Projekt środowiskowy w praktyce

Projekt środowiskowy w praktyce Jak poprawnie rozliczyć dotację unijną i nie stracić ani jednej złotówki? część 2 Broszura informacyjna Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie

Wstęp Szanowni Państwo! Niniejsza broszura jest kolejną publikacją dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Tym razem chcemy Państwu zaprezentować poprawny przebieg procesu realizacji i rozliczania projektów środowiskowych, które otrzymały dofinansowanie z POIiŚ. W broszurze przedstawiamy opis prowadzenia projektu w kontekście finansowania unijnego, porady dotyczące wnioskowania o płatność, informacje na temat kwalifikowalności wydatków oraz rozliczania projektu. Podstawowym narzędziem rozliczania projektu jest wniosek o płatność. To obraz pokazujący, jak postępowała realizacja projektu w danym okresie sprawozdawczym, jakie były rezultaty i koszty ich uzyskania, a także przedstawiający dowody ich poniesienia. Ten element decyduje bezpośrednio o tym, ile środków finansowych wpłynie na konto beneficjenta. Doświadczenie Wojewódzkiego Funduszu pokazuje, że procedury dotyczące rozliczania projektów unijnych sprawiają beneficjentom największe trudności. Liczymy, że niniejsza publikacja stanie się dla Państwa wartościowym źródłem wiedzy i pozwoli poprawnie rozliczyć dotację unijną i nie stracić ani jednej złotówki. Zapraszamy do lektury! Zarząd i pracownicy Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie Olsztyn, październik 2010 r.

I. REALIZUJEMY PROJEKT Umowa o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie projektu jest podstawowym dokumentem regulującym zasady realizacji projektu w ramach POIiŚ. Na jej zapisach opierają się zarówno działania WFOŚiGW w Olsztynie jako Instytucji Pośredniczącej we wdrażaniu osi środowiskowych POIiŚ, jak i beneficjentów. Kluczowe zapisy umowy o dofinansowanie określają: wartość projektu i źródła jego finansowania, wysokość i formę dofinansowania (zaliczka, płatność pośrednia, płatność końcowa), okres kwalifikowania wydatków, formę i warunki wypłaty dofinansowania, w tym częstotliwość składania wniosków o płatność, szczegółowe warunki realizacji projektu. W umowie beneficjent zobowiązuje się zrealizować projekt zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, opisem projektu, harmonogramem projektu oraz potwierdzeniem Instytucji Pośredniczącej w sprawie przyznania dofinansowania z Funduszu Spójności. Zmiany w umowie o dofinansowanie W trakcie realizacji projektu można dokonać zmian w umowie o dofinansowanie. Jakie zmiany można wprowadzić? Co do zasady beneficjent może wnioskować o zmianę warunków realizacji projektu, zmianę terminów wynikających z harmonogramu projektu lub harmonogramu uzyskiwania pozwoleń na budowę lub decyzji o zezwoleniu na realizację inwestycji. W umowie o dofinansowanie znajdziemy zapisy regulujące zakres możliwych do wprowadzenia zmian oraz warunki ich zatwierdzenia. W zależności od typu zmiany, mogą to być: zgoda Instytucji Wdrażającej, pozytywna opinia Instytucji Pośredniczącej, aneksowanie umowy bądź kombinacja ww. elementów.

