Zestawienie propozycji aktualizacji zapisów Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 wraz z ich statusem realizacji L.p. Uwagi Instytucja Uwagi IZ 1. - Dot. punktu wielkości instytucji klasyfikowanej jako mikro, małe, średnie, duŝe PARP Uwaga uwzględniona przedsiębiorstwo, ale wyłącznie w oparciu o wielkość zatrudnienia. Klasyfikowanie wielkości podmiotu wyłącznie wg liczby zatrudnionych jest niezgodne z definicją MSP. Oprócz kryteriów dotyczących wielkości zatrudnienia oraz bilansu i obrotów istotną kwestią w procesie oceny statusu przedsiębiorstwa jest kwestia powiązań z innymi podmiotami, m.in. przedsiębiorstwami, osobami fizycznymi, uczelniami czy jednostkami samorządu terytorialnego. Brak uwzględnienia wszystkich kryteriów powoduje błędną klasyfikację podmiotu. 2. - Dot. dodania zapisu w instrukcji na stronie numer 10 akapit 3:,, W przypadku nowo powstałych podmiotów gospodarczych, które przystąpiły do udziału w projekcie, którym GUS nie nadał jeszcze numeru REGON, dopuszcza się moŝliwość wypełnienia pola REGON zerami. Pole REGON powinno zostać uzupełnione i przekazane w formie Formularza PEFS w kolejnych okresach sprawozdawczych. W odniesieniu do projektu realizowanego w ramach Poddziałania 2.2.1 zdarzają się przypadki kiedy z usługi punktów konsultacyjnych korzystają nowo powstałe podmioty gospodarcze, którym GUS nie nadał jeszcze numeru REGON. W przypadku tych podmiotów pole REGON wypełniane jest zerami, a następnie po uzyskaniu numeru dane zostaną uzupełnione w PEFS. Sytuacje te powodują konieczność składania wyjaśnień do wniosku o płatność beneficjenta. UM woj. Dolnośląskiego Uwaga niezasadna Numery NIP i REGON muszą być unikalne, czego nie zapewnia wypełnianie pól zerami. Istnieje Procedurę nadawania sztucznych numerów NIP i REGON na potrzeby PEFS 2007.W ramach aktualizacji Procedura została włączona do 3. - proponujemy dodanie do instrukcji załącznika z przykładowym wzorem Deklaracji uczestnictwa w projekcie. Pomimo, iŝ specyfika kaŝdego projektu jest inna, zakres danych ujmowanych zarówno w formularzu PEFS, jak i załączniku nr 2 do wniosku o płatność jest taki sam w przypadku wszystkich projektów. Wprowadzenie wzoru Deklaracji w znaczny sposób ułatwiłoby beneficjentom realizację projektów. 4. - proponujemy uzupełnić dane dotyczące wyliczania wieku w chwili przystąpienia do projektu (str. 30, punkt 4) podając algorytm automatycznego wyliczania pola tak aby beneficjent, który ręcznie wypełnia to pole zastosował identyczny sposób wyliczenia. UM woj. Dolnośląskiego instrukcji Uwaga niezasadna Z uwagi na róŝnorodność charakteru projektów opracowanie wzoru stwarza szereg trudność. Płeć i wiek uczestnika w chwili przystępowania do projektu uzupełniane są automatycznie przez Formularz PEFS 2007, po wprowadzeniu prawidłowego nr PESEL i daty rozpoczęcia udziału w projekcie 1
