R E G U L A M I N Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 30 /2014 r. Dyrektora SWPZZPOZ w Radomiu z dnia 29.07.2014 r. udzielania przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu zamówień publicznych, których wartość nie przekaracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 Euro Rozdział I Postanowienia ogólne 1. 1. Regulamin określa zasady, reguły oraz procedury udzielania zamówień publicznych przez Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 Euro. 2. Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie: 1) "Zamawiający" należy przez to rozumieć Samodzielny Wojewódzki Publiczny Zespół Zakładów Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu, zwany także w dalszej części regulaminu "SWPZZPOZ" lub Szpital, 2) "Kierownik Zamawiającego" - należy przez to rozumieć Dyrektora Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu, zwany także w dalszej części regulaminu "Dyrektor", 3) Zastępca Kierownika należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Samodzielnego Wojewódzkiego Publicznego Zespołu Psychiatrycznej Opieki Zdrowotnej im. dr Barbary Borzym w Radomiu do spraw administracyjno-eksploatacyjnych lub do spraw medycznych zwany także w dalszej części regulaminu "Z-ca Dyrektora" lub Z-ca Kierownika, 4) "Główny Księgowy" należy przez to rozumieć Głównego Księgowego SWPZZPOZ w Radomiu, 5) Zastępca Głównego Księgowego - należy przez to rozumieć zastępcę Głównego Księgowego SWPZZPOZ w Radomiu, zwany także w dalszej części regulaminu Z-ca Głównego Księgowego, 6) "ustawa" należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), zwaną także w dalszej części regulaminu "pzp", 7) "Wykonawca" - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę 1
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego, 8) Właściwy pracownik pracownik komórki organizacyjnej Szpitala w zakresie obowiązków którego leży przygotowanie i zgłoszenie zapotrzebowania na zamówienie publiczne, 9) Zaopatrzeniowiec - pracownik Działu Zaopatrzenia SWPZZPOZ w Radomiu, 10) Wnioskodawca pracownik występujący do Dyrektora SWPZZPOZ w Radomiu z wnioskiem o udzielenie zamówienia publicznego. 2. 1. Udzielenie zamówień na dostawy, wykonywanie usług i roboty budowlane jest dopuszczalne w granicach środków finansowych, które zostały określone w planie finansowym Szpitala. 2. Przy zaciąganiu zobowiązań wynikających z udzielenia zamówień publicznych Zamawiający zobowiązany jest do stosowania zasad gospodarki finansowej, wynikających z ustawy o finansach publicznych, przy czym wydatki publiczne powinny być dokonywane: a. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad: - uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, - optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; b. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 3. Zasady udzielania zamówień. 1.Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, zapewniając bezstronność i obiektywizm osób wykonujących odpowiednie czynności w imieniu Szpitala. 2.Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez wnioskodawcę z należytą starannością. 3.Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokonuje się stosując odpowiednio zasady określone w art. 32-35 ustawy pzp dodatkowo z uwzględnieniem tożsamości rodzajowej zamówienia, tożsamości czasowej i miejsca realizacji zamówienia oraz możliwości wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. 4.Podstawą przeliczenia wartości zamówienia jest średni kurs złotego w stosunku do euro, określany w drodze rozporządzenia wydanego na podstawie właściwego przepisu ustawy pzp. 5.Dokumenty stanowiące podstawę ustalenia szacunkowej wartości zamówienia mogą w szczególności mieć formę: zestawienia, pisma, wydruku listu elektronicznego, wydruku strony 2
