Ignacy Góra Urząd Transportu Kolejowego. Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

Transkrypt

1 Weryfikacja certyfikatów bezpieczeństwa przewoźników kolejowych i autoryzacji bezpieczeństwa zarządców infrastruktury Zebrane doświadczenia oraz wyzwania w roku 2015 Ignacy Góra Urząd Transportu Kolejowego

2 Charakterystyka procesu odnawiania certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

3 CYKL ŻYCIA CERTYFIKATU I AUTORYZACJI BEZPIECZEŃSTWA: UTK: NADZÓR NAD SYSTEMEM: Weryfikacja praktycznego stosowania systemu zarządzania bezpieczeństwem - Czy procedury SMS są stosowane w praktyce - Czy stosowanie SMS jest dokumentowane - Czy system jest monitorowany - Czy system jest rozwijany (1) CSM ocena zgodności Rozporządzenia 1158/ /2010 UTK: CERTYFIKACJA BEZPIECZEŃSTWA I PRZEDŁUŻENIE WAŻNOŚCI CERTYFIKATU Sprawdzenie kompletności systemu oraz dowodów jego praktycznego wdrożenia - Czy wnioskodawca ma procedury - Czy wnioskodawca stosuje procedury (4) CSM nadzór Rozporządzenie 1077/2012 WDROŻENIE SYSTEMU: Monitorowanie efektywności procedur systemu zarządzania bezpieczeństwem i ich doskonalenie dla zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa prowadzonej działalności SMS (3) CSM monitorowanie Rozporządzenie 1078/2012 (2) CSM ocena ryzyka Rozporządzenie 352/2009 WDROŻENIE SYSTEMU: Zarządzanie ryzykiem związanym ze zmianami eksploatacyjnymi technicznymi i organizacyjnymi przez przewoźnika i zarządcę w ramach przyjętego SMS Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

4 PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA PROCESU: 1. OPARCIE NA KRYTERIACH WSPÓLNYCH METOD BEZPIECZEŃSTWA: Wspólne metody bezpieczeństwa (CSM) określają kryteria dla systemów zarządzania bezpieczeństwem (SMS) i precyzują sposób realizacji wybranych procesów, wchodzących w ich skład (zarządzanie zmianą, monitorowanie) SMS obecnie funkcjonujących podmiotów nie były analizowane pod kątem zgodności z CSM, gdyż weszły one w życie po 2010 r., gdy większość podmiotów uzyskiwała certyfikaty i autoryzacje bezpieczeństwa Lista kontrolna jako narzędzie weryfikacji zgodności SMS z kryteriami CSM dla oceny zgodności KRYTERIUM CSM OCENA ZGODNOŚCI A.1 A.2 A.3 PROCEDURA SMS P.01 P.02 P.03 DOWÓD STOSOWANIA Np. Dokumentacja z procesu zarządzania ryzykiem Np. Dokumentacja z procesu zarządzania ryzykiem Np. Wyniki audytów wewnętrznych zawarte w B.1 B.2 P.04 P.05 Np. Protokół z realizacji zaleceń pokontrolnych Np. Modyfikacja struktury procedury P.03 w SMS

5 KRYTERIA CSM DLA OCENY ZGODNOŚCI PLANOWANIE PROCESU ODNAWIANIA CERTYFIKATU LUB AUTORYZACJI BEZPIECZEŃSTWA REALIZACJA PROCESU ODNAWIANIA CERTYFIKATU LUB AUTORYZACJI BEZPIECZEŃSTWA PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA PROCESU: 2. WYKORZYSTYWANIE INFORMACJI Z RÓŻNYCH ŹRÓDEŁ W trakcie procesu przedłużania certyfikatu oprócz przedłożonej wraz z wnioskiem dokumentacji - wykorzystywane są informacje pochodzące z innych źródeł m.in.: Wyniki działań nadzorczych (kontrole i audyty) Realizację zaleceń pokontrolnych i zaleceń PKBWK Informacje dotyczące poziomu bezpieczeństwa dotychczasowej działalności Analiza wszystkich zgromadzonych informacji pozwoli na optymalne zaplanowanie procesu odnawiania certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa Wyniki kontroli Prezesa UTK Realizacja zaleceń pokontrolnych Dane z Raportu Bezpieczeństwa Dane statystyczne o zdarzeniach Dane z procesu oceny ryzyka Dane z procesu monitorowania