Bezwzględnie zakazane są zmiany umowy w zakresie warunków realizacji Projektu, w rezultacie których: projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, według których był oceniany, zawarte w dokumencie Kryteria wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko stanowiącym załącznik nr 1 do Szczegółowego Opisu Priorytetów PO IiŚ. projektowi podczas wcześniejszych etapów oceny nie przyznano by wsparcia. Realizacja projektu Podczas realizacji projektu nie możemy zapomnieć o wymogach, terminach i zasadach, które nakładają na beneficjenta zapisy umowy o dofinansowanie. Dotyczą one przede wszystkim dokumentowania postępu realizacji projektu. Przedstawienie dowodów prawidłowego poniesienia kosztów i osiągnięcia zakładanych efektów będzie niezbędne na etapie wnioskowania o płatność. Należy gromadzić przede wszystkim: faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty; dokumenty potwierdzające odbiór / wykonanie prac; inne dokumenty wymagane umową o dofinansowanie lub wynikające z innych wymogów określonych przez Instytucję Wdrażającą, Pośredniczącą lub Zarządzającą. Wydatki w ramach projektu muszą być odpowiednio księgowane. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami. Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej może skutkować niekwalifikowalnością całego projektu.

II. ROZLICZAMY PROJEKT Procedura wnioskowania o płatność Proces rozliczania to kolejna, po ocenie wniosku o dofinansowanie i kontrolach, weryfikacja projektu. Tym razem sprawdzana jest kwalifikowalność oraz poprawność poniesienia wydatków. Aby rozliczyć projekt beneficjent musi przygotować wniosek o płatność. Oczywiście wraz z wymaganymi załącznikami, które potwierdzają poniesione wydatki w czasie realizacji projektu. Po otrzymaniu wniosku beneficjenta o płatność, WFOŚIGW w Olsztynie dokonuje jego zatwierdzenia lub zgłasza prośbę o uzupełnienia bądź wyjaśnienia. Po ostatecznym zatwierdzeniu wniosku o płatność Wojewódzki Fundusz wysyła zlecenie płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK), a bank pod warunkiem dostępności środków, przekazuje płatność na rachunek bankowy beneficjenta wskazany w umowie o dofinansowanie. Jak często składamy wnioski o płatność? Beneficjent składa wnioski o płatność z częstotliwością określoną w umowie o dofinansowanie. Przykład 1 Beneficjent składa wniosek za okres trzech miesięcy: I-III. 2010. Okres, za który składany jest wniosek o płatność: od 01-01-2010 do 31-03-2010. Wniosek o płatność powinien wpłynąć do WFOŚiGW w Olsztynie najpóźniej do 14-03-2010.

Zazwyczaj data końcowa okresu, za który składany jest wniosek o płatność będzie pokrywać się z ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego. Wyjątkiem jest: wniosek o płatność końcową; oraz sytuacja, w której poniesiono wydatek, którego data wystawienia dowodu księgowego mieści się w okresie sprawozdawczym, a faktycznie został on poniesiony w okresie od zakończenia miesiąca kalendarzowego do upływu terminu na złożenie wniosku o płatność do instytucji weryfikującej. Wówczas data końcowa okresu sprawozdawczego powinna pokrywać się z najpóźniejszą datą zapłaty wydatku wykazanego we wniosku. Przykład 2 Beneficjent składa wniosek za okres trzech miesięcy: I-III. 2010. Beneficjent chce ująć wydatek, z datą wystawienia dowodu księgowego 25-03-2010, kiedy faktycznie został on poniesiony 02-04-2010. W takim przypadku okres, za który składany jest wniosek o płatność: od 01-01-2010 do 02-04-2010. Wniosek o płatność powinien wpłynąć do WFOŚiGW w Olsztynie najpóźniej do 14-03-2010. W jakiej formie składamy wniosek o płatność?

