów kolejowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 226 z póź. zm.) 5) weryfikacji kompetencji podmiotu należy przez to rozumieć proces oceny podmiotu ubiegającego się o wydanie Świadectwa kompetencji wykonawcy usług w przedmiocie działalności przewozowej SMS i utrzymania pojazdów kolejowych MMS, prowadzony przez Spółkę; 6) audycie należy przez to rozumieć zespół czynności, obejmujących analizę dokumentacji technicznej oraz formalno-prawnej podmiotu, wizję lokalną zaplecza technicznego, maszyn, urządzeń, stanowisk, organizację produkcji i kontroli jakości oraz innych składników istotnych dla procesu realizacji usługi, których przeprowadzenie ma na celu zgromadzenie dowodów potwierdzających spełnienie lub niespełnienie kryteriów audytu przez audytowany podmiot; 7) świadectwie kompetencji wykonawcy usługi należy przez to rozumieć dokument nadający Wykonawcy usługi status uznania potwierdzający spełnianie wymagań stawianych przez PKP Energetyka S.A. w przedmiocie działalności utrzymania pojazdów kolejowych i działalności przewozowej; 2

8) DSU należy przez to rozumieć dokumentację systemu utrzymania pojazdów kolejowych; 9) wagonie towarowym - należy przez to rozumieć pojazd nieposiadający własnego napędu, przystosowany do przewozu ładunku lub innych materiałów wykorzystywanych w ramach działań takich, jak budowa lub utrzymanie infrastruktury lub pojazd kolejowy specjalny nieprzystosowany do samodzielnego poruszania się po torze czynnym (np. dźwig EDK) objęty w Spółce systemem utrzymania MMS, 3. Usługi i rzeczowy wykaz elementów, zespołów, podzespołów i urządzeń pojazdu kolejowego podlegające weryfikacji, zawiera Załącznik nr 1 do niniejszych Zasad. 4. Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Spółki, może rozszerzyć lub ograniczyć wykaz, o którym mowa w ust. 3. 5. Upoważnia się Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Spółki w zakresie bezpieczeństwa ruchu kolejowego oraz dwuosobowo Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego i Dyrektora Biura Wyposażenia Technicznego w zakresie utrzymania pojazdów kolejowych do wydawania świadectwa kompetencji wykonawcy usługi. Podmiot, który spełnia wymogi określone w niniejszych zasadach zostanie uznanym za Wykonawcę gwarantującego dostarczenie usługi o wymaganej jakości i tym samym uzyska Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi. 6. W uzasadnionych przypadkach, podmiot może być doraźnie zwolniony z obowiązku posiadania Świadectwa kompetencji wykonawcy w przedmiocie działalności przewozowej i utrzymania pojazdów kolejowych. Zgodę w tej sprawie wyraża Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego na wniosek prowadzącego postępowanie o udzielenie zamówienia, uzgodniony z Biurem Wyposażenia Technicznego. 7. Uzyskanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi nie zwalnia z obowiązku wykonywania odbiorów technicznych wykonanej usługi, określonych w odrębnych regulacjach i instrukcjach wewnętrznych PKP Energetyka S.A. 3 Zasady weryfikacji kompetencji 1. Podmiot zainteresowany uzyskaniem Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi mając na uwadze 2 ust. 5, występuje z wnioskiem o jego wydanie do Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego lub do Biura Wyposażenia Technicznego na formularzu wg Załącznika nr 2 do niniejszych Zasad. 2. Decyzję w sprawie przyznania podmiotowi Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi Spółka może podjąć wyłącznie na podstawie pozytywnej weryfikacji kompetencji poświadczonych przez Wykonawcę, na okoliczność której sporządza się Protokół z przeprowadzonej weryfikacji wniosku zgodnie z załącznikiem nr 4 lub na podstawie pozytywnego wyniku audytu, na okoliczność którego sporządza się raport. W przypadku weryfikacji kompetencji utraconych na skutek upływu terminu ważności Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi sporządza się dodatkowo Arkusz oceny wykonawcy zgodnie z załącznikiem nr 4a. 3. Wpisanie na Listę PKP Energetyka S.A. Wykonawców usług w przedmiocie działalności przewozowej i utrzymania pojazdów kolejowych następuje po wystawieniu Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi dla usług: 1) utrzymania pojazdów kolejowych, 2) usługi trakcyjnej, 3) szkoleń pracowników, 4) dostawy maszyn, 5) dostawcy/producenta wyrobów podlegających ocenie zgodności, jeżeli Podmiot ubiegający się o Świadectwo posiada odpowiednio ważny: 3