5. - Str. 7-9 W przypadku projektów kilkuletnich nie naleŝy stosować haseł z poprzednich lat do zabezpieczania danych w Formularzu PEFS. W instrukcji umieścić informacje odnośnie wymogu zmian hasła w ustawowym terminie tzn.: naleŝy pamiętać, Ŝe hasło do rozpakowania pliku oraz hasło do konta administratora, powinno być aktualizowane co 30 dni. 6. - Str. 12 Instrukcja wypełniania Formularza PEFS. Uzupełnienie zdania: NaleŜy pamiętać, iŝ dana forma wsparcia powinna być dodawana kaŝdorazowo, w przypadku, gdy dany uczestnik został objęty nią kilkakrotnie. 7. - Str. 11-14 MoŜna zawrzeć informacje w instrukcji, iŝ w przypadku np. projektów systemowych VII priorytetu w zakładce Dane instytucji nie uzupełniamy DANE PRACOWNIKÓW INSTYTUCJI. WUP w Łodzi WUP w Łodzi WUP w Łodzi Beneficjent jest związany rygorami ustawy o ochronie danych osobowych: Zgodnie z punktem XIV w powiązaniu z punktem IV 2. załącznika do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych zmiana hasła następuje nie rzadziej niŝ co 30 dni. Uwaga nie uwzględniona. Obecny zapis Podobnie, jeśli uczestnik został objęty daną formą wsparcia kilkakrotnie (np. uczestniczył w trzech szkoleniach), naleŝy uwzględnić to na liście udzielonych form wsparcia wydaje się precyzyjny Uwaga niezrozumiała 2
8. - NaleŜałoby zablokować moŝliwość ręcznego uzupełniania wieku w zakładce PEFS. Beneficjenci w zdecydowanej większości uzupełniają wiek ręcznie (rocznikowy) przez co na etapie weryfikacji Formularza zdarzają się rozbieŝności z wykazanym wiekiem, a jaki powinien być wykazany. 9. str. 6: W przypadku, jeśli w danym okresie rozliczeniowym objętym wnioskiem beneficjenta o płatność, nie będzie istniała Ŝadna osoba, ani instytucja, która rozpoczęła, zakończyła, kontynuuje, czy teŝ przerwała udział w projekcie, beneficjent nie ma obowiązku przesyłania do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ) pustego Formularza PEFS 2007. Taka sytuacja występuje jedynie przed rozpoczęciem udziału w projekcie pierwszej osoby/instytucji oraz po zakończeniu udziału w projekcie przez ostatnią osobę/instytucję. Propozycja zmiany na: W przypadku, jeśli w danym okresie rozliczeniowym objętym wnioskiem beneficjenta o płatność, nie będzie istniała Ŝadna osoba, ani instytucja, która rozpoczęła, zakończyła czy teŝ przerwała udział w projekcie, beneficjent nie ma obowiązku przesyłania do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ) pustego Formularza PEFS 2007, chyba Ŝe w danym okresie rozliczeniowym nastąpiło zaktualizowanie danych teleadresowych osób/instytucji biorącej udział we wsparciu. 10. str. 31 i 40: Nr domu i nr lokalu. Propozycja zmiany na: W przypadku gdy miejsce zamieszkania osoby objętej wsparciem w ramach projektu nie posiada nr domu/nr ulicy w polu tym naleŝy wpisać "brak" bądź "-". 11. Dane instytucji: W przypadku danych instytucji objętych wsparciem naleŝałoby doprecyzować jakie instytucje naleŝy wykazać jeŝeli wsparcie kierowane jest do kilku szkół w ramach jednego Zespołu Szkół - czy dane poszczególnych szkół czy dane jednej instytucji jako zespołu szkół. 12. Dane instytucji (Priorytet IX) - naleŝałoby określić, kiedy daną instytucję (np. szkoła) naleŝy traktować jako szkołę a kiedy jako jednostkę administracji publicznej. Podobnie w Priorytecie VIII organizacja pozarządowa i jednostka naukowo-badawcza. Generalnie chodzi o spójność PEFSa z załącznikiem nr 2 do wniosku o płatność. Nie jest to moŝliwe w przypadku gdy w PEFSie dana osoba moŝe być wykazana jako zatrudniona w szkole LUB zatrudniona w WUP w Łodzi UM woj. Lubelskiego UM woj. Lubelskiego UM woj. Lubelskiego UM woj. Lubelskiego Uwaga niezasadna Zapisy Instrukcji określają sytuacje kiedy Formularz PEFS 2007 moŝe nie być składany Uwaga uwzględniona Sposób ujmowania Zespołów szkół wynika z przyjętych na etapie wniosku o dofinansowanie załoŝeń projektu. Zasadniczo szkoły wchodzące w skład zespołu posiadają róŝne podstawy programowe, uczniów oraz zakres podstawy programowej naleŝałoby je traktować odrębnie. Uwaga nie uwzględniona. Formularz PEFS 2007 naleŝy wypełnić w taki sposób, aby zachować spójność z załącznikiem 3