Wniosek o płatność musi zostać odpowiednio podpisany i opieczętowany. Na ostatniej stronie podpisuje się i pieczętuje (pieczęcią imienną) osoba wskazana w karcie wzorów podpisów. Wniosek musi być parafowany na każdej stronie. W przypadku poprawy wniosku należy unikać przekazywania do Wojewódzkiego Funduszu poprawionych pojedynczych stron. Natomiast do poprawionej wersji wniosku beneficjent nie musi załączać po raz kolejny załączników, co do których nie przekazano uwag. Zgodnie z zasadą dotyczącą zakazu podwójnego finansowania, Beneficjent nie może zadeklarować w kolejnym wniosku o płatność tych samych wydatków, które już raz zostały uznane za kwalifikowane. Beneficjent może PONOWNIE ZAŁĄCZYĆ do kolejnego wniosku o płatność następujące WYDATKI, które: zostały uznane za niekwalifikowane na etapie weryfikacji wniosku o płatność; były we wcześniejszych wnioskach deklarowane jako niekwalifikowane, ale w związku ze zmianą zasad dotyczących kwalifikowania mogły zostać przedstawione jako kwalifikowane; wydatki zostały przez IW wstrzymane na etapie weryfikacji. Dokumentowanie realizacji projektu w ramach POIiŚ Zrealizować projekt to jedno, udokumentować jego realizację to drugie. Zwłaszcza prawidłowo udokumentować. Dlatego przede wszystkim do wniosku o płatność należy dołączyć dokumenty potwierdzające prawidłowość poniesienia wydatków. Będą to: kontrakt/umowa z wykonawcą (o ile nie została do IW dostarczona wcześniej); potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej (zgodne z tabelą 9 wniosku) wraz z dowodami zapłaty; dowód zapłaty;

poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających zakres faktycznie wykonanych prac/dostarczonych dóbr/wykonanych usług; przy dokumentowaniu wydatków na wynagrodzenia oświadczenia beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ, listę stanowisk pracy, listę płac, dowody zapłaty; w przypadku zadeklarowania płatności zaliczkowych na rzecz wykonawcy dokument stwierdzający ustanowienie przez wykonawcę zabezpieczenia zaliczki wraz z kopią wniosku tego wykonawcy o udzielenie danej zaliczki; w przypadku amortyzacji dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych oraz oświadczenie, iż zakup środka trwałego nie był finansowany ze środków dotacji celowej ani wspólnotowej, potwierdzenie wpisu do rejestru środków trwałych beneficjenta; w przypadku kosztów ogólnych kalkulację tych kosztów; w przypadku opłat dokumenty potwierdzające nałożenie opłat na beneficjenta; w przypadku innych wydatków pozakontraktowych dokument potwierdzający konieczność poniesienia tego wydatku oraz jego wysokość, zakres rzeczowy, a dodatkowo dokument księgowy oraz dokument potwierdzający poniesienie tego wydatku. W tytule przelewu na wyciągu bankowym stanowiącym dowód zapłaty, beneficjent dokonując płatności powinien podać numer kontraktu (umowy) zawartego z wykonawcą, z tytułu którego dokonywana jest płatność albo nr faktury (lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej).

Kwalifikowalność wydatków Kwalifikowalność wydatków jest pojęciem kluczowym dla prawidłowego rozliczenia projektu. Każdy wydatek deklarowany we wniosku o płatność powinien być przypisany do odpowiedniej kategorii i podkategorii wydatków. Przydatne przy ustalaniu, do której kategorii będzie przypisany dany wydatek będą Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego. Warto pamiętać, że do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję ww. wytycznych obowiązującą w dniu poniesienia wydatku. W przypadku, gdy wytyczne aktualne na dzień oceny wydatku (np. podczas weryfikacji wniosku o płatność bądź kontroli na miejscu) są korzystniejsze dla beneficjenta, niż wytyczne aktualne na dzień poniesienia wydatku, stosuje się wersję korzystniejszą dla beneficjenta. Instytucja weryfikująca wniosek sprawdza, czy wydatki zadeklarowane dotychczas we wnioskach o płatność, w ramach ww. kategorii, które występują w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. Opis projektu, nie przekraczają odpowiednich limitów: rzeczowych, tj. zakresowych - w odniesieniu do postanowień Opisu projektu; lub finansowych w odniesieniu do limitów określonych w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ tabela 13 Wniosku o płatność, w której znajdują się wydatki pogrupowane w celu monitorowania limitów.