internetowej przedstawiającej oferty lub informacje handlowe i będą archiwizowane w sposób umożliwiający weryfikowanie ustalenia szacunkowej wartości. 6.Niedopuszczalne jest dzielenie zamówienia na części lub zaniżanie jego wartości w celu uniknięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy pzp. 7.Wnioskodawca opisując przedmiot zamówienia na dostawy, usługi czy roboty budowlane, zobowiązany jest do jego przedstawienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty i realizację zamówienia, na przykład: okres i sposób wykonania zamówienia, cena, gwarancja, rękojma za wady, konieczność dostawy i montażu, szkolenia personelu, dostawy materiałów eksploatacyjnych, instalacji, przeglądów, testów itp. 8.Wnioskodawca w szczególnie uzasadnionych przypadkach, ma możliwość wykorzystania innych kryteriów oceny ofert, a nie wyłącznie najniższej ceny, na przykład parametrów technicznych, jakościowych, bądź funkcjonalnych, czy okresu gwarancji, czasu realizacji, w przypadkach jeżeli pożądanym jest wyłonienie wykonawcy, który oferuje najkorzystniejszy bilans ceny i innych przyjętych kryteriów oceny. 4. 1. Wszelkie procedury zamówień, do których będą miały zastosowanie przepisy niniejszego regulaminu, realizowane będą przy współudziale pracowników na stanowiskach inspektorów do spraw rynkowych, zwanych dalej w skrócie DZP, w zakresie zapewnienia obsługi formalnoprawnej postępowań (sporządzania umów) o udzielenie zamówienia publicznego, toczących się na wniosek właściwego pracownika, zaakceptowany przez Dyrektora SWPZZPOZ lub Z-cę Dyrektora. 2. Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie zamówienia i realizację umowy ponosi wnioskodawca. O wystąpieniu nieprawidłowości przy wykonaniu zamówienia lub realizacji umowy wnioskodawca jest zobowiązany poinformować DZP w celu podjęcia wspólnych kroków w sprawie ich eliminacji. Rozdział II Reguły udzielania zamówień. 5. 1. Decyzja o udzieleniu zamówienia należy do Kierownika Zamawiającego lub Z-cy Kierownika. 2. Kierownik Zamawiającego lub Zastępca Kierownika może uzależnić wyrażenie zgody, o 3
której mowa w ust. 1, od istnienia konieczności realizacji zamówienia, jak również możliwości zabezpieczenia środków finansowych na pokrycie kosztów zamówienia. 3. Zamówienia dzieli się na trzy grupy: a) zamówenia drobne lub sporadyczne, powodujące zobowiązania finansowe nie przekraczające kwoty 5.000 zł, b) zamówienie powodujące zobowiązanie finansowe nie przekraczające kwoty 10.000 zł, c) zamówienie, którego wartość przewyższa 10.000 zł i nie przekracza równowartości kwoty wyrażonej w złotych 30.000 euro. 4.Zamawiający może odstąpić od stosowania regulaminu jeżeli: 1) wartość zamówienia nie przekracza 10.000 zł, 2) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej; 3) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia (np. awarie); 4) w prowadzonym uprzednio postępowaniu nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 5) w prowadzonych kolejno postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, z których co najmniej jedno było prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, 6) udziela się dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych na roboty budowlane lub usługi, 7) udziela się dotychczasowemu wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniajacych, 8) możliwe jest udzielenie zamówienia na szczególnie korzystnych warunkach lub w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym, 9) zamówienie na dostawy jest dokonywane na giełdzie towarowej w rozumieniu przepisów o giełdach towarowych, w tym na giełdzie towarowej innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego, 4
10) w innych uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeżeli stosowanie regulaminu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: a) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; b) poniesieniem straty w mieniu publicznym; c) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań; 11) przedmiotem zamówienia są usługi prawnicze, polegające na wykonywaniu zastępstwa procesowego przed sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi lub doradztwie prawnym lub jeżeli wymaga tego ochrona ważnych praw lub interesów Zamawiającego, 12) zamówienie jest udzialane w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego życiu lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach, 13) udzielenie zamówienia spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty; 14) w przypadku umów: a) kredytu i pożyczki, b) rachunku bankowego, c) ubezpieczenia, d) licencji na oprogramowanie komputerowe, e) o świadczenie usług w zakresie transportu zbiorowego. 