a) dla utrzymania pojazdów kolejowych - certyfikat podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych (ECM) z wyraźną adnotacją w treści certyfikatu, że podmiot jest przynajmniej dostawcą usług w zakresie utrzymania lub warsztatem naprawczym lub zakładem naprawczym taboru kolejowego lub podmiotem utrzymującym pojazdy dla podmiotów zewnętrznych, wydanego na zasadach określonych w Rozporządzeniu KE 445 lub b) dla obsługi trakcyjnej Certyfikat bezpieczeństwa część A i część B, c) dla szkoleń pracowników - Numer identyfikacyjny dla Ośrodka szkolenia i egzaminowania wydany przez Prezesa UTK oraz Deklarację prowadzenia egzaminów w sposób bezstronny i niedyskryminujący, d) dla dostawy maszyn - Certyfikat badania typu WE oraz Deklarację zgodności WE, e) dla dostawcy/producenta wyrobów podlegających ocenie zgodności- Certyfikat stałości właściwości użytkowych wyrobu, Certyfikat zgodności Zakładowej Kontroli Produkcji lub Krajowy Certyfikat Kontroli Produkcji oraz Deklarację właściwości użytkowych dla wyrobu budowlanego. 4. W przypadku gdy podmiot jest zainteresowany świadczeniem usług w przedmiocie utrzymania pojazdów kolejowych innych niż wagony towarowe Spółki PKP Energetyka S.A. i nie posiada żadnego z certyfikatów, o których mowa w 3 ust. 3, warunkiem przyznania podmiotowi Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych, jest uzyskanie pozytywnego wyniku audytu, zgodnie z postanowieniami 6. 5. Certyfikaty będące odpowiednikiem Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi wydane przed wejściem w życie niniejszej procedury pozostają ważne do czasu ich obowiązywania. 4 Wniosek o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi w ramach działalności objętej systemem SMS i MMS 1. Podmiot zainteresowany uzyskaniem świadectwa kompetencji wykonawcy usługi, powinien wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w 3 ust. 1. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać: 1) dane identyfikacyjne wykonawcy nazwa przedsiębiorstwa, adres pocztowy, NIP, REGON, adres e-mailowy, nr telefonu, 2) wykaz typów pojazdów kolejowych, zespołów, podzespołów oraz elementów do pojazdów oraz wnioskowane poziomy utrzymania, o których mowa w DSU, 3) kopie posiadanych dokumentów uprawniających do wykonywania usług (licencje, certyfikaty, świadectwa, itp.) a w przypadku gdy są wydane w obcym języku, łącznie z tłumaczeniem na język polski, 4) oświadczenie wykonawcy usługi (wzór Zał. Nr 3). 5 Procedura rozpatrzenia wniosku podmiotu ubiegającego się o świadectwo kompetencji wykonawcy usługi 1. W zależności od przedmiotu wniosku Biuro Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego lub Biuro Wyposażenia Technicznego rejestruje otrzymany wniosek, o którym mowa w 3 ust. 1, i sprawdza jego kompletność. 2. Rozpatrzenie wniosku o wydanie świadectwa polega na przeprowadzeniu: 1) oceny formalnej wniosku wyznaczony pracownik Biura Wyposażenia Technicznego lub Biura Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego w przypadku stwierdzenia braków formalnych wystąpi pisemnie w ciągu 30 dni do wnioskodawcy o uzupełnienie braków; 2) wyznaczenia, w razie konieczności, przez Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego składu zespołu audytorskiego złożonego z przedstawicieli Biura Wyposażenia Technicznego i Biura Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Centrali Spółki 4