administracji publicznej a w załączniku nr 2 tylko jako zatrudniona w administracji publicznej. nr 2 do WNP Podobnie zatrudniony w organizacji pozarządowej moŝe być w PEFSie wykazany jako zatrudniony w organizacji pozarządowej LUB zatrudniony w przedsiębiorstwie/jednostce naukowej itp.. Dodatkowo, w PEFSie jest kategoria statusu na rynku pracy w tym znajdujący się w gorszym połoŝeniu w nowym załączniku nr 2 nie ma juŝ tej kategorii, stąd naleŝałoby usunąć wybór tej opcji z PEFSa, tym bardziej, Ŝe dana osoba moŝe być jednocześnie np. zatrudniona w mikroprzedsiębiorstwie i być w gorszym połoŝeniu co juŝ jest niespójne z załącznikiem nr 2. 13. - Z instrukcji wynika obowiązek aktualizowania danych teleadresowych, natomiast brak informacji, czy podobnie naleŝy postępować w przypadku zmiany nazwiska uczestnika projektu (dot. głównie kobiet, które zmieniają stan cywilny). Postulujemy rozwaŝanie celowości doprecyzowania tej kwestii. 14. - NaleŜy doprecyzować czy przy osobach powracających do projektu, naleŝy dopisywać po raz drugi IPD, poradnictwo zawodowe, pośrednictwo pracy, jeśli takie usługi (świadczone bezkosztowo przez PUPy w ramach projektów systemowych) były świadczone ponownie? Czy wystarczy raz umieścić te formy wsparcia, a jedynie główne formy wsparcia (faktycznie finansowane w ramach projektu takie jak staŝ, prace interwencyjne, dotacje czy szkolenia) ujmować kilkakrotnie, jeśli były udzielane uczestnikowi projektu? (wątpliwości dot. projektów systemowych powiatowych urzędów pracy w ramach 6.1.3, gdzie licznie powracają uczestnicy). 15. - NaleŜy doprecyzować zasady wprowadzania danych w przypadku projektów z pomocą publiczną, gdzie odbiorcami wsparcia są osoby samozatrudnione, a takŝe gdy uczestniczą w nich właściciele przedsiębiorstw. 16. - NaleŜy podkreślić w Instrukcji konieczność szczególnej dbałości o poprawność danych PESEL i REGON, a takŝe bezwzględny obowiązek informowania w piśmie przewodnim o ewentualnych korektach wprowadzanych wraz z kolejnym wnioskiem o płatność (wiąŝe się to z incydentalnie zdarzającymi się przypadkami, Ŝe w bazie po imporcie kolejnych formularzy znajduje się większa ilość osób niŝ wykazano w Załączniku nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność na skutek korekty błędów w numerach PEFS). 17. - NaleŜy w Instrukcji zestandaryzować sposób wprowadzania danych adresowych w przypadku osób zamieszkujących miejscowości, w których nie ma ulic (stosowne informacje zawarte są w zakresie danych do PEFS stanowiącym m.in. załącznik do umowy o dofinansowanie, lecz UM woj. Lubelskiego Kategoria statusu na rynku pracy w tym znajdujący się w gorszym połoŝeniu zostanie usunięta z Formularza PEFS 2007 podczas aktualizacji narzędzia. Uwaga uwzględniona (por. str. 5) Dotychczasowy zapis został zmodyfikowany, ale jego treść juŝ wcześniej zawierała obowiązek kaŝdorazowego odnotowywania udzielonej uczestnikowi projektu formy wsparcia Zasady wprowadzania danych dla przytoczonych przypadków określa dokument FAQ w systemie PEFS 2007 Uwaga nie uwzględniona. Beneficjent jest zobowiązany dołoŝyć wszelkiej staranności i dbałości o dane. Dodatkowe zapisy nie pomogą uniknąć błędów Uwaga uwzględniona w Załączniku nr 2 doprecyzowano zapisy 4
