CENTRALNE ARCHIWUM WOJSKOWE im. mjr. Bolesława Waligóry Struktura jednolitego rzeczowego wykazu akt i zasady jego budowy ppłk Mirosław Antkiewicz
Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt przez: oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo, jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.
Konstrukcja wykazu akt opiera się na: jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe, systemie klasyfikacji dziesiętnej, ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.
Jednolitość klasyfikacji polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu
SYSTEM KLASYFIKACJI DZIESIĘTNEJ Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym konstruowany jest z zestawu cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób: 1) dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry 0 do 9 ; 2) dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 00 do 99 ; 3) dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 000 do 999 ; 4) dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 0000 do 9999 ; 5) dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 00000 do 99999 ; 6) dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 000000 do 999999 ; 7) dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 0000000 do 9999999 ; 8) dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 00000000 do 99999999 ; 9) dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 000000000 do 999999999 ; 10) dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od 0000000000 do 9999999999.
Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej klasami głównymi. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum dwie, maksimum dziesięć).
Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej
BUDOWA WYKAZU AKT Wykaz akt ma formę tabeli obejmującej kilka podstawowych kolumn: Symbol klasyfikacyjny klasy I II II IV Hasło klasyfikacyjne Oznaczenie kategorii archiwalnej 1 2 3 4 5 6 7 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne Uwagi 000 Przepisy prawne B10 Ustalenia własne- kat. A
1. Symbol klasyfikacyjny to oznaczenie cyfrowe określonej grupy spraw w wykazie, stanowiące element znaku sprawy. 2. Każdemu symbolowi odpowiada konkretne hasło klasyfikacyjne, które opisuje zakres treściowy danej grupy rzeczowej i objętej nią dokumentacji. 3. Oznaczenie kategorii archiwalnej zawiera informacje wskazujące, czy dane dokumenty stanowią materiały archiwalne (kategoria A), czy dokumentację niearchiwalną (kategoria B); w przypadku kategorii B podawany jest w niej także okres przechowywania. 4. W ostatniej kolumnie wykazu umieszcza się w razie potrzeby uwagi, czyli szczegółowe wyjaśnienia i komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określania kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
PRZYKŁAD BUDOWY JEDNOLITEGO WYKAZU AKT
Nie zawsze potrzebna jest rozbudowa wykazu do klas czwartego czy nawet trzeciego rzędu, ale dzięki temu jednostka ma rezerwę, którą może wykorzystać, gdy dojdą nowe zadania lub sprawy wcześniej nieujęte w wykazie.
Każde z głównych haseł dzieli się na kolejne hasła drugiego rzędu, które mogą się dzielić na hasła trzeciego rzędu, a te na hasła czwartego rzędu. W ten sposób rzeczowy wykaz akt może objąć całość zagadnień występujących w danej jednostce, porządkując je logicznie. System ten jest na tyle elastyczny, że w razie potrzeby możliwa jest jego dalsza rozbudowa.
Rzeczowy wykaz akt nie stanowi spisu dokumentacji lub akt już wytworzonych i przechowywanych w jednostce organizacyjnej. Przy jego tworzeniu trzeba wziąć pod uwagę całokształt spraw i zagadnień, jakimi zajmuje się i będzie się zajmować w przyszłości dana jednostka organizacyjna. Odzwierciedlenie tych spraw znajdzie się w postaci różnego rodzaju informacji w wytworzonej i gromadzonej w podmiocie dokumentacji. Logiczne pogrupowanie dokumentacji w grupy rzeczowe wymaga opracowania planu jej podziału, opartego na wybranym systemie klasyfikacji.
Z punktu widzenia zarządzania dokumentacją współczesny sposób jej klasyfikowania nazywany jest klasyfikacją funkcjonalną. Najważniejszą jej cechą jest niezależność od struktury organizacyjnej instytucji, która wytwarza dokumentację i ją archiwizuje. Przy ustalaniu klasyfikacji dla danego podmiotu należy wziąć pod uwagę jej funkcje, które wiążą się bezpośrednio z rodzajem działalności realizowanej przez podmiot.
Klasyfikacja według funkcji uwzględnia kontekst tworzenia i wykorzystania dokumentu, a nie jego treść. Dokument jest klasyfikowany według przyczyn, dla których powstał, czyli według funkcji, a nie tematu lub treści.
W pierwszej kolejności klasyfikacją obejmuje się wszystkie możliwe działania podmiotu, a następnie wprowadza ogólny podział zadań ze względu na ich charakter; od zagadnień najbardziej ogólnych przechodzi się do coraz bardziej szczegółowych. Każda grupa zagadnień określana jest za pomocą krótkiej nazwy, czyli hasła klasyfikacyjnego, które powinno oddawać istotę sprawy.