oraz wybranych jednostek organizacyjnych, powołanie zespołu audytorskiego następuje w przypadku gdy podmiot wnioskujący nie posiada odpowiednich Certyfikatów, Świadectw oraz innych uprawnień niezbędnych do uzyskania pozytywnej weryfikacji - zespołowi przewodniczy audytor wiodący; 3) przygotowaniu planu audytu w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu; 4) przeprowadzeniu audytu zgodnie z 6, sporządzeniu raportu z audytu w przypadku audytu przeprowadzanego na skutek upływu terminu ważności Świadectwa kompetencji wykonawcy usługi dodatkowo wypełnienie arkusza oceny wykonawcy usługi ; 5) działań poaudytowych w przypadku zidentyfikowania niezgodności, o których mowa 6 ust. 3 i 4; 6) wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi, o której mowa w 3 ust. 3, albo przekazanie informacji wnioskodawcy o jego nie przyznaniu wraz z uzasadnieniem. 6 Audyt podmiotu ubiegającego się o świadectwo kompetencji wykonawcy usługi 1. Zespół audytorski w uzgodnionym z wnioskodawcą terminie dokonuje: 1) sprawdzenia kwalifikacji pracowników poziomu produkcji, w tym: a) kwalifikacji do wykonywania czynności łączenia, b) kwalifikacji do wykonywania badań nieniszczących, c) kwalifikacji do przeprowadzania końcowych badań, d) dodatkowych kwalifikacji specjalistycznych, 2) sprawdzenia linii technologicznej i urządzeń do realizacji usługi z uwzględnieniem: a) stanowisk do badania i regeneracji zespołów, podzespołów i elementów wykorzystywanych w procesie utrzymaniowo-naprawczym lub produkcyjnym, b) instalacji spawalniczych, c) urządzeń i narzędzi do badań nieniszczących, d) stanowisk, przyrządów i urządzeń pomiarowych i kontrolnych, 3) sprawdzenia organizacji i zasad utrzymania urządzeń i przyrządów pomiarowych, 4) przeglądu systemu zarządzania dokumentacją naprawczą i produkcyjną w szczególności: a) kompletności i aktualności posiadanych i obowiązujących dokumentacji, podręczników i przepisów, technologii, specyfikacji technicznych, projekty procesów technologicznych, projekty procesów pomocniczych b) zasad pozyskiwania i uaktualniania dokumentacji, norm i przepisów, c) zasad wdrażania zaktualizowanej dokumentacji, 5) oceny procesu realizacji usługi w tym: a) organizacji procesu realizacji usługi, b) procedury badań i kontroli międzyoperacyjnych, c) Zakładowej Kontroli Produkcji, d) procedury ostatecznego badania, odbioru i dopuszczenia do eksploatacji, 6) oceny systemu zaopatrzenia, w tym weryfikacji dostawców i wykonawców, 7) oceny zasad przygotowywania, weryfikacji i przechowywania dokumentów potwierdzających wykonanie usługi w tym: a) arkuszy pomiarowych, b) zapisów testów, c) świadectw odbioru. 8) alternatywne obszary w tym: a) wymiana informacji, b) monitorowanie procesów i ciągłe doskonalenie, c) ocena ryzyka, 2. Po zakończeniu audytu, audytor wiodący przy współudziale pozostałych audytorów sporządza Raport z audytu wg Załącznika nr 5 do niniejszych Zasad, który podpisują 5

