WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-XI.431.1.58.2013 Kraków, 2 stycznia 2014 r. Pan Piotr Mazurek Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Polance Wielkiej Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2013 r. poz.182 z późn. zm.), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przeprowadził w dniach od 9-10 oraz 12-13 września 2013 roku kontrolę kompleksową w kierowanym przez Pana Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Polance Wielkiej. Zakres kontroli obejmował: organizację Ośrodka oraz kwalifikacje kadr, realizację zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej, realizację programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania w roku 2012 oraz pracę socjalną z klientem Ośrodka. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o wyniki przeglądu dokumentacji, a także wyjaśnienia złożone przez Pana Kierownika i pracowników Ośrodka. Ustalenia zawarte zostały w protokole, podpisanym z Pańskiego upoważnienia przez Panią Jadwigę Kwarciak 17 grudnia 2013 roku. W trakcie kontroli oceniano pracę jednostki, zarówno pod kątem sposobu realizacji poszczególnych zadań, jak i pod względem prowadzonej dokumentacji, przyznając ogólnie ocenę pozytywną z uchybieniami. Działając w oparciu o art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), proszę Pana Kierownika o podjęcie działań zmierzających do usunięcia uchybień, opisanych poniżej: 1. Zgodnie z treścią 7 Statutu, strukturę Ośrodka tworzy: dział pomocy środowiskowej, dział świadczeń rodzinnych i samodzielne stanowiska pracy. Natomiast wg Schematu struktury organizacyjnej, stanowiącego załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka, pracownicy socjalni, referent ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego oraz główny księgowy, podlegają bezpośrednio kierownikowi GOPS. Z zapisów Regulaminu wynika, że w Ośrodku funkcjonują tylko samodzielne stanowiska pracy, a nie jak to zapisano w Statucie działy. Ponadto zapisy mówią, że zatrudnionych jest 2 pracowników socjalnych, co jest niezgodne z normą, o której mowa w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 591 * fax 12 39 21 424 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Ujednolicenie zapisów Statutu i Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka, pod kątem struktury organizacyjnej GOPS oraz wyeliminowanie zapisów pozostających w sprzeczności z obowiązującymi normami zatrudnienia pracowników socjalnych, wynikającymi z ustawy o pomocy społecznej. 2. Zarządzeniem Nr 6/2010 Kierownika GOPS w Polance Wielkiej z dnia 28 grudnia 2010 r. wprowadzono instrukcję kancelaryjną dla Ośrodka wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt, stanowiącym załącznik Nr 1 do Instrukcji. W trakcie kontroli ustalono, że w decyzjach nie stosowano symboli klasyfikacyjnych wynikających z JRWA, a tylko symbole odnoszące się do teczek klientów. Czyli, przykładowo, ta sama sygnatura była stosowana zarówno w przypadku decyzji przyznającej zasiłek okresowy, jak i decyzji przyznającej zasiłek celowy, jeśli dotyczyły one tego samego klienta. W prowadzonych sprawach stosowanie sygnatur wnikających z przyjętego i uzgodnionego z Archiwum Państwowym jednolitego rzeczowego wykazu akt. 3. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych na terenie Gminy Polanka Wielka w latach 2007-2015 wprowadzona została Uchwałą Nr XI/79/07 Rady Gminy Polanka Wielka z dnia 28 grudnia 2007 roku. Strategia nie uwzględnia ram finansowych oraz wskaźników realizacji działań, o których mowa w art. 16b ust.2 pkt 3d ustawy pomocy społecznej. Ponadto, zgodnie z treścią pkt 6. Strategii, Zespół Wdrażający powinien, co najmniej raz w roku dokonywać oceny wdrażania Strategii, a z informacji uzyskanej od Kierownika GOPS wynikało, iż Strategia nie była oceniana. Podjęcie działań zmierzających do aktualizacji zapisów Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych na terenie Gminy Polanka Wielka, pod kątem elementów, o których art. 16b ustawy o pomocy społecznej oraz wdrożenie systemu jej skutecznego monitoringu i oceny stopnia realizacji przyjętych w niej celów. 4. Uchwałą Nr XX/120/2008 Rady Gminy Polanka Wielka z dnia 14 listopada 2008r. ustalono zasady organizowania i funkcjonowania mieszkań chronionych w Gminie Polanka Wielka. Z treści uchwały nie wynika, czy faktycznie utworzono mieszkanie i pod jakim adresem. W uchwale zaznaczono, że Szczegółowe zasady pobytu w mieszkaniu chronionym określi regulamin mieszkania chronionego opracowany przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Polance Wielkiej, który nie został do dnia kontroli opracowany. Ponadto z treści 3 uchwały wnika, że Mieszkanie chronione funkcjonuje w strukturze Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Polance Wielkiej, co nie znajduje potwierdzenia w dokumentacji organizacyjnej GOPS. Przygotowanie projektu aktualizacji zapisów Uchwały w sprawie zasad organizowania i funkcjonowania mieszkań chronionych w gminie Polanka Wielka, pod kątem zagadnień organizacyjnych i przedłożenie go Wójtowi Gminy oraz opracowanie Regulaminu mieszkania chronionego, o którym mowa w ww. Uchwale. 5. Ośrodek nie miał w 2012 r. opracowanych wytycznych oraz wskazań do ustalenia wysokości przyznawania świadczeń pieniężnych przeznaczonych na zakup posiłku lub żywności. Z informacji przekazanych kontrolującym przez Kierownika GOPS wynika, iż w najbliższym czasie zaplanowano wprowadzenie do stosowania w GOPS Zarządzenie Kierownika GOPS w sprawie określenia szczegółowych zasad przyznawania świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności realizowanego w ramach ustawy o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania.
Uregulowanie zasad dotyczących wysokości świadczeń pieniężnych, przyznawanych na zakup posiłku lub żywności w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania. 6. Decyzją z 2 stycznia 2013 roku nr 7/2013 w ramach programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, przyznano klientce zasiłek celowy w formie pokrywania należności: za posiłki w Przedszkolu w Polance Wielkiej dla syna w okresie od 2 stycznia do 30 czerwca 2013 roku. Podobnie, decyzją z 16 marca 2012 roku nr 44/2012 przyznano klientowi zasiłek celowy w formie pokrywania należności: za posiłki w Szkole Podstawowej w Polance Wielkiej dla córki w okresie od 19 marca do 30 czerwca 2013 roku. Treść sentencji ww. decyzji jest niejasna, bowiem nie wiadomo czy przyznano posiłek, czy też świadczenie pieniężne na zakup posiłku. Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.), pomoc przewidziana jest w formie posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych. Przyznawanie pomocy w formie dożywiania, zgodnie z rodzajem świadczeń przewidzianych w ustawie z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania. 7. Na podstawie wniosku z 13 września 2012 r. o przyznanie zasiłków celowych na dożywianie, przyznano klientce pomoc w postaci zasiłku celowego w formie pokrywania należności za posiłki w Szkole Podstawowej w Polance Wielkiej dla jednego dziecka od 17 września do 31 grudnia 2012 r., pomoc w postaci zasiłku pieniężnego na zakup żywności dla dwójki dzieci w wysokości 360 zł miesięcznie na okres od 1 września do 31 grudnia 2012 r w ramach programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania oraz pomoc w postaci zasiłku celowego specjalnego w wysokości 300 zł na zakup odzieży. W wywiadzie z 13 września stwierdzono, iż klientka oczekuje pomocy w formie posiłków w szkole dla syna, zasiłku celowego na dożywianie dla dwóch córek oraz zasiłku celowego na żywność. Brak w aktach adnotacji, dot. wniosku klientki o pomoc w formie zasiłku celowego na zakup odzieży. Precyzyjne ustalanie sytuacji rodziny i dokumentowanie powziętych ustaleń w formularzu wywiadu środowiskowego. 