Wskaźniki realizacji projektu We wniosku o dofinansowanie beneficjent określa cele projektu oraz wskaźniki ich osiągnięcia. Wskaźniki określone są w Katalogu wskaźników obowiązkowych w ramach POIiŚ. W przypadku, gdy wspomniane wyżej wskaźniki nie oddają specyfiki projektu, wnioskodawca może dodać własne wskaźniki, tak aby jak najlepiej scharakteryzować projekt. Należy jednak pamiętać, że beneficjent zobowiązuje się do osiągnięcia wszystkich zadeklarowanych wskaźników w wysokości i terminie zadeklarowanym we wniosku. Determinuje to prawidłowe rozliczenie projektu. Dlaczego wskaźniki są tak istotne? Bo na ich podstawie projekt był rankingowany podczas oceny merytorycznej I stopnia. Ich wysokość decydowała o tym, czy projekt otrzyma dofinansowanie unijne. Jako przykład wskaźników produktu można podać długość wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej (km) oraz liczbę wybudowanych oczyszczalni ścieków (szt.). Przykładowy wskaźnik realizacji to np. liczba osób podłączonych do wybudowanej sieci kanalizacji sanitarnej (os.). Często w trakcie rozliczania projektu okazuje się, że osiągnięcie zaplanowanych wartości wskaźników będzie skomplikowane. W przypadku projektów środowiskowych głównym powodem jest uzależnienie osiągnięcia niektórych wskaźników od innych podmiotów. Np. przytoczony powyżej wskaźnik podłączenia osób do kanalizacji sanitarnej wiąże się także z kosztami dla tych właśnie osób związanymi z wykonaniem przyłączy do posesji, uzyskaniem niezbędnych pozwoleń itp. Dlatego warto już na początku realizacji projektu prowadzić działania informacyjne w celu przekonania mieszkańców o celowości i konieczności podłączenia do sieci kanalizacyjnej. W momencie zakończenia projektu bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika jednak okres ten nie może być dłuższy niż 1 rok) beneficjent musi udowodnić osiągnięcie przyjętych wskaźników.

Rodzaje płatności Zaliczka to preferowana przez beneficjentów forma płatności, pozwalająca na zachowanie płynności finansowej podczas realizacji projektu. Najpierw dofinansowanie przekazywane jest na konto beneficjenta (za pośrednictwem BGK), później weryfikowana jest poprawność poniesionych wydatków. Zaliczka przekazywana jest na poczet przyszłych wydatków. Dlatego zaliczkę rozliczają tylko te wydatki, które zostaną poniesione po jej otrzymaniu. Z zaliczki należy regulować rachunki wyłącznie za wydatki kwalifikowane. Wypłata kolejnej transzy zaliczki następuje, w zależności od zapisów w umowie, pod warunkiem: wykazania we wnioskach o płatność przedłożonych do WFOŚiGW wydatków kwalifikowanych na co najmniej 70% wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek, lub rozliczenia przynajmniej 70% dotychczas przekazanych transz zaliczki (po zatwierdzeniu wniosku o płatność). Płatność pośrednia to zwrot części poniesionych przez beneficjenta wydatków - tych, które zostaną wykazane we wniosku o płatność oraz prawidłowo udokumentowane. Dlatego do wniosku o płatność pośrednią beneficjent załącza m.in. zestawienie dokumentów potwierdzających dokonanie wydatku (faktury lub dokumenty równoważne). Płatność końcowa występuje w każdym projekcie. To ostatni wniosek o płatność w ramach projektu, taki sam jak wniosek o płatność pośrednią. Wniosek o płatność końcową składany jest w terminach określonych w umowie/ decyzji o dofinansowaniu. W zależności od warunków tam zawartych, data końcowa okresu, za który składany będzie wniosek o płatność końcową nie musi być ostatnim dniem miesiąca kalendarzowego.