przedstawiciele zespołu audytorskiego oraz przedstawiciel strony audytowanej. Drugi egzemplarz Raportu zostaje przekazany stronie audytowanej. 3. W przypadku stwierdzenia przez zespół audytorów w trakcie audytu niezgodności, stronie audytowanej przysługuje prawo do opracowania i przesłania w terminie 14 dni do audytora wiodącego programu działań korygujących. Po zaakceptowaniu programu przez audytora wiodącego, audytowany przesyła pisemne dowody usunięcia niezgodności w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od zakończenia audytu. 4. Jeżeli w raporcie z audytu zespół audytorów wskazał konieczność przeprowadzenia audytu ponownego, po usunięciu niezgodności, o których mowa w ust. 3, na pisemny wniosek podmiotu audytowanego przeprowadzany jest audyt sprawdzający. 5. Jeżeli opinia zespołu audytorskiego jest negatywna, następuje odmowa wydania Świadectwa. 6. Ponowne ubieganie się o przyznanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi wymaga złożenia kolejnego wniosku i ponownego przeprowadzenia procedury, o której mowa w 5. 7 Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS) 1. Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi dalej zwane świadectwem może być wydane po zakończeniu weryfikacji kompetencji podmiotu z wynikiem pozytywnym, zgodnie z zapisami 3. 2. Świadectwo zatwierdza i podpisuje Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Spółki PKP Energetyka S.A., lub dwuosobowo Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego i Dyrektor Biura Wyposażenia Technicznego, zgodnie z 2 ust. 5. 3. Świadectwo potwierdza, że podmiot który go uzyskał, posiada niezbędne kwalifikacje jako wykonawca usług w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS) dla Spółki PKP Energetyka S.A. w zakresie wyszczególnionym w świadectwie. 4. Świadectwo jest wydawane na czas określony nie dłuższy niż 5 lat. 5. W okresie ważności świadectwa, przewiduje się monitorowanie wykonawcy usługi zgodnie z systemem zarządzania utrzymaniem, bezpieczeństwem i jakością w PKP Energetyka S.A. 6. Na pisemny wniosek podmiotu posiadającego świadectwo kompetencji wykonawcy usługi można poszerzyć zakres ujętych w świadectwie usług. W takim przypadku PKP Energetyka S.A. zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia audytu sprawdzającego, przeprowadzonego w oparciu o program i raport wcześniejszego audytu. Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi po poszerzeniu zakresu wydaje się na okres ważności świadectwa dotychczas posiadanego przez podmiot. 7. Podstawą przeprowadzenia audytu jest zakwalifikowanie złożonego wniosku o wydanie świadectwa. 8. W przypadku odmowy wydania świadectwa, podmiotowi wnioskującemu przekazywana jest pisemna informacja w tym zakresie, przesłana za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przekazana osobie upoważnionej za pokwitowaniem. 9. Wykonawcy, którzy uzyskali świadectwo, zostają umieszczeni na Liście wykonawców usług w obszarze działalności przewozowej (SMS) i utrzymania pojazdów kolejowych (MMS) posiadających status uznania nadany przez PKP Energetyka S.A.. Lista jest publikowana na stronie internetowej PKP Energetyka S.A. i na bieżąco aktualizowana. 6

8 Postanowienia końcowe 1. W przypadku stwierdzenia niewłaściwej jakości usług i niewywiązywania się z deklarowanych zobowiązań Wykonawcy, Spółka przeprowadza weryfikację usługi a w przypadku negatywnej oceny ograniczenia lub anuluje wystawione świadectwo, o czym powiadamia Wykonawcę w drodze Decyzji. Decyzję w tej sprawie podejmuje Pełnomocnik Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Spółki w zakresie bezpieczeństwa ruchu kolejowego oraz dwuosobowo Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego z Dyrektorem Biura Wyposażenia Technicznego w zakresie utrzymania pojazdów kolejowych. O niniejszym postanowieniu informowana jest komórka organizacyjna odpowiedzialna za aktualizację strony internetowej PKP Energetyka S.A. 2. W razie zaistnienia wypadku kolejowego z udziałem pojazdu kolejowego Spółki, którego przyczyną było złamanie osi lub usterka węzła łożyskowania zestawu kołowego pojazdu, naprawianego przez podmiot znajdujący się na liście wykonawców usług dla PKP Energetyka S.A. posiadających status uznania nadany przez Spółkę, przeprowadzany jest audyt weryfikacyjny na zasadach określonych w 6. 3. Negatywny wynik audytu weryfikacyjnego stanowi podstawę do natychmiastowego anulowania lub ograniczenia świadectwa w trybie określonym w ust. 1. 4. Brak zgody podmiotu na przeprowadzenie audytu weryfikacyjnego stanowi podstawę do anulowania świadectwa w trybie określonym w ust. 1. Wykaz załączników: Załącznik 1 Usługi oraz rzeczowy wykaz elementów, zespołów, podzespołów i urządzeń pojazdu kolejowego dla których czynności wykonywane w ramach usługi podlegają weryfikacji. Załącznik 2 Wniosek o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych oraz usług świadczonych w ramach działalności SMS i MMS. Załącznik 3 Oświadczenie wykonawcy usługi. Załącznik 4 Protokół z przeprowadzonej weryfikacji wniosku podmiotu wnioskującego o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi w obszarze działalność utrzymania pojazdów kolejowych i działalności przewozowej w PKP Energetyka S.A. Załącznik 4a Arkusz oceny wykonawcy Załącznik 5 Raport z audytu. Załącznik 6 Świadectwo kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych 7