15) Zamawiający może także udzielać zamówień, o których mowa powyżej po negocjacjach z wybranym wykonawcą. 16) W wypadku udzialania zamówienia w trybie negocjacji, wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje oferentom informacje niezbędne do przeprowadzenia negocjacji, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy bądź wzór umowy. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy zamawiający może żądać od wykonawcy złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzajacych spełniania warunków udziału w postępowaniu lub że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego. 17) Dokumentem stwierdzajacym udzielenie zamówienia jest w szczególności umowa, faktura, rachunek. 5
Rozdział III Procedury udzialenia zamówień poniżej 30 000 Euro netto 6. 1.Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia następuje po złożeniu pisemnego wniosku przez Właściwego pracownika lub Zaopatrzeniowca i uzyskaniu pisemnej zgody Kierownika Zamawiającego lub Z-cy Kierownika. Wzór wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 2. Podstawową formą prowadzenia postępowania w sprawie o udzielenie zamówienia, którego wartość przewyższa 10.000 zł i nie przekracza równowartości kwoty wyrażonej w złotych 30.000 euro jest zaproszenie do składania ofert. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Szpitala może podjąć decyzję o innej formie udzielenia zamówienia: a) w drodze przetargu publicznego b) prowadząc negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy lub odstąpić od stosowania regulaminu. 3. W przypadku zamówień drobnych lub sporadycznych, o których mowa w 5 ust. 3 pkt a) powodujących zobowiązania finansowe nie przekraczające kwoty 5.000 zł, regulaminu nie stosuje się, z wyjątkiem 6 ust. 5, który stosuje się odpowiednio. 4.W przypadku zamówień o wartości poniżej kwoty 10.000 zł netto, o którym mowa w 5 ust. 3 pkt b) Właściwy pracownik lub Zaopatrzeniowiec dokonujący zamówienia zobowiązany jest do weryfikacji rynku w oparciu o rozpoznanie cenowe na przykład poprzez: telefonowanie, zebranie ofert, faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, e-maili itp., od co najmniej trzech wykonawców o ile na rynku liczba wykonawców nie jest ograniczona, przy czym dokumentację z przeprowadzonego rozpoznania cenowego gromadzi Właściwy pracownik lub Zaopatrzeniowec. W tych przypadkach do wniosku o udzielenie zamówienia należy dołączyć zapis: Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku i uzasadnić wybór danego wykonawcy lub przedstawić uzasadnienie propozycji zlecenia realizacji zamówienia wskazanemu wykonawcy potwierdzające zasadność odstąpienia od procedury. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do regulaminu. 5. Kierownik Zamawiającego lub Z-ca Kierownika mogą dokonywać kontroli Właściwego pracownika lub Zaopatrzeniowca pod kątem rzetelności i prawdziwości dokonanego rozpoznania cenowego. W przypadku ujemnego wyniku dokonanej kontroli Właściwy pracownik lub Zaopatrzeniowiec mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności porządkowej przewidzianej w Regulaminie Pracy SWPZZPOZ w Radomiu. 6.W przypadku zamówień powyżej kwoty 10.000 zł netto, o którym mowa w 5 ust 3 pkt c) Właściwy pracownik lub Zaopatrzeniowiec zobowiązany jest do przygotowania i przekazania do 6
DZP czytelnie i właściwie wypełnionego oraz podpisanego wniosku o udzielenie zamówienia wraz z opisem przedmiotu zamówienia oraz udokumentowaniem jego wartości szacunkowej, zgodnie z regułami wynikającymi z 3. Regulaminu lub w razie potrzeby uzasadnienie propozycji zlecenia realizacji zamówienia wskazanemu wykonawcy potwierdzające zasadność odstąpienia od tej procedury. 7. Po wyrażeniu przez Dyrektora SWPZZPOZ lub Z-cy Dyrektora SWPZZPOZ zgody na realizację zamówienia, o którym mowa w ust. 6, DZP przygotowuje oraz ogłasza na stronie internetowej Szpitala zaproszenie do składania ofert, chyba, że zastrzeżono inną formę udzielenia zamówienia lub odstąpiono od stosowania procedury. O zaproszeniu do składania ofert, jak również o zamówieniu udzielonym w innej formie, DZP informuje także co najmniej 3-ech wykonawów, chyba, że ich liczba na rynku jest ograniczona. 