Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych dr Artur Bartoszewski www.bartoszewski.pr.radom.pl Wykład I W prezentacji wykorzystano fragmenty i przykłady z książki: Joe Habraken; Microsoft Office User Specjalist: Access 97, Przewodnik egzaminacyjny, Wydawnictwo Translator s.c., Warszawa 1997. 1
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa 2
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Czym jest baza danych? Baza danych to zbiór zorganizowanych danych związanych z określonym zagadnieniem. Ludzie używają baz danych każdego dnia. Książka telefoniczna, zbiór wizytówek przypięty nad biurkiem, informacje na temat cen sklep produktów - to przykłady zbiorów informacji, czyli baz danych. Do danych zawartych w bazie musimy mieć dostęp. Skomputeryzowane systemy zarządzania bazami danych zapewniają elastyczność pracy z danymi zawartymi w bazie danych. 3
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Czym jest baza danych? Baza danych jest złożona z różnych elementów. Najważniejszymi z nich jest rekord podzielony na kilka pól, w których są przechowywane informacje poszczególnych kategorii. Np. w książce adresowej: każdy rekord to zbiór informacji na temat jednej osoby, rekord składa się z kilku pól przechowujących takie informacje, jak: imię, nazwisko, adres, numer telefonu itp. Dzięki takiej budowie komputerowe bazy danych umożliwiają szybkie sortowanie rekordów według poszczególnych kategorii i wyszukiwanie informacji. 4
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Czym jest baza danych? Baza danych jest złożona z różnych elementów. Najważniejszymi z nich jest rekord podzielony na kilka pól, w których są przechowywane informacje poszczególnych kategorii. Przykład: fragment bazy danych dla sklepu Rekord (krotka) Kategorie Pole 5
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Rodzaje baz danych 1. Bazy proste : bazy kartotekowe hierarchiczne bazy danych 2. Bazy złożone : bazy relacyjne bazy obiektowe bazy relacyjno-obiektowe W praktyce spotykamy się najczęściej z dwoma wyróżnionymi tu kolorem rodzajami baz danych. 6
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Rodzaje baz danych Kartotekowa baza danych Pojedyncza tabela zawierająca wszystkie dane Relacyjna baza danych Wiele tabel powiązanych ze sobą Relacyjna baza danych dzieli informacje na grupy - tabele - które mogą być od siebie zależne. Np., pierwsza tabela może zawierać spis klientów, druga spis produktów, trzecia dane dostawców, a czwarta zamówienia. Relacje to właśnie zależności między tymi tabelami. 7
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Zalety relacyjnych baz danych Relacyjne bazy danych pozwalają zapobiec wprowadzaniu powtarzających się lub zbytecznych danych; pozwalają zapobiegać błędom i pomyłkom pozwalają na łatwą manipulację i przeglądanie danych na wiele różnych sposobów. 8
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Microsoft Access Microsoft Access - system obsługi relacyjnych baz danych, wchodzący w skład pakietu biurowego Microsoft Office Bazy danych Access są zapisywane w pojedynczych plikach (rozszerzenie mdb, lub mde). Access jest wygodny w przypadku prostych zastosowań takich jak prostsze aplikacje dla małych i średnich firm. 9
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Praca z obiektami Accessa - TABELE Najważniejszym obiektem Accessa oraz podstawowym elementem budującym bazę danych jest tabela. Każda tabela przechowuje pewną kategorię informacji. Tabele Accessa wyglądają jak arkusze kalkulacyjne, wyświetlając dane w wierszach i kolumnach. Każdy wiersz przechowuje informacje dotyczące poszczególnych osób, miejsca lub rzeczy; wiersze tabeli noszą nazwę rekordów. Każda kolumna zawiera inną część informacji odnoszących się do tej osoby, miejsca lub rzeczy; kolumny noszą nazwę pól. 10
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Praca z obiektami Accessa - FORMULARZE Chociaż tabele przechowują dane, które wprowadzasz do swojej bazy danych, istnieje inny obiekt, za pomocą którego możesz w inny sposób wprowadzać dane i przeglądać informacje -jest nim formularz. Formularze pozwalają przeglądać i wprowadzać dane rekordu. Możesz również zaprojektować formularz niestandardowy, który pozwoli na wprowadzenie informacji do więcej niż jednej tabeli. Formularze mogą być również używane do przeglądania specjalnych typów danych, np. fotografii. 11
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Praca z obiektami Accessa - KWERENDY Kwerenda to obiekt Accessa, który pozwala manipulować danymi w tabeli. Możesz użyć kwerend, by posortować i wybrać dane z tabeli. Możesz również zaprojektować kwerendy, które podsumowują i wykonują obliczenia na informacjach znajdujących się w tabeli lub tabelach. Możesz użyć kwerend do usuwania rekordów, które spełniają pewne kryteria, lub by zaktualizować informacje znajdujące się w danym polu tabeli. Kiedy uruchamiasz kwerendę, jej zestaw wynikowy pojawia się w formacie tabeli 12
