Informacje ogólne na dobry początek Erasmus+: szkolnictwo wyższe, KA1 Spotkanie dla Beneficjentów przygotowujących się do podpisania umowy finansowej na rok akademicki 2014/15 Warszawa, 30 czerwca 2014 r. Przewidywany harmonogram zdarzeń związanych z umowami na rok 2014/15 Strona internetowa programu Erasmus+ prowadzona przez NA (FRSE) źródłem informacji dla polskich beneficjentów Umowy finansowe opracowane przez KE dla całego programu Erasmus+ Dwa rodzaje umów finansowych: monobeneficiary oraz multibeneficiary Umowa właściwa dla projektów Mobilność edukacyjna w sektorze szkolnictwa wyższego to umowa typu monobeneficiary (umowa z jednym beneficjentem) Zmiany terminologiczne Terminologia stosowana w Erasmusie + Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów wyjeżdżających na studia Wsparcie Indywidualne dla mobilności studentów wyjeżdżających na praktykę Wsparcie Indywidualne i Podróż dla mobilności pracowników uczelni Wsparcie Organizacyjne (OS) Jak to było w LLP? SM SMS SMP ST (posiadające pod-kategorie STA i STT) OM Uregulowanie związane z opodatkowaniem osób fizycznych otrzymujących Wsparcie Indywidualne Art. 21 ust. 1 pkt. 23 a lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 26 lipca 1991 r. z późniejszymi zmianami: wolna od podatku jest część dochodów osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących dochody z tytułu stypendiów w wysokości stanowiącej równowartość diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju (rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. DZ.U. z 2013 r. poz. 167) Uregulowanie związane z opodatkowaniem osób fizycznych otrzymujących Wsparcie Indywidualne (2) Co powinna zrobić uczelnia, aby zapewnić zwolnienie podatkowe swoim studentom i pracownikom? 1) Skierowanie wniosku o interpretację indywidualną do właściwego dla siedziby uczelni Urzędu Skarbowego. 2) W razie innej interpretacji, nakładającej konieczność opodatkowania: a) odwołanie do właściwej Izby Skarbowej b) list to Departamentu Podatków Dochodowych w Ministerstwie Finansów oraz cc do Departamentu Innowacji i Rozwoju w MNiSW Ankieta beneficjenta Termin wypełnienia ankiety (20 dni) Hasło weryfikacyjne Nr projektu Czas trwania projektu: 16 lub 24 miesiące Waluta rachunku Zawiadomienie emailowe z NA Złożenie ankiety przez uczelnię jest niezbędne dla wystawienia umowy finansowej przez NA. Dokumenty w URF (20 dni) Zmniejszenie przyznanej kwoty dofinansowania na wniosek uczelni. 1
Umowa finansowa: warunki szczególne Umowa finansowa: warunki ogólne Dane identyfikacyjne umowy (źródło: Ankieta beneficjenta): podpis prawnego przedstawiciela Załączniki do umowy Przedmiot umowy i okres jej trwania Maksymalna kwota i forma dofinansowania Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu Sprawozdawczość i płatności Rachunek bankowy Monitoring i ewaluacja Cześć A - Postanowienia prawne i administracyjne Ogólne obowiązki beneficjenta Komunikacja pomiędzy stronami umowy Odpowiedzialność za szkody Konflikt interesów Poufność Przetwarzanie danych osobowych Ekspozycja informacji o finansowaniu umowy z funduszy UE Umowy z podwykonawcami i zamówienia publiczne Aneksy do umowy Definicja siły wyższej Zawieszenie realizacji projektu Wypowiedzenie umowy Umowa finansowa: warunki ogólne (2) Umowa finansowa: przesunięcia funduszy Część B - Warunki finansowe Kwalifikowalność kosztów Ustalenia dotyczące kolejnych płatności Ustalenie ostatecznej kwoty dofinansowania Zwroty kwot dłużnych Kontrole i audyty Monitoring i ewaluacja Z do max (OM) studentów na studia (SMS) studentów na praktykę (SMP) studentów (SM) LUB pracowników (ST) studentów na praktykę (SMP) studentów na studia (SMS) 50% 100% 100% pracowników (ST) studentów (SM) 100% Umowa finansowa: załączniki Załącznik I: Opis projektu (wniosek o dofinansowanie) Załącznik II: Szacunkowy budżet projektu Załącznik III: Zasady finansowe i umowne Załącznik IV: Wzory dokumentów mające zastosowanie do umów finansowych pomiędzy Beneficjentem a uczestnikami projektu Załącznik III Uprawnione wyjazdy - zgodne z zasadami programu - minimalny czas trwania liczony jest bez dni podróży Podróż - kalkulator odległości - podróż od siedziby uczelni do siedziby instytucji partnerskiej - stawki (nalicza MT); - SM: dodatkowe wsparcie 200 - uczestnik, który nie wypełni indywidualnego raportu może zostać wezwany do zwrotu dofinansowania. - monitoring stanu ankiet przez uczelnię 2
Załącznik III (2) Załącznik III (3) Wyjazdy - Data początkowa/ data końcowa - Wykaz zaliczeń/ Potwierdzenie odbycia praktyki - Przedłużenia/ skrócenia pobytu Organisational support - Naliczany automatycznie w zależności od liczby wyjazdów - Margines tolerancji 10% Przygotowanie językowe - Test biegłości językowej - Kursy on-line; licencje Studenci niepełnosprawni - Informacja w MT Sprawozdawczość - Raport postępu, końcowy - Raporty uczestników - możliwa redukcja dofinansowania Stawki - Pracownicy - Studenci Wysokość dofinansowania: studenci Kraje należące do danej grupy Grupa 1 Austria, Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania, Włochy Grupa 2 Belgia, Chorwacja, Cypr, Czechy, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Luksemburg, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja Grupa 3 Bułgaria, Estonia, Litwa, Łotwa, FYROM, Malta, Rumunia, Słowacja, Węgry Studia ( /m-c)* Praktyka ( /m-c) 500 * 600 400 * 500 300 * 400 * Osoby uprawnione do stypendium socjalnego - dodatkowo 200 euro miesięcznie Uwaga! Tylko przy wyjazdach na studia! Wysokość dofinansowania: pracownicy Kraje należące do danej grupy Grupa 1 Dania, Holandia, Irlandia, Szwecja, Wielka Brytania Grupa 2 Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Finlandia, Francja, Grecja, Islandia, Lichtenstein, Luksemburg, Norwegia, Polska, Rumunia, Turcja, Węgry, Włochy Grupa 3 Hiszpania, Łotwa, Malta, FYROM, Niemcy, Portugalia, Słowacja Grupa 4 Chorwacja, Estonia, Litwa, Słowenia Dzienna wartość stypendium w euro przy wyjazdach trwających nie dłużej niż 14 dni* 130 110 100 80 Załącznik III (4) Kontrole - Raport końcowy - Kontrola na podstawie nadesłanych dokumentów (Deskcheck) - Kontrola w siedzibie organizacji Beneficjenta Dokumenty podlegające sprawdzeniu w ramach poszczególnych rodzajów kontroli Załącznik IV Wzory dokumentów mające zastosowanie do umów finansowych pomiędzy Beneficjentem a uczestnikami projektu Umowa finansowa pomiędzy uczelnią a wyjeżdżającym na studia/ praktykę studentem Karta Studenta Erasmusa Porozumienie o programie studiów/ praktyki Umowa finansowa pomiędzy uczelnią a wyjeżdżającym pracownikiem Indywidualny program nauczania/ szkolenia 3
Udział ryczałtowy (art. II.21.2) Porozumienie o programie studiów (Learning Agreement for studies) Beneficjent zgadza się na kontrolę ewidencji księgowej swojej organizacji w celu dokonywania okresowej oceny poziomu udziału ryczałtowego w dofinansowaniu, z zastosowaniem ryczałtowych stawek jednostkowych. Kontrole te nie będą skutkować zmianą ostatecznej kwoty dofinansowania w ramach niniejszej umowy, ale uzyskane ustalenia ( ) mogą zostać użyte przez NA i KE w kontekście możliwych przyszłych rozwiązań decyzyjnych ( ) czyli Learning agreement for studies 5 stron + 6 stron wskazówek uporządkowanie informacji (podział na sekcje before, during i after the