Wniosek o płatność - krok po kroku Kwota powinna być równa sumie wartości wykazanych w tabeli 9, kolumna 8. Kwota powinna być rozbita odpowiednio na wartość wydatków kwalifikowalnych stanowiących rozliczenie zaliczki oraz podstawę refundacji. Kwota powinna zostać zaokrąglona w dół do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku, gdy beneficjent nabywa prawo do kolejnej transzy zaliczki, to w polu w tym zaliczka należy wpisać wartość kolejnej transzy zgodnie z Planem wystąpień o środki dotacji celowej i płatności.

Tabela nr 9 - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Wypełniając zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy je pogrupować wg rodzajów płatności, które zaznaczono w polu 7 Jeżeli płatność była dokonana w więcej niż jednym terminie należy podać wszystkie daty lub daty graniczne. W przypadku dokonania częściowej płatności za fakturę w odpowiednich kolumnach należy podać datę dokonania płatności częściowej. Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych należy podać w kolumnie 4 - graniczne daty dokonania płatności. Nie należy ujmować dokumentów dotyczących w całości wydatków niekwalifikowanych. W przypadku wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym, które nie zostały ujęte we wniosku o płatność za ten okres, można je ująć we wniosku o płatność za inny okres d Kwota tożsama z kwotą łączną na jaką opiewa przedmiotowy dokument, nawet jeśli w kwocie tej zawierają się wydatki poniesione w ramach innego projektu, jak również niezależnie od tego czy dotyczy kilku kategorii wydatków.

Tabela nr 9 - Ciąg dalszy. Dla deklarowanych wydatków osobowych lub bezosobowych należy podać w kolumnach 6 i 7 wartość dokumentu (wartość w obu kolumnach będzie identyczna). W przypadku dokonania częściowej płatności za fakturę w odpowiednich kolumnach należy podać kwoty dokumentu z odpowiednich pozycji faktury, które (jako kwalifikowane) zostały opłacone. W sytuacji gdy deklaruje się jako kwalifikowane wydatki, te które deklarowane były już wcześniej, jednak nie zostały uznane za kwalifikowane, należy opatrzyć je odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą np. Wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres. Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowalny/ Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowalny.

W szczególności należy odnieść się do obowiązkowych działań informacyjno-promocyjnych. W tym miejscu należy również zamieścić informację o ewentualnych opóźnieniach/przyspieszeniach/rozbieżnościach w stosunku do Harmonogramu realizacji projektu.

W sytuacji gdy beneficjent deklaruje w danym wniosku o płatność, jako kwalifikowane, ponownie te same wydatki, które deklarował już wcześniej, jednak nie zostały one uznane za kwalifikowane lub instytucja wdrażająca nie uznała ich za kwalifikowane, nie należy tych wydatków ponownie ujmować w kolumnie 4, natomiast należy kwotę tych wydatków ująć w kolumnie 5. Jeżeli beneficjent poniósł w okresie, za który składany jest wniosek o płatność wydatki, które jako kwalifikowane zamierza przedstawić dopiero w kolejnych wnioskach o płatność, to powinien wykazać je w kolumnie 4, ale nie powinien wykazywać ich w kolumnie 5. Kwoty wykazane w kolumnie 4 powinny obejmować wszystkie wydatki poniesione przez beneficjenta od początku realizacji projektu (zarówno kwalifikowane, jak i niekwalifikowane również teniewykazane w pkt. 9 i niezależnie od tego, czy były planowane, czy też nie). Kwoty wykazane w kolumnie 5 powinny obejmować wydatki kwalifikowane poniesione przez beneficjenta od początku realizacji projektu, czyli sumę wydatków, które zostały uznane za kwalifikowane w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność oraz wydatków wykazanych w tab. 9 wniosków o płatność będących w trakcie.weryfikacji. Należy opisać krótko zadania, jakie beneficjent planuje podpisać w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. Informacja ta powinna zostać podana odnośnie każdego z zaplanowanych w projekcie zadań.

Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji, a niezrealizowanych w Należy tym okresie (w tym wymienionych w tabeli 14 poprzedniego wniosku o płatność) wraz z podaniem powodów odstąpienia beneficjenta od realizacji określonych zadań. Należy przedstawić informację o wydatkach kwalifikowanych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Przedstawione informacje powinny obejmować kwartały kalendarzowe i za punkt odniesienia przyjmuje się miesiąc złożenia wniosku o płatność.

III. PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI O czym warto pamiętać przygotowując wniosek o płatność? Wojewódzki Fundusz radzi: Zapoznaj się z zapisami umowy o dofinansowanie. Przeczytaj dokładnie aktualne wersje dokumentów, które regulują rozliczanie projektu: Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko; oraz załączniki do ww. dokumentu, w tym Wzór wniosku beneficjenta o płatność priorytety I-XIII; Instrukcję wypełniania wniosku o płatność. Termin zapłaty i wartość dokumentów finansowych ujętych we wniosku o płatność powinny być zgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowym. Zgromadź wszystkie dokumenty finansowe, potwierdzające poniesienie wydatków. Wypełnij wszystkie wymagane pola we wniosku o płatność zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność. Kopie załączników do wniosku powinny być na każdej stronie potwierdzone przez beneficjenta za zgodność z oryginałem. Zaleca się, aby wszelkie dokumenty dotyczące pozycji ujętej na fakturze znajdowały się bezpośrednio przy niej. Prawidłowy opis faktury Na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej musi znaleźć się opis w zakresie numeru umowy o dofinansowanie, natomiast w sytuacji, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej także w zakresie kwoty wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowany). Pozostałe elementy opisu mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, zgodnie z Załącznikiem nr 5 do Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ. Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone przez upoważnioną osobę z danej jednostki.

Faktura lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny posiadać wszystkie cechy dowodu księgowego, zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości. Najczęstsze błędy popełniane przez beneficjentów we wniosku o płatność

Data wystawienia faktury jest późniejsza niż data zapłaty. W wyciągach bankowych w tytułach przelewu brakuje numeru i daty (jeśli nie posiada numeru tylko datę wraz z nazwą kontraktu), kontraktu zawartego z wykonawcą oraz nr faktury z tytułu których dokonywana jest płatność. Brak dokumentu potwierdzającego potwierdzenie zakresu faktycznie poniesionych usług w przypadku dokumentowania wydatków dotyczących umów zlecenia, czy umów o dzieło. W przypadku innych wydatków poza kontraktowych brak dołączenia do wniosku o płatność dokumentu / informacji potwierdzającej konieczność poniesienia danego wydatku oraz jego wysokości, zakresu rzeczowego np. zlecenia zamówienia. Poniesienie wydatku przez podmiot inny niż beneficjent lub podmiot upoważniony do poniesienia wydatków. Na opisach faktur i rachunków brak zapisów księgowych dokumentujących prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji projektów. Opisy faktur są niezgodne z Wytycznymi w zakresie sprawozdawczości. Należy powołać się na nr kontraktu / umowy z wykonawcą oraz nr i datę protokołu potwierdzającego odbiór prac. W przypadku występowania różnych kategorii wydatków w opisie należy również podać informację o wartości poszczególnych kategorii wydatków kwalifikowanych. Przy deklarowaniu wydatków na wynagrodzenia brak Oświadczenia beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu realizowanego w ramach POIiŚ oraz list stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowane. W przypadku wykonania materiałów promocyjnych (tablice informacyjne, plakaty, naklejki) należy dołączyć wzory lub zdjęcia umożliwiające ocenę, czy zostały one wykonane zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013. Nieprawidłowe przypisanie wydatku do kategorii wydatków. Np. wydatki poniesione na obsługę prawną przypisano do kategorii Wydatki osobowe, a powinno być: pozostałe wydatki związane z zarządzeniem. Wnioskowanie o refundację amortyzacji środków trwałych służących do zarządzania projektem w 100% w przypadku, gdy środki trwałe są wykorzystywane także w innych celach niż realizacja projektu. W takiej sytuacji kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania środka trwałego w celu realizacji projektu. Deklarowanie składników wynagrodzeń, które nie są ujęte w regulaminie wynagradzania beneficjenta. Wydatki poniesione na wynagrodzenia powinny być zgodne z regulaminami wynagradzania.