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Praca z obiektami Accessa - RAPORTY Raport jest obiektem bazy danych, który pozwala formatować dane zawarte w tabelach, tak by dostosować je do drukowania. 13
I. Zrozumienie relacyjnych baz danych Accessa Praca z obiektami Accessa Użycie innych obiektów Accessa Dwa dodatkowe obiekty Accessa służą do tworzenia niestandardowych baz danych. Są to: Makra Moduły Programiści, którzy znają język programowania Microsoft Visual Basic for Applications, używają obu tych obiektów. 14
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych II. MS ACCESS Tworzenie tabel 15
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Tworzenie tabeli w widoku projektu Najbardziej elastycznym sposobem tworzenia nowej tabeli jest tworzenie jej w Widoku Projektu. Widok Projektu pozwala wskazać nazwę, której chcesz używać dla pól w tabeli, a także parametry związane z polami, na przykład typ danych i rozmiar pola. Aby stworzyć tabelę w widoku projektu, wykonaj poniższe czynności; 1. Utwórz nową bazę danych lub otwórz istniejącą bazę. W oknie Baza danych wybierz zakładkę Tabele. 2. Kliknij przycisk Nowy po prawej stronie okna Baza danych. Pojawi się okno dialogowe Nowa tabela. 3. W oknie dialogowym Nowa Tabela zaznacz Widok Projekt a następnie kliknij OK, by wejść w widok projektu tabeli. 16
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Konfiguracja pól Widok projektowy tabeli dostarcza wszystkie narzędzia, których potrzebujesz do zaprojektowania nowej tabeli. Widok Projekt jest podzielony na dwa panele: górny panel to Siatka, a dolny panel to Właściwości pola. Każde pole musi mieć unikalną nazwę pola oraz typ pola. Typ danych (typ pola) jest zależny od rodzaju informacji, które chcesz wprowadzić do pola. Access oferuje 10 typów danych pól. Tabela z następnego slajdu opisuje każdy typ danych i pokazuje przykładowe ich zastosowania. 17
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Konfiguracja pól 18
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Konfiguracja pól 19
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Typy pól Tekst Kombinacja tekstu i liczb może zawierać do 255 znaków. Nazwisko, Adres Memo Długie pole tekstowe; pole może zawierać do 64000 znaków. Komentarze, Notatki Liczba Data/Godzina Informacje numeryczne; ten typ danych nie będzie akceptował wprowadzeń nienumerycznych, na przykład tekstu. Wartości daty lub godziny; wyświetla datę lub czas w odpowiednim formacie. Liczba towarów w magazynie, Wiek Data zatrudnienia, Data zamówienia Walutowy Wartości monetarne; formatuje liczbę jako walutę. Dostępny kredyt,cena towaru Autonumer Unikalny numer, każdy kolejny numer zwiększany o 1 Numer klienta, Numer zamówienia Tak/Nie Obiekt OLE- Udziela odpowiedzi na pytanie prawda czy fałsz; pole może zmieniać wartość na tak lub na nie. Pole OLE; pozwala na łączenie lub osadzanie obiektu z innego programu, na przykład rysunek, arkusz kalkulacyjny lub inny typ pliku. Wykonane zamówienie Fotografia pracownika (rysunek osadzony) Hiperłącze Kreator odnośników 20 Pozwala przeskakiwać z bieżącego pola do innego pliku lub miejsca w Internecie. Dostarcza listę wartości dla pola; ten typ pola pozwala na wskazania wartości pola z listy opartej na innej kolumnie pól w tabeli lub kwerendzie lub z listy, którą stworzyłeś. Strona WWW, dostawcy
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Rozumienie Właściwości pola Właściwości pola konfigurujesz w panelu Właściwości pola. Właściwości pola mogą mieć wpływ na wygląd danych wprowadzanych do pola, a także mogą ograniczać liczbę znaków, które mogą zostać umieszczone w polu. Np. rozmiar pola określa liczbę znaków, które mogą być umieszczone w polu. 21
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Wskazywanie klucza podstawowego Kiedy już skonfigurujesz pola dla swojej nowej tabeli, musisz się upewnić, że stworzyłeś pole, które w unikalny sposób będzie identyfikowało każdy rekord, który pojawi się w tabeli. To pole nosi nazwę klucza podstawowego. Klucz podstawowy musi zawierać unikalne dane (np. kolejny numer) dla każdego rekordu w tabeli. Twoje nazwisko pojawia się w kilku ogólnokrajowych, rządowych bazach danych. Czy znasz klucze podstawowe pod którymi jesteś zapisany? 22
IV. MS ACCESS Tworzenie tabel Użycie Kreatora tabel do tworzenia tabeli Innym sposobem stworzenia nowej tabeli w Accessie jest użycie Kreatora tabel. Kreator tabel utworzy nową tabelę przy pomocy listy przykładowych tabel i pól. Wskazujesz wybrany przykład typu tabeli, a następnie określasz, które z przykładowych pól chcesz załączyć w swojej nowej tabeli. 23