6 PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA PROCESU: 3. IDENTYFIKACJA OBSZARÓW PRIORYTETOWYCH Na podstawie wszystkich zgromadzonych wcześniej informacji identyfikowane są obszary priorytetowe, na których będzie skoncentrowana ocena SMS Obszary priorytetowe mogą wynikać np. z: Dużej liczby zdarzeń kolejowych związanych z konkretnym problemem Nieprawidłowości stwierdzonych w trakcie kontroli Słabości wdrożonych mechanizmów oceny ryzyka zidentyfikowanych w ramach postępowań np. o zatwierdzenie zmian w DSU NIEPRAWIDŁOWOŚCI ZIDENTYFIKOWANE W RAMACH DZIAŁAŃ NADZORCZYCH NARUSZONE KRYTERIUM PROCEDURA SMS DO WERYFIKACJI Niezgodne z DSU utrzymanie pojazdów C.1 P-11 Utrzymanie Taboru Brak weryfikacji kompetencji dostawców L.3 P-12 Ocena dostawców Brak oceny ryzyka przy rozszerzaniu działalności M.2 P-01 Wprowadzanie zmian Brak wdrażania zaleceń Przewodniczącego PKBWK Q.2 P-15 Zalecenia powypadkowe

7 PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA PROCESU: 4. WERYFIKACJA WDROŻENIA SYSTEMU ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM W odróżnieniu od procesu wydawania certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa po raz pierwszy, w ramach recertyfikacji weryfikowany jest również stopień wdrożenia SMS w podmiotach Ocena w tym zakresie jest dokonywana na podstawie wyników dotychczasowych kontroli oraz ewentualnej kontroli przeprowadzonej w ramach procesu recertyfikacji Analizowane jest m.in.: Postępowanie z zaleceniami pokontrolnymi i powypadkowymi Prawidłowość procesu oceny ryzyka Funkcjonowanie procesu monitorowania i ciągłego doskonalenia Nadzór nad czasem pracy maszynistów i ich odpowiednimi kwalifikacjami Istotną kwestią weryfikowaną w ramach nadzoru jest dokumentowanie działalności systemu: Dysponowanie przez podmiot dowodami na stosowanie poszczególnych procesów (formularze i dokumenty przywołane w SMS) Aktualności tych dokumentów w odniesieniu do zakresu działalności podmiotu Prawidłowości ich sporządzania

8 PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA PROCESU: 5. KONCENTRACJA NA PRAKTYCZNEJ WERYFIKACJI DOKUMENTÓW Wdrożenie systemu zarządzania bezpieczeństwem Wdrożenie procedur zawartych w systemie zarządzania bezpieczeństwem Wdrożenie wszystkich rozwiązań przyjętych przez podmiot w obszarze bezpieczeństwa procedury instrukcje przepisy wewnętrzne Posiadanie dowodów na stosowanie poszczególnych procesów formularze listy dokumentacja z procesu wyniki z audytów protokoły z realizacji zaleceń arkusze oceny arkusze realizacji Poprawnie opracowana dokumentacja przedłużenie certyfikatu

9 WYZWANIA PROCESU RECERTYFIKACJI: W 2015 roku wygasa 50 certyfikatów bezpieczeństwa w części A, z czego prawie połowa (22 sztuki) w miesiącu grudniu Dodatkowo przedłużenie certyfikatu w cz. A generuje również konieczność zmiany lub przedłużenia części B (zależnie od daty jego ważności) Jednocześnie, z końcem ważności dotychczasowych certyfikatów i autoryzacji bezpieczeństwa wygasa okres przejściowy dla uzyskania certyfikatów podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie (ECM) wagonów towarowych Dla części podmiotów oznacza to konieczność wcześniejszego uzyskania certyfikatu ECM