8. Stwierdzono, że uzasadnienia niektórych kontrolowanych decyzji nie spełniają normy zawartej w art. 107 k.p.a., zgodnie z którą Decyzja powinna zawierać: [...] uzasadnienie faktyczne i prawne, [...] 3. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. [...]. W trakcie kontroli ustalono, że: Decyzją z 10 stycznia 2012 roku nr 2/2012 (GOPS:503/16/11) przyznano klientce zasiłek okresowy w kwocie 400 zł miesięcznie. Uzasadnienie decyzji nie spełnia normy zawartej w art. 107 k.p.a., gdyż ograniczono je do trzech zdań, informujących o tym, że klientka spełnia ustawowe wymogi, ma zerowy dochód, a minimalna kwota zasiłku wynosi 50% różnicy pomiędzy kryterium dochodowym, a dochodem tej osoby. W kwietniu klientka ponownie zwróciła się o pomoc do Ośrodka. Na podstawie wywiadu, klientka ponownie otrzymała decyzją z 10 kwietnia 2012 roku nr 50/2012 zasiłek okresowy w kwocie 400 zł miesięcznie.. Uzasadnienie otrzymało
identyczne brzmienie, jak w decyzji ze stycznia 2012 roku. Podobnie jak w poprzedniej decyzji, również w tej, nie wskazano tytułu z jakiego przyznano zasiłek okresowy; Decyzją z 18 stycznia 2012 roku nr 12/2012 (GOPS:503/20/11) przyznano klientce zasiłek okresowy w kwocie 200 zł miesięcznie. Uzasadnienie, podobnie jak w poprzednim przypadku, ograniczono do trzech zdań o niemal identycznej treści. Identyczne uzasadnienie podano w decyzji nr 57/2012 z 18 kwietnia 2012 roku przyznającej zasiłek okresowy w wysokości 120 zł oraz nr 94/2012 z 26 lipca 2012 roku przyznającej zasiłek okresowy w kwocie 120 zł; Decyzją z 2 stycznia 2013 roku nr 7/2013 przyznano klientce zasiłek celowy w formie pokrywania należności: za posiłki w Przedszkolu w Polance Wielkiej dla syna. Uzasadnienie graniczono do jednego zdania o następującej treści: Z zebranych dokumentów wynika, że Pani rodzina spełnia kryteria do objęcia pomocą społeczną w w/w formie ; Decyzją z 16 marca 201 roku nr 43/2012(GOPS:503/4/12) przyznano zasiłek celowy w wysokości 300 zł na zakup odzieży wiosennej. Uzasadnienie ograniczono do jednego zdania o następującej treści Wywiad środowiskowy potwierdził konieczność przyznania wnioskowanej pomocy, ze względu na trudną sytuacje materialną Pani rodziny; Decyzją z 16 marca 2012 roku nr 44/2012 przyznano klientowi zasiłek celowy w formie pokrywania należności: za posiłki w Szkole Podstawowej w Polance Wielkiej. Uzasadnienie graniczono do jednego zdania o następującej treści Z zebranych dokumentów wynika, że Pani rodzina spełnia kryteria do objęcia pomocą społeczną w w/w formie. Decyzją z 7 września 2012 roku nr 115/2012 przyznano klientowi zasiłek celowy w formie pokrywania należności: za posiłki w Szkole Podstawowej w Polance Wielkiej w ramach Programu dożywiania. Uzasadnienie ponownie graniczono do jednego zdania o następującej treści Z zebranych dokumentów wynika, że Pana rodzina spełnia kryteria do objęcia pomocą społeczną w w/w formie. Decyzją nr 116/2012 przyznano klientowi zasiłek celowy w formie zasiłku pieniężnego na zakup żywności w ramach Programu dożywiania w wysokości 360 zł miesięcznie. Uzasadnienie ograniczono do jednego zdania o następującej treści Z zebranych dokumentów wynika, że Pana rodzina spełnia kryteria do objęcia pomocą społeczną w w/w formie. na wniosek z 5 