mobility) kluczowe dane w tabelach A-F Porozumienie o programie studiów (Learning Agreement for studies) Kluczowy dokument dla uznawalności akademickiej (recognition); Przygotowanie na podstawie Katalogu Przedmiotów ECTS/ dwustronnych ustaleń (np. przy podpisywaniu IIA) Wszelkie ustalenia ze studentem wyjeżdżającym PRZED PODPISANIEM UMOWY (przed wyjazdem) Ustalenia powinny mieć formę pisemną Porozumienie o programie studiów (Learning Agreement for studies) Tabela A przedmioty do zrealizowania w uczelni przyjmującej Tabela B gwarancja zaliczenia przedmioty z oferty uczelni wysyłającej, które będą automatycznie zaliczone po pomyślnym zrealizowaniu programu z Tabeli A Jeżeli uczelnia zamierza uznać studentowi inną, niż przypisana w Tabeli A liczbą punktów ECTS konieczne uzgodnienie ze studentem przed wyjazdem w formie pisemnej (np. w formie uzupełnienia do tabeli B) Pole pod tabelą B określenie sposobu postępowania w przypadku niezaliczenia przedmiotu Porozumienie o programie studiów (Learning Agreement for studies) Tabela C zmiany Tabela D gwarancja zaliczenia (o ile sytuacja opisana w tabeli B ulega zmianie) Tabela E = Wykaz zaliczeń Tabela F potwierdzenie uznania akademickiego przez uczelnię wysyłająca Wyjątek z Karty Studenta Erasmusa: Masz prawo do uzyskania ze strony uczelni macierzystej pełnego uznania wszystkich pomyślnie zrealizowanych podczas wyjazdu działań, zgodnie z postanowieniami zawartymi w Porozumieniu o programie studiów / Porozumieniu o programie praktyki. Porozumienie o programie praktyki czyli Learning agreement for traineeships 4
Porozumienie o programie praktyki Learning Agreement for Traineeships Liczba godzin pracy tygodniowo Tytuł praktyki Zakładane efekty kształcenia (wiedza, umiejętności, kompetencje społeczne) zdobyte po pomyślnym zrealizowaniu praktyki Plan monitoringu: w instytucji przyjmującej, przez uczelnię wysyłającą (kto odpowiedzialny, forma sprawdzania postępów w realizacji praktyki) Plan oceny: na jakiej podstawie, w jakiej formie, przez kogo praktyka zostanie oceniona Poziom biegłości językowej praktykanta Porozumienie o programie praktyki Learning Agreement for Traineeships Przed mobilnością: Zobowiązanie uczelni wysyłającej do sposobu zaliczenia praktyki Jeżeli jest integralną częścią programu kształcenia (obowiązkowa) Jeżeli jest opcjonalną częścią programu kształcenia Zobowiązania instytucji przyjmującej Do wsparcia finansowego (jeżeli dotyczy) Do zapewnienie ubezpieczenia (jeżeli dotyczy) oraz zakresu ubezpieczenia (wypadkowe, odpowiedzialności cywilnej) Do zapewnienia niezbędnego sprzętu i wsparcia Do wydania zaświadczenia o odbyciu praktyki Osoby odpowiedzialne z uczelni wysyłającej i instytucji przyjmującej Porozumienie o programie praktyki Learning Agreement for Traineeships W czasie odbywania praktyki: Zmiany do uzgodnionego przed wyjazdem programu praktyki Po mobilności: Zaświadczenie o odbyciu praktyki części takie jak przed wyjazdem, ale stwierdzające: Zrealizowany program praktyki Osiągnięte efekty kształcenia (wiedza, umiejętności, kompetencje społeczne) Ocenę praktykanta (forma i wynik) Porozumienie o programie nauczania czyli Staff mobility for teaching, mobility agreement Porozumienie o programie nauczania dawniej: Individual Teaching Programme Czas trwania Dodatkowy dzień na podróż przed rozpoczęciem okresu mobilności Dodatkowy dzień na podróż po zakończeniu okresu mobilności Dziedzina akademicka (ISCED 2013) Poziom studiów objętych nauczaniem w uczelni przyjmującej Liczba studentów uczelni przyjmującej, którzy uczestniczyli w zajęciach Porozumienie o programie nauczania dawniej:individual Teaching Programme Liczba zrealizowanych godzin dydaktycznych (minimum 8 tygodniowo lub przy pobytach krótszych) Cel mobilności Wartość dodana mobilności (dla obydwu instytucji oraz dla nauczyciela) Program nauczania Przewidywane rezultaty i wpływ zrealizowanej mobilności (nie tylko liczba studentów, którzy uczestniczyli w zajęciach) Podstawa kwalifikacji na wyjazd. Związek ze strategią uczelnianą (związek z indywidualnym raportem Uczestnika) 5
