Związek Gmin Barcja Plac Piłsudskiego 1 11-400 Kętrzyn Kętrzyn, dnia 25.08.2014r... (pieczęć Zamawiającego) Znak sprawy ZGB.042.1.2.2.2014 Zapytanie ofertowe Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm./ I. Zamawiający: Związek Gmin Barcja Adres do korespondencji: Plac Piłsudskiego 1, 11-400 Kętrzyn tel. 089 751 24 50, faks 089 752 05 31, e-mail: zwiazekbarcja@gmail.com Zaprasza do złożenia oferty na: Zaprojektowanie i administrowanie strony internetowej promującej projekt pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego. II. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i administrowanie strony internetowej promującej projekt pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej przyznanych w ramach Konkursu dotacji na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania współpracy w ramach miejskich obszarów funkcjonalnych, ogłoszonego przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju. Zamówienia obejmuje stworzenie serwisu internetowego z systemem zarządzania w oparciu o CMS, a także aktualizację i opiekę techniczną nad stroną internetową na czas trwania projektu, do 30.06.2015r. Opracowanie strony musi być zgodne z wytycznymi i dokumentami dotyczącymi informacji i promocji projektów programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013, dostępnych na stronie www.popt.gov.pl. 1. Zakres przedmiotu zamówienia powinien być sporządzony zgodnie z podanymi niżej wytycznymi i winien obejmować: a) Zaprojektowanie (opracowanie) strony internetowej promującej projekt pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania projektu strony w formie elektronicznej wraz z zawartością merytoryczną i graficzną, zarówno strony głównej oraz podstron, a ponadto systemu linków i banerów wraz z ich wzajemną hierarchią powiązań, zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami dotyczącymi przedmiotu zamówienia opisanymi poniżej: 1) Struktura strony www (planowana): strona główna, zakładka/podstrona Aktualności komunikaty, bieżące informacje konieczna bieżąca modyfikacja, zakładka/podstrona Nasz projekt opis projektu; zakładka/podstrona z mapą i zlokalizowanymi w niej gminami biorącymi udział w projekcie pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego oraz wizytówkami tychże gmin zawierającymi m.in. informacje, zdjęcia i linki do stron zewnętrznych www każdej z nich. Strona www dodatkowo musi posiadać elementy typu Wyszukiwarka, Galeria zdjęć, Pliki do pobrania, data, mapa serwisu, kanały rss, informacja o plikach cookies. zakładka/podstrona Kontakt.
2) Wymagania dotyczące wyglądu strony: przejrzystość i czytelność, wygląd nowoczesny, klasyczny, adekwatny do tematyki strony, grafika oraz kolory powinny być spójne z systemem identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności dla programu POPT, tekst wyraźny z możliwością regulacji wielkości czcionki, udogodnienia dla osób z niepełnosprawnością, strona www musi być kompatybilna z przeglądarkami internetowymi (IE, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Safari) i systemem użytkownika. Technologie użyte do budowy strony powinny zapewnić poprawne wyświetlanie jej na wszystkich urządzeniach (komputer, laptop, tablet, smartphone), systemach i oprogramowaniach, oraz szybkie ładowanie strony, system CMS ma umożliwiać samodzielne zarządzanie stroną, jej wyglądem i zawartością przez Zleceniodawcę, bieżące aktualizowanie, dodawanie, zmienianie treści i grafiki, ma umożliwiać rozbudowę strony zarówno poprzez poszerzenie o dodatkowe działy i podstrony, jak i poprzez dodawanie, usuwanie, podmienianie załączników w postaci typowych plików, np. DOC, PDF, JPG, itp. oraz innych materiałów graficznych i multimedialnych. linki wyraźnie zaznaczone zgodnie ze standardami panującymi w Internecie, strona optymalizowana do poprawnego wyświetlania w standardowej rozdzielczości, umieszczona centralnie, każda podstrona może posiadać w menu dalsze podstrony, do 3 poziomu szczegółowości. 3) Wymagania dotyczące funkcjonalności strony internetowej: strona w języku polskim, strona internetowa utworzona z systemem zarządzania treścią (CMS), strona musi być w pełni zarządzana z panelu administracyjnego dostępnego dla użytkowników o określonych uprawnieniach, panel administracyjny umożliwia samodzielne dodawanie, edytowanie, usuwanie całych podstron z użyciem edytorów WYSIWYG z możliwością podglądu strony przed jej opublikowaniem, edytor powinien pozwalać na wstawienie własnego kodu HTML oraz PHP. Edytor WYSIWYG musi mieć możliwość obsadzania tabel, grafik oraz obiektów FLASH, panel administracyjny musi zezwalać na budowanie hierarchii menu z możliwością podpięcia pod dowolną podstronę jak i strony zewnętrzne, panel administracyjny umożliwia obsługę plików do pobrania i galerii dodawanie, usuwanie, budowanie hierarchii katalogów, wszystkie treści zamieszczone na stronie, będą miały możliwość generowania ich do dokumentów PDF oraz wersji do wydruku, strona musi spełniać wymogi bezpieczeństwa uniemożliwiające zmianę jakiejkolwiek jej części przez osoby trzecie, strona winna umożliwiać rozbudowę witryny w przyszłości, struktura strony może ulec zmianie w trakcie opracowania, po wspólnych konsultacjach Wykonawcy z Zamawiającym. 