10 RAMY CZASOWE PROCESU RECERTYFIKACJI: W procesie recertyfikacji niezwykle ważne jest dotrzymanie obowiązujących terminów na uzyskanie przedłużenia certyfikatu Wniosek o przedłużenie certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa musi być złożony min. 3 miesiące przed upływem terminu ważności dokumentu Po uzyskaniu certyfikatu bezpieczeństwa w części A najczęściej niezbędna jest zmiana (lub przedłużenie) części B, co zajmuje dalszy miesiąc W interesie podmiotów jest zatem składanie wniosku o przedłużenie z większym wyprzedzeniem (zalecane jest, aby było to ok. półroczne wyprzedzenie) Analiza formalna Uzupełnienie wniosku Analiza merytoryczna Dodatkowe wyjaśnienia i uzupełnienia Analiza merytoryczna > 3 miesiące (okresy uzupełnień wniosku nie wliczają się do trzymiesięcznego terminu ustawowego) Decyzja

11 Wymagania formalne Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

12 WYMAGANE DOKUMENTY: WNIOSEK: Wnioski o przedłużenie certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa są składane na tych samych formularzach, na jakich składane są wnioski o wydanie nowego dokumentu lub jego zmianę Wnioski muszą być złożone w nieprzekraczalnym terminie 3 miesięcy przed datą wygaśnięcia dotychczasowych dokumentów. Złożenie wniosku po tym terminie (nawet z jednodniowym opóźnieniem) spowoduje odmowę wszczęcia postępowania! POZOSTAŁE DOKUMENTY: Wykaz pozostałych dokumentów niezbędnych do przedłużenia certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa dostępny jest na stronie internetowej UTK w dziale Bezpieczeństwo Systemu Kolejowego / Zarządzanie bezpieczeństwem.

13 NAJCZĘSTSZE BŁĘDY FORMALNE: Składane dokumenty muszą być podpisane przez osoby upoważnione w KRS do reprezentacji podmiotu na zewnątrz Odpisy dokumentów (ksero) muszą zostać poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza lub przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym, zgodnie z art. 76a 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U r., poz. 267) W takiej sytuacji niezbędne jest załączenie dokumentu pełnomocnictwa do reprezentacji podmiotu w sprawie udzielonego osobie poświadczającej za zgodność wraz z dowodem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł W przypadku ustanowienia pełnomocnika w sprawie lub podpisywania dokumentów przez pełnomocnika, należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa wraz z dowodem opłaty skarbowej lub jego odpis poświadczony j.w. W pełnomocnictwie należy wskazać adres, na który ma być kierowana korespondencja Należy pamiętać, iż błędy formalne mogą niepotrzebnie wydłużyć czas procedowania wniosku, który jest kluczowy w postępowaniach o przedłużenie certyfikatu bądź autoryzacji!

14 Obowiązki przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury dokonujących zmian Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

15 ZARZĄDCA INFRASTRUKTURY: ZMIANY USTAWOWE WYMAGAJĄCE ZGŁOSZENIA Posiadacz autoryzacji bezpieczeństwa jest zobowiązany zgłosić Prezesowi UTK istotne zmiany dotyczące: Infrastruktury kolejowej Sygnalizacji Zasilania energią Zasad eksploatacji infrastruktury Utrzymania infrastruktury ZMIANY W TREŚCI AUTORYZACJI Podmiot jest zobowiązany zgłosić Prezesowi UTK zmiany dotyczące informacji zawartych w autoryzacji bezpieczeństwa : Nazwa prawna KRS NIP Uzyskanie certyfikatu ECM Forma prawna Akronim Rodzaj zarządzanej infrastruktury Wielkość zarządzanej infrastruktury Wielkość przedsiębiorstwa Zmiany dotyczące powyższych zakresów wymagają zmiany autoryzacji bezpieczeństwa w całości lub części.