Porozumienie o programie szkolenia czyli Staff mobility for training, mobility agreement Porozumienie o programie szkolenia dawniej: Individual Training Programme Czas trwania Dodatkowy dzień na podróż przed rozpoczęciem okresu mobilności Dodatkowy dzień na podróż po zakończeniu okresu mobilności Cel mobilności Wartość dodana mobilności (dla obydwu instytucji oraz dla nauczyciela) Działania do zrealizowania (program szkolenia) Przewidywane rezultaty i wpływ zrealizowanej mobilności Podstawa kwalifikacji na wyjazd. Związek ze strategią uczelnianą (związek z indywidualnym raportem Uczestnika) Raporty Zapisy w umowie finansowej uczelnia NA dotyczące sprawozdawczości > art. I.4 Raport postępu oraz raport końcowy będzie składany poprzez Mobility Tool -> pracę nad raportem uczelnia rozpoczyna już w momencie zarejestrowania w Mobility Tool pierwszej mobilności Złożenie raportu końcowego będzie polegało na zatwierdzeniu wprowadzonych w trakcie realizacji umowy finansowej mobilności poprzez przycisk wyślij/złóż Mobility Tool (MT) podstawowe informacje Właścicielem i głównym administratorem internetowej aplikacji jest Dyrekcja Generalna DG EAC. Aplikacja służy do współpracy, zarządzania i raportowania projektów w programie Uczenie się przez całe życie oraz Erasmus+, Podstawowym warunkiem pracy w systemie MT jest posiadanie konta w bazie ECAS, Głównymi użytkownikami MT są uczelnie-beneficjenci, Uczestnicy mobilności (studenci, pracownicy) są tylko pośrednimi użytkownikami MT (wypełniają raporty generowane przez system w formacie PDF), MT gromadzi informacje o uczestnikach, realizowanych mobilnościach, dane finansowe, raporty uczestników, raporty końcowe beneficjenta, Strona www poświęcona MT: http://mtool.llp.org.pl/ (m.in. Przewodnik dla Beneficjentów, Instrukcja użytkowania ECAS, itp.). ADRES DOSTĘPOWY https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility zalecana przeglądarka Mozilla Firefox 6
Niezbędne założenie konta w ECAS. Wymagane podanie adresu mailowego, stworzenie hasła. Domena: External Wybrane pytania dotyczące działania Mobility Tool zgłoszone przez uczelnie: Co zrobić, jeśli stypendysta nie dostał maila z linkiem do ankiety? Czy planowane jest wprowadzenie funkcjonalności wyślij ponownie, w przypadku gdy link do ankiet nie trafi do zainteresowanego? Jak zmienić język w jakim wyświetla się ankieta (zdarzały się ankiety np. w języku słowackim lub węgierskim)? Jak porodzić sobie z wpisaniem terminu wyjazdu i poziomu nauczania ST (system nie pozwala zapisać zmian)? Czy i kiedy koordynator będzie miał podgląd do złożonych ankiet? Indywidualny raport z wyjazdu Statusy raportów z wyjazdu w Mobility Tool: Umowa uczelnia student (wersja DRAFT), ARTYKUŁ 7 INDYWIDUALNY RAPORT Z WYJAZU (ANKIETA STYPENDYSTY on-line EU survey) 7.1. Uczestnik wypełni raport-ankietę on-line najpóźniej w terminie 30 dni od dnia zakończenia mobilności. Uczestnik będzie miał prawo do modyfikacji złożonego raportu-ankiety w terminie do 70 dni od zakończenia pobytu w organizacji przyjmującej. 