Załącznik nr 1 Usługi oraz rzeczowy wykaz elementów, zespołów, podzespołów i urządzeń pojazdu kolejowego dla których czynności wykonywane w ramach usługi podlegają weryfikacji I. Czynności utrzymaniowe dla pojazdu kolejowego poziomów utrzymania P2-P5 (wg DSU oraz rozporządzenia MI 1771), w tym modernizacje. II. Naprawa i regeneracja następujących zespołów, podzespołów i elementów pojazdów kolejowych, określonych w DSU poszczególnych pojazdów: A. Urządzenia Automatyka Bezpieczeństwa Pociągu: 1. SHP (Samoczynne Hamowanie Pociągu); 2. CA (Czuwak aktywny); 3. Radiotelefony; B. Hamulec i armatura hamulcowa: 1. Zawory maszynisty główne; 2. Zawory maszynisty dodatkowe; 3. Zawory rozrządcze; 4. Cylindry hamulcowe; 5. Kurki końcowe; 6. Nastawiacze klocków hamulcowych; 7. Trójkąty hamulcowe wraz z układem mechanicznym cięgłowo-dźwigniowym; C. Zestawy kołowe; D. Elementy układu napędowego (silnik, przekładnia główna, przekładnia hydraostatyczna i przekładnia osiowa); E. Elementy odsprężynowania: 1. Resory (piórowe, szewrony i sprężyny śrubowe); F. Urządzenia cięgłowe, amortyzatory urządzeń cięgłowych; G. Zderzaki. 8

Załącznik nr 2 miejscowość, dnia. r. Pieczątka firmy Wnioskującej Adresat PKP Energetyka S.A. ul. Hoża 63/67 00-681 Warszawa WNIOSEK Wniosek o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych oraz usług świadczonych w ramach działalności SMS i MMS: 1. Dane Wnioskodawcy 1) Nazwa Podmiotu., 2) Siedziba i Adres podmiotu., 3) Numer KRS., 4) Numer REGON., 5) Numer NIP.. 2. Rodzaj/e działalności wykonywanej przez podmiot wnioskujący o wydanie Świadectwa (podkreślić właściwy punkt) 1) Czynności utrzymaniowe pojazdów kolejowych P2-P5 (wg DSU oraz rozporządzenia MI Dz. U. z 2016 r. poz. 226 z póź. zm.), w tym modernizacje a) Typ pojazdu (w zakresie wnioskowanym), b) Poziom(y) utrzymania, 2) Świadczenie usług trakcyjnych 3) Naprawa i regeneracja następujących zespołów, podzespołów i elementów pojazdów kolejowych (dotyczy wyłącznie samodzielnie wykonywanych usługi naprawy i regeneracji zespołów, podzespołów i elementów, poza czynnościami utrzymaniowymi z poziomów P2-P5) a) nazwa zespołu, podzespołu lub elementu., b) typ zespołu, podzespołu i elementu, c) typ pojazdu.., 4) szkoleń pracowników, 5) dostawy maszyn, 6) dostawcy/producenta wyrobów podlegających ocenie zgodności 3. Posiadane kwalifikacje, certyfikaty.. 4. Osoba do kontaktu (imię i nazwisko) : a) Imię i nazwisko.., b) Numer telefonu.., c) Adres e-mail..,.. (podpis pieczątka organu uprawnionego do reprezentowania wnioskodawcy) 9

Załącznik nr 3 Oświadczenie wykonawcy usługi Niniejszym oświadczam, że: 1) oferowane przez naszą firmę usługi w zakresie (napraw pojazdów kolejowych / naprawy i regeneracji zespołów, podzespołów i elementów, usług trakcyjnych, szkoleń pracowników, dostawy maszyn, dostawy i produkcji wyrobów podlegających ocenie zgodności */) są wolne od wad technicznych, prawnych w tym uprawnień osób trzecich do tej usługi; 2) stosujemy aktualnie obowiązujące normy i przepisy; 3) zobowiązujemy się, że będziemy informować PKP Energetyka S.A. o stwierdzonych zagrożeniach bezpieczeństwa związanych z dostarczoną usługą w tym m.in. z usterkami i brakiem zgodności konstrukcji lub awarią urządzeń technicznych, zgodnie z art. 4 rozporządzenia Komisji (UE) nr 1078/2012 z dnia 16.11.2012 r. w sprawie wspólnej metody oceny bezpieczeństwa w odniesieniu do monitorowania, która ma być stosowana przez przedsiębiorstwa kolejowe i zarządców infrastruktury po otrzymaniu certyfikatu bezpieczeństwa lub autoryzacji bezpieczeństwa oraz przez podmioty odpowiedzialne za utrzymanie, a także o niebezpieczeństwach związanych z produkcją i/lub wprowadzaniem do stosowania maszyn, wyrobów budowlanych i urządzeń. /nazwa wykonawcy usługi/. Miejscowość, data, podpis i pieczątka osoby (osób) uprawnionych do reprezentacji */ niepotrzebne skreślić 10