16 PRZEDSIĘBIORSTWA KOLEJOWE: ZMIANY USTAWOWE WYMAGAJĄCE ZGŁOSZENIA Posiadacz certyfikatu bezpieczeństwa jest zobowiązany zgłosić Prezesowi UTK istotne zmiany dotyczące: Rodzaju działalności Zakresu działalności Nowej kategorii personelu Nowego typ pojazdu kolejowego ZMIANY W TREŚCI CERTYFIKATU Podmiot jest zobowiązany zgłosić Prezesowi UTK zmiany dotyczące informacji zawartych w certyfikacie bezpieczeństwa : Nazwa prawna KRS NIP Uzyskanie certyfikatu ECM Forma prawna Akronim Rodzaj wykonywanych przewozów Wielkość przewozów Wielkość przedsiębiorstwa Zmiany linii kolejowych lub zarządców infrastruktury Zmiany dotyczące powyższych zakresów wymagają zmiany certyfikatu bezpieczeństwa w całości lub części.

17 Okres przejściowy: Certyfikat bezpieczeństwa / Certyfikat ECM Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

18 CERTYFIKAT ECM: W przypadku wygaśnięcia ważności certyfikatu lub autoryzacji bezpieczeństwa istnieje konieczność uzyskania certyfikatu podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie wagonów towarowych (ECM) Brak możliwości pełnienia funkcji ECM w oparciu o odnowiony certyfikat / autoryzację bezpieczeństwa Przebieg procesu: Weryfikacja formalna przedłożonej dokumentacji Weryfikacja dokumentacji pod kątem spełnienia kryteriów załącznika III do rozporządzenia 445/2011 Powołanie zespołu oceniającego Przeprowadzenia audytu wraz z inspekcją warsztatu W przypadku wykrycia niezgodności czas na działania naprawcze do 6 miesięcy Ocena Komitetu Certyfikującego powołanego w UTK pod katem prawidłowości przeprowadzenia całości procesu Czas uzyskania certyfikatu ECM: 4 miesiące + audyt + działania naprawcze do 6 miesięcy Posiadanie certyfikatu przez ECM jest niezbędnym warunkiem rejestracji pojazdu w NVR

19 CZAS PROCEDOWANIA WNIOSKÓW O CERTYFIKATY: CERTYFIKAT BEZPIECZEŃSTWA W CZĘŚCI A I B: CERTYFIKAT ECM: Analiza dokumentacji i wydanie certyfikatu bezpieczeństwa cz. A: 3 miesiące Analiza dokumentacji i wydanie certyfikatu bezpieczeństwa cz. B: 1 miesiąc Analiza dokumentacji i działania audytowe: 4 miesiące Maksymalny czas na wdrożenie działań naprawczych przez podmiot: 6 miesięcy

20 Podsumowanie zagrożeń Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

21 PODSTAWOWE ZAGROŻENIA DLA RECERTYFIKACJI: NIEPRAWIDŁOWOŚCI W RAMACH PROCESU Niedochowanie 3 miesięcznego terminu na złożenie wniosku o przedłużenie ważności certyfikatu POTENCJALNY SKUTEK Decyzja odmowna w zakresie procedowania sprawy o przedłużenie ważności certyfikatu Konieczność złożenia wniosku o wydanie nowego certyfikatu Nowy bieg terminu rozpatrzenia wniosku Brak możliwości prowadzenia dzielności przed uzyskaniem nowego certyfikatu Negatywna ocena sytemu zarządzania bezpieczeństwem (brak procedur, brak dowodów na stosowanie poszczególnych procesów, ) Decyzja odmowna w zakresie przedłużenia ważności certyfikatu bezpieczeństwa Brak możliwości prowadzenia działalności Brak wcześniejszego uzyskania certyfikatu ECM przed odnowieniem certyfikatu bezpieczeństwa Brak możliwości prowadzenia dzielności w zakresie ECM Brak możliwości rejestracji pojazdów w NVR Zawieszenie aktualnej rejestracji w NVR