7.2 Uczestnik, który nie złoży raportu-ankiety może zostać zobowiązany przez Uczelnię wysyłającą do częściowego lub pełnego zwrotu otrzymanego dofinansowania UE. brak link do ankiety nie został jeszcze wysłany wnioskowany link do ankiety został wysłany złożony ankieta została złożona w roku 2013/14: status NA-excluded ankieta nie musi zostać złożona w MT ponieważ wyjazd zakończył się przed 26 lutego 2014 (poprzedni system ankietowania OnLine FRSE) Ankiety stypendystów będą elementem oceny raportu końcowego uczelni. Indywidualny raport z wyjazdu Participant Report Form - Student mobility for studies in higher education ( dawniej SMS) Participant Report Form - Student mobility for traineeships in higher education (dawniej SMP) Participant Report Form - Staff mobility for teaching assignments and training activities (dawniej ST): Monitoring i kontrole w pogramie Erasmus+ w świetle umowy pomiędzy KE i NA Sposoby monitorowania i kontroli: - Kontrole zza biurka (m.in. monitoring stron internetowych) - Wizyty monitorujące w uczelniach - Kontrole finansowe - Kontrole prowadzone przez wybrane podmioty, np. KE 7
Schemat wizyty monitoringowej Schemat wizyty monitoringowej (2) - Wybór uczelni do monitoringu - Powiadomienie wybranej uczelni o wizycie - Ustalenie terminu przez uczelnię i NA PRZED WIZYTĄ: - Monitoring strony internetowej pod kątem realizacji ECHE oraz dokumentacji dotyczącej umowy w ramach danego roku akademickiego - Wypełnienie przez uczelnię Karty monitoringu Wizyta w uczelni (wg ustalonego przez strony harmonogramu); wizyta monitoringowa ma charakter doradczy. PO WIZYCIE: - Raport podsumowujący z wizyty (do akceptacji uczelni) - List końcowy do władz uczelni z (ewentualnymi) zaleceniami i terminem ich wdrożenia - List z NA do władz uczelni w celu sprawdzenia realizacji zaleceń PO WER: Informacje ogólne Wniosek w formie deklaracji (traktowanej jako załącznik do wniosku z konkursu 2014 r.) Wskazanie ile wyjazdów studentów (z wnioskowanych w konkursie 2014 r.) dotyczy wyjazdów do krajów UE: studentów niepełnosprawnych studentów wyjeżdżających na studia otrzymujących stypendia socjalne PO WER: Wysokość wparcia indywidualnego Studenci niepełnosprawni (studia i praktyka): standardowe stypendium na koszty utrzymania (ryczałt) dodatek z tytułu niepełnosprawności => rozliczenie wg kosztów rzeczywistych Studenci otrzymujący stypendium socjalne (studia): standardowe stypendium na koszty utrzymania (ryczałt) dodatek socjalny (ryczałt) PO WER: Umowa finansowa Waluta umowy Okres objęty umową Zasady realizacji działań => na zasadach obwiązujących w programie Erasmus+ Dodatkowe dane uczestników, np.: PESEL, adres, status na rynku pracy, przynależność do mniejszości narodowej, etnicznej (T/N), osoba przebywająca w gospodarstwie domowym bez osób pracujących (T/N), osoba żyjąca w gospodarstwie składającym się z jednej osoby dorosłej i dzieci pozostających na utrzymaniu (T/N) Studenci niepełnosprawni Wymóg formalny: student posiada orzeczenie o niepełnosprawności Dodatkowe koszty wyjazdu wynikające z niepełnosprawności Wpływ niepełnosprawności na mobilność Zasadności kosztów Rozliczenie wg kosztów rzeczywistych Rodzaje kosztów: podróż i pobyt osoby towarzyszącej wynagrodzenie miejscowego opiekuna opieka lekarska, rehabilitacja, leki specjalne materiały dydaktyczne specjalne ubezpieczenie 8
Studenci ze stypendium socjalnym Wymóg formalny: student wyjeżdżający na studia otrzymuje stypendium socjalne Wysokość dodatku: 200 /miesiąc Pobyt od 01.10.2014 do 31.03.2015 Przykład 1: stypendium socjalne od 01.09.2014 => dodatek 200 /miesiąc od 01.10.2014 Dziękujemy za uwagę Przykład 2: stypendium socjalne od 01.01.2015 => dodatek 200 /miesiąc od 01.01.2015 Przykład 3: stypendium socjalne do 31.12.2014 => dodatek 200 /miesiąc do 31.03.2015 9