II. III. IV. Załącznik nr 4 Protokół z przeprowadzonej weryfikacji wniosku podmiotu wnioskującego o wydanie świadectwa kompetencji wykonawcy usługi w obszarze działalności utrzymania pojazdów kolejowych i działalności przewozowej w PKP Energetyka S.A. Protokół nr I. Weryfikację działalności wykonywanej przez podmiot wnioskujący o wydanie Świadectwa przeprowadzono w zakresie kompetencji: 1).. 2).. 3).. 4).. 5).. Data weryfikacji: Nazwa i adres wnioskodawcy: Weryfikację przeprowadzili: 1).., 2).., 3).., 4)... V. W trakcie weryfikacji stwierdzono: VI. Podsumowanie weryfikacji, ogólna ocena podmiotu:... VII. Wniosek końcowy: Komisja w składzie jak wyżej po przeprowadzeniu weryfikacji wniosku podmiotu w zakresie określonym w Zasadach wnioskuje o wydanie / nie wydanie (nazwa podmiotu). świadectwa kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych w zakresie: 1).. 11

2).. 3).. 4).. 5).. Podpisy członków komisji: 1..., 2.., 3.., 4..., VIII. Zatwierdzenie przez Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Spółki w zakresie bezpieczeństwa ruchu kolejowego oraz dwuosobowo Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego i Dyrektora Biura Wyposażenia Technicznego w zakresie utrzymania pojazdów kolejowych PKP Energetyka S.A.: Zatwierdzam wniosek końcowy komisji.... Pełnomocnika Zarządu ds. Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego Warszawa, dnia */ niepotrzebne skreślić 12

Załącznik 4a ARKUSZ OCENY WYKONAWCY Nazwa wykonawcy: Adres: Działalność, rodzaj - nazwa wyrobów /usług: Lp. Zagadnienie podlegające ocenie Spełnienia wymagań - punktacja 0 = źle, 5/3 = słabo, 10/7 = dobrze, 15/10 = b. dobrze 1. Cena 0 5 10 15 2. Jakość dostaw 0 5 10 15 3. Terminowość dostaw 0 5 10 15 4. Sposób załatwiania reklamacji lub usterek 0 5 10 15 5. Ocena dotychczasowej współpracy 0 3 7 10 6. Zgodność dostaw z zamówieniami 0 3 7 10 7. Dogodność warunków płatności 0 3 7 10 8. Terminowość (dostarczanie w terminie) i kompletność dokumentów wymaganych (atesty, gwarancje, dokumentacje techniczne, protokoły odbioru, dokumenty Wz, faktury) Suma punktów wykonawcy: 0 3 7 10 Data i podpis osoby oceniającej:... Uwagi: Wynik oceny: min 68 punktów wpis na listę Kwalifikowanych Dostawców 13

Załącznik nr 5 Raport z audytu wykonawcy usług w obszarze systemu zarządzania bezpieczeństwem (SMS) i systemu zarzadzania utrzymaniem pojazdów kolejowych (MMS) 1. Audytowany podmiot:.. 2. Data audytu:. 3. Cel, zakres, audytu: Ocena kwalifikacji podmiotu ubiegającego o świadectwo kompetencji wykonawcy usługi, w zakresie: 1).. 2).. 3).. 4).. n).. 4. Skład zespołu audytującego: 1). - audytor wiodący 2).- audytor 3).- audytor 5. Przedstawiciele audytowanej jednostki organizacyjnej: 1). 2). 3). n). 6. Dokumenty stosowane przez zespół audytorów: 1) Program audytu nr.. z dnia stanowiący załącznik nr. do raportu. 2) Wykaz wymagań i kryteriów (Lista kontrolna) jakie powinien spełnić podmiot, by mógł uzyskać świadectwo kompetencji wykonawcy usługi, stanowiący załącznik nr. do raportu. 7. Dokumenty udostępnione podczas audytu: 1). 2). 3). n).