Najczęściej zadawane pytania W ciągu ostatnich 3 miesięcy nie poniosłem żadnych wydatków związanych z realizacją projektu. Czy muszę złożyć wniosek o płatność? TAK. Wniosek o płatność składany jest niezależnie od tego, czy beneficjent deklaruje w nim wydatki, czy nie. Czy mogę zmienić osobę, która została wskazana na karcie wzorów podpisów? TAK. Przypomnijmy, że kartę wzorów podpisów beneficjent składa wraz z pierwszym wnioskiem o płatność. W przypadku konieczności zmian należy złożyć zaktualizowaną kartę wzoru podpisów wraz z wnioskiem, którego dotyczy. Jakie są konsekwencje naruszenia zasad ustawy Prawo zamówień publicznych np. co do wyboru wykonawców? POWAŻNE. Każde niedostosowanie się do wymogów ustawy może mieć poważne konsekwencje, łącznie z nieotrzymaniem dotacji, obowiązkiem jej zwrotu lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. Jeśli całkowity koszt realizacji projektu wzrośnie po podpisaniu umowy, czy można uznać te wydatki za kwalifikowane? Wydatków wynikających ze wzrostu całkowitego kosztu realizacji projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie, nie można uznać za wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Zwiększają one wkład własny beneficjenta.

W jakiej formie możliwe jest regulowanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi w Jednostce Realizującej Projekt? Jeżeli pracownicy beneficjenta będą wykonywać zadania w ramach projektu w sposób trwały, powtarzalny i systematyczny powinni mieć podpisane umowy o pracę, a zadania związane z projektem powinny być uwzględnione w zakresie obowiązków danego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Natomiast wykonywanie zadań w ramach projektu na podstawie umów zlecenia/o dzieło z własnymi pracownikami beneficjenta powinno mieć charakter incydentalny i występować w wyjątkowych sytuacjach. Takie umowy zlecenia lub o dzieło nie mogą naruszać przepisów w zakresie prawa pracy. Oznacza to m.in., że umowy te nie mogą zastępować umów o pracę w celu ominięcia stosowania przepisów prawa pracy oraz nie powinna zaistnieć sytuacja, w której pracownik w wyniku umowy o pracę i umowy zlecenia/o dzieło powinien wypracować taką liczbę godzin, że nie jest to możliwe fizycznie do wykonania. Nie powinna także zaistnieć sytuacja, w której pracodawca wyłącza część dotychczasowych obowiązków pracownika z umowy o pracę, a później zleca te obowiązki temu samemu pracownikowi na podstawie umowy zlecenia/o dzieło. Jeśli beneficjentowi wypłacono 100% zaliczki, czy zaliczkę taką we wniosku opłatność wykazujemy jako wydatki kwalifikowane w 85% czy w 100%? Wydatki kwalifikowane poniesione z tej zaliczki wykazujemy w całości, jednak rozliczenie jej następuje zawsze na poziomie wynikającym z umowy o dofinansowanie. Jak należy opisać listę płac? List płac ma status dokumentu księgowego, dlatego też należy dokonywać jej opisu zgodnie z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku o płatność w ramach PO IiŚ.