4) Wykonawca przedstawi minimum 3 propozycje projektu graficznego strony, z których Zamawiający wybiera jeden odpowiadający mu projekt graficzny. 5) Po wykonaniu strony internetowej i jej odbiorze potwierdzonym protokołem, Zamawiający nabywa od Wykonawcy autorskie prawa majątkowe do strony internetowej (zarówno do serwisu jak i systemu CMS), bezterminowo, na zasadzie wyłączności. 6) Nie dopuszcza się umieszczania reklam własnych na stronie. 7) Wykonawca na koniec okresu obowiązywania umowy, nie później niż w ostatnim miesiącu jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu: a) pełnej kopii strony internetowej wraz z bazą danych na płycie CD w dwóch kopiach,
b) systemu CMS na płycie CD, c) instrukcję konfiguracji CMS w postaci elektronicznej, d) haseł do konta Administratora, e) instrukcję obsługi CMS w postaci elektronicznej. 8) Wykonawca z chwilą podpisania umowy, zobowiązuje się do przeniesienia wszelkich praw autorskich na Zamawiającego, związanych z funkcjonowaniem strony i jej wyglądem. b) Administrowanie (obsługa) strony internetowej promującej projekt pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego. Usługa obejmować będzie: 1) administrowanie (obsługa) strony internetowej projektu pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego, w tym: a) utrzymanie i aktualizację strony internetowej na czas trwania projektu, tj. do 30 czerwca 2015r. (w tym opłacenie domeny i hostingu), b) pozycjonowanie serwisu, c) utrzymanie poprawności działania strony od daty podpisania protokołu odbioru strony do 30 czerwca 2015r., d) wprowadzanie danych merytorycznych umożliwiających aktualizację serwisu, e) archiwizowanie strony www (kopia bezpieczeństwa), f) dostosowanie, przygotowanie dodatkowych modułów strony, np. formularzy interaktywnych, złożenie skrzynki pocztowej do celów konsultacji dokumentów, g) przeprowadzenie testów działania systemu i wprowadzania wszelkich niezbędnych zmian, umożliwiających ich poprawne działanie, h) analiza i raportowanie o aktywności serwera, i) zbieranie i reagowanie na opinie i uwagi użytkowników systemu, j) współpraca z osobą wyznaczoną przez koordynatora projektu. 2) Wykonawca zobowiązuje się do administracji i aktualizacji strony internetowej przez okres trwania projektu począwszy od momentu protokolarnego odbioru strony. Zamawiający będzie miał prawo do zmian struktury merytorycznej już gotowej i uruchomionej strony w miarę własnych potrzeb i wytycznych odpowiednich instytucji. Administracja strony internetowej będzie polegać na: a) bieżącym usuwaniu wszelkich błędów w funkcjonowaniu strony internetowej oraz poczty (w terminie 2 dni roboczych od momentu zgłoszenia problemu), b) bieżącej aktualizacji strony, obejmującej zamieszczanie na stronie treści przekazywanych przez Zamawiającego i aktualizację komponentów, c) Zamawiający będzie przesyłał Wykonawcy materiały do umieszczania na stronie drogą elektroniczną, d) Wykonawca przekazane przez Zamawiającego materiały, umieści na stronie w przeciągu 2 dni roboczych od daty przekazania (od poniedziałku do piątku). e) utrzymaniu kont pocztowych w zakupionej domenie, f) wykonywanie kopii bezpieczeństwa, odpowiedzialność za kopię zapasową strony www ponosi Wykonawca. 2. Zamawiający będzie miał prawo do zarządzania, administrowania i redagowania strony po zakończeniu realizacji projektu. 3. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określają istotne postanowienia umowy stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 4. Zamawiający zastrzega sobie, że warunkiem przekazania Wykonawcy zapłaty za wykonanie zamówienia będzie posiadanie środków z dotacji przekazanej Zamawiającemu przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju na ten cel. W przypadku, gdy Zamawiający nie będzie dysponował środkami finansowymi pochodzącymi z dotacji, umowa z Wykonawcą ulegnie rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym. W przypadku rozwiązania umowy w trybie określonym w punkcie powyższym, Wykonawca otrzyma zapłatę wynagrodzenia w wysokości odpowiadającej prawidłowo zrealizowanemu, na dzień rozwiązania umowy, przedmiotowi zamówienia.