8. Przebieg audytu oraz ustalenia: 1) Opis przebiegu audytu; 2) Posiadane przez podmiot certyfikaty, świadectwa oraz uprawnienia; 3) Kwalifikacje pracowników poziomu produkcji; 4) Linie technologiczne i urządzenia do realizacji usługi utrzymaniowej; 5) Organizacja i zasady utrzymania oraz legalizacji urządzeń i przyrządów pomiarowych; 6) Zarządzanie dokumentacją naprawczą; 7) Proces realizacji usługi; 8) Zaopatrzenie, w tym weryfikacja dostawców i wykonawców; 15

9) Zasady przygotowania, weryfikacji i przechowywania dokumentów potwierdzających wykonanie usługi; 10) Inne obszary (w tym wymiana informacji, monitorowanie procesów i ciągłe doskonalenie, ocena ryzyka, przywództwo).. 9. Ocena skuteczności podjętych działań zapobiegawczych i korygujących w oparciu o poprzedni audyt SMS/MMS; 10. Wyszczególnienie stwierdzonych spostrzeżeń w wyniku audytu SMS/MMS; 11. Wyszczególnienie stwierdzonych niezgodności w wyniku audytu SMS/MMS: 12. Wnioski zespołu audytującego i wynik audytu: Wynik audytu: Wniosek końcowy: 16

Zespół audytorski w składzie jak wyżej po przeprowadzeniu (audytu / audytu sprawdzającego) /* w zakresie określonym w programie audytu rekomenduje nadanie / nie nadawanie /* (nazwa podmiotu).. świadectwa kompetencji wykonawcy usługi utrzymania pojazdów kolejowych, w zakresie: 1).. 2).. 3).. 4).. n).. Ważność świadectwa ustala się na okres Podpisy zespołu audytorskiego: 1.... 2.... 3. Podpisy przedstawicieli audytowanego podmiotu: 1.... 2.... 3....... Data sporządzenia Podpis audytora wiodącego Rozdzielnik: 1) Kierownik audytowanego podmiotu; 2) Biuro Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego 3) Biuro Wyposażenia technicznego Załączniki: 1. Program audytu nr.. z dnia... 2. Wykaz wymagań i kryteriów (Lista kontrolna) jakie powinien spełnić podmiot, by mógł uzyskać świadectwo kompetencji wykonawcy usługi, n) *) niepotrzebne skreślić 17

WZÓR ŚWIADECTWA KOMPETENCJI WYKONAWCY USŁUGI Zintegrowany System Zarządzania SMS/MMS-15-F02 Załącznik nr 6 Dane wystawiającego......., dnia Nazwa firmy Wykonawcy.. informuję, iż weryfikacja/audyt* przeprowadzony w dniu... w Państwa Zakładzie zakończony został wynikiem pozytywnym. W związku z tym: (Nazwa firmy Wykonawcy) zostaje uznana kwalifikowanym wykonawcą usług w zakresie prowadzonej działalności: 1) przeprowadzania przeglądów i napraw pojazdów kolejowych z zakresu poziomu utrzymania pojazdów kolejowych*, 2) usługi trakcyjnej*, 3) szkoleń pracowników*, 4) dostawy maszyn*, 5) dostawcy/producenta wyrobów podlegających ocenie zgodności* Kwalifikacje Państwa organizacji potwierdzono na podstawie przeprowadzonej weryfikacji wniosku, listy pytań audytowych, otrzymanych odpowiedzi oraz stwierdzonych podczas audytu dowodów potwierdzających spełnienia wymaganych kryteriów. Tym samym potwierdza się, iż (Nazwa firmy Wykonawcy) jest kwalifikowanym wykonawcą i otrzymuje status uznania nadany przez Spółkę PKP Energetyka S.A., którym jest niniejsze Świadectwo kompetencji wykonawcy usług *) niepotrzebne skreślić Zatwierdził: (data, podpis) 18