22 Nadzór na systemami zarzadzania bezpieczeństwem Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

23 DZIAŁANIA NADZORCZE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA RUCHU KOLEJOWEGO: INTENSYFIKACJA DZIAŁAŃ NADZORCZYCH Wzrost liczby kontroli przeprowadzonych w zakresie systemów zarzadzania bezpieczeństwem liczba kontroli w roku 2012: 6 liczba kontroli w roku 2013: 33 liczba kontroli w roku 2014: 75 ZAŁOŻENIA DZIAŁAŃ NADZORCZYCH Stosowanie podejścia audytowego Stosowanie jednolitych kryteriów w zakresie oceny Odpowiednie kompetencje dla pracowników OBSZARY PRIOTYTETOWE Utrzymanie pojazdów kolejowych Kwalifikacje pracowników Zgłaszanie i analizowanie: zdarzeń kolejowych wydarzeń potencjalnie wypadkowych innych niebezpiecznych wydarzeń

24 DZIAŁANIA NADZORCZE W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA RUCHU KOLEJOWEGO: GŁÓWNE NIEPRAWIDŁOWOŚCI W ZAKRESIE SMS Brak zrozumienia proaktywnego podejścia do zarządzania bezpieczeństwem Ochrona pracowników operacyjnych przed elementami SMS Niespójne traktowanie dokumentów wchodzących w zakres SMS Niepełny nadzór nad SMS brak przeglądów zarządzania, audytów Stosowanie oceny ryzyka do racjonalizowania naruszania przepisów Brak monitorowania skuteczności środków kontroli ryzyka Oderwanie wyceny ryzyka od rzeczywistych wartości przyjmowanych przez poszczególne parametry w organizacji (np. wskaźnik prawdopodobieństwa wystąpienia zagrożenia w stosunku do odnotowanych przypadków wystąpienia) Brak wykorzystania wszystkich zdarzeń i wydarzeń do doskonalenia SMS Brak właściwego nadzoru nad środkami technicznymi (nieprzestrzeganie cykli przeglądowo naprawczych, niedokumentowanie czynności utrzymania) Brak właściwego nadzoru nad kompetencjami pracowników bezpośrednio związanych z prowadzeniem ruchu kolejowego Brak nadzoru nad dokumentacją SMS

25 Zmiany legislacyjne Urząd Transportu Kolejowego, Al. Jerozolimskie 134, Warszawa,

26 NOWE ROZPORZĄDZENIA: Nowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 17 lutego 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków oraz trybu wydawania, przedłużania, zmiany i cofania autoryzacji bezpieczeństwa, certyfikatów bezpieczeństwa i świadectw bezpieczeństwa W dniu 1 marca 2015 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju w sprawie warunków oraz trybu wydawania, przedłużania, zmiany i cofania autoryzacji bezpieczeństwa, certyfikatów bezpieczeństwa i świadectw bezpieczeństwa. Przedmiotowe rozporządzenie, w porównaniu do obecnie obowiązującego rozporządzenia, ustanawia m.in. możliwość objęcia certyfikatem bezpieczeństwa bocznic kolejowych eksploatowanych przez przewoźników kolejowych. Zgodnie z nowym rozporządzeniem postępowania w sprawie wydania, przedłużenia, zmiany i cofnięcia autoryzacji bezpieczeństwa, certyfikatów bezpieczeństwa i świadectw bezpieczeństwa, wszczęte i niezakończone do dnia wejścia niniejszego rozporządzenia, prowadzi się na podstawie przepisów dotychczasowych.

27 NOWE ROZPORZĄDZENIA: Nowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 17 lutego 2015 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie systemu zarzadzania bezpieczeństwem w transporcie kolejowym W dniu 1 marca 2015 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Rozwoju w sprawie systemu zarzadzania bezpieczeństwem w transporcie kolejowym. Przedmiotowe rozporządzenie, w porównaniu do obecnie obowiązującego rozporządzenia, uchyla m.in. 3 w zakresie składania do akceptacji przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego regulacji wewnętrznych w oparciu o które powinny być tworzone systemy zarządzania bezpieczeństwem. Zgodnie z nowym rozporządzeniem regulacje wewnętrzne złożone do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego przed dniem wejścia niniejszego rozporządzenia na podstawie dotychczasowych przepisów i niezaakceptowane przed tym dniem, pozostawia się bez rozpoznania.

28 URZĄD TRANSPORTU KOLEJOWEGO Al. Jerozolimskie Warszawa