praktyka wskazuje, Ŝe róŝnie jest to realizowane w praktyce). 18. - NaleŜy podkreślić, Ŝe w polu dotyczącym instytucji otrzymującej wsparcie nie naleŝy wpisywać danych Projektodawcy, poza przypadkami kiedy jest on faktycznym odbiorcą wsparcia, co wynika z treści wniosku o dofinansowanie. 19. - W Instrukcji wypełniania Formularza PEFS powinny znaleźć się zapisy dotyczące obsługi Walidatora danych PEFS (oficjalnej wersji) wraz z instrukcją walidacji danych (np. Kto powinien uŝywać Walidatora? Czy jest to narzędzie obligatoryjne czy tylko pomocnicze? W jaki sposób postępować z wynikami walidacji?, itp.). Dobrze byłoby odnieść wyniki walidacji do procesu niszczenia danych PEFS (płyt CD/DVD). Np. płytę CD/DVD z danymi moŝna zniszczyć tylko i wyłącznie po pełnej/ częściowej walidacji Formularza. 20. Kolejna kwestia dotyczy bardziej Podręcznika UŜytkownika PEFS, aniŝeli Instrukcji natomiast jest dla nas niezwykle waŝna. W Podręczniku powinny znaleźć się szczegółowe zapisy dotyczące procesu urealniania wartości wskaźników do sprawozdań w oparciu o nowe widoki PEFS. Obecnie kaŝda IP/IP2 próbuje wypracować własną metodologię urealniania wartości wskaźników, natomiast naleŝałoby opracować jakieś standardowe podejście dla wszystkich instytucji wdraŝających PO KL w całym kraju. 21. Kwestia błędów w Formularzach PEFS Dokument FAQ PEFS 2007 Instytucje s.12 (np. notorycznie powtarzający się błąd konwersji wartości parametru ze String Data Time). W przypadku duŝych projektów, gdzie jest np. 2500 uczestników, którzy rozpoczynają i kończą udział w projekcie w róŝnym czasie, kłopotliwe jest kopiowanie poszczególnych dat rozpoczęcia i zakończenia - tak jak to opisano w Dokumencie). Pewnym rozwiązaniem jest dodawanie apostrofu przed datą rozpoczęcia lub zakończenia udziału w projekcie, natomiast brakuje nam moŝliwości dodania apostrofu automatycznie w całej kolumnie, zamiast kaŝdorazowo do 2500 wierszy. Dobrze byłoby teŝ uaktualnić ten dokument o nowe, najczęściej pojawiające się błędy techniczne jak i pytania merytoryczne. Taki dokument opracowaliśmy sami (zał.), natomiast mamy świadomość, iŝ nie zawiera on wszystkich problemów pojawiających się podczas wypełniania Formularza. 22. Kłopotliwą kwestią jest równieŝ ładowanie bazy PEFS z serwera. W przypadku generowania raportów czas na załadowanie bazy (uczestnicy indywidualni) to kilkanaście lub kilkadziesiąt minut, po czym po 10 minutach baza wylogowywuje uŝytkownika (jeśli ten nie wykonuje Ŝadnych działań na bazie). Utrudnia to znacząco proces generowania raportów do sprawozdań. Ponadto baza dość często zawiesza komputer. 23. Ponadto przydatne byłoby narzędzie w samej bazie, które dokonywałoby audytu poprawności zaimportowanych danych. Formularze zawierają dość duŝą liczbę błędów, których wychwycenie przez opiekunów nie zawsze jest moŝliwe (ze względu choćby na liczbę uczestników oraz rozszerzając je o przypadki miejscowości bez ulic i kodu pocztowego Uwaga uwzględniona (por. str. 12) Uwaga uwzględniona instrukcji Uwaga częściowo uwzględniona (por. Formularz PEFS 2007 Walidator) 5