5. Wykonawca związany jest ofertą 30 dni. 6. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminy składania ofert. III. Termin realizacji zamówienia: Podstawowe terminy realizacji zamówienia: a) Przedstawienie minimum 3 projekty graficzne strony internetowej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. b) Wykonanie i uruchomienie strony internetowej w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia zaakceptowania projektu graficznego strony. c) Obsługa techniczna oraz aktualizacja strony w okresie od momentu utworzenia strony internetowej potwierdzonej protokołem odbioru do dnia 30 czerwca 2015r. IV. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wymagania jakie powinni spełniać wykonawcy zamówienia: 1) O zamówienie może ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie tj. Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie był autorem lub współautorem co najmniej 1 usługi polegające na zaprojektowaniu (opracowaniu) strony internetowej lub prowadził administrację/obsługę techniczną strony internetowej. 2) W celu potwierdzenia spełniania warunku wiedzy i doświadczenia Wykonawca przedłoży wraz z ofertą: a) wykaz usług wykonanych należycie w okresie ostatnich 3 lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców co najmniej 1 usługi polegającej na zaprojektowaniu (opracowaniu) lub obsłudze technicznej strony internetowej zał. nr 2 do zapytania ofertowego. b) dokumenty potwierdzające, że w/w usługa została wykonana lub jest wykonywana należycie. 2. Dokumenty, jakie Wykonawca powinien załączyć do oferty: 1) wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz oferty wg. załączonego wzoru formularza oferty, 2) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (załącznik Wykonawcy);. 3) wykaz wykonanych usług- zał. nr 2 do zapytania ofertowego wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług. 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. V. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie, za pomocą faksu lub drogą elektroniczną. VI. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami 1. Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania w jest Pani Jolanta Bednarska, Wioletta Stadnik, e-mail:zwiazekbarcja@gmail.com 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia drogą mailową: zwiazekbarcja@gmail.com VII. Miejsce składania ofert Ofertę cenową należy: - złożyć w siedzibie Zamawiającego : Związek Gmin Barcja, 11-400 Kętrzyn, ul. Plac Piłsudskiego 1 w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem:
Związek Gmin Barcja Oferta Zaprojektowanie i administrowanie strony internetowej promującej projekt pn. Strategiczne planowanie szansą rozwoju kętrzyńskiego obszaru funkcjonalnego Nie otwierać przed 29.08.2014r. godz. 14.00 - przesłać faksem na nr., - przesłać drogą elektroniczną adres e-mail w terminie do dnia 29.08.2014r., godz.14.00 Oferta złożona po wyznaczonym terminie zostanie niezwłocznie zwrócona Oferentowi. VIII. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Na załączonym formularzu oferty, należy przedstawić cenę ofertową brutto za wykonanie / udzielenie przedmiotu zamówienia. 2. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie. 3. Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. 4. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich. IX. Kryteria oceny ofert 1. Kryteria oceny ofert: cena 100% 2. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone w następujący sposób: Cena (maksymalne wynagrodzenie umowne brutto) oferty najtańszej x 100% = liczba punktów Cena (maksymalne wynagrodzenie umowne brutto) oferty badanej 3. Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku. 4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. X. Informacje o formalnościach 1. Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 3. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający, zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. Na wypadek takiej sytuacji Zamawiający zastrzega sobie prawo ustalenia dodatkowych kryteriów oceny. 4. Ostateczny wybór oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych. 6. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o wyniku postępowania. 7. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia
o wyborze Wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą. 8. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 9. Do prowadzonego postępowania nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych tj. odwołanie, skarga. 10. Niniejsze postępowania prowadzone jest na zasadach opartych na wewnętrznych uregulowaniach organizacyjnych Zamawiającego. Nie mają w tym przypadku zastosowania przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych. ZATWIERDZIŁ: 25.08.2014r. Przewodniczący Związku Gmin Barcja Krzysztof Hećman.... (data, podpis i pieczęć osoby zatwierdzającej postępowanie) Załączniki: 1. Formularz oferty- zał. nr 1 do zapytania ofertowego 2. Wykaz usług- zał. nr 2 do zapytania ofertowego 3. Istotne postanowienia umowy- zał. nr 3 do zapytania ofertowego