Czy na fakturze należy pisać informację, że opis faktury znajduje się w załączniku? Informacja, że opis faktury znajduje się w załączniku nie jest wymagana. Zgodnie z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku o płatność w ramach PO Ii (załącznik nr 1a) każdy dokument księgowy lub dokument o równoważnej wartości powinien posiadać opis w jakimś zakresie, dla weryfikującego dany wniosek o płatność będzie oczywiste, że należy go poszukać w załączniku do dokumentacji. Czy w tabeli nr 9 należy umieszczać faktury z wydatkami niekwalifikowalnymi? W tabeli nr 9 nie należy wykazywać faktur dotyczących w całości wydatków niekwalifikowalnych. Czy do wniosku o płatność należy dołączać wyciągi bankowe, które zawierają w wielu przypadkach po kilkanaście stron? Można dołączyć do wniosku o płatność pierwszą stronę wyciągu, stronę z zaksięgowanym wydatkiem oraz ostatnią stronę wyciągu. Jak należy ujmować w tabeli nr 9 dokumenty w przypadku przedstawienia przez beneficjenta kolejnej wersji wniosku, jeżeli w wyniku jego weryfikacji beneficjent wycofuje część wydatków? Zachowanie starej numeracji ułatwiłoby kolejne weryfikacje wniosku o płatność. Dodatkowo w wierszach, dla których są wycofane wydatki można zawrzeć taką informację.

Wydatek powstaje jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie i nie jest możliwe podanie jej numeru. Czy po podpisaniu umowy o dofinansowanie wszystkie dokumentu należy uzupełnić o numer umowy? Tak. Opis dokumentu powinien być aktualny z wymogami obowiązującymi na dzień złożenia wniosku o płatność. Czy w tabeli 13 należy uwzględnić wydatki poniesione przed okresem kwalifikowalności? Tak. Wydatki poniesione przed okresem kwalifikowalności, ale poniesione w ramach danego projektu należy uwzględnić w kolumnie 4 tabeli 13. Czy w punkcie 17 przedstawiamy wydatki planowane do poniesienia, czy też wydatki planowane do przedstawienia w kolejnych wnioskach o płatność? W punkcie 17 przedstawiamy wydatki, które są planowane do przedstawienia w kolejnych wnioskach o płatność do refundacji bądź jako rozliczenie zaliczki. Czy jedna faktura może mieć różne źródła finansowania np. Środki POIiŚ, środki NFOŚiGW, środki WFOŚiGW, partycypacja Zakładu Energetycznego? Nie ma zasady zgodnie, z którą faktura musi mieć jedno źródło finansowania. Natomiast w zakresie w jakim wydatek jest uznany za kwalifikowany musi być zgodny z zasadami dotyczącymi podwójnego finansowania (Podrozdział 5.6 Wytycznych).

Gdzie można uzyskać wsparcie przy przygotowaniu i realizacji projektów środowiskowych? Zapraszamy do punktu informacyjnego, na spotkania ze specjalistami WFOŚiGW w Olsztynie w naszej siedzibie oraz do wizyt na naszej stronie internetowej www.wfosigw.olsztyn.pl Punkt informacyjny Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 Oś priorytetowa I Gospodarka wodno-ściekowa oraz Oś priorytetowa II Gospodarka odpadami i ochrona powierzchni ziemi Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie Regionalne Centrum Projektów Środowiskowych ul. Św. Barbary 9; 10-026 Olsztyn tel.: (089) 522-02-00; -10; -20; -30 fax: (089) 522-02-09 www.wfosigw.olsztyn.pl e-mail: poiis@wfosigw.olsztyn.pl Ważne strony internetowe: Strona POIiŚ www.poiis.gov.pl Ministerstwo Rozwoju Regionalnego www.mrr.gov.pl Ministerstwo Środowiska www.mos.gov.pl WFOŚiGW w Olsztynie www.wfosigw.olsztyn.pl

Wydawca: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie ul. Św. Barbary 9 10-026 Olsztyn www.wfosigw.olsztyn.pl poiis@wfosigw.olsztyn.pl EGZEMPLARZ BEZPŁATNY Publikacja współfinansowana ze środków Funduszu Spójności w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013