szeroki zakres danych). Szczególnie w przypadku duŝych projektów. Dodam tylko, iŝ duŝa część Formularzy została juŝ zaimportowana oraz projekty juŝ się zakończyły. Brakuje narzędzi monitorowania i kontroli poprawności danych przez administratora systemu. 24. W Generatorze Raportów naleŝałoby równieŝ dodać kolumnę o łącznej liczbie uczestników w projekcie (np. nie moŝna wygenerować raportu z nr projektu, samą liczbą uczestników (bez danych osobowych) oraz datą i osobą, która wprowadzała dane). 25. Głównym problemem jest weryfikacja stopnia wprowadzenia Formularzy PEFS do bazy (np. jeśli z KSI wynika, iŝ z Działania 9.1.2 wprowadzono 300 Wniosków o płatność to w jaki sposób naleŝy ustalić czy wszystkie dane z WoP zostały wprowadzone do bazy PEFS skoro wprowadzone są tam tylko dane z podziałem na wnioski o dofinansowanie, a nie WoP). Przydatne byłoby narzędzie (procedura), które dokonuje weryfikacji stopnia wprowadzenia danych do bazy PEFS w odniesieniu np. do raportów z KSI. 26. Baza umoŝliwia wprowadzanie danych z Formularzy PEFS z niepełnym numerem PESEL (np. tylko 2 cyfry). Ze względu na to, iŝ nr PESEL jest podstawową i najwaŝniejszą informacją o danym uczestniku naleŝałoby połoŝyć jak największy nacisk na uniemoŝliwienie importu do bazy błędnych PESELI. 27. Aby z PEFSa uczynić narzędzie skutecznej weryfikacji danych sprawozdawczych naleŝałoby powiązać obiekty z numerem wniosku o płatność- w przeciwnym wypadku przy generowaniu danych z poziomu bazy IP nie jest w stanie zweryfikować, z jakiego okresu sprawozdawczego pochodzą analizowane dane. 28. Struktura typów wsparcia powinna odzwierciedlać realizowane w POKL wskaźniki. MoŜliwe, Ŝe zasadnym byłoby powiązanie danych osoby ze wskaźnikiem, który jej uczestnictwo w projekcie realizuje, w oparciu o metodologię przedstawiona w Podręczniku Wskaźników. 29. NaleŜałoby zawrzeć informację, które miejsce pracy ma zaznaczyć uczestnik, jeśli pracuje w kilku instytucjach. Ministerstwo Zdrowia Brak doprecyzowania z uwagi na moŝliwość występowania róŝnych scenariuszy: w sytuacji gdy uczestnik projektu posiada kilka umów o pracę i tym samym kilka miejsc pracy, naleŝy wybrać to miejsce zatrudnienia, które wg uczestnika projektu jest 6
kluczowe i stanowi podstawę jego dochodu lub to, dla którego świadczenie pracy umoŝliwia skorzystanie z danej formy wsparcia. 30. NaleŜałoby sprecyzować kwestię hasła do Formularza PEFS 2007, które Beneficjent przesyła Ministerstwo Zdrowia Por. 5 do IP2 tj. określić z ilu i jakich znaków powinno się składać. 31. NaleŜałoby poruszyć kwestię aktualizacji nazwiska, które zostało zmienione w wyniku zmiany stanu cywilnego. Ministerstwo Zdrowia Uwaga uwzględniona pr. Str. 5 32. NaleŜałoby zabezpieczyć hasłem Arkusz w Formularzu PEFS 2007 otwierany poprzez Narzędzia. Ministerstwo Zdrowia 33. Formularz PEFS powinien generować dane zagregowana, które będą umoŝliwiały wypełnienie załączania nr 2 do wniosku o płatność (wskazywać ile wprowadzono kobiet, Ministerstwo Zdrowia męŝczyzn etc). 