grudnia o pomoc finansową, decyzją nr 188/2012 przyznano zasiłek okresowy w wysokości 510 zł. Uzasadnienie decyzji ograniczono do 3 zdań. Decyzją z 14 grudnia 2012 roku nr 184/2012 (GOPS:503/50/11) przyznano zasiłek celowy w kwocie 150 zł na dofinansowanie do zakupu żywności. Uzasadnienie ograniczono je do 1 zdania. Decyzją nr 183/2012 z 14 grudnia 2012 roku przyznano klientce zasiłek celowy w naturze opał o wartości 580 zł. W tej decyzji uzasadnienie również ograniczono do 1 zdania o treści Wywiad środowiskowy potwierdził konieczność przyznania wnioskowanej pomocy, ze względu na Pani trudną sytuację materialną ; Decyzją z 19 listopada 2012 roku nr 174/2012 (GOPS:503/19/12) przyznano klientce zasiłek celowy w kwocie 300 zł na dofinansowanie do zakupu żywności. Uzasadnienie ograniczono do 1 zdania. Ponadto decyzją nr 175/2012 z 19 listopada 2012 roku przyznano klientce zasiłek celowy w naturze opał o wartości 550 zł. W tej decyzji uzasadnienie również ograniczono do 1 zdania o treści Wywiad środowiskowy potwierdził konieczność przyznania wnioskowanej pomocy, ze względu na trudną sytuację materialną Pani rodziny.; Decyzją z 20 lutego 2012 roku nr 23/2012 (GOPS:503/7/11) przyznano zasiłek
okresowy w kwocie 560 zł miesięcznie. Uzasadnienie decyzji, podobnie jak w poprzednich przypadkach pomocy w tej formie, ograniczono do trzech zdań o standardowej treści. Decyzją nr 24/2012 z 20 lutego 2012 roku przyznano klientce zasiłek celowy w naturze opał o wartości 570 zł. W tej decyzji uzasadnienie ograniczono do 1 zdania o treści Wywiad środowiskowy potwierdził konieczność przyznania wnioskowanej pomocy, ze względu na Pani trudną sytuację materialną ; Decyzją nr 111/2012 przyznano zasiłek okresowy w kwocie 555 zł miesięcznie. Uzasadnienie ograniczono je do trzech zdań o standardowej treści; Decyzją nr 155/2012 przyznano zasiłek celowy w formie zasiłku pieniężnego na zakup żywności dla 1 osoby. Tu również uzasadnienie decyzji ograniczono do 1 zdania; Decyzją nr 156/2012 przyznano zasiłek celowy w naturze opał o wartości 550 zł. Ponownie uzasadnienie decyzji ograniczono do 1 zdania; Decyzją nr 177/2012 przyznano zasiłek okresowy w kwocie 469 zł miesięcznie. Podobnie jak w poprzednich przypadkach pomocy w tej formie, uzasadnienie ograniczono do trzech zdań o standardowej treści; Decyzją z 12 września 2012 roku nr 121/2012 (GOPS:503/33/11) przyznano klientce zasiłek celowy w formie pokrywania należności: za posiłki w Szkole Podstawowej [ ] dla 2 córek. Uzasadnienie decyzji ograniczono do 1 zdania; Decyzją nr 122/2012 przyznano zasiłek celowy w formie zasiłku pieniężnego na zakup żywności dla syna. Uzasadnienie decyzji ograniczono do 1 zdania, nie podając przyczyn, dla których przyznano zasiłek pieniężny zamiast posiłku w szkole; Decyzją z 13 września 2012 roku nr 123/2012 (GOPS:503/14/11) przyznano klientce zasiłek celowy w formie zasiłku pieniężnego na zakup żywności dla 2 synów. Uzasadnienie decyzji ograniczono do 1 zdania, nie podając przyczyn, dla których przyznano zasiłek pieniężny zamiast posiłków w szkole; Decyzją nr 108/2012 znak: GOPS:503/34/11 z 28 sierpnia 2012 r. przyznano klientce pomoc w postaci zasiłku celowego w formie pokrywania należności za posiłki w Szkole Podstawowej w Polance Wielkiej dla dwójki dzieci. Uzasadnienie decyzji zostało sformułowane jednym zdaniem, cyt.: Z zebranych dokumentów wynika, że Pani rodzina spełnia warunki do objęcia pomocą społeczną w w/w formie., brak uzasadnienia faktycznego i prawnego przyznanej pomocy. Formułowanie uzasadnień do decyzji, zgodnych z normą art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego. 9. Klientka zwróciła się do Ośrodka z prośbą o pomoc w formie zasiłku celowego. Z uwagi na brak w tym okresie osoby upoważnionej do podpisywania decyzji. Decyzją nr 74/2012 znak: GOPS:503/43/11 z 19 czerwca 2012 r. Wójt Gminy Polanka Wielka przyznał klientce pomoc w postaci zasiłku celowego specjalnego w wysokości 300 zł na zakup żywności. Złożenie do Wójta wniosku o wydanie upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy, o którym mowa w art. 110 ust. 8 ustawy o pomocy społecznej, jednemu z pracowników Ośrodka. 