Gliwice, dn. 02-06-2014 Nr ref.: Nazwa firmy: P.U.T. GRAW Sp. z o.o. Ulica: ul. Karola Miarki 12 Miejscowość: Gliwice Kod: 44-100 Adres e-mail: info@graw.com Osoba kontaktowa: Małgorzata Gizińska Telefon osoby kontaktowej: 32 231 70 91 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY W TARGACH NEGOCIOS NOS TRILHOS odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn. 11-13 listopada 2014 r. Firm P.U.T. GRAW Sp. z o.o., zwana dalej Zamawiającym zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację i organizację poszczególnych zadań udziału firmy w targach branży kolejowej NEGOCIOS NOS TRILHOS odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn. 11-13.11.2014 r. 1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością.
2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OFERTOWEGO Przedmiotem zapytania jest obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjno-techniczna stoiska, organizacja transportu eksponatów Zamawiającego oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z jego udziałem jako wystawcy w targach NEGOCIOS NOS TRILHOS 2014. 3. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 20 m 2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z podłączeniem do mediów (zasilanie elektryczne 2 kw, 3 punkty zasilania). 2. Opracowanie projektu oraz wynajem wykonanej zgodnie z tymże projektem, kompleksowej zabudowy targowej wraz z instalacją elektryczną. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz wyposażenia: powierzchnia zabudowy 20 m2, lokalizacja: narożnikowa, typ zabudowy: niestandardowa, lada informacyjna + hoker zamocowane do ściany 2 półki o długości 80-100 cm, o dopuszczalnym obciążeniu do 20 kg, do ekspozycji produktów, telewizor LCD o przekątnej 50, 1 stół i 4 krzesła, top w formie fryzu identyfikacyjnego, umieszczony centralnie, dwie kolumny umieszczone skrajnie po bokach stoiska, oznakowanie stoiska z wykorzystaniem: a) logotypów firmowych dostarczonych przez Zamawiającego oraz odniesienie do Unii Europejskiej, hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość b) elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej Gospodarki. oświetlenie, w obrysie stoiska, w części tylnej, zaplecze socjalne o powierzchni 2 m 2 wyposażone w regał z półkami, kosz na śmieci, stolik, przyłącze elektryczne 2kW, bez przyłącza wody, kolorystyka: ściany białe, kolumny oraz tylna ściana niebieskie (odwzorowanie koloru RAL 5010 Gentian blue), wykładzina w kolorze niebieskim zbliżonym do koloru na tylnej ścianie i kolumnach małe zaplecze: regał, kosz na śmieci, bez wody, stojak na katalogi/ ulotki dostarczony przez Zamawiającego nadruki z grafikami na ścianach stoiska według projektu Zamawiającego 3. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony.
4. Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie do wyłącznej dyspozycji na czas trwania targów NEGOCIOS NOS TRILHOS, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim, posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie symultanicznym lub konsekutywnym. 5. Zapewnienie wpisu do katalogu firmowego, 6. Zapewnienie transportu w obie strony i spedycji produktów ekspozycyjnych oraz materiałów i publikacji reklamowych firmy. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty związane z odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłki to 4 skrzynie: 17 kg, 99 kg, 102 kg, 48 kg. 7. Zredagowanie, przetłumaczenie i opracowanie graficzne dwóch publikacji prasowych w branżowych tytułach. Jednej przed rozpoczęciem targów zapraszającej do odwiedzenia stoiska targowego naszej firmy oraz prezentującej naszą firmę i nasze produkty, i drugiej, relacjonującej udział naszej firmy w targach po ich zakończeniu. Zamawiający dostarczy tekst w postaci edytowalnej i grafikę w wysokiej rozdzielczości, a Oferent uzgodni z nim ostateczną postać materiału do druku. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Przedpłata 15% na poczet wynajmu powierzchni w terminie do dnia 30-06-2014 2. 65% pozostałej wartości usług w terminie do dnia 31-10-2014 3. 20% pozostałej wartości usług w terminie 7 dni od daty dostarczenia eksponatów do siedziby Zamawiającego. 8. KRYTERIA WYBORU OFERT 1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Nazwa kryterium Znaczenie (%) Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w danym kryterium 1. Cena 80% 80 2. Doświadczenie 20% 20 2. Opis kryterium 1. Cena, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 80 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 80 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 80 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.
3. Opis kryterium 2. Doświadczenie, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Składający zapytanie dokona oceny kryterium 2. Doświadczenie na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające wykonanie każdego z wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz terminie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 20 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 20 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = ------------------------------------------------------- x 80 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 4. W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art. 701 3. Kodeksu Cywilnego. 9. TRYB SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: info@graw.com lub faksem na numer: (32) 231 70 91 lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres siedziby firmy 44-100 Gliwice. ul. Karola Miarki 12 lub dostarczona do siedziby Zamawiającego (adres j.w.) w formie pisemnej do dnia 20-06-2014. Oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Spis elementów wymienionych w pkt.3.1-3.7 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty. 4. Oświadczenie wynikające z pkt. 4.3 niniejszego zapytania. 5. Warunki i termin płatności. 6. Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do
podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów. Termin związania z ofertą: Oferta powinna zawierać czternastodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 14 dni. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. 2. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 3. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.