34. NaleŜy uaktywnić funkcję import danych. Ministerstwo Zdrowia Funkcja aktywna. Uwaga niezrozumiała 35. NaleŜy wprowadzić moŝliwość walidowania danych (z czytelnym systemem raportowania o błędach). Ministerstwo Zdrowia Uwaga częściowo uwzględniona por. Formularz PEFS 2007 - Walidator 36. NaleŜy umoŝliwić łączenie kilku plików z formularzami PEFS 2007, poza Bazą lokalną. Ministerstwo Zdrowia Tak funkcjonalność jest 37. Sposób funkcjonowania systemu PEFS powoduje liczne utrudnienia zarówno dla Projektodawców jak i dla IP2. NaleŜałoby przeprowadzić audyt sposobu funkcjonowania systemu i określić jego racjonalność (w szczególności w kontekście nakład efekt). Ministerstwo Zdrowia juŝ udostępniona Uwaga wykracza poza treść instrukcji 38. Baza lokalna PEFS powinna zostać przebudowana w taki sposób aby była bardziej intuicyjna. Ministerstwo Zdrowia 39. NaleŜałoby uszczegółowić procedurę zgłaszania błędów dot. Formularza PEFS 2007. W szczególności naleŝy określić zakres odpowiedzialności firmy obsługującej Bazę lokalną PEFS w zakresie wprowadzania danych do tej Bazy oraz określić sztywne terminy, w których firma musi rozwiązać zgłoszony problem. Ministerstwo Zdrowia Uwaga wykracza poza treść instrukcji 40. W Instrukcji wypełniania Formularza PEFS naleŝałoby doprecyzować, które dane (pola) są obowiązkowe do zweryfikowania w Formularzu PEFS? W Instrukcji wypełniania... jest napisane, iŝ w sytuacji gdy Beneficjent dostarczy niekompletny zakres danych moŝe to skutkować brakiem akceptacji. Czy brak wskazania nazwy ulicy uczestnika projektu powoduje odrzucenie formularza? Ponadto jak naleŝy się odnieść, w sytuacji gdy np. jest kilkadziesiąt/set uczestników i Uwaga nie uwzględniona. Zgodnie z Instrukcją (por. str. 11) Beneficjent ma obowiązek zbierać wszystkie dane, a 7
u jednego zdarzy się puste pole w adresie? 41. Proponuje się wprowadzić zapis, iŝ Beneficjent po wprowadzeniu danych adresowych uczestników projektu moŝe odkrywając arkusz "PEFS - Dane Beneficjentów" zweryfikować wprowadzone wcześniej dane w aplikacji Excel korygując ewentualne błędy i "puste pola". Czy po odkryciu arkusza w formie Tabeli i wprowadzeniu zmian, czy automatycznie dane te nanoszone są na arkusz PEFS? 42. W Instrukcji wypełniania Formularza PEFS naleŝałoby zawrzeć informację o dzieciach 5,5 - letnich i 6 - letnich. Beneficjenci pytają, czy np. dzieci 6 - letnie naleŝy ujmować na pierwszej stronie Formularza w wierszu "Liczba dzieci w wieku od 3 do 5 lat objętych wsparciem w ramach projektu? 43. Instytucja Pośrednicząca proponuje, aby do Formularza PEFS wprowadzić dodatkową nakładkę dot. personelu projektu. Taka funkcja pozwoliłaby na łatwiejsze weryfikowanie dokumentacji projektowej przez osoby weryfikujące wnioski beneficjenta o płatność oraz dla zespołów kontrolujących określone projekty PO KL. 44. Wątpliwości Instytucji Pośredniczącej budzi kwestia odebrania uprawnień do przetwarzania danych, szczególnie, kiedy realizacja projektu jest ciągła, przewidziana na kilka lat. Jaką datą jest data odebrania uprawnień? Czy jest nią data oddelegowania do projektu, czy np. w przypadku projektów systemowych - data zamknięcia danego roku na podstawie bilansu realizacji projektu systemowego za dany rok? Załącznik nr 4 do Instrukcji wypełniania zawiera szczegółową procedurę nadawania uprawnień do Formularza PEFS (pkt. 7 Wyrejestrowanie uŝytkownika z Rejestru osób upowaŝnionych do przetwarzania danych osobowych w Formularzu PEFS 2007 ), jednakŝe instrukcja nie precyzuje w jakim momencie następuje odebranie ww. uprawnień. 