V. MS ACCESS Wprowadzanie danych do tabeli Wprowadzanie danych w widoku Arkusza danych Uwaga: Kiedy tylko wprowadzisz informacje do pola i przejdziesz do następnego pola, Access automatycznie zapisze dane do tabeli. 24
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych III. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli 25
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Określanie domyślnej wartości pola Jedną ze strategii zapewniających, że do szczególnego pola zostaną wprowadzone poprawne dane, jest określenie domyślnej wartości dla pola w tabeli. Ustawienie domyślnej wartości dla pola nie wyklucza możliwości wprowadzenia innych wartości do tabeli. Domyślna wartość dostarcza możliwe wprowadzenie i powinna być ustawiona jako najbardziej prawdopodobna dla pola. 26
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Określanie domyślnej wartości pola Pole (przykładowe) Typ danych Wartość domyślna Zamówione pozycje Liczba 50 Limit kredytu Walutowy 10 000 Województwo Tekst Wrocławskie Tytuł Tekst Sekretarka, dział wewnętrzny" Jeśli wartość domyślna zawiera przecinek, musi być ujęta w cudzysłów. Data zamówienia Data Date() Taka wartość wprowadza aktualną datę. Typy danych pól i przykładowe wartości domyślne 27
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Określanie formatu i maski wprowadzania Określanie formatu dla wybranego pola oznacza, że wstępnie określasz liczbę znaków lub jak dane powinny się pojawić po wprowadzeniu ich do pola. Np. jeżeli chcesz, by znaki wprowadzone w polu Województwo zawsze pojawiały się jako wielkie litery. Umieszczając znak większości (>) w oknie Format. Możesz użyć kilku specjalnych symboli w celu sformatowania tekstu wprowadzanego do pól tekstowych. Tabela z następnego slajdu opisuje te symbole i podaje przykłady ich użycia. 28
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Określanie formatu i maski wprowadzania Symbol Opis Przykład @ Znak tekstowy (tekst lub spacja) jest wymagany. @@-@@@ Wprowadzenie 58100 pojawi się jako 58-100 < Wymusza, by wszystkie znaki pojawiały się jako małe litery. > Wymusza, by wszystkie znaki pojawiały się jako wielkie litery. < Wprowadzenia kot lub PIES pojawią się jako kot lub pies > Wprowadzenia Kot lub pies pojawią się jako KOT lub PIES. W celu wprowadzenia formatu dla pola tekstowego, wpisz format w panelu Właściwości pola w oknie Format. 29
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Użycie reguły poprawności Inną strategią, zapewniającą integralność danych, jest sprawdzanie poprawności tekstu w polu przy użyciu reguły poprawności. Reguła poprawności danych jest listą zakresu odpowiednich wartości, które mogą być wprowadzane do pola. Regułom poprawności towarzyszy komunikat o błędzie. Komunikat o błędzie pojawia się w oknie, które otwiera się, jeśli wprowadzisz dane niezgodne z regułą poprawności. Access nie pozwoli na opuszczenie pola, dopóki nie zostanie wprowadzona właściwa wartość. 30
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Użycie reguły poprawności 31
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Użycie reguły poprawności Reguły poprawności ustawiamy w panelu Właściwości widoku Projektu. W celu ustawienia reguły poprawności i wprowadzenia tekstu komunikatu o błędzie, wykonaj poniższe czynności: 1. Otwórz tabelę w widoku Projekcie. W panelu Siatki kliknij pole, dla którego chcesz ustawić regułę poprawności. 2. Kliknij okno Reguła poprawności w panelu Właściwości. Wpisz regułę poprawności. 3. Kiedy już wprowadzisz regułę poprawności, wprowadź tekst komunikatu o błędzie. Ten tekst pojawi się w oknie, które zostanie otwarte, kiedy złamana zostanie reguła poprawności. 32
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Użycie reguły poprawności Przykład: jeśli zawsze zamawiasz produkty, które sprzedaje Twoja firma w ilości nie mniejszej niż 5 i nie większej niż 25, powinieneś wpisać taką regułę poprawności: >=5 And <=25. Słowo And w regule oznacza, że oba warunki muszą zostać spełnione, by wprowadzenie było legalne; może to być wartość równa 5 i więcej i (and) nie może być większa od wartości równej 25. 33
VIII. MS ACCESS Zachowanie integralności danych w tabeli Użycie reguły poprawności And Or >=5 And <=25 Dane muszą być większe bądź równe 5 i (and) mniejsze bądź równe 25. MN Or WI Or MI Legalne wprowadzenia to tylko MN albo (or) WI albo (or) ML = =15 000 Dane wprowadzone do pola muszą być użyte z wartością domyślną. > >07/15/97 Daty wprowadzone do pola muszą być większe od daty 15 lipca 1997r. < <50 Wprowadzone dane numeryczne muszą być mniejsze od 50. 34
Wydział Nauczycielski, Kierunek Pedagogika Wprowadzenie do baz danych Literatura: W prezentacji wykorzystano fragmenty i przykłady z książki: Joe Habraken; Microsoft Office User Specjalist: Access 97, Przewodnik egzaminacyjny, Wydawnictwo Translator s.c., Warszawa 1997. 35