Jeżeli w działalności urzędu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.
cechy dobrego wykazu akt 1) Zgodność ze wzorem budowy wykazu akt Wykaz akt powinien być zgodny ze wzorem budowy wykazu akt załączonym do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz normatywami wydanymi przez Ministra Obrony Narodowej
cechy dobrego wykazu akt Nadrzędną funkcją wykazu akt typowych było ujednolicenie dokumentacji powstającej w wielu często znacznie różniących się od siebie formą lub charakterem działalności jednostkach. Dlatego też przykładowy wykaz akt należy traktować jako punkt wyjścia do opracowania właściwego wykazu dla jednostki. Trzeba wybierać te hasła wraz z przypisanymi im symbolem klasyfikacyjnym, kategorią archiwalną oraz informacjami zawartymi w uwagach które odpowiadają działalności konkretnego podmiotu.
cechy dobrego wykazu akt należy zawsze używać tytułów adekwatnych do treści dokumentacji powstającej w podmiocie
cechy dobrego wykazu akt 2) Poprawność merytoryczna i formalna Wykaz akt jest podstawową pomocą w łączeniu akt i dokumentów w sprawy, a następnie w teczki i tomy, dlatego grupy i klasy rzeczowe powinny być tak wydzielone, by żaden z pracowników nie miał problemów z prawidłowym przyporządkowaniem dokumentów do określonej sprawy, założonej według klas z wykazu akt. Logika podziału i układ haseł rzeczowych ma wpływ na przejrzystość wykazu, ważne jest więc, by poszczególne grupy rzeczowe były wyraźnie wyodrębnione i nie pozostawiały wątpliwości co do tego, do której klasy przyporządkować daną sprawę.
cechy dobrego wykazu akt Poprawność formalna oznacza, że wykaz prowadzony ma być w formie tabeli zawierającej takie elementy, jak przykładowy wykaz akt z rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
cechy dobrego wykazu akt Poszczególne kolumny wykazu akt mają określać: symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, oznaczenie kategorii archiwalnej i uwagi Informacje zawarte w uwagach dotyczą szczegółowych spraw związanych np. z liczeniem okresu przechowywania dokumentacji, koniecznością przyporządkowania części dokumentacji z danej klasy do kategorii A lub przykładowymi rodzajami dokumentacji z danej grupy rzeczowej. Można też wymienić tutaj przykłady dokumentów, jakie mogą tu powstać, oraz zamieścić adnotację, że okres jej przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy a także wykaz symboli komórek organizacyjnych tworzących dokumentacje określonych klas.
cechy dobrego wykazu akt 3) Kompletność Rzeczowy wykaz akt musi być kompletny, co oznacza, że powinien obejmować całość kompetencji jednostki, mających odzwierciedlenie w dokumentacji powstającej i mogącej powstawać w danym podmiocie. Dzięki klasyfikacji dziesiętnej stosowanej przy budowie wykazu akt będzie ona logicznie usystematyzowana od zagadnień ogólnych do bardziej szczegółowych.
cechy dobrego wykazu akt 4) Stabilność Opracowany i przyjęty do stosowania rzeczowy wykaz akt powinien być stabilny, czyli umożliwiać korzystanie z niego przez jak najdłuższy czas. Należy go więc skonstruować w taki sposób, by był jak najbardziej dopasowany do charakteru działalności i potrzeb podmiotu, w którym jest stosowany. Jeśli ten warunek zostanie spełniony, wykaz akt będzie aktualny przez długi czas, a jeżeli sytuacja zmusi jednostkę do wprowadzenia zmian (np. zmienią się kompetencje merytoryczne lub nastąpi reorganizacja komórek organizacyjnych), nie będzie to wymagało modyfikacji całego wykazu akt, a jedynie jego aktualizacji lub dodania nowych haseł.
jak opracować jednolity rzeczowy wykaz akt Podstawowe czynności, które należy podjąć przed opracowaniem wykazu: zgromadzenie przepisów prawnych dotyczących funkcjonowania jednostki oraz aktualnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych; ustalenie struktury organizacyjnej oraz zakresu kompetencji poszczególnych komórek wewnętrznych w jednostce; przeprowadzenie konsultacji z kierownikami i pracownikami poszczególnych komórek wewnętrznych w zakresie ustalenia ich kompetencji oraz charakteru tworzonej dokumentacji; zebranie uwag i postulatów dotyczących ewentualnego kształtu wykazu lub przyjętego sposobu systematyzacji haseł rzeczowych.
jak opracować jednolity rzeczowy wykaz akt Tytuły grup rzeczowych najlepiej nadawać w takiej formie, by jak najbardziej odzwierciedlały charakter powstającej dokumentacji.
jak opracować jednolity rzeczowy wykaz akt Przygotowany projekt wykazu należy przed jego ostatecznym wprowadzeniem do użytku przedstawić wszystkim pracownikom uczestniczącym w rejestrowaniu i gromadzeniu dokumentacji, a następnie wprowadzić ewentualne poprawki. Ostatecznie zredagowany projekt wykazu akt po uzgodnieniu z kierownikami komórek organizacyjnych przedstawia się do uzgodnienia archiwum
Dziękuję za uwagę...