45. W Zasadach systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013 na str. 5 widnieje zapis, iŝ do weryfikacji powtarzających się uczestników naleŝy wykorzystać bazy lokalne PEFS oraz dane własne instytucji. Wątpliwość Instytucji Pośredniczącej budzi sposób weryfikacji baz lokalnych PEFS do urealniania danych osobowych, tak by kaŝda osoba była wykazywana tylko raz w ramach Priorytetu. W Podręczniku wskaźników wprowadzono zapisy, iŝ poniŝsze np. wskaźniki: ewentualne braki powinny być opisane w piśmie przewodnim Wydaje się, ze zapis Formularz PEFS 2007 musi być wypełniany poprzez interfejs graficzny wbudowany w plik MS Excel (str. 5).jest wystarczający Etykieta "Liczba dzieci w wieku od 3 do 5 lat objętych wsparciem w ramach projektu odpowiada na poruszoną kwestię Brak precyzyjnie określonej daty odebrania uprawnień do przetwarzania danych osobowych wynika z róŝnorodności realizowanych projektów. NaleŜy przyjąć, Ŝe jest to data ustania celu dla jakiego dane te były przetwarzane. Instrukcji wypełniania formularza PEFS 2007 8
Priorytet VII: - Odsetek klientów instytucji pomocy społecznej będących w wieku aktywności zawodowej i nie pracujących, którzy w ramach Priorytetu zostali objęci działaniami aktywnej integracji (ogółem/ kobiet/ męŝczyzn), - Odsetek klientów instytucji pomocy społecznej, którzy zostali objęci kontraktami socjalnymi, Priorytet VIII: - Odsetek przedsiębiorstw, których pracownicy zakończyli udział w szkoleniach w ramach Priorytetu - w ogólnej liczbie aktywnych przedsiębiorstw (projekty o charakterze regionalnym), - Relacja liczby pracowników zagroŝonych negatywnymi skutkami restrukturyzacji objętych działaniami szybkiego reagowania w stosunku do liczby pracowników objętych zwolnieniami grupowymi, zgłaszanymi do urzędów pracy, Priorytet IX: - Odsetek osób w wieku 25-64 lat, które uczestniczyły w formalnym kształceniu ustawicznym (w ramach systemu oświaty) w stosunku do całkowitej liczby osób w tej grupie wiekowej, powinny zostać urealnione kaŝda osoba/przedsiębiorstwo moŝe być wykazana tylko raz we wskaźniku na poziomie Priorytetu. W związku z powyŝszym powstają następujące wątpliwości: - w jaki sposób za pomocą PEFS 2007 zagregować przedmiotowe dane np. w przypadku, gdy dany Priorytet jest wdraŝany przez dwie Instytucje, - jakim kluczem przypisać daną osobę (uczestniczącą w kilku projektach w ramach róŝnych Poddziałań/Działań danego Priorytetu) do jednego wskaźnika na poziomie Priorytetu w ramach róŝnych Działań/Poddziałań, w których uczestniczyła? 46. Formularz powinien uwzględniać zablokowanie moŝliwości wpisywania wieku osób objętych wsparciem. Zgodnie z instrukcją wiek oraz płeć powinny uzupełniać się automatycznie po wprowadzeniu nr PESEL, jednakŝe istnieje moŝliwość wpisywania wieku niezaleŝnie od PESEL, co moŝe skutkować (przy błędnym podaniu lub wprowadzeniu wieku) niezgodnością wieku z datą urodzin zawartą w nr PESEL. 47. Jeśli wsparcie na rzecz osób niepełnosprawnych oraz dzieci w wieku od 3 do 5 lat nie było realizowane, a odpowiednie pola zostały uzupełnione wartością "0", to wartości te powinny takŝe być widoczne w oknie "Dane projektu". Obecnie w ww. oknie widoczne są wartości powyŝej "1". 48. Na stronie 13 widnieje informacja, Ŝe liczba osób objętych wsparciem w ramach instytucji powinna zostać ręcznie uzupełniona przez beneficjenta. Jako Ŝe program przypisuje poszczególnych pracowników do instytucji więc powinien je teŝ automatycznie zliczać ma to duŝe znaczenie przy kliku tysiącach osób, pochodzących z róŝnych instytucji, szkolonych w Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Kancelaria Prezesa Rady Ministrów Uwaga techniczna do narzędzia. Uwaga techniczna do narzędzia 9
ramach jednego projektu. 49. Powinna być moŝliwość zapisu danych na bieŝąco w tej chwili jest to moŝliwe dopiero przy wyjściu z programu. 50. Na stronie 17 w Korektach danych jest zapis: W przypadku gdy Formularz PEFS 2007 przesłany przez beneficjenta do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ) będzie wymagał korekty, beneficjent jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji (błędy w przekazanym Formularzu PEFS 2007, zmiana danych teleadresowych, etc.) poinformować o tym fakcie odpowiednią instytucję, do której dany Formularz PEFS 2007 został skierowany oraz przesłać poprawiony Formularz PEFS 2007 wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności i informacją, w którym miejscu Formularza PEFS 2007 została dokonana korekta. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce, w przypadku, jeśli dana osoba, bądź instytucja, która zakończyła udział w projekcie w okresie objętym wnioskiem o płatność, nie została wpisana do Formularza PEFS 2007 przekazanego do odpowiedniej instytucji (IP, IP2 lub IZ). W takim przypadku wnioskodawca jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu błędu poinformować o tym fakcie odpowiednią instytucję, do której dany Formularz PEFS 2007 został skierowany oraz przesłać poprawiony Formularz, wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności. Propozycja zapisu: W trakcie realizacji projektu wnioski o płatność składane są cyklicznie np. miesięcznie bądź kwartalnie. W sytuacji wykrycia błędów w nakładce PEFS stosuje się dwie zasady postępowania: jeśli wniosek o płatność za dany okres rozliczeniowy jest w trakcie weryfikacji beneficjent ma obowiązek złoŝenia korekty nakładki PEFS wraz z wyjaśnieniami, jeśli wniosek o płatność został zatwierdzony korekta danych w nakładce PEFS zostaje dokonana w nakładce składanej wraz z wnioskiem o płatność za kolejny okres rozliczeniowy. Rozwiązanie takie jest konieczne poniewaŝ w projektach występuje duŝa ilość uczestników projektu (od kilkuset do kilku tysięcy) i weryfikacja skorygowanych nakładek PEFS wiąŝe się z olbrzymim nakładem pracy oraz obowiązkiem skorygowania równieŝ danych w załączniku 2 do zatwierdzonego wniosku o płatność, a zgodnie z obowiązującymi zasadami nie dokonuje się korekty zatwierdzonego wniosku o płatność. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów WUP w Zielonej Górze Uwaga techniczna do narzędzia Uwaga została uwzględniona 10