10. Stwierdzono w kilku przypadkach, że decyzją GOPS ustalano płatność za pobyt w DPS z uwzględnieniem okresów sprzed wydania decyzji. Przykładowo: Decyzją nr 164/2012 z 7 listopada 2012 roku ustalono, że od 1 listopada odpłatność klienta za DPS wynosi 370,30 zł, a Gminy 2632,92 zł;
Decyzją z 2 maja 2012 roku nr 66/2012 (GOPS:503/18/11) ustalono, że od 1 kwietnia odpłatność klienta będzie wynosić 1334,47 zł. Powyższa praktyka jest sprzeczna z ustaloną linią orzecznictwa sądów administracyjnych. Przykładowo, w wyroku WSA w Krakowie sygn. akt. III SA/Kr 1158/12 z 4 grudnia 2012 r. stwierdzono: W konsekwencji poczynionych rozważań należy uznać, że termin, z którym została zmieniona decyzja w sprawie ponoszenia przez skarżącego zwiększonej odpłatności za pobyt w Domu Pomocy Społecznej został ustalony z naruszeniem prawa. Poczynione przez organ ustalenia, dotyczące zmiany sytuacji materialnej strony skarżącej mogą powodować zmianę wysokości jego odpłatności za pobyt w tej placówce, ale wyłącznie na przyszłość, tj. po dniu 21 maja 2012 roku, jako daty doręczenia skarżącemu decyzji, a nie z mocą wsteczną tj. od dnia 1 kwietnia 2012 r., czy może od dnia 1 marca 2012 r.. Wydawanie decyzji o zmianie wysokości odpłatności za pobyt w domu pomocy społecznej, najwcześniej od dnia następującego po dniu doręczenia decyzji mieszkańcowi DPS, a nie z mocą wsteczną. 11. W dniu 7 września 2012 r. wpłynęło pismo klientów, adresowane do Kierownika Ośrodka, z prośbą o zmianę pracownika socjalnego. We wniosku zaznaczono, iż w razie odmownej odpowiedzi klienci proszą o motywację na piśmie. W aktach sprawy brak pisemnej adnotacji o sposobie rozpatrzenia wniosku. Zgodnie z przedłożonym wyjaśnieniem, wniosek klientów został rozpatrzony w całości w związku z powyższym odstąpiono od pisemnego uzasadnienia. Zasada pisemności (art. 14 1 k.p.a.) nakazuje załatwianie spraw administracyjnych w formie pisemnej. Pojęcie załatwiania sprawy odnosi się w pierwszym rzędzie do rozstrzygania sprawy w formie decyzji, ale także inne czynności procesowe organu i stron (uczestników) postępowania powinny być zgodnie z przepisami kodeksu, utrwalone na piśmie lub posiadać formę pisemną, np. wezwania, protokoły i adnotacje oraz podania, tym bardziej, że w interesie stron leży dopilnowanie utrwalenia wszystkich istotnych dla sprawy okoliczności w dokumentach sprawy. Załatwianie wszystkich spraw w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie z art. 14 k.p.a. 12. Jak ustalono, praca socjalna dokumentowana jest m.in. w wywiadach środowiskowych, dołączonych do akt osobowych klientów/rodzin, korzystających z pomocy. Zapisy w wywiadach nie odzwierciedlają jednak faktycznej pracy prowadzonej z klientem Ośrodka. Zapisy są standardowe i bardzo podobne do siebie, przykładowo o treści: Przeprowadzono rozmowę wspierająca na temat funkcjonowania rodziny, poinformowano o zasadach przyznawania pomocy z GOPS. Rzetelne opisywanie w kwestionariuszach rodzinnych wywiadów środowiskowych, pracy socjalnej prowadzonej na rzecz klientów i ich rodzin. z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Katarzyna Nowaczyńska Kierownik Oddziału w Wydziale Polityki Społecznej Do wiadomości:
Wójt Gminy Polanka Wielka