8. Wraz z zaproszeniem do składania ofert DZP przekazuje oferentom niezbędne informacje do przygotowania oferty, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, w tym: 1) nazwę oraz adres zamawiającego, 2) opis przedmiotu zamówienia, 3) termin wykonania zamówienia, 4) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, 5) wykaz oświadczeń i dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, 6) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami, 7) termin związania z ofertą, 8) miejsce i termin składania ofert, 9) opis sposobu obliczania ceny, 10) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, 11) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia, 12) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach. 9.Zaproszenie do składania ofert, o którym mowa w ust. 7 należy przygotować zachowując zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a w przypadkach zamówień, których 7
specyfika i charakter wymaga zawarcia pisemnej umowy, do zaproszenia można dołączyć uprzednio zaopiniowany przez radcę prawnego wzór umowy lub jej istotne postanowienia. Wzór zaproszenia do złożenia oferty stanowi załacznik nr 3 do regulaminu. 10. Oferty składane w odpowiedzi na zaproszenie mogą zostać złożone pisemnie, faksem lub e- mailem. 11. Po otrzymaniu ofert wykonawców, Kierownik Działu, którego zamówienie dotyczy, pracownik DZP i Główny Księgowy lub Z-ca Głównego Księgowego wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do wyboru oferty najkorzystniejszej oraz sporządzenia protokołu. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do regulaminu. 12. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania przez Zamawiającego co najmniej jednej ważnej oferty. 13.W przypadku, w którym jedynym kryterium wyboru oferty jest cena, Zamówienia udziela się wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. 14.Jeżeli kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów. 15. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriow oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną. 16. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający w celu wyboru oferty może prowadzić negocjacje dotyczące ceny. 7. 1. W przypadku zawarcia pisemnej umowy Wnioskodawca zobowiązany jest do ustalenia i przekazania w formie pisemnej do DZP istotnych warunków umowy (np. przedmiot umowy, cena, termin obowiązywania umowy, inne elementy umowy wynikające ze specyfiki zamówienia), zaś DZP do jej przygotowania. Umowa powinna zostać parafowana przez osobę merytorycznie odpowiedzialną za jej wykonanie, zaopiniowana przez radcę prawnego, a następnie podpisana przez upełnomocnionych przedstawicieli obu stron. 2. Realizujący zamówienie lub DZP zobowiązany jest do archiwizowania i przechowywania przez okres 4 lat oryginałów dokumentów zebranych w wyniku udzielenia zamówień opisanych w niniejszym paragrafie, w szczególności wniosku oraz na przykład zaproszeń, ofert, protokołów i umów itp. lub przez okres dłuższy, jeżeli wynika to z umów i/lub porozumień projektów 8
finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych na przykład Unii Europejskiej, grantów, dotacji i innych oraz prowadzenia rejestru z udzielonych zamówień. 8. Przetarg publiczny. 1. Zamawiający może udzielić zamówienia w drodze przetargu publicznego zamieszczając ogłoszenie o przetargu publicznym w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie lub na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej lub własnej stronie internetowej. Wzór ogłoszenia o przetargu publicznym stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu. 2. Przepis 6 i 7 stosuje się odpowiednio. 9. Jeżeli wydatki następują z projektów finansowanych i/lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych na przykład Unii Europejskiej, grantów, dotacji i innych umów, w których przewidziano inne regulacje dotyczące procedur wydatkowania środków i ich dokumentowania, stosuje się